CONTOH

ATUR CARA PENTADBIRAN

MAJLIS PERASMIAN SEMINAR NASIONAL PENGURUSAN DAN KEPIMPINAN PENDIDIKAN KE-24 TAHUN 2017
Tarikh: 8 Ogos 2017 (Selasa)
Tempat: Auditorium IAB Bandar Enstek

BIL. MASA TEMPAT AKTIVITI TINDAKAN/CATATAN

1 6.30 pagi Dewan makan Persiapan dewan makan AJK Jamuan
asrama  Memastikan makanan/minuman mengikut menu yang ditetapkan.
 Memastikan makanan/minuman mengikut waktu yang ditetapkan.
 Memastikan makanan/minuman yang mencukupi.

AJK Persiapan Tempat

 Memastikan dewan makan bersih, kemas dan dalam keadaan sedia guna.
 Menyediakan dan menandakan taging tempat duduk VVIP. VIP, tetamu
jemputan.

AJK Keselamatan , Kebajikan dan Pengangkutan

• Memastikan 5 kotak pakir dikhaskan untuk VVIP dan VIP.

2 7.00 pagi Auditorium Persiapan tempat duduk, AJK Persiapan Tempat

pentas dan rostrum
• Memastikan pentas dihias dan dan dilengkapi dengan peralatan yang diperlukan.
• Menyediakan 4 sofa dan meja kecil yang beralas di atas pentas.
• Menyediakan air mineral dan gelas yang berlapik yang mencukupi di atas meja
dan di rostrum.
• Menyedia dan menandakan taging tempat duduk VVIP, VIP, tetamu
jemputan dan peserta/pensyarah IAB.

AJK Protokol
• Memastikan auditorium disusun mengikut peraturan dan berada dalam
keadaan sempurna.

AJK Pendaftaran
• Menyediakan buku pendaftaran.
• Memastikan petugas yang mengendalikan pendaftaran.
1
 Jawatankuasa Sambutan
• Memastikan ada petugas yang bertugas.

AJK Teknikal, Multimedia dan Peralatan ICT

• Memastikan semua alat pembesar suara dan ICT berfungsi.
• Memastikan pegawai yang bertugas sepanjang sesi berlangsung.

3 7.00 pagi Bilik Orkid Persiapan Bilik Orkid AJK Jamuan

• Memastikan minuman pagi disediakan untuk VVIP dan tetamu jemputan.
• Memastikan ada petugas yang bertugas sepanjang masa.

AJK Persiapan Tempat

• Memastikan Bilik Orkid bersih, kemas dan dalam keadaan sedia guna.
• Menyediakan dan menandakan taging tempat duduk VVIP. VIP, tetamu
jemputan.

AJK Keselamatan , Kebajikan dan Pengangkutan

• Memastikan 5 kotak pakir dikhaskan untuk VVIP dan VIP.

4 7.00 pagi Asrama Persiapan bilik AJK PersiapanTempat

penginapan/rehat VVIP • Memastikan bilik penginapan VVIP bersih, kemas dan dalam keadaan sedia
guna.
• Memastikan bilik ada air mineral dan gelas berlapik.
• Memastikan ada sejadah dan arah kiblat ditanda.

LO VVIP
• Mendapatkan kunci bilik VVIP.
• Menghubungi pemandu VVIP untuk mendapatkan kepastian pergerakan VVIP
ke IAB (pastikan no. Telefon pemandu VVIP telah diperolehi lebih awal).
• Memaklumkan pemandu VVIP tentang bilik penginapan/berehat untuk
VVIP.

2
5 Dewan makan AJK Persiapan Tempat
7.00 pagi asrama Sarapan Pagi
• Memastikan tempat makan peserta mencukupi.

AJK Jamuan
• Memastikan makanan dan minuman mengikut menu yang telah
ditetapkan.
• Memastikan makan minum mencukupi.

6 7.45 pagi Asrama Peserta bergerak ke AJK Pengangkutan, Keselamatan dan Kebajikan
auditorium
 Memastikan bas IAB disediakan untuk membawa peserta dari Asrama
Eksekutif ke auditorium.
 Memastikan tempat pakir VIP dan VVIP disediakan di depan lobi IAB.
 Menentukan petugas yang bertugas di tempat pakir.

7 7.45 pagi Auditorium Pendaftaran Peserta AJK Pendaftaran

• Memastikan ada petugas yang bertugas.
• Memastikan label pendaftaran disediakan.
• Menyediakan buku pendaftaran kehadiran.
AJK Sambutan
• Memastikan ada petugas yang bertugas.
• Menyambut kehadiran tetamu jemputan dan peserta.
• Membawa mereka ke dalam auditorium.

3
8 8.20 pagi Auditorium Alu-aluan Pengacara Pengacara Majlis
Majlis
• Mengalu-alukan kehadiran peserta.
• Membuat pengumuman tentang perjalanan majlis.
• Membacakan pengumuman-pengumuman dan peringatan yang
diserahkan oleh Urus Setia.

LO Ucaptama 1
• Membawa pembentang Ucaptama 1 untuk mendaftar kehadiran dengan JK
Pendaftaran.
• Membawa pembentang Ucaptama 1 masuk ke auditoriium dan tunjukkan
tempat duduk beliau di kerusi barisan hadapan.

9 8.30 pagi Auditorium Ucaptama 1 Pengacara Majlis

• Mempersilakan moderetor dan penyampai Ucaptama 1 mengambil
tempat di atas pentas.
• Mempersilakan moderetor mengendalikan sesi Ucaptama 1.

Urus Setia
• Memastikan moderetor bersedia bersama-sama penyampai Ucaptama 1 .
• Memastikan JK Hadiah dan Cenderamata bersedia dengan sijil dan
cenderamata untuk penyampai Ucaptama 1.
• Menentukan penyampai cenderamata kepada pembentang Ucaptama 1.

AJK Hadiah dan Cenderamata

• Menentukan petugas yang membawa dulang cenderamata dan sijil .

AJK Teknikal, Multimedia dan Peralatan ICT

• Memastikan petugas yang bertugas sepanjang sesi pembentangan.

AJK Pelaporan, Prosiding dan Rakaman

 Menentukan 2 orang petugas sentiasa ada bertugas untuk membuat laporan.
10 9.50 pagi Auditorium Ucaptama 1 Selesai Moderetor
• Menyerahkan kembali majlis kepada pengacara majlis

4
11 Penyampaian Cenderamata Juruacara
10.00 pagi Auditorium
selesai • Mengucapkan terima kasih kepada Pengarah IAB kerana menyampaikan
cenderamata kepada penyampai Ucaptama1.
• Menjemput tetamu kehormat menikmati minum pagi di Bilik Orkid.
• Mengingatkan peserta masuk ke audiorium pada pukul 10. 15 pagi.
• Menjemput para peserta menikmati minum pagi di Foyer Auditorium.

12 10.00 pagi Bilik Orkid/Foyer Minum Pagi AJK Jamuan

Merah/Foyer Putih • Memastikan petugas yang bertugas di Bilik Orkid/Foyer Merah/Foyer Putih
• Memastikan makanan dan minuman mencukupi.

AJK Sambutan
• Memastikan ada petugas yang bertugas.menunjukkan tempat minum pagi.

13 10.05 pagi Auditorium Persiapan tempat duduk,

pentas dan rostrum

5
 • Menyedia dan menandakan taging tempat duduk VVIP, VIP, tetamu
jemputan dan peserta/pensyarah IAB
• Mempastikan dua orang petugas sentiasa bersedia di belakang pentas sebagai
persediaan sofa perlu ditambah atau dikurangkan pada saat akhir.

AJK Protokol
• Memastikan auditorium disusun mengikut peraturan dan berada dalam keadaan
yang sempurna.

AJK Pendaftaran
• Menyediakan buku pendaftaran.
• Memastikan petugas yang mengendalikan pendaftaran.

AJK Sambutan
• Memastikan ada petugas yang bertugas.

AJK Hadiah dan Cenderamata

• Menentukan petugas yang meletakkan buku program di meja VVIP dan VIP.

AJK Teknikal, Multimedia dan Peralatan ICT

• Memastikan semua alat pembesar suara dan ICT berfungsi.
• Memastikan pegawai yang bertugas sepanjang sesi berlansung.

LO VVIP
• Menghubungi pemandu VVIP untuk mendapatkan maklumat tentang
VVIP berada.

6
14 Lobi IAB Menara AJK Persiapan Tempat
10. 10 pagi Persediaan menyambut
IAB • Memastikan bilik rehat untuk VVIP tersedia dan berfungsi.
kehadiran YBhg. Tan Sri
Dr. Khair bin Mohamad • Memastikan ruang Lobi Menara IAB dalam keadaan kemas.
Yusof, Ketua Pengarah
Pelajaran Malaysia AJK Keselamatan , Kebajikan dan Pengangkutan
• Memastikan ada kotak pakir dikhaskan untuk VVIP.
• Menentukan petugas yang bertugas di pakir VIP/VVIP.

LO VVIP
• Mendapatkan maklumat terkini kehadiran Y. Bhg. Tan Sri Dr. Khair bin
Mohamad Yusof, Ketua Pengarah Pelajaran Malaysia.
• Memastikan bilik rehat VVIP siap sedia untuk digunakan.

AJK Sambutan
• Menentukan LO yang bertugas untuk menyambut kehadiran VVIP dan VIP.

Pengarah, Timbalan Pengarah IAB dan Pengarah-Pengarah Bahagian

• Siap sedia untuk menyambut kehadiran VVIP.

15 10.15 pagi Lobi Menara IAB Ketibaan YBhg. Tan Sri Dr. AJK Sambutan/ LO
Khair bin Mohamad Yusof, • Membawa masuk YBhg. Datuk Seri Dr. Khair bin Mohamad Yusof, Ketua
Ketua Pengarah Pelajaran Pengarah Pelajaran Malaysia ke tempat menunggu di Lobi Menara IAB.
Malaysia
AJK Keselamatan , Kebajikan dan Pengangkutan
• Memastikan kereta VVIP pakir di tempat yang disediakan.
• Menentukan petugas yang bertugas di pakir VIP/VVIP.

Pengarah, Timbalan Pengarah IAB dan Pengarah-Pengarah Bahagian

• Mengiringi YBhg. Tan Sri Dr. Khair bin Mohamad Yusof, Ketua Pengarah
Pelajaran Malaysia ke tempat menunggu di Lobi Menara IAB.
.

7
16 Alu-aluan Pengacara
10.20 pagi Auditorium Pengacara Majlis
Majlis
• Mengalu-alukan kehadiran peserta.
• Membuat pengumuman tentang perjalanan majlis.
• Membacakan pengumuman dan peringatan yang diserahkan oleh Urus Setia.

17 Ketibaan YB Dato’ Seri AJK Sambutan/ LO

10.25 pagi Lobi Menara IAB
Mahdzir bin Khalid, • Membawa masuk YB Dato’ Seri Mahdzir bin Khalid, Menteri
Menteri Pendidikan Pendidikan Malaysia ke Bilik Orkid.
Malaysia AJK Keselamatan , Kebajikan dan Pengangkutan
• Memastikan kereta VVIP pakir di tempat yang disediakan.
• Menentukan petugas yang bertugas di pakir VIP/VVIP.
• Memastikan pintu lif di Menara IAB kosong dan sedia untuk kegunaan
VVIP.
• Memastikan ada petugas yang menjaga pintu lif masuk dan keluar
(tingkat 3) di Menara IAB.

AJK Persiapan Tempat

• Memastikan Bilik Orkid tersedia dan berfungsi.
• Memastikan Bilik Orkid berada dalam keadaan kemas.
• Memastikan tandas di Bilik Orkid bersih dan berfungsi.

Urus Setia
• Memastikan Buku Pelawat dan pen tersedia dan berfungsi.
• Menyiapkan ruangan dan maklumat yang lengkap untuk ditandatangani oleh
VIP dan VVIP dalam Buku Pelawat.
• Memastikan petugas yang menjaga dan menyerahkan Buku Pelawat kepada VIP
dan VVIP untuk ditandatangan di ruangan yang telah ditetapkan.
• Menyimpan dan menyerahkan Buku Pelawat yang telah ditandatangani kepada
Pejabat Pendaftar.

8
17 Ketibaan YB Dato’ Seri AJK Sambutan/ LO
10.25 pagi Lobi Menara IAB
Mahdzir bin Khalid, • Membawa masuk YB Dato’ Seri Mahdzir bin Khalid, Menteri
Menteri Pendidikan Pendidikan Malaysia ke Bilik Orkid.
Malaysia AJK Keselamatan , Kebajikan dan Pengangkutan
• Memastikan kereta VVIP pakir di tempat yang disediakan.
• Menentukan petugas yang bertugas di pakir VIP/VVIP.
• Memastikan pintu lif di Menara IAB kosong dan sedia untuk kegunaan
VVIP.
• Memastikan ada petugas yang menjaga pintu lif masuk dan keluar
(tingkat 3) di Menara IAB.

AJK Persiapan Tempat

• Memastikan Bilik Orkid tersedia dan berfungsi.
• Memastikan Bilik Orkid kemas.
• Memastikan tandas di Bilik Orkid bersih dan berfungsi.

Urus Setia
• Memastikan Buku Pelawat dan pen tersedia dan berfungsi.
• Menyiapkan ruangan dan maklumat yang lengkap untuk ditandatangani oleh
VIP dan VVIP dalam Buku Pelawat.
• Memastikan petugas yang menjaga dan menyerahkan Buku Pelawat kepada VIP
dan VVIP untuk ditandatangan di ruangan yang telah ditetapkan.
• Menyimpan dan menyerahkan Buku Pelawat yang telah ditandatangani kepada
Pejabat Pendaftar.

Flor Manager
• Menyampaikan taklimat perjalanan majlis perasmian kepada VVIP.

LO VVIP
• Mengiringi VVIP ke Bilik Orkid.
• Menunjukkan VVIPke tempat buku Pelawat untuk menandatanganinya.

9
 AJK Jamuan
• Memastikan sarapan pagi disediakan untuk VIP dan VVIP di Bilik Orkid.
• Memastikan ada petugas yang menjaga Bilik Orkid.

KPPM, TKPPM, Pengarah, Timbalan Pengarah IAB dan Pengarah- Pengarah

Bahagian
• Mengiringi YB Dato’ Seri Mahdzir bin Khalid, Menteri Pendidikan
Malaysia masuk ke Bilik Orkid.

18 10.30 pagi Auditorium a. Pengumuman ketibaan Pengacara Majlis

YB Dato’ Seri • Bersiap sedia dengan teks pengacaraan bagi mengendalikan majlis.
Catatan: Mahdzir bin Khalid,
Floor Manager Menteri Pendidikan • Mengumumkan ketibaan YB Dato’ Seri Mahdzir bin Khalid, Menteri
seorang sahaja- En Malaysia diiringi Pendidikan Malaysia (apabila mendapat isyarat pegawai protokol di pintu
Rusli Wahab KPPM, TKPPM dan masuk auditorium.
Pengarah IAB
Pengacara majlis
akan menerima
que daripada b. Pergerakan Tetamu KPPM, TKPPM dan Pengarah IAB
Floor Manager Kehormat naik ke • Mengiringi Tetamu Kehormat naik ke pentas melalui tangga tengah.
pentas Auditorium • Perlu berdiri bersama-sama Tetamu Kehormat untuk menyanyikan lagu
Negaraku, Lagu Negeri Pahang dan Lagu IAB (selepas nyanyian ini baharu
dengan diringi oleh
boleh duduk).
KPPM, TKPPM dan
Pengarah IAB

10
19 10.35 pagi Auditorium Majlis Perasmian Pengacara Majlis
dimulakan: • Membaca skrip pengacaraan majlis.
• Mempersilakan pembaca doa untuk memimpin bacaan doa.
a. Lagu Negaraku
b. Lagu Negeri Pahang Urus Setia
c. Lagu IAB • Memastikan pemimpin bacaan doa bersedia dengan teks doa dan
memimpin bacaan doa.
d. Alu-aluan Pengacara
Majlis
AJK Protokol
e. Bacaan doa
• Menentukan petugas yang membuka penutup botol air di rostrum dan
menuangkan air ke dalam gelas.

AJK Hadiah dan Cenderamata

• Menentukan petugas yang meletakkan buku program di meja VVIP dan VIP.

AJK Teknikal, Multimedia dan Peralatan ICT

• Memastikan muzik Lagu Negaraku, Lagu Negeri Pahang dan Lagu IAB
dimainkan dengan lancar.
• Memastikan penayangan backdrop berjalan lancar dan disesuaikan
dengan atur cara semasa

AJK Pelaporan, Prosiding dan Rakaman

• Menentukan 2 orang petugas sentiasa ada bertugas untuk membuat
laporan.
• Membuat rakaman video dan foto semasa majlis berlangsung.

11
20 10.15 pagi Auditorium Ucapan Alu-aluan Pengarah Pengacara Majlis
IAB • Mempersilakan YBrs. Pengarah IAB untuk menyampaikan ucapan alu-aluan.
• Mengucapkan terima kasih kepada YBrs. Pengarah IAB apabila beliau selesai
menyampaikan ucapan.

AJK Teks Ucapan dan Kata Alu-aluan

• Memastikan teks ucapan Pengarah IAB disediakan dengan berbincang
dengan beliau terlebih dahulu.
• Menyerahkan teks ucapan yang telah dipersetujui kepada beliau.
• Meletakkan di rostrum teks ucapan Pengarah IAB yang siap dengan fail
(contoh: fail sijil) .

AJK Protokol
• Memastikan petugas yang menuang air mineral di rostrum.

AJK Pelaporan, Prosiding dan Rakaman

• Menentukan 2 orang petugas sentiasa ada bertugas untuk membuat
laporan.
• Menulis laporan lengkap.
• Memastikan rakaman video dan gambar foto dilakukan.

AJK Teknikal, Multimedia dan Peralatan ICT

• Memastikan peralatan ICT dan PA sistem berfungsi.
• Menentukan petugas yang bertugas sepanjang majlis perasmian.

12
21 10.35 pagi Auditorium Ucapan Perasmian oleh Pengacara Majlis
YB Dato’ Seri Mahdzir bin • Mempersilakan YB Dato’ Seri Mahdzir bin Khalid, Menteri Pendidikan
Khalid, Menteri Pendidikan Malaysia untuk menyampaikan ucapan dan merasmikan Seminar Nasional
Malaysia . Pengurusan dan Kepimpinan ke-24.
• Mengucapkan terima kasih kepada YB Dato’ Seri Mahdzir bin Khalid,
Menteri Pendidikan Malaysia apabila beliau selesai merasmikan majlis.

AJK Teks Ucapan dan Kata Alu-aluan

• Memastikan teks ucapan disediakan dan menyerahkan teks ucapan yang telah
dipersetujui kepada VVIP.

AJK Protokol
• Menentukan petugas yang akan menuangkan air mineral di rostrum di atas
pentas.

AJK Pelapor dan Prosiding

• Menentukan 2 orang petugas sentiasa ada bertugas untuk membuat
laporan.
• Memastikan rakaman video dan gambar foto dilakukan.

AJK Teknikal dan Multimedia dan Peralatan

• Menentukan PA Sistem dan peralatan ICT berfungsi.

• Menentukan petugas yang siap sedia sepanjang majlis.

13
22 11.35 pagi Auditorium YB Dato’ Seri Mahdzir bin Pengacara Majlis
Khalid, Menteri Pendidikan • Menngucapkan terima kasih kepada YB Dato’ Seri Mahdzir bin Khalid,
Malaysia selesai Menteri Pendidikan Malaysia apabila beliau selesai merasmikan majlis.
menyampaikan ucapan • Menjemput YB Dato’ Seri Mahdzir bin Khalid, Menteri Pendidikan
dan menyempurnakan Malaysia ke Bilik Orkid untuk sidang media dan menikmati makan
perasmian. tengah hari.
• Menjemput tetamu jemputan untuk menikmati makan tengah hari
bersama-sama Menteri Pendidikan di Bilik Orkid.
• Menjemput peserta seminar untuk menikmati makan tengah hari di
asrama masing-masing.
• Menjemput semua urus setia menikmati makan tengah hari di Ruang
Legar Bilik Gerakan.

AJK Sambutan / LO
• Mengiringi tetamu kehormat dan tetamu jemputan ke Bilik Orkid untuk
menikmati makan tengah hari.

AJK Teknikal, Multimedia dan Peralatan

• Memastikan muzik dimainkan semasa VVIP turun dari pentas menuju ke
luar Auditorium.

KPPM, TKPPM, Pengarah IAB

• Mengiringi YB Dato’ Seri Mahdzir bin Khalid, Menteri Pendidikan
Malaysia untuk sidang media dan menikmati makan tengah hari.

14
23 12.00 Bilik Orkid Sidang Media YB Dato’ AJK Sambutan/ LO
t/hari Seri Mahdzir bin Khalid, • Mengiringi YB Dato’ Seri Mahdzir bin Khalid, Menteri Pendidikan
Menteri Pendidikan
Malaysia dan VIP ke ruang sidang media di Bilik Orkid.
Malaysia
• Menunjukkan tempat duduk kepada tetamu jemputan.

AJK Keselamatan , Kebajikan dan Pengangkutan

• Memastikan pintu lif di Menara IAB kosong dan sedia untuk kegunaan
VVIP.
• Memastikan ada petugas yang menjaga pintu lif masuk dan keluar
(tingkat 3) di Menara IAB.

AJK Persiapan Tempat

• Memastikan Bilik Orkid tersedia dan berfungsi.
• Memastikan Bilik Orkid kemas.
• Memastikan tandas di Bilik Orkid bersih dan berfungsi.
• Memastikan bilik untuk sidang media sedia untuk digunakan.

Urus Setia
• Memastikan semua pemberita bersedia untuk Sidang Media.

AJK Jamuan
• Memastikan tetamu jemputan tidak makan sehingga sidang media VVIP
selesai.

15
24 12.30
Bilik Orkid Makan tengah hari AJK Sambutan / LO
t/hari
Dewan Makan • Menunjukkan tempat duduk VVIP/VIP dan tetamu jemputan yang lain.

AJK Protokol
• Memastikan VVIP, VIP dan tetamu jemputan duduk di tempat yang betul.

AJK Jamuan
• Memastikan makanan dan minuman mengikut menu yang telah
ditetapkan.
• Memastikan petugas yang melayan meja VVIP dan jemputan bertugas
dengan baik.

Urus Setia
• Menyediakan seorang petugas yang membaca doa makan di Bilik
Orkid.
• Memastikan pembaca doa membaca doa sebelum memulakan makan
tengah hari.

25 1.00 t/hari Lobi Menara IAB YB Dato’ Seri Mahdzir bin Urus Setia
Khalid, Menteri Pendidikan • Memastikan setiap pameran ada petugas.
Malaysia diiringi KPPM,
TKPPM, Pengarah IAB dan AJK Sambutan
Timbalan Pengarah IAB ke  Mengiringi VVIP melihat pameran.
ruangan pameran.

AJK Pameran
• Memastikan setiap pameran ada petugas.

KPPM, TKPPM, Pengarah IAB dan Timbalan Pengarah IAB

• Mengiringi YB Dato’ Seri Mahdzir bin Khalid, Menteri Pendidikan Malaysia ke
ruangan pameran.

16
26 Urus Setia
1.20 t/hari Lobi Menara IAB YB Dato’ Seri Mahdzir bin
• Memastikan juru kamera sudah bersedia untuk sesi bergambar.
Khalid, Menteri Pendidikan
Malaysia diiringi KPPM,
AJK Sambutan
TKPPM, Pengarah IAB dan
Timbalan Pengarah IAB ke • Memastikan petugas yang akan membuka pintu kereta VVIP.
kenderaan VVIP untuk
beliau berangkat pulang.
AJK Keselamatan dan Kebajikan
• Memastikan laluan kenderaan VVIP tiada gangguan.

KSU, KPPM Pengarah IAB dan Timbalan Pengarah IAB

• Mengiringi YB Dato’ Seri Mahdzir bin Khalid, Menteri Pendidikan
Malaysia ke kenderaan beliau.
27 1.30 t/hari AJK Sambutan
Lobi Menara IAB Tetamu Kehormat berangkat
• Memastikan petugas yang akan membuka pintu kereta VIP.
pulang
AJK Keselamatan dan Kebajikan
• Memastikan laluan kenderaan VVIP tiada gangguan.

Pengarah IAB dan Timbalan Pengarah IAB

• Mengiringi VIP ke kenderaan mereka.

17