ISYS6506

INFORMATION SYSTEMS ANALYSIS AND DESIGN

Team Assignment 1

Team 6:

 Hasbillah Efendi 2201830541

 Hasmya Dwi Azra 2201844345
 Howard Aiken Siburian 2201829243
 Khumaeni 2201831481

DLBA Class

Universitas Bina Nusantara

Jakarta
2019
 Tugas Kelompok ke - 1
Minggu 3 / Sesi 4

PT. SERUPUT MAKMUR merupakan perusahaan yang memproduksi mie instant. Produk
mie instant SERUPUT MAKMUR sangat populer di kalangan Ibu Rumah Tangga,
mengingat produk ini dibuat dari bahan-bahan alami yang aman dikonsumsi setiap hari.
Mengingat permintaan pasar yang semakin meningkat, PT. SERUPUT MAKMUR ingin
meningkatkan kapasitas produksinya. Pabrik dan mesin produksi baru telah dibeli guna
mengakomodir kebutuhan tersebut. PT. SERUPUT MAKMUR juga ingin
mensistematisasikan Proses Pengadaan Bahan Bakunya yang masih manual, agar mampu
mendukung kebutuhan peningkatan kapasitas produksi.
Dalam beberapa sesi diskusi yang telah dilalui, diketahui bahwa PT. SERUPUT MAKMUR
membutuhkan sebuah Sistem Informasi Pengadaan Bahan Baku yang dapat diakses baik dari
Kantor Pusat maupun Pabrik. Perlu diketahui bahwa Kantor Pusat dan Pabrik tidak berada
pada lokasi yang sama. Selain itu, perusahaan juga mengharapkan agar Sistem Informasi
yang dibangun memiliki tampilan yang sederhana, yang didominasi gradasi warna hijau,
seperti logo perusahaan.
Ms. Chantika selaku salah satu Senior System Analyst yang terlibat di dalam kegiatan
pembangunan Sistem Informasi ini juga telah mendokumentasikan proses bisnis berjalan
terkait dengan Pengadaan Bahan Baku di PT. SERUPUT MAKMUR. Berikut proses
bisnisnya:
1. Staf Bagian Gudang, yang berada di pabrik, secara rutin akan mengecek ketersediaan
stok dari bahan baku. Apabila ada bahan baku yang habis, maka Bagian Gudang akan
membuat dokumen “Purchase Requisition”, yang memuat daftar bahan baku yang
hendak di-stok kembali. “Purchase Requisition” yang sudah disetujui oleh Kepala
Gudang kemudian akan dikirimkan kepada Staf Bagian Procurement, yang berada di
Kantor Pusat.
2. Setelah menerima “Purchase Requisition,” Staf Bagian Procurement akan membuat
dokumen “Purchase Order,” yang memuat daftar bahan baku yang akan ditujukan
kepada para Supplier. Setelah dokumen tersebut disetujui oleh Manajer Procurement,

ISYS6506–Information Systems Analysis and Design

 dokumen tersebut selanjutnya akan dikirimkan kepada Supplier. Salinan “Purchase
Order” juga akan diinformasikan kepada Staf Bagian Gudang.
3. Selang beberapa hari, Supplier akan mengirimkan Bahan Baku ke pabrik beserta
dengan Surat Jalan. Bahan Baku dan Surat Jalan akan diterima oleh Staf Bagian
Gudang. Setelah mengecek kesesuaian bahan baku dengan Surat Jalan dan salinan
“Purchase Order,” Staf Bagian Gudang akan menerima bahan baku tersebut dengan
membuat “Good Receipt,” yang berisi daftar bahan baku yang diterima. Setelah
mendapat persetujuan dari Manajer Procurement, salinan dokumen ini selanjutnya
akan diinformasikan kepada Staf Bagian Procurement dan Staf Accounting Finance.
4. Selang beberapa hari, Supplier akan mengirimkan Invoice kepada Staf Accounting
Finance, yang ada di Kantor Pusat. Staf Accounting Finance akan mengecek
kesesuaian Invoice dengan salinan “Good Receipt.” Apabila sudah sesuai, maka Staf
Accounting Finance akan membuat dokumen “Outgoing Payment,” yang berisi
perintah pengeluaran kas untuk kebutuhan pembayaran kepada Supplier. Dokumen ini
harus ditanda-tangani oleh Manajer Accounting Finance terlebih dahulu sebelum
proses pembayaran dapat dilakukan.

***

Anda sebagai Junior System Analyst, baru saja terlibat di dalam projek pembangunan Sistem
Informasi Pengadaan Bahan Baku di PT. SERUPUT MAKMUR. Pada kesempatan ini, Anda
diminta untuk:
1. (35%, LO3) Buatlah sebuah Activity Diagram untuk mengakomodir proses bisnis
berjalan dari Pengadaan Bahan Baku di PT. SERUPUT MAKMUR! Mohon agar
jawaban dapat mengacu kepada literatur dari Dennis (2015).
2. (35%, LO3) Buatlah sebuah Use-Case Diagram untuk memenuhi kebutuhan Proses
Bisnis Pengadaan Bahan Baku di atas! Mohon agar jawaban dapat mengacu kepada
literatur dari Dennis (2015).
3. (30%, LO3) Buatlah sebuah Use-Case Description untuk use case “Purchase Order”.
Mohon agar jawaban dapat mengacu kepada literatur dari Dennis (2015).

ISYS6506–Information Systems Analysis and Design

 JAWABAN

Use Case Diagram

ISYS6506–Information Systems Analysis and Design

Activity Diagram & Use Case Description
1. Manage Material Stock
Activity Diagram:

Use Case Description:

Use Case Name: Manage ID: UC1 Importance Level: High

Material Stock

Primary Actor: Staff Gudang Use Case Type: Detail, Essential

Stakeholder and Interest:

Staff Gudang – Ingin mengetahui stok bahan baku yang tersedia
Staff Gudang – Ingin membuat purchase requisition jika bahan baku sudah tidak

ISYS6506–Information Systems Analysis and Design

tersedia atau hampir habis

Brief Description: Didalam use case ini dijelaskan pada saat apakah staff Gudang
ingin membuat dokumen purchase requesition

Trigger: Pabrik ingin melakukan produksi tetapi bahan baku yang tersedia tidak
mencukupi

Type: Temporal

Relationship:

Association: Staff Gudang

Include: -
Extend: –
Generalization: –

Normal Flow of Events:

1. Staff Gudang akan memerika bahan yang tersedia untuk produksi
2. Jika barang tidak tersedia maka staff Gudang akan membuat dokumen purchase
requisition

Subflows: –

Alternate/Exceptional Flows: -

ISYS6506–Information Systems Analysis and Design

2. Purchase Requisition
Activity Diagram:

Use Case Description :

Use Case Name: Purchase ID: UC2 Importance Level: High

Requisition

Primary Actor: Kepala Gudang Use Case Type: Detail, Essential

Stakeholder and Interest:

Staff Gudang – Ingin membuat purchase requisition jika bahan baku sudah tidak
tersedia atau hampir habis
Kepala Gudang – membaca dokumen dan akan memutuskan apakah dokumen
tersebut akan di acc atau tidak oleh kepala Gudang.
Staff Procurement - akan menerima dokumen purchase ketika kepala Gudang telah
menyetui permintaan dari staff Gudang

Brief Description: Di dalam use case ini dijelaskan bahwa staff Gudang akan
mengirimkan dokumen request untuk di acc. Jika tidak di terima maka proses akan
batal, tetap jika di terima maka dokumen tersebut akan diserahkan kepada staff
procurement.

ISYS6506–Information Systems Analysis and Design

Trigger: Staff Procurement hanya akan menerima permintaan purchase requisition
yang telah di acc oleh kepala gudang
Type: External

Relationship:

Association: Staff Gudang, Kepala Gudang, Staff Procurement

Include: -
Extend: –
Generalization: –

Normal Flow of Events:

1. Staff Gudang membuat dokumen purchase request kepada kepala Gudang
2. Kepala Gudang akan membaca dokumen kemudian akan memberika keputusan
terhadap document tersebut
3. Jika permintaan di tolak maka proses akan batal
4. Jika permintaan diterima, maka dokumen akan di teruskan kepada staff
procurement

Subflows: –

Alternate/Exceptional Flows: -

ISYS6506–Information Systems Analysis and Design

3. Purchase Order
Activity Diagram:

Use Case Description:

Use Case Name: Purchase ID: UC3 Importance Level: High

Order

Primary Actor: Procurement Manager Use Case Type: Detail, Essential

Stakeholder and Interest:

Procurement Staff – membuat Purchase Order dan menerima Good Receipt yang
dibuat oleh Warehouse Staff dan disetujui oleh Procurement Manager
Procurement Manager – menyetujui Purchase Order dan Good Receipt
Supplier – menerima Purchase Order
Warehouse Staff – menerima Purchase Order dan membuat Good Receipt

ISYS6506–Information Systems Analysis and Design

Accounting Finance Staff – menerima Good Receipt yang dibuat oleh Warehouse
Staff dan disetujui oleh Procurement Manager

Brief Description:
Use case ini menjelaskan proses Purchase Order yang terdiri atas pembuatan
dokumen Purchase Order, penyetujuan Purchase Order, penerimaan Purchase
Order oleh Supplier, pembuatan Good Receipt, penyetujuan Good Receipt, dan
penerimaan Good Receipt.

Trigger: Procurement Staff membuat Purchase Order untuk dikirimkan ke

Supplier
Type: External

Relationship:

Association: Procurement Staff, Procurement Manager, Supplier, Warehouse

Staff, Accounting Finance Staff
Include: -
Extend: –
Generalization: –

Normal Flow of Events:

1. Procurement Staff membuat dokumen Purchase Order.
2. Procurement Manager menerima dokumen Purchase Order dan
memberikan keputusan untuk persetujuan dokumen tersebut.
3. Jika dokumen Purchase Order disetujui, maka dokumen akan dikirimkan
ke Supplier dan Warehouse Staff.
4. Warehouse Staff menerima Purchase Order, kemudian membuat Good
Receipt.
5. Good Receipt dikirimkan ke Procurement Manager
6. Procurement Manager memberikan keputusan untuk persetujuan dokumen
Procurement Manager.
7. Jika Procurement Manager menyetujui, maka Good Receipt akan

ISYS6506–Information Systems Analysis and Design

 dikirimkan ke Procurement Staff dan Accounting Finance Staff

Subflows: –

Alternate/Exceptional Flows: -

4. Payment
Activity Diagram:

ISYS6506–Information Systems Analysis and Design

Use Case Description:

Use Case Name: Payment ID: UC4 Importance Level: High

Primary Actor: Accounting Finance Staff Use Case Type: Detail,

Essential

Stakeholder and Interest:

Accounting Finance staff wants to make a payment for supplier’s invoice
Supplier wants to send invoice and receive payment
Accounting Finance Manager wants to ensure the payment process is going well
via approval

Brief Description: This use case describe how we make a payment for supplier’s
invoice

Trigger: Supplier send invoice and ask for the payment

Type: External

Relationship:

Association: Supplier, Accounting Finance Staff, Accounting Finance

Manager
Include: -
Extend: –
Generalization: Manage Invoice’s Payment

Normal Flow of Events:

1. Supplier contact Head Office and inform them, that they want to send
invoice to Accounting finance staff
2. Supplier send the invoice to accounting finance staff
3. Accounting finance staff receive the invoice
4. Accounting finance staff prepare the “Good Receipt”
5. Accounting finance staff validate the invoice with the “Good receipt”

ISYS6506–Information Systems Analysis and Design

 - If the invoice is valid then continue to the next step
- If the invoice is invalid, the S 1 : Invoice rejection subflow will
performed
6. Accouting Finance staff create “Outgoing Payment”
7. Accounting finance staff send the “Outgoing Payment” to Accounting
finance manager
8. Accounting finance manager will approve the “Outgoing Payment”
- If the Outgoing Payment is Approved then continue to the next step
- If the Outgoing payment isnt approved, the S 2 : Outgoing payment
rejection subflow will performed
9. Accounting Finance staff will process the payment

Subflows:
S 1 : Invoice Rejection
1. Accounting finance staff inform the supplier that the invoice is rejected
2. Accounting finance staff send back the invoice to supplier
3. Supplier receive the invoice and revise the invoice
4. Supplier send the revised version of invoice, Normal Flow will occur
S 2 : Outgoing Payment rejection
1. Accounting finance manager inform the acoounting finance staff that the
outgoing payment is rejected
2. Accounting finance manager send back the outgoing payment to
Accounting finance staff
3. Accounting finance staff receive the outgoing payment and revise them
4. Accounting finance staff send the revised version of outgoing payment,
Normal flow will occur

Alternate/Exceptional Flows: -

ISYS6506–Information Systems Analysis and Design

 DAFTAR PUSTAKA

ALAN DENNIS, BARBARA HALEY WIXOM, DAVID TEGARDEN. (2015).

SYSTEM ANALYSIS AND DESIGN: An Object-Oriented Approach with UML. 5th
Edition. Wiley. ISBN: 9781118804674
https://sis.binus.ac.id/2016/06/15/use-case-description/

ISYS6506–Information Systems Analysis and Design