LAPORAN PROYEK FINAL

ANALISA DAN PERANCANGAN SISTEM

“Perancangan Sistem Penggajian pada PT EMPAT”

Oleh:

Kelompok 4

Michael 3203019006

Kesya Agnes Maria 3203019026

Angellove Sabrina 3203019035

JURUSAN AKUNTANSI S-1

FAKULTAS BISNIS

UNIVERSITAS KATOLIK WIDYA MANDALA

SURABAYA

2022
 BAB 1

PENDAHULUAN

1.1. Latar Belakang Masalah

PT EMPAT adalah perusahaan manufaktur yang memproduksi ubin keramik
dinding dan lantai yang berlokasi di Jalan Dinoyo, Surabaya. Untuk memperluas
jaringan perusahaan, PT EMPAT mengakuisisi PT SEPULUH dimana merupakan
salah satu perusahaan keramik yang mempunyai kapasitas produksi 300.000
m2/bulan. Dengan demikian kapasitas produksi PT EMPAT meningkat. Sebagai
salah satu perusahaan yang berorientasi pada pertumbuhan di masa depan (going
concern), PT EMPAT selalu berusaha melakukan usaha-usaha perbaikan pada unit
bisnisnya. Salah satunya adalah dalam bidang teknologi informasi sebagai unit
penyedia infrastruktur jaringan komunikasi dan informasi perusahaan. Dalam
operasionalnya, PT EMPAT memiliki 2.500 karyawan. Seiring dengan pertumbuhan
usaha yang semakin meningkat, mulai tahun 2004 PT. EMPAT menggunakan
Microsoft Excel untuk mengelola data-data keuangan perusahaan.
Sistem penggajian yang dibahas pada makalah ini sistem penggajian manual
yang dimulai dari karyawan melakukan absensi dengan menggunakan mesin check
clock. Apabila ada karyawan yang lembur, maka karyawan tersebut diharuskan untuk
membuat surat ijin lembur untuk diberikan kepada bagian kompensasi supervisor.
Setelah melakukan absensi pada mesin check clock, kartu absensi tersebut oleh
bagian kompensasi officer dilakukan penginputan ke dalam Microsoft excel. Dari
proses tersebut akan didapatkan data mengenai rangkuman check clock karyawan
yang dibuat oleh bagian fungsi kompensasi officer. Selanjutnya bagian kompensasi
officer akan melakukan perhitungan gaji karyawan secara manual dan menghasilkan
rekapitulasi gaji karyawan sebanyak 3 lembar. Hasil rekapitulasi tersebut diberikan
kepada bagian kompensasi supervisor dan akan disetujui. Sebelum itu akan dilihat
apakah perhitungannya sudah benar atau belum. Setelah disetujui, rekapan pertama
akan di arsip oleh bagian kompensasi officer, rekapan kedua akan diberikan ke bagian
all payment staff, dan rekapan ketiga akan diberikan ke bagian kompensasi admin.
Bagian kompensasi admin akan membuat slip gaji karyawan sebanyak dua rangkap.
Slip gaji tersebut akan diserahkan ke kompensasi supervisor dan HRD manager untuk
di acc. Setelah di acc, rangkap kedua disimpan sebagai arsip, rangkap pertama akan
diserahkan ke bagian all payment staff. Selain itu juga pada bagian kompensasi admin
staff, rekapan ke tiga dari rekapitulasi tersebut akan di input ke dalam komputer.
Rekapan kedua dari rekapitulasi tersebut oleh bagian all payment staff akan dilakukan
verifikasi data dengan mencocokan slip gaji karyawan yang dibuat oleh bagian
kompensasi admin. Setelah dilakukan verifikasi data, akan didapat rekapitulasi gaji
karyawan sebanyak dua lembar. Lembar kedua diarsip oleh all payment staff, lembar
pertama diberikan ke bagian bank messanger untuk disetorkan ke bank. Setelah
disetor ke bank, bank messanger menerima tanda terima dan diserahkan ke bagian all
payment staff untuk dilakukan verifikasi data dengan slip gaji karyawan. Setelah
dilakukan verifikasi data, tanda terima diarsip oleh all payment staff, dan slip gaji
diberikan kepada karyawan.
Permasalahan yang terjadi pada siklus penggajian PT EMPAT yang akan
dibahas pada makalah ini meliputi:
1. Penginputan data kartu jam kerja (kartu check clock) dan data rekapitulasi gaji
secara manual ke Microsoft Excel. Penginputan secara manual tentu
membutuhkan waktu yang lebih banyak daripada proses otomatis, serta rawan
terjadinya kesalahan ketika memasukan data. Lalu terdapat beberapa masalah
juga apabila proses presensi menggunakan kartu check clock, seperti kartu yang
hilang, rusak dan penitipan presensi (misalnya diambil oleh rekan kerja,
posisinya terlipat ketika dimasukan ke mesin, dan karyawan bisa titip absen).
Oleh karena itu akan lebih baik jika proses penginputan data dilakukan secara
otomatis agar dapat terhindar dari kesalahan seperti salah ketik dan dapat
menghemat waktu. Misalnya dengan menggantinya menjadi finger print.
2. Tidak ada database karyawan, mengingat jumlah karyawan yang banyak yaitu
sekitar 2500 orang. Oleh karena itu akan lebih baik jika dibuat database masing-
masing karyawan guna meminimalkan redudansi data (data ganda), waktu
penginputan, serta keakuratan, aksesibilitas, dan konsistensi data.
3. Tidak adanya batasan akses terhadap komputer yang digunakan untuk melakukan
perhitungan penggajian. Dengan tidak adanya batasan akses, menandakan bahwa
seluruh pihak dapat mengakses komputer, maka hal ini tidak menutup
kemungkinan terjadinya kecurangan seperti manipulasi waktu jam kerja yang
berdampak pada jumlah gaji yang diterima karyawan. Oleh karena itu lebih baik
jika akses terhadap komputer dibatasi dan disertai dengan password.
Risiko dari penginputan data secara manual yaitu tentunya rawan sekali untuk
dapat terjadinya faktor kesalahan dalam memasukan data ke Microsoft Excel. Akun
gaji merupakan akun yang amat sensitif dan bersifat privasi. Hal tersebut berpengaruh
pada kepuasan karyawan apabila terjadi kesalahan. Risiko dari tidak adanya database
karyawan adalah menguras waktu dikarenakan harus membuat ulang informasi-
informasi gaji tiap karyawan dalam setiap periodenya dan rentan terjadinya kesalahan
input. Hal tersebut berpengaruh pada kinerja perusahaan dikarenakan waktu yang
semestinya dapat dipakai untuk mengerjakan hal lain namun justru hanya terpakai
pada satu pekerjaan. Risiko dari tidak adanya batasan akses terhadap komputer saat
proses penggajian yaitu dapat membuat pihak lain yang tidak berwenang dapat
mengakses komputer tersebut. Tentunya hal ini dapat menimbulkan resiko untuk
dapat terjadinya manipulasi data. Hal ini tentu dapat berpengaruh pada pengeluaran
kas perusahaan.
Untuk masalah tersebut, kami mengajukan solusi untuk melakukan
perancangan sistem penggajian yang otomatis, pembuatan database karyawan, dan
pembatasan akses. Dalam bagian kompensasi officer tidak perlu melakukan
penginputan satu-persatu, dan bagian kompensasi admin staff diberikan username dan
password untuk pembatasan akses terhadap komputer.
 BAB 2

LATAR BELAKANG ORGANISASI

2.1 Gambaran Umum Perusahaan

PT EMPAT adalah produsen ubin keramik dinding dan lantai yang berlokasi
Dinoyo Surabaya. Untuk memperluas jaringan perusahaan, PT EMPAT mengakuisisi
PT SEPULUH dimana merupakan salah satu perusahaan keramik yang mempunyai
kapasitas produksi 300.000 m2/bulan. Dengan demikian kapasitas produski PT
EMPAT meningkat.

2.2 Kegiatan Pokok Perusahaan

PT EMPAT melalukan kegiatan pokok dengan memproduksi pembuatan
keramik yang dilakukan dalam beberapa tahapan, antara lain single firing, double
firing, dan third firing. Single firing adalah suatu tahapan dalam proses produksi
keramik dengan satu kali pembakaran saja. Double firing adalah suatu tahapan dalam
proses produksi keramik dengan dua kali pembakaran. Sedangkan Third firing adalah
suatu tahapan dalam proses produksi keramik dengan melakukan pembakaran hasil
produk dari Double firing untuk mendapatkan motif yang diinginkan.
Untuk menjelaskan alur dari kegiatan pokok perusahaan PT EMPAT dalam
memproduksi keramik akan dijabarkan sebagai berikut:
1. Proses Persiapan Bahan Baku
Merupakan proses persiapan mulai dari penghancuran material (tanah liat dan
batu), penimbangan sesuai dengan standard yang ditetapkan, dan pencampuran
bahan dengan air dan bahan kimia.
2. Spray Drier
Setelah bahan dicampur dalam bentuk cair (Slurry), campuran tersebut
dikeringkan menggunakan panas tinggi. Setelah bahan dicampur dalam bentuk
cair (Slurry), campuran tersebut dikeringkan dengan menggunakan panas tinggi
3. Proses Press
Powder dicetak dalam bentuk ubn mentah sesuai dengan ukuran yang diinginkan
4. Pembakaran Pertama
Ubin mentah dibakar di mesin klin dengan menggunakan temperatur diatas 1000
derajat celcius.
5. Proses Pembuatan Bahan Glazur
Merupakan proses pencampuran bahan glazur, bahan kimia, minyak, dan zat
warna yang dibuat untuk motif dan warna tertentu.
6. Proses Glazur
Proses pelapisan ubin matang dengan bahan glazur untuk menciptakan motif atau
warna tertentu.
7. Pembakaran Kedua
Ubin yang baru dilakukan pembakaran pertama diberi bahan glazur untuk
mendapatkan ubin dengan warna polos.
8. Pembakaran ketiga
Ubin yang baru dilakukan pembakaran kedua, kemudian diberi bahan glazur dan
diberi motif untuk kemudian dilakukan pembakaran ketiga supaya mendapatkan
ubin dengan motif yang diinginkan.
9. Proses Sortir
Disini ubin yang sudah jadi disortir kualitasnya sesuai dengan standard yang
ditetapkan. Penentuan kualitas ditentukan berdasarkan kualitas body, kualitas
warna sablon, ada tidaknya cacat pada sablon atau pada glaze
10. Proses Pengepakan
 Ubin yang sudah disortir kemudian dikemas dalam box sesuai kualifikasi
masing-masing jenis dan kualitasnya.

2.3 Struktur Organisasi

Struktur PT EMPAT dapat dilihat sebagai berikut:

Job desk dari struktur organisasi PT EMPAT adalah sebagai berikut:

1. Board of Commissioner
a. Pemilik yang merangkap sebagai pimpinan serta penanggung jawab tertinggi
perusahaan.
b. Menentukan kebijaksanaan pokok perusahaan baik intern maupun ekstern
dalam bidang perencanaan, penyusunan, pengarahan serta penggunaan,
pegembangan, pengamanan dan pengendalian di segala faktor produksi
perusahaan.
 c. Melakukan dan membina kegiatan dan hubungan dengan pihakpihakdi luar
perusahaan.
d. Atas nama dari perusahaan mengadakan dan menandatangani segala
perjanjian dengan pihak diluar perusahaan guna pengembangan keuangan
perusahaan, menentukan gambaran dana dan biaya-biaya yang diperlukan
2. Board of Director
a. Menjalankan perintah dari direktur untuk diteruskan kepada kepala bagian
masing-masing sesuai dengan bidangnya.
b. Mempertanggung jawabkan atas semua perintah yang telah diberikan oleh
direktur.
3. HRD Manager
a. Menentukan besar kecilnya gaji yang akan diterima karyawan
b. Menyiapkan segala kebutuhan atas kebutuhan dari tenaga kerja
c. Merekrut, interview, test dan selektif pegawai baru
d. Meyiapkan rencana training karyawan
e. Menyetujui dokumen slip gaji yang akan diberikan kepada karyawan.
4. Kompensasi Supervisor
a. Mengikuti jalannya penerapan sistem di lapangan
b. Mempelajari data / hasil perhitungan gaji karyawan
c. Menganalisa sistem penggajian
d. Menyetuji dokumen slip karyawan yang akan diberikan kepada karyawan.
e. Bertanggung jawab terhadap kinerja bawahan ke atasan
f. Memeriksa segela macam bentuk dokumen dari bawahannya sebelum
diajukan keatasan
5. Kompensasi Officer
a. Menginput data kartu absensi atau check clock beserta surat ijin lembur ke
Microsoft Excel
b. Membuat rekapan kartu absensi
c. Menghitung gaji karyawan berdasarkan kartu absensi.
 d. Membuat rekapitulasi gaji karyawan
e. Menyerahkan keatasan untuk diperiksa
f. Menghitung segala bentuk kebutuhan yang dibutuhkan oleh bagian
kompensasi dalam rangka menunjang kegiatan operasional perusahaan
6. Kompensasi administrasi
a. Menerima data tentang rekapitulasi jumlah gaji karyawan
b. Memasukkan data transaksi di komputer termasuk gaji karyawan
c. Mempersiapkan slip gaji karyawan
d. Menyiapkan segala bentuk dokumen yang digunakan untuk kegiatan transaksi
perusahaan dengan pihak luar, termasuk pemasok.
7. All payment staff
a. Memverifikasi data rekapitulasi gaji karyawan dengan slip gaji karyawan.
b. Memberikan slip gaji kepada karyawan.
c. Pelaporan dan tanggung jawab laporan ke atasan atas hasil kerja.
d. Melakukan seluruh pembayaran terhadap hutang perusahaan.
e. Memeriksa tanggal jatuh tempo pembayaran hutang perusahaan kepada
pemasok
8. Bank Messanger
a. Menerima berkas yang perlu disetorkan di bank, termasuk rekapitulasi gaji
karyawan.
b. Memastikan transaksi telah terlaksana dengan baik dan benar
c. Menyerahkan bukti tanda terima pembayaran kepada bagian all paymet staff
d. Sebagai media perantara bagi perusahaan dengan bank
e. Menjalin dan membina hubungan kerjasama antara perusahaan dengan bank
f. Selalu Update mengenai segala macam bentuk info terhadap produk-produk
yang ditawarkan oleh Bank
2.4 Deskripsi Unit Analisis
Dalam kasus ini, yang menjadi unit analisis adalah unit dari sistem penggajian
yang memiliki hubungan antara unsur-unsur dari pengendalian intern perusahaan
yang meliputi:
1. Organisasi
Dalam siklus penggajian karyawan, tentu saja tidak hanya melibatkan satu atau
departemen saja, melainkan melibatkan beberapa departemen yang memiliki
fungsi dan tugas yang saling berkaitan antara satu dengan yang lain. Departemen
tersebut antara lain HRD manager, compensation supervisor, compensation
officer, compensation admin staff, finance manager, acc payable supervisor, all
payment staff dan bank messanger. Dalam tiap bagian struktur organisasi
tersebut, terkait dengan pengendalian intern yang diterapkan perusahaan, terdapat
beberapa unsur pengendalian intern yang terpisah dari tiap masing-masing job
description yang menjelaskan secara tegas mengenai tugas dan wewenang serta
pembatasan fungsi tugas dari tiap masing-masing departemen.
2. Sistem Otorisasi Penanganan Dokumen Penggajian
Pengendalian intern dari perusahaan yang terkait dengan penanganan dokumen
pencatatan pada sistem penggajian adalah berupa sistem otorisasi, dimana dalam
kepengurusan dokumen ini harus mendapat ijin dari pihak-pihak yang memiliki
kewenangan dalam hal otorisasi dokumen berdasarkan jabatan yang terlihat
dalam struktur organisasi perusahaan.
3. Praktik yang sehat
Bentuk praktek yang sehat berikut ini adalah mengenai rincian tentang gaji yang
tertera dalam slip gaji karyawan. Rincian ini akan menjelaskan secara lebih detail
tentang banyaknya potongan serta bonus yang diterima oleh karyawan yang
tertera pada slip gaji. selain itu juga, bentuk pengendalian intern terhadap praktek
yang sehat ini adalah dengan memberikan nomor urut cetak pada setiap slip gaji
karyawan, sehingga apabila terjadi kesalahan pada penerimaan gaji karyawan,
bagian admin bisa melakukan pengecekan lebih lanjut dengan melihat nomor
cetak dari slip gaji tersebut.
 BAB 3

PROPOSAL PROJECT

3.1 Nama Proyek

Perancangan Sistem Penggajian pada PT EMPAT

3.2 Deskripsi Proyek

Proyek ini dilaksanakan untuk merancang dan memperbaiki sistem penggajian
di PT EMPAT, berupa pembuatan database karyawan, penggunaan password, dan
penggunaan mesin fingerprint. Alasan kami memilih siklus penggajian adalah karena
kerentanan dalam sistem penggajian yang dimiliki oleh PT EMPAT diantaranya
adalah kesalahan input data jam kerja dan data rekapitulasi ke Microsoft Excel, tidak
adanya database yang muat untuk menampung 2.500 data karyawan, dan tidak
adanya batasan akses komputer yang digunakan untuk perhitungan penggajian.
Penggunaan database karyawan akan meminimalisir kesalahan dalam penginputan
data ke dalam Microsoft Excel. Penginputan data melalui mesin fingerprint
menggantikan mesin check clock akan mengurangi kesalahan penginputan data
penggajian. Hal ini akan mendorong laporan penggajian menjadi lebih akurat.
Penggunaan password dalam rangka membatasi akses terhadap komputer penggajian
sehingga data penggajian akan lebih aman.
Sistem penggajian yang akurat dan aman akan membawa keuntungan bagi
perusahaan, berupa pencegahan terjadinya kerugian akibat kebocoran data dan
pencegahan kerugian akibat kelebihan pembayaran gaji. Karyawan yang mengalami
kekurangan gaji akan segera melakukan protes ke bagian penggajian, sementara
karyawan yang menerima gaji lebih dari yang seharusnya akan diam saja. Dengan
adanya penggajian yang lebih akurat, maka perusahaan akan terlindung dari
kemungkinan kelebihan pembayaran gaji.

3.3 Tujuan Proyek

Proyek perancangan dan perbaikan sistem penggajian ini dilaksanakan dengan
tujuan sebagai berikut:
1. Kebutuhan perusahaan terhadap perancangan sistem berguna untuk
meminimalkan terjadinya faktor kesalahan dalam melakukan penginputan data
ke dalam Microsoft Excel.
2. Kebutuhan perusahaan terhadap interface berguna untuk mencatat data karyawan
yang dapat mendukung pengolahan gaji karyawan.
3. Kebutuhan perusahaan terhadap penggunaan password berguna untuk mencegah
terjadinya manipulasi data yang dilakukan oleh pihak yang tidak berwenang
dalam melakukan perhitungan penggajian.

3.4 Ruang Lingkup Proyek

Ruang lingkup dari proyek perancangan sistem penggajian yang harus
dikerjakan adalah sebagai berikut:
1. Meneliti prosedur dan dokumen yang terkait dalam penggajian PT EMPAT.
2. Menganalisis jalannya siklus penggajian mulai dari karyawan melakukan absen
hingga slip gaji diberikan ke karyawan.
3. Memperbaiki dan merancang sistem informasi untuk siklus penggajian
4. Membuat interface yang sesuai dengan kemampuan user untuk sistem informasi
terkait siklus penggajian perusahaan.
5. Menerapkan dan menguji coba sistem informasi terkait siklus penggajian sampai
dengan dioperasikan dengan baik.

3.5 Sarana proyek Sistem Informasi

 Sasaran proyek perancangan sistem pada PT EMPAT adalah untuk mengatasi
masalah yang timbul dalam sistem penggajian perusahaan dan meningkatkan
keamanan data penggajian perusahaan. Di bawah ini merupakan rincian sasaran
proyek ini:
1. Mencegah terjadinya kesalahan penginputan data jam kerja karyawan ataupun
rekapitulasi gaji.
2. Menyediakan database yang cukup untuk menampung 2.500 data karyawan.
3. Meningkatkan keamanan file perhitungan penggajian dengan menetapkan
batasan akses.

3.6 Permasalahan-Permasalahan
Permasalahan yang timbul dalam PT EMPAT terkait penggajian adalah
sebagai berikut:
1. Rawan terjadinya kesalahan saat memasukan data jam kerja karyawan dan
rekapitulasi gaji kedalam Microsoft Excel.
2. Tidak adanya database karyawan membuat kesulitan saat pengolahan gaji.
3. Tidak ada batasan akses dalam komputer sehingga menimbulkan resiko
manipulasi data saat perhitungan penggajian.

3.7 Kebutuhan-Kebutuhan Informasi Pemakai Sistem

Dengan adanya sistem komputerisasi yang baru, maka terdapat beberapa file
dan laporan yang harus dibuat, meliputi:
1. File Master Data Karyawan
File ini berisi database karyawan, mulai dari karyawan#, NIK karyawan, nama,
departemen, kode jabatan, nomer rekening, alamat, telepon, email, dan kode
jabatan. File ini berfungsi sebagai database untuk menyimpan sekitar 2.500 data
karyawan yang bekerja di PT EMPAT.
2. File Master Daftar Gaji
File ini berisi kode jabatan, nama jabatan, divisi, dan gaji karyawan. File ini
berfungsi agar besarnya gaji karyawan dapat langsung diketahui saat kode
jabatan di masukkan ke dalam sistem.
3. File Transaksi Data Jam Kerja Karyawan
File ini berisi karyawan#, jam karyawan masuk kerja, jam karyawan pulang
kerja, dan jam lembur karyawan, keterlambatan, dan penugasan (duty). File ini
terkoneksi dengan fingerprint sehingga data jam akan terisi saat karyawan
melakukan fingerprint. Kolom keterlambatan akan terisi otomatis saat karyawan
terlambat hadir. Jika karyawan terlambat hadir maka karyawan tidak akan
memperoleh intensif. Karyawan yang sedang menerima penugasan akan
memperoleh tambahan intensif.
4. Laporan Rekapitulasi Gaji Karyawan
Laporan ini berisi hasil rekap penggajian karyawan, yang meliputi gaji pokok,
premi, intensif, lembur, beserta pengurangan berupa potongan PPh 21 dan
potongan.
5. File Transaksi Slip Gaji Karyawan
File ini berisi karyawan#, rincian penerimaan berupa gaji pokok, lembur, premi,
intensif, total yang diterima, dan potongan PPh 21. Slip gaji ini nantinya harus
diotorisasi oleh manajer HR dan SPV.

3.8 Kegiatan Pengembangan yang Akan Dilakukan

Berdasarkan ruang lingkup siklus penggajian, maka akan dilakukan kegiatan-
kegiatan untuk menunjang pengembangan sistem dalam siklus ini yang meliputi:
1. Mewawancarai staff penggajian PT EMPAT.
2. Mempelajari sistem lama penggajian PT EMPAT.
3. Mendesain siklus penggajian yang baru dengan terlebih dahulu membuat
flowchart, data flow diagram, dan ERD.
4. Mendesain sistem baru sesuai kebutuhan perusahaan.
5. Melakukan pemasangan mesin fingerprint.
6. Membuat database karyawan.
7. Melakukan pemasangan password pada komputer penggajian.

3.9 Pendekatan Pengembangan yang Akan Dilakukan

Pendekatan pengembangan yang akan dilakukan pada PT EMPAT adalah
pendekatan sepotong (piecemeal approach) yang menekankan pada pengaplikasian
tertentu saja, tidak meliputi seluruh organisasi. Pendekatan ini hanya akan membahas
siklus penggajian PT EMPAT saja dan hanya akan berfokus pada pemasangan mesin
fingerprint, pembuatan database, dan penggunaan password untuk komputer
penggajian.

3.10 Metode Pengembangan yang Akan Digunakan

Metode Pengembangan Yang Akan Digunakan Metode pengembangan yang
dipakai meliputi flowchart, data flow diagram (DFD), dan entity relationship diagram
(ERD). Metode pengembangan ini dilakukan karena adanya ketidakberesan dalam
sistem yang lama yang menyebabkan sistem lama tidak dapat beroperasi sesuai
harapan. Perbaikan dalam sistem yang baru diharapkan mampu meminimalisasi
kesalahan penginputan, menyediakan kapasitas database yang cukup untuk
menampung seluruh data karyawan, dan meningkatkan keamanan dengan
menyediakan batasan akses untuk mencegah manipulasi data.

3.11 Teknik-Teknik yang Akan Digunakan

Analisis dan pengembangan sistem akan menggunakan teknik pengembangan
perancangan dan sistem tersturktur, yang meliputi:
1. Diagram Arus Data (Data Flow Diagram)
2. Flowchart Sistem
3. ERD (Entity Relationship Diagram)

3.12 Kendala-Kendala Proyek Sistem Informasi

Terdapat beberapa kendala dalam pengembangan sistem ini, yang meliputi
kendala waktu yang lama untuk pengembangan sistem dan kendala kebijakan yang
telah ditetapkan manajemen sebelumnya. Manajemen telah menetapkan kebijakan
lama, sehingga adopsi sistem baru akan membutuhkan waktu penyesuaian.

3.13 Biaya Pengembangan Proyek Sistem Informasi

No Jenis Biaya Total

.

1 Mesin Fingerprint Rp1.500.000

2 Biaya Pemasangan Mesin Fingerprint Rp 500.000

3 Biaya Training User Rp 300.000

4 Biaya Pembuatan Database Karyawan Rp1.000.000

TOTAL Rp3.300.000

3.14 Manfaat Pengembangan Proyek Sistem Informasi

Pengembangan sistem informasi ini bermanfaat untuk:
1. Dapat meminimalisir kesalahan dalam proses input data.
2. Memungkinkan penyimpanan sekitar 2.500 data karyawan dalam suatu database.
Hal ini akan mendukung kegiatan operasional perusahaan khususnya dalam hal
pengolahan gaji karyawan.
3. Tersedianya batasan akses terhadap komputer, sehingga pihak-pihak yang tidak
berkepentingan tidak bisa mengakses perangkat tersebut. Dengan demikian,
keamanan sistem akan lebih terjaga.

3.15 Penilaian Kelayakan Proyek Sistem Informasi

3.15.1 Kelayakan Teknik
Sistem ini dinilai layak secara teknik karena memberikan manfaat
yang besar bagi PT. Empat. Disamping meningkatkan keamanan dan
meminimalisir kesalahan yang mungkin timbul, sistem ini juga akan
memudahkan penyimpanan data karyawan. Perusahaan lebih mudah
beradaptasi terhadap sistem ini karena perusahaan telah menggunakan aplikasi
Microsoft Excel sebelumnya, sehingga karyawan telah terbiasa dengan model
ini walaupun masih sederhana. Selanjutnya akan dilakukan sedikit
penambahan terkomputerisasi terkait hal ini. Pengembangan sistem akan
dapat diadopsi dengan mudah mengingat orientasi perusahaan adalah
pertumbuhan di masa yang akan datang dan dalam studi kasus PT. Empat
dijelaskan bahwa perusahaan selalu berusaha melakukan perbaikan unit
bisnisnya, salah satunya di bidang teknologi informasi.

3.15.2 Kelayakan Operasi

Sistem ini dinilai layak secara operasional karena mendukung kegiatan
yang sedang berlangsung di PT. Empat. Karyawan sudah bisa dasar-dasar dari
sistem tersebut karena telah bisa menggunakan aplikasi Microsoft Ecxel
sebelumnya, dan sebagian besar dari sistem ini mirip dengan cara penggunaan
Microsoft Excel. Selain itu sistem ini dapat meningkatkan efektifitas
karyawan dalam menyimpan data sehingga dapat membantu pengendalian
operasi perusahaan.

3.15.3 Kelayakan Jadwal

Sistem ini bisa digunakan setelah database karyawan dibuat sehingga
dapat memudahkan karyawan saat absen. Selain itu, sistem ini akan
tersambung pada bagian penggajian sehingga memudahkan saat pembagian
gaji karyawan. Karena itu sistem ini dinilai layak secara jadwal.

3.15.4 Kelayakan Ekonomis

Biaya yang dikeluarkan oleh perusahaan dapat dibilang terjangkau
dibandingkan dengan kemudahan yang diterima setelah penerapan sistem
yang baru. Sistem yang baru akan meningkatkan keamanan data perusahaan
dengan adanya pembatasan akses. Kerugian yang timbul akan lebih besar jika
data ini berhasil dimanipulasi pihak lain. Sistem ini juga akan mengurangi
potensi kesalahan penginputan data jam kerja maupun rekapitulasi, sehingga
nominal gaji yang dibayarkan akan lebih akurat. Kemungkinan perusahaan
lebih bayar gaji akan berkurang dan hal ini menjadi penghematan bagi
perusahaan.

3.15.5 Kelayakan Hukum

Sistem ini tidak melanggar peraturan-peraturan yang di tetapkan oleh
pemerintah maupun perusahaan sehingga bisa dinilai layak secara hukum.
 BAB 4

ANALISIS SISTEM

4.1 Alasan Melakukan Analisis Sistem

PT EMPAT akan melakukan penerapan sistem penggajian secara
wterkomputerisasi dimana menggunakan database karyawan, penggunaan password,
interface yang user friendly, dan mengganti mesin check clock menjadi finger print
yang berguna untuk memudahkan proses penginputan presensi karyawan,
meminimalisir kesalahan, mencegah kecurangan, dan efisiensi waktu. Oleh karena itu
maka akan dilakukan analisis sistem penggajian PT EMPAT terlebih dahulu untuk
mengetahui apa saja kekurangan yang ada dalam sistem penggajian yang lama,
sehingga kami dapat melakukan perancangan sistem penggajian terkomputerisasi
pada PT EMPAT yang baru beserta dengan mesin yang lebih baik.

4.2 Identifikasi Masalah

Permasalahan-permasalahan yang ada pada sistem penggajian PT EMPAT
yaitu:
1. Penginputan data kartu jam kerja dan data rekapitulasi gaji yang masih manual.
2. Belum ada database karyawan, mengingat jumlah karyawan adalah 2.500 orang.
3. Belum ada batasan akses ke komputer yang digunakan untuk melakukan
perhitungan gaji karyawan.

4.3 Identifikasi Penyebab Masalah

Ketiga masalah diatas merupakan masalah yang terjadi pada sistem
penggajian PT EMPAT yang disebabkan oleh belum adanya pengembangan dari
ketiga hal tersebut pada PT EMPAT sehingga wajar apabila masih mengalami
masalah-masalah tersebut.

4.4 Identifikasi Tititk Keputusan

4.4.1 Penginputan dan merekapitulasi absensi karyawan
Karyawan datang ke PT EMPAT, setelah itu menuju ke lokasi alat
check clock dipasang. Karyawan melakukan absensi dengan menggunakan
mesin check clock. Apabila ada karyawan yang lembur, maka karyawan
tersebut diharuskan untuk membuat surat ijin lembur untuk diberikan kepada
bagian kompensasi supervisor. Kartu absensi tersebut, oleh bagian
kompensasi officer dilakukan penginputan ke dalam Microsoft excel. Dari
proses tersebut akan didapatkan data mengenai rangkuman check clock
karyawan yang dibuat oleh bagian fungsi kompensasi officer. Kemudian
kompensasi officer akan melakukan perhitungan gaji karyawan secara manual
dan menghasilkan rekapitulasi gaji karyawan sebanyak 3 lembar.
4.4.2 Penyetujuan terhadap rekapitulasi gaji
Setelah direkapitulasi oleh bagian kompensasi officer, hasil
rekapitulasi tersebut akan diserahkan dan disetujui oleh bagian kompensasi
supervisor. Sebelum itu akan dilihat apakah perhitungannya sudah benar apa
belum. Setelah disetujui, rekapan pertama akan di arsip oleh kompensasi
officer, rekapan kedua akan diberikan ke bagian all payment staff, rekapan
ketiga akan diberikan ke kompensasi admin.
4.4.3 Pembuatan slip gaji dan penyetujuan slip gaji
Kemudian bagian kompensasi admin akan membuat slip gaji karyawan
sebanyak dua rangkap. Slip gaji tersebut akan diserahkan ke kompensasi
supervisor dan HRD manager untuk di acc. Setelah disetujui, rangkap kedua
disimpan sebagai arsip, rangkap pertama akan diserahkan ke bagian all
payment staff.

4.4.4 Penginputan ke komputer, mengverifikasi, dan penyetoran

 Lalu bagian kompensasi admin staff, rekapan ketiga dari rekapitulasi
tersebut akan dilakukan penginputan ke dalam komputer. Sedangkan rekapan
kedua dari rekapitulasi oleh bagian all payment staff akan dilakukan verifikasi
data dengan mencocokan slip gaji karyawan yang dibuat oleh bagian
kompensasi admin. Setelah dilakukan verifikasi data, akan didapat
rekapitulasi gaji karyawan sebanyak dua lembar. Lembar kedua diarsip oleh
all payment staff, lembar pertama diberikan ke bagian bank messanger untuk
disetorkan ke bank.
4.4.5 Mengverifikasi dan pemberian slip gaji
Setelah disetor ke bank, bank messanger menerima tanda terima dan
diserahkan ke bagian all payment staff untuk dilakukan verifikasi data dengan
slip gaji karyawan. setelah dilakukan verifikasi data, tanda terima diarsip oleh
all payment staff, dan slip gaji diberikan kepada karyawan.
4.5 Hasil Analisis
Dokumen-dokumen yang digunakan dalam sistem penggajian ini yaitu:
4.5.1 Kartu absensi karyawan
 Setiap karyawan diberikan kartu masing-masing oleh PT EMPAT dan
diletakan di dekat mesin check clock. Setiap karyawan menggunakan kartu
absensi masing-masing untuk dapat melakukan presensi kehadiran dan pulang
secara manual. Kartu absensi dimasukan ke lubang mesin check clock dan
kemudian kartu tersebut akan keluar. Kemudian, kartu yang keluar dari mesin
check clock tersebut akan tercetak informasi tentang kapan karyawan tersebut
masuk dan juga pulang kerja. Informasi pada kartu tersebut akan didata oleh
bagian kompensasi officer dengan di input ke komputer dengan menggunakan
Microsoft Excel.
4.5.2 Rangkuman check clock
Rangkuman check clock diperoleh dari penginputan kartu absensi
karyawan oleh bagian kompensasi officer secara manual pada Microsoft
Excel. Rangkuman check clock ini digunakan oleh kompensasi officer untuk
melakukan perhitungan gaji karyawan yang kemudian menghasilkan
rekapitulasi gaji. Kolom Actual digunakan untuk mengisi keterangan bahwa
apakah karyawan tersebut lembur apa tidak. Lalu pada kolom Late Time
digunakan untuk mengisi keterangan bahwa karyawan tersebut apakah masuk
terus selama hari kerja tanpa pernah terlambat tujuannya untuk mendapatkan
premi karyawan. Sedangkan pada kolom Duty digunakan untuk memberikan
tambahan insentif pada gaji karyawan.
4.5.3 Rekapitulasi gaji karyawan
Rekapitulasi gaji dikerjakan secara manual oleh bagian kompensasi
officer di komputer berdasarkan rangkuman check clock. Dokumen ini terdiri
dari 3 lembar dimana nantinya diarsip oleh kompensasi officer, diberikan
kepada bagian all payment staff dan kompensasi admin. Rekapitulasi gaji diisi
dan ditandatangani secara manual dalam bentuk lembaran kertas. Rekapitulasi
gaji diperiksa dan ditandatangani oleh bagian kompensasi supervisor sebelum
diarsip oleh kompensasi officer, dan diberikan kepada all payment staff dan
kompensasi admin. Dalam rekapitulasi gaji ini berisikan Nomor, Nama
karyawan, Nomor rekening karyawan yang bersangkutan, gaji pokok, premi,
intensif, lembur, potongan terhadap pajak, potongan lain-lain, total, dan tanda
tangan supervisor.

4.5.4 Slip gaji karyawan

Slip gaji merupakan bukti penghasilan yang diperoleh setiap karyawan
per periode pembayaran gaji. Pada slip ini terdapat rincian penghasilan serta
potongan-potongan dari PT EMPAT. Dokumen ini dibuat oleh kompensasi
admin sebanyak 2 rangkap dimana rangkap 2 diarsip dan yang rangkap 1
diserahkan kepada HRD Manager dan kompensasi supervisor untuk disetujui
dan kemudian diberikan kepada all payment staff.

4.5.5 Tanda Terima

Tanda terima ini merupakan bukti yang diperoleh dari Bank yang
menandakan bahwa pemberian gaji ke rekening karyawan telah berhasil
 dilakukan. Lalu bagian bank messanger menyerahkan tanda terima/bukti ini
kepada bagian all payment staff untuk diverifikasi dengan slip gaji dan
diarsip.

4.6 Rekomendasi Umum

Setelah melakukan analisis pada sistem penggajian PT EMPAT, maka kami
akan melanjutkan pada tahap berikutnya. Berdasarkan hasil analisis diatas dapat
disimpulkan bahwa masalah-masalah yang terjadi di sistem penggajian PT EMPAT
beserta dengan penyebab dari masalah tersebut. Maka kami memberikan rekomendasi
sistem penggajian yang kami sarankan yaitu sistem penggajian yang lebih ringkas,
otomatis, aman, terkomputerisasi dengan perubahan dan user-friendly serta alat finger
print sebagai pengganti dari alat check clock. Dengan demikian diharapkan bahwa
sistem yang baru ini dapat membantu PT EMPAT dalam meraih kesempatan-
kesempatan yang ada. Jika pemilik perusahaan menyetujui maka kami akan
melanjutkan ke tahap selanjutnya yaitu desain sistem dimana pada tahap ini akan
diberikan penjelasan dan gambaran secara detail kepada PT EMPAT untuk
pengembangan sistem penggajian.
 BAB 5

PERANCANGAN SISTEM

5.1 Tujuan Proyek

Tujuan dikembagkannya proyek iniadalah untuk memperbaiki dan
meningkatkan kualitas sistem penggajian PT EMPAT yang akan membatu
perusahaan untuk menjadi lebih efektif dan efisien, serta lebih akurat dan tepat. Hal
ini diharapkan agar sistem penggajian yang baru ini akan dengan cepat dan mudah
digunakan oleh para karyawan serta menjadi lebih baik lagi. Informasi yang disajikan
juga diharapkan dapat lebih akurat dan relevan.

5.2 Sasaran Proyek Sistem Informasi

Sasaran dari sistem penggajian yang dikembangkan adalah untuk mengatasi
masalah yang ada serta dapat meningkatkan kualitas repakitulasi gaji PT EMPAT.
Secara rinci, sasaran yang akan dicapai pada proyek ini adalah sebagai berikut:
1. Dapat mencegah terjadinya kecurangan ketika karyawan absen seperti
misalnya titip absen karena menggunakan kartu dimana bisa diambil oleh
karyawan lain.
2. Dapat mencegah terjadinya kesalahan ketika penginputan absensi karyawan
serta efisiensi waktu.
3. Dapat meningkatkan tempat kosong dengan mengganti mesin check clock
menjadi fingerprint dimana tempat yang semula digunakan untuk menyimpan
kartu-kartu absensi karyawan dapat di hilangkan dan di isi oleh hal lain yang
lebih penting.
 4. Dapat menyajikan database karyawan untuk menurunkan waktu penginputan,
meningkatkan keakuratan, dan menyimpan data-data karyawan apabila suatu
saat diperlukan.
5. Dapat meningkatkan pengendalian internal sistem penggajian perusahaan
dengan membatasi akses ke komputer penggajian.

5.3 Alur Aktivitas Penggajian baru

Dengan menerapkan sistem penggajian terkomputerisasi, maka siklus
penggajian ini tidak perlu dilakukan lagi dengan metode manual, karena dengan
sistem komputerisasi ini dapat menghemat waktu dan memberikan keefesienan bagi
Kompensasi Officer dalam mebuat rekapitulasi gaji karyawan dan juga membantu
perusahaan dalam mengolah gaji karyawan dengan tepat dan efisien sehingga minim
terjadi kesalahan hitung gaji karyawan, serta dapat menghasilkan slip gaji dengan
jumlah yang tepat untuk masing-masing karyawan. Untuk aktivitas penggajian yang
baru akan membahas tentang

5.4 DFD Siklus Penggajian Baru

DFD SIklus Penerimaan Karyawan Baru
DFD SIklus Pencatatan Waktu Baru

DFD SIklus Penggajian Baru

DFD SIklus Pengunduran Diri Baru

 DFD SIklus Lembur Penugasan Baru

5.5 Flowchart Sistem Penggajian Baru

Flowchart SIklus Penerimaan Karyawan Baru

Flowchart SIklus Pencatatan Waktu Baru
Flowchart SIklus Penggajian Baru
Flowchart SIklus Pengunduran Diri Baru
Flowchart SIklus Lembur Penugsan Baru
5.6 Entity Relationship Diagram (ERD) Sistem Penggajian Baru

5.7 Interface Program Sistem Penggajian Baru

Program aplikasi yang kami buat adalah program yang akan digunakan untuk
kegiatan siklus penggajian di PT EMPAT. Program ini hanya bisa diakses oleh
bagian yang berkaitan dengan siklus penggajian seperti HRD manager, kompensasi
supervisor, kompensasi officer, kompensasi administrasi, dan all payment staff.
Tujuan adanya program ini adalah untuk mempermudah dalam mencatat dan
mengarsip dokumen penggajian. Serta dapat mengatasi masalah kebocoran akses
dalam komputer bagian penggajian. Secara keseluruhan informasi yang disajikan
pada program ini digunakan oleh kompensasi officer untuk menghitung gaji
karyawan dan untuk diserahkan kepada atasan untuk diperiksa agar bisa
menghasilkan rekapitulasi gaji yang benar.
Penetapan User ID karyawan terdiri dari 7 digit dengan ketentuan sebagai
berikut:
● Digit pertama dan kedua merupakan kode jabatan.
● Digit ketiga dan keempat merupakan kode bagian.
● Digit kelima hingga ketujuh merupakan nomor karyawan.
Tampilan awal untuk program ini adalah melakukan login terlebih dahulu
dengan memasukan User ID yang telah ditentukan oleh perusahaan dan password
yang benar seperti ditampilan bawah ini.
 Interface Login Awal
Setelah berhasil login, pengguna menemui menu bar yang meliputi Master,
Transaksi, dan Laporan. Pilihan master disini berisi Board of Commissioner, Board
of Director, HRD Manager, Kompensasi Supervisor, Kompensasi Officer,
kompensasi administrasi, All payment staff, Bank Messanger, dan pengendalian
akses. Pilihan transaksi berisi rangkuman fingerprint dan rekapitulasi gaji karyawan.
Pilihan laporan berisi. Pilihan pengaturan berisi pengendalian akses dan logout.

Interface Tampilan Master

Interface Tampilan Board of Commissioner

Interface Tampilan Board of Director

 Interface Tampilan HRD Manager

Interface Tampilan Kompensasi Supervisor

 Interface Tampilan Kompensasi Officer

Interface Tampilan Kompensasi Administrasi

Interface Tampilan All Payment Staff

Interface Tampilan Bank Messanger

5.8 Pengendalian Akses
Pengendalian akses digunakan oleh PT EMPAT untuk mengatur siapa saja
yang memiliki ijin untuk mengakses master, transaksi, dan laporan. Dalam sistem
penggajian PT EMPAT yang akan memiliki akses yaitu HRD manager, kompensasi
supervisor, kompensasi officer, kompensasi administrasi, dan all payment staff.