MONITORING DAN EVALUASI PENGELOLAAN

UNIT PERENCANAAN DAN DISTRIBUSI

BULAN JUNI 2021

1. TUJUAN
Monitoring dan evaluasi kegiatan di Unit Perencanaan dan Distribusi memiliki tujuan:
- Memantau pengadaan obat sesuai FORNAS
- Memantau ketersediaan obat dan BMHP di Unit Perencanaan dan Distribusi
- Memantau penerimaan obat dan BMHP sesuai SOP.
- Memantau distribusi obat dan BMHP ke Apotik Layanan dan Ruang perawatan
- Memantau proses retur untuk obat yang mendekati Exdate dan Stagnan
- Memantau dan memastikan penyimpanan obat sesuai Standar Penyimpanan
- Memantau persediaan obat yang akan EX Date danTelah EX Date
- Memantau pelabelan obat yang dilakukan pengemasan ulang / repacking
- Memantau kepatuhan penandaan obat HA dengan label HA
- Memantau persediaan obat dan BMHP di ruang rawat inap ( dan Tas Kit dan troly
Emergensi)
- Memantau perkembangan perbaikan billing SIMRS

2. INSTRUMENT YANG DINILAI

Instrument yang di nilai dalam melakukan monitoring dan evaluasi ini adalah :
- Pengadaan/ pembelian obat diluar FORNAS
- Permintaan obat dan BMHP dari Apotik pelayanan dan ruang perawatan yang tidak
terlayani
- Total penerimaan obat dan BMHP dari distributor
- Kepatuhan pengukuran dan pencacatan suhu diruang penyimpanan sesuai standard
- Data obat Ex Date dan mendekati Ex Date untuk dapat diretur atau menjadi data obat
yang akan dimusnahkan
- Data pembuatan / kemas ulang bahan B3 dan penandaan ( labelling)
- Data jumlah persediaan obat HA dan jumlah obat HA yang telah diberikan label HA
- Data daftar harga HPP pada SIMRS
- Data evaluasi supervisi Tas Kit dan Troly Emergensi

3. METODE/CARA PENILAIAN

1
 Metode yang digunakan di dalam melakukan monitoring dan evaluasi kegiatan adalah :
- Mengumpulkan data dan menghitung persentase pengadaan obat diluar Fornas
- Menghitung jumlah penerimaan obat dan BMHP dari distributor
- Menghitung data retur obat perdistributor
- Menghitung dan menilai hasil pencacatan suhu standard penyimpanan masing2 sediaan
( suhu ruangan, suhu lemari pendingin).
- Mengumpulkan data obat yang akan Ex Date dantelah Ex Date untuk dapat diretur atau
untuk dibuat data obat Ex Date
- Menghitung dan membuat data persediaan B3 yang dikemas ulang/ Repacking
- Menghitung dan membuat data persediaan obat HA dan obat HA yang telah diberikan
label HA
- Melakukan Evaluasi dan Monitoring Tas Kit dan Troly Emergensi

4. KRITERIA/INDIKATOR KEBERHASILAN MONITORING DAN EVALUASI

Kriteria indicator keberhasilan monitoring dan evaluasi adalah :
- Pengadaan obat sesuai Fornas
- Perencanaan dilaksanan tepat jenis, tepat jumlah.
- Terpenuhinya semua permintaan/kebutuhan obat dan BMHP
- Tidak terjadi overstock
- Tidak terjadi penumpukan obat Ex- date baik di Unit Perencanaan maupun di Ruang
rawat Inap
- Penyimpanan obat BMHP, dan B3 sesuai standard
- Tersedianya daftar hasil retur Unit dan Retur Distributor lengkap dengan nilai rupiah
- Penggantian dan penguncian Tas Kit dan Troly Emergensi oleh petugas farmasi

5. PENGUMPULAN DATA
Data dikumpulkan dengan cara :
- Merekap data persediaan obat kosong dan menipis
- Merekap data Adendum
- Merekap data Retur Distributor
- Merekap data pengadaan obat dan BMHP
- Merekap data obat akan Ex date dan telah Ex Date
- Merekap data Repacking/ Kemas ulang B3
- Merekap data obat HA dan obat HA yang telah diberikan label HA
- Merekap data hasil pencatatan suhu penyimpanan
- Merekap hasil Monitoring dan evaluasi Tas Kit & Troly Emergensi

2
6. ANALISIS DATA

A. Pengadaan obat Dan BMHP

Pengadaan obat melalui Lelang, E Perchusing dan MOU

No Jumlah SP

Obat 23 lembar

Bmhp 17 lembar

Juni 2021 tidak ada pengadaan obat diluar Fornas dan Formularium RS.
Jumlah sediaan obat Juni 2021 sebanyak 477 item
Bulan Juni pengadaan melalui ULP seluruhnya terealisasi akan tetapi dengan
adanya peningkatan kasus dan Rawat Inap Covid 19 maka diperlukan penambahan ajuan
obat dan BMHP. Sebelum ajuan penambahan obat terealisasi untuk memenuhi pelayanan
resep obat diorder melalui Apotik MOU ( Kimia Farma). Untuk pemenuhan kebutuhan ICU
Pemping diadakan Cito oleh ULP dan Cito melalui Apotik MOU.

Dengan peningkatan jumlah pasien rawat inap Covid 19 maka Ruang Rawat inap
Covid ditambah yaitu Antasena Covid, Antareja Covid dan basudewa Covid. Sehingga pada
bulan Juni total Ruang Rawat Inap Covid 19 adalah 5 Bangsal.

Penerimaan

No Obat Total penerimaan

1 Apotik MOU 7.472.142

2 Distributor 1.839.173.653
Total penerimaan obat 1.846.645.795
BMHP
1 Penerimaan BMHP 383.746.730
Total penerimaan obat dan BMHP 2.230.392.525

3
 B. Penyimpanan
 Penyimpanan di Unit Perencanaan dan Distribusi
Penyimpanan obat di Unit perencanaan dan Distribusi sesuai SPO, penyimpanan
berdasarkan Narkotik Psikotropik, suhu penyimpanan, LASA, Hagh Alert dan, Bentuk
Sediaan.
Banyaknya persediaan obat dan BMHP dari anggaran refocusing sehingga ruang
penyimpanan di Unit perencanaan tidak mencukupi. Maka untuk BMHP dan cairan infuse
dasar disimpan di Gudang Srikandi dengan tetap memenuhi standar penyimpanan .
Dilakukan pendataan, penyimpanan , dan pengisian kartu setok terhadap barang hibah.
Suhu penyimpanan Unit perencanaan dan distribusi
Ruang Suhu kelembaban
Ruang B3 24-25 60-70%
Ruang Narkotik psikotropik 22-24 65-80%
Lemari pendingin Vaksin 2-6 40-70%
Lemari Pendingin obat lain 3-4 50 – 60%
Ruang 1 ( jiwa) 22-24 60-70%
Ruang 2 (Alkes dll) 19-25 55-70%

Berdasarkan hasil pengukuran suhu unit perencanaan dan distribusi bulan Juni 2021
diperoleh hasil , suhu sesuai standar penyimpanan.

 Penyimpanan Tas dan Troly Emergensi

Penyimpanan obat dan BMHP Tas danTroly Emergensi Di RS Marzuki Mahdi

No Troly emergensi Tas Emergensi

1 6 ruangan 23 ruangan

Terdapat 2 ruangan yang belum menggunakan Tas emergensi, obat Emergensi disimpan
dalam kontener plastic. Berdasarkan hasil supervisi terdapat 12 ruang rawat inap yang belum
memiliki fasilitas AC di ruang penyimpanan obat. Sehingga suhu penyimpanan obat tidak
sesuai standar penyimpanan yang seharusnya 15 - 25ºC. Masih ditemukan suhu ruang
penyimpanan tas Emergensi mencapai 30ºC.
Supervisi Tas dan Troly Emergensi pada bulan Juni dilaksanakan pada 7 ruangan.
No Ruangan Hasil Supervisi

4
 1 Poli Spesialis Posisi terkunci, sesuai SOP
2 Poli Jiwa Posisi terkunci, sesuai SOP
3 Dewi Amba Posisi terkunci, sesuai SOP
4 IO Posisi terkunci, sesuai SOP
5 Rama Tidak terkunci, obat Atropin dan dispo 3
cc terpakai tidak lapor petugas farmasi
6 Arimbi Posisi terkunci, Sesuai SOP

7 Keswamas Posisi terkunci, sesuai SOP

PENGGANTIAN OBAT DI TROLY DAN TAS KIT EMERGENCY

Pemakaian obat dan BMHP pada Troly dan Tas Kit Emergensi sudah sesuai criteria
yang ditetapkan oleh Tim Kegawat daruratan RS Marzuki Mahdi. Ruang rawat inap
melaporkan pemakaian obat dan BMHP ke unit pelayanan untuk proses penggantian.
Pembukaan Troly Emergensi bulan Juni 4 kali . Masih ada Ruangan yang tidak lapor farmasi
setelah membuka dan menggunakan obat tas emergensi, hal tersebut diketahui saat petugas
farmasi Supervisi..
Tanggal&Ja
N Tanggal Buka Penggantian Jumla m Tutup
o Jam Ruangan kunci Nama / no cm obat dan BMHP h penggantian Kunci
11/6/202 diketahui kunci terbuka
1 1 Rama saat supervisi, tidak lapor atropin inj 1 11/6/2021 b041579
          dispo 3 cc 1    
                 
diketahui kunci terbuka
11/6/2021 B041574
2 11/6/2021 phcu wanita saat supervisi, tidak lapor epineprin 2
          venflon 20 1    
          infus set 1    
                 
ngatilah/
15-6-2021 b041573
3 15-6-2021 Saraswati b041423 387171 venflon 22 1
          dispo 5 cc 1    
          nasal canula 1    
4 21-6-2021 ICU B041439 Abdul karim Amiodaron inj 2 21-6-2021 B041585

Penyimpanan B3 dan Labeling

Penyimpanan B3 di Unit perencanaan dan distribusi mengalami kendala tempat
penyimpanan, dikarenakan masuknya Aseptan dan Akhohol dalam jumlah besar dari
pengadaan BMHP anggaran Refocusing. Sehingga Aseptan tidak seluruhnya masuk dalam
5
Ruang B3. Penyimpanan B3 di Ruang Rawat inap dan seluruh ruangan yang memiliki B3
belum secara keseluruhan memiliki Lemari B3 dan Label B3. Pada saat Survai akreditasi
dilaksanakan pengadaan lemari B3 sejumlah 42 unit dan sebanyak 27 unit telah
didistribusikan dan dilaksanakan monev oleh farmasi.
Penyimpanan B3 di Ruang rawat inap sudah sesuai standar, yaitu penyimpanan
terpisah dan dilengkapi MSDS serta label B3.
Label obat ED stok habis, belum ada pengadaan dari RS sehingga Instalasi farmasi
mencetak sendiri label ED.

 pengemasan ulang sediaan B3.

No Nama sediaan jumlah satuan
1 Tidak ada ripec
Tidak ada pengemasan ulang
 Persediaan dana pelabelan obat High Alert
No NamaObat Jumlah sediaan Jumlah sediaan obat
obat HA HA berlabel HA
1 APIDRA SOLOSTAR 875 pen 875 pen

2 CODEIN 10 MG STRIP 11000 tab 11000 tab

3 Dextrose 40 % 452 pcs 452 pcs
4 Fentanyl 0,5 mg/2 ml 110 ampul 110 ampul
5 Inviclot inj 5 Ml 765 vial 765 vial
6 Fresofol 1% 71 ampul 71 ampul
7 KCL 7.46 662 vial 662 vial
8 Kendaron 82 ampul 82 ampul
9 Lantus Solostar 340 pen 340 pen
10 Meylon 292 ampul 292 ampul
11 MGSO4 89 ampul 89 ampul
12 NACL 3 % 460 botol 460 botol
13 NovomixFlexpen 255 pen 255 pen
14 NovorapidFlexpen 55 pen 55 pen
15 Notrixum 55 vial 55 vial
16 Fortanez inj 65 ampul 65 ampul
17 Roculax inj 66 ampul 66 ampul
Total sediaan 15064 15064

Bersadarkan data diatas seluruh sediaan obat High Alert diberikan label High Elart
sesuai SOP
C. Distribusi
6
 Distribusi ke Unit Pelayanan
Distribusi ke Unit Pelayanan dilaksanakan 3 kali dalam 1 minggu. Pada
pelaksanaanya diluar jadwal permintaan unit pelayanan masih melakukan permintaan obat.
Mulai bulan April 2020 distribusi Risperidone 2 mg, Triheksipinidil 2 mg dan Haloperidol 5 mg
ke Unit Pelayanan dikirim dalam sediaan yang telah dimasukkan dalam plastic etiket , dalam
setiap plastic etiket untuk untuk Triheksipinidil 2 mg dan Haloperidol 5 mg setiap plastic etiket
berisi 90 tablet. Masih ada permintaan obat diluar jadwal permintaan.
Pada bulan Juni ada 3 kali Oncoll atau permintaan diluar jam dinas.

Distribusi ke Ruang Rawat Inap

Pelayanan permintaan BMHP untuk ruang rawat inap dan Unit Lainnya tidak ada
kendala. Permintaan dilaksanakan pada jam dan hari kerja, lembar permintaan di TTD oleh
Ka Ruangan. Peningkatan Permintaan Masker dan Cairan Cuci Tangan dikarenakan adanya
wabah Virus Covid 19. Dikarenakan terbatasnya ketersediaan BMHP tersebut maka dilakukan
pembatasan pelayanan permintaan BMHP tersebut dengan tetap memperhatikan factor
keselamatan petugas dan pasien. Aturan pembatasan pelayanan ini sudah mendapat
persetujuan dari Bidang Medik dan PPI. Pelayanan Amprahan APD dan khususnya NG5
mengacu pada pedoman penggunaan APD yang telah dibuat oleh PPI .
Pengelolaan stok APD set yang disimpan di Unit Layanan untuk kebutuhan dihari libur
dan untuk rujuk pasien dibawah tanggungjawab Unit Perencanaan dan Distribusi. Sehingga
setiap hari dilaksanakan pemantauan penggunaan APD set dan pengisian kembali stok.
Penyiapan APD set dan seluruh kebutuhan BMHP untuk swab dilaksanakan oleh unit
Perencanaan dan Distribusi. Swab dilaksanakan setiap hari dan bagi menjadi beberapa tim.
Selama bulan Juni casus covid 19 meningkat tajam, sehingga ada penambahan bangsal
rawat inap covid 19. Karena ada penambahan bangsal rawat inap covid dan pelaksanan swab
meningkat maka kebutuhan APD untuk covid 19 juga bertambah. Maka diajukan
penambahan pengadaan APD untuk pelayanan Covid 19.

D. Data obat dan BMHP Ex Date Juni 2021

Obat
No Nama obat tanggal Exdate jumlah satuan HPP jumlah harga
1 Natrium Diklofenak 50 Juni 2021 8987 tablet 99 889.713
Juni 2021 tablet
3 Tetraciclin 500 mg 281 303 85.143
Juni 2021 ampul
4 Methoclopramid inj 206 3395 699.370
Juni 2021 ampul
5 Isosorbid inj 22 22297 490.534
Juni 2021 botol
6 Triofusin 500 2 51000 102.000
Juni 2021 tablet
7 Q ten 5 6930 34.650
7
 Juni 2021 tablet
8 Kendaron 8 1027 8.216
Juni 2021 tablet
9 Glimepiride 2 30 206 6.180

Total 2.315.806

BMHP
No Nama BMHP tanggal Exdate jumlah satuan HPP jumlah harga
Prolene 3-0 Ethicon Juni 2021
 1 W8025T 40 pcs 106478 4.259.120
ETT Portex Reinforce Juni 2021 pcs
 2 Tracheal Cuff 7 1 550000 550.000
Foley Catheter no 12 Juni 2021 pcs
 3 urocare 31 8000 248.000
Infus set For Infusion Juni 2021 pcs
4 Pump TS *PU300L 20 21780 435.600
Catgut P86 Plain 2-0 Juni 2021 pcs
75 cm Round Bodied
5 ½ circle 25 mm 11 43032 473.352

TOTAL 5.966.072
Jumlah 8.281.878

Data Retur Distributor Bulan Juni

Distributor Nama obat Jumlah obat Harga satuan Jumlah harga

APL Pulmicort 0.25 1 box 209.560 209.560

Tempo Ericaf 3 box 5626 1.687.800

Evaluasi Billing SIMRS

Sedang dalam proses pengembangan SIM RS baru. Penambahan modul baru sesuai
kebutuhan.

KESIMPULAN DAN REKOMENDASI

7.

a. Kesimpulan
Data pengelolaan
Pembelian Pembelian Distribusi Retur Retur dr OBat Exdate
distributor Unit
Obat 1.839.174.241 1.616.758.328 1.897.360 3.579.682 5.966.072

BMHP 383.746.142 563.976.394 11.711.536 2.315.806

8
MOU 7.472.142
Total 2.230.392.525 2.180.734.722 1.897.360 15.291.218 8.281.878

 Pengelolaan obat dan BMHP di Unit Perencanaan dan Distribusi berjalan lancar
sesuai SPO mulai dari pemilihan, perencanaan, pengadaan, penerimaan ,
penyimpanan , distribusi dan pelaporan.
 Pada bulan Juni ada pembelian obat diluar Formularium RS dan FORNAS untuk
pemenuhan peresepan covid 19
 Belum seluruh Ruangan memahami dan patuh terhadap prosedur pembukaan,
pemakaian , penggantian dan pengunciaan Troly dan Tas Kit Emergensi sesuai
SPO.
 Pelabelan obat Haig Elart tercapai 100%
 Suhu Penyimpanan obat dan BMHP sesuai standar penyimpan baik pada lemari
pendingin maupun pada suhu kamar.
 Penyimpanan B3 Instalasi Farmasi sesuai SPO
 Penyimpanan BMHP dan Cairan dasar di gudang srikandi dikarenakan gudang
Unit Perencanaan dan distribusi penuh

b. Rekomendasi
a. Untuk meningkatkan pelayanan kefarmasian khususnya pada Unit Perencanaan dan
distribusi, maka harus segera dilakukan perbaikan billing SIMRS
i. Warning obat Exdate
ii. Warning obat dengan stok menipis dan habis.
iii. Warning Exdate pada saat penginputan pembelian dan mutasi.
iv. Billing SIMRS sangat berpengaruh terhadap Administrasi pelaporan dan
pengelolaan aset.
b. Meningkatkan koordinasi dan komunikasi dengan Distributor untuk melanjutkan proses
retur.
c. Meningkatkan ketelitian dalam penginputan faktur dan pelayanan distribusi untuk
menghindarkan human error
d. Meningkatkan ketelitian saat penyiapan dan verifikasi distribusi sehingga pengiriman
obat selalu FEFO dan tepat jumlah ,jenis sesuai permintaan
e. Meningkatkan koordinasi dan komukasi dengan TIM Kegawat Daruratan dan Ruangan
yang menyimpan Tas/ Troly Emergensi untuk pembukaan dan penggunaan obat dan
BMHP sesuai SPO.

9
 Bogor, 3 Juli 2021

Kepala Unit Perencanaan dan Distribusi

Maryanti S.Far, Apt.

NIP :197607101998032001

10