FORM 2.

PRIORITAS MASALAH, ANALISIS AKAR MASALAH, GAGASAN KREATIF

LATSAR HARI KE 12-13
Nama Peserta : SERI RAHAYU LUBIS, A.Md.
Golongan : II/c
Angkatan : 13
Asal Instansi : LPP RRI Banda Aceh
Jabatan : Pengelola Kepegawaian
Tahun Pelatihan : 2022

A. Perioritas Isu / Core Issue

Metode USG adalah salah satu alat untuk menetapkan urutan prioritas
masalah dengan metode teknik scoring. Proses untuk metode USG dilaksanakan dengan
memperhatikan urgensi dari masalah, keseriusan masalah yang dihadapi, serta
kemungkinan berkembangnya masalah tersebut semakin besar, seperti:
a. Urgency atau urgensi, yaitu terkait dengan seberapa mendesak isu tersebut jika
dikaitkan dengan waktu yang tersedia serta seberapa besar time pressure yang ada
dalam pemecahan masalah penyebab isu tersebut.
b. Seriousness atau tingkat keseriusan dari isu tersebut. Seberapa serius isu tersebut
dibahas dan dikaitkan dengan akibat yang ditimbulkan apabila pemecahan masalah
ditunda. Jika satu permasalahan ditunda maka akan muncul masalah baru yang lebih
serius jika dibandingkan dengan suatu masalah yang berdiri sendiri. Seriousness
berkaitan dengan melihat dampak masalah tersebut terhadap produktivitas kerja,
pengaruh terhadap keberhasilan, membahayakan sistem atau tidak.
c. Growth atau tingkat perkembangan masalah berkaitan dengan pertumbuhan isu yang
berkembang. Semakin cepat masalah berkembang maka semakin tinggi tingkat
pertumbuhannya. Oleh karena itu semakin membutuhkan prioritas untuk mengatasi
permasalahan tersebut.
Penggunaan metode USG dalam penentuan prioritas masalah dilaksanakan
apabila pihak perencana telah siap mengatasi masalah yang ada, serta hal yang sangat
dipentingkan adalah aspek yang ada di masyarakat dan aspek dari masalah itu sendiri.
Tabel.2. Kriteria Penetapan Isu dengan Metode USG (Urgency, Seriousness, Growth).
Met Indi
ode USG Skala kator

1 Tidak Penting
2 Kurang Penting
URGENCY 3 Cukup Penting
4 Penting
5 Sangat Penting
1 Akibat Yang ditimbulkan tidak serius
2 Akibat yang ditimbulkan kurang serius
SERIOUSNESS 3 Akibat yang ditimbulkan cukup serius
4 Akibat yang ditimbulkan serius
5 Akibat yang ditimbulkan sangat serius
1 Tidak berkembang
2 Kurang berkembang
GROWTH 3 Cukup berkembang
4 Berkembang
5 Sangat berkembang

Tabel.3. Seleksi Isu Aktual Menggunakan Metode USG

NO ISU U S G TOTAL PERINGKAT
Belum Optimalnya pengisian
jurnal atau dokumen pada
1. 3 4 3 10 III
aplikasi Simpeg Pegawai LPP RRI
Banda Aceh Tahun 2022
Belum Optimalnya
Pengadministrasian Data
Kepegawaian yang menyebabkan
2. terlambatnya pengumpulan 5 5 4 14 I
informasi/laporan Data
Kepegawaian pada LPP RRI
Banda Aceh Tahun 2022.
 Belum Optimalnya Sistem
3. 3 4 4 11 II
Pencatatan Cuti Pegawai LPP RRI
Banda Aceh Tahun 2022

Dari Tabel diatas dapat disimpulkan bahwa isu tentang “Belum Optimalnya
Pengadministrasian Data Kepegawaian yang menyebabkan terlambatnya
pengumpulan informasi/laporan Data Kepegawaian pada LPP RRI Banda Aceh Tahun
2022. “ memiliki total nilai USG yang tertinggi.
Dari aspek Urgensi, Pengadministrasian Data Kepegawaian sangat penting untuk
dioptimalkan demi terwujudnya pelayanan yang lebih baik. Dari segi Seriousness, isu
tersebut tergolong ke dalam ranah yang sangat serius jika tidak ditangani dengan tepat dan
cepat. Hal ini dikarenakan terbatsanya tenaga di sector kepegawaian, jika disaat yang
bersamaan harus memberi pelayanan kepada banyak usulan kepegawaian sedangkan
dokumen belum terkelola dengan baik, maka hal ini akan berakibat lambatnya proses
pelayanan. Selain itu, dari sisi Growth, jika permaslahanini tidak ditangani dengan segera
yakni ditangani di era perkembangan teknologi sudah sangat pesat seperti sekarang ini maka
kualitas pelayanan instansi akan tertinggal dari instansi lain yang dengan cermat
memanfaatkan teknologi untuk memecahkan permasalahan yang dihadapi
Pengadministrasian menggunakan komputerisasi dapat memudahkan dalam
pengisian data, pencarian data saat dibutuhkan serta kerapian data akan terjamin karena
mengurangi penumpukan data-data berbentuk buku. Sebagai CPNS Pengelola Kepegawaian
dituntut mampu memanfaatkan teknologi disetiap kegiatan agar kinerja lebih efisien dan
efektif, namun karena terbatasnya sumber daya yang ada mengakibatkan proses digitalisasi
yang terjadi di LPP RRI Banda Aceh tidak dapat dilaksanakan secara optimal. Pada proses
pengadministrasian kepegawaian juga perlu proses digitalisasi sehingga dapat efisien dan
efektif dalam bekerja, seperti pengisian data kepegawaian, pencarian data kepegawaian.
Proses digitalisasi juga dapat menjaga data kepegawaian aman dari resiko rusak terkena air
atau hal-hal yang membuat kertas tidak tahan lama.
Dalam pelaksanaan tugas dan fungsi sebagai seorang Calon Pegawai Negeri Sipil
Pengelola Kepegawaian maka perlu adanya pemanfaatan teknologi dalam pengelolaan
kepegawaian guna mengoptimalkan pelayanan kepegawaian yang ada saat ini.
Berdasarkan hasil identifikasi dan analisis yang saya lakukan di LPP RRI Banda Aceh
khususnya di bagian Sumber Daya Manusia atau Kepegawaian isu yang saya temukan adalah
Keterlambatan mengumpulkan informasi data Kepegawaian saat diminta oleh LPP RRI Pusat.
Dimana bentuk data-data kepegawaian yang ada belum terekam secara digital. Saya
menyadari Pengadministrasian menggunakan komputerisasi dan digitalisasi dapat
memudahkan dalam pengisian data, pencarian data saat dibutuhkan serta kerapian data
akan terjamin karena mengurangi penumpukan data-data berbentuk buku / Hard Copy yang
tersusun dalam satu filing yang nantinya seiring bertambahnya jumlah pegawai juga akan
menambah data pegawai yang akan memebutuhkan banyak ruang untuk peyimpanan data
kepegawaian.

B. ANALISIS AKAR MASALAH

Setiap isu yang terjadi tentunya memiliki penyebab yang melatar belakanginya,
mulai dari unsur kelalaian hingga force major. Isu yang telah terjadi maupun isu yang
berkembang tentunya akan memiliki dampak keberlanjutan terhadap instansi terkait. Maka
dari itu, untuk memaparkan sebab dan akibat terkait isu Keterlambatan pengumpulan
informasi data pegawai di lingkungan LPP RRI Banda Aceh, saya menggunakan teknik
analisis fishbone.
Dr. Kaoru Ishikawa seorang ilmuwan Jepang, merupakan tokoh kualitas yang telah
memperkenalkan user friendly control, Fishbone cause and effect diagram, emphasised the
„internal customer‟ kepada dunia. Ishikawa juga yang pertama memperkenalkan 7 (seven)
quality tools: control chart, run chart, histogram, scatter diagram, pareto chart, and flowchart
yang sering juga disebut dengan “7 alat pengendali mutu/kualitas” (quality control seven
tools).
Diagram Fishbone dari Ishikawa menjadi satu tool yang sangat populer dan dipakai
di seluruh penjuru dunia dalam mengidentifikasi faktor penyebab problem/masalah.
Alasannya sederhana. Fishbone diagram tergolong praktis, dan memandu setiap tim untuk
terus berpikir menemukan penyebab utama suatu permasalahan. Diagram “tulang ikan” ini
dikenal dengan cause and effect diagram. Kenapa Diagram Ishikawa juga disebut dengan
“tulang ikan”? karena kalau diperhatikan rangka analisis diagram Fishbone bentuknya ada
kemiripan dengan ikan, dimana ada bagian kepala (sebagai efek) dan bagian tubuh ikan
berupa rangka serta duri-durinya digambarkan sebagai penyebab (cause) suatu
permasalahan yang timbul.
Faktor penyebab problem antara lain (kemungkinan) terdiri dari : material/bahan
baku, mesin, manusia dan metode/cara. Semua yang berhubungan dengan material, mesin,
manusia, dan metode yang “saat ini” dituliskan dan dianalisa faktor mana yang terindikasi
“menyimpang” dan berpotensi terjadi problem. Ketika sudah ditemukan satu atau beberapa
“penyebab” jangan puas sampai di situ, karena ada kemungkinan masih ada akar penyebab
di dalamnya yang “tersembunyi”. Bahasa gaulnya, jangan hanya melihat yang gampang dan
nampak di luar.
Dengan menerapkan diagram Fishbone ini dapat menolong kita untuk dapat
menemukan akar “penyebab” terjadinya masalah khususnya di industri manufaktur dimana
prosesnya terkenal dengan banyaknya ragam variabel yang berpotensi menyebabkan
munculnya permasalahan. Apabila “masalah” dan “penyebab” sudah diketahui secara pasti,
maka tindakan dan langkah perbaikan akan lebih mudah dilakukan. Dengan diagram ini,
semuanya menjadi lebih jelas dan memungkinkan kita untuk dapat melihat semua
kemungkinan “penyebab” dan mencari “akar” permasalahan sebenarnya. Dalam melakukan
Analisis Fishbone, ada beberapa tahapan yang harus dilakukan, yakni :
1. Menyiapkan sesi analisa tulang ikan.
2. Mengidentifikasi akibat atau masalah
3. Mengidentifikasi berbagai kategori sebab utama.
4. Menemukan sebab-sebab potensial dengan cara sumbang saran.
5. Mengkaji kembali setiap kategori sebab utama.
6. Mencapai kesepakatan atas sebab-sebab yang paling mungkin.
Kelebihan Fishbone diagram adalah dapat menjabarkan setiap masalah yang terjadi dan
setiap orang yang terlibat di dalamnya dapat menyumbangkan saran yang mungkin menjadi
penyebab masalah tersebut. Berikut ini fishbone diagram dari permasalahan diatas
 Gambar.5. Model Fish Bone

Sering
Terlambatnya
pengumpulan
informasi/
Laporan Data
Kepegawaian

Berdasarkan pada isu-isu yang digagaskan dengan fishbone diagram dapat

disimpulkan prioritas isu yaitu Belum Optimalnya Pengadministrasian Data
Kepegawaian yang menyebabkan terlambatnya pengumpulan informasi/laporan
Data Kepegawaian pada LPP RRI Banda Aceh Tahun 2022.
Berikut ini adalah uraian dari permasalahan yang ada :
a. Minimnya Sumber Daya Manusia (SDM)
Sumber daya manusia yang dimiliki oleh LPP RRI Banda Aceh, khususnya pada
bidang Kepegawaian hanya berjumlah 2 Orang Yakni 1 PNS dan 1 Pegawai Bukan
Non Pns. Jumlah ini tidak sebandingan dengan banyaknya pekerjaan yang dilakukan
oleh pegawai.
b. Kesadaran Update data yang masih kurang
Karena kesibukan masing-masing pegawai yang padat sehingga terkadang tidak
sempat untuk melakukan update data kepegawaian, selain itu tidak adanya
pengelola kepegawaian juga menjadi salah satu penyebabnya kesadaran update data
yang masih kurang.
c. Dokumen Kepegawaian Tidak Lengkap
Arsip dokumen kepegawaian yang tersedia tidak lengkap hal ini disebabkan karena
arsip yang ada sering hilang atau diambil pegawai yang bersangkutan guna
kebutuhan administrasi kepegawaian ataupun keperluan lainnya.
d. Tidak adanya backup data dokumen
Pengarsipan dokumen masih menggunakan cara konvensional, sehingga risiko
rusaknya dokumen kertas atau buram dan hilangnya berkas sangat besar.
e. Penyusunan dokumen kepegawaian belum optimal
Penyusunan dokumen kepegawaian yang baik merupakan salah satu unsur
penunjang dalam pelaksanaan kegiatan pelayanan di bidang kepegawaian. Namun
pegawai masih belum menyadari pentingnya penyusunan dokumen kepegawaian
yang harus dilaksanakan dengan baik guna tertib administrasi. Susunan data
pegawai yang ada didalam file masing-masing pegawai tidak tersusun dengan rapi,
tidak ada kategori (Nama Dokumen) dalam penyusunan data-data pegawai.
f. Pencarian Dokumen Tidak Mudah Ditemukan,
Hal ini disebabkan karena tidak adanya metode pengarsipan yang baik. Penyebab
lainnya karena dokumen kepegawaian yang diperlukan guna proses penyusunan
tidak tersedia sehingga sangat menghambat proses pelaksanaannya.
g. Dokumen yang Bertambah memakan banyak ruang
Semakin bertambahnya jumlah pegawai maka semakin banyak pula dokumen
pegawai,hal ini akan menyebabkan penumpukan dokumen yang membutuhkan
banyak ruang.
h. Pemanfaatan Teknologi untuk pengelolaan data kepegawaian yang masih
kurang.
Karena terbatasnya tenaga yang menguasai teknologi di LPP RRI Banda Aceh
menyebabkan pemanfaatan teknologi saat ini masih kurang dalam pengelolaan
Data Kepegawaian. Penggunaan atau pemanfaatan teknologi yang baik diharapkan
bisa membantu pengelola kepegawaian dalam penyusunan dokumen kepegawaian
yang ada guna memperlancar proses pengadministrasian kepegawaian .
C. GAGASAN PEMECAHAN ISU
Berdasarkan isu yang sudah ditentukan di atas guna peningkatan pelayanan
kepegawaian di lingkungan LPP RRI Banda Aceh Fokus pada saat ini adalah SDM atau
bidang kepegawain yang ada saat ini terkhusus saya sebagai CPNS juga harus bekerja
lebih extra agar pelaksanaan pekerjaan yang ada dibagian kepegawain minimal bisa
berjalan dengan cukup baik. Saya selaku CPNS dan Pegawai yang ada bekerja sembari
menyempurnakan permasalahan-permasalahan yang masih ada. Saya berharap saya
dapat memulai mengaplikasikan teknologi digital lebih maksimal lagi didalam
pekerjaan, terkhususnya merangkum data data pegawai menjadi bentuk digital,
dimasukan/diubah kedalam bentuk soft file, agar lebih memudahkan dalam pelaporan
data kepegawaian.
Untuk meminimalisir kerugian sebagai dampak Belum Optimalnuya
Pengadministrasian Data Kepegawaian, saya mengajukan gagasan pemecahan isu
dengan tema “Digitalisasi Dokumen Kepegawaian”.
Adapun Kegiatan yang akan dilakukan adalah :
1. Melakukan Konsultasi Dengan Mentor
 Mengajukan Surat Permohonan Aktualisasi
 Memperoleh Surat Persetujuan Mentor
 Menyampaikan Rencana Kegiatan yang belum dilaksanakan
2. Mengumpulkan Dokumen Seluruh Pegawai
 Melakukan Pengecekan Kelengkapan Dokumen Pegawai
 Melakukan Koordinasi Kepada Pegawai untuk melengkapi kekurangan Dokumen
 Mengelompokan Dokumen pegawai
3. Melakukan persiapan pengarsipan digitalisasi dokumen kepegawaian
 Konsultasi dengan mentor mengenai Desain Bank Data
 Menginstal Aplikasi Mega Cloud
 Membuat Akun
 Membuat Struktur Bank Data
4. Melakukan digitalisasi dokumen kepegawaian
 Melakukan Scanning pada Dokumen yang masih berupa Fisik
 Mengelompokan Soft File sesuai dengan klasifikasi
 Mengupload Soft File ke Aplikasi Mega
 Menginput Data Pegawai Ke Excel.

5. Melakukan Monitoring dan Evaluasi

  Mengecek ulang kesesuaian data yang telah di input
 Memastikan kesesuaian data yang ada pada aplikasi dengan dokumen asli
 Menyusun dokumen Pegawai sesuai dengan DUK (Daftar Urut Kepangkatan)
6. Melaksanakan Pelaporan Hasil Pengarsipan
 Melaporkan Hasil Pengarsipan kepada Mentor
 Membackup Data-data Kepegawaian ke dalam Fleshdisk
 Mensosialisasikan kepada rekan kerja