PERENCANAAN PERBEKALAN FARMASI RUMAH SAKIT

No. Dokumen No. Revisi Halaman

- 1/2

Ditetapkan oleh,
Tanggal Terbit Direktur RSU Adella

Prosedur Tetap
dr.H. M. Abdul Djalil, M.Kes
NRP.19530307.2010.01
Suatu proses kegiatan dalam menentukan jenis dan jumlah perbekalan
Pengertian farmasi dalam rangka pengadaannya.
1. Tersedianya jenis dan jumlah perbekalan farmasi yang tepat sesuai
dengan kebutuhan.
Tujuan 2. Menghindari terjadinya kekosongan perbekalan farmasi.
3. Meningkatkan efisiensi dan kerasionalan penggunaan obat.
Perencanaan perbekalan farmasi dilakukan oleh apoteker setiap bulan
Kebijakan dengan koreksi dan persetujuan sub komite farmasi dan terapi dan
diketahui oleh direktur rumah sakit.
1. Buat penyajian data yang dibutuhkan oleh Apoteker untuk melakukan
perhitungan perkiraan obat dengan data-data sebagai berikut :
a. Tuliskan daftar obat (merujuk pada formularium yang ada) yang
akan dipesan/order.
b. Catatlah stok awal obat dengan melihat kartu stok.
c. Catat jumlah penerimaan obat pada bulan lalu.
d. Catat jumlah pengeluaran obat pada bulan lalu
e. Hitung dan catat pemakaian rata-rata per bulan
f. Catat sisa stok obat dengan melihat kartu stok.
Prosedur
g. Catat jumlah obat yang hilang/rusak atau kadaluarsa
h. Catat bila ada/terjadi (berapa hari) kekosongan obat
i. Catat jumlah obat sebagai stok pengaman (buffer stok)
j. Catat lead time (dengan melihat jadwal pemesanan/order).
2. Hitung setiap item obat dengan mempergunakan metode konsumsi.
3. Buat daftar permintaan (order) kebutuhan obat yang telah disusun untuk
dilakukan koreksi dan persetujuan oleh sub komite farmasi dan terapi
dan diketahui oleh direktur rumah sakit dengan menggunakan formulir
pengajuan pengadaan perbekalan farmasi rumah sakit.
1. IFRS
2. Sub Komite Farmasi dan Terapi
Unit Terkait
3. Direktur
4. Sub Bag Keuangan
 PENGADAAN PERBEKALAN FARMASI RUMAH SAKIT

No. Dokumen No. Revisi Halaman

-

Ditetapkan oleh,
Tanggal Terbit Direktur RSU Adella

Prosedur Tetap
dr.H. M. Abdul Djalil, M.Kes
NRP.19530307.2010.01
Suatu kegiatan yang dilaksanakan untuk mengadakan perbekalan
Pengertian farmasi rumah sakit.
1. Tersedianya jenis dan jumlah perbekalan farmasi yang tepat sesuai
Tujuan dengan kebutuhan.
2. Menghindari terjadinya kekosongan perbekalan farmasi.
Pengadaan perbekalan farmasi dilakukan oleh apoteker setiap bulan
Kebijakan dengan persetujuan sub komite farmasi dan terapi, direktur.
1. Buatlah jadwal permintaan (order) perbekalan farmasi kemudian
mintakan koreksi ke sub komite farmasi dan terapi, diketahui oleh
direktur.
2. Buatlah jadwal pertemuan antara principal/distributor dengan
direktur sebagai sarana komunikasi dalam rangka kerja sama antara
perusahaan farmasi dengan rumah sakit.
3. Buatlah daftar permintaan (order) perbekalan farmasi dengan
Prosedur menggunakan formulir permintaan perbekalan farmasi, kemudian
mintakan koreksi ke sub komite farmasi dan terapi, diketahui oleh
direktur.
4. Buatlah daftar permintaan (order) perbekalan farmasi menjadi
rangkap tiga (3).
5. Serahkan lembar pertama sebagai dokumen asli untuk
Prinsipal/distributor, lembar kedua untuk IFRS dan lembar ketiga
untuk arsip sub bagian keuangan rumah sakit.
1. IFRS
2. Sub Komite Farmasi dan Terapi,
Unit Terkait
3. Direktur
4. Sub Bag Keuangan
 PENERIMAAN PERBEKALAN FARMASI RUMAH SAKIT

No. Dokumen No. Revisi Halaman

- 1/2

Ditetapkan oleh,
Tanggal Terbit Direktur RSU Adella Slawi

Prosedur Tetap
dr.H. M. Abdul Djalil, M.Kes
NRP.19530307.2010.01
Suatu kegiatan dalam menerima perbekalan farmasi yang
Pengertian diserahkan oleh distributor/supplier kepada petugas gudang
farmasi rumah sakit.
Agar obat yang diterima sesuai dengan kebutuhan berdasarkan
Tujuan permintaan yang diajukan oleh instalasi farmasi rumah sakit
Penerimaan perbekalan farmasi dilakukan oleh petugas gudang
Kebijakan farmasi dengan melaksanakan pengecekan terhadap perbekalan
farmasi yang diterimanya sesuai dengan persyaratan yang
ditetapkan.

1. Laksanakan pemeriksaan terhadap barang yang datang dari

PBF oleh petugas gudang dengan cara:
2. Memeriksa faktur barang apakah sesuai sesuai dengan
surat pesanan (SP)
3. Memeriksa dan meneliti perbekalan farmasi yang meliputi:
Jenis dan jumlah barang, bentuk sediaan, kemasan barang,
harga satuan dan harga total, masa pembayaran, no batch
dan tanggal ED, kualitas barang apakah baik atau rusak,
MSDS( material safety data sheet) untuk B3 , sertifikasi
Prosedur analisa sebagai jaminan mutu untuk kadar dan certification
of origin untuk barang-barang/alkes yang mudah dipalsu.
4. Tanda tangani faktur barang oleh petugas gudang farmasi
dengan menyertakan tanggal terima, nama penerima, no
SIK serta stempel instalasi farmasi.
5. Ambil salinan faktur sebagai arsip.

1. IFRS
Unit Terkait 2. Distributor

PENYIMPANAN PERBEKALAN FARMASI RUMAH SAKIT

 No. Dokumen No. Revisi Halaman

Ditetapkan oleh,
Tanggal Terbit Direktur RSU Adella

Prosedur Tetap

dr.H. M. Abdul Djalil, M.Kes

NRP.19530307.2010.01
Suatu kegiatan pengamanan terhadap perbekalan farmasi yang diterima agar
aman (tidak hilang), terhindar dari kerusakan fisik maupun kimia dan
Pengertian
mutunya tetap terjamin.

1. Memelihara mutu sediaan farmasi

2. Menghindari penggunaan yang tidak bertanggung jawab
Tujuan 3. Menjaga ketersediaan
4. Memudahkan pencarian dan pengawasan

Penyimpanan perbekalan farmasi dilaksanakan oleh petugas gudang farmasi

dengan melakukan pengelompokan obat berdasarkan sediaan dan disusun
Kebijakan
berdasarkan alfabetis dengan nama generik/paten.
1. Lakukan pengelompokan perbekalan farmasi menjadi 5 kelompok :
1. Kelompok yang disimpan pada ruangan dengan temparatur
khusus ( AC dan lemari es)
2. Kelompok yang disimpan pada temparatur kamar
3. Kelompok bahan baku
4. Kelompok bahan berbahaya dan mudah terbakar
5. Kelompok infus , alat kedokteran . desinfektan
2. Simpan perbekalan farmasi di dalam rak yang telah di tentukan sesuai
dengan kelompoknya , serta ukuran barangnya ( yang ringan di atas ,
yang berat di bawah )
3. Susun secara alfabetis , jenis sediaan , serta FIFO , dan FEFO
4. Catat pada kartu stok : tanggal datang , nama barang , jumlah , nama
Prosedur distributor , nomor batch , serta tanggal kadaluarsa
5. Simpan perbekalan farmasi khusus ( narkotika , sitostarik , B3 , dan
gas medis ) di tempat yang telah di tentukan dan diawasi oleh petugas
medis yang ditunjuk
6. Sertakan MSDS untuk B3

Unit Terkait IFRS

DISTRIBUSI PERBEKALAN FARMASI RSU ADELLA

 No. Dokumen No. Revisi Halaman

Ditetapkan oleh,
Tanggal Terbit Direktur RSU Adella

Prosedur Tetap

dr.H. M. Abdul Djalil, M.Kes

NRP.19530307.2010.01
Penyerahan obat dan alat kesehatan sejak setelah sediaan disiapkan oleh IFRS sampai diantarkan
Pengertian kepada perawat, dokter, dan profesional kesehatan lain untuk diberikan kepada pasien.
Untuk memenuhi ketersediaan obat dan alat kesehatan, mutu dan kondisi sediaan obat tetap
Tujuan stabil, kesalahan obat minimal, obat dan alat kesehatan yang rusak dan kadaluarsa minimal,
meminimalkan kehilangan, pemborosan, dan penyalahgunaan obat dan alat kesehatan.

Kebijakan
1. Distribusi Pasien Rawat Inap
 Resep asli dikirim ke IFRS oleh Perawat
 Resep di siapkan oleh petugas IFRS
 Obat / alkes diserahkan kembali ke perawat oleh petugas IFRS
 Obat / alkes di cek kembali oleh perawat
 Petugas IFRS yang menyerahkan obat / alkes dan Petugas yang menerima tanda
tangan di resep yg telah di stempel petugas IFRS

2. Distribusi Ruang IGD,VK

 Obat dan alat kesehatan disediakan di ruang perawat, jenis dan obat yang tersedia
di tetapkan oleh PFT dengan masukan dari IFRS dan pelayanan keperawatan.
 Resep asli dikirim ke IFRS oleh Perawat
 Resep di siapkan oleh petugas IFRS
 Obat/alkes diserahkan kembali ke perawat oleh petugas IFRS
 Obat/alkes di cek kembali oleh perawat
 Petugas IFRS yang menyerahkan obat/alkes dan Petugas Yang menerima tanda
tangan di resep yg telah di stempel petugas IFRS
 Petugas IFRS menata obat/alkes di lemari obat dan mengecek jumlah obat sesuai
dengan jumlah yg terdapat di daftar obat IGD, VK.
Prosedur
3. Distribusi Ruang IBS
 Obat dan alat kesehatan disediakan di ruang perawat IBS dengan menggunakan
KIT , jenis dan obat dan alkes yang tersedia di tetapkan oleh PFT dengan masukan
dari IFRS dan pelayanan keperawatan.
 Resep asli dikirim ke IFRS oleh Perawat / Petugas IBS beserta KIT yg telah
digunakan.
 Resep dan stok obat/alkes yg berada di KIT dicek kesesuaianny oleh petugas IFRS
 Setelah semua sesuai, obat/alkes yang diresepkan disiapkan oleh petugas IFRS dan
dimasukkan ke dalam KIT.
 Obat/alkes diserahkan kembali ke perawat/Petugas IBS oleh petugas IFRS
 Obat/alkes di cek kembali oleh perawat /Petugas IBS
 Petugas IFRS yang menyerahkan obat/alkes dan Petugas Yang menerima tanda
tangan di resep yg telah di stempel petugas IFRS

IFRS,IBS, IGD,VK
Unit Terkait

PENERIMAAN KUNJUNGAN PRINCIPAL/DISTRIBUTOR

PERBEKALAN FARMASI DI RUMAH SAKIT
 No. Dokumen No. Revisi Halaman

Ditetapkan oleh,
Tanggal Terbit Direktur RSU Adella

Prosedur Tetap

dr.H. M. Abdul Djalil, M.Kes

NRP.19530307.2010.01
Suatu kegiatan dalam menerima principal perbekalan farmasi yang
Pengertian hendak mempromosikan produk obat/ alkes perusahaannya dan ingin
menjalin kerja sama dengan rumah sakit.
Agar dalam menerima kunjungan principal perbekalan farmasi
Tujuan dilakukan dengan asas transparan, akuntabel, dan menguntungkan
rumah sakit.
Setiap principal perbekalan farmasi yang hendak mempromosikan
Kebijakan produk obat/alkes perusahaannya dan menjalin kerja sama dengan
rumah sakit wajib melaporkan diri ke sub komite farmasi dan terapi,
sekretaris direktur.
1. Petugas IFRS/gudang farmasi menanyakan identitas
principal/distributor yang datang (nama, dari perusahaan apa dan apa
produk yang ditawarkan)
2. Petugas IFRS/gudang farmasi mempersilakan principal/distributor
Prosedur
bersangkutan agar bertemu langsung dengan sub komite farmasi dan
terapi, direktur.
3. Principal/distributor langsung menemui sub komite farmasi dan
terapi, direktur.
Petugas Gudang Farmasi, Apoteker/Petugas IFRS, Sub Komite Farmasi
Unit Terkait
dan Terapi, Direktur.

PERSETUJUAN ATAU PENOLAKAN TERHADAP SUATU

PRODUK PERBEKALAN FARMASI
 No. Dokumen No. Revisi Halaman

Ditetapkan oleh,
Tanggal Terbit Direktur RSU Adella

Prosedur Tetap

dr.H. M. Abdul Djalil, M.Kes

NRP.19530307.2010.01
Suatu kegiatan dalam menerima atau menolak suatu produk perbekalan
Pengertian farmasi yang hendak digunakan oleh instalasi farmasi rumah sakit.
Agar suatu produk perbekalan farmasi yang digunakan dalam kegiatan
Tujuan pelayanan medik di rumah sakit memiliki mutu/kualitas yang baik,
harga kompetitif dan sesuai dengan kebutuhan rumah sakit.
Persetujuan ataupun penolakan terhadap suatu produk perbekalan
Kebijakan farmasi yang hendak digunakan dalam kegiatan pelayanan medik di
rumah sakit dilakukan oleh sub komite farmasi dan terapi dan sekretaris
direktur, dengan mempertimbangkan kualitas produk, harga dan
kebutuhan rumah sakit.
1. Principal/distributor mengajukan penawaran produk perbekalan
farmasi perusahaannya kepada sub komite farmasi dan terapi
sekretaris direktur, direktur dan direksi rumah sakit.
2. Produk perbekalan farmasi sebagaimana dalam point (1) di atas,
kemudian diteliti dalam hal kualitas/mutunya, kegunaan, harga,
kesesuaian dengan formularium rumah sakit dan kebutuhan rumah
sakit
Prosedur 3. Apabila sub komite farmasi dan terapi, sekretaris direktur, direktur
dan direksi rumah sakit menyetujui produk perbekalan farmasi
tersebut, maka sekretaris direktur memberitahukannya kepada
apoteker untuk dapat menggunakannya.
4. Apabila sub komite farmasi dan terapi, sekretaris direktur, direktur
dan direksi rumah sakit menolak produk perbekalan farmasi
tersebut, maka sekretaris direktur memberitahukannya kepada
apoteker untuk tidak menggunakannya.
Petugas Gudang Farmasi, Apoteker/Petugas Apotik, Sub Komite
Unit Terkait
Farmasi dan Terapi, Sekretaris Direktur, Direktur dan Direksi.

FOLLOW-UP PENGGUNAAN FORMULARIUM OBAT OLEH

DOKTER
 No. Dokumen No. Revisi Halaman

Ditetapkan oleh,
Tanggal Terbit Direktur RSU Adella

Prosedur Tetap

dr.H. M. Abdul Djalil, M.Kes

NRP.19530307.2010.01
Suatu kegiatan dalam meneliti, mencatat, dan mengevaluasi
Pengertian penggunaan formularium obat oleh dokter di rumah sakit
Agar perbekalan farmasi yang digunakan dalam kegiatan pelayanan
Tujuan medik di rumah sakit sesuai dengan formularium obat yang telah
disusun dan disepakati oleh staf medik fungsional dan sub komite
farmasi dan terapi rumah sakit.
Apoteker rumah sakit setiap bulan harus melaksanakan follow-up
Kebijakan terhadap penggunaan formularium obat oleh dokter, untuk menjamin
komitmen staf medic fungsional dalam meresepkan obat kepada pasien
di rumah sakit.
1. Catat peresepan dokter setiap hari.
2. Tulis hasi rekapitulasi catatan resep dokter dalam waktu satu (1)
bulan.
3. Hitung prosentase peresepan dokter di luar formularium, kemudian
catat item obat-obatan tersebut.
4. Konfirmasikan ke dokter yang meresepkan obat tersebut tentang
Prosedur alasan penggunaannya.
5. Berikan keterangan secukupnya tentang obat yang telah disepakati
oleh staf medic fungsional dan sub komite farmasi dan terapi rumah
sakit serta komitmen bersama untuk menggunakan formularium obat
rumah sakit.
6. Dengan bahasa santun, sarankan para dokter dalam meresepkan
mengacu pada formularium obat yang ada.
Petugas Gudang Farmasi, Apoteker/Petugas Apotik, Sub Komite
Unit Terkait
Farmasi dan Terapi, Sekretaris Direktur, Direktur dan Direksi.

RETUR PERBEKALAN FARMASI

RSU ADELLA
No. Dokumen No. Revisi Halaman
 …………… ………………. …………….

PROSEDUR Tanggal terbit Ditetapkan oleh,

Direktur RSU Adella
TETAP
.................

dr.H. M. Abdul Djalil, M.Kes

NRP.19530307.2010.01
Pengertian Prosedur yang mengatur tata cara pengembalian obat oleh instalasi
farmasi atas dasar masa kadaluarsa pemakaian obat ataupun
pengiriman barang tidak sesuai dengan jenis pesanan
Tujuan Mengatur tata cara pengembalian/retur produk farmasi agar
dilaksanakan secara tertib sehingga menghindari resiko kesalahan
pemakaian obat
1. Perbekalan farmasi yang mendekati masa kadaluarsa (3bulan) dicari
Prosedur fakturnya dan difoto copy untuk selanjutnya diserahkan ke PBF
melalui sales dengan meminta tanda terima dari sales tersebut.
2. PBF membuat nota retur atas dasar foto copy faktur yang telah
diserahkan
3. Nota retur diserahkan ke bidang keuangan sebagai bukti potongan
inkaso/ganti uang cash/ganti barang yang ED nya lebih panjang
4. Setelah proses retur selesai, tanda terima yang dibuat oleh sales PBF
dikembalikan kepada sales yang bersangkutan.
Unit terkait Bidang Keuangan
Dokumen terkait Copy Faktur