PELATIHAN RISIKO DAN KOMUNIKASI

Respons yang konsisten terhadap risiko

Salah satu alasan utama untuk mengkomunikasikan informasi risiko dan memberikan pelatihan risiko
adalah untuk memastikan bahwa respons yang konsisten terhadap kejadian risiko serupa selalu tercapai.
Ini hanya dapat dipastikan dengan berbagi informasi dan pengalaman. Respons yang konsisten
diperlukan dalam kaitannya dengan risiko bahaya, pengendalian dan peluang. Hal ini biasanya dicapai
melalui pengembangan intranet organisasi untuk memasukkan kebijakan dan prosedur rinci tentang
manajemen risiko.

Penilaian risiko yang melekat pada analisis strategis juga merupakan masalah yang sangat penting dan
merupakan bagian dari memastikan respons yang konsisten terhadap risiko. Produksi 'manual masalah'
sebagai sarana untuk mengkomunikasikan risiko di seluruh organisasi dan memastikan respons yang
konsisten terhadap risiko mungkin juga berharga. Manual masalah akan mengidentifikasi risiko, keadaan
dan peristiwa lain di mana tanggapan diperlukan. Penyediaan informasi, pengawasan dan pelatihan yang
memadai akan memastikan bahwa prosedur manajemen risiko yang konsisten dan tepat lebih mungkin
untuk diikuti. Pertimbangan penting terkait perlunya tanggapan yang konsisten terhadap risiko adalah
ketika risiko baru muncul atau risiko yang ada berubah secara substansial. Dalam keadaan ini, eskalasi
risiko mungkin diperlukan sehingga keadaan yang berubah dapat dilihat oleh manajemen senior. Desain
dan pengenalan prosedur eskalasi risiko yang kuat diperlukan, dengan pelatihan yang sesuai yang
diberikan dalam prosedur ini

Pelatihan risiko dan budaya risiko

Dokumentasi manajemen risiko yang tepat akan memberikan informasi kepada manajer dan staf
tentang keterlibatan yang diperlukan dan tingkat akuntabilitas yang diharapkan organisasi. Tingkat
pembelajaran dan komunikasi yang baik dapat dibangun dengan pelatihan risiko yang memadai dan ini
akan meningkatkan budaya sadar risiko organisasi.

Pertimbangkan contoh penerbit yang menghadapi risiko pencemaran nama baik dan fitnah untuk
penerbitan majalahnya, termasuk referensi kehadiran media sosialnya. Perusahaan harus menyiapkan
pedoman, protokol, dan prosedur risiko termasuk referensi pelatihan kesadaran untuk semua staf.
Prosedur komprehensif untuk mengelola risiko pencemaran nama baik dan fitnah harus mencerminkan
tingkat eksposur risiko. Tingkat perhatian yang diberikan pada risiko tersebut akan tergantung pada
setiap judul majalah dan rangkaian kontrol berikut mungkin sesuai:

• semua jurnalis diberikan pelatihan dasar pencemaran nama baik dan fitnah;

• prosedur tinjauan khusus yang diperkenalkan untuk jabatan politik;

• evaluasi hukum dari setiap edisi majalah satir.

Informasi dan komunikasi risiko

Komponen 7 dari kubus COSO ERM mempertimbangkan pentingnya informasi dan komunikasi risiko.
Komunikasi risiko dimulai dengan mengidentifikasi pemangku kepentingan yang berkepentingan dengan
risiko tertentu yang sedang dipertimbangkan. Setelah pemangku kepentingan telah diidentifikasi, sifat
informasi risiko yang perlu dikomunikasikan harus diputuskan. Akhirnya, tujuan mengkomunikasikan
informasi risiko kepada setiap kelompok pemangku kepentingan harus dianalisis.

Pemberian pelatihan risiko harus diselaraskan dengan kegiatan lain dalam organisasi. Seperti semua
jenis pelatihan lainnya, konten harus konsisten dengan persyaratan pekerjaan. Pelatihan tentang
masalah risiko akan diperlukan dalam beberapa keadaan, termasuk ketika risiko baru muncul atau risiko
yang ada telah berubah secara signifikan. Pelatihan juga akan diperlukan ketika seseorang mengambil
pekerjaan baru atau memikul tanggung jawab tambahan. Juga, pelatihan risiko akan menjadi penting
setelah insiden terjadi dan prosedur baru atau yang disempurnakan diperkenalkan.

Bagian penting dari informasi dan komunikasi risiko adalah memastikan bahwa ada pengaturan yang
memadai untuk 'pelapor'. Ini telah menjadi bagian dari undang-undang pengungkapan kepentingan
publik di Inggris sejak akhir 1990-an tetapi telah mengambil kehidupan baru sejak krisis keuangan global
dan khususnya Arahan UE tentang Pelaporan Pelanggaran, berlaku mulai 2021 – tahun setelah Inggris
meninggalkan UE, jadi itu tidak pasti untuk penerapan penuh. Namun, ada kecenderungan yang jelas
untuk menegakkan aturan whistleblowing secara lebih ketat dan ini adalah area utama yang harus
dijelaskan oleh manajer risiko kepada manajemen, terutama berdasarkan studi kasus berikut.

Kosakata risiko bersama

Bagian dari komunikasi yang berhasil tentang masalah risiko adalah pengembangan bahasa risiko yang
umum. Lampiran B menyediakan kosakata yang digunakan dalam buku ini, serta mengacu pada definisi
yang digunakan dalam ISO Guide 73, yang menyediakan istilah-istilah yang diakui secara internasional
terkait dengan manajemen risiko. Namun, terkadang organisasi perlu mengembangkan kosakata
risikonya sendiri, untuk aspek-aspek yang mungkin khusus dan unik untuknya. Pemahaman umum
tentang risiko berdasarkan penggunaan terminologi dalam organisasi lebih penting daripada argumen
tentang apa arti istilah bagi praktisi manajemen risiko yang berbeda.
Bahasa risiko yang umum

Alasan pertama organisasi membutuhkan bahasa risiko adalah untuk mendukung budaya risikonya.
Setiap orang dalam organisasi memiliki peran dalam proses manajemen risiko yang efektif. Sebagian
besar organisasi memiliki banyak lapisan (misalnya eksekutif, manajer lini, dan karyawan) dan 'silo'
(misalnya teknologi, perbendaharaan, operasi, manajemen mutu, dan kepatuhan). Bahasa yang sama
diperlukan untuk memotong lapisan dan memecah silo. Sebaliknya, tanpa bahasa yang sama, tim
manajemen risiko akan menghabiskan terlalu banyak waktu untuk menyelesaikan masalah komunikasi
dengan mengorbankan tanggung jawab utama mereka.

Teknologi untuk mendukung proses dan prosedur manajemen risiko

Informasi risiko dapat dibuat tersedia untuk pemangku kepentingan dengan berbagai cara. Banyak
organisasi membuat panduan dan selebaran singkat bagi pemangku kepentingan untuk
mengomunikasikan masalah dan kekhawatiran risiko saat ini. Sarana komunikasi yang tepat akan
bervariasi sesuai dengan sifat pemangku kepentingan dan sifat serta kompleksitas pesan yang akan
dikomunikasikan.

Pertimbangan penting dalam pengumpulan, penyimpanan, dan penyediaan informasi risiko adalah
bahwa hal itu harus diselaraskan dengan sistem informasi manajemen lain dalam organisasi.
Menyediakan informasi risiko sebagai aliran informasi manajemen yang terpisah kemungkinan akan
mengakibatkan aktivitas manajemen risiko gagal untuk diselaraskan atau disematkan dalam aktivitas
lain. Bahaya bahwa informasi risiko akan menjadi tidak relevan bagi manajer dalam organisasi lebih
besar ketika organisasi memiliki sistem informasi manajemen risiko (RMIS) khusus.

Sistem informasi manajemen risiko

Distribusi pedoman, protokol dan prosedur manajemen risiko dapat dilakukan melalui paket perangkat
lunak sistem informasi manajemen risiko. RMIS dapat ditempatkan di intranet organisasi. RMIS juga
akan memfasilitasi pengumpulan dan komunikasi informasi risiko, termasuk pelaporan kejadian oleh
manajemen lokal saat terjadi. Biasanya, RMIS dapat mencakup berbagai informasi, seperti yang
dirangkum dalam Tabel 27.3.
RMIS telah digunakan selama beberapa waktu untuk mencatat rincian klaim asuransi. Penggunaan RMIS
telah menjadi lebih canggih dan sekarang memungkinkan pencatatan rincian eksposur risiko,
pengendalian risiko dan rencana tindakan risiko. Dalam banyak kasus, hal ini juga terkait dengan ukuran
aktivitas yang dilakukan untuk bertindak sebagai 'dasbor' untuk 'mengukur' risiko di berbagai kerangka
waktu.

Kelebihan dan kekurangan RMIS

Ada banyak sistem informasi manajemen risiko yang tersedia secara komersial, meskipun pasar sedang
berkonsolidasi karena investasi dalam teknologi baru menyebabkan perusahaan terpisah untuk
menggabungkan kekuatan. Awalnya, sistem ini membutuhkan sejumlah besar data yang disimpan
secara terpisah untuk aktivitas referensi silang di perusahaan dengan aktivitas kerugian atau eksposur
risiko, dan disesuaikan dengan masing-masing perusahaan yang bersangkutan. Sistem tersebut sebagian
besar ditujukan untuk perusahaan besar yang memiliki sumber daya dan data untuk membuat
pengejaran ini bermanfaat.

Peningkatan kemampuan mereka untuk mengelola dan menganalisis kumpulan data yang beragam
berarti: sistem sekarang menjadi lebih kompetitif. Teknologi canggih memungkinkan manajer risiko
untuk mengintegrasikan teknik pemodelan dan simulasi skenario agar sesuai dengan konteks masing-
masing. Sementara biaya pengembangan sistem berkurang, harus ditunjukkan bahwa manfaatnya akan
melebihi biaya apa pun yang terlibat. Biayanya langsung dan nyata; manfaatnya sulit untuk diperkirakan
atau ditunjukkan. Ini adalah manfaat potensial di masa depan, bukan pengurangan biaya langsung yang
pasti..
PRAKTISI RISIKO KOMPETENSI

Kerangka kompetensi

Secara umum diterima bahwa baik keterampilan teknis/hard maupun keterampilan orang/ soft skill
diperlukan untuk menjadi praktisi yang sukses dalam profesinya. Praktisi risiko membutuhkan kedua
keterampilan ini agar berhasil membantu organisasi dengan desain dan implementasi kerangka kerja
manajemen risiko.

Dua bidang keterampilan teknis diperlukan oleh praktisi risiko. Pertama, dan yang paling jelas, praktisi
perlu memiliki kompetensi di berbagai masalah dan aktivitas manajemen risiko. Berbagai keterampilan
bisnis untuk memahami konteks (baik eksternal maupun internal) di mana organisasi beroperasi
berguna. Pemahaman tentang bisnis dan pengembangan keterampilan bisnis yang tepat sangat penting
jika praktisi manajemen risiko ingin berhasil mengembangkan proses manajemen risiko yang tepat dan
mendukung kerangka kerja manajemen risiko.

Rentang keterampilan

Kisaran keterampilan bisnis yang akan dibutuhkan akan bervariasi sesuai dengan jenis organisasi. Secara
umum, mereka akan mencakup keterampilan yang berkaitan dengan akuntansi, keuangan, urusan
hukum, sumber daya manusia, pemasaran, operasi dan teknologi informasi. Pentingnya keterampilan
orang telah meningkat pesat sebagai komunikasi di dalam dan di antara organisasi telah berubah.
Keterampilan orang sering disebut sebagai soft skills. Keterampilan teknis biasanya dianggap terkait
dengan kecerdasan intelektual, sedangkan keterampilan lunak atau keterampilan orang dikaitkan
dengan kecerdasan emosional. Untuk menjadi sukses, praktisi risiko membutuhkan kombinasi dari
kedua jenis kecerdasan dan kedua set keterampilan. Selain keterampilan teknis dan orang, manajer
risiko yang sukses juga akan membutuhkan keterampilan yang terkait dengan manajemen diri dan
pengembangan diri.

Kemampuan berkomunikasi

Komunikasi yang akurat tentang masalah risiko sangat penting. Komunikasi internal dalam organisasi
akan dilakukan melalui arsitektur risiko. Ini adalah struktur komunikasi risiko formal yang terkait dengan
aktivitas pengendalian risiko dan pengumpulan informasi untuk tujuan pelaporan risiko eksternal.
Komunikasi semacam itu mungkin diperlukan untuk mengatasi masalah tingkat dewan, seperti kinerja
program pengendalian kerugian. Dewan perusahaan mungkin memerlukan laporan di setiap rapat
dewan dalam bentuk 'dasbor' yang menunjukkan metrik risiko utama.

Komunikasi risiko mungkin juga lebih informal, misalnya, selama lokakarya penilaian risiko atau kursus
pelatihan risiko. Pengaturan komunikasi merupakan bagian dari budaya risiko. Komunikasi risiko
eksternal perlu dilakukan dengan pemangku kepentingan eksternal, termasuk media, masyarakat umum
dan pers kelompok pasti.
Misalnya, jika perusahaan pengangkutan jalan ingin memperluas depot penyimpanan kendaraannya,
akan ada kebutuhan untuk berkomunikasi dengan pemangku kepentingan, serta departemen
perencanaan otoritas lokal. Perusahaan perlu mendapatkan persetujuan dari sejumlah pemangku
kepentingan untuk memberlakukan pembangunan dan perlu menyiapkan komunikasi yang memberikan
evaluasi risiko dan peluang bagi masyarakat ketika depo diperluas. Persepsi publik tentang apa yang
diusulkan dan pandangan mereka tentang dampak di sekitarnya akan sangat penting untuk mencapai
penerimaan.

Pesan harus jelas, ringkas, koheren, kredibel, dan lengkap:

• Clear: Pastikan penerima memahami tujuan komunikasi.

• Ringkas: Lebih mungkin untuk didengarkan.

• Koheren: Logis dan relevan dengan topik utama.

• Kredibel: Ada bukti kuat untuk mengatasi kekhawatiran audiens dan prioritas

• Lengkap: Ini memberi audiens semua yang mereka butuhkan untuk mengambil tindakan yang
diperlukan.

Keterampilan hubungan

Keterampilan mendengarkan sangat penting untuk mempengaruhi perubahan perilaku seperti

mengurangi aktivitas berisiko. Sudut pandang individu yang sedang Anda negosiasikan atau ingin Anda
pengaruhi harus dipahami dengan jelas, dan jika mungkin, diulangi kembali kepada mereka. Pengaruh
yang sukses paling baik dicapai oleh individu yang memiliki kemampuan untuk mendapatkan dukungan,
menginspirasi orang lain, menciptakan hubungan dan melibatkan imajinasi orang lain. Secara umum,
pengaruh dicapai dengan menggunakan energi positif dan antusiasme tentang isu-isu yang perlu diubah.
Mencapai perbaikan dalam standar manajemen risiko sering kali membutuhkan negosiasi terus-
menerus. Cara untuk mencapai negosiasi yang sukses sudah mapan, dan praktisi risiko perlu menyadari
dan merangkul teknik negosiasi.

Inti dari keterampilan hubungan adalah membangun hubungan dengan berbagai pemangku
kepentingan. Seorang praktisi risiko harus terlibat dengan pemangku kepentingan yang akan banyak dan
beragam, seperti yang dibahas dalam Bab 30. Berbagai pemangku kepentingan dalam suatu organisasi
akan mencakup pelanggan, staf, pemodal, pemasok, regulator dan masyarakat (CSFSRS). Dengan begitu
banyak pemangku kepentingan, tidak semuanya akan tertarik pada risiko dan manajemen risiko, jelas
bahwa praktisi risiko membutuhkan keterampilan komunikasi dan hubungan yang baik.

Kemampuan analisis

Keterampilan analitis sangat luas dan membutuhkan pemikiran strategis dan logis. Kadangkadang, ketika
pemecahan masalah dilibatkan, pemikiran lateral yang kreatif juga merupakan persyaratan utama dari
praktisi risiko. Banyak praktisi risiko yang terlibat dalam kuantifikasi risiko, baik persyaratan peraturan
atau sebagai bagian dari analisis untuk menentukan tingkat asuransi yang sesuai yang diperlukan.
Keterampilan analitis melibatkan kemampuan untuk memahami, menantang dan mengartikulasikan
masalah dan konsep dan dengan demikian membuat keputusan berdasarkan informasi yang tersedia
Keterampilan ini mencakup kemampuan untuk menunjukkan dan menerapkan pemikiran logis untuk
pengumpulan dan analisis informasi, serta merancang dan menguji solusi untuk masalah. Output dari
keterampilan analitis adalah kemampuan untuk merumuskan solusi alternatif yang tepat dan
menantang alternatif sehingga mengembangkan rencana tindakan yang paling logis.

Keterampilan manajemen

Banyak keterampilan orang yang dijelaskan di bagian ini juga relevan sebagai keterampilan manajemen.
Pertama, keterampilan manajemen diri mencakup kemampuan untuk menetapkan prioritas yang tepat,
memenuhi tenggat waktu yang diperlukan dan mempertahankan motivasi. Manajemen waktu, atau
keterampilan organisasi dan motivasi diri akan tetap penting bagi praktisi risiko sepanjang kehidupan
kerjanya. Mungkin yang paling penting dari keterampilan orang-orang ini sebagai manajer adalah
kemampuan untuk memotivasi orang lain. Keterampilan motivasi seperti itu penting bagi praktisi risiko
di mana perubahan perilaku atau pengembangan budaya sadar risiko diperlukan. Praktisi risiko perlu
memotivasi individu, manajer, dan direktur untuk berperilaku berbeda.

Kepemimpinan versus manajemen

Perbedaan terbesar antara manajer dan pemimpin adalah cara mereka memotivasi orang-orang yang
bekerja untuk mereka dan ini menentukan nada untuk sebagian besar aspek lain dari apa yang mereka
lakukan. Manajer memiliki bawahan, posisi otoritas, dan bawahan yang bekerja untuk mereka sebagian
besar melakukan apa yang diperintahkan. Manajer dibayar untuk menyelesaikan sesuatu dan
meneruskan fokus pekerjaan ini kepada bawahan mereka. Manajer mencari kendali, yang menunjukkan
bahwa mereka relatif menghindari risiko, dan mereka akan berusaha menghindari konflik jika
memungkinkan. Pemimpin memiliki pengikut, bukan bawahan. Banyak pemimpin organisasi memang
memiliki bawahan, tetapi hanya karena mereka juga manajer. Ketika mereka ingin memimpin, mereka
melepaskan kontrol otoriter formal. Pemimpin menganggap wajar menghadapi masalah yang harus
diatasi. Mereka nyaman dengan risiko dan akan melihat rute yang dihindari orang lain sebagai peluang
potensial, tetapi mungkin melanggar aturan untuk menyelesaikan sesuatu.