LAPORAN MAGANG

SUKU DINAS KEPENDUDUKAN DAN PENCATATAN SIPIL

JAKARTA UTARA

Oleh:

Nama: Eka Meisya Sugesti

Npm: 1202017073

Program Studi: S-1 Manajemen

FAKULTAS EKONOMI DAN BISNIS

UNIVERSITAS YARSI

JAKARTA UTARA

2020
LEMBAR PENGESAHAN

LAPORAN KEGIATAN MAGANG PADA

SUKU DINAS KEPENDUDUKAN DAN PENCATATAN SIPIL

ADMINISTRASI KOTA JAKARTA UTARA

Disusun Oleh:

EKA MEISYA SUGESTI

1202017073

Diajukan untuk memenuhi Persyaratan Pada

Kurikulum Pendidikan Sarjana Strata Satu (S1) Pada:

FAKULTAS EKONOMI DAN BISNIS

PROGRAM STUDI MANAJEMEN

UNIVERSITAS YARSI

Jakarta, 6 Maret 2021

Mengetahui

Mengetahui, Disetujui,

(Deny Yanuar) (Penny Rahmah SE, M.Si)

Instruktur Magang Dosen Pembimbing Magang

II
KATA PENGANTAR

Puji dan syukur penulis sampaikan kepada Tuhan yang maha Esa yang telah
memberikan dan karuniaNya, sehingga penulis dapat menyelesaikan “Laporan Kegiatan Magang”
pada Kantor Suku Dinas Kependudukan Dan Pencatatan Sipil Kota Administrasi Jakarta Utara.
Tak lupa penulis sanjungkan shalawat serta salam kepada junjungan Nabi Agung, Nabi
Muhammad SAW yang dinanti syafa’at oleh penulis dan seluruh umatnya di yaumul akhir kelak.

Setelah melakukan kegiatan magang yang dimulai pada tanggal 3 Agustus 2020 – 31
Agustus 2020. Dalam pelaksanaan kegiatan magang kurang lebih 1 bulan ini penulis
menyampaikan terima kasih yang sebesar-besarnya atas bantuan bimbingan dan kerjasama dari
berbagai pihak, kepada:

1. Kedua orang tua yang saya sangat cintai selalu memberikan dukungan, do’a serta semangat
kepada penulis.
2. Ibu Dr. Ir. Verni Yulianty Ismail, MM, Msi selaku Dekan Fakultas Ekonomi dan Bisnis
Universitas Yarsi.
3. Ibu Rini Hidayati, SE, MM selaku Kepala Program Studi Manajemen.
4. Ibu Penny Rahmah SE, Msi selaku Pembimbing Magang Fakultas Ekonomi Universitas dan
Yarsi.
5. Bapak Edward selaku Kepala Suku Dinas Kependudukan Dan Pencatatan Sipil yang Telah
Memberikan Izin Untuk Penulis Melaksanakan Magang Di Suku Dinas Kependudukan Dan
Pencatatan Sipil Kota Administrasi Jakarta Utara.
6. Bapak Yudi Hermawan selaku Koordinator dan Intruktur Magang di Suku Dinas
Kependudukan Dan Pencatatan Sipil Kota Administrasi Jakarta Utara.
7. Teman-teman yang selalu memberikan dorongan dan semanagat kepada penulis untuk
menyelesaikan laporan magang ini.
8. Dan boyband korea BTS, berkat lagu-lagunya membuat penulis lebih semangat dalam
menyelesaikan laporan magang ini.

III
 Semoga segala bantuan yang tidak ternilai harganya ini memdapatkan imbalan yang
sesuai dari Tuhan yang maha Esa, dan laporan kegiatan magang ini dapat memberikan wawasan
dan informasi, serta menambah manfaat dan semangat bagi para yang pembaca.

Penulis menyadari bahwa sepenuhnya laporan kegiatan magang ini masih jauh dari kata
kesempurnaan, karena keterbatasan kemampuan yang dimiliki. Oleh karena itu penulis memohon
maaf atas segala kekurangan yang ada. Kritik dan saran yang bersifat membangun, sangat
diharapkan dalam memproses penyempurnaan. Penulis berharap laporan kegiatan magang ini
dapat bermanfaat bagi para pembaca maupun penulis.

Jakarta, 6 Maret 2021

Eka Meisya Sugesti

IV
 DAFTAR ISI

LEMBAR PENGESAHAN ............................................................................................................II

KATA PENGANTAR................................................................................................................... III
DAFTAR ISI.................................................................................................................................... V
BAB I PENDAHULUAN.................................................................................................................1
1.1 Latar Belakang ....................................................................................................................1
1.2 Tujuan Magang ...................................................................................................................2
1.3 Manfaat Magang .................................................................................................................2
1.3.1 Bagi Perusahaan........................................................................................................3
1.3.2 Bagi Mahasiswa .........................................................................................................3
1.3.3 Bagi Perguruan Tinggi .............................................................................................3
1.4 Lokasi dan Waktu Pelaksanaan Magang..........................................................................4
BAB II GAMBARAN UMUM PERUSAHAAN ...........................................................................5
2.1 Sejarah Singkat ...................................................................................................................5
2.2 Visi dan Misi Peusahaan .....................................................................................................6
2.3 Struktur Organisasi Perusahaan .......................................................................................6
2.4 Fungsi Struktur Organisasi ................................................................................................7
BAB III PELAKSANAAN KEGIATAN MAGANG ..................................................................17
3.1 Lokasi dan Waktu Pelaksanaan Magang........................................................................17
3.2 Pelaksanaan Magang ........................................................................................................18
3.3 Kegiatan Magang Lainnya ...............................................................................................19
BAB IV ANALISIS DAN PEMBAHASAN .................................................................................20
4.1 Analisis SWOT ..................................................................................................................20
4.1.1 Analisis Kekuatan (Strength).................................................................................20
4.1.2 Analisis Kelemahan (Weakness)............................................................................21
4.1.3 Analisis Peluang (Opportunitiy) .............................................................................21
4.1.4 Analisis Ancaman (Threats)...................................................................................22
BAB V KESIMPULAN DAN SARAN .........................................................................................23
5.1 Kesimpulan ........................................................................................................................23
5.2 Saran...................................................................................................................................23

V
 5.2.1 Saran Untuk Instansi ..............................................................................................23
5.2.2 Saran Untuk Calon Mahasiswa Yang Magang ....................................................24
DAFTAR PUSTAKA .....................................................................................................................25
Lampiran
Lampiran 1: Surat Permohonan Magang ...................................................................................26
Lampiran 2: Surat Balasan Permohonan ....................................................................................27
Lampiran 3: Berita Acara Serah Terima Dari Fakultas ...........................................................28
Lampiran 4: Berita Acara Serah Terima Perusahaan ...............................................................29
Lampiran 5: Daftar Hadir Magang .............................................................................................30
Lampiran 6: Penilaian Magang Mahasiswa ................................................................................31
Daftar Gambar
Gambar 2.3 .......................................................................................................................................6

VI
 BAB I

PENDAHULUAN

1.1 Latar Belakang

Menurut UU No 13 tahun 2003 tentang Ketenagakerjaan, mendefinisikan magang sebagai

bagian sistem pelatihan kerja yang diselenggarakan secara terpadu antara pelatihan di lembaga
pelatihan dengan bekerja secara langsung dibawah bimbingan dan pengawasan instruktur atau
karyawan yang lebih berpengalaman pada bidang yang dipegang.

Menurut Sudjana, (dalam Tocharman) magang adalah cara penyebaran informasi yang
dilakukan secara terorganisasi. Menurut Rosidi (2006:3) magang merupakan salah satu mata
kuliah yang harus diselesaikan setiap mahasiswa sebagai cara mempersiapkan diri untuk menjadi
SDM yang profesional dan siap kerja.

Dalam peraturan Menteri, magang diartikan sebagai bagian dari sistem pelatihan kerja
yang diselenggarakan secara terpadu antara pelatihan di lembaga pelatihan dengan bekerja secara
langsung di bawah bimbingan dan pengawasan instruktur atau pekerja yang lebih berpengalaman
dalam proses produksi barang dan/jasa di perusahaan, dalam rangka menguasai keterampilan atau
keahlian tertentu.

Program magang ini dilakukan untuk melaksanakan program studi yang ada di semester 7.
Dan mahasiswa nantinya diharapkan bisa menambah wawasan, pengetahuan, keterampilan, dan
etika bekerja setelah mahasiswa melakukan magang tersebut. Magang tersebut diharapkan dapat
bermanfaat bagi mahasiswa ke depannya dalam dunia bisnis, dan dapat membuat mahasiswa tidak
hanya baik di bidang akademis, tetapi juga non-akademis.

1
 Jadi, dapat disimpulkan bahwa magang adalah pelatihan atau praktek untuk menguasai
keahlian tertentu di bawah bimbingan dan pengawasan instruktur yang berpengalaman.
Berdasarkan uraian diatas maka, penulis memilih untuk melaksanakan program magang di
lembaga pemerintahan yaitu kantor Suku Dinas Kependudukan Dan Pencatatan Kota Administrasi
Jakarta Utara yang beralamat di Jl.Berdikari No. 2 Rt.06 Rw.13 Rawa Badak Utara Kec. Koja,
Jakarta Utara. Penulis ingin mengetahui langsung bagaimana kantor pemerintahan melakukan
pelayanan publik yang diberikan oleh instansi tersebut.

1.2 Tujuan Magang

Adapun tujuan dari kegiatan magang ini adalah :

1. Menjalin hubungan kerja sama yang baik antara kampus dengan perusahaan.

2. Memberikan gambaran nyata mengenai dunia kerja serta menambah pengalaman di dunia
kerja.

3. Meningkatkan kemampuan berkomunikasi dan bersosialisasi dengan kalangan

masyarakat di sebuah perusahaan.

4. Sebagai syarat untuk penilaian pada mata kuliah magang di Fakultas Ekonomi dan Bisnis
Universitas Yarsi.

5. Setelah lulus kuliah, diharapkan agar dapat bersaing di lingkungan kerja.

1.3 Manfaat Magang

Dari pelaksanaan magang, diharapkan dapat memberikan manfaat bagi pihak yang terkait
yaitu bagi perusahaan dan mahasiswa tempat pelaksanakan praktik lapangan. Adapun manfaat
tersebut yaitu:

2
1.3.1Bagi Perusahaan

a. Adanya kerjasama atau hubungan baik antara Universitas dengan perusahaan

sehingga perusahaan tersebut dikenal di kalangan akademis dan dunia pendidikan.

b. Perusahaan akan mendapatkan bantuan tenaga dari mahasiswa yang melakukan

kegiatan magang.

c. Adanya kritikan yang membangun dari mahasiswa yang melakukan kegiatan magang
terhadap perusahaan.

1.3.2Bagi Mahasiswa

a. Mahasiswa dapat mengetahui sistem kerja yang ada dengan cara terjun langsung di
dunia kerja.

b. Mahasiswa dapat menambah pengalaman kerja, dimana mahasiswa tidak

mendapatkannya selama kuliah berlangsung.

c. Menambah wawasan dan skill bagi mahsiswa yang melaksanakan kegiatan magang.

d. Melatih mahasiswa agar tidak kaku, diharapkan mahasiswa dapat memperbaiki sikap
terutama dalam cara berkomunikasi, penampilan, etika maupun sopan santun
sebagaimana terdapat dalam suasana kerja yang sebenarnya.

1.3.3Bagi Perguruan Tinggi

a. Universitas Yarsi dapat meningkatkan kualitas lulusannya melalui pengalaman di

dunia kerja lewat program magang ini.

b. Terciptanya hubungan kerja sama yang saling menguntungkan antara kedua belah
pihak.

3
1.4 Lokasi dan Waktu Pelaksanaan Magang

Penulis melaksanakan kegiatan magang pada bagian Pencatatan Sipil yang berada di Suku
Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kota Administrasi Jakarta Utara, Jl. Berdikari No.2,
RT.6/RW.13, Rawabadak, Utara, Kec. Koja, Kota Jakarta Utara. Waktu pelaksanaan magang
yakni selama 1 (satu) bulan, terhitung mulai tanggal 3 Agustus 2020 - 31 Agustus 2020.

4
 BAB II

GAMBARAN UMUM PERUSAHAAN

2.1 Sejarah Singkat

Direktorat Jenderal Kependudukan dan Pencatatan Sipil atau disingkat dengan Ditjen
Dukcapil merupakan unsur pelaksana Kementrian Dalam Negeri di bidang kependudukan dan
pencatatan sipil. Ditjen Dukcapil berada di bawah dan bertanggung jawa kepada Menteri. Ditjen
Dukcapil berada di pimpin oleh Direktur Jenderal Dinas Kependudukan dan Pencatatan sipil
(Disdukcapil) kabupaten/kota adalah perangkat pemerintah kabupaten/kota yang bertanggung
jawab dan berwenang melaksanakan pelayanan dalam urusan Administrasi Kependudukan.

Sesuai keputusan Mendagri No. 54 Tahun 1983 tanggal 27 Oktober 1983 tentang
Organisasi dan tata kerja Kantor Catatan Sipil kabupaten/kota di tindaklanjuti tentang
pembentukan Organisasi dan Tata Kerja Kantor Catatan Sipil. Awal nomenklatur Disdukcapil
adalah “KANTOR CATATAN SIPIL” menjadi “DINAS PENDAFTARAN PENDUDUK”
kemudian menjadi “DINAS KEPENDUDUKAN DAN PENCATATAN SIPIL” berdasarkan
peraturan daerah No.16 Tahun 2007 tentang pembentukan Organisasi Dinas Daerah di
Lingkungan dan telah diubah dengan perda No.12 Tahun 2016 tentang pembentukan dan susunan
perangkat Daerah Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil mempunyai tugas membantu Bupati
menyelenggarakan urusan bidang Administrasi Kependudukan dan Pencatatan Sipil hanya
mengatur urusan Catatan Sipil.

Dengan diberlakukannya peraturan daerah N0. 4 Tahun 2001 tentang Pembentukan Dinas-
Dinas Daerah, Satuan Kerja Perangkat Daerah (SKPD) ini diberi tmbahan tanggung jawab untuk
mengatur urusan kependudukan sehingga nomenklatur SKPD menajadi Kependudukan dan
Pencatatan Sipil.

5
2.2 Visi dan Misi Peusahaan

➢ Bagi Perguruan Tinggi

Menjadi sumber/pusat data dan informasi kependudukan dan pencatatan sipil yang akurat
dan terpercaya.

➢ Misi

1. Meningkatkan pelayanan jasa kependudukan dan catatan sipil.

2. Meningkatkan kesadaran hukum masyarakat dalam bidang kependudukan dan

catatan sipil.

3. Mendorong terwujudnya e government di bidang kependudukan dan pencatatan sipil.

2.3 Struktur Organisasi Perusahaan

Gambar 2.3

Struktur Organisasi Suku Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil

6
2.4 Fungsi Struktur Organisasi

a. KEPALA DINAS

Mempunyai tugas memimpin, mengendalikan, dan mengkoordinasi pelaksanaan tugas Dinas

Kependudukan dan Pencatatan Sipil dalam menyelenggarakan kewenangan rumah tangga
Kabupaten dalam bidang Kependudukan dan Catatan Sipil yang menjadi kewenangan tugas-
tugas lain sesuai dengan kebijaksanaan yang ditetapkan oleh Bupati berdasarkan Peraturan
Perundang-undangan yang berlaku.

Fungsi:

➢ Perumusan Kebijakan Teknis di bidang Kependudukan dan Catatan Sipil.

➢ Penyusunan dan Penetapan program kerja dalam rangka pelaksanaan tugas.

➢ Penyelenggaraan urusan pemerintah dan pelayanan umum Bidang Kependudukan

dan Catatan Sipil.

➢ Penyelenggaraan kebijakan di bidang Kependudukan dan Catatan Sipil yang

ditetapkan oleh Bupati.

➢ Pemberian Informasi saran dan pertimbangan di bidang Kependudukan dan Catatan

Sipil kepala Bupati sebagai bahan untuk menetapkan kebijaksanaan atau membuat
keputusan.

➢ Penyelenggaraan koordinasi dan mengadakan hubungan kerjasama dengan semua

instansi, untuk kepentingan Pelaksanaan Tugas.

➢ Pembinaan terhadap personel Dinas, UPTD dan Jabatan Fungsional dalam rangka
pelaksanaan tugas di bidang Kependudukan dan Catatan Sipil.

➢ Pelayanan Administrasi.

➢ Pelaksaan tugas lain yang diberikan oleh Bupati sesuai dengan bidang tugasnya,

7
b. SEKRETARIAT

Sekretariat adalah unsur pembantu Kepala Dinas yang dipimpin oleh seorang Skretaris yang
berada dibawah dan bertanggung jawab langsung kepada Kepala Dinas. Mempunyai tugas
mengkoordinasikan, mengatur tertib penyelenggaraan Administrasi umum, kepegawaian,
rumah tangga, perlengkapan, keuangan, tata laksana, kehumasan, perencanaan, monitoring,
dan evaluasi dan pelaporan di lingkup Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil.

Fungsi:

➢ Pelaksanaan Koordinasi penyusunan rencana strategis Bidang Kependudukan dan

Pencatatan Sipil.

➢ Pelaksanaan Koordinasi Penyusun rencana Program, Anggaran, Pelaporan,

pembinaan organisasi, dan tata laksana serta melakukan monitoring dan evaluasi
pelaksanaannya di lingkup Dinas.

➢ Pengelolaan Administrasi surat menyurat, pengurusan rumah tangga, perlengkapan

serta pembinaan personel.

➢ Pengelolaan Administrasi Keuangan.

➢ Pelaksaan Pengelolaan Administrasi Kepegawaian.

➢ Pelaksanaan pembinaan organisasi dan tatalaksana serta Informasi mengenai

Kependudukan dan Pencatatan Sipil.

➢ Pelaksanaan tugas-tugas lain yang diberikan oleh Kepala Dinas sesuai dengan bidang
tugasnya.

8
➢ Sub Bagian Umum dan Kepegawaian

Bagian Umum dan Kepegawaian mempunyai tugas:

1. Menyiapkan bahan-bahan untuk menyusun rencana program dan kegiatan anggaran

Sub Bagian Umum dan Kepegawaian.

2. Memotivasi dan melakukan penilaian prestasi kerja para staf dibawahnya.

3. Menyelenggarakan tata usaha kepegawaian, meliputi absen, pelaksanaan apel,

pembinaan mental, tindakan administratif, promosi, pendidikan dan pelatihan dan
tugas/Izin Belajar.

4. Mengatur, menyediakan alat tulis kantor, penggunaan stempel, operator telepon,

pramutamu, pengemudi kendaraan dinas operasional.

5. Menyiapkan bahan pelaksanaan mutasi, meliputi peningkatan status, pengangkatan

dalam jabatan, penyesuaian ijazah, peninjauan masa kerja, pemberhentian sementara,
pemberhentian dana pensiun.

6. Menyiapkan bahan pelaksanaan kegiatan kehumasan, dokumentasi, informasi dan

koordinasi pelaksanaan pameran.

7. Menyiapkan laporan pelaksanaan kegiatan Sub Bagian Umum dan Kepegawaian.

8. Menyiapkan pelayanan administrasi surat menyurat serta penataan dan pengarsipan.

9
➢ Sub Bagian Keuangan

Sub Bagian Keuangan mempunyai tugas:

1. Menyiapkan bahan-bahan untuk menyusun rencana program dan kegiatan anggaran

Sub Bagian Keuangan.

2. Menyusun perencanaan kebutuhan barang dan mendistribusikan barang

perlengkapan.

3. Mengumpulkan/mengolah data keuangan untuk bahan penyusunan laporan keuangan.

4. Memotivasi dan melakukan penilaian prestasi kerja para staf dibawahnya.

5. Menghimpun, mengklasifikasi dan melakukan telaahan database perencanaan dan

anggaran.

6. Melaksanakan pengelolaan pelaksaan anggaran secara berkala.

7. Menyiapkan laporan pelaksanaan kegiatan Sub Bagian Keuangan.

8. Melakukan pengelolaan penggunaan barang perlengkapan dinas.

10
➢ Sub Bagian Perencanaan

Sub Bagian Perencanaan mempunyai tugas:

1. Menyiapkan usulan, perubahan dan pembahasan rencana kerja dan anggaran dinas.

2. Mengumpulkan, menganalisis, dan menyajikan data informasi kependudukan dan

pencatatan sipil.

3. Menyiapkan bahan perumusan rencana dan penyusunan program serta memfasilitasi

dan melaksanakan kerjasama dibidang Kependudukan dan Pencatatan Sipil.

4. Menyiapkan bahan koordinasi perencanaan program Kependudukan dan Pencatatan

Sipil.

5. Menyiapkan bahan penyusunan Laporan Akuntabilitas Kinerja (LAKIP).

6. Menyiapkan bahan dan melaksanakan monitoring dan evaluasi program serta

menyiapkan bahan laporan kegiatan.

7. Menyiapkan bahan laporan pelaksanaan kegiatan Sub Bagian Bina Program.

8. Melaksanakan tugas lain yang diberikan oleh Sekretaris sesuai dengan bidang
tugasnya.

c. BIDANG PELAYANAN PENDAFTARAN KEPENDUDUKAN

Bidang Pelayanan Kependudukan adalah unsur pembantu Kepala Dinas yang dipimpin oleh
seorang Kepala Bidang yang berada dibawah dan bertangguang jawab kepada Kepala Dinas.

11
Fungsi:

➢ Penyiapan perumusan kebijakan teknis di bidang pelayanan kependudukan.

➢ Penyelenggaraan urusan pemerintahan umum dan pelayanan umum di bidang pelayanan

kependudukan sesuai dengan ketentuan perundang-undangan.

➢ Pencatatan dan Pemutahiran biodata penduduk serta penerbitan Nomor Induk

Kependudukan (NIK). Pendaftaran perubahan alamat.

➢ Pendaftaran pindah datang penduduk dalam wilayah Republik Indonesia.

➢ Pendaftaran Warga Negara Indonesia tinggal sementara.

➢ Pendaftaran penduduk rentan Administrasi Kependudukan.

➢ Penerbitan dokumen Kependudukan.

➢ Pemantauan, evaluasi dan pelaporan penyelenggaraan urusan di bidang pelayanan

kependudukan.

➢ Pelaksanaan tugas yang yang diberikan oleh Kepala Dinas sesuai dengan bidang tugasnya.


 Seksi Pelayanan dan Penerbitan KTP dan KK mempunyai tugas :
1. Merencanakan, mempersiapkan bahan pendaftaran dan pencatatan, memeriksa dan meneliti
berkas pendaftaran serta mengolah data untuk pemberian Nomor Induk Kependudukan (NIK).
2. Mempersiapkan bahan pendaftaran dan pencatatan, memeriksa dan meneliti berkas
pendaftaran serta mengolah data untuk penerbitan Kartu Keluarga.
3. Mempersiapkan bahan pendaftaran dan pencatatan, memeriksa dan meneliti berkas serta
mengolah data untuk Penerbitan Kartu Tanda Penduduk, Sementara dan Kartu Tanda
Penduduk (KTP).
4. Melaksanakan tugas lain yang diberikan oleh Kepala bidang sesuai dengan bidang tugasnya.

12


 Seksi Pelayanan Dokumen Mobilitas Kependudukan mempunyai tugas :

1. Melakukan penyiapan bahan, pengumpulan data, pemeriksaan dan penelitian berkas mutasi
data penduduk.

2. Pengelolaan pendaftaran dan pencatatan administrasi mutasi data perpindahan dan

kedatangan penduduk WNI dan WNA.

3. Pengelolaan pendaftaran dan pencatatan perubahan data mutasi penduduk WNI dan WNA.

4. Melakukan evaluasi dan penyususnan pelaporan pelayanan kependudukan.

5. Melaksanakan tugas lain yang diberikan oleh Kepala Bidang sesuai dengan bidang tugasnya.

d. BIDANG PELAYANAN PENCATATAN SIPIL

Bidang catatan sipil adalah Unsur pembantu Kepala Dinas yang dipimpin oleh seorang
kepala bidang yang berada dibawah dan bertangguang jawab langsung kepada Kepala Dinas.

Fungsi:

1. Penyiapan perumusan kebijakan teknis di bidang pencatatan sipil.

2. Penyelenggaraan urusan pemerintahan umum dan pelayanan umum di bidang

pencatatan sispil sesuai dengan ketentuan perundang-undangan.

3. Pencatatan Kelahiran.

4. Pencatatan Lahir Mati.

5. Pencatatan Perkawinan.

6. Pencatatan Perceraian.

7. Pencatatan Kematian.

8. Pencatatan Pengangkatan Anak, Pengakuan Anak dan Pengesahan Anak.

9. Pencatatan Perubahan Nama.

10. Pencatatan Perubahan dan Pembatalan Akte.

13
 11. Pencatatan Peristiwa penting lainnya.

12. Menertibkan Dokumen Kependudukan hasil Pencatatan Sipil.

13. Penatausahaan Dokumen Pencatatan Sipil.

 Seksi Informasi dan Penyuluhan Catatan Sipil mempunyai tugas

Menyelenggarakan,perencanaan,pelaksanaan evaluasi,koordinasi dan penyuluhan laporan Seksi
Informasi dan Penyuluhan Catatan Sipil.

 Rincian tugas Seksi Informasi Penyuluhan Catatan Sipil adalah sebagai berikut :

1. Memberikan layanan informasi catatan sipil.

2. Menyusun materi sosialisasi catatan sipil.

3. Menyusun materi penyuluhan catatan sipil.

4. Melaksanakan sosialisasi catatan sipil.

5. Melaksanakan penyuluhan catatan sipil.

6. Melaksanakan tugas lain yang diberikan oleh Kepala Bidang dengan bidang lainnya.

e. BIDANG INFORMASI ADMINISTRASI KEPENDUDUKAN

Bidang Informasi Administrasi Kependudukan adalah pembantu Kepala Dinas yang

dipimpin oleh seorang Kepala Bidang yang berada di bawah dan bertanggung jawab kepada
Kepala Dinas.

Tugas: Melaksanakan sebagian tugas Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil di bidang
Informasi Administrasi Kependudukan dalam rangka pelaksanaan tugas dan desentralisasi.

14
 Fungsi:

1. Penyiapan perumusan kebijakan teknis di bidang pengelolaan informasi administrasi.

2. Penyelenggaraan urusan pemerintah umum dan pelayanan umum di bidang

pengelolaan informasi administrasi seuai dengan perundang-undangan.

3. Pelaksanaan pengolahan data pengelolaan teknologi di bidang Kependudukan dan

Pencatatan Sipil.

4. Menyusun grafik dan statistik Kependudukan.

5. Memberikan layanan Informasi administrasi dan Dokumentasi Kependudukan dan

Pencatatan Sipil.

6. Pendataan perkembangan penduduk secara rutin.

7. Pelaksanaan Validasi data penduduk berkelanjutan.

8. Pemantauan Evaluasi penyusunan laporan data pelaporan data penduduk.

9. Pelaksanaan tugas lain yang diberika oleh Kepala Dinas sesuai dengan bidang
tugasnya.

 Seksi Data Perkembangan Kependudukan mempunyai Tugas :

1. Melaksanakan pengolahan data Pengelolaan Teknologi.
2. Memberikan layanan Informasi dan Dokumentasi Kependudukan.
3. Melaksanakan pengelolaan informasi administrasi dan dokumentasi kependudukan.
4. Melaksanakan Validasi dan penduduk berkelanjutan.
5. Melakukan Pendataan perkembangan penduduk secara rutin.
6. Melaksanakan tugas lain yang diberikan oleh Kepala Bidang sesuai dengan bidang tugasnya.







15

 Seksi Evaluasi dan Pelaporan Data Kependudukan mempunyai tugas menyelenggarakan,
perencanaan, pelaksanaan evaluasi, koordinasi dan penyusunan laporan Seksi dan Pelaporan Data
Kependudukan.
1. Melaksanakan Penyusunan Statistik Kependudukan.
2. Melaksanakan Penyusunan grafik Kependudukan.
3. Melaksanakan validasi data kependudukan berkelanjutan.
4. Melaksanakan evaluasi dan Penyusunan data penduduk.

16
 BAB III

PELAKSANAAN KEGIATAN MAGANG

3.1 Lokasi dan Waktu Pelaksanaan Magang

Penulis melaksanakan praktek magang di bagian Pendaftaran Penduduk pada Suku Dinas
Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kota Administrasi Jakarta Utara yang beralamat Jl. Berdikari
No 2 Jakarta Utara. Pelaksanaan jangka waktu praktek kerja lapangan/magang yaitu selama 1
bulan terhitung pada tanggal 3 s/d 31 Agustus 2020. Selama periode melaksanakan magang
penulis diharuskan menaati peraturan serta tata tertib yang telah ditetapkan perusahaan untuk
Mahasiswa magang seperti:

1. Berpakaian bebas, sopan, dan rapih selama berada di dalam lingkungan Suku Dinas
Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kota Administrasi Jakarta Utara. Memakai baju bebas
setiap hari senin dan baju batik untuk setiap hari jum’at.

2. Mengikuti jam kerja sebagai berikut:

1) Senin-Jum’at: 07.30 - 16.00

2) Istirahat: 12.00 - 13.00

3. Mematuhi segala peraturan dan arahan dari pembimbing.

4. Menjaga nama baik Universitas serta berperilaku sopan dan santun kepada seluruh civitas
perusahaan.

Pelaksanaan magang yang dilakukan oleh penulis selama 3 s/d 31 Agustus 2020, terhitung
sebanyak 30 hari efektif kerja. Hari efektif kerja yaitu 5 (lima) hari kerja dalam seminggu di mulai
dari Senin-Jum’at, dari pukul 07.30 - 16.00 WIB.

17
3.2 Pelaksanaan Magang

Selama melaksanakan kegiatan magang pada Suku Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil
Kota Administrasi Jakarta Utara. “penulis diberi kepercayaan untuk melaksanakan beberapa
pekerjaan yang diharapka dapat membantu bagian terkait dimana penulis ditempatkan. Beberapa
kegiatan yang telah dilaksanakan oleh penulis, yaitu:

No Pelaksanaan Kegiatan

1 Minggu Ke 1 - Legalisir KK dan KTP warga.

(3 Agustus - 7 Agustus 2020) - Perekaman Data Chip dan Personalisasi.

- Menggantikan foto warga di KTP-EL.

- Mencari NIK Warga apakah masih aktif atau

tidak.

2 Minggu Ke 2 - Legalisir KK dan KTP warga.

(10 Agustus - 14 Agustus 2020) - Menggantikan foto warga di KTP-EL.

- Mengubah tanda tangan warga di KTP-EL.

- Menyusun KTP-EL yang sudah rusak untuk

dimusnahkan.

3 Minggu ke 3 - Mengubah tanda tangan warga di KTP-EL.

(17 Agustus - 21 Agustus 2020) - Mengubah foto warga di KTP-EL.

- Membantu melayani keluhan warga.

- Menyusun KTP-EL sesuai dengan Daerah.

4 Minggu Ke 4 - Mengubah foto warga di KTP-EL.

(21 Agustus - 31 Agustus 2020) - Legalisir KKdan KTP warga.

18
3.3 Kegiatan Magang Lainnya

Adapun kegiatan lainnya yang dilakukan selama kegiatan Magang antara lain:

1. Beradaptasi dan Bersosialisasi dengan lingkungan kerja dan juga dengan karyawan
semua divisi.

2. Mengantar Surat ke berbagai divisi.

3. Fotocopy Dokumen.

19
 BAB IV

ANALISIS DAN PEMBAHASAN

4.1 Analisis SWOT

Analisis SWOT merupakan suatu instrumen pengidentifikasian berbagai faktor yang terbentuk
secara sistematis yang digunakan untuk merumuskan strategi di Kantor Suku Dinas Kependuduka
dan Pencatatan sipil Kota Administrasi Jakarta Utara. Pendekatan analisis ini didasarkan pada
logika yang dapat memaksimalkan kekuatan (strengths) dan peluang (opportunity) sekaligus dapat
meminimalkan kelemahan (weaknesses) dan ancaman (threats). secara singkat analisis SWOT
dapat diterapkan dengan cara menganalisis dan memilah hal-hal yang memengaruhi keempat
faktornya. Dengan demikian, hasil dari analisis dapat membentuk perencanaan strategi
berdasarkan hasil analisis terhadap faktor-faktor strategis di Kantor Suku Dinas Kependudukan
dan Pencatatan Sipil Kota Administrasi Jakarta Utara (kekuatan, kelemahan, peluang, dan
ancaman).

4.1.1Analisis Kekuatan (Strength)

Kekuatan (Strength) adalah situasi ataupun kondisi yang merupakan kekuatan dari suatu
organisasi atau perusahaan pada saat ini. Yang perlu dilakukan di dalam analisis ini yaitu setiap
perusahaan atau organisasi perlu menilai kekuatan-kekuatan dan kelemahan dibandingkan dengan
para pesaingnya. Misal: apabila kekuatan unggul di dalam teknologi, maka keunggulan itu dapat
di gunakan untuk segmen pasar yang memerlukan tingkat teknologinya dan kualitas yang lebih
maju. Kekuatan tersebut dapat berupa:

1. Dukcapil telah memberikan Sarana dan Prasarana pendukung SIAK.

2. Sumber daya manusia pada bagian pencatatan sipil sangat berkompeten dalam menjalankan
tugasnya.

3. Sistem teknologi yang digunakan telah menggunakan Teknologi modern sehingga

memudahkan warga mengakses Data Kependudukan seperti Alpukat Betawi.

20
4.1.2Analisis Kelemahan (Weakness)

Kelemahan (Weakness) adalah suatu keterbatasan serta kekurangan dalam perusahaan (seperti
halnya: sumber daya, kapabilitas karyawan, serta penguasaan keterampilan yang dimana nantinya
akan menghambat kinerja perusahaan ke depannya). Keterbatasan lain yang dapat menghambat
jalannya perusahaan diantaranya: fasilitas, tunjangan, sumber daya keuangan perusahaan,
kapabilitas manajemen, serta kelihaian bagian pemasaran. Kelemahan tersebut dapat berupa:

1. Masih kurangnya Sarana dan Prasarana, seperti masih kurang luasnya halaman parkir untuk
kendaraan roda 4 (empat) dan gudang untuk menyimpan arsip-arsip.

2. Desain ruangan kerja yang monoton.

3. Penyimpanan dokumen kurang rapih, sehingga sulit di cari pada saat dibutuhkan.

4.1.3Analisis Peluang (Opportunitiy)

Peluang (Opportunity) adalah suatu kesempatan yang sangat penting dan sangat ditunggu oleh
masing-masing perusahaan. Peluang-peluang yang datang ini pada umumnya bersifat akan
menguntungkan perusahaan. Namun terkadang peluang yang datang ini belum tentu langsung bisa
disambut oleh perusahaan tersebut dikarenakan kendala-kendala tertentu. Peluang tersebut dapat
berupa:

1. Globalisasi Teknologi Informasi lewat media internet, sehingga Informasi terkini dapat
dengan mudah diakses.

2. Diadakannya Mobile Service untuk memudahkan Warga mengurus Data Kependudukan

dengan mendatangi langsung warga.

21
4.1.4Analisis Ancaman (Threats)

Ancaman (Threats) adalah situsi penting yang tidak menguntungkan perusahaan. Hal ini menjadi
pengganggu jalannya roda bisnis perusahaan dan mengancam posisi perusahaan di dalam pasar,
maupun mengganggu tujuan perusahaan. Contoh ancaman yang sering dihadapi perusahaan yaitu
aturan-aturan baru dari pemerintah yang sangat merugikan pengusaha. Analisis Ancaman tersebut
dapat berupa:

1. Kurangnya kesadaran Masyarakat tentang KTP, KK, dan Akte karena masyarakat belum
mengetahui tentang pentingnya identitas diri.

2. Kurangnya Kesadaran dan Kejujuran Masyarakat untuk memberikan Biodata yang benar dan
lengkap, sehingga mengancam ketidakvalidan database kependudukan.

22
 BAB V

KESIMPULAN DAN SARAN

5.1 Kesimpulan

Selama melaksanakan kegiatan magang di Suku Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil
penulis dapat mengetahui secara langsung bagaimana kegiatan yang dilakukan oleh bagian
Pendaftaran Penduduk dan Bagian lainnya:

1. Mengetahui bagaimana merubah foto KTP warga.

2. Mengetahui bagaimana merubah tanda tangan di KTP warga.

3. Mengetahui bagaimana prosedur pembuatan Legalisir KK dan KTP.

4. Mengetahui permohonan masyarakat yang ingin merubah foto KTP dan Tanda Tangan.

5. Mengetahui permohonan masyarakat untuk penglegalisiran KK dan KTP.

5.2 Saran

Setelah melaksanakan kegiatan magang, banyak pengalaman dan pengetahuan yang di peroleh
pada kesempatan ini. Penulis akan menyampaikan sedikit saran, diharapkan agar menjadi lebih
baik lagi di masa yang akan datang.

5.2.1Saran Untuk Instansi

1. Membuat penyimpanan khusus untuk berkas/arsip.

2. Perlu penambahan lahan untuk area parkir yang lebih luas.

3. Perlunya kedisiplinan bekerja untuk para karyawan

4. Jaringan internet/wifi yang stabil agar seluruh karyawan dikantor dapat lebih mudah
melakukan pekerjaan yang menggunakan akses internet.

23
5.2.2Saran Untuk Calon Mahasiswa Yang Magang

➢ Mahasiswa diharapkan selalu sopan selama magang, aktif bertanya, dan

bersosialisasi agar mendapatkan banyak pengetahuan yang lebih luas lagi tentang
dunia pekerjaan.

24
 DAFTAR PUSTAKA

Buku Informasi Suku Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kota Administrasi Jakarta Utara.

https://gajimu.com/tips-karis/sistem-magang-di-indonesia.

https://books.google.co.id/boks?hl=en&lr=&id=CRL2DwAAQBAJ&oi=fnd&pg=PR2&dq=info:Z
GE_RKXJiqgJ:scholar.google.com/&ots=NVJJGgvhAg&sig=DH76xjmmQpBYv2wggNPQp-
yXGo&redir_esc=y#v=onepage&q&f=false.

Indonesia. Peraturan Menteri Tenaga Kerja dan Transmigrasi Nomor Per.22/Men/IX/2009 tentang
Penyelenggaraan Permagangan di Dalam Negeri.

pemerintah Indonesia. 1986. Undang-Undang No. 5 Tahun 1986 tentang Peradilan Tata Usaha
Negara.

Pemerintah Indonesia. 2003. Undang-Undang Republik Indonesia Nomer 13 Tahun 2003 tentang
Ketenagakerjaan Jakarta : Sekretariat Negara.

25
Lampiran 1: Surat Permohonan Magang

26
Lampiran 2: Surat Balasan Permohonan

27
Lampiran 3: Berita Acara Serah Terima Dari Fakultas

28
Lampiran 4: Berita Acara Serah Terima Perusahaan

29
Lampiran 5: Daftar Hadir Magang

30
Lampiran 6: Penilaian Magang Mahasiswa

31