URAIAN JABATAN

1. IDENTITAS JABATAN
1.1 Kode Jabatan :
1.2 Nama Jabatan : Pengadministrasi Persuratan
1.3 Unit Kerja : BADAN PENGELOLAAN
KEUANGAN DAERAH
1.3.1 Eselon : -
1.3.2 Letak Jabatan : Sub. Bagian Umum dan
Kepegawaian
1.3.3 Nama Jabatan Atasan : Kepala Sub. Bagian Umum dan
Langsung Kepegawaian
1.3.4 Nama Jabatan Bawahan : -
Langsung

2. RINGKASAN TUGAS
Menerima, memeriksa dan mencatat/mengagendakan surat/dokumen/
berkas/barang cetakan yang masuk ataupun yang keluar sesuai
peruntukkannya serta mengarsipkannya berdasarkan penomorannya agar
tertibnya administrasi persuratan untuk menunjang pelaksanaan tugas Sub.
Bagian Umum dan Kepegawaian pada Badan Pengelolaan Keuangan Daerah.

3. RINCIAN TUGAS
3.1 Menerima dan memeriksa surat, dokumen,berkas, dan barang atau
barang cetakan yang diterima dari Caraka/Pengirim Surat untuk
mengetahui kelengkapannya;
3.2 Mencatat dan memberi nomor agenda atau kode surat masuk
ataupun surat keluar dengan menulis nomor dan tanggal
penerimaan/pengeluaran serta permasalahannya untuk
memudahkan pengendalian;
3.3 Mendistribusikan surat kepada pihak yang bersangkutan sebagai
tindak lanjut disposisi pimpinan;
3.4 Membuat tanda terima surat/dokumen/berkas dan barang yang
akan didistribusikan untuk tertib administrasi dan bukti serah
terima;
3.5 Menyimpan arsip masuk dan keluar sesuai penomorannya untuk
mempermudah pencarian kembali apabilan diperlukan;
3.6 Melaporkan masalah yang terjadi dalam pelaksanaan tugas kepada
pejabat yang berwenang sesuai prosedur dan ketentuan yang
berlaku guna mendapatkan penyelesaian masalah;
3.7 Membuat rekapitulasi surat masuk dan keluar sebagai bahan
laporan rutin;
3.8 Menyusun laporan sesuai dengan pelaksanaan tugas sebagai
pertanggungjawaban kepada pimpinan;
3.9 Melaksanakan tugas kedinasan lainnya yang diperintahkan oleh
pimpinan.

4. WEWENANG
4.1 Menilai kelengkapan surat/berkas/dokumen dan barang masuk
untuk pimpinan;
4.2 Menggunakan peralatan kerja yang tersedia.

18
5. TANGGUNG JAWAB
5.1 Kelengkapan surat/dokumen/berkas dan barang;
5.2 Kelengkapan peralatan kerja;
5.3 Kecepatan pendistribusian surat/dokumen/berkas dan barang;
5.4 Kelancaran proses pelaksanaan tugas pimpinan.

6. HASIL KERJA
6.1 Terkendalinya penerimaan surat/dokumen/berkas/barang cetakan
yang masuk;
6.2 Tertatanya Pengelolaan Surat Masuk dan Surat Keluar;
6.3 Terdistribusinya Surat;
6.4 Terlaksananya tertib Administrasi dan adanya Bukti Serah Terima;
6.5 Tertatanya arsip dengan baik;
6.6 Konsultasi terhadap masalah yang terjadi;
6.7 Terlaksananya penyusunan Rekapitulasi Surat Masuk dan Keluar;
6.8 Terlaksananya penyusunan Laporan pelaksanaan tugas;
6.9 TErlasananya penyusunan Laporan Tugas Lain-lain.

7. BAHAN KERJA
7.1 Surat/dokumen/berkas dan barang.
7.2 Catatan harian
7.3 Disposisi pimpinan

8. PERALATAN KERJA
8.1 Komputer/Laptop, Printer, Flash disk, Alat komunikasi, Jaringan
internet, Telepon dan Mesin Fax, Mesin Fotokopi, dan Alat Tulis
Kantor;
8.2 Pedoman Tata Naskah Dinas;
8.3 Alat penghancur kertas.

9. HUBUNGAN JABATAN
NO POLA HUBUNGAN NAMA JABATAN SIFAT HUBUNGAN
9.1 Internal Kepala Sub. Bagian Petunjuk dan
Umum dan pengarahan
Kepegawaian
9.2 Eksternal

10. KEADAAN TEMPAT KERJA

NO ASPEK KONDISI
10.1 Ruangan/Tempat Kerja -
10.2 Sirkulasi udara dalam Baik
ruangan
10.3 Sinar/Cahaya dalam Baik
ruangan
10.4 Tingkat Kebisingan Rendah
10.5 Suhu dalam ruangan Baik (mengunakan pendingin ruangan/AC sesuai
dengan ukuran ruang kerja)
10.6 Tata Letak -
Peralatan/Mobiler
10.7 Keleluasaan Kerja Baik

11. UPAYA FISIK

11.1 Dominan duduk pada waktu berkerja
11.2 Berbicara pada waktu melakukan komunikasi dengan orang lain

19
12. KEMUNGKINAN RESIKO / BAHAYA
TINGKAT KEJADIAN
NO JENIS RESIKO
SERING TIDAK SERING
12.1 Tidak Ada - -

13. SYARAT JABATAN

NO ASPEK KONDISI
13.1 Pangkat/Gol.Ruang Pengatur Muda, II/a
13.2 Pendidikan Formal Minimal SMA/Sederajat
13.3 Pelatihan Penjenjangan:
Diklat Prajabatan
Teknis:
Tata Persuratan
13.4 Pengalaman Kerja -
13.5 Kondisi Fisik dan Mental Sehat Jasmani dan Rohani
13.6 Jenis Kelamin Laki-laki/Perempuan
13.7 Bakat yang diperlukan G (Intelegensia) Kemampuan belajar secara
umum.
Q (Ketekitian) Kemampuan menyerap perincian
yang berkaitan dalam bahan verbal atau dalam
table.
13.8 Temperamen R REPCON (Repetitive, Continously) Kemampuan
menyesuaikan diri dalam kegiatan-kegiatan
yang berulang, atau secara terus menerus
melakukan kegiatan yang sama, sesuai
dengan perangkat prosedur, urutan atau
kecepatan yang tertentu.
C Convensional) Aktifitas yang memerlukan
manipulasi data yang ekspilit, kegiatan
administrasi, rutin dan klerikal.
13.9 Minat Kerja yang dimiliki 3.a Pilihan melakukan kegiatan-kegiatan rutin,
konkri dan teratur.
13.10 Lain-lain - Memiliki penilaian kinerja yang baik.
- Memiliki kemampuan mengopersikan aplikasi
perkantoran sesuai kebutuhan.

20