Macam-Macam Keluhan Pelanggan dan Cara Mengatasinya

Keluhan pelanggan tentu saja mengindikasikan hal yang negatif. Karena pelanggan merasa tidak puas
terhadap sebuah produk atau layanan tertentu. Sebaik apapun sebuah produk atau servis, keluhan
pelanggan tidak bisa dihindari sepenuhnya. Pasti ada saja hal-hal yang dirasa kurang oleh pelanggan.
Sebagai pemilik usaha, harus siap dengan hal ini.

Adanya keluhan pelanggan bukan hanya berarti negatif. Justru hal ini bisa menjadi positif dan
menguntungkan perusahaan? Bagaimana bisa? Tentunya jika sebuah perusahaan bisa mengatasi
keluhan dengan baik. Adanya keluhan pelanggan justru bisa berbalik menjadi kesempatan baik, bukannya
kejatuhan.

Keluhan Pelanggan Itu Penting

Di saat pemilik usaha sudah bekerja keras memberi produk atau servis terbaik, jika masih ada keluhan
maka secara manusiawi pasti akan membuat pemilik usaha merasa kecewa juga. Namun, mengeluh
adalah hak pelanggan. Dan sebagai pemilik usaha, sudah seharusnya melayani kebutuhan pelanggan,
termasuk keluhannya. Kenapa tidak dibiarkan saja?

Riset membuktikan bahwa kebanyakan orang lebih percaya omongan dari mulut ke mulut ketimbang iklan
atau promosi produk. 83% orang mempercayai keluarga dan teman dekat. Hal ini sama sekali tidak aneh.
Karena kita cenderung percaya pengalaman orang yang sudah pernah menggunakan sebuah prodok atau
layanan. Apalagi jika orang tersebut merupakan orang terdekat.

Dan bahkan sekitar 66% orang mempercayai opini pelanggan lain yang sama sekali asing, yang diunggah
secara online. Sekarang juga sudah menjadi keharusan saat kita belanja online. Sebelum memilih produk
dan toko, kita akan membaca review dari pelanggan lainnya terlebih dahulu. Dengan begitu, kita tau
kurang lebih apakah sebuah toko terpercaya atau tidak.

Sementara itu, ada 55% orang yang akan mengeluh di media sosial saat mereka bermasalah dengan
produk atau servis tertentu. Jika sudah ada 1 pelanggan yang merasa tidak puas, ini bisa berpengaruh
besar pada opini orang lain. Terlebih jika 1 pelanggan ini memiliki followers yang banyak di platform media
sosial yang ia gunakan.

Ubah Keluhan Menjadi Kesempatan

Pelanggan mengeluh bukan tanpa sebab. Kebanyakan juga mereka mengeluh bukan dengan maksud
menjatuhkan perusahaan. Tetapi mereka benar-benar merasa tidak puas akan sesuatu, sekecil apapun
itu. Dan yang penting bagi pelanggan pada saat ini adalah: bagaimana penyedia produk atau jasa
mengatasi keluhan mereka.
Harvard Business Review menyatakan bahwa pelanggan yang mengeluh di media sosial dan mendapat
tanggapan positif dari perusahaan, malahan akan menjadi pelanggan loyal ke depannya. Dibandingkan
dengan pelanggan yang tidak pernah mengeluh sama sekali, baik di media sosial atau di plaform
manapun.

Karena itu, menangani keluhan pelanggan justru bisa menjadi kesempatan bagi pemilik usaha untuk
menaikkan imej brand. Selain itu, ini juga bisa dijadikan untuk memperbaiki bisnis, entah itu dari segi
sistem atau proses. Dengan info yang berharga dari pelanggan, justru bisa menjadi kesempatan untuk
mengerti kebutuhan pelanggan dan mengembangkan bisnis ke depan.

Tipe Pelanggan yang Mengeluh dan Cara Mengatasinya

Setiap individu memiliki sifat yang berbeda-beda. Begitu juga saat mereka megeluhkan sebuah produk
atau servis. Karena itulah, pemilik bisnis dibantu dengan tim customer support harus tau bagaimana
menangani tiap-tiap pelanggan.

Sekitar 78% pelanggan menghentikan pemakaian produk atau jasa karena pelayanan yang buruk. Karena
itu, walaupun tidak ada strategi yang tepat secara keseluruhan tentang bagaimana mengatasi pelanggan,
setidaknya pemilik usaha harus berusaha sebaik mungkin memberi kepuasan pada pelanggan.

Berdasarkan tipe pelanggan, ini dia cara yang bisa dilakuka pemilik usaha dan tim custumer support untuk
mengatasi keluhan mereka:

1. Pelanggan yang Pasif

Pelanggan yang pasif biasanya akan diam saja walaupun mereka sebenarnya memiliki ketidakpuasaan.
Ini bisa jadi karena mereka tidak mau terlihat menyebalkan, atau mereka pikir perusahaan tidak akan
ambil pusing. Bisa juga karena mereka tidak mau repot.

Resiko yang didapat dari pelanggan pasif adalah mereka tidak akan loyal dan tidak akan lanjut
menggunakan produk atau servis yang ditawarkan. Intinya, mereka akan pergi begitu saja. Jadi pemilik
usaha tidak tau apa yang salah.

Cara untuk memancing opini dari pelanggan pasif adalah dengan cara menghubungi secara pribadi.
Lewat e-mail misalnya. Bisa dengan cara mengisi kuesioner atau survey. Beberapa perusahaan bahkan
menelepon langsung untuk mengetahui tingkat kepuasan pelanggan.
 2. Pelanggan yang Agresif

Berbeda 180 derajat dari pelanggan pasif. Pelanggan agresif sebisa mungkin akan menyuarakan
kekecewaan mereka. Tipe pelanggan semacam ini biasanya tidak menerima alasan yang mengada-ada
atau jawaban yang terlalu diplomatis, tapi tanpa solusi.

Resiko yang bisa didapat dari pelanggan agresif adalah situasi yang memanas. Karena itu, pihak
customer support harus dalam keadaan tenang menghadapi pelanggan agresif. Ungkapkan rasa terima
kasih, karena keluhan mereka bisa menjadi kritik membangun ke depannya. Lalu berikan solusi terbaik
yang mereka butuhkan.

Tetap tenang, sopan, dan sabar, serta mendengarkan keluhan mereka adalah cara yang terbaik.
Usahakan untuk tidak semakin memperpanas suasana.

3. Pelanggan dengan Pembelian dalam Jumlah Besar

Tipe pelanggan ini pasti akan mengharapkan pelayanan pelanggan yang premium. Wajar saja, karena
mereka sudah membuat transaksi dalam jumlah besar. Biasanya, pelanggan tipe ini akan mengajukan
keluhan dengan cara yang baik dan punya alasan kuat. Walau ada juga yang bersikap agresif.

Sama halnya dengan pelanggan agresif, pelanggan dengan pembelian berjumlah besar cenderung tidak
menerima alasan yang bertele-tele. Mereka mengharapkan jawaban atau solusi agar masalah bisa cepat
terselesaikan.

Cara mengatasinya, tim customer support harus mendengarkan keluhan dan mengakui bahwa problem
memang ada. Pahami setiap detil dari masalah yang muncul, lalu usahakan yang terbaik untuk bisa
memberi solusi secepat mungkin.

4. Pelanggan yang Hanya Mau Ambil Untung

Ada saja tipe pelanggan yang hanya mencari-cari kesempatan dalam kesempitan. Kalaupun memang
benar terdapat masalah, tapi pelanggan ini sebenarnya tidak mencari solusi atau jawaban. Mereka baru
puas kalau sudah mendapat gratisan atau ganti rugi. Intinya, mengambil keuntungan dari celah sekecil
apapun.

Resiko yang bisa didapat dari pelanggan semacam ini adalah merek bisa mendapat hal yang tidak
seharusnya menjadi hak mereka. Perusahaan pun bisa rugi.

Cara mengatasi pelanggan tipe ini adalah dengan tetap bersikap tenang. Respon keluhan secara objektif.
Jika pelanggan terus beralasan bahwa solusi yang diberikan tidak baik, maka berikan data-data yang
akurat. Data ini yang akan membantu pemilik usaha dan tim customer support untuk membantu solusi
mereka.

5. Pelanggan yang Mengeluh Terus-Menerus

Tipe pelanggan yang terakhir ini tidak akan pernah puas. Mereka akan terus mengeluh walau diberikan
solusi apapun. Tipe pelanggan seperti ini kemungkinan besar akan tetap mengeluh ke depannya. Bisa
dengan keluhan yang sama atau keluhan baru.

Namun, mereka tidak berniat mengambil untung. Mereka akan menghargai usaha dalam memberi solusi.
Biasanya mereka juga akan memberi tau orang lain mengenai pengalaman positif mereka.

Cara mengatasi tipe pelanggan yang terus-menerus mengeluh hanya ada satu, yaitu sabar. Keadaan
seperti ini bisa membuat frustrasi. Tapi sebagai pemilik usaha atau tim customer support, sudah menjadi
kewajiban mengatasi keluhan pelanggan. Maka dengarkan keluhan dengan baik dan beri solusi dengan
tulus.

Keluhan yang Sering Dilontarkan Pelanggan dan Cara Mengatasinya

Selain dilihat dari tipe pelanggan, pemilik usaha juga bisa mengatasi keluhan berdasarkan jenis keluhan
atau pertanyaannya. Ini dia beberapa keluhan yang paling sering dilontarkan pelanggan beserta cara
mengatasinya:

1. “Saya sudah menunggu sangat lama!”

Sayangnya, dalam beberapa kesempatan, pelanggan memang harus menunggu untuk mendapatkan
layanan. Karena itu, situasi ini sulit untuk dihindari. Karena itu, akui permasalahan tanpa menyalahkan
siapa-siapa, misalnya menyalahkan jumlah staf yang kurang. Cukup berterima kasih atas kesabaran
pelanggan. Lalu tunjukkan kalau pihak perusahaan serius menangani masalah.

Respon yang tepat adalah: “Saya menyadari permasalahan tersebut. Terima kasih sudah menunggu.
Kami sedang berusaha melakukan yang terbaik untuk mengatasi masalah secepat mungkin.”

2. “Saya selalu dioper kesana-kemari tanpa kejelasan solusi.”

Pada saat seperti ini, pelanggan tidak ingin lagi mendengar jawaban berbelit-belit. Mereka hanya butuh
jawaban pasti dengan solusi yang tepat. Jawaban yang bisa membantu adalah: “Kami minta maaf untuk
ketidaknyamanannya. Saya akan membantu secara personal.”
 3. “Sepertinya perusahaan tidak peduli dengan keluhan saya.”

Jangan sampai pelanggan mengeluh seperti ini, karena bisa berakibat buruk pada imej perusahaan ke
depannya. Pelanggan bisa merasakan bila keluhan mereka tidak ditanggapi dengan serius. Pada saat ini,
akan wajar jika pelanggan merasa direndahkan dan tidak diacuhkan. Tunjukkan bahwa perusahaan
benar-benar berusaha membantu.

Respon yang bisa membantu adalah: “Kami benar-benar peduli dan sedang berusaha membantu
mengatasi masalah yang Anda alami.”

4. “Produk tidak sesuai deskripsi.”

Tidak sedikit pelanggan yang malas membaca buku petunjuk penggunaan (jika ada), atau boks deskripsi
yang biasa ada saat belanja online. Karena itu, begitu produk sampai di tangan, mereka tidak mengerti
bagaimana cara mengoperasikannya. Jika ini yang terjadi, bantulah pelanggan untuk mengoperasikan
produk dengan tepat.

Namun, jika memang terjadi kesalahan, misalnya salah kirim produk, tawarkan penukaran barang atau
pengembalian dana. Karena ini sudah menjadi hak pelanggan.

5. “Saya sudah komplain, tapi tidak ada tanggapan.”

Situasi seperti ini sering juga terjadi. Pelanggan sudah mengajukan keluhan sebelumnya, tapi tidak puas
dengan tanggapan tim customer support yang lain. Dalam situasi ini, usahakan melakukan yang terbaik
untuk memberi solusi. Namun tidak perlu menjatuhkan pihak lain.

Respon yang bisa membantu adalah: “Kami mohon maaf atas pengalaman yang kurang menyenangkan
sebelumnya. Mohon jelaskan masalah yang dihadapi, saya akan coba membantu.”

6. “Padahal perusahaan pesaing bisa mengatasi masalah ini.”

Pelanggan bisa memberi keluhan ini karena mereka telah merasakan kelebihan produk atau servis dari
perusahaan pesaing. Tentu tidak akan menyenangkan mendengar keluhan semacam ini. Tapi, jangan
sampai kehilangan pelanggan karenanya. Jadikan keluhan ini sebagai pelajaran dan kesempatan untuk
memperbaiki jadi lebih baik.

Respon yang bisa membantu dalam situasi ini: “Kami akan berusaha sebaik mungkin untuk memberikan
pelayanan yang terbaik juga.”
Tips Menghadapi Keluhan Pelanggan

Memang tidak mudah menghadapi keluhan pelanggan dan memberikan solusi yang paling memuaskan.
Tetapi tetap ada beberapa tips yang bisa membantu saat menghadapi saat pelanggan mengeluh:

1. Respon dengan Jawaban yang Singkat Namun Memberi Solusi

Pelanggan mengeluh tentu pada umumnya menginginkan solusi yang tepat. Karena itu, mereka tidak
menyukai jawaban berbelit-belit. Meskipun belum bisa langsung membantu, pastikan beri jawaban bahwa
perusahaan akan segera memberi kabar dan membantu pelanggan sebaik yang perusahaan mampu.

2. Beri Tanggapan dengan Cepat

Jika ada keluhan, tanggapi dengan cepat. Apalagi jika pelanggan bisa menghubungi dari beberapa
platform, misalnya e-mail, media sosial, dan telepon. Jangan sampai 1 pelanggan mengajukan keluhan di
semua platform, baru direspon. Ini tentu akan membuat mereka tidak dipedulikan dan tidak ditanggapi
dengan serius.

3. Tetap Tenang dan Sabar

Dalam menghadapi keluhan, sangat besar kemungkinan pihak perusahaan juga kehilangan kesabaran.
Namun usahakan agar ini tidak terjadi. Karena melayani pelanggan adalah tanggung jawab perusahaan.
Jadi usahakan tetap tenang dan sabar dalam menghadapi pelanggan tipe apapun. Keadaan yang
memanas tidak akan membantu kedua pihak.

Pelanggan memang memiliki banyak sekali macam keluhan, tetapi sebagai penjual tentu memiliki
beragam solusi pula bukan. Jadi pastikan pelanggan yang mengeluh menjadi pelanggan yang loyal,
bukan pelanggan yang akan membuat imej perusahaan jadi buruk.