RIMA SELVIANA
8143145190
Laporan praktik kerja lapangan ini ditulis untuk memenuhi salah satu
persayaratan mendapat gelar ahli madya pada fakultas ekonomi universitas
negeri jakarta
FAKULTAS EKONOMI
2017
LEMBAR EKSKUTIF
Dinas Perhubungan DIY Bergerak dalam bidang pelayanan peraturan rambu lalu
9 Januari sampai 9 Februari 2017 dengan 5 hari kerja, Senin – Jum’at pada
pukul 07.30 s.d 16.00. Kegiatan yang dilakukan praktikan selama PKL adalah :
melaksanakan PKL, praktikan mengalami kendala pada saat awal memulai PKL,
namun kendala tersebut dapat diatasi dengan mengamati cara kerja karyawan
ii
iii
KATA PENGANTAR
Laporan PKL ini dibuat untuk memenuhi salah satu persyaratan akademik
dalam menyelesaikan studi pada program studi D3 Sekretari Fakultas Ekonomi,
Universitas Negeri Jakarta.
Laporan ini merupakan hasil dari kegiatan PKL yang penulis lakukan
selama satu bulan di Bidang Kesekretariatan. Tugas utama Bidang
Kesekretariatan yaitu mengelola surat masuk dan keluar serta menjadi pusat
informasi pada Dinas Perhubungan DIY
v
Penulis menyadari dengan segala keterbatasan yang ada dalam pelaksanaan
maupun penyusunan Laporan PKL terdapat banyak kekurangan. Kritik dan
saran yang bersifat membangun sangat diharapkan dalam proses
penyempurnaan. Semoga penyusunan laporan ini dapat bermanfaat bagi
penulis pada khususnya serta bagi pembaca pada umumnya.
Rima Selviana
Penulis
vi
DAFTAR ISI
BAB I PENDAHULUAN
vii
D. CARA MENGATASI MASALAH .......................................... 21
BAB IV KESIMPULAN
A. KESIMPULAN ........................................................................ 33
B. SARAN..................................................................................... 34
viii
DAFTAR TABEL
Tabel 1.4 Identifikasi Tugas Bidang Sekretariatan Dinas Perhubungan DIY ....... 12
ix
DAFTAR GAMBAR
x
DAFTAR LAMPIRAN
xi
BAB 1
PENDAHULUAN
Di era globalisasi dan pasar bebas ASEAN yang kian maju ini, Indonesia
menghadapi persaingan global yang semakin ketat untuk itu masyarakat kita
dalam menguasai ilmu pengetahuan dan teknologi sehingga memiliki daya saing
bangsa.
teknologi yang semakin pesat juga menuntut mahasiswa untuk selalu siap dalam
tidak di sertai dengan suatu pengalaman aplikatif yang dapat memberi wacana
serta gambaran bagi mahasiswa tentang dunia kerja serta penerapan ilmu dan
Sumber daya manusia yang memiliki latar belakang pendidikan yang tinggi tetapi
pengalaman yang cukup di dunia kerja, sehingga pada saat mencari pekerjaan
1
2
tenaga kerja perusahan tersebut karena mereka tidak memiik nilai yang lebih di
Sumber daya manusia akan siap untuk melaksanakan praktik terhadap teori jika
mereka pada bidang yang mereka tekuni secara teori.peningkatan kualitas tersebut
kerja yang nyata. Bukan hanya kemampuan intelektual yang didapati tetapi
kemampuan fisik berupa keterampilan yang siap di terapkan pada dunia kerja
setelah lulus dari perguruan tinggi untuk mencetak praktikan yang berkualitas dan
siap menghadapi tantangan di era globalisasi. Selain itu, dengan adanya Praktik
Kerja Lapangan praktikan di tuntut untuk profesional dan kreatif dalam bekerja
gambaran yang jelas mengenai situasi dan kondusi dunia kerja,program studi D3
Di harapkan PKL ini dapat memberi pengalaman yang berkaitan dengan ilmu
jawab
untuk :
perkuliahan
c. Melatih diri untuk menjadi sumber daya manusia yang berkualitas dan siap
C. Kegunaan PKL
Program PKL ini memiliki manfaat yang besar bagi praktik Fakultas
Ekonomi serta perusahaan tempat praktik. Adapun manfaat PKL tersebut antara
lain :
1) Bagi praktikan
peroleh di perkuliahan
kerja
b. Menjalani kerja sama yang baik dengan lembaga pendidikan perguruan tinggi
D. Tempat PKL
Yogyakarta
Telepon : (0274)485775
Fax : (0274)485405
Website : http;//www.dishub.jogjaprov.go.id
Email : Dishub@jogjaprov.go.id
Praktik kerja lapangan di laksanakan selama 1 (satu) bulan, terhitung dari tanggal
waktu yang di tentukan oleh Dinas Perhubungan DIY yaitu Senin – jum’at pukul
1. Tahap persiapan
Pada tahap ini praktikan mencari informasi mengenai perusahaan yang sesuai
dan menerima PKL selama bulan Januari- Febuari 2017. Setelah menemukan
februari 2017.Di lakasanakan setiap hari senin s.d Jum’at pada pukul 07.30 s.d
16.00. Daftar aktifitas yang di lakukan oleh praktikan setiap harinya terlampir
3. Tahap Pelaporan
bulan Maret s.d April 2017. Data - data dalam penyusunan laporan PKL praktikan
Semua data dan informasi yang telah di dapat, kemudian di olah menjadi suatu
untuk kelulsan dan memenuhi mata kuliah yang ada di program studi D3
Sekretari.
BAB II
A. Sejarah Perusahaan
Yogyakarta Tahun 2012-2017 memuat visi dan misi program dan kegiatan
9
10
kondisi, potensi serta permasalahan yang ada dalam kurun waktu tersebut
dan Handal.
Bertitik tolak dari visi, misi, tujuan dan sasaran pembangunan Pemerintah
dititikberatkan dalam rangka mendukung misi kesatu, ketiga serta keempat dari
misi Pemerintah Daerah serta memperhatikan hasil analisis baik dari lingkungan
internal maupun eksternal, maka visi dan misi pembangunan untuk urusan
Untuk mewujudkan visi sebagaimana tersebut di atas, maka cara-cara yang akan
B. STRUKTUR ORGANISASI
KEPALA DINAS
Kelompok
JABATAN SEKRETARIAT
FUNGSIONAL
SUBAG
SUBAG PROGRAM
SUBAG UMUM KEUANGAN
DAN INFORMASI
Tugas Organisasi
Pemerintah.
A. Bidang kerja
tepatnya di seksi tata surat yang mengurusi surat masuk dan surat keluar sampai
dengan penyimpanannya.
sebagai berikut :
2) Mengelola Arsip
3) Menangani telepon
B. Pelaksanaan kerja
dari tanggal 9 Januari 2017 s.d 9 Februari 2017. Kegiatan ini di laksanakan
selama hari kerja Senin s.d Jumat yang setiap harinya dimulai pada pukul 07.30 –
16.00 WIB
Pada hari pertama kerja, praktikan diperkenalkan pada unit kerja lainnya
13
14
diberibeberapa pekerjaan yang akan dilakukan setiap harinya selama satu bulan
kedepan yaitu :
setiap hari berurusan dengan proses administrasi surat, surat masuk pada dinas
lainnya.
Surat memiliki fungsi penting bagi Dinas Perhubungan DIY, karena surat
merupakan alat untuk bisa melaksanakan fungsi dari dinas perhubungan melalui
jalan. Alur pengelolaan surat masuk pada Dinas Perhubungan DIY yaitu surat
masuk pertama kali di berikan oleh security/petugas pos ke ruang tata surat dan di
Setelah surat masuk sudah di terima kemudian surat masuk siap dikelola langkah-
stempel yang sudah di sediakan oleh Dinas Perhubungan DIY dengan urutan
paling atas nama Dinas perhubungan baris kedua tanggal surat dan baris ke
tiga nomor surat, lalu praktikan menstempel tanggal surat yang telah di
sediakan oleh Dinas perhubungan DIY Pada kolom ke dua stempel agenda
16
lalu terakhir praktikan menulis nomor surat sesuai kode surat garis miring
d. Setelah surat sudah tertera lembar disposisi dan stempel agendanya kemudian
surat di berikan kepada kepala dinas untuk dapat di tuliskan intruksi nya dan
diketahui kepada siapa surat di teruskan yang di tentukan oleh kepala dinas
e. Kemudian setelah surat telah di terima oleh kepala dinas dan telah di tuliskan
intruksi dan kepada bagian apa surat itu di tujukan, praktikan menyiapkan
kartu kendali yang di cari melalui SISMINKADA sesuai nomor yang tertera
pada lembar disposisi, lalu kemudian isi ringkasan surat keluar dan di print
lembar disposisi kepada sub bagian yang menangani, Setelah surat sudah
lengkap dengan lembar disposisi dan kartu kendali nya kemudian surat di
distribusikan kepada sub bagian yang telah di tujukan oleh kepala dinas yang
di tulis pada lembar disposisi untuk surat kemudian di tangani pada sub –
bagian tersebut
g. Meminta tanda terima pada kartu kendali dan lembar disposisi kepada sub
surat itu di tujukan lalu praktikan meminta tanda terima pada kartu kendali
dan lembar disposisi sebagai bukti bahwa surat telah sampai pada sub- bagian
yang menangani
h. Setelah kartu kendali dan lembar disposisi telah di beri tanda terima oleh sub –
kendali (warna ping) dan satu rangkap lembar disposisi (warna putih) untuk di
mengambil dua rangkap kartu kendali (Warna putih dan biru) dan mengambil
satu rangkap lembar disposisi (Warna kuning) untuk di arsipkan pada bagian
tata surat
cabinet dan kotak kardeks, Setelah praktikan telah selesai dalam proses
membawa dua rangkap kartu kendali dan satu rangkap lembar disposisi yang
kemudian satu rangkap kartu kendali warna putih di arsipkan di filling cabinet
sesuai sistem nomor dan rangkap kedua kartu kendali berwarna ping di
arsipkan di kotak kardex sesuai nama instansi dari mana surat di terima lalu
Istimewa Yogyakarta untuk penyimpanan arsip surat masuk dan surat keluar
Pada Dinas Perhubungan DIY surat keluar di kelola oleh sekretariat sub –
kemudian sekretaris bidang meminta nomor surat pada bagian tata surat dan
diberi dua rangkap kartu kendali. Pada lembar satu kartu kendali di bawa oleh
b. Lembar kedua di letakkan pada keranjang kartu kendali keluar pada meja tata
c. Praktikan mengambil kartu kendali yang ada di keranjang kartu kendali keluar
lalu kemudian praktikan menulis apa yang ada di isi tulisan kartu kendali pada
kartu kendali keluar pada lemari Filling Cabinet untuk kartu kendali keluar
dengan mengikuti sistem arsip yang telah di terapkan pada karyawan bidang
perhubungan DIY telepon kantor terletak di dalam ruangan tata surat selain
sebagai penerima telepon masuk. Pada telepon masuk biasanya penelefon ingin
berbicara langsung pada orang yang ingin di tuju, lalu praktikan menyambungkan
20
telepon si penefon kepada orang yang ingin di tuju ke kode telefon sub-bagian nya
1. mengangkat telepon
2. mengucapkan salam
5. menutup telepon
selalu berjalan dengan lancar karena beberapa faktor dalam pelaksanaan tugas
Perhubungan DIY
1) minim nya fasilitas yang di berikan pada Dinas Perhubungan DIY menjadi
Pada awal praktik kerja lapangan (PKL) pada Dinas Perhubungan DIY
,praktikan merasa bahwa fasilitas yang ada masih kurang. Misalnya jumlah lemari
arsip yang ada di bidang kesekretariatan tidak sesuai dengan jumlah surat yang
masuk, yang menyebakan pekerjaan terhambat. Selain itu kotak kardeks dan kartu
perlengkapan kerja dan fasilitas yang berfungsi sebagai alat utama/ pembantu
22
dalam melaksanakan pekerjaan, dan juga dalam rangka kepentingan yang sedang
untuk mencapai tujuan.Dalam suatu perusahaan pasti memiliki suatu tujuan yang
sarana yang lengkap.Dalam kendala ini, agar pekerjaan dapat terselesaikan dengan
a. Pendidikan
yaitu dengan cara mengatur jam kerja, meniadakan lembur sehingga dapat
menciptakan kegiatan kerja para karyawan. Karyawan yang sehat juga pasti akan
c. Lingkungan kerja
1
Purnama.Pengertian Saran dan Prasarana.
http://www.volimaniak.com/2015/02/pengertian-sarana-dan-prasarana.html. Diakses pada
tanggal 12 April 2017
23
d. Faktor Manajerial
bawahannya agar dapat bekerja dengan lebih semangat dan bergairah dalam
melaksanakan tugas.
e. Motivasi
yang berbeda.
guna yang tinggi, artinya hasil yang diperoleh seimbang dengan masukan yang
diolah. 2
dan peralatan yang tersedia lengkap maka produktifitas kerja praktikan akan
meningkat.
Bertitik tolak pada pendapat fllipo maka kesimpulan yang dapat kita tarik bahwa
inti dari kualitas kerja adalah suatu hasil yang dapat di ukur dengan efektifitas dan
efisiensi suatu pekerjaan yang di lakukan oleh sumber daya manusia dan sumber
daya lain dalam pencapaian tujuan dan sasaran perusaahan dengan baik dan
berdaya guna.
Jadi kesimpulanya dengan adanya fasilitas yang memadai akan menjadi salah satu
2
Ade Sanjaya. Pengertian Produktifitas Kerja dan Faktor-faktor yang mempengaruhi Produktifitas
http://www.landasanteori.com/2015/07/pengertian-produktivitas-kerja-dan.html. Diakses pada
tanggal 12 April 2017
3
Alvin S. Ritongga. Definisi Kualitas Kerja.
http://vinspirations.blogspot.co.id/2009/11/definisi-kualitas-kerja.html. Diakses pada tanggal 12
April 2017
25
Pada praktik kerja lapangan (PKL) pada dinas perhubungan DIY praktikan
merasa bahwa ruangan pada tempat praktikan bekerja tepatnya di ruangan bagian
pekerjaan menjadi terhambat, selain itu tidak adanya pendingin ruangan yang
kegiatan perkantoran, salah satu faktor yang penting yang turut menentukan
dan perabot kantor pada letak yang tepat serta pengaturan tempat kerja yang
tujuan yang ingin di capai dan untuk mencapai tujuan tersebut perusahaan harus
4
HAB. Munawardi Reksohadiprawiro, Administrasi Perkantoran (Jakarta: Lembaga Penerbit
Universitas Terbuka, 2011), p.4.10
26
Menurut Drs. Moekijat untuk menciptakan lingkungan kerja yang baik ada
a. Kebersihan
c. Suhu (Temperatur)
d. Ventilasi
e. Penerangan
f. Jaminan kesehatan
g. Bantuan pertama
h. Fasilitas-fasilitas cucian
i. Air minum
l. Fasilitas makan
a. Dekorasi
b. Suara
c. Penerangan
d. Ventilasi
e. Pemanasan
f. Kebersihan
27
produktifitas karyawan. Bila tempat bekerja karyawan nyaman dan kondusif maka
segala sesuatu yang ada di sekitar para pekerja atau karyawan yang dapat
sehingga akan di peroleh hasil kerja yang maksimal,di mana dalam ingkungan
Jadi kesimpulanya dengan adanya ruang kerja yang nyaman dan kondusif
akan menjadi salah satu faktor pendukung terjadinya efisinsi dan efektifitas suatu
membuat sendiri rasa nyaman dari diri praktikan pada ruang kerja yang ada secara
5
Drs. Moekijat, Administrasi Perkantoran (Bandung: Penerbit CV. Mandar Maju, 2008), p.17-18
28
3) Praktikan cukup kesulitan pada penyimpanan arsip yang tidak sesuai pada
Dinas Perhubungan DIY karna tidak sesuainya sistem kearsipan yang telah di
pemda DIY yang mengakibatkan kesulitan dalam mencari kembali berkas yang di
butuhkan.
b. Mengindeks, yaitu pekerjaan menentukan pada nama apa atau subjek apa, atau
c. Memberi tanda, di lakukan secara sederhana yaitu dengan memberi tanda garis
atau lingkungan dengan warna mencolok pada kata tangkap yang sudah di
sediakan khususnya untuk arsip arsip agar mudah di cari dan tidak kelihatan
6
menumpuk
6
Zulkifli Amsyah, Manajemen Sistem Informasi, Jakarta: PT Gramedia Pustaka Utama, 2000,
p.64
29
Arsip kartu kendali dan lembar disposisi surat masuk yang ada di bidang
yang benar.Berdasarkan teori di atas jelas bahwa agar berkas mudah di cari dan
agar kemudahan kerja penyimpanan dapat di ciptakan dan penemuan warkat yang
waktu di perlukan”7
dalam menemukan kembali arsip. Hal ini akan membantu pekerja dalam
menemukan arsip yang di butuhkan. Arsip yang di maksud tentu nya berkaitan
sebut pula sistem penemuan kembali arsip (retrieval system) adalah penemuan
Hal di atas menunjukan bahwa sistem bukan semata mata menemukan arsipnya
kearsipan adalah:
b. Organisasi yang tidak baik dan perumusan tanggung-jawab dan otoritas yang
tidak jelas
memusnahkan surat-surat
dikembalikan 9
faktor dari sumber daya manusia yang kurang berkompeten di bidang kearsipan
lantai
b. Hal dapat didekati, Lemari surat harus ditempatkan sedemikian rupa, sehingga
9
Drs. Moekijat, Administrasi Perkantoran (Bandung: Penerbit CV. Mandar Maju, 2008), p.126-
127
31
dan dilaksanakan
e. Kehematan, Sistem kearsipan harus hemat dalam biaya berupa uang dan
seminimum-seminimumnya
i. Surat-surat harus selalu disimpan secara up-to-date, meskipun hal ini dapat
10
Drs. Moekijat, Administrasi Perkantoran (Bandung: Penerbit CV. Mandar Maju, 2008), p.118
32
pemda DIY, Dalam kasus ini sistem penyimpanan yang seharusnya sudah di
tetapkan oleh peraturan arsip pemda DIY yaitu system nomor agar dapat
KESIMPULAN
adalah :
yang bekerja mengurus pengelolaan surat masuk dan surat keluar. Dalam
Praktik kerja Lapangan ini di butuhkan rasa tanggung jawab besar, semangat
Minim nya fasilitas yang di berikan DIY, B) Ruangan kerja yang kurang
pekerjaan, praktikan membuat sendiri rasa nyaman dari diri praktikan pada
33
34
B. Saran
1. Bagi Praktikan
Pustaka Utama
Pustaka Utama
Maju
Sumber Internet:
35
LAMPIRAN
36
37
keluar
- Menerima telepon
- memilah arsip in aktif
7 - Doa pagi Ibu Wagini dan Ibu
- Menerima surat Lanjari
- Mengelola surt masuk
Selasa, 17 januari - Menerima kartu kendali
2017 surat keluar
- Mengelola penyimpanan
kartu kendali surat
keluar
- Menerima telepon
8 Rabu, 18 januari - Doa pagi Ibu Wagini dan Ibu
2017 - Menghadiri pengajian di Lanjari
pengajian ibu dan bapak
pejabat pemerintahan
DIY di kepatihan
keraton Yogyakarta
- Menerima surat masuk
- Mengelola surat masu
- Menerima telepon
9 Kamis, 19 januari - Doa pagi Ibu Wagini dan Ibu
2017 - Menerima surat Lanjari
- Mengelola surt masuk
- Menerima kartu kendali
surat keluar
- Mengelola penyimpanan
kartu kendali surat
keluar
- Menerima telepon
39
keluar
- Menerima telepon
13 Rabu, 25 januari - Doa pagi Ibu Wagini dan Ibu
2017 - Menerima surat Lanjari
- Mengelola surt masuk
- Menerima kartu kendali
surat keluar
- Mengelola penyimpanan
kartu kendali surat
keluar
- Menerima telepon
14 Kamis, 26 Januari - Doa pagi Ibu Wagini dan Ibu
2017 - Menerima surat Lanjari
- Mengelola surt masuk
- Menerima kartu kendali
surat keluar
- Mengelola penyimpanan
kartu kendali surat
keluar
- Menerima telepon
15 Jumat, 27 Januari - Senam pagi Ibu Wagini dan Ibu
2017 - Menerima surat Lanjari
- Mengelola surt masuk
- Menerima kartu kendali
surat keluar
- Mengelola penyimpanan
kartu kendali surat
keluar
- Menerima telepon
16 Senin , 30 Januari - Upacara bendera merah Ibu Wagini dan Ibu
41
- Mengelola penyimpanan
kartu kendali surat
keluar
- Menerima telepon
23 Rabu, 8 Febuari - Doa pagi Ibu Wagini dan Ibu
2017 - Menerima surat Lanjari
- Mengelola surt masuk
- Menerima kartu kendali
surat keluar
- Mengelola penyimpanan
kartu kendali surat
keluar
- Menerima telepon
24 Kamis, 9 Febuari - Doa pagi Ibu Wagini dan Ibu
2017 - Menerima surat Lanjari
- Mengelola surt masuk
- Menerima kartu kendali
surat keluar
- Mengelola penyimpanan
kartu kendali surat
keluar
- Menerima telepon
25 Jumat, 10 Febuari - Senam pagi Ibu Wagini dan Ibu
2017 - Menerima surat Lanjari
- Mengelola surt masuk
- Menerima kartu kendali
surat keluar
- Mengelola penyimpanan
kartu kendali surat
keluar
44
- Menerima telepon
45