Standar Operasional Prosedur

STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR
PERMADANI DIKSI WILAYAH IV

2020
Disusun Oleh :
BADAN PENGRUS
PERSATUAN MAHASISWA DAN ALUMNI
BIDIKMISI WILAYAH IV
2020
BADAN PENGURUS WILAYAH IV
PERSATUAN MAHASISWA DAN ALUMNI BIDIKMISI
Sekretariat : Jl. HS Ronggowaluyo, Teluk Jambe Timur, krawang 41361,
Handphone : 083870970470 Email: pdn.wilayah4@qmail.com
KATA PENGANTAR
Segala puji bagi Allah SWT yang telah menganugerahkan nikmat dan rahmat-Nya, sehingga kita dapat
menjalankan aktifitas kita sesui dengan peran dan fungsi kita masing – masing dengan sebaik-
baiknya.sholawat serta salam atas junjungan Nabi Besar Muhammad SAW sebagai uswatun hasanah dalam
kehidupan kseharian kita. Khususnya dalam memerankan tugas kita sebagai pengurus.
Permadani diksi wilayah IV ini merupakan organisasi yang berada di bawah Pemadani diksi Nasional
yang bertugas menyalurkn segala jenis informasi dari badan pengurus pusat kepada forum bidikmisi di
wilayahnya serta melaporkan perkembangan dari forum bidikmisi di wilayahnya kepada badan pengurus pusat.
Pembentukan standar operasional prosedur Permadani Diksi Wilayah IV ini diharapkan dapat
memudahkan badan pengurus Pemadani Diksi Wilayah IV untuk mnjalankan roda organisasi kepengurusan.
Standar operasioanl prosedur (SOP) tentu masih memiliki kekurangan dan sangat memungkinkan untuk
terus diperbaiki dan disempurnakan pada masa mendatang. Kami ucapkan terimakasih kepada semua pihak
terkait yang telah membantu penyusunan Standar Operasinonal Prosedur ini sehingga dapat diseleaikan dengan
baik.
Penyusun
DAFTAR ISI
STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR | i
KATA PENGANTAR.........................................................................................................................................................i
DAFTAR ISI....................................................................................................................................................................... ii
Standard Operasional Prosedure (SOP) Permadani Diksi Wilayah IV 2020................................................................1
A. Pendahuluan..............................................................................................................................................................1
B. Pengertian................................................................................................................................................................. 1
C. Tujuan....................................................................................................................................................................... 1
D. Fungsi....................................................................................................................................................................... 1
BAB I SISTEM KOODINASI DAN MEKANISME KERJA ORGANISASI................................................................3
I.I Sistem koordinasi intern pengurus...............................................................................................................................4
1. Pengantar..................................................................................................................................................................4
2. Macam rapat.............................................................................................................................................................4
A. Rapat kerja ( RAKER ).........................................................................................................................................4
B. Rapat pimpinan ( RAPIM)....................................................................................................................................5
C. Rapat departemen ( RADEP )..............................................................................................................................7
D. Rapat bidang ( RABID ).......................................................................................................................................9
E. Rapat kepanitiaan................................................................................................................................................10
F. Rapat koodinasi...................................................................................................................................................10
3. Mekanisme kerja organisasi....................................................................................................................................10
1. Pelaksanaan.............................................................................................................................................................10
2. Hierarki kepengurusan............................................................................................................................................11
3. Mekanisme laporan.................................................................................................................................................11
4. Mekanisme peringatan dan pemberian sanksi.........................................................................................................12
5. Mekanisme resuffle pengurus.................................................................................................................................12
BAB II SOP KEGIATAN PERMADANI DIKSI WILAYAH IV 2020........................................................................13
A. Pedoman penyusunan rancangan kegiatan..............................................................................................................13
B. Pembentukan panitia kegiatan.................................................................................................................................14
C. Persiapan kegiatan..................................................................................................................................................15
D. Rapat kepanitiaan....................................................................................................................................................19
E. Pelaksanaan kegiatan..............................................................................................................................................23
F. Evaluasi kegiatan....................................................................................................................................................23
G. Laporan kegiatan.................................................................................................................................................23
STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR | ii

H. Penyelenggaraan kesekretariatan dan keuangan..................................................................................................25

BAB III SOP ADMINISTRASI.......................................................................................................................................26
A. Pendahuluan............................................................................................................................................................26
B. Pengelolaan surat....................................................................................................................................................26
1. Surat masuk........................................................................................................................................................26
2. Surat keluar.........................................................................................................................................................27
C. Pedoman pembuatan surat......................................................................................................................................28
BAB IV PENUTUP...........................................................................................................................................................30
LAMPIRAN A..................................................................................................................................................................31
Lampiran A.1 : Rapat kerja 1..........................................................................................................................................32
Lampiran A.2 : Rapat kerja 2..........................................................................................................................................33
Lampiran A.3: Format ketetapan program kerja.............................................................................................................34
Lampiran A.4 : Surat pernyataan....................................................................................................................................35
Lampiran A.5 : Surat Peringatan.....................................................................................................................................36
Lampiran A.6: Format presensi rapat..............................................................................................................................37
Lampiran A.7 : format notula rapat.................................................................................................................................38
LAMPIRAN B................................................................................................................................................................... 40
Lampiran B.1 : Format daftar hadir rapat panitia...........................................................................................................39
Lampiran B.2 : format notula rapat panitia.....................................................................................................................40
Lampiran B.3 : Format daftar hadir acara.......................................................................................................................42
Lampiran B.4 : Format berita acara................................................................................................................................44
Lampiran B.5 : Format daftar hadir evaluasi kegiatan....................................................................................................45
Lampiran B.6 : Format notula rapat evaluasi kegiatan....................................................................................................46
LAMPIRAN C..................................................................................................................................................................48
Lampiran C.1 : Format penulisan surat...........................................................................................................................48
STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR | iii

Standard Operasional Prosedure (SOP)

Permadani Diksi Wilayah IV 2020
A. Pendahuluan
Permadani Diksi Wilayah IV merupakan organisasi bidikmisi tingkat wilayah Yang dipercaya
menjalankan amanah besar mahasiswa dan alumni bidimisi di wilayah IV. Berhubung bergitu besarnya
amanah tersebut maka harus dilakukan langkah – lagkah yang baik demi pegoptimalan sumber daya agar
dapat menjalankan amanah tersebut.
Demi tercapainya tujuan tersebut, maka dibutuhkan sebuah perangkat yang dijadikan standar pedoman
kerja periode kepengurusan karena manajemen yang baik sangat diperlukan untuk menhasilkan hasil yang
baik. Oleh karena itu dibutuhkan sebuah “standar Operasioanl Prosedur” yang selanjutnya di sebbut SOP.
SOP perlu dipahami, dimengerti, dan dilaksanakan oleh mereka yang akan melaksanakan kegiatan
yang membawa nama Permadani Diksi Wilayah IV.
B. Pengertian
Standar Operasional Prosedur ( SOP ) merupakan serangkain standar instruksi tertulis yang
ditetapkan dan diberlakukan oleh Permadani Diksi Wilayan IV untuk jangka waktu satu periode
kepengurusan yang ditujukan agar terciptanya suatu tertib organisasi yang efektif, efisien, akuntabel,
transparan, dan terpercaya dalam menjalankan amanah kepengurusan.
C. Tujuan
Adapaun tujuan ditetapkanya Standar Operasional Prosedur adalah sebagai berikut:
1. Mempermudah pelaksanaan tugas.
2. Mengawasi kinerja bidang dan kepanitiaan agar tidak terjadi tumpang tindih pekerjaan.
3. Memberi gambaran tugas dan petunjuk spesifik sesuai manajemen kepengurusan Permadani Diksi
Wilayah IV.
D. Fungsi
Adapun fungsi dari SOP ini sebagai berikut :
1. Sebagai cara untuk menghindari miskomunikasi, konflik, dan permasalahan pada pelaksanaan tugas atau
pekerjaan pada orgnisasi.
STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR | 1

2. Sebagai wahana mekanisme untuk mengkomunikasikan perauran dan prsyaratan administratif,

kebijakan organisasi dan perencanan strategis organisasi.
3. Sebagai katalisator yang efektif bagi pengendalian tingkat kinerja dan hasil organisasi.

BAB I
SISTEM KOORDINASI DAN MEKANISME
KERJA ORGANISASI
Dalam sebuah organisasi yang baik harus terdapat sebuah manajemen yang baik, dimana dalam hal
ini manajemen tersebut harus memahami tugas, fungsi, dan pola kerja dari manajemen itu sendiri.
Manajemen tentu terdapat sumber daya yang mengatur sedemikian rupa untuk mengoptimalkan kinerja
organisasi. Demikian juga dengan Permadani Diksi Wilayah IV, hal tersebut di definisikan sebagai berikut
Top Level Management
Top level manajemen disini diistilahhkan dengan pimpinan eksekutif, dimana merupakan manajemen
tertinggi dalam manajerial kepengurusan organisasi serta merupakan pengarah, pengatur starategi, dan
pengambil kebijakan secara keseluruhan organisasi. Pimpinan ekskutif ini terdiri dari : koordinator
wilayah, wakil koordinator wilayah, sekretaris umum, bendahara umum.
Middle level manajemen disini merupakan manajerial menengah yangberada diantara top level
management da first line management. Manajemen ini bertugas mengimplementasikan strategi,
kebijakan serta keputusan yang diambil oleh toplevel management serta membuat proker
Middle level management terdiri dari : semua kepala bidang.
First line level management
First line level management berfungsi memastikan startegi, kebijakan, dan kepiutusan yang telah
diambil oleh top dan middle management telah dijalankan dengan baik. Selain itu punya andil dan turut
serta dalam proses pengiplementasian strategi dan proker yang telah di tetapkan.
First line level management terdiri dari : semua pengurus Permadani Diksi Wilayah IV.
Pengurus inti : Koordinator wilayah, Wakil koodinator wilayah, Sekretaris umum, Bendahara umum,
semua kepala bidang.

I.I Sistem koordinasi intern pengurus

1. Pengantar
Untuk menjalankan fungsi koordinasi, integrasi dan singkroniasai serta evaluasi maka
diperlukan sebuah sistem yang mengaturnya, baik itu dilakukan dalam lingkup tip, middle, maupun
low level management.
2. Macam rapat
Rapat – rapat yang dilaksanakan dapat diklasifikasikan sebagai berikut :
A. Rapat kerja (RAKER)
Rapat kerja merupakan rapat yang di adalkan untuk pembahasan rancangan program kerja
yang akan dilaksanakan oleh Permadani Diksi Wilayah IV selama satu periode kepengurusan.
Ketentuan umum rapat kerja
Adapun ketentuan umum rapat kerja Permadani Diksi Wilayah IV sebagai berikut :
1. Rapat kerja dilaksanakan minimal 1 kali dan maksimal 2 kali dalam satu periode
kepengurusan.
2. Rapat kerja 1 dilaksanakan pada awal terbentuknya kepengurusan dengan agenda sebagai
berikut :
a) Sosialisasi visi, misi, dan tujuan organisasi oleh Koordinator Wilayah
b) Penjelasan AD, ART, dan SOP
c) Pembuatan, pembahasan, dan penetapan program kerja.
d) Pembahasan anggaran keuangan.
3. Rapat kerja 2 dilaksankan pada pertengahan kepengurusan dengan agenda rapat sebagai
berikut :
a) Laporan pengurus pada pertengahan kepengurusan (sesuai periode)
b) Evaluasi program dan kinerja pengurus
c) Analisis dan pembahasan program.
d) Rekomitmen pengurus.
e) Ressufle pengurus (jika diperlukan)
1
4. Rapat kerja harus di hadiri minimal dari setiap anggota departemen
3
5. Hasil rapat kerja 1 dan ∕atau rapat kerja 2 menjadi acuan dalam pelaksanaan program kerja
di kepengurusan Permadani Diksi Wilayah IV selama satu periode.

6. Jika pelaksaan program kerja terhambat oleh suatu kendala maka kepala departemen wajib
melaporkan kepada koordinator wilayah yang kemudian didiskusikan oleh pimpinan guna
menemukan solusi.
Ketentuan pelaksanaan rapat kerja
Adapun ketentuan pelaksanaan rapat kerja Permadani Diksi Wilayah IV sebagia berikut :
1. Perangkat dalam rapat ialah kepala departemen, ketua bidang, dan penanggungjawab
program kerja.
2. Susunan acara dalam rapat kerja adalah sebagi berikut :
a) Pembukaan
b) Membaca basmallah bersama
c) Pembacaan doa pembukaan
d) Prakata koordinator wilayah
e) Presentasi program kerja yang diusulkan dari setiap departemen
f) Tanya jawab mengenai program kerja yang diusulkan
g) Penetapan program kerja
h) Penutupan
B. Rapat pimpinan (RAPIM)
Rapat pimpinan merupakan rapat yang diadakan untuk pengambilan keputusan tertinggi
terkait berbagai permasalahan, yang terjadi, evaluasi program kerja, dan hal – hal lain yang
dianggap perlu demi perbaikan kinerja Permadani Diksi Wilayah IV. Anggota rapat ini adalah
koordinator wilayah, wakil koordiantor wilayah, sekretaris umum, bendahara umum, dan jajaran
kepala departemen.
Ketentuan umum rapat pimpinan
Adapun ketentuan umum dilaksanakan rapat pengurus pimpinan Permadani Diksi Wilayah IV
adalah sebagai berikut :
1. Rapat pimpinan dilaksanakan minimal 2 minggu sekali.
2. Penentuan waktu, tempat, adan agenda ditentukan atas kesepakatan bersama pengurus inti
Permadani Diksi Wilayah IV.

3. Diikuti minimal setengah dari pengurus inti ( koordinator wilayah, wakil koorinator wilayah,
sekretaris umum, bendahara umum, kepala departemen dan atau ketua bidang yang
mewakilinya.
4. Rapat pimpinan dapat dilakukan secara online dengan syarat sebgai berikut :
a) Pengurus inti tidak dapat hadir memenuhi syarat minimal kehadiran rapat dikarenakan
suatu alasan yang jelas.
b) Rapat offline tidak dapat dilaksanakan karena kondisi yang tidak memungkinkan
c) Terdapat pebahasan penting yang mendesak.
5. Apabila tidak dilaksanakan rapat pimpinan minimal sebulan sekali semala dua bulan
berturut – turut dengan alasan yang tidak jelas, sekretaris umum berhak memberikan surat
peringatan.
Ketentuan pelaksanaan rapat pimpinan
Adapaun ketentuan pelaksanaan rapat pimpinan yang dilaksanakan baik secara offline
atau online Permadani Diksi Wilayah IV sebagai berikut :
1. Setiap rapat harus memiliki perangkat rapat antara lain :
a) Kelengkapan administrasi antara lain:
1) Daftar hadir berupa hardfile,
2) Notula rapat berupa softfile,
b) Petugas rapat ( moderator rapat, notulis rapat, dan piminan rapat)
2. Daftar hadir diisi dengan tandatangan peserta, sedangkan bagi peserta rapat yang tidak hadir
dikeatenkan sakit diberi keterangan s, ijin i, dan tanpa keterangan a.
*jika rapat online, daftar hadir diisi oleh sekretaris dengan menceklist kehadiran bagi
anggota yang hadir dan memberi keterangan sesui keterangan di atas pada anggota yang
tidak mengikuti rapat.
3. Rapat yang dilakanakan harus sesui dengan susunan rapat yaitu :
a) Pembukaan, berisi :
1. Mengucapkan salam
2. Membaca basmallah
3. Menyampikan agenda rapat

b) Penyajian, berisi :
1) Membacakan hasil rapat sebelumnya ( jika merupakan rapat rutin )
2) Pembahasan rapat dibahas per point – point sesui agenda rapat secara berurutan
3) Proses diskusi dan tanya jawab dengan seluruh peserta rapat
4) Pengambilan keputusan rapat
5) Lain –lain ( jika ada penambahan agenda pembahasan )
6) Motivasi peserta rapat
c) Penutup, berisi :
1) Membacakan hasil keputusan rapat
2) Rapat ditutup dengan membaca hamdallah dan doa akhhir bersama
4. Semua peserta rapat wajib menjaga kenyamanan dan kondusifitas pelaksanaan rapat.
C. Rapat departemen (RADEP)
Rapat departemen merupakan rapat rutin yang dilaksanakan sesuai dengan kesepakatan
masing – masing departemen yang telah disepakati oleh kepala departemen dan kepala bidang
untuik membahas rencana, kinerja, dan evaluasi program dalam departemen tersebut. Anggota
rapat ini adalah kepala departemen dan kepala bidang.
Ketentuan umum rapat departemen
1. Rapat departemen minimal dilaksanakan 1 kali dalam sebulan
2. Penentuan waktu, tempat, dan agenda rapat ditentukan oleh kepala departemen.
3. Rapat wajib dihadiri oleh koordinator wilayah atau wakil koordinator wilayah
*jika koordiantor wilayah atau wakil koodinator wilayah berhalangan hadir maka kepala
epartemen wajib melaporkan hasil rapat kepada koordinatir wilayah.
1
4. Rapat departemen harus dihadiri minimal dari anggota departemen
3
5. Rapat departemen dapat dilakukan secara online dengan ketentuan sebagai berikut :
a) Anggota departemen tidak dapat hadir memenuhi syarat kehadiran dikarenakan suatu
alasan yang jelas
b) Kondisi lingkungan yang tidak memungkinkan
c) Terdapat pembahasan penting yang mendesak
d) Mengundang koordinator wilayah atau wakil oordinator wilayah kedalam forum
online selama rapat berlangsung

e) Terdapat notula keaktifan yang mengikuti rapat online.

6. Rekomendasi agenda rapat yaitu :
a) Silaturahmi anggota departemen
b) Evaluasi program kerja yang telah dan sedang berjalan
c) Penjadwalan aktivitas rutin departemen
d) Strategi pencapaian program
7. Apabila tidak dilaksanakan rapat departemen satu kali dalam satu bulan selama dua bulan
berturut – turut dengan alasan yang tidak jelas maka koordinatir wilayah berhak
memberikan teguran kepada kepala departemen.
Ketentuan pelaksanaan rapat departemen
Adapun ketentuan pelaksanaan rapat departemen yang dilaksanakanbaik secara offline atu
online sebagai berikut :
1. Setiap rapat mengundang koordintor wilayah atau wakil koordinator wilayah minimal dua
hari sebelum rapat berlangsung.
2. Setiap rapat harus memilki perangkat rapat sebagi berikut :
a) Kelengkapan administrasi,yang terdiri dari :
1) Presensi berupa hardfile
2) Notula rapat berupa softfile
b) Petugas rapat ( moderator, notuli rapat, dan pimpinan rapat )
3. Presensi kehadiran diisi dengan tandatangan peserta,sedengkan bagi peserta yang tidak
hadir dikarenakan sakit diberi keterangan s, ijin diberi keterangan i, dan tanpa keterangan
diberi keterangan a,
*jika rapat online, presensidi isi oleh notulensi rapat dengan menceklist kehadiran bagi
anggota yang hadir dan memberi keterangan sesui keterangan sesui ditas bagi anggota
yang tidak dapat hadir.
4. Rapat yang dilaksanakan harus sesuai susunan rapat, yakni sebagi berikut :
a) Pembukaan, berisi :

5) Mendengar saran dan rekomendasi dari koordinator wilayah atau wakil koodinator
wilayah
*jika dalam rapat di hadiri koordinator wilayah atau wakil koordinator wilayah
2) Rapat ditutup dengan membaca hamdallah dan doa akhhir bersama.
D. Rapat bidang (RABID)

Rapat bidang merupakan rapat rutin yang dilaksankan sesuai dengan kesepakatan masing –
masing bidang yang telah disepakati oleh kepala bidang dan staf setiap bidang, untuk membahas
rencana , kinerja, dan evaluasi program dalam bidang tersebut. Anggota rapat ini adalah kepala
departemen, kepala bidang,dan staf bidang.
Ketentuan umum rapat bidang
Adapun ketentuan umum rapat biang sebagai berikut :
1. Rapat bidang dilaksanakan minimal 1 kali dalam satu bulan
2. penentuan waktu, tempat, dan agenda rapat ditentukan oleh ketua bidang.
3. Rapat bidan wajib dihadiri oleh koordinator wilayah atau wakil koordinator wilayah dan
kepala departemen.
*jika koordinator wilayah atau wakil koordinatir wilayah berhalangan hadir maka ketua
bidang wajib menyampaikan hasil rapat kepada koordinator wilayah
*jika kepala departemen berhalangan hadir maka ketua bidang wajib melporkan hasil
rapat kepada kepala departemen.

1
4. Rapat bidang harus dihadiri minimal dari anggota bidang.
3
5. Rapat bidang dapat dilakukan secara online dengan syarat sebagai berikut :
1
a) Anggota bidang tidak dapat hadir memenuhi syarat kehadiran minimal rapat
3
dikarenakan suatu alasan yang jelas
b) Kondisi lingkungan yang tidak memungkinkan
c) Terdapat pembahasan pentig yang bersifat mendesak
d) Mengudang koordinator wilayah atau wakil koodinator wilayah ke dalam forum rapat
online selama rapat berlangsung.
e) Terdapat notula keaktifan yang mengikuti rapat online
6. Adapun rekomendasi agenda rapat bidang sebagai berikut :
a) Silaturahmi anggota bidang
b) Evaluasi programkerja yang telah dan sedang berjalan
c) Penjadwalan aktivitas rutin bidang
d) Strategi pencapaian program brikutnya
e) Tindak lanjut untuk program yang terlaksana.
7. Apabila tidak dilaksanakan rpat bidang satu kali dalam sebulan selama dua bulan berturut
– turut maka koodinator wajib menegur ketua bidang.
Ketentuan pelaksanaan rapat bidang
Adapun ketentuan pelaksanaan rapat bidang yang dilaksanakanbaik secara offline atu online
sebagai berikut :
1. Setiap rapat mengundang koordintor wilayah atau wakil koordinator wilayah minimal dua
hari sebelum rapat berlangsung.
2. Setiap rapat harus memilki perangkat rapat sebagi berikut :
c) Kelengkapan administrasi,yang terdiri dari :
3) Presensi berupa hardfile
4) Notula rapat berupa softfile
d) Petugas rapat ( moderator, notuli rapat, dan pimpinan rapat )

3. Presensi kehadiran diisi dengan tandatangan peserta,sedengkan bagi peserta yang tidak
hadir dikarenakan sakit diberi keterangan s, ijin diberi keterangan i, dan tanpa keterangan
diberi keterangan a,
*jika rapat online, presensidi isi oleh notulensi rapat dengan menceklist kehadiran bagi
anggota yang hadir dan memberi keterangan sesui keterangan sesui ditas bagi anggota
yang tidak dapat hadir.
4. Rapat yang dilaksanakan harus sesuai susunan rapat, yakni sebagi berikut :
d) Pembukaan, berisi :
e) Penyajian, berisi :
5) Mendengar saran dan rekomendasi dari koornoator wilayah atau wakil koodinator
wilayah
*jika dalam rapat di hadiri koordinator wilayah atau wakil koordinator wilayah
f) Penutup, berisi :
2) Rapat ditutup dengan membaca hamdallah dan doa akhhir bersama.
E. Rapat kepanitiaan
Rapat kepanitiaan merupakan rapat yang dilaksanakan oleh panitia kegiatan yang di adakan
oleh Permadani Diksi Wilayah IV untuk membahas persipan, pelaksanaan, dan evaluasi kegiatan

Permadani Diksi Wilayah IV. Tata cara dan mekanisme rapat di atur oleh masing – masing
kepanitiaan. Rapat ini dihadiri oleh penanggung jawab kegiatan dan panitia kegiatan.
F. Rapat koodinasi
Rapat koordinasi merupakan rapat yang dilaksankan melibatkan forum- forum bidikmisi di
wilayah IV. Rapat koodinasi dilaksanakan sesui dengan kebutuhan. Rapat koodinasi dihadiri oleh
koodinator wilayah atau wakil koodinator wilayah dan perwakilan atau seluruh Permadani Diksi
Wilayah IV dan perwakilan pengurus atau anggota forum masing – masing kampus.
3. Mekanisme kerja organisasi

1. Pelaksanaan
Pelaksanaan tugas dan wewenang masing – masing pengurus diatur dalam job description
yang disusun oleh koordinator Permadani Diksi Wilayah IV periode 2020.
2. Hierarki kepengurusan
Hierarki hubungan antara ketua dan staf kepengurusan adalah komando, sedangkan antar
staf adalah koodinasi.
KOORDINATOR
WILAYAH
WAKIL
KOORDINATOR
WILAYAH
SEKRETARIS BENDAHARA
DEPARTEMEN DEPARTEMEN DEPARTEMEN DEPARTEMEN DEPARTEMEN

PSDMO ADVOKASI KOMINFO PENDIDIKAN KEMITRAAN
BIDANG
BIDANG EKONOMI
PENGELOLAAN BIDANG KAJIAN SUB. BID. HUMAS
KREATIF
WILAYAH
BIDANG
PENGELOLAAN
BIDANG STANDAR
SUB.BID MEDIA OPERASIONAL BIDANG
PROSEDUR
SOSMAS
| 12
PELAYANAN KREATIF
FORUM
3. Mekanisme laporan
a) Setiap penangung jawab wajib melaporkan kegiatan kepada kepala departemen paling lambat
2 minggu setelah kegiata, selanjutnya wajib melapokan kegiatan tersebut juga kepada
koordinator wilayah paling lambat 1 bulan setelah melaksanakan kegiatan.
b) Jika dalam waktu yang ditentukan penanggung jawab tidak memberikan laporan maka
koordinator wilayah berhak memberikan teguran.
Pelaksana ≤2 minggu Kepala ≤2 minggu Koorniantor

kegiatan departemen wilayah
4. Mekanisme peringatan dan pemberian sanksi

a) Apabila terdapat pengurus yang melakukan hal – hal yang tidak sesui dengan aturan yang
berlaku di Permadani Diksi Wilayah IV, maka akan di berikan pertama teguran secara lisan
b) Apabila peringatan pertama tidak diindahkan, maka akan diberikan peringatan kedua berupa
suart teguran.
c) Surat panggilan akan diberikan jika 2 kali suart teguran diabaikan
d) Apabila surat panggilan masih tidak diindaahkan maka pengurus yang bersangkutan akan di
berikan surat keputusan penonaktifan
e) Surat keputusan penonaktifan juga bisa di keluarkan tanpa memperhatikan point – point
sebelumnya, sesui kebijakan pimpinan organisasi.
5. Mekanisme resuffle pengurus
Pengurus dapat di resuffle karena beberapa hal sebagai berikut :
a) Memberhentikan diri
b) Meninggal dunia
c) Tidak aktif dalam kepengurusan
d) Mencemarkan nama baik Permadani Diksi Wilayah IV
e) Kebijakan organisasi

BAB II
STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR KEGIATAN
PERMADANI DIKSI WILAYAH IV 2020
A. Pedoman penyusunan rancangan kegiatan

Dalam merancang suatu kegiatan maka dilakukan perancangan dengan menentukan :
Departemen : Nama Departemen
Bidang : Nama Bidang
USULAN PROGRAM KERJA
1 Nama Program Diisi oleh nama program kerja yang akan diusulkan.
Kerja
Penangung Jawab Nama-nama orang yang akan menjadi penanggungjawab

dalam pelaksanaan kegiatan.
Target Waktu Diisi dengan perkiraan waktu pelaksanaannya.

Pelaksanaan
Latar Belakang Diisi dengan permasalahan yang mendasari program kerja.
Tujuan Diisi dengan tujuan dari program kerja.
Gambaran Deskripsikan bagaimana konsep umum dari program kerja

Kegiatan yang akan dilaksanakan.
Sasaran Kegiatan Siapa yang akan dijadikan terget sasaran dari pelaksanaan
proram kerja.
Indikator Indikator atau acuan bahwa tujuan dari program krja dapat
keberhasilan dikatakan tercapai.
Output dan Diisi dari hasil kegiatan beserta dampaknya buat

Dampak bagi

Masyarakat masyarakat.
Anggaran Gambaran dana kegiatan yang mungkin dibutuhkan.
B. Pembentukan panitia kegiatan

a. Tujuan
Tujuan dibentuknya panitia pelaksanayaitu untuk menjamin dan mnjelaskan tentang prosesdur
pembentukan panitia kegiatan dalam lingkungnan Permadani Diksi Wilayah IV untuk
melakanakan kegiatan sesui dengan tupoksi dalamkepanitiaan.
b. Ruang lingkup da unit yang terkait
Prosedur ini di selenggarakan dalamlingkungan Permadani Diksi Wilayah IV meliputi aktivitas
dan pembentukan panitia kegiatan yang melibatkan pimpinan PDN wialayah IV.
c. Istilah dan definisi panitia
Panitia kegiatan merupakan personel yang melaksankan kegiatan di luar tugas pokok sehari –
hari dalam lingkungn Permadani Diksi Wilayah IV. Panitia kegiatan mencakup penanggung
jawab, ketua pelaksana, sekretari, bendahara, dan anggota pantia.
d. Langkah – lankah pembentukan panitia
1. Ketua ∕ departemen ∕ bidang menunjuk ketua pelaksana berdasarkan rekomendasi atau hasil
kesepakatan rapat ketua ∕ departeme ∕ bidang untuk melaksanakan kegiatan tertentu yang
akan dilaksankan dalam lingkungan Permadani Diksi Wilayah IV
2. Ketua panitia yang ditunjuk memlilih anggota panitia berdasarkan kesesuian kompetensi
dengan bidang kegiatan yang akan dilakukan.jumlah anggota panitia disesuikan dengan
kebutuhan
3. Kepanitiaan yang dibentuk harus disetujui oleh koordinator wilayah sebagai penanggung
jawab dan diketahui oleh sekretaris wilayah.
4. Ketua panitia yang telah disetujui menyusun proposal kegiatan
5. Surat tugas kepanitiaan yang sudah ditanda tangani diserahkan kepada panitia untuk
dilaksanakan.

6. Panitia bertanggung jawab melaksanakan kegiatan dan membuat laporan pelaksana kegiatan.
e. Tugas kepanitiaan kegiatan
Adapun tugas kepanitiaan kegiatan Permadani Diksi Wilayah IV secara umum sebagai
berikut :
1. Ketua pelaksana, bertugas sebagai berikut :
a) Bertanggung jawab atas kegiatan.
b) Bersama – sama dengan panitia lain membahas konsep acara.
c) Memimpin rapat.
d) Mengkoorinasikan dan merangkul panitia.
e) Membrikan semangat dan motivasi bagi anggota panitia.
2. Sekretaris kegiatan, bertugas sebagai berikut :
a) Membuat proposalkegiatan resmi dan sponsorship.
b) Membuat timeline kegiatan atau agenda kegiatan untuk rapat selanjutnya bersama ketua
pelaksana.
c) Membuka dan menutup rapat.
d) Membuat kelengkapan admisnistrasi.
e) Menyusun laporan pertanggung jawaban kegiatan dengan sistematika, aturan pengetikan,
dan aturan lain sesui SOP.
f) Membuat serifikat panitia dan peserta kegiatan ( jika diperlukan )
3. Bendahara kegiatan, bertugas sebagai berikut :
a) Membuat rancangan anggran biaya (RAB) kegiatan yang selanjutnya diajukan kepada
bendahara umum.
b) Membuat laporan keuangan, yang selajutnya kan dilapirkan dalam laporan pertanggung
jawaban kegiatan.
4. Devisi acara, bertugas sebagai berikut :
a) Membuat konsep acara.
b) Menyusun acara dan menyiapkan perangkat acara.
c) Bertanggung jawab terhadap pelaksanaan acara pada hari H.
*untuk tugas dan devisi yang tidak tercantum dalamSOP ini, akan diatur sesui dengan kebutuhan
dari setiap kegiatan

C. Persiapan kegiatan
langkah –langkah persiapan kegiayan yang perlu dilakukan antara lain :
1. Penyusunan proposal kegiatan oleh sekretaris kepanitiaan, berkoordinasi dengan sekretaris
umum.
2. Pembuatan proposal minimal 1 – 2 bulan sebelum acara dilaksanakan.
3. Proposal kegiatan harus sesuai dengan ketentuan pembuatan proposal kegiatan sebagai berikut :
a. Ketentuan propoal resmi kegiatan
Adapun ketentuan dalam pembuatan proposal resmi kegiatan sebagai berikut :
1. Penyusunan anggran biaya harus dikonsultasikan dengan bendahara umum mengenai
jumlah uang dan format penulisanya.
2. Proposal yang dibuat harus dikonsultasikan dengansekretaris umum Permadani Diksi
Wilayah IV sebelum diedarkan untuk ditadatangani pihak – pihak terkait guna diperiksa
ketepayan susunan dan formatnya agar sesui dengan SOP yang telah ditetapkan.
3. Sebagai arsip admisnistrasi Permadani Diksi Wilayah IV, panitia kagitan mengirimkan
softfile berupa pdf yang sudah di tanda tangan pihak – pihak terkait.
b. Ketentuan penulisan proposal resmi kegiatan
Adapun ketentuan penulisan proposal resmi kegiatan Permadani Diksi Wilayah IV
sebagai berikut :
1. Ditulis pada kertas A4.
2. Menggunakan Kaidah Ejaaan Bahasa Indonesia.
3. Margin yang digunakan dengan ketentuan Top :3 cm, Right : 3 cm, dan Botton :3 cm.
4. Menggunakan font Times New Roman dengan ukuran 12 pada isi proposal
5. Menggunakan spasi 1,5 denganbefore dan after yaitu 0.
6. Menggunakan kaidah penomoran yang dimulai dari A.1.a,1), a), (1), dan a
7. Menggunakan kop dengan ketentuan sebagai berikut :
a) Logo Permadani diksi Wilayah IV berada disebelah kiri dan logo kegiatan disebelah
kanan.
*jika kegiatan tidakmempunyai logo aka untuk format logo Permadani Diksi Nasional
di sebelah kiri dan logo Permadani Diksi Wilayah di sebelah kanan.

b) Diantara logo, ditulis nama kegiatan dan asal instansi dengan huruf kapital dengan
font Times New Roman ukuran 12 dan di BOLD sedangkan untuk alamat email ditulis
dengan ukuran font 10.
c) Menggunakan spasi 1,15 dengan bifore dan after 0.
c. Sistematika penulisan proposal kegiatan

Adapun sistematika penulisan proposal kegiatan Permadani Diksi Wilayah IV sebagai
berikut :
1. Cover
Untuk ketentuan sistematika penulisan pada cover disesuikan dengan tema dan
krativitas panitia kegiatan.
2. Lembar pengesahan
Lembar pengesahan merupakan lembar yang berisi tanda tangan pihak – pihak yang
tercantum dalam lembaran tersebut sebagai persetujuan diadakanya kegiatan ini.denga
format sebagai berikut :
LEMBAR PENGESAHAN
Kegiatan...........
Persatuan Mahasiswa dan Alumni Bidikmisi
Wilayah IV
Bandung,..............20
Ketua Pelaksana, Sekretaris Pelaksana,
Cap panpel
Nama Lengkap Nama Lengap
Mengetahui,
Koordinat
or
Wilayah,
Cap PD
3. Pendahuluan
Pendahuluan berisi mengenai latar belakang perlunya di adakan kegiatan tersebut bagi
Permadani Diksi Wilayah IV. Pendahuluan dijelaskan secara dekriptif.
4. Landasan kegiatan
Landasan kegiatan berisi aturan atau kaidah – kaidah yang mendukug atau melindungi
kegiatan ini.
5. Tujuan kegiatan
Tujuan kegiatan ini berisi tentang tujuan atau hal yang ingi n dicapai diadakanya
kegiatan ini.
6. Nama kegiatan
Nama kegiatan adalah nama yang di brikan untuk kegiatan yang akan
dilakanakan.pnulisan nama kegiatan berada diantara tanda kutip dan apabila terdapat
singkatan maka singkatan waib di uraikan.
7. Tema kegiatan
Tema kegiatan adalah topik yng akan di angkat dalam kegiatan tersebut yang diusung
oleh panitia kegiatan. Penulisan temakegiatan berada diantara tanda kutip dan tidak
diperkenankan mengunakan sngkatan.
8. Bentuk kegiatan
Bentuk kegiatan merupakan agenda acara secara garis besar yang akan dilaksankan
selama kegiatan berlangsung dan agenda acara in harus dijelaskan secara deskriptif jenis
kegiatan seperti apa yang akan dlaksankan.
9. Sasaran kegiatan
Sasaran kegiatan adalah pihak – piha yang akan didikutsertakan sebagai peserta
kegiatan.

10. Waktu dan tempat pelaksanaan kegiatan

Pada bagian ini dituliskan hari, tanggal, pukul, dan tempat kegiatan akan dilaksanakan.
11. Susunan panitia
Susunan panitia adalah orang – orang yang berpartisipasi sebagai penyelenggara
kegiatan. Dalam proposal, susunan panitia dilampirkan.
12. Anggaran biaya

Anggaran biaya adalah dana yang akan dipergunakan untuk kegiatan yang berisi
perkiran dana, pemasukan dan pengeluaran. Dalam proposal ini anggaran biaya
dilampirkan.
13. Susunan acara
Susunan acara adalah rangkain acara yang akan dilaksankan secara detai yang berisi
jenis kegiatan, waktu,estimasi waktu, deskripsi kegiatan, tugas devisi, pengisi acara,
serta penanggung awab acara pada kegiatan yang dilaksankan. Dalamproposal, susunan
acara dilapirkan
14. Penutup
Penutup berisi mengenai harapan terlaksananya kegiatan tersebut serta adanya
dukungan yang diharapkandari pihak – pihak terkait.
15. Narahubung
Bagian yang berisi email kegiatan atau contac person (CP) dari pihak yang bertanggung
jawab pada kegiatan tersebut.
16. Lampiran
Lampiran berisi susunan kepanitiaan, anggaran biaya, dan susunan acara.
D. Rapat kepanitiaan
a. Ketentuan umum rapat kepanitiaan
Rapat kepanitiaan adalah rapat yang dilakukan oleh panitia kegiatan Permadani Diksi
Wilayah IV dalam memepersiapkan kegiatan yang akan dilaksanakan. Rapat kepanitiaan dibagi
menjadi emapat, yaitu : rapat besar kegiatan, rapat koordinator, dan rapat devisi.

Adapun ketentuan umum pelaksanaan rapat kepanitiaan Permadani Diksi Wilayah IV

sebagai berikut :
1. Setiap rapat harus memiliki memilikiperangkat rapat,diantaranya adalah :
a) Kelengkapan administrasi
1) Daftar hadir rapat berupa hardfile.
2) Notula rapat berupa softfile.
b) Petugas rapat ( pemimpin rapat, moderator rapat, notulis rapat ).
2. Daftar hadir rapat diisi dengan tanda tangan peserta rapat, sedangkan rapat online daftar hadir
diisi oleh sekretaris kegiatan dengan menceklis kehadiran bagi panitia yang hadir dan
memberi keterangan sesui keterangan untuk panitia yang berhalangan hadir.
3. Rapat kepanitiaan dapat dilaksanakan secara online dengan ketentuan sebagai berikut :
a) Panitia tidak dapat hadir memenuhi syarat kehadiran rapat dikarenakan suatu alasan yang
jelas.
b) Terdapat pembahasan penting yang bersifat mendesak
c) Megundang kepala bidang atau kepala departemen, koordinator wilayah atau wakil
koordinator wilayah.
d) Keadaan yang tidak memungkinkan untuk rapat offline.
e) Terdapat notulen keaktifan yang mengikuti rapat online.
4. Rapat yang dilaksanakan baik secara offline atau online harus sesui dengan susunan rapat,
sebagai berikut :
a) Pembukaan, terdiri dari :
1) Memastikan semua peserta rapat (jika rapat online)
2) Mengucapkan salam.
3) Rapat dibuka dengan membaca basmallah.
4) Membacakan agenda rapat.
1) Membaca hasil rapat sebelumnya (jika rpat rutin).
2) Pembahasan materi rapat per point agenda rapat secara berurutan.
3) Proses diskusi dan rekomendasi dan tanya jawab dengan seluruh peserta rapat.
4) Pengambilan keputusan rapat.

5) Meminta dan mendengarkan saran serta rekomendasi dari kepala departemen,

koordinator wilayah atau wakilkoordinator wilayah.
*jika dalam rapat dihadiri oleh kepala departemen, koordinator wilayah atau wakil
koordinator wilayah
6) Lain – lain (jika ada penambahan agenda pembahasan rapat).
7) Memotivasi peserta rapat.
1) Membaca hasil keputusan rapat.
2) Rapat ditutup dengan membaca hamdallah.
3) Mengucapkan salam penutup.
b. Ketentuan rapat besar
Rapat besar adalah rapat yang dilaksankan pada suatu kegiatan yang berada pada
naungan Permadani Diksi Wilayah IV danrapat ii bersifat pengecekan atau pengaudtan
suatu kegiatan secra menyeluruh dan dipandang dari berbagai posisisudut pandang. Rapat
ini dihadiri oleh seluruh paitia kegiatan, steering committe ( SC), kepala departemen,
koordinator wilayah atau wakil koordinator wilayah.adapun ketentuan rapat besar, sebaga
berikut :
1. Diselenggaran minimal 2 minggu sekali setelah kepanitiaan terbentuk
2. Penentuan waktu, tempat, dan agenda oleh ketua pelaksana
1
3. Dihadiri minimal n+1 panitia, n merupakan jumlah seluruh panitia.
2
4. Rapat harus dipimpin oleh ketua pelaksana atau di wakilkanoleh sekretaris kegiatan
5. Rapat ini dihadiri oleh koordinator wilayah, kepala departemen atau bidang, dan
seteering commitee (SC)
*jika koordinator wilayah atau wakil koordinator wilayah berhalangan hadir maka
ketua pelaksana wajib melaporkan hasil rapat kepada koordinator wilayah
*jika kepala departemen atau bidang berhalangan hadir makan ketua pelaksana
wajib melaporkanhasil rapat kepada kepala departemen
*jika SC berhalangan hadir maka ketua palaksana wajib melaporkan hasil rapat
kepada SC

6. Pemberitahuan mengenai rapat besar paling lambat 3 hari sebelum pelaksanaan rapat
c. Ketentuan rapat koordinator
Rapat koordinator adalah rapat yang dilaksanakan oleh panitia inti kegiatan atau
koordinator dalam rangka koordinasi umum. Panitia inti yang dimaksud adalah ketua
pelaksana kegiatan, sekretaris kegiatan, bendahara kegaiatan, serta koordinator –
koordinator devisi kegiatan. Adapun ketentuan rapat koodinator sebagai berikut :
1. Rapat koodinator dalam sebuah kegiatan dilaksanakan untuk koordinasi dan laporan
progres setiap devisi kepada ketua pelaksana dan koorinator wilayah serta jika ada
permasalahan yang bersifat rahasia dan penting.
2. Penentuan waktu, tempat, dan agenda rapat oleh ketua pelaksana kegiatan.
3. Rapat dihadiri oleh koordinator wilayah atau wakil koorinator wilayah, kepala
departemen, ketua bidang, dan steering commite (SC).
*jika koordinator wilayah atau wakil koodinator wilayah berhalangan hadir, maka
ketua pelaksana kegiatan harus melaporkan hasil rapat kepada koordinator wilayah.
*jika kepala dapertemen atau ketua bidang berhalangan hadir, maka ketua pelaksana
kegiatan harus melaporkan hasil rapat kepada kepala departemen.
*jika SC berhalangan hadir, maka ketua pelaksana harus melaporkan hasil rapat
kepada SC.
4. Rapat harus dipimpin oleh ketua pelaksana
5. Pemberitahuan rapat minimal 3 hari sebelum rapat dilaksanakan
d. Ketentuan rapat devisi
Rapat devisi adalah rapat yang dilaksanakan oleh koorinator devisi dan staf – stafnya.
Adapun ketentaun rapat devisi sebagai berikut :
1. Dilaksanakan minimal 2 minggu sekali setelah kepanitiaan terbentuk
2. Penetuan waktu, tempat, dan agenda rapat oleh koorinator devisi.
3. Rapat dihadiri sekuarang – kurangnya oleh setengah dari anggota devisi
4. Rapat dihadiri oleh ketua pelaksana.
*jika ketua pelaksana berhalangan hadir, maka koorniator devisi harus melaporkan
hasil rapat kepada ketua pelaksana.
5. Rapat dipimpin oleh koorinator devisi

6. Notula rapat dan dokumentasi rapat dilaksanakan oleh koorinator devisi atau dipilih
oleh koorinator devisi
7. Pemberitahuan rapat minimal 2 hari sebelum rapat dilaksanakan
E. Pelaksanaan kegiatan
1. Kegiatan yang dilaksankan sesuai dengan rencana yang sudah dipersiapkan
2. Ketua departemen dan ketua bidang yang berhubungan harus memantau jalanya acara dan
mencatat hal –hal yang dianggap penting
Format pelaksanaan kegiatan
Waktu & Petunjuk teknis kegiatan

No Kegiatan Saran PJ
tempat Pra acara pelaksanaan Pasca acara
Catatan : dijabarkan pada rapat terakhir panitia sebelum kegiatan dilaksankan.

F. Evaluasi kegiatan
1. Mengevaluasi kegiatan dari mulai perencanaan sampai pelaksanaan
2. Membahas penyimpangan – penyimpangan yang terjadi
3. Menilai pencapain tujuan dengan membandingkan pelaksanaan kegiatan dengan kriteria
keberhasilan yang telah ditetapkan sebelumnya
4. Memberi saran – saran dan rekomendasi untuk pelaksanaan kegiatan sejenis di waktu mendatang.
Format pasca kegiatan
No Kegiatan Waktu & tempat Sarana Petunjuk teknis kegiatan PJ
Catatan : pasca kegiatan ditunjukan untuk mengevaluasi kegiatan dan menyusun laporan kegiatan
dibuat setelah kegiatan selesai
G. Laporan kegiatan

1. Setelah selesai pelaksanaan kegiatan, panitia kegiatan wajib menyusun laporan

pertanggungjawaban dengan bantuan sekretaris dan bendahara
2. Ketua pelakana melaporkan kegiatan kepada koodinato wilayah melalui sekretaris dalam bentuk :
a) Laporan yang sudah diprint, disertai lampiran sebagai berikut
1) Susunan kepanitiaan
2) Susunan acara
3) Realisasi anggaran biaya
4) Proposal kegiatan
5) Bukti transaksi pengeluatan
6) Daftar hadir peserat dan panitia
7) Adaministrasi dan arsip surat menyurat
8) Hasil dokumentasi
b) Laporan berbentuk softfile berupa pdf.
Format laporan kegiatan
Laporan kegiatan .............(nama kegiatan)

Bidang ....... Permadani Diksi Wilayah IV
Periode 2020
I. Pendahuluan :
II. Nama kegiatan :
III. Tujuan kegiatan :
IV. Waktu dan tempat :
V. Peserta kegiatan :
VI. Dana sumber kegiatan :
VII. Gambaran kegiatan :
(prsiapan, pengorganisasian, dan
pelaksanaan)
VIII. Hambatan – hambatan dan evaluasi :
IX. Rekomendasi kegiatan :
X. Fortofolio
 Proposal
 Realisasi dana anggaran biaya
 Nota
 Arsip atau berkas
 Surat
 Printout publikasi dan dokumentasi
 Dan hal – hal penting
XI. Hari, tanggal, bulan, dan tahun :
XII. Lembar pengesahan :
H. Penyelenggaraan kesekretariatan dan keuangan

1. Penyelanggara kesekretariatan dan keuangan merupakan haluang wajib dilaksankan oleh
panitia kegiatan sesui dengan petunjuk yang berlaku
2. Ini menjadi tanggung jawab sekretaris panitia dan dianjurkan berkonsultasi dengan sekretaris
dan bendahara.

BAB III
STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR
ADMINISTRASI
A. Pendahuluan
Kesekretariatan merupakan salah satu elemen yang sangat penting dalammenudkung program
kerja dan kegiatan dalamsuatu organisasi. Selain itu kelancaran administrasi merupakan salah satu
tolak ukur keberhasilan organisasi. Apalagi sejarah perjalanan sebuah organisasi yang telah dicapai
perlu di rapihkan dan diarsipkan, sehingga kemampun administratif semakin diperlukan.
Administrasi bukanlah suatu hal yang menyulitkan,justru sangat penting untuk regenerasi dan
pembelajaran pengurus. Banyak data yang menunjukan bahwa administrasi yang lemah dapat
menurunkan kinerja organisasi.
B. Pengelolaan surat
Berkas surat dan atau yang berhubungan dengan surat menyurat disusun berdasarkan
klarifikasi dan penomorannya. Pihak yang bertanggung jawab mengatur penyusunan dan pengelolaan
berkas adalah sekretaris.
1. Surat masuk
1) Penerimaan surat
Surat yang diterima oleh sekretaris terlebih dahulu disortir, mana yang merupakan surat
organisasi, surat pribadi atau pengurus, atau surat – surat yang lainya. Surat organnisasi
selanjutnya dibuka dan diperoses. Sebaiknya disortir lewat pemilihan, mana yang termasuk
surat bagi koorniator wilayah IV, sekretrais, dan Kepala departemen atau kepala bidang.
2) Pencatatan surat

Surat yang diterima lalu dicatat dalam buku registrasi surat masuk.berikut point – point yang
perlu di cantumkan:
a) Nomer urut
b) Tanggal masuk surat
c) Nomor surat
d) Nama instansi pengirim
e) Tujuan
f) Prihal
g) Keterangan
Format buku registrasi surat masuk
Tanggal
Tanggal Pengirim
No dan No. Prihal Tujuan Lampiran Ket
masuk dan alamat
Surat
3) Penyampaian surat
Setelah dicatat dalam buku registrasi surat masuk lalu diparaf dan di bubuhi tanggal
penerimaan. Kemudian disampikan pada pihak yang bersangkutan untuk ditidaklanjuti.
4) Penindaklanjutan surat
Bila yang bersangkutan perlu membuat surat balasan, pihak tersebut harus memberitahukan
kepada sekretaris untuk dibuatkan surat balasan.
5) Penyimpanan surat
Setelah semua dilakanakan, berkas surat disimpan oleh sekretris.
2. Surat keluar
1) Pembuatan surat
Surat yang ditunjukan untuk pihak eksternal dan surat balasan (atas surat masuk) dibuat oleh
sekretaris atas permohonan dari deprtemen atau bidang yang berkepentingan.
2) Pencatatan surat

Surat yang dibuat lalu dicatat dalam buku registrasi surat keluar.adapun point – point yang
perlu dicantumkan:
a) Nomor urut
b) Tangal keluar
c) Nomor surat
d) Instansi yang dituju
e) Tujuan
f) Prihal
g) Keterangan
Format buku registrasi surat keluar

Tanggal
Tanggal Instansi Lampira
No Tujuan dan No. Prihal Ket
keluar tujuan n
Surat
C. Pedoman pembuatan surat

1. Format kertas surat menggunakan F4 (ukuran width 21 cm dan height 33 cm), margin top dan
bottom 2 cm, margin left dan right 2.5 cm, line spacing 1.5 lines, jenis font menggunakan Times
New Roman ukuran 12.
2. Kop surat :
a) Samping kiri logo Permadani Diksi Nasional
b) Samping Kanan baris pertama tulisan jenjang kepengurusan (format UPPERCASE, ukuran
font 13 dengan Bold)
c) Samping Kanan baris kedua tulisan “PERMADANI DIKSI NASIONAL” (format ukuran
font 13 dengan Bold)
d) Samping Kanan baris ketiga tulisan “PERSATUAN MAHASISWA DAN ALUMNI
BIDIKMISI NASIONAL” (format ukuran font 11 dengan Bold)
e) Samping Kanan baris keempat tulisan lingkup ruang lingkup Wilayah atau Cabang (Format
ukuran font 13 dengan font Capital dengan Bold)
f) Samping Kanan baris kelima sekretariat dan contact kepengurusan (ukuran font 11)
g) Samping Kanan baris keenam email dan media sosial kepengurusan (ukuran font 11)
h) Line pembatas
3. Tulisan kata Nomor ditulis lengkap “Nomor” dan format Penomoran Surat sebagai berikut :
a) 04 : Kode wilayah (00 untuk BPP)
b) 00 : Kode Cabang (jika ada cabang, jika tidak maka cukup 00)
c) 00 : Nomor surat
d) II : Generasi Kepengurusan
e) AB : Kode yang menandatangani adalah
A untuk Ketua Umum/Koordinator
B untuk Sekretaris
C untuk Bendahara
D untuk Ketua Bidang
f) III : Bulan surat dibuat
g) 2020 : Tahun dibuat
4. Lampiran harus ditulis lengkap “Lampiran”, diberi tanda “-” jika tidak ada lampiran
5. Perihal cukup ditulis “Hal”
6. Bagian Yang Terhormat ditulis “YangTerhormat”
7. Isi surat didahului dan penutup surat dengan ucapan Salam “Salam Mahadiksi,”
8. Tulisan “Badan Pengurus Wilayah Persatuan Mahasiswa dan Alumni Bidikmisi Nasional
Provinsi Jawa Barat (selain Bogor, Depok dan Bekasi)” rata tengah dilanjutkan dibawahnya yang
bertanggung jawab dalam pengeluaran surat.
9. Stempel berukuran 4x4 cm dengan menggunakan lingkaran bertintah biru tua.

BAB IV
PENUTUP
Demikian Standar Operasional Prosedur (SOP) ini dibuat untuk dipahami dan dilaksanakan dengan
sabaik – baiknya. Hal – hal yang belum diatur dan dicantumkan akan diatur kemudian sebagaimana
mestinya.

LAMPIRAN A
SISTEM KOORINASI
DAN
MEKANISME KERJA ORGANISASI

Lampiran A.1 : Rapat kerja 1
USULAN PROGRAM KERJA
Nama Program
Kerja
Penangung Jawab
Target Waktu
Pelaksanaan
Latar Belakang
Tujuan
Gambaran
1 Kegiatan
Sasaran Kegiatan
Indikator
keberhasilan
Output dan
Dampak bagi
Masyarakat
Anggaran .

Lampiran A.2 : Rapat kerja 2

PROGRAM KERJA TERLAKSANA
DEPARTEMEN ..............
No Nama program kerja Waktu pelaksanaan Deskripsi kegiatan
PROGRAM KERJA TIDAK TERAKSANA

No Nama program kerja Tujuan Alasan
PROGRAM KERJA BARU

No Nama program kerja Waktu pelaksanaan Deskripsi kegiatan

Lampiran A.3: Format ketetapan program kerja
KETETAPAN PROGRAM KERJA

RAPAT KERJA
PERIODE 2020
No Nama kegiatan Tanggal kegiatan Deskripsi Keterangan
Bandung, ....................20...
Mengetahui,
Koordinator Wilayah IV
Nama lengkap

Lampiran A.4 : Surat pernyataan
SURAT PERNYATAAN
NOMOR :............................................(diisi sekretaris)
Bismillaahirrohmaanirrohiim,
Dengan ini kami:
1. Nama :..........................................................................................................
Jabatan : Kepala Departemen ..............................Permadani Diksi Wilayah IV
Periode..................
Selanjutnya disebut pihak kesatu,
2. Nama : .........................................................................................................
Jabatan : Koordinator Wilayah Permadani Diksi Wilayah IV Periode..........
Selanjutnya disebut pihak kedua
Menyatakan bahwa pihak kesatu telah berkoodinasi terkait kendala pelaksanaan programkerja
departemen .............................................Permadani Diksi Wilayah IV Periode......., berikut seluruh
tanggungjawabnya selaku kepala departemen ......................kepada pihak kedua,yakni :
Nama Kegiatan : .............................................................................................
Ketua Pelaksana : .............................................................................................
Tanggal Kegiatan : .............................................................................................
Kendala : .............................................................................................
Keputusan : .............................................................................................
Menyerahkan surat pernyataan Perubahan Tnggal atau pemabatalan program kerja. Pihak kedua
menerima dan menyetujui surat pernyataan berikut dengan tanggungjawab dari pihakke satu.

Bandung,...........20..
Pihak kedua,
Pihak kesatu,
Nama Lengkap
Nama Lengkap
Lampiran A.5 : Surat Peringatan
SURAT PERINGATAN
NOMOR:................................................... (diisi sekretaris)
Dibuat oleh Permadani Diksi Wilayah IV, yang ditunjukan kepada:

Nama :..................................................................................
Jabatan :..................................................................................
Sehubungan dengan sikap tidak disiplin yang saudara∕i lakukan,yaitu tidak mengikuti
rapat..................satu bulan sekali selama dua kali berturut – turut, maka dengan ini diberikan surat
peringatan dengan ketentuansebagai berikut:
1. Surat peringatan berlaku untuk 1 bulan (satu) bulan kedepan sejak tanggal surat diterbitkan.
2. Apabila dalamkurun waktu 1 (satu) bulan sejak tanggal surat diterbitkan saudara∕idapat
memeperbaiki kesalahan yang menjadi dasar atas diterbitkanya surat pringatan ini, maka surat
peringatan ini sudah tidak berlaku.
3. Jika dalam kurun waktu 1 (satu) bulan kedepan sejak surat peringatan diterbitkanya saudara∕i
tidak dapat memperbaiki kesalahan yang menjadi dasar atas diterbitkanya surat peringatan ini,
makaakan dilakukan tindak lanjut oleh koordinator wilayah.
Demikian surat peringatan ini kami buat agar dapat diperhatikan dan ditaati sebaik mungkin.
Bandung,...........20..
Sekretaris,

Nama Lengkap
Lampiran A.6: Format presensi rapat
DAFTAR HADIR RAPAT...........................

PERIODE..............
Februar
Januari Maret April Mei ........
No Nama i
Tgl. Tgl. Tgl. Tgl. Tgl.

Koordinator Bandung,...........20..
PD Wilayah IV, Sekretaris,
Nama Lengkap Nama Lengkap
Lampiran A.7 : format notula rapat

NOTULA RAPAT
........................................
Agenda :...................................................
Hari, tanggal : ..................................................
Waktu : ..................................................
Tempat : ..................................................
Hasil rapat:
...................................................................................................................................................................
..............................................................................................................................................................................
..............................................................................................................................................................................
.............................................................................

LAMPIRAN B
SOP KEGIATAN

Lampiran B.1 : Format daftar hadir rapat panitia
DAFTAR HADIR RAPAT ...................
Nama kegiatan : .............................................................

Agenda : .............................................................
Hari, tanggal : .............................................................
Waktu : .............................................................
Tempat : .............................................................
Ketua Pelaksana :
Sekretaris pelaksana :
Jam
No Nama Amanah No. kontak TTD
datang
Bandung,...........20..
Ketua Pelaksana,
Nama Lengkap
Lampiran B.2 : format notula rapat panitia
NOTULA RAPAT .......................

Nama kegiatan : .............................................................
Agenda : .............................................................
Hari, tanggal : .............................................................
Waktu : .............................................................
Tempat : .............................................................
Ketua Pelaksana :
Hasil rapat:
...................................................................................................................................................................
..............................................................................................................................................................................
..............................................................................................................................................................................
..............................................................................................................................................................................
........................................
Bandung,...........20..
Ketua Pelaksana,
Nama Lengkap
Lampiran B.3 : Format daftar hadir acara
DAFTAR HADIR PANITIA

Nama kegiatan : .......................................................................
Hari, tanggal : .......................................................................
Waktu : .......................................................................
Tempat : ........................................................................
No Nama Devisi No. Kontak TTD
DAFTAR HADIR PENGURUS

Nama kegiatan : .......................................................................
Hari, tanggal : .......................................................................
Waktu : .......................................................................
Tempat : ........................................................................
No Nama Departemen No. Kontak TTD

DAFTAR HADIR PESERTA

Nama kegiatan : .......................................................................
Hari, tanggal : .......................................................................
Waktu : .......................................................................
Tempat : ........................................................................
No Nama Asal No. Kontak TTD
DAFTAR HADIR PESERTA
TAMU UNDANGAN
Nama kegiatan : .......................................................................
Hari, tanggal : .......................................................................
Waktu : .......................................................................
Tempat : ........................................................................
No Nama Asal No. Kontak TTD

Lampiran B.4 : Format berita acara
BERITA ACARA
Nama kegiatan : .......................................................................

Hari, tanggal : .......................................................................
Waktu : .......................................................................
Tempat : .......................................................................
Sasaran :........................................................................
Peserta : .......................................................................
Deskripsi Kegiatan
...................................................................................................................................................................
..............................................................................................................................................................................
..............................................................................................................................................................................
..............................................................................................................................................................................
..............................................................................................................................................................................
..............................................................................................................................................................................
.....
Bandung,...........20..
Ketua Pelaksana,
Sekretaris Pelaksana,
Nama Lengkap STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR | 45

Nama Lengkap
Lampiran B.5 : Format daftar hadir evaluasi kegiatan
DAFTAR HADIR EVALUASI KEGIATAN ...................
Nama kegiatan : .............................................................

Agenda : .............................................................
Hari, tanggal : .............................................................
Waktu : .............................................................
Tempat : .............................................................
Ketua Pelaksana :
No Nama Devisi No. kontak Jam datang TTD
Bandung,...........20..
Ketua Pelaksana,
Nama Lengkap
Lampiran B.6 : Format notula rapat evaluasi kegiatan
EVALUASI KEGIATAN ...................
Nama kegiatan : .............................................................

Agenda : .............................................................
Hari, tanggal : .............................................................
Waktu : .............................................................
Tempat : .............................................................
Hasil Evaluasi
...................................................................................................................................................................
..............................................................................................................................................................................
..............................................................................................................................................................................
..............................................................................................................................................................................
..............................................................................................................................................................................
..............................................................................................................................................................................
..............................................................................................................................................................................
..................................................................................................................................
Bandung,...........20..
Ketua Pelaksana,
Nama Lengkap

LAMPIRAN C
SOP ADMINISTRASI

Lampiran C.1 : Format penulisan surat
BADAN PENGURUS WILAYAH

PERMADANI DIKSI NASIONAL
(PERSATUAN MAHASISWA DAN ALUMNI BIDIKMISI NASIONAL)
Provinsi Jawa Barat (selain Bogor, Depok dan Bekasi)
Sekretariat : , Handphone :
Email: sekretariat@permadanidiksi.or.id Website : permadanidiksi.or.id
Bandung,.....................20....
Nomor : 05.00.01/II-AB/III/2020
Lampiran :-
Hal :
Yang terhormat,
...............................................
Di Tempat
Salam Mahadiksi,
Sehubungan
Demikian surat ini kami buat, semoga Bapak berkenan menerima kedatangan kami, atas perhatiannya
kami mengucapkan terima kasih.
Badan Pengurus Wilayah
Persatuan Mahasiswa dan Alumni Bidikmisi Nasional
Provinsi Jawa Barat (selain Bogor, Depok dan Bekasi)
Koordinator Sekretaris

PIDI APRIYADI WIJI ASTUTI

Standar Operasional Prosedur

Diunggah oleh

Informasi Dokumen

Judul Asli

Hak Cipta

Format Tersedia

Bagikan dokumen Ini

Bagikan atau Tanam Dokumen

Opsi Berbagi

Apakah menurut Anda dokumen ini bermanfaat?

Apakah konten ini tidak pantas?

Hak Cipta:

Format Tersedia

Standar Operasional Prosedur

Diunggah oleh

Hak Cipta:

Format Tersedia

STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR

PERMADANI DIKSI WILAYAH IV

STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR | ii

H. Penyelenggaraan kesekretariatan dan keuangan..................................................................................................25

STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR | iii

Standard Operasional Prosedure (SOP)

STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR | 1

2. Sebagai wahana mekanisme untuk mengkomunikasikan perauran dan prsyaratan administratif,

STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR | 2

STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR | 3

I.I Sistem koordinasi intern pengurus

STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR | 4

STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR | 5

STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR | 6

STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR | 7

e) Terdapat notula keaktifan yang mengikuti rapat online.

STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR | 8

D. Rapat bidang (RABID)

STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR | 9

STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR | 10

STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR | 11

3. Mekanisme kerja organisasi

DEPARTEMEN DEPARTEMEN DEPARTEMEN DEPARTEMEN DEPARTEMEN

Pelaksana ≤2 minggu Kepala ≤2 minggu Koorniantor

4. Mekanisme peringatan dan pemberian sanksi

STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR | 13

A. Pedoman penyusunan rancangan kegiatan

USULAN PROGRAM KERJA

Penangung Jawab Nama-nama orang yang akan menjadi penanggungjawab

Target Waktu Diisi dengan perkiraan waktu pelaksanaannya.

Latar Belakang Diisi dengan permasalahan yang mendasari program kerja.

Tujuan Diisi dengan tujuan dari program kerja.

Gambaran Deskripsikan bagaimana konsep umum dari program kerja

Output dan Diisi dari hasil kegiatan beserta dampaknya buat

STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR | 14

Anggaran Gambaran dana kegiatan yang mungkin dibutuhkan.

B. Pembentukan panitia kegiatan

STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR | 15

STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR | 16

STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR | 17

c. Sistematika penulisan proposal kegiatan

Ketua Pelaksana, Sekretaris Pelaksana,

Nama Lengkap Nama Lengap

STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR | 19

10. Waktu dan tempat pelaksanaan kegiatan

12. Anggaran biaya

STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR | 20

Adapun ketentuan umum pelaksanaan rapat kepanitiaan Permadani Diksi Wilayah IV

STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR | 21

5) Meminta dan mendengarkan saran serta rekomendasi dari kepala departemen,

STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR | 22

STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR | 23

Waktu & Petunjuk teknis kegiatan

Catatan : dijabarkan pada rapat terakhir panitia sebelum kegiatan dilaksankan.

STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR | 24

1. Setelah selesai pelaksanaan kegiatan, panitia kegiatan wajib menyusun laporan

Laporan kegiatan .............(nama kegiatan)

H. Penyelenggaraan kesekretariatan dan keuangan

STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR | 26

STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR | 27

STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR | 28

Format buku registrasi surat keluar

C. Pedoman pembuatan surat