KEPUTUSAN DIREKTUR UTAMA

RUMAH SAKIT UMUM ROYAL MATERNITY

NOMOR :

TENTANG
PEDOMAN KOMUNIKASI DAN INFORMASI
DI RUMAH SAKIT UMUM ROYAL MATERNITY

DIREKTUR RUMAH SAKIT UMUM ROYAL MATERNITY,

Menimbang : a. bahwa dalam rangka meningkatkan kualitas pelayanan

kesehatan kepada pasien dan masyarakat diperlukan
komunikasi dan informasi yang optimal dan bertanggung
jawab;
b. bahwa dalam mewujudkan komunikasi dan informasi
diperlukan perencanaan dan program yang lebih jelas,
luas untuk kebutuhan internal dan eksternal;
c. bahwa untuk melaksanakan komunikasi dan informasi
perlu disusun Surat keputusan Direktur Utama RS
Umum Royal Maternity tentang Kebijakan Komunikasi
dan Informasi di RS Umum Royal Maternity.

Mengingat : 1. Undang-Undang RI nomor 29 tahun 2004 tentang

Praktik kedokteran;
2. Undang-Undang RI nomor 11 tahun 2008 tentang
Informasi dan Transaksi Elektronik;
3.
Undang-Undang RI nomor 14 tahun 2008 tentang
Keterbukaan Informasi Publik;
4. Undang-Undang RI nomor 36 tahun 2009 tentang
Kesehatan;
5. Undang-Undang RI nomor 44 tahun 2009 tentang
Rumah Sakit;
6. Undang-Undang RI nomor 34 tahun 2010 tentang
Kearsipan;

7. Peraturan Menteri Kesehatan Nomor

269/Menkes/Per/III/2008 tentang Rekam Medis;
8. Peraturan Menteri Kesehatan RI nomor
147/Menkes/Per/I/2010 tentang Perizinan Rumah
Sakit
9. Keputusan Menteri Kesehatan RI Nomor 1171 /
Menkes/Per/VI/ 2011 tentang Sistim Informasi
Rumah Sakit di Indonesia (SIRS).
 MEMUTUSKAN:

Menetapkan : KEPUTUSAN DIREKTUR RU ROYAL MATERNITY

TENTANG KEBIJAKAN KOMUNIKASI DAN INFORMASI DI RS
UMUM ROYAL MATERNITY

KESATU : Kebijakan Pedoman Komunikasi dan Informasi di RS Umum

Royal Maternity, guna menjadi acuan pengelolaan
komunikasi dan Informasi serta menjadi acuan dalam
pembuatan petunjuk teknis pelaksanaan komunikasi dan
Informasi di RS Umum Royal Maternity,

KEDUA :
Ruang lingkup kebijakan, komunikasi dan informasi terkait
seluruh aspek pelayanan dan manajemen di RS Umum Royal
Maternity, yang melibatkan pasien, keluarga, masyarakat
dan komunitas;
KETIGA :
Tata cara penjabaran komunikasi dan informasi secara lisan
dan tulisan yang disusun sesuai dengan peraturan dan
perundang-undangan yang berlaku;
KEEMPAT :
Keputusan ini mulai berlaku sejak tanggal ditetapkan
dengan ketentuan apabila dikemudian hari terdapat
kekeliruan dalam penetapannya, akan dilakukan perbaikan
sebagaimana mestinya.

Ditetapkan : di M e d a n
Pada tanggal :

DIREKTUR ,

(Dr. )
 LAMPIRAN
SURAT KEPUTUSAN DIREKTUR
NOMOR :
TENTANG PEDOMAN KOMUNIKASI DAN
INFORMASI DI RS UMUM ROYAL
MATERNITY

PEDOMAN MANAJEMEN KOMUNIKASI DAN INFORMASI

DI RS UMUM ROYAL MATERNITY

Pasal 1
Pendahuluan

Memberikan asuhan pasien adalah suatu upaya yang kompleks yang sangat
tergantung pada komunikasi dan informasi. Komunikasi tersebut kepada dan dengan
komunitas, pasien dan keluarganya, serta dengan tenaga kesehatan professional lainnya.
Kegagalan dalam berkomunikasi merupakan salah satu akar penyebab masalah yang
paling sering menyebabkan insiden keselamatan pasien.

Memberikan, mengkoordinasikan dan mengintegrasikan pelayanan, pelayanan

rumah sakit mengandalkan informasi tentang asuhan yang ilmiah, individu pasien,
pemberi asuhan dan kinerja mereka sendiri. Seperti sumber daya manusia, material dan
sumber daya uang, maka informasi juga adalah merupakan suatu sumber yang harus
dikelola secara efektif oleh pimpinan rumah sakit. Setiap rumah sakit menggali,
mendapatkan, mengelola dan menggunakan informasi untuk meningkatkan outcome
pasien, sebaiknya dengan kinerja individual maupun kinerja rumah sakit secara
keseluruhan. Seiring waktu, rumah sakit akan menjadi lebih efektif dalam :
1. Mengidentifikasi kebutuhan informasi
2. Mendesain suatu sistem informasi manajemen

3. Mendefinisikan dan menggali data dan informasi

4. Menganalisis data dan mengolahnya menjadi informasi

5. Transmisi dan melaporkan data dan informasi, dan

6. Mengintegrasikan dan menggunakan informasi.

Pasal 2
Komunikasi dengan Masyarakat/Komunitas

Informasi merupakan kebutuhan pokok setiap orang bagi pengembangan pribadi

dan lingkungan sosialnya serta merupakan bagian penting bagi ketahanan nasional;
Hak memperoleh informasi merupakan hak asasi manusia dan keterbukaan informasi
publik merupakan salah satu ciri penting negara demokratis yang menjunjung tinggi
kedaulatan rakyat untuk mewujudkan penyelenggaraan negara yang baik.

RS Umum Royal Maternity telah menyelenggarakan Sistem Elektronik yang dapat

dimanfaatkan oleh masyarakat dalam bentuk :
1. Media Cetak diantaranya : Brosur, Booklet, Leflet, Spanduk, Banner, Koran, Majalah.
 -2-

2. Media Elektronik diantaranya website, facebook, twitter, email, internet, radio, sms
gateway.
3. Seminar, Gathering, dan Talk Show dengan masyarakat
4. Survei Kementerian Kesehatan RI yang didesiminasi ke RS U Royal Maternity.
Pasal 3
Pemberian Komunikasi dan Informasi kepada Pasien dan Keluarga

Komunikasi dan Informasi dengan pasien dilakukan melalui tatap muka,

wawancara dan mengisi formulir oleh pasien dan pengisian rekam medis oleh tenaga
kesehatan dimulai pada saat pendaftaran, di unit pelayanan rawat jalan dan pada jadwal
konsultasi di rawat inap di RSU Royal Maternity.
Dilakukan pada saat :
1. Customer Service informasi jadwal dokter, Tarif dan daftar pasien rawat inap dan
informasi terkait dengan fasilitas
2. Pendaftaran rawat jalan atau rawat inap dengan melakukan wawancara
menggunakan bahasa yang mudah dimengerti pasien/keluarga, pengisian data
identitas dan sosial pasien, klinik yang dituju, dan jadwal dokter atau dengan format
yang mudah dipahami.
3. LIRI pelayanan informasi rawat inap yang terdiri informasi Hak dan Kewajiban pasien,
tata tertib, tarif, fasilitas, daftar dokter dan ketersediaan kamar rawat inap
4. Rekam Medis menjadi sarana Komunikasi dan informasi antar tenaga kesehatan

Pasal 4
Komunikasi antar pemberi pelayanan di dalam dan keluar Rumah Sakit

Komunikasi antar pemberi pelayanan di dalam RSU Royal Maternity:

1. Informasi dimunikasikan kepada pasien dan keluarga melalui pelayanan dan asuhan
keperawatan termasuk dalam status kesehatan pasien, ringkasan dan asuhan yang
diberikan dan perkembangan pasien.
2. Untuk menjaga kelangusngan komunikasi dan informasi yang efektif di pelayanan
kesehatan dibutuhkan sistem pendelegasian, pengaturan jaga shift, operaran dinas
(shift)
3. Menjalin komunikasi dan informasi yang efektif dalam pelayanan kesehatan kepada
pasien melalui ketepatan, kelengkapan penulisan dalam rekam medis yang menjadi
sumber data secara histori dan kronologis
4. Komunikasi dan informasi pelayanan kepada pasien untuk pihak luar (pasien
pindah), dengan melakukan transfer informasi termasuk pengisian asuhan pelayanan
yang berkesinambungan.
 -3-

Pasal 5
Kepemimpinan dan Perencanaan

1. Informasi dikomunikasikan dalam bentuk perencanaan klinis untuk asuhan pasien

yang ditulis secara lengkap dalam rekam medis.
2. Rsu Royal Maternity merencanakan dan merancang proses Manajemen Informasi
Untuk memenuhi kebutuhan internal maupun eksternal melalui Sistem Informasi
Manajemen Rumah Sakit (SIMRS).

Pasal 6
Kerahasiaan, Keamanan, dan Privasi

1. Penyimpanan dan Peminjaman terkait dengan Kerahasiaan, Keamanan dan Privasi

a. Rekam medis pasien berisi data yang cukup terperinci dan terintegrasi, sehingga
dokter lain dapat mengetahui bagaimana pengobatan, perawatan dan tindakan
yang diberikan kepada pasien
b. Data pasien harus dijaga dengan ketat. Setiap personel tertentu hanya bisa
mengakses data tertentu yang sesuai, dengan menggunakan security level
tertentu.
c. Pasien mempunyai Hak atas privasi dan dan informasi yang terkandung dalam
rekam medis dan mempunyai kewajiban pula bagia pasien untuk memberikan
informasi tentang dirinya yang akan ditulis atau direkam dalam rekam medis
rumah sakit.
d. Tidak ada informasi yang dapat dibuka tanpa izin pasien. Hak pasien atas
privasi informasi nya harus aman dan terjaga kerahasiaanyaRumah sakit
bertanggungjawab untuk melindungi informasi yang ada di dalam rekam medis
terhadap kemungkinan hilangnya keterangan ataupun memalsukan data yang
ada di dalam rekam medis atau dipergunakan oleh orang yang tidak berwenang
menggunakannya.
2. Sistem Retensi dan Pemusnahan Rekam Medis
a. Rumah sakit bertanggungjawab untuk melakukan pengembangan dan
pengelolaan seluruh kebijakan dan prosedur yang didapat dari luar RS Umum
Royal Maternity atau Institusi/lembaga Lain
b. Rumah sakit bertanggungjawab untuk melakukan pengendalian dokumen
kebijakan dan prosedur yang berada di lingkungan RS Umum Royal Maternity.
3. Informasi adalah keterangan, pernyataan, gagasan, tanda-tanda yang mengandung
nilai, makna dan pesan, baik data, fakta maupun penjelasan yang dapat dilihat, di
dengar dan dibaca yang disajikan dalam berbagai kemasan dan format sesuai
dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi secara elektronik
maupun non elektronik.
4. Komunikasi antar pemberi pelayanan di dalam RSU Royal Maternity dilakukan
secara lisan (verbal) sebagai berikut :
a. Rapat Direksi dilakukan di tingkat Direktur Utama dan para Direktur dalam
sekali dalam seminggu.
 -4-

b. Rapat Koordinasi (RAKOR) adalah rapat ditingkat manajemen yang diikuti oleh
Para Direksi, Para Kepala Bagian, Kepala Bidang, Komite, SPI, Kepala Instalasi
dan Unit Layanan dilakukan satu kali dalam seminggu.
c. Rapat Komite adalah rapat yang dilaksanakan oleh Komite Medik, Komite
Hukum, Komite Mutu sesuai jadwal yang direncanakan.
d. Rapat SMF adalah rapat yang dilaksanakan oleh jajaran Staf Medis Fungsional
yaitu ( SMF Anak, SMF Kebidanan, SMF Penunjang, SMF Gigi, SMF Bedah).
Rapat ini dilaksanakan sesuai dengan kelompok kerja dalam waktu yang
direncanakan.
e. Rapat Direktorat adalah Rapat yang dilakukan oleh Direktur Medik dan
Keperawatan, Direktur Umum dan Operasional, Direktur Keuangan, Direktur
SDM dan Pendidikan masing-masing dengan jajarannya. Rapat ini dilaksanakan
satu kali dalam seminggu sesuai jadwal masing masing Direktorat.
f. Rapat Internal di satuan unit kerja yang dilaksanakan masing masing satu kali
dalam sebulan
g. Rapat Profesi Keperawatan dilakukan oleh Bidang Keperawatan dan profesinya
dilakukan sekali dalam sebulan.
5. Komunikasi antar pemberi pelayanan di dalam RS Umum Royal Maternity dilakukan
secara tertulis (non verbal) sebagai berikut :
a. Naskah Dinas Arahan
- Pengaturan (Peraturan, Pedoman, Panduan, Petunjuk Pelaksanaan, SPO)
- Penetapan (Keputusan)
- Penugasan(Surat Tugas dan Instruksi)
b. Naskah Dinas Korespondensi
- Korespondensi Internal ( Nota Dinas dan Memorandum)
- Korespondensi Eksternal (Surat Biasa)
- Undangan
c. Naskah Dinas Khusus
- Perjanjian Kerja Sama
- Surat Pengantar
- Surat Keterangan
- Pengumuman
- Berita Acara
- Surat Kuasa
d. Kerangka Acuan Kerja (KAK) / Term Of Reference (TOR)
e. Laporan
f. Formulir
- Daftar Hadir
- Notulen
- Disposisi
g. Telaahan Staf
h. Naskah Dinas Elektronik
 -5-

Pasal 7
Rekam Medis Pasien

1. Format dan Standar Formulir

Rekam medis harus berisi data yang cukup terperinci dan terintegrasi, sehingga
dokter lain dapat mengetahui bagaimana pengobatan, perawatan dan tindakan
yang diberikan kepada pasien serta konsulen dapat memberikan pendapat yang
tepat setelah dia memeriksanya ataupun dokter yang bersangkutan dapat
memperkirakan kembali keadaan pasien yang akan datang dari prosedur yang
telah dilaksanakan.
2. Untuk menjamin mutu rekam medis, secara kontinyu dilakukan review dengan
menggunakan sample yang dilakukan oleh Panitia Rekam Medis
3. Rekam medisPenggunaan istilah Medis, Daftar Singkatan dan Simbol

Pasal 8
Kumpulan Data dan Informasi

1. Di RS Umum Royal Maternity, transaksi elektronik menggunakan SIRS (Sistem

Informasi Rumah Sakit) dengan jaringan komputer dan media elektronik lainya
berupa email, twitter, facebook dan website.
2. RS Umum Royal Maternity melaksanakan tehnik pengumpulan data langsung baik
manual ataupun elektronik, menyiapkan, menyimpan dan memproses data secara
langsung dalam SIRS. Data pasien secara komputerisasi dianalisis melalui sistem dan
menghasilkan informasi sesuai dengan sistem dan sub sistem setiap modul sesuai
kewenangan pengguna/user.
5. Kode Akses dibuat oleh Instalasi Teknologi dan Informasi RS Umum Royal Maternity
terdiri atas Login dan Password. Login berdasarkan nomor atau kode yang ditentukan
yang ditunjuk untuk menggunakan aplikasi SIRS. Password adalah kata kunci yang
dibuat oleh pengguna/user berupa angka dan huruf atau kombinasi di antaranya,
yang merupakan kunci untuk dapat mengakses Komputer dan/atau Sistem Elektronik
lainnya.

DIREKTUR ,