KOORDINASI DAN RENTANG MANAJEMEN

Disusun oleh

KELOMPOK 1
1. Aloysius Laman Masan
2. Clara Presilia Tupan
3. Getrudis Albertis Krowa
4. Maria Claudya Angelika
5. Mario Martinus Mali Berek
6. Ridwan Adipraitno Kadja Djade
7. Susanty Ekaputri Humau

PROGRAM STUDI PENGANTAR MANAJEMEN

POLITEKNIK NEGERI KUPANG

TAHUN AJARAN 2022/2023

 DAFTAR ISI

DAFTAR ISI.......................................................................................................................................... 2
BAB I ..................................................................................................................................................... 3
PENDAHULUAN .................................................................................................................................. 3
Latar Belakang ...................................................................................................................................... 3
BAB II .................................................................................................................................................... 4
PEMBAHASAAN.................................................................................................................................. 4
A. Koordinasi .................................................................................................................................. 4
1. Pengertian Koordinasi .............................................................................................................. 4
2. Ciri-ciri Koordinasi .................................................................................................................. 4
3. Mengapa Koordinasi Penting? .................................................................................................. 4
4. Kebutuhan Akan Koordinasi .................................................................................................... 5
5. Pendekatan Pencapaian Koordinasi Efektif ............................................................................... 5
6. Masalah-masalah Pencapaian Koordinasi Yang Efektif............................................................. 5
B. Rentang Manajemen .................................................................................................................. 6
1. Pengertian Rentang Manajemen ............................................................................................... 6
2. Alasan Penentu Rentang Manajemen Yang Tepat ..................................................................... 6
3. Jumlah Rentang Yang Ideal ...................................................................................................... 6
4. Rentang Manajemen Lebar versus Sempit ................................................................................ 6
5. Faktor-Faktor Yang Mempengaruhi Rentang Manajemen ......................................................... 7
BAB III .................................................................................................................................................. 8
PENUTUPAN ........................................................................................................................................ 8
Kesimpulan ............................................................................................................................................ 8

2
 BAB I
PENDAHULUAN
Latar Belakang
Untuk melihat kemampuan seorang manajer dalam memimpin dan melakukan koordinasi dapat
dilihat dari besar kecilnya jumlah bawahan yang ada dalam tanggung jawabnya, yang dikenal sebagai
rentang manajemen. Koordinasi didefinisikan sebagai proses penyatuan tujuan-tujuan perusahaan dan
kegiatan pada tingkat satu satuan yang terpisah dalam suatu organisasi untuk mencapai tujuan yang
telah ditetapkan terlebih dahulu. Koordinasi dibutuhkan sekali oleh para karyawannya, sebab tanpa ini
setiap karyawan tidak mempunyai pegangan mana yang harus diikuti, yang akhirnya akan merugikan
organisasi itu sendiri.
Sebelumnya manusia perlu mengerti arti kata organisasi. Di mana kata “organisasi“ mempunyai
dua pengertian umum. Pengertian pertama menandakan suatu lembaga atau kelompok fungsional,
seperti organisasi perusahaan, rumah sakit, perwakilan pemerintahan, atau suatu perkumpulan olahraga.
Pengertian kedua berkenaan dengan proses pengorganisasian, sebagai suatu cara dalam mana kegiatan
organisasi dialokasikan dan ditugaskan diantara para anggotanya agar tujuan organisasi dapat tercapai
dengan efisien. Di dalam sebuah organisasi diperlukan adanya sebuah koordinasi antara manajer dan
bawahannya untuk kelangsungan organisasi itu sendiri.
Seiring organisasi organisasi-organisasi tumbuh dan berkembang, ada dua hal yang terjadi.
Pertama posisi dan departemen-departemen baru ditambahkan untuk berurusan dengan lingkungan
eksternal atau dengan kebutuhan-kebutuhan strategi yang baru. Kedua para manajer senior harus
menemukan jalan untuk memperlihatkan semua departemen ini secara bersama-sama. Koordinasi
mengacu pada kualitas dari kolaborasi lintas departemen . tanpa koordinasi tangan kiri sebuah
perusahaan tidak akan bertindak dalam kesesuaian dengan tangan kanannya, menimbulkan masalah-
masalah konflik. Koordinasi dibutuhkan tanpa memandang apakah organisasi mempunyai sebuah
struktur fungsional, divisional, atau tim, dan rentang manajemen merupakan jumlah karyawan yang
bertanggung jawab kepada supervisor. Kadang disebut dengan rentang pengawasan, salah satu ciri dari
struktur ini menentukan seberapa dekat seorang supervisor dapat mengawasi bawahannya.

3
 BAB II
PEMBAHASAAN
A. Koordinasi
1. Pengertian Koordinasi
Koordinasi adalah proses pengintegrasian tujuan-tujuan kegiatan pada satuan-satuan
yang terpisah seperti departemen atau bidang-bidang fungsional suatu organisasi untuk
mencapai tujuan organisasi secara efisien. Tanpa koordinasi, individu-individu dan
departemen-departemen akan kehilangan pegangan atas peranan mereka dalam organisasi.
Mereka akan mulai mengejar kepentingan sendiri, yang sering merugikan pencapaian tujuan
organisasi secara keseluruhan. Koordinasi mengacu pada kualitas dari kolaborasi lintas
departemen.
Menurut Handoko kebutuhan akan koordinasi tergantung pada sifat dan kebutuhan
komunikasi dalam pelaksanaan tugas dan derajat saling ketergantungan bermacam-macam
satuan pelaksananya. Handoko juga menyebutkan bahwa derajat koordinasi yang tinggi
sangat bermanfaat untuk pekerjaan yang tidak rutin dan tidak dapat diperkirakan, faktor-
faktor lingkungan selalu berubah-ubah serta saling ketergantungan adalah tinggi. Koordinasi
juga sangat dibutuhkan bagi organisasi-organisasi yang menetapkan tujuan yang tinggi.
Hal ini juga ditegaskan oleh Handayaningrat bahwa koordinasi dan komunikasi adalah
sesuatu hal yang tidak dapat dipisahkan. Selain itu, Handayaningrat juga mengatakan bahwa
koordinasi dan kepemimpinan (leadership) adalah tidak bisa dipisahkan satu sama lain,
karena satu sama lain saling mempengaruhi.
2. Ciri-ciri Koordinasi
Menurut Handayaningrat koordinasi mempunyai ciri-ciri sebagai berikut :
a. Bahwa tanggungjawab koordinasi adalah terletak pada pimpinan. Oleh karena itu,
koordinasi adalah merupakan tugas pimpinan.
b. Adanya proses (continues process). Karena koordinasi adalah pekerjaan pimpinan
yang bersifat berkesinambungan dan harus dikembangkan sehingga tujuan dapat
tercapai dengan baik.
c. Pengaturan secara teratur usaha kelompok. Oleh karena koordinasi adalah konsep
yang ditetapkan di dalam kelompok, bukan terhadap usaha individu, maka sejumlah
individu yang bekerjasama, dimana dengan koordinasi menghasilkan suatu usaha
kelompok yang sangat penting untuk mencapai efisiensi dalam melaksanakan
kegiatan organisasi. Adanya tumpang tindih, kekaburan dalam tugas-tugas pekerjaan
merupakan pertanda kurang sempurnanya koordinasi.
d. Konsep kesatuan tindakan. Hal ini adalah merupakan inti dari koordinasi. Kesatuan
usaha, berarti bahwa harus mengatur sedemikian rupa usaha-usaha tiap kegiatan in
ividu sehingga terdapat adanya keserasian di dalam mencapai hasil.
e. Tujuan koordinasi adalah tujuan bersama. Kesatuan dari usaha meminta pengertian
kepada semua individu, agar ikut serta melaksanakan tujuan sebagaikelompok
dimana mereka bekerja.
3. Mengapa Koordinasi Penting?
Koordinasi itu penting dalam suatu organisasi, adalah:
a. Untuk mencegah terjadinya kekacauan, percecokan, dan kekosongan pekerjaan.
b. Agar orang-orang dan pekerjaannya diselaraskan serta diarahkan untuk pencapaian
tujuan pekerjaan.
c. Agar sarana dan prasarana dimafaatkan untuk mencapai tujuan.

4
 d. Supaya semua unsur manajemen dan dan pekerjaan masing-masing individu karyawan
harus membantu tercapainya tujuan organisasi.
e. Supaya semua tugas, kegiatan, dan pekerjaan terintegrasi kepada sasaran yang
diinginkan.
4. Kebutuhan Akan Koordinasi
Kebutuhan akan koordinasi tergantung pada sifat dan kebutuhan komunikasi dalam
pelaksanaan tugas dan derajat saling ketergantungan bermacam-macam satuan
pelaksanaannya. Menurut James D.Thompson, ada tiga macam saling ketergantungan
diantara satuan-satuan organisasi, yaitu:
a. Saling ketergantungan menyatu, bila satuan-satuan tidak saling tergantung satu dengan
yang lain dalam melaksanakan kegiatan harian tetapi tergantung pada pelaksanaan kerja
setiap satuan yang memuaskan untuk suatu hasil akhir.

b. Saling ketergantungan yang berurutan, dimana suatu organisasi harus melakukan

pekerjaannya terlebih dahulu sebelum satuan lain dapat bekerja.
c. Saling ketergantungan timbal balik, merupakan hubungan memberi dan menerima antar
satuan organisasi.
5. Pendekatan Pencapaian Koordinasi Efektif
Komunikasi adalah kunci koordinasi yang efektif. Koordinasi secara langsung
tergantung pada perolehan, penyebaran dan pemrosesan informasi. Semakin besar
ketidakpastian tugas yang dikoordinasi, semakin membutuhkan informasi. Pada dasarnya
koordinasi merupakan pemrosesan informasi.
Ada tiga pendekatan untuk pencapaian koordinasi yang efektif, yaitu :
a. Teknik-teknik manajemen dasar
Dengan mempergunakan teknik-teknik manajemen dasar : hirarki manajerial, rencana
dan tujuan sebagai pengarah umum kegiatan-kegiatan serta aturan-aturan dan prosedur-
prosedur.
b. Meningkatkan koordinasi potensial
Menjadi diperlukan bila bermacam-macam satuan organisasi menjadi saling tergantung
dan lebih luas dalam ukuran dan fungsi.
c. Mengurangi kebutuhan akan koordinasi
Dalam beberapa situasi adalah tidak efisien untuk mengembangkan cara pengkoordinasian
tambahan. Ini dapat dilakukan dengan penyediaan tambahan sumber daya-sumber daya
untuk satuan-satuan organisasi atau pengelompokan kembali satuan-satuan organisasi agar
tugas-tugas dapat berdiri sendiri
6. Masalah-masalah Pencapaian Koordinasi Yang Efektif
Peningkatan spesialisasi akan menaikkan kebutuhan akan koordinasi. Tetapi semakin
besar derajat spesialisasi, semakin sulit bagi manajer untuk mengkoordinasikan kegiatan-
kegiatan khusus dari satuan-satuan yang berbeda.
Paul R. Lawrence dan Jay W. Lorch mengungkapkan empat tipe perbedaan dalam sikap
dan cara kerja yang mempersulit tugas pengkoordinasian, yaitu :
a. Perbedaan dalam orientasi terhadap tujuan tertentu. Para anggota dari departemen yang
berbeda mengembangkan pandangan mereka sendiri tentang bagaimana cara mencapai
kepentingan organisasi yang baik. Misalnya bagian penjualan menganggap bahwa
diverifikasi produk harus lebih diutamakan daripada kualitas produk. Bagian akuntansi
melihat pengendalian biaya sebagai faktor paling penting sukses organisasi.
b. Perbedaan dalam orientasi waktu. Manajer produksi akan lebih memperhatikan
masalah-masalah yang harus dipecahkan segera atau dalam periode waktu pendek.

5
 Biasanya bagian penelitian dan pengembangan lebih terlibat dengan masalah-masalah
jangka panjang.
c. Perbedaan dalam orientasi antar-pribadi. Kegiatan produksi memerlukan komunikasi
dan pembuatan keputusan yang cepat agar prosesnya lancer, sedangkan bagian
penelitian dan pengembangan mungkin dapat lebih santai dan setiap orang dapat
mengemukakan pendapat serta berdiskusi satu dengan yang lainnya.
d. Perbedaan dalam formalitas struktur. Setiap tipe satuan dalam organisasi mungkin
mempunyai metode-metode dan standar yang berbeda untuk mengevaluasi program
terhadap tujuan dan untuk balas jasa bagi karyawan.
B. Rentang Manajemen
1. Pengertian Rentang Manajemen
Rentang manajemen atau rentang kendali adalah kemampuan manajer untuk melakukan
koordinasi secara efektif yang sebagian besar tergantung jumlah bawahan yang melapor
kepadanya. Prinsip rentang manajemen berkaitan dengan jumlah bawahan yang dapat
dikendalikan secara efektif oleh seorang manajer. Bawahan yang terlalu banyak kurang baik,
demikian pula jumlah bawahan yang terlalu sedikit juga kurang baik.
Rentang manajemen sering disebut dengan istilah-istilah span of control, span of
authory, span of attention,atau span of supervision. Rentang manajemen dan koordinasi
berhubungan ”semakin besar jumlah rentang, semakin sulit untuk mengkoordinasi kegiatan-
kegiatan, bawahan secara efektif.”
2. Alasan Penentu Rentang Manajemen Yang Tepat
a. Retang manajemen mempengaruhi penggunaan efisien dari manajer dan pelaksanaan
kerja efektif dari bawahan mereka. Terlalu melebarnya rentang berarti manajer harus
mengendalikan jumlah bawahan yang besar sehingga menyebabkan tidak efisien.
Sebaliknya jika rentang terlalu sempit dapat menyebabkan manajer tidak digunakan
sepenuhnya.
b. Ada hubungan antara rentang manajemen di seluruh organisasi dan struktur organisasi.
Semakin sempit rentang manajemen, struktur organisasi akan berbebtuk ”tall” dengan
banyak tingkat pengawasan di antara manajemen puncak dan tingkat paling rendah.
Sedangkan rentang manajemen yang melebar akan menghasilkan struktur yang
berbentuk ”flat” yang berarti tingkat manajemen semakin sedikit dan akan
mempengaruhi efektifitas manajer di semua tingkatan.
3. Jumlah Rentang Yang Ideal
a. Menurut Henri Fayol :
Jumlah maksimum bawahan yang dapat dikendalikan oleh setiap pengawas produksi
dalam organisasi adalah 20 sampai 30 karyawan, sedangkan setiap kepala pengawas
(super intendent) dapat mengawasi hanya 3 atau 4 pengawas produksi.
b. Menurut V.A. Gracinus
Dalam memilih suatu rentangan, manajer harus mempertimbangkan tidak hanya
hubungan satu dengan satu secara langsung dengan bawahan yang diawasi tetapi juga
hubungan mereka dengan bawahan dalam kelompok dua atau lebih. Jadi, dengan tiga
karyawan seorang manajer mempunyai hubungan dengan setiap individu, dan dengan
tiga kelompok yang berbeda, yaitu kombinasi dari setiap dua karyawan, dan dengan
kelompok yang terdiri dari ketiganya .
4. Rentang Manajemen Lebar versus Sempit
a. Rentang manajemen yang melebar
Alasan digunakan :
 Tingkatan hirarki yang semakin tinggi cenderung mengurangi kecepatan waktu
penyebaran informasi dari atas ke bawah.

6
  Lebih banyak jumlah tingkatan yang dilalui informasi, lebih besar kemungkinan
penyimpangan atau distorsi.
 Penambahan tingkatan manajemen memakan biaya, karena memerlukan
penambahan gaji materil.
 Penggunaan sumber daya manajer secara efisien.
b. Rentang manajemen yang menyempit
Alasan digunakan :
 Pada umumnya moral dan produktifitas karyawan akan meningkat dalam
organisasi-organisasi kecil daripada dalam organisasi-organisasi besar.
 Penggunaan rentang manajemen terlalu melebar berarti manajer tidak akan dapat
menjalankan fungsi-fungsi dengan efektif dan mencurahkan perhatiannya kepada
seluruh bawahan secara perseorangan
 Koordinasi dan koperasi berkembang baik, karena setiap individu mengelola fungsi
sendiri dan dengan bantuan minimum dari atasan.
5. Faktor-Faktor Yang Mempengaruhi Rentang Manajemen
Pada dasarnya faktor-faktor pengaruh yang dipertimbangkan adalah:
a. Kesamaan fungsi-fungsi
Semakin sejenis fungsi-fungsi yang dilaksanakan oleh kelompok kerja, rentangan
semakin melebar.
b. Kedekatan geografis
Semakin dekat kelompok kerja ditempatkan, secara fisik, rentangan semakin melebar.
c. Tingkat pengawasan langsung yang dibutuhkan
Semakin sedikit pengawasan lengsung dibutuhkan, rentangan semakin melebar.
d. Tingkat koordinasi pengawasan yang dibutuhkan
Semakin berkurang koordinasi yang dibutuhkan, rentangan semakin melebar.
e. Perencanaan yang dibutuhkan manajer.
Semakin sedikit perencanaan yang dibutuhkan, rentangan semakin melebar.
f. Bantuan organisasional yang tersedia bagi pengawas.
Lebih banyak bantuan yang diterima pengawas dalam fungsi-fungsi seperti penarikan,
latihan, dan pengawasan mutu, rentangan semakin melebar.

7
 BAB III
PENUTUPAN

Kesimpulan
Koordinasi sangatlah dibutuhkan dalam setiap organisasai ataupun kelompok apapun, demi
tercapainya segala tujuan yang hendak dicapai. Komunikasi merupakan suatu kunci utama dalam
tercapainya suatu koordinasi yang efektif. Selain koordinasi yang efektif dalam pencapain tujuan juga
perlu diperhatikan jumlah bawahan yang dapat dikendalikan secara efektif oleh seorang manajer atau
yang biasa disebut rentang manajemen.