COS Refund Request (COS RR) adalah application yang berfungsi untuk melakukan

refund untuk tiket yang telah di buat, adapun flow dari proses refund melalui COS RR adalah :
(1) Refund Request → (2) Investigation → (3) Corporate Approval → (4) Bank Process → (5) Com-
plete
Adapun pihak-pihak dalam melakukan flow di atas adalah : Refund Request (Booker),
Investigation (Admin Garuda), Corporate Approval (Booker), dan terakhir Bank Process (Admin
Bank). Berikut adalah tahapan-tahapan dalam pemakaian Refund Request.

A. Melakukan Refund Melalui Menu Transaction Review

1. Memilih Tiket Yang Akan Di Refund

Setelah melakukan “Login” pilih menu “Transaction Review” untuk melihat
tiket apa saja yang ada dan memilih tiket yang ingin di refund.

Gbr. 1

Setelah memilih menu Transaction Review maka akan tampil table yang berisi-
kan data-data tiket yang telah di buat yang dapat di refund, pilih salah satu tiket yang
ingin di Refund dengan meng-klik salah satu “Invoice Number”.
 Gbr. 2
Setelah memilih salah satu “Invoice Number” maka akan muncul detail dari
tiket tersebut,dan dapat di lihat juga apakah tiket tersebut dapat di Refund atau tidak,
jika bisa maka klik tombol “Request Refund” di bagian paling bawah setelah detail
data tiket.

Gbr. 3
2. Pengisian Request Refund Form
Pada tahap pengisian request refund form ini, user di minta untuk mengisikan
form refund dengan data-data yang ada, adapun tabel-tabel yang ada pada Request Re-
fund Form adalah :

• Complaint Category : pilihan kategori mengapa user melakukan refund, ada 5

macam kategori yaitu Ticket not created, Multiple booking, Voluntary Refund, Late
Recived Confirmation, Error System, dan Other.
• Select Ticket to Refund : memilih tiket yang akan di refund. Hal ini dikarenakan
bisa saja lebih dari 1 tiket sekali refund. Apabila sudah memilih salah satu tiket
yang akan di refund maka isi juga Amount yang tertera didalam Request Refund
Form (Basic fare, Tax ID, Tax IW, Total Price).
• Total Refund Request : tidak perlu di isi, karena total refund request secara otoma-
tis terisi dari jumlah Amount (Basic fare, Tax ID, Tax IW, Total Price) yang ada.
• Currency : sudah terisi otomatis jika refund melalui Transaction Review (berisikan
IDR).
• Payment Type : Metode pembayaran yang digunakan, ada 2 jenis yaitu Credit Card
dan Debit Card.
• Credit Card Number atau Bank Account Number : Apabila jenis pembayaran anda
adalah credit card, maka anda harus memasukan card credit number dari meba-
yaran tiket yang akan di refund, dan apabila jenis pembayaran anda adalah debit
card maka yang harus di isi adalah bank account number-nya.
• Issuing Bank : Memilih bank yang melakukan pembayaran untuk tiket yang ingin
di refund, ada 5 pilihan bank yaitu BNI, BCA, Bank Mandiri, ANZ dan BRI.
• Reason : Berisikan alasan apabila ada keterangan tambahan dari terjadinya men-
gapa melakukan refund dari tiket tersebut.
• Attach File : Berfungsi untuk melampirkan data pelengkap, untuk melengkapi
alasan untuk melakukan refund. Klik “Pilih File” untuk memilih file yang ingin
anda lampirkan. Apabila lebih dari satu, maka klik “Attach Another File” di bawah
tombol “Pilih File”.
 Gbr. 4

Apabila selesai mengisi semua Refund Request Form, klik tombol “Submit”, dan
klik “Oke” untuk mesubmitnya.

Gbr. 5
 Gbr. 6

B. Melakukan Refund Melalui Menu Refund Request

Proses Refund dengan menggunakan menu Refund Request hanya sedikit berbeda
dengan refund melalui transaction review, bedanya adalah jika transaction review memilih
data berdasarkan dari tiket yang sudah ada terbuat pada COS WEB. Sedangkan jika mela-
lui menu Refund Request, tiket di buat pada COS WEB.
1. Login kedalam aplikasi Corporate Online System.
2. Klik menu “Refund Request”, lalu klik tombol “Create Refund Request”.
 Gbr. 7

3. Isi “Refund Request Form” lalu klik “Submit”. Hal ini lah yang membedakan antara metode
melalui Transaction Review dengan Refund Request, dimana pada metode Transaction Re-
view sebagian data sudah ada dan tidak perlu di isi karena data sebelumnya sudah ada,
akantetapi jika melalui menu Refund Request tidak ada data sama sekali, sehingga pada
Refund Request Form harus di isi sesuai dengan tiket anda.
4. Proses selanjutnya adalah sama seperti tahapan pada metode Refund melalui menu Trans-
action Review.
 Gbr. 8

C. Approve Corporate Approval

Corporate Approval adalah flow/tahap ke 3 dari proses refund, di mana pada tahap
sebelumnya adalah tahap Investigation yang di lakukan oleh Admin Garuda yaitu melaku-
kan proses pengisian harga refund yang sebelumnya User Corporate ajukan.
1. Login kedalam aplikasi COS.
2. Klik Menu “Refund Request” pada Main Menu.
 Gbr. 9

3. Setelah itu pilih “Refund ID” yang berstatus “Corporate Approval” untuk membuka detail
tiket dan melakukan proses selanjutnya yaitu “Approval”.

Gbr. 10

4. Tulis “Approval Remarks” untuk memberikan keterangan bahwa data yang di berikan sesuai
dan anda telah menyetujuinya, lalu klik tombol “Approve”. Adapun jika melakukan proses
Reject adalah jika kondisi data yang diberikan oleh Admin Garuda adalah tidak sesuai den-
gan data anda, maka tulislah “Approval Remarks” dengan memberikan keterangan atas pe-
nolakan data tersebut, lalu klik tombol “Reject”. Setelah melakukan proses “Reject” maka
data akan kembali kepada Admin Garuda dan akan di update kembali. Setelah data ter-
update oleh Admin Garuda, maka data tersebut akan di kirim kembali kepada anda (User
Corporate) untuk di lakukan Approve kembali.


Gbr. 11
 Gbr. 12

5. Jika Proses Corporate Approval selesai maka selanjutnya adalah proses terakhir yaitu “Bank
Process” dimana pihak bank akan menyutujui atau tidak terkait dengan semua data refund
yang telah diajukan oleh “User Corporate” dan “Admin Garuda”. Apabila tidak di setujui
maka proses akan kembali ke tahap “Investigation” dan proses untuk menuju “Bank Process”
dilakukan sama seperti Admin Garuda melakukan pengeditan data “Investigation” hingga
“User Corporate” melakukan proses Approve kembali.

Gbr. 13


Gbr. 14