MONITORING DAN EVALUASI PENGELOLAAN

UNIT PERENCANAAN DAN DISTRIBUSI

BULAN MEI 2021

1. TUJUAN
Monitoring dan evaluasi kegiatan di Unit Perencanaan dan Distribusi memiliki tujuan:
- Memantau pengadaan obat sesuai FORNAS
- Memantau ketersediaan obat dan BMHP di Unit Perencanaan dan Distribusi
- Memantau penerimaan obat dan BMHP sesuai SOP.
- Memantau distribusi obat dan BMHP ke Apotik Layanan dan Ruang perawatan
- Memantau proses retur untuk obat yang mendekati Exdate dan Stagnan
- Memantau dan memastikan penyimpanan obat sesuai Standar Penyimpanan
- Memantau persediaan obat yang akan EX Date danTelah EX Date
- Memantau pelabelan obat yang dilakukan pengemasan ulang / repacking
- Memantau kepatuhan penandaan obat HA dengan label HA
- Memantau persediaan obat dan BMHP di ruang rawat inap ( dan Tas Kit dan troly
Emergensi)
- Memantau perkembangan perbaikan billing SIMRS
2. INSTRUMENT YANG DINILAI
Instrument yang di nilai dalam melakukan monitoring dan evaluasi ini adalah :
- Pengadaan/ pembelian obat diluar FORNAS
- Permintaan obat dan BMHP dari Apotik pelayanan dan ruang perawatan yang tidak
terlayani
- Total penerimaan obat dan BMHP dari distributor
- Kepatuhan pengukuran dan pencacatan suhu diruang penyimpanan sesuai standard
- Data obat Ex Date dan mendekati Ex Date untuk dapat diretur atau menjadi data obat
yang akan dimusnahkan
- Data pembuatan / kemas ulang bahan B3 dan penandaan ( labelling)
- Data jumlah persediaan obat HA dan jumlah obat HA yang telah diberikan label HA
- Data daftar harga HPP pada SIMRS
- Data evaluasi supervisi Tas Kit dan Troly Emergensi

3. METODE/CARA PENILAIAN
Metode yang digunakan di dalam melakukan monitoring dan evaluasi kegiatan adalah :
- Mengumpulkan data dan menghitung persentase pengadaan obat diluar Fornas

1
 - Menghitung jumlah penerimaan obat dan BMHP dari distributor
- Menghitung data retur obat perdistributor
- Menghitung dan menilai hasil pencacatan suhu standard penyimpanan masing2 sediaan
( suhu ruangan, suhu lemari pendingin).
- Mengumpulkan data obat yang akan Ex Date dantelah Ex Date untuk dapat diretur atau
untuk dibuat data obat Ex Date
- Menghitung dan membuat data persediaan B3 yang dikemas ulang/ Repacking
- Menghitung dan membuat data persediaan obat HA dan obat HA yang telah diberikan
label HA
- Melakukan Evaluasi dan Monitoring Tas Kit dan Troly Emergensi
4. KRITERIA/INDIKATOR KEBERHASILAN MONITORING DAN EVALUASI
Kriteria indicator keberhasilan monitoring dan evaluasi adalah :
- Pengadaan obat sesuai Fornas
- Perencanaan dilaksanan tepat jenis, tepat jumlah.
- Terpenuhinya semua permintaan/kebutuhan obat dan BMHP
- Tidak terjadi overstock
- Tidak terjadi penumpukan obat Ex- date baik di Unit Perencanaan maupun di Ruang
rawat Inap
- Penyimpanan obat BMHP, dan B3 sesuai standard
- Tersedianya daftar hasil retur Unit dan Retur Distributor lengkap dengan nilai rupiah
- Penggantian dan penguncian Tas Kit dan Troly Emergensi oleh petugas farmasi
5. PENGUMPULAN DATA
Data dikumpulkan dengan cara :
- Merekap data persediaan obat kosong dan menipis
- Merekap data Adendum
- Merekap data Retur Distributor
- Merekap data pengadaan obat dan BMHP
- Merekap data obat akan Ex date dan telah Ex Date
- Merekap data Repacking/ Kemas ulang B3
- Merekap data obat HA dan obat HA yang telah diberikan label HA
- Merekap data hasil pencatatan suhu penyimpanan
- Merekap hasil Monitoring dan evaluasi Tas Kit & Troly Emergensi

6. ANALISIS DATA

A. Pengadaan obat Dan BMHP

Pengadaan obat melalui Lelang, E Perchusing dan MOU

2
 No Jumlah SP

Obat 29 lembar

Bmhp 15 lembar

Mei 2021 tidak ada pengadaan obat diluar Fornas dan Formularium RS.
Jumlah sediaan obat Mei 2021 sebanyak 473 item
Bulan Mei pengadaan melalui ULP belum seluruhnya terealisasi sehingga untuk
memenuhi pelayanan resep obat diorder melalui Apotik MOU ( Kimia Farma). Dengan
penurunan jumlah pasien rawat inap Covid 19 maka Ruang Rawat inap Covid Antasena mulai
April dialihkan ke Ruang Abimanyu. Ruang Antasena difungsikan sebagai Ruang Komorbid.

Penerimaan

No Obat Total penerimaan

1 Apotik MOU 2.932.038

2 Distributor 1.135.786.773
Total penerimaan obat 1.138.718.811
BMHP
1 Penerimaan BMHP 119.465.746
Total penerimaan obat dan BMHP 1.258.184.557

B. Penyimpanan
 Penyimpanan di Unit Perencanaan dan Distribusi
Penyimpanan obat di Unit perencanaan dan Distribusi sesuai SPO, penyimpanan
berdasarkan Narkotik Psikotropik, suhu penyimpanan, LASA, Hagh Alert dan, Bentuk
Sediaan.

3
 Banyaknya persediaan obat dan BMHP dari anggaran refocusing sehingga ruang
penyimpanan di Unit perencanaan tidak mencukupi. Maka untuk BMHP dan cairan infuse
dasar disimpan di Gudang Srikandi dengan tetap memenuhi standar penyimpanan .
Dilakukan pendataan, penyimpanan , dan pengisian kartu setok terhadap barang hibah.
Suhu penyimpanan Unit perencanaan dan distribusi
Ruang Suhu kelembaban
Ruang B3 24-25 60-70%
Ruang Narkotik psikotropik 22-24 65-80%
Lemari pendingin Vaksin 2-6 40-70%
Lemari Pendingin obat lain 3-4 50 – 60%
Ruang 1 ( jiwa) 22-24 60-70%
Ruang 2 (Alkes dll) 19-25 55-70%

Berdasarkan hasil pengukuran suhu unit perencanaan dan distribusi bulan Mei 2021
diperoleh hasil , suhu sesuai standar penyimpanan.

 Penyimpanan Tas dan Troly Emergensi

Penyimpanan obat dan BMHP Tas danTroly Emergensi Di RS Marzuki Mahdi

No Troly emergensi Tas Emergensi

1 6 ruangan 23 ruangan

Terdapat 2 ruangan yang belum menggunakan Tas emergensi, obat Emergensi disimpan
dalam kontener plastic. Berdasarkan hasil supervisi terdapat 12 ruang rawat inap yang belum
memiliki fasilitas AC di ruang penyimpanan obat. Sehingga suhu penyimpanan obat tidak
sesuai standar penyimpanan yang seharusnya 15 - 25ºC. Masih ditemukan suhu ruang
penyimpanan tas Emergensi mencapai 30ºC. Belum seluruh ruangan penyimpanan Tas Kit
Emergensi patuh terhadap administrasi dan pelaporan penggunaan obat Emergensi.
Sehingga diketahui ada penggunaan obat emergensi saat petugas Farmasi melakukan
supervise rutin, yaitu ruang antasena Komorbid, Gatot Kaca 2 dan Ruang Sadewa.

PENGGANTIAN OBAT DI TROLY DAN TAS KIT EMERGENCY

Tanggal&Ja
Tanggal Buka Penggantian Jumla m Tutup
No Jam Ruangan kunci Nama / no cm obat dan BMHP h penggantian Kunci
Halimatul/
1 3/5/2021 parikesit b041360 387812 Diazepam inj 1 3/5/2021 b041588
2 6/5/2021 parikesit B041588 Dimas/387892 Epineprin inj 1 6/5/2021 b041589

4
          Nasal canula 1    

3 6/5/2021 IGD b041432 Elis /b041432 Atropin 2 6/5/2021 b041446

          Epineprin inj 2    
  6/5/2021 basudewa b041355 siti sulastri/36558 dobutamin 1 6/5/2021 b041593
          Epineprin inj 1    
4 6/5/2021 arimbi b041357 beni/0170036 infus set 1 6/5/2021 b041441
          rl 1    
          venvlon 22 2    
10/5/202
5 1 Comorbid B041443 Silvia Noorepineprin 1 10/5/2021 B041596
                 
6 17-5-2021 Shinta B041384 Adhi R IV Cath 22 1 17-5-2021 B041449
          Infus Set 1    
          RL 1    
tidak ada BA &
tidak lapor dan
7 17-5-2021 Sadewa B041354 Kanul oksigen 1 17-5-2021 B041427
diketahui saat
supervisi
8 20-5-2021 Drupadi B041591 Acip/387969 Kanul oksigen 1 20-5-2021 B041582
                 
20-5- B04159
9 2021 Saraswati 7 Inah/074670 RL 1 20-5-2021 B041423
          Infus Set 1    
          Venflon 22 1    
Soleh . Tidak
18-5- Antasena B04159
lapor farmasi
10 2021 Komorbid 6 Epineprin 1 24-5-2021  

Pemakaian obat dan BMHP pada Troly dan Tas Kit Emergensi sudah sesuai criteria
yang ditetapkan oleh Tim Kegawat daruratan RS Marzuki Mahdi. Ruang rawat inap
melaporkan pemakaian obat dan BMHP ke unit pelayanan untuk proses penggantian.
Pembukaan Troly Emergensi bulan Mei 10 kali . Masih ada Ruangan yang terlambat lapor
lebih dari 24 jam setelah Tas Kit dan troly emergensi dibuka yaitu ruangan Sadewa dan
Antasena Komorbid. Obat pengantian sudah disiapkan sehingga petugas farmasi tinggal
melakukan pengantian, pengecekan dan penguncian kembali.

Penyimpanan B3 dan Labeling

Penyimpanan B3 di Unit perencanaan dan distribusi mengalami kendala tempat
penyimpanan, dikarenakan masuknya Aseptan dan Akhohol dalam jumlah besar dari
pengadaan BMHP anggaran Refocusing. Sehingga Aseptan tidak seluruhnya masuk dalam
Ruang B3. Penyimpanan B3 di Ruang Rawat inap dan seluruh ruangan yang memiliki B3
belum secara keseluruhan memiliki Lemari B3 dan Label B3. Pada saat Survai akreditasi
dilaksanakan pengadaan lemari B3 sejumlah 42 unit dan sebanyak 27 unit telah
didistribusikan dan dilaksanakan monev oleh farmasi.
5
 Penyimpanan B3 di Ruang rawat inap sudah sesuai standar, yaitu penyimpanan
terpisah dan dilengkapi MSDS serta label B3.
Label obat ED stok habis, belum ada pengadaan dari RS sehingga Instalasi farmasi
mencetak sendiri label ED.

 pengemasan ulang sediaan B3.

No Nama sediaan jumlah satuan
1 H202 50% H202 3% 500 ml
2 Na tiosulfat Serbuk Pengenceran 100 ml 5 botol

 Persediaan dana pelabelan obat High Alert

No NamaObat Jumlah sediaan Jumlah sediaan obat
obat HA HA berlabel HA
1 APIDRA SOLOSTAR 950 pen 950 pen

2 CODEIN 10 MG STRIP 11600 tab 11600 tab

3 Dextrose 40 % 488 pcs 488 pcs
4 Fentanyl 0,5 mg/2 ml 110 ampul 110 ampul
5 Inviclot inj 5 Ml 785 vial 785 vial
6 Fresofol 1% 76 ampul 76 ampul
7 KCL 7.46 458 vial 458 vial
8 Kendaron 52 ampul 52 ampul
9 Lantus Solostar 435 pen 435 pen
10 Meylon 304 ampul 304 ampul
11 MGSO4 89 ampul 89 ampul
12 NACL 3 % 180 botol 180 botol
13 NovomixFlexpen 270 pen 270 pen
14 NovorapidFlexpen 75 pen 75 pen
15 Notrixum 55 vial 55 vial
16 Fortanez inj 65 ampul 65 ampul
17 Roculax inj 66 ampul 66 ampul
Total sediaan 15708 15708

Berdasarkan data diatas seluruh sediaan obat High Alert diberikan label High Elart
sesuai SOP
C. Distribusi
Distribusi ke Unit Pelayanan

6
 Pada bulan Mei ada 1 kali Oncoll tanggal 20 Mei 2021. Seluruh kebutuhan obat dan
BMHP untuk Unit Layanan terpenuhi. Pengiriman obat dengan Exdate 6 bulan dilengkapi
dengan Label Exdate dan Pengiriman Obat Haigh Elart dilengkapi dengan Label HA.

Distribusi ke Ruang Rawat Inap

Pelayanan permintaan BMHP untuk ruang rawat inap dan Unit Lainnya tidak ada
kendala. Permintaan dilaksanakan pada jam dan hari kerja, lembar permintaan di TTD oleh
Ka Ruangan. Peningkatan Permintaan Masker dan Cairan Cuci Tangan dikarenakan adanya
wabah Virus Covid 19. Dikarenakan terbatasnya ketersediaan BMHP tersebut maka dilakukan
pembatasan pelayanan permintaan BMHP tersebut dengan tetap memperhatikan factor
keselamatan petugas dan pasien. Aturan pembatasan pelayanan ini sudah mendapat
persetujuan dari Bidang Medik dan PPI. Pelayanan Amprahan APD dan khususnya NG5
mengacu pada pedoman penggunaan APD yang telah dibuat oleh PPI .
Pengelolaan stok APD set yang disimpan di Unit Layanan untuk kebutuhan dihari libur
dan untuk rujuk pasien dibawah tanggungjawab Unit Perencanaan dan Distribusi. Sehingga
setiap hari dilaksanakan pemantauan penggunaan APD set dan pengisian kembali stok.
Penyiapan APD set dan seluruh kebutuhan BMHP untuk swab dilaksanakan oleh unit
Perencanaan dan Distribusi. Swab dilaksanakan setiap hari selama bulan Mei

D. Data obat dan BMHP Ex Date Mei 2021

Obat
No Nama obat tanggal Exdate jumlah satuan HPP jumlah harga
1 Amitripilin 1 -Mei -2021 8400 Tablet 167 1.402.800
1 -Mei -2021 Tablet
3 Aminopilin 100 95 9.500
1 -Mei -2021 pcs
4 Futrolit 121 36800 4.452.800
1 -Mei -2021 Botol
5 Gentamisin 0.3 TM 30 4232 126.960
1 -Mei -2021 Ampul
6 Vancomycin inj 500 6 132950 797.700
1 -Mei -2021 Tablet
7 Concor 2.5 mg JKN 24101 625 15.063.125
1 -Mei -2021 Pcs
8 Infusan D5 100 ml 105 11.429 1.200.045
1 -Mei -2021 Tablet
9 Bledstop 8 733 5864
1 -Mei -2021 Ampul
10 Ranitidin inj 98 1188 116.424
1 -Mei -2021 Tablet
11 Ofloxcacin 200 105 440 46.200
1 -Mei -2021 Tablet
12 Kendaron 45 1027 46.215
1 -Mei -2021 Capsul
13 Natrium Bicarbonat 15 500 7500
14 Mestinon 1 -Mei -2021 326 tablet 7850 2.559.100
7
 1 -Mei -2021 tube
15 Bufacetin SK 11 3241 35.651
1 -Mei -2021 ampul
16 Crome inj 4 26400 105.600
1 -Mei -2021 ampul
17 Mersibion inj 32 3900 124.800
1 -Mei -2021 pcs
18 Lovenox 60 2 125.384 250.768

26.406.052

BMHP
No Nama BMHP tanggal Exdate jumlah satuan HPP jumlah harga
Nasopharyngael 1 -Mei -2021
 1 airway 6 3 pcs 192500 577.500
Thoracic Trocar 1 -Mei -2021 pcs
 2 Canula 20 7 180000 1.260.000
Masker Oxygen 1 -Mei -2021 pcs
 3 Dewasa ( simple Mas) 105 11715 1.230.075
Masker Oxygen Anak 1 -Mei -2021 pcs
4 ( simple Mas) 93 11715 1.089495
Prolene 2-0 Ethicon 1 -Mei -2021 pcs
5 8833 H ( SH) 10 79175 791750
ETT Clear Prof Soft 1 -Mei -2021 pcs
6 Seal 6.5 5 116050 580.250
1 -Mei -2021 pcs
7 Atramat CE246275 19 90903 1.727.157
ETT Portex Reinforce 1 -Mei -2021 pcs
8 Tracheal Cuff 7 2 550000 1.100.000
Jumlah 8.356.227

Data Retur Distributor Bulan Mei

Distributor Nama obat Jumlah obat Harga satuan Jumlah harga

AAM Glimepiride 2 mg 6400 tablet 1.318.400

Glimepirid 3 mg 400 tablet 98.000

Concor 2.5 mg 500 Tablet 312.500

1.728.900

Evaluasi Billing SIMRS

Sedang dalam proses pengembangan SIM RS baru. Penambahan modul baru sesuai
kebutuhan.

8
7. KESIMPULAN DAN REKOMENDASI

a. Kesimpulan
Data pengelolaan
Pembelian Pembelian Distribusi Retur Retur dr OBat Exdate
distributor Unit
Obat 1.135.786.773 1.568.392.092 1.728.900 13.793.832 26.406.052

BMHP 119.465.746 388.608.268 1.355.480 8.356.227

MOU 2.932.038
Total 1.258.184.557 1.957.000.360 1.728.900 15.149.312 34.762.279

 Pengelolaan obat dan BMHP di Unit Perencanaan dan Distribusi berjalan lancar
sesuai SPO mulai dari pemilihan, perencanaan, pengadaan, penerimaan ,
penyimpanan , distribusi dan pelaporan.
 Pada bulan Mei tidak ada pembelian obat diluar Formularium RS dan FORNAS
 Belum seluruh Ruangan memahami dan patuh terhadap prosedur pembukaan,
pemakaian , penggantian dan pengunciaan Troly dan Tas Kit Emergensi sesuai
SPO.
 Pelabelan obat Haig Elart tercapai 100%
 Suhu Penyimpanan obat dan BMHP sesuai standar penyimpan baik pada lemari
pendingin maupun pada suhu kamar.
 Penyimpanan B3 Instalasi Farmasi sesuai SPO
 Penyimpanan BMHP dan Cairan dasar di gudang srikandi dikarenakan gudang
Unit Perencanaan dan distribusi penuh

b. Rekomendasi
a. Untuk meningkatkan pelayanan kefarmasian khususnya pada Unit Perencanaan dan
distribusi, maka harus segera dilakukan perbaikan billing SIMRS
i. Warning obat Exdate
ii. Warning obat dengan stok menipis dan habis.
iii. Warning Exdate pada saat penginputan pembelian dan mutasi.
iv. Billing SIMRS sangat berpengaruh terhadap Administrasi pelaporan dan
pengelolaan aset.
b. Meningkatkan koordinasi dan komunikasi dengan Distributor untuk melanjutkan proses
retur.
c. Meningkatkan ketelitian dalam penginputan faktur dan pelayanan distribusi untuk
menghindarkan human error

9
 d. Meningkatkan ketelitian saat penyiapan dan verifikasi distribusi sehingga pengiriman
obat selalu FEFO dan tepat jumlah ,jenis sesuai permintaan
e. Meningkatkan koordinasi dan komukasi dengan TIM Kegawat Daruratan dan Ruangan
yang menyimpan Tas/ Troly Emergensi untuk pembukaan dan penggunaan obat dan
BMHP sesuai SPO.

Bogor, 3 Juni 2021

Kepala Unit Perencanaan dan Distribusi

Maryanti S.Far, Apt.

NIP :197607101998032001

10