BAB III

HASIL

A. Gambaran Umum RSIA ZAINAB Pekanbaru Tahun 2018

1. Sejarah Singkat
Rumah sakit ibu dan Anak Zainab adalah sebuah rumah sakit
swasta yang sedang berkembang. Berwal dari didirikanya PT. Fatimah
Azzahra pada tahun 1999, dengan skretariat di jalan Ronggowasito I No I
Pekanbaru dengan aktenotaris Lenny Guspita Wati, SH denagn nomor
akta: C-3359.HT.03.01-TH.1999. PT Fatimah Azzahra ini bergerak di
bidang kesehatan, pengelolaan rumah sakit, klinik, poliklinik umum,
poliklin spesialis dan balai pengobatan.
Pada tahun 2006 merupakan awal kegiatan PT. Fatimah Azzahra di
bidang kesehatan dijalan Ronggowarsito I No I Pekanbaru, yang pada
saat ini sudah menjadi Rumah Sakit Ibu dan Anak Zainab. Rumah Sakit
tipe C khusus ini menangani segala hal mengenai penyakit yang di derita
ibu dan anak, juga melayani persalinan baik normal maupun saecar.
Rumah Sakit ini juga sudah menjalin kerja sama dengan banyak
perusahaan.
Seiring dengan perkembangan zaman sekarang ini di Rumah Sakit
Ibu dan Anak Zainab juga sudah bekerja sama dengan asuransi-asuransi
terkemuka dan Badan Penyelenggaraan Jaminan Kesehatan (BPJS).
Rumah Sakit Ibu dan Anak Zainab juga telah memenuhu standar rumah
sakit tipe C yang memiliki 106 tempat tidur dan Rumah Sakit dan Rumah
sakit ini juga menampung pelayanan rujukan dari Puskesmas.
Rumah Sakit Ibu dan Anak Zainab ingin mengubah image bahwa
yang melahirkan bukanlah pasien yang sedang sakit melainkan ibu yang
sehat dan akan melahirkan buah hatinya. Sehingga, memberikan
pelayanan yang steril dari berbagai bahaya penyakit menular pada ibu
dan anak ini merupakan fasilitas utama yang diberikan.

27
2. Shared Value
Nilai nilai dijunjung tinggi dalam penyelenggaraan rumah sakit ibu
dan anak zainab adalah : iklas, profesional, tanggung jawab, jujur dan
beradab.
a. Iklas
Berbuat sesuatu bukan untuk mendapat pujian dari siapapun, tapi
untuk mencari ridho dan pahala dari Allah SWT.
b. Profesional
Berkerja dengan cerdas dan terampil sesuai dengan standar profesi,
selalu mengikuti perkembangan ilmu terkini.
c. Tanggung jawab
Disiplin dan tanggung jawab terhadap amanah yang diberikan, bisa
bekerjasama dan mencari solusi untuk mengatasi masalah yang
dihadapi.
d. Jujur
Kesesuaian antara lisan, hati dan perbuatan, tidak berbohong serta
tidak melanggar hak orang lain.
e. Beradab
Menghargai dan menghormati setiap individu yang berhubungan
dengan rumah Sakit Ibu dan anak Zainab selalu memperhatikan
nilai agama, norma, dan etika.

3. Tujuan
a. sebagai media ibadah melalui pelayanan kesehatan islami untuk
meraih Ridho Allah SWT.
b. terwujudnya profesionalisme dan komitmen karyawan melalui
pembinaan dan pemberdayaan berkesinambungan.
c. meningkatkan produktifitas kerja melalui manajemen yang efektif
dan efisien sehingga terselenggara pelayanan kesehatan bermutu
tinggi dengan tarif yang terjangkau.

28
 d. berperan dalam meningkatkan derajat kesehatan masyarakat melalui
upaya promotive dan preventif serta mewujudkan pelayanan prima
melebihi harapan pelanggan.
e. kinerja keuangan yang sehat dan berjangkau panjang sehingga
memberikan manfaat bagi semua stakeholder.

4. Visi dan Misi RSIA ZAINAB Pekanbaru Tahun 2018

a. Visi
“Menjadi Rumah Sakit Ibu Dan Anak Berdasarkan Syariah Islam
Terbaik Se Provinsi Riau Tahun 2023”
b. Misi
1) Menerapkan Nilai-Nilai Syariah Islam Dalam Seluruh Aspek
Pelayanan Rumah Sakit
2) Mewujudkan Sumber Daya Yang Berkualitas Dan Amanah
3) Menyelenggarakan Pelayanan Kesehatan Ibu Dan Anak Yang
Berorientasi Pada Mutu Dan Keselamatan
c. Moto
“Ingat Anak, Ingat Ibu, Ingat Zainab”

5. Logo
Logo atau lambang Rumah Sakit Ibu dan Anak Zainab adalah
lingkaran dengan berbentuk hati berwarna hijau dengan ditengahnya
ada gambar seorang ibu yang menggendong anak sebagaimana
berikut.

29
 Logo atau lambang sebagaimana dimaksud pada pasal 11
mempunyai makna:
1. Lingkaran berbentuk hati melambangkan cinta
2. Wanita berkerudung melambangkan seorang ibu Bayi yang
digendong melambangkan cinta seorang ibu terhadap anaknya.

B. Sistem Pelayanan Rekam Medis

1. Pelaksanaan Pelayanan RSIA ZAINAB Tahun 2018
Kegiatan pelaksanaan pelayanan rekam medis di RSIA Zainab
yaitu dilaksanakan pagi hari, mulai dari pukul 08.00-14.00 WIB.
Pelaksanaan yang dilaksanakan adalah pendaftaran pasien rawat jalan,
rawat inap baik pasien BPJS, ASKES, JAMKESDA, JAMKESMAS,
PERUSAHAAN, dan pasien asuransi lainya maupun pasien umum.
Sedangkan di IGD. Menggunakan sistem pertukaran shift. Shift pagi
dilaksanakan pukul 00.08-14.00 WiB, shift siang dilaksanakan mulai
pukul 14.00-21.00 WIB, dan shift malam dilaksanakan mulai pukul
21.00-08.00 WIB.

2. Sistem Pemberian Nomor Pasien

Rumah Sakit Ibu Anak Zainab pekanbaru menggunakan sistem
pemberian nomor pasien dengan menggunakan sistem pemberian
nomor cara unit ( unit numbering system ) yaitu setiap satu pasien akan
mendapatkan satu nomor rekam medis yang akan di gunakan selama
berobat di Rumah Sakit Ibu dan Anak Zzainab.

3. Sistem Penyimpanan
Sitem penyimpanan rekam medis di Rumah Sakit Ibu dan Anak
Zainab menggunakan sitem penyimpanan sentralisasi yaitu sistem
penyimpanan berkas rekam medis medis seorang pasien dimana berkas
rekam medis rawat jalan dan rawat inap disimpan menjadi satu
kesatuan dalam berkas rekam medis.

30
 4. Sumber Daya Manusia Rekam Medis Yang Terlibat Dalam
Wawancara Penyusunan Laporan PKL di RSIA ZAINAB
Pekanbaru Tahun 2018

Tabel 3.1
Sumber Daya Manusia Rekam Medis Yang Terlibat Dalam
Wawancara Penyusunan Laporan PKL di RSIA ZAINAB
Pekanbaru Tahun 2018
No Kode Pendidikan Jabatan Lama
Informan Bekerja
1. Informan 1 DIII Rekam Kepala Rekam 3,5 Tahun
Medis dan Medis
Informasi
Kesehatan
2. Informan 2 DIII Rekam Fungsional 3,5 Tahun
Medis dan Rekam Medis
Informasi
Kesehatan
3. Informan 3 DIII Rekam Fungsional 1 Tahun
Medis dan Rekam Medis
Informasi
Kesehatan

Di RSIA ZAINAB Pekanbaru Tahun 2018 Jumlah Tenaga

Kerjanya yang mengikuti wawancara dalam penyusunan laporan
praktik kerja lapangan ini ada 3 orang yang terdiri dari Kepala
Rekam Medis dan fungsional rekam medis yang rata-rata bekerja
sebagai fungsional rekam medis.

C. Hasil Wawancara
a) Manfaat Ruang Penyimpanan Rekam Medis In-aktif
Pada pelaksanaan rekam medis terdapat suatu bagian yaitu
penyimpanan (filling), manfaat ruang penyimpanan rekam medis berguna
untuk menjaga serta melindungi rekam medis karena tersimpan pada
tempat yang aman. Rekam medis tidak selamanya akan disimpan karena

31
 batas penyimpanan 5 tahun yang dimulai sejak pasien datang pertama
kali berobat. Dari hasil, rekam medis yang sudah discan sudah bisa
untuk dipindahkan pada ruang in-aktif, ternayata sampai saat ini belum
dilakukan pemindahan rekam medis, disebabkan karena sebagian
karyawan dirumah sakit sudah mengetahui manfaat tetapi mereka belum
melakukan pemindahan rekam medis keruangan in-aktif.
“ ya kalau tentang manfaatnya, sudah pasti mengurangi
penumpukan diruang aktif, kemudian memudahkan retrivel pada rekam
medis aktif apabila rekam medis sudah dipindahkan keruangan in-
aktif.”(informan 3)
Dan petugas rekam medis sudah melaksanakan retensi tetapi belum
dipindahkan keruangan in-aktif untuk melakukan pemusnahan.
“Kalau untuk melaksanakan retensi itu sudah, dan sudah discan
tinggal memindahkannya keruangan in-aktif, faktor permasalahannya
seperti tidak memahami persis manfaat ruangan tersebut, sehingga tidak
disediakan” (Informan 2).
Di rumah sakit itu sangat dibutuhkan ruangan ruangan in-aktif,
karena bermanfaat untuk proses pemusnahan, pendukung proses
pemusnahan tersebut adalah ruangan in-aktif. Pada ruangan aktif dan in-
aktif harus dipisahkan supaya tidak terjadi rekam medis yang tercampur
dan bertumpukan dalam satu ruangan, apabila dipisah maka petugas juga
lebih mudah memilah rekam medis pasien yang masih berobat.
“ya kalau saat ini ruangan aktif dan in-aktif masih bercampur,
rekam medis tersebut menjadi bertumpukan didalam satu ruangan.
Kalau dipisahkan ruangannya, maka petugas pun lebih mudah memilah
rekam medis pasien yang masih berobat, dan ruangan in-aktif tersebut
juga menjadi pendukung proses pemusnahan rekam medis”(informan 1)

b) Sumber Daya Manusia di RSIA ZAINAB Pekanbaru Tahun 2018

Pada pelaksanaan rekam medis, untuk SDM dalam pelaksaan
rekam medis, petugas berjumlah 8 orang yang latar pendidikannya 6

32
 orang berasal dari rekam medis dan 2 orang lagi berasal dari tamatan
SMA. Hasil wawancara dengan petugas rekam medis tentang kualitas
SDM pada penyimpanan di rekam medis masih kurang tenaga kerjanya
dan sebagian masih kurang pengetahuan tentang sistem penyimpanan
aktif dan in-aktif
“kalau untuk pelaksaan penyimpanan diruang aktif semua tugas
sepertinya sudah dilaksanakan walaupun belum maksimal. Kalau
tentang penyimpanan in-aktif kami belum memindahkannya karena
ruangan belum jelas bahkan berpindah-pindah. (Informan 1,2)
Di RSIA ZAINAB Pekanbaru pembagian tugas penanggung jawab
rekam medisnya belum ada, petugas cuma ditempatkan pada bagian
assembling yang hanya satu karyawan. Karyawan-karyawan yang lain
tetap melakukan pekerjaan rekam medis seperti menyimpan berkas,
memasukkan kembali berkas, entri data pasien dan distribusi, dan
pembagian penanggung jawab pekerjaan tersebut belum diatur oleh pihak
RSIA ZAINAB Pekanbaru.
“ya kalau petugas dibagian rekam medis sendiri belum ada
pembagiannya, jadi karyawan-karyawan juga tetap masih melakukan
pekerjaanya untuk menyimpan, mengembalikan dan assembling rekam
medis”

c) Tidak Tersedia Ruang Rekam Medis In-aktif

Hasil wawancara yang peneliti lakukan bahwa ruangan untuk rekam
medis in-aktif tidak disediakan. Penyebabnya karena tidak adanya tempat
atau ruangan lagi di rumah sakit, sehingga rekam medis tersebut masih
bergabung pada ruang aktif. di unit rekam medis dibagian penyimpanan
masih terlihat rekam medisnya menumpuk.
“kalau tentang permintaan untuk ruang in-aktif sudah diajukan
tetapi seperti tidak digubris, karena ruangan di rumah sakit yang ada
saat ini memang kurang baik , seperti luas tanah dan lebar tanah buat
memambah bangunan kembali buat ruang rekam medis” (informan 2)

33
 Ruangan in-aktif terdapat kendala dimana ruangan tersebut
berpindah-pindah. Masalah tersebut sudah diajukan kepada pihak rumah
sakit namun belum ada tanggapan. Petugas memang sangat
membutuhkan ruang in-aktif supaya rekam medis tidak lagi
bertumpukan.
“sebenarnya ya ruangan in-aktif itu ada, tetapi ruangannya itu
masih berpindah dan belum menetap. Mulai dari lantai 1 sebelah
musholah, lantai 5 di lorong paling ujung, kemudian terakhir pindah
kebawah kelantai dasar, jadinya ya semua berkas bertumpukan karena
bergabung pada berkas yang masih aktif. Masalah ini sudah diajukan
kepihak rumah sakit tetapi belum ada tanggapan”(informan 1)

d) Mengetahui Standar Prosedur Operasional Penyimpanan Rekam

Medis In-aktif di RSIA ZAINAB Pekanbaru Tahun 2018
Hasil wawancara peneliti tentang Standar Prosedur Operasional di
bagian penyimpanan rekam medis in-aktif untuk proses pemusnahan di
RSIA ZAINAB Pekanbaru sudah dijalankan sesuai dengan peraturan
yang ada, dan petugas juga sudah menjalankan tugasnya sesuai dengan
Standar Prosedur Operasional, yang menjadi penghambat adalah
ruangan. Khusus ruangan in-aktif untuk rekam medis belum disediakan,
sehingga rekam medis in-aktif tersebut sekarang masih bergabung pada
ruangan aktif.
SPO Pemindahan Dokumen Rekam Medis Aktif Menjadi In-aktif
a. Pengertian
Kegiatan pemisahan dokumen rekam medis aktif ke dokumen rekam
medis in-aktif.
b. Tujuan
Menentukan dokumen rekam medis yang dapat dimusnahkan.
c. Kebijakan
Retensi berkas rekam medis selama: 15 (lima belas) tahun untuk kusta
dan ketergantungan obat; 10 (sepuluh) tahun untuk penyakit anak,

34
 jiwa, orthopedi, danjantung; 5 (lima) tahun untuk umum, mata dan
paru. (PERDIRNo.090/RSIA-ZNB/PER-DIR/III/2016)
d. prosedur
1) Petugas rekam medis melihat tahun kunjungan terakhir pasien pada
dokumen rekam medis.
2) Petugas rekam medis memilih dokumen rekam medis pasien 5
(lima) tahun sejak kunjungan terakhir.
3) Ambil dokumen rekam medis tersebut dan pisahkan ditempat yang
berbeda (drm in-aktif).
4) Dokumen rekam medis disimpan berdasarkan kelompok tahun
yang berbeda.
“ ya seperti yang sudah dilihat ruangan kita (rekam medis in-aktif)
belum disediakan oleh pihak rumah sakit, padahal kami sebagai petugas
sudah menjalankan Standar Prosdur Operasioanal tentang pemusnahan
dan penyimpanan rekam medis in-aktif dengan baik. Akan tetapi ada
kendala ruangan yang membuat rekam medis in-aktif menjadi bercampur
pada ruangan aktif. Jadi rekam medis tersebut sekarang
bertumpukan.”(Informan 1,2,3)

35