PEMERINTAH PROVINSI JAMBI

RUMAH SAKIT JIWA DAERAH

Jl. DR. Purwadi KM 9,5 Kenali Besar Jambi Kota Baru Kota Jambi Kde Pos.36129
Telpon / Fax : (0741) - 580254
Website : www.rsj.jambiprov.go.id, e-mail : rsjd_jambi@yahoo.com

KEPUTUSAN DIREKTUR UTAMA RS JIWA DAERAH PROVINSI JAMBI

NOMOR : SK- /RSJD 1.1.3/ I /2017

TENTANG
REVISI III SK DIREKTUR UTAMA RSJD PROVINSI JAMBI
NOMOR : SK.3599.A/RSJD 1.1.3/X/2016 TENTANG
KEBIJAKAN MANAJEMEN KOMUNIKASI DAN INFORMASI (MKI)
RUMAH SAKIT JIWA DAERAH PROVINSI JAMBI

Menimbang : a. bahwa dalam upaya peningkatan mutu pelayanan Rumah Sakit

Jiwa Daerah Provinsi Jambi , maka diperlukan
penyelenggaraan pelayanan yang bermutu tinggi;
b. bahwa pelayanan di Rumah Sakit Jiwa Daerah Provinsi Jambi
dapat terlaksana dengan baik, perlu adanya revisi Keputusan
Direktur tentang Kebijakan Manajemen Komunikasi dan
Informasi (MKI) Rumah Sakit Jiwa Daerah Provinsi Jambi,
sebagai landasan bagi penyelenggaraan manajemen
komunikasi dan informasi di rumah sakit;
c.. bahwa berdasarkan pertimbangan sebagaimana dimaksud
dalam a dan b, perlu ditetapkan dengan Peraturan Direktur
Utama Rumah Sakit Jiwa Daerah Provinsi Jambi.

Mengingat : 1. Undang-undang RI Nomor 36 Tahun 2009 tentang Kesehatan;

2. Undang-undang RI Nomor 44 Tahun 2009 pasal 32 tentang
perlindungan hak pasien;
3. Undang-undang RI Nomor 29 Tahun 2004 tentang Praktek
Kedokteran;
4. Undang-undang No 8 Tahun 1999 tentang Perlindungan
Konsumen;
5. UU No 14 Tahun 2008 tentang Keterbukaan Informasi Publik;
6. UU No. 11 Tahun 2008 tentang Infromasi;
7. Peraturan Menteri Kesehatan RI No. 269/III/2008 tentang
Rekam Medis.
 MEMUTUSKAN

Menetapkan :
Pertama : Peraturan Direktur Utama Rumah Sakit Jiwa Daerah Provinsi
Jambi tentang Manajemen Komunikasi dan Informasi (MKI).

Kedua : Kebijakan Manajemen Komunikasi dan Informasi (MKI). Rumah

Sakit Jiwa Daerah Provinsi Jambi, sebagaimana tercantum dalam
Lampiran Keputusan ini.

Ketiga : Pembinaan dan Pengawasan penyelenggaraan pelayanan Rumah

Sakit Jiwa Daerah Provinsi Jambi, dilaksanakan oleh Direktur
Utama, Direktur pelayanan dan Kepala Bidang pelayanan Rumah
Sakit Jiwa Daerah Provinsi Jambi.

Ketiga : Peraturan berlaku sejak tanggal ditetapkan dengan ketentuan

apabila dikemudian hari ternyata terdapat kekeliruan dalam
penetapan ini maka akan diadakan perbaikan sebagaimana
mestinya.

DITETAPKAN DI : JAMBI
PADA TANGGAL : OKTOBER 2016

DIREKTUR UTAMA,

dr. Hj. HERNAYAWATI, M.Kes

Pembina Utama Muda
NIP. 19611020 198903 2 001

Tembusan Keputusan ini disampaikan kepada Yth :

1. Direktur Pelayanan Medik & Keperawatan RSJD Provinsi Jambi;
2. Direktur Umum, Keuangan & Penunjang Medik RSJD Provinsi Jambi;
3. Kabag. Tata Usaha RSJD Provinsi Jambi;
4. Kabid Keperawatan RSJD Provinsi Jambi;
5. Kabag Penunjang Medik, Diagnostik & Rekam Medik RSJD Provinsi Jambi;
6. Kabid Pelayanan Medik RSJD Provinsi Jambi;
7. Ketua POKJA MKI.

No Dokumen SK.3599.A/RSJD 1.1.3/X/2016

No Revisi
Diteliti oleh :
1. Ketua POKJA MKI
2. Wakil Ketua Akreditasi
 Lampiran Keputusan
Direktur Utama RSJD. Provinsi Jambi
NOMOR : SK- /RSJD 1.1.3/ I /2017
Tanggal : Januari 2017

KEBIJAKAN TENTANG MANAJEMEN KOMUNIKASI DAN INFORMASI (MKI)

1. Rumah sakit mengidentifikasi komunitas dan populasi yang menjadi

perhatiannya.
2. Rumah Sakit mengimplementasikan strategi komunikasi dengan populasi
tersebut
3. Rumah sakit menyediakan informasi tentang pelayanan, jam operasional, dan
proses untuk mendapat pelayanan serta informasi mutu pelayanan rumah sakit.
4. Rumah sakit menginformasikan kepada pasien dan keluarga tentang asuhan
dan pelayanan yang diberikan oleh rumah sakit
5. Rumah sakit berkomunikasi dengan masyarakat untuk menfasilitasi akses
kepelayanan dan terhadap informasi tentang pemberian pelayanan kepada
pasien.
6. Rumah sakit memberikan informasi kepada pasien dan keluarga diberikan
dalam format dan bahasa yang mudah dimengerti.
7. Komunikasi dan pendidikan kepada pasien dan keluarga diberikan dalam
format dan bahasa yang mudah dimengerti.
8. Komunikasi efektif diseluruh rumah sakit.
9. Pimpinan menjamin bahwa ada komunikasi efektif dan koordinasi diantara
individu dan departemen yang bertanggungjawab memberikan pelayanan klinik.
10. Wajib dilaksanakan komunikasi terkait informasi tentang kondisi pasien, yang
meliputi informasi tentang asuhan pasien dan respon terhadap asuhan
dikomunikasikan antara tenaga medis, tenaga keperawatan dan tenaga
kesehatan lainnya selama bekerja dalam shift dan antara shift. Pelaksanaan
komunikasi tersebut didokumentasikan dengan catatan di buku Pre dan Post
Conference dan buku laporan shift dinas pagi, sore, malam.
11. Berkas rekam medis pasien tersedia bagi praktisi kesehatan untuk menfasilitasi
komunikasi informasi penting.
12. Informasi yang berkaitan dengan pelayanan pasien ditransfer bersama dengan
pasien. Berkas rekam medis pasien ditransfer atau informasi dari berkas rekam
medis pasien dibuatkan resume yang meliputi:
- Alasan rawat inap.
- Temuan/hasil pemeriksaan yang signifikan.
- Diagnosis yang ditegakkan.
- Tindakan yang telah dilakukan.
- Obat/terapi yang telah diberikan.
- Kondisi pasien saat transfer.
13. Rumah sakit merencanakan dan merancang proses manajemen informasi
untuk memenuhi kebutuhan informasi baik internal maupun eksternal.

14. Kerahasiaan dan privasi informasi dijaga.

informasi yang bersumber dari rekam medis ada dua kategori :
a. Informasi yang mengandung nilai kerahasiaan:
 - laporan atau catatan yang terdapat dalam berkas rekam medis sebagai
hasil pemeriksaan, pengobatan, observasi atau wawancara dengan
pasien.
- Pemberitahuan keadaan sakit si pasien kepada pasien maupun
keluarganya oleh orang rumah sakit selain dokter yang merawat sama
sekali tidak diperkenankan.
- Pemberitahuan kepenyakitan kepada pasien/keluarga menjadi
tanggung jawab dokter dan pasien, pihak lain tidak memiliki hak sama
sekali.

b. Informasi yang tidak mengandung nilai kerahasiaan.

- Yaitu perihal identitas (nama, alamat, dan lain-lain) serta infomasi lain
yang tidak mengandung nilai medis. Informasi jenis ini terdapat dalam
lembaran paling depan berkas rekam medis rawat jalan maupun rawat
nginap (Ringkasan Riwayat Klinik ataupun Ringkasan Masuk dan
Keluar).
- Diagnosa akhir pasien mengandung nilai medis, sehingga lembaran
tersebut tetap tidak boleh disiarkan kepada pihak-pihak yang tidak
berwenang.
- Petugas tenaga bantuan, perawat, petugas perekam medis maupun
petugas Rumah Sakit lainnya harus berhati-hati bahwa ada kalanya
identitas pasien pun dianggap perlu disembunyikan dari pemberitaan,
misalnya apabila pasien tersebut adalah orang terpandang di
masyarakat ataupun apabila pasien adalah seorang tanggungan polisi
(buronan).
- Setiap petugas yang berdinas harus memiliki kewaspadaan yang tinggi
tentang kerahasiaan pasien agar terhindar dari kemungkinan tuntutan
ke pengadilan.

15. Keamanan informasi, termasuk integritas data harus dijaga.

Peraturan yang mengatur pemberian informasi yang berasal dari rekam medis
yaitu:
a. Setiap informasi yang bersifat medis yang dimiliki Rumah Sakit tidak
boleh disebarkan oleh pegawai Rumah Sakit, kecuali bila pimpinan
Rumah Sakit mengijinkan.
b. Rumah Sakit tidak boleh dengan sekehendaknya menggunakan rekam
medis dengan cara yang dapat membahayakan kepentingan pasien,
kecuali jika rumah sakit sendiri akan menggunakan rekam medis tersebut
bila perlu untuk melindungi dirinya atau mewakilinya.
c. Para asisten dan dokter yang bertanggungjawab boleh dengan bebas
berkonsultasi dengan Instalasi Rekam Medis dengan catatan yang ada
hubungan dengan pekerjaannya. Andaikata ada keragu-raguan dipihak
staf rekam medis, maka persetujuan masuk ketempat rekam medis itu
boleh ditolak dan persoalannya hendaknya diserahkan kepada keputusan
pimpinan rumah sakit. Bagaimanapun salinan rekam medis tidak boleh
dibuat tanpa persetujuan khusus dari kepala Instalasi Rekam Medis, yang
akan bermusyawarah dengan pimpinan rumah sakit jika ada keragu-
raguan. Tidak seorangpun boleh memberikan informasi lisan atau tertulis
dari pihak pimpinan rumah sakit (pengecualian : mengadakan diskusi
mengenai kemajuan dari pada kasus dengan keluarga atau wali pasien
yang mempunyai kepentingan yang syah).
d. Dokter tidak boleh memberikan persetujuan kepada perusahaan asuransi
atau badan lain untuk memperoleh rekam medis.
e. Badan-badan sosial boleh mengetahui isi data sosial dari rekam medis
apabila mempunyai alasan-alasan yang syah untuk memperoleh
informasi, namun untuk data medisnya tetap diperlukan surat persetujuan
dari pasien yang bersangkutan.
f. Permohonan pasien untuk memperoleh informasi mengenai catatan
dirinya diserahkan kepada dokter yang bertugas merawatnya.
g. Permohonan secara lisan, permintaan informasi sebaiknya ditolak, karena
cara permintaan harus tertulis.
h. Informasi rekam medis hanya dikeluarkan dengan surat kuasa yang
ditandatangani dan diberi tanggal oleh pasien (walinya jika pasien
tersebut secara mental tidak kompeten) atau keluarga terdekat kecuali
jika ada ketentuan lain dalam peraturan. Surat kuasa hendaklah juga
ditandatangani dan diberi tanggal oleh orang yang mengeluarkan rekam
medis dan disimpan di dalam berkas rekam medis tersebut.
i. Informasi di dalam rekam medis boleh diperlihatkan kepada perwalian
rumah sakit yang sah untuk melindungi kepentingan rumah sakit dalam
hal-hal yang bersangkutan dengan pertanggungjawaban.
j. Informasi boleh diberikan kepada rumah sakit, tanpa surat kuasa yang
ditandatangani oleh pasien berdasarkan permintaan dari rumah sakit
yang menerangkan bahwa si pasien sekarang dalam perawatan mereka.
k. Dokter-dokter dari luar rumah sakit yang mencari keterangan mengenai
pasien di rumah sakit, harus memiliki surat kuasa dari pasien tersebut.
Tidak boleh seorang beranggapan bahwa karena pemohon seorang
dokter ia seolah-olah lebih berhak untuk memperoleh informasi dari
pemohon yang bukan dokter. Rumah sakit dalam hal ini akan berusaha
memberikan segala pelayanan yang pantas kepada dokter luar, tetapi
selalu berusaha lebih memperhatikan kepentingan pasien dan rumah
sakit.
l. Ketentuan ini tidak saja berlaku bagi Instalasi Rekam Medis, tetapi juga
berlaku bagi semua orang yang menangani rekam medis di Bagian
Perawatan, bangsal-bangsal dan lain-lain.
m. Rekam medis yang asli tidak boleh dibawa keluar rumah sakit, kecuali bila
atas perintah pengadilan, dengan surat kuasa khusus tertulis dari
pimpinan rumah sakit .
n. Rekam medis tidak boleh diambil dari tempat penyimpanan untuk dibawa
kebagian lain dari rumah sakit , kecuali jika diperlukan untuk transaksi
dalam kegiatan rumah sakit. Apabila mungkin rekam medis ini hendaknya
diperiksa dibagian setiap waktu dapat dikeluarkan bagi mereka yang
memerlukan.
o. Dengan persetujuan pimpinan Rumah Sakit, pemakaian rekam medis
untuk keperluan riset diperbolehkan. Mereka yang bukan dari staf medis
rumah sakit, apabila ingin melakukan riset harus memperoleh persetujuan
tertulis dari pimpinan rumah sakit.
p. Fakta bahwa orang lain atau penanggungjawab pasien telah membayar
atau telah menyetujui untuk membayar ongkos rumah sakit bagi seorang
 pasiennya, tidak dapat dijadikan alasan bagi rumah sakit untuk
memberikan informasi medis pasien tersebut kepada orang lain atau
penanggungjawab pasien tadi tanpa surat kuasa/persetujuan tertulis dari
pasien atau walinya yang sah.
q. Pengesahan untuk memberikan informasi berisi indikasi mengenai
periode-periode perawatan tertentu. Surat kuasa/persetujuan itu hanya
berlaku untuk informasi medis yang termasuk dalam jangka waktu/tanggal
yang ditulis didalamnya

16. Rumah sakit mempunyai kebijakan tentang waktu retensi dokumen rekam
medis selama 5 tahun. Adapun retensi dokumen SPO (standar prosedur
operasional) selama 3 tahun.
17. Rumah sakit menggunakan standar kode diagnosa, kode prosedur / tindakan,
simbol dan singkatan serta definisi.
18. Kebutuhan data dan informasi dari orang didalam dan diluar organisasi
terpenuhi secara tepat waktu dalam format yang memenuhi harapan pengguna
dan dengan frekuensi yang dikehendaki.
19. Staf manajerial dan klinik berpartisifasi dalam memilih, mengintegrasi dan
menggunakan teknologi manajemen informasi.
20. Catatan dan informasi dilindungi dari kehilangan, kerusakan, gangguan, serta
kases dan penggunaan yang tidak berhak.
21. Pengambil keputusan dan staf lain yang kompeten telah mendapat pendidikan
dan pelatihan tentang prinsip manajemen informasi.
22. Kebijakan tertulis atau protokol menentukan persyaratan untuk
mengembangkan dan menjaga kebijakan dan prosedur internal dan suatu
proses untuk mengelola kebijakan dan prosedur eksternal.
23. Rumah sakit membuat dan memelihara rekam medis untuk setiap pasien yang
dikaji (assessted) dan diobati.
24. Rekam medis pasien memuat informasi yang memadai untuk mengindentifikasi
pasien, mendukung diagnosis, justifikasi pengobatan, dokumen pemeriksaan
dan hasil pengobatan dan meningkatkan kesinambungan pelayanan diantara
tenaga penyedia pelayanan kesehatan.
25. Yang boleh mengakses rekam medis untuk pencatatan rekam medis adalah :
dokter, dokter gigi, petugas medis lainnya (Nutrisionis, fisioterapis, occupational
terapis, psikolog, clinical farmasist, yang bertugas di Rumah Sakit Jiwa Daerah
Provinsi Jambi dan mempunyai clinical privillage untuk memberikan pelayanan
kepada pasien.
26. Rumah sakit secara reguler melakukan assesmen/review terhadap isi dan
kelengkapan berkas rekam medis pasien. Review dilakukan oleh dokter,
perawat dan profesi lain yang diberi wewenang untuk mengisi berkas rekam
medis. Review berfokus pada ketepatan waktu, dapat terbaca dan kelengkapan
berkas rekam medis.
DATA INFORMASI :

1. Kumpulan data dan informasi mendukung asuhan pasien, manajemen rumah

sakit dan program manajemen mutu.
2. Rumah sakit memiliki proses untuk membuat kumpulan data dan menentukan
data dan informasi apa yang secara rutin (reguler) dikumpulkan sesuai
kebutuhan staf klinik dan manajemen rumah sakit, serta badan/pihak lain diluar
rumah sakit.
3. Rumah sakit memiliki proses untuk menggunakan atau berpartisipasi dalam
data base eksternal.
4. Rumah sakit mendukung asuhan pasien, pendidikan, riset dan manajemen
melalui informasi yang tepat waktu dari sumber data terkini.
5. Tim pengelola sistem informasi berfungsi sebagai bank data Rumah Sakit Jiwa
Daerah Provinsi Jambi serta sebagai corong informasi data kepada pihak luar.
6. Semua unit kerja di Rumah Sakit Jiwa Daerah Provinsi Jambi wajib
menyampaikan data kepada Subbag PPL dan Tim Pengelola Sistem Informasi
Rumah Sakit.

DIREKTUR UTAMA,

dr. Hj. HERNAYAWATI, M.Kes

Pembina Utama Muda
NIP. 19611020 198903 2 001

No Dokumen SK.3599.A/RSJD 1.1.3/X/2016

No Revisi
Diteliti oleh :
1. Ketua POKJA MKI
2. Wakil Ketua Akreditasi
KEBIJAKAN TENTANG PERLINDUNGAN BERKAS REKAM MEDIS DARI
KEHILANGAN, KERUSAKAN, GANGGUAN, SERTA AKSES PENGGUNAAN
YANG TIDAK BERHAK.

1. PERLINDUNGAN BERKAS REKAM MEDIS

2. PENGAMANAN REKAM MEDIS (SAAT TERJADI BENCANA)
3. PEMANTAUAN KERUSAKAN DOKUMEN REKAM MEDIS