Jurnal Administrasi Negara

Volume 27 Nomor 1, Edisi April 2021

p-ISSN: 1410-8399, e-ISSN: 2615-3424

EVALUASI PENERAPAN
SISTEM MANAJEMEN MUTU ISO 9001 : 2015 DI PPEI

THE EVALUATION OF IMPLEMENTATION

QUALITY MANAGEMENT SYSTEM ISO 9001 : 2015 IN IETC

Sri Rahayu

Balai Besar Pendidikan dan Pelatihan Ekspor Indonesia (PPEI)

Kementerian Perdagangan
email: srippei7@gmail.com

Abstrak
Mutu diklat dari waktu ke waktu harus semakin meningkat. Peningkatan mutu diklat ditentukan oleh
banyak faktor. Namun salah satu faktor kunci peningkatan mutu diklat adalah bagaimana pengelolaan
pelaksanaan diklat berpengaruh untuk menghasilkan diklat yang baik. Dalam rangka peningkatan mutu
diklat agar senantiasa memenuhi kepuasan pelanggan dan stakeholder terkait, PPEI telah menerapkan
sistem manajemen mutu dengan diterimanya sertifikat Sistem Manajemen Mutu ISO 9001 sejak tahun
2004. Sistem manajemen mutu atau Quality Management System pertama kali diperkenalkan oleh
International Organization for Standardization (ISO) yang telah diadopsi di Indonesia melalui Badan
Standardisasi Nasional (BSN) sebagai SNI ISO 9001: 2015. Standar ini merupakan salah satu standar
acuan untuk organisasi dalam penerapan sistem manajemen mutu. Melalui penerapan sistem
manajemen mutu diyakini bahwa pengelolaan barang atau jasa yang dihasilkan oleh suatu organisasi
bermuara pada pemenuhan persyaratan mutu pelanggan.Tujuan penelitian ini adalah mengevaluasi
penerapan Sistem Manajemen Mutu ISO 9001 di PPEI. Metodologi penelitian dilakukan dengan cara
observasi, wawancara dan studi dokumentasi. Hasil penelitian menunjukkan bahwa pengukuran analisis
klausul terhadap pemenuhan persyaratan SMM 9001: 2015, untuk klausul 4 dan 5 adalah 95,00% dan
86,67%. Hal ini menunjukkan bahwa penerapan klausul 4 dan 5 di PPEI sudah sesuai dengan
persyaratan standar sistem manajemen mutu. Sementara pengukuran analisis klausul terhadap
pemenuhan persyaratan Sistem Manajemen Mutu 9001: 2015, untuk klausul 6, 7, 8, 9 dan 10 adalah
70% - 80%. Hal ini menunjukkan bahwa sistem manajemen mutu ada, dokumentasi ada dan terorganisir
dengan baik namun penerapan klausul 6, 7, 8, 9 dan 10 tidak dilakukan secara penuh di
perusahaan/organisasi.

Kata Kunci : ISO 9001 : 2015, Penerapan, Sistem Manajemen Mutu

Abstract
Improvement in training quality is determined by many factors. One of them is the effects of training
implementation management on producing good training. In order to improve the quality of training
and always meet customer satisfaction and stakeholders, Indonesia Export Training Center (IETC) has
implemented a quality management system with the achievement of ISO 9001 Quality Management
System certification since 2004. The Quality Management System was first introduced by the
International Organization for Standardization (ISO) which has been adopted in Indonesia through the
National Standardization Agency of Indonesia currently as SNI ISO 9001: 2015. It is one of the
reference standards for organizations. Through the implementation of a quality management system, it
is believed that the management of goods or services produced by an organization comes

27
 Sri Rahayu / Jurnal Administrasi Negara, V27-01 (2021) / 27-48

from fulfilling customer quality requirements. The purpose of this study is to evaluate the
implementation of Quality Management System ISO 9001 in IETC. The research methodology used is
observation, interviews and documentation study. The results showed that the measurement of the
clause analysis on the fulfillment of the requirements of Quality Management System 9001: 2015, for
clauses 4 and 5 is 95% and 86.67%. This shows that the implementation of clauses 4 and 5 in IETC is
in accordance with the standard requirements. Meanwhile, for clauses 6, 7, 8, 9 and 10 is 70% - 80%.
Therefore, a quality management system and documentation exist; also well organized. However, the
implementation of clauses 6, 7, 8, 9 and 10 has not been carried out fully.

Keywords : ISO 9001: 2015, Implementation, Quality Management System

PENDAHULUAN Berdasarkan data penyelenggaraan diklat

Balai Besar Pendidikan dan selama empat tahun terakhir, PPEI telah
Pelatihan Ekspor Indonesia (PPEI) adalah menyelenggarakan sebanyak 496 angkatan
sebuah unit pelaksana teknis di bidang pelatihan dengan rata-rata jumlah peserta
pelatihan ekspor yang berada dibawah setiap angkatannya berkisar 27 - 28 orang.
Direktorat Jenderal Pengembangan Ekspor Jumlah peserta yang telah mengikuti diklat
Nasional (DJPEN), Kementerian dalam kurun waktu tersebut sebanyak
Perdagangan dengan misi utama 13.829 orang yang tersebar di berbagai
meningkatkan kompetensi SDM ekspor. wilayah Indonesia meliputi UKM ekspor,
Pelatihan tersebut bertujuan untuk dunia usaha dan perwakilan dari beberapa
menciptakan pelaku usaha berorientasi dinas terkait baik di pusat maupun daerah.
ekspor serta menjadikan para pengusaha Tabel 1. Perkembangan Jumlah Peserta
mandiri untuk bersaing dalam pasar global. dan Angkatan Pelatihan di PPEI Tahun
2016-2019
PPEI setiap tahun
Tahun 2016 2017 2018 2019
menyelenggarakan topik utama pelatihan Total peserta (1) 3092 3566 3599 3572
seperti Pelatihan Prosedur Ekspor, Jumlah angkatan 111 128 127 130
(2)
Manajemen Ekspor Impor Plus Simulasi, Rata-rata jumlah
peserta per 28 28 28 27
Prosedur Impor dan Bagaimana Memulai angkatan
(1:2)
Ekspor serta pelatihan lain terkait dengan Sumber : PPEI (2020)
pengembangan produk dan penetrasi pasar
ekspor ke negara tertentu. Mutu diklat dari waktu ke waktu

Tabel 1 menunjukkan harus semakin meningkat. Peningkatan

perkembangan jumlah alumni peserta mutu diklat ditentukan oleh banyak faktor.

pelatihan PPEI maupun jumlah angkatan Namun salah satu faktor kunci peningkatan

pelatihan dari tahun 2016-2019. mutu diklat adalah bagaimana

28
 Sri Rahayu / Jurnal Administrasi Negara, V27-01 (2021) / 27-48

pengelolaan pelaksanaan diklat daerah, mandiri maupun secara pola kerja

berpengaruh untuk menghasilkan diklat sama (BBPPEI, 2018).
yang baik. Dalam rangka peningkatan mutu Sistem manajemen mutu atau
diklat agar senantiasa memenuhi kepuasan dikenal juga sebagai Quality Management
pelanggan dan stakeholder terkait, PPEI System pertama kali diperkenalkan oleh
telah menerapkan sistem manajemen mutu International Organization for
dengan diterimanya sertifikat Sistem Standardization (ISO) yang telah diadopsi
Manajemen Mutu ISO 9001 sejak tahun di Indonesia melalui Badan Standardisasi
2004. Nasional (BSN) saat ini sebagai SNI ISO
Pada tahun 2004-2010 ruang 9001: 2015. Standar ini merupakan salah
lingkup penerapan sistem manajemen mutu satu standar acuan untuk organisasi dalam
PPEI meliputi Pelatihan Prosedur Ekspor penerapan sistem manajemen mutu.
(PE) dan Pelatihan Manajemen Ekspor Melalui penerapan sistem manajemen mutu
Impor Plus Simulasi (MEI). Pada tahun diyakini bahwa pengelolaan barang atau
2011, PPEI memperluas cakupan ruang jasa yang dihasilkan oleh suatu organisasi
lingkup sistem manajemen mutu dengan bermuara pada pemenuhan persyaratan
menambahkan Pelatihan Prosedur Impor mutu pelanggan.
(PI). Selanjutnya, pada tahun 2013 PPEI Dalam artikel ISO (2016 : 11)
menambahkan lagi 1 (satu) ruang lingkup dinyatakan bahwa sistem manajemen mutu
dalam penerapan sistem manajemen mutu adalah cara suatu organisasi mengarahkan
ini yaitu Pelatihan Bagaimana Memulai dan mengendalikan kegiatan
Ekspor (BME). Seiring dengan upaya operasionalnya (baik secara langsung
peningkatan ekspor, maka mutu Sumber maupun tidak langsung) untuk mencapai
Daya Manusia (SDM) perlu ditingkatkan hasil yang diinginkan. Secara umum, hal ini
dan pada tahun 2018 PPEI merubah ruang mencakup struktur organisasi termasuk
lingkup sertifikasi yang sebelumnya terdiri perencanaan, proses, sumber daya dan
dari 4 (empat) ruang lingkup menjadi informasi terdokumentasi yang digunakan
seluruh pelatihan yang selanjutnya disebut untuk mencapai kualitas yang diharapkan
“Jasa Pelatihan”. Jasa pelatihan dimaksud (seperti untuk memenuhi persyaratan
meliputi seluruh pelatihan yang pelanggan dan pihak terkait yang
diselenggarakan oleh PPEI baik di pusat, berkepentingan, untuk meningkatkan
sistem manajemen kualitas organisasi, atau

29
 Sri Rahayu / Jurnal Administrasi Negara, V27-01 (2021) / 27-48

untuk meningkatkan mutu produk dan menjadi lebih efisien dan meningkatkan
layanan). kepuasan pelanggan. ISO 9001 didasarkan
Sistem Manajemen Mutu (SMM) pada gagasan peningkatan berkelanjutan.
merupakan sistem yang bertujuan untuk Sistem manajemen mutu dirancang cukup
meningkatkan kepuasaan pelanggan dan fleksibel untuk digunakan oleh berbagai
memungkinkan perbaikan yang jenis organisasi, tidak hanya bertujuan
berkelanjutan. Hal ini diterapkan agar pada "kualitas" namun yang utama adalah
organisasi dalam menjaga kualitas mutu "memenuhi kebutuhan pelanggan".
dari jasa atau barang yang dihasilkan Organisasi harus menentukan tujuan yang
(BSN, 2018) akan dicapai dan berusaha melakukan
Menurut Komala dkk (2014) tujuan proses perbaikan terus-menerus untuk
penerapan sertifikasi sistem manajemen mencapai tujuan yang telah ditetapkan.
oleh suatu organisasi adalah dapat Setelah target tersebut tercapai, mereka
memberikan bukti bahwa organisasi harus melakukan penilaian kembali, dalam
tersebut telah menerapkan kriteria sistem upaya untuk perbaikan berkelanjutan (ISO,
manajemen. Sistem manajemen 2019)
merupakan serangkaian proses yang Kondisi dan tantangan dalam
ditetapkan untuk mencapai kebijakan dan bisnis selalu mengalami perubahan. Hal ini
sasaran. Sistem manajemen memastikan tentu sangat berpengaruh pada manajemen
bahwa organisasi selalu konsisten mutu suatu organisasi. ISO (International
memenuhi persyaratan pelanggan dan Organization for Standardization)
regulasi yang berlaku. Melalui mengeluarkan versi terbaru yaitu ISO 9001:
pengelolaan proses yang saling berkaitan 2015. Salah satu perbaikan utama adalah
dengan didukung oleh sumber daya dan standar manajemen ini diterapkan pada
fasilitas yang kompeten serta proses semua jenis usaha, termasuk perusahaan
pengendalian yang efektif, organisasi akan atau organisasi yang berorientasi pada
mampu menghasilkan output sesuai layanan atau jasa. Beberapa persyaratan
dengan yang telah ditetapkan. ditambahkan pada versi 2015 untuk
ISO 9001 adalah standar yang menyempurnakan sistem yang diterapkan
menetapkan persyaratan untuk sistem sebelumnya pada ISO 9001:2008.
manajemen mutu. Standar ini akan Perubahan utama yang ada dalam
membantu perusahaan dan organisasi ISO 9001:2015 yaitu pertama, pendekatan

30
 Sri Rahayu / Jurnal Administrasi Negara, V27-01 (2021) / 27-48

proses lebih ditekankan/lebih eksplisit personil terlibat dalam mencapai sasaran

dijelaskan dalam standar tersebut. Kedua, mutu organisasi. Prinsip ketiga adalah
adanya pemahaman konteks organisasi. keterlibatan personil. Personil yang
Ketiga penekanan dalam pencapaian nilai kompeten, sangat penting diberdayakan
untuk organisasi dan pelanggan. Keempat dan terlibat pada semua tingkat organisasi
penerapan pada organisasi jenis sehingga dapat meningkatkan
“Jasa/Layanan” dan pengguna bukan kemampuannya untuk menciptakan dan
manufaktur (www.bsn.go.id). menyumbangkan nilai (value) pada
Dalam artikel Quality Management organisasi. Prinsip keempat adalah
System - Principles, ISO (2015) dinyatakan pendekatan proses. Hasil yang konsisten
bahwa prinsip manajemen mutu adalah dan dapat diprediksi dapat dicapai lebih
seperangkat keyakinan, norma, aturan dan efektif dan efisien bila aktifitas dipahami
nilai-nilai mendasar yang diyakini dan dikelola sebagai proses yang saling
kebenarannya dan digunakan sebagai dasar terkait (berinteraksi) yang berfungsi
untuk menerapkan manajemen mutu. sebagai sistem yang koheren. Prinsip
Menurut Siahaan dkk (2017) prinsip- kelima adalah peningkatan. Organisasi
prinsip ini dapat digunakan sebagai suatu yang sukses memiliki fokus yang
kerangka kerja yang membimbing berkelanjutan pada peningkatan. Prinsip
organisasi pada peningkatan kerja. keenam adalah pengambilan keputusan
Selanjutnya dalam artikel ISO berdasarkan bukti. Keputusan yang
(2015) tersebut diuraikan 7 (tujuh) prinsip diambil berdasarkan analisa dan evaluasi
manajemen sistem yaitu pertama, fokus dari data dan informasi akan lebih
pada pelanggan. Fokus utama manajemen memberikan hasil yang sesuai keinginan.
mutu adalah memahami kebutuhan dan Prinsip ketujuh adalah manajemen
harapan pelanggan. Selanjutnya berusaha hubungan. Demi sukses yang
memenuhi kebutuhan pelanggan dan berkelanjutan, organisasi perlu mengelola
bahkan melebihi apa yang diharapkan oleh kerjasama dengan pihak terkait seperti
pelanggan. Prinsip kedua adalah pemasok.
kepemimpinan. Pimpinan di setiap Tujuan penelitian ini adalah
tingkatan organisasi menetapkan tujuan mengevaluasi penerapan Sistem
dan arah unitnya masing-masing dan Manajemen Mutu ISO 9001 di PPEI.
menciptakan kondisi sehingga setiap Beberapa penelitian terdahulu terkait

31
 Sri Rahayu / Jurnal Administrasi Negara, V27-01 (2021) / 27-48

penerapan Sistem Manajemen Mutu ISO operasional dari 10 (sepuluh) klausul dalam
9001 menjadi referensi bagi penulis. Standar ISO 9001: 2015. Adapun 7 (tujuh)
Susilawati dkk (2013) meneliti klausul sebagai variabel dan definisi
Implementasi Sistem Manajemen Mutu operasional dalam penelitian ini meliputi
ISO 9001:2008 di SMA Batik 1 Surakarta. konteks organisasi, kepemimpinan,
Pada penelitian tersebut Susilawati dkk perencanaan, pendukung, operasi, evaluasi,
(2013) mengamati penerapan persyaratan dan peningkatan. Objek penelitian Denny
klausul-klausul ISO 9001: 2008 di SMA Handayani (2018) yaitu PT. PSG
Batik 1 Surakarta termasuk faktor merupakan perusahaan dalam proses
pendukung dan faktor penghambat. Yang pengajuan sertifikasi sistem manajemen
membedakan penelitian tersebut dengan mutu. Sementara objek penelitian penulis
penelitian ini adalah penulis mengamati adalah PPEI sebagai organisasi yang sudah
penerapan persyaratan klausul-klausul di bersertifikasi sistem manajemen mutu.
PPEI sesuai Standar ISO 9001 versi terbaru Berdasarkan perbedaan karakteristik objek
yaitu 2015. penelitian tersebut, penulis tidak
Hakim dan Gunarto (2018) meneliti menggunakan kriteria penilaian evaluasi
mengenai Analisis Dokumentasi Sistem sebagaimana penelitian Denny Handayani
Manajemen Mutu di Sekolah Tinggi Ilmu (2018).
Kesehatan Indonesia Maju. Penelitian Selanjutnya Deny Suryana dkk
tersebut memiliki kesamaan dengan (2019) meneliti mengenai penerapan
penelitian yang dilakukan oleh penulis Sistem Manajemen Mutu 9001: 2015
dimana penulis menganalisis dokumen dalam mendukung pemasaran di sebuah
Panduan Mutu PPEI (DOK perusahaan manufaktur yang sudah
06/SMM/2018). bersertifikasi sistem manajemen mutu.
Metodologi penelitian yang Berdasarkan persamaan karakteristik objek
digunakan penulis mengacu pada penelitian penelitian tersebut, penulis menggunakan
terdahulu oleh Denny Handayani (2018) kriteria penilaian evaluasi sesuai penelitian
tentang Evaluasi Penerapan ISO 9001: Deny Suryana dkk (2019) sebagaimana
2015 pada PT. Pulau Sambu Group (PSG) dijelaskan pada bagian metodologi
di Riau. Disamping observasi dan studi penelitian.
dokumentasi, penulis juga melakukan Upaya PPEI untuk mendapatkan
analisis pengukuran 7 (tujuh) klausul sertifikasi Sistem Manajemen Mutu ISO

32
 Sri Rahayu / Jurnal Administrasi Negara, V27-01 (2021) / 27-48

9001 merupakan suatu perjalanan panjang, Dokumentasi SMM ISO 9001: 20015 PPEI
mulai dari komitmen manajemen PPEI (DOK 06/SMM/2018). Hardani dkk (2020)
untuk perlunya sistem untuk menjamin menjelaskan bahwa penelitian analisis
kualitas pelatihan, pelatihan bagi personil dokumen/analisis isi adalah penelitian yang
yang akan menangani sistem manajemen dilakukan secara sistematis terhadap
mutu, persiapan dokumentasi, audit catatan atau dokumen sebagai sumber data.
internal dan surveilan dari lembaga Atau dengan kata lain analisis isi atau
sertifikasi hingga diterimanya sertifikat dokumen (content or document analysis)
ISO 9001 pada tahun 2004 serta ditujukan untuk menghimpun dan
perpanjangan sertifikat sebanyak 5 (lima) menganalisis dokumen-dokumen resmi,
kali. Namun diperolehnya sertifikat sistem dokumen yang validitas dan keabsahannya
manajemen mutu bukanlah suatu tujuan terjamin baik dokumen perundangan dan
akhir. Hal yang lebih penting adalah kebijakan maupun hasil-hasil penelitian.
bagaimana PPEI memelihara dan Selanjutnya Hardani dkk (2020)
menerapkan sistem manajemen mutu menjelaskan bahwa ciri-ciri penelitian ini
secara konsisten untuk memberikan adalah penelitian dilakukan terhadap
pelayanan terbaik. Berdasarkan informasi yang didokumentasikan dalam
pertimbangan tersebut, penulis memandang bentuk rekaman, gambar dan sebagainya;
perlu melakukan kajian evaluasi penerapan subyek penelitiannya adalah suatu barang,
sistem manajemen mutu di PPEI sehingga buku, majalah dan lainnya; serta dokumen
dapat menjadi masukan bagi organisasi sebagai sumber data pokok.
sebagai perbaikan berkelanjutan. Adapun langkah-langkah penelitian
yang dilakukan penulis adalah pertama
METODE PENELITIAN
mengamati penerapan ISO 9001: 2015 di
Teknik pengumpulan data dalam
PPEI. Kedua melakukan analisis
penelitian ini dilakukan dengan cara
pengukuran klausul yang sudah dilakukan
observasi, wawancara dengan pihak terkait
di PPEI. Ketiga mencocokkan persyaratan
(Wakil Manajemen) dan studi
yang ditetapkan Standar ISO 9001: 2015
dokumentasi. Analisis data meliputi data
dengan apa yang diterapkan di PPEI.
reduction, data display dan conclusion
Keempat mengevaluasi penerapan ISO
drawing/verification (Sugiyono, 2012).
9001: 2015 di PPEI termasuk
Salah satu sumber data yang
mengidentifikasi faktor pendukung dan
digunakan oleh penulis adalah dokumen

33
 Sri Rahayu / Jurnal Administrasi Negara, V27-01 (2021) / 27-48

faktor penghambat dalam penerapannya. pengendalian. Klausul 9. Evaluasi kinerja

Data juga diperoleh dari wawancara penulis adalah pengukuran akan efektifitas strategi
dengan Wakil Manajemen (WM) sebagai yang digunakan dalam upaya mencapai
penanggungjawab dalam memelihara tujuan organisasi. Evaluasi kinerja dapat
sistem manajemen mutu di PPEI. dilakukan pada tingkat bidang/bagian atau
Penelitian terdahulu oleh Denny organisasi PPEI. Klausul 10. Peningkatan
Handayani (2018), variabel dan definisi adalah tindakan yang dilakukan untuk
operasional dalam penelitian ini terdiri dari melakukan perbaikan atas kondisi
7 (tujuh) klausul operasional dari 10 ketidaksesuaian yang telah terjadi.
(sepuluh) klausul dalam Standar ISO 9001: Tabel 2. Kriteria Penilaian Evaluasi
2015 antara lain klausul 4. konteks Penerapan SMM ISO 9001: 2015
Kategori Kriteria Penilaian
organisasi, yaitu mengidentifikasi / Sistem
Skor Manajeme Penerapan Dokumentasi
pengaruh lingkungan internal maupun (%) n Mutu
Buruk
eksternal organisasi baik hukum, teknologi, sekali tidak ada tidak ada tidak ada
(< 20)
budaya, sosial, dan ekonomi serta visi misi. Buruk Ada tidak ada tidak terlaksana di
(21 - 40) lapangan
ada, tetapi
Selanjutnya digunakan dalam merumuskan tidak
tidak dilaksanakan
Sedang Ada secara penuh di
terorganisi
strategi organisasi. Klausul 5. (41 - 60)
r dengan
perusahaan/organisa
si
baik
Kepemimpinan, yaitu komitmen pimpinan ada dan
penerapan tidak
dilakukan secara
Baik terorganisi
dalam mendukung dan menerapkan sistem (61 - 80)
Ada
r dengan
penuh di
perusahaan/organisa
baik
manajemen mutu. Klausul 6. Perencanaan, si
ada dan
Baik ada dan sesuai penerapan sudah
membuat rencana untuk mencapai tujuan sekali sesuai dengan sepenuhnya di
(81 - dengan SMM ISO perusahaan/organisa
dan mengem-bangkan aktivitas kerja 100) standar 9001: si
2015
organisasi. Klausul 7. Pendukung, berisi Sumber : Deny Suryana dkk (2019)
tentang sumber daya, infrastruktur,
manusia, lingkungan, pemantauan dan Selanjutnya penulis menampilkan
pengukuran sumber daya, kompetensi, dalam bentuk tabel kriteria penilaian
kesadaran, komunikasi, dan informasi evaluasi merujuk penelitian Deny Suryana
terdokumentasi. Klausul 8. Operasi, dkk (2019), sebagaimana tercantum pada
berfokus pada produksi mulai dari Tabel 2. Kriteria Penilaian Evaluasi
persiapan pelaksanaan pelatihan hingga Penerapan SMM ISO 9001 : 2015.
terselenggaranya pelatihan di kelas dimana
HASIL PENELITIAN
kemudian dilakukan pengembangan dan

34
 Sri Rahayu / Jurnal Administrasi Negara, V27-01 (2021) / 27-48
Hasil observasi (pengamatan)
evaluasi penerapan sistem manajemen
mutu di PPEI terhadap persyaratan klausul
4 sampai dengan 10 sesuai Standar ISO
9001: 2015 adalah sebagai berikut :
Klausul 4. Konteks Organisasi
Konteks organisasi merupakan
klausul tambahan pada ISO 9001 : 2015
yang tidak terdapat pada versi sebelumnya
yaitu ISO 9001: 2008. Pengertian konteks
organisasi adalah organisasi harus
meninjau lebih mendalam mengenai
perkembangan lingkungan terkait masalah
(isu) internal dan eksternal. Organisasi
tidak hanya fokus memenuhi harapan
pelanggan dan stakeholder terkait, namun
juga memperhatikan perkembangan
lingkungan yang berdampak pada tujuan
organisasi. Selanjutnya organisasi diminta
untuk menentukan apakah masalah (isu)
tersebut merupakan peluang (sehingga
dapat diambil strategi untuk memanfaatkan
peluang tersebut) atau risiko (sehingga
dapat diambil langkah untuk menghindari
atau mengatasi risiko tersebut).
Dalam persyaratan standar, isu
internal dibedakan atas faktor-faktor
antara lain : nilai, pengetahuan, budaya
dan kinerja organisasi. Contoh pada faktor
pengetahuan, salah satu isu internal PPEI
adalah pemahaman pegawai terhadap
implementasi Sistem Manajemem Mutu
35
ISO 9001 masih kurang - hal ini
ditetapkan sebagai risiko bagi organisasi.
Untuk mengatasi risiko tersebut maka
Sekretariat ISO mengadakan sosialisasi
sistem manajemen mutu kepada
perwakilan ISO dari setiap bidang/ bagian.
Sedangkan isu eksternal dalam
persyaratan standar dibedakan atas faktor-
faktor antara lain : hukum/undang-
undang, budaya, teknologi, persaingan,
pasar, masyarakat dan lingkungan
ekonomi. Contoh pada faktor teknologi,
salah satu isu eksternal PPEI adalah
berkembangnya sistem pembelajaran
menggunakan sistem teknologi informasi
- hal ini ditetapkan sebagai peluang bagi
organisasi. Untuk memanfaatkan peluang
tersebut maka PPEI mengembangkan
metode pembelajaran simulasi kegiatan
ekspor impor secara online dan e-
learning.
Pada faktor pasar, isu eksternal
PPEI adalah eksportir dapat mengekspor
produknya ke mancanegara atau banyak
variasi negara tujuan ekspor - hal ini
ditetapkan sebagai peluang bagi
organisasi. Untuk memanfaatkan peluang
tersebut maka kurikulum dan silabus
pelatihan dikembangkan sesuai dengan
variasi negara tujuan ekspor yang
potensial misalnya penyusunan kurikulum
 Sri Rahayu / Jurnal Administrasi Negara, V27-01 (2021) / 27-48

dan silabus Pelatihan Strategi Penetrasi Kurikulum dan silabus pelatihan

Pasar ke Timur Tengah. dimonitor, direvisi dan dikembangkan
Pada dokumen Panduan Mutu PPEI melalui kegiatan pengembangan kurikulum
(DOK 06/SMM/2018) terkait dengan dan silabus berdasarkan hasil analisa
konteks organisasi, PPEI juga menetapkan kebutuhan diklat, hasil evaluasi pelatihan
pihak yang relevan meliputi pelanggan, dan masukan dari berbagai
stakeholders dan regulators. Pelanggan sumber/stakeholder.
PPEI adalah peserta pelatihan. Standar ISO 9001:2015
Stakeholders PPEI antara lain adalah mempersyaratkan organisasi menetapkan
fasilitator atau pengajar, dinas daerah, sistem manajemen mutu dan mengelola
asosiasi, universitas, Badan Usaha Milik proses operasionalnya. Setiap
Negara (BUMN), dan instansi terkait bidang/bagian tidak berdiri sendiri, namun
(perbankan, bea dan cukai, perusahaan merupakan satu kesatuan saling
cargo/logistik). Sedangkan regulators yang mendukung dan berkesinambungan.
terkait yaitu Kementerian Perdagangan, Output suatu bidang/bagian merupakan
Kementerian Keuangan, dan lain input dari bidang/bagian lainnya.
sebagainya. PPEI menentukan sistem
Dalam hal konteks organisasi, manajemen mutu dan pengaturan proses
organisasi harus menetapkan persyaratan sesuai pedoman agar berjalan efisien,
pelanggan. PPEI menetapkan persyaratan efektif dan optimal. Proses tersebut berupa
pelanggan adalah terlaksananya kegiatan Proses Bisnis PPEI dan Proses Bisnis
belajar mengajar yang sesuai dengan Bidang maupun Bagian. Selain itu, proses
harapan pelanggan. Kepuasan pelanggan dan interaksinya juga terdapat dalam
akan pelaksanaan pelatihan yang prosedur dan instruksi kerja yang
berkualitas terletak pada kurikulum silabus, ditetapkan, serta penerapannya
fasilitator, panitia pelaksana, sarana menggunakan formulir dan rekaman yang
prasarana pelatihan dan penyelenggaraan ditentukan.
pelatihan yang baik. Penilaian untuk Klausul 5 : Kepemimpinan
penyelenggaraan pelatihan dan fasilitator Kepala PPEI memperlihatkan
dilakukan melalui metode pengisian kepemimpinan dan komitmen terhadap
kuesioner evaluasi pelatihan dan evaluasi sistem manajemen mutu, fokus pada
fasilitator. pelanggan. Kepala PPEI sebagai

36
 Sri Rahayu / Jurnal Administrasi Negara, V27-01 (2021) / 27-48

manajemen puncak (top manajemment) sebagaimana dalam klausul 4 serta

didukung oleh jajaran yang memiliki peran menentukan risiko dan peluang agar
tanggung jawab dan wewenang masing- memberikan kepastian bahwa sistem
masing. Kepala PPEI menugaskan Wakil manajemen mutu dapat mencapai hasil
Manajemen, Tim dan Sekretariat ISO untuk yang diinginkan, meningkatkan peluang,
memastikan penerapan sistem manajemen mencegah atau mengurangi risiko serta
mutu sesuai standar yang berlaku. mencapai peningkatan berkelanjutan.
Adapun Kebijakan Mutu PPEI Identifikasi masalah (isu) internal
adalah: dan eksternal merupakan persyaratan baru
“PPEI menyediakan produk jasa pelatihan dari Standar Sistem Manajemen Mutu 9001
dan konsultasi ekspor impor yang terus : 2015 yang tidak terdapat pada versi
menerus ditingkatkan mutunya agar sebelumnya yaitu ISO 9001: 2008. PPEI
senantiasa memenuhi persyaratan telah melakukan identifikasi isu internal
pelanggan dan peraturan pemerintah, serta dan eksternal ini sejak tahun 2017
perbaikan berkesinambungan dari meskipun belum sepenuhnya sempurna,
efektivitas sistem manajemen mutu. sesuai dengan pernyataan wawancara
Kebijakan mutu ini dikomunikasikan dengan Wakil Manajemen berikut:
kepada seluruh jajaran organisasi untuk “Memanfaatkan peluang dan
menghindari risiko sesungguhnya
dipahami dan dilaksanakan”. sudah menjadi bagian penting dalam
Untuk menjalankan tugas dan menjalankan organisasi. Adakalanya
PPEI mereview kembali hal-hal yang
fungsi tersebut maka disusun organisasi sudah direncanakan karena
PPEI yang terdiri dari Bidang Tata mempertimbangkan adanya suatu
risiko yang akan dihadapi bila
Operasional, Bidang Promosi dan rencana tersebut tetap dilaksanakan.
Kerjasama, Bidang Pengembangan Diklat Di samping itu PPEI juga
mengembangkan sesuatu yang sudah
Ekspor, Bagian Tata Usaha serta Jabatan direncanakan bila melihat peluang
Fungsional Widyaiswara. yang bisa dimanfaatkan untuk
kemajuan organisasi. Kami melihat
Klausul 6. Perencanaan sesuatu sebagai peluang atau risiko,
Klausul 6.1 tentang tindakan untuk menetapkannya sebagai hal yang
harus dilakukan dan dihindari namun
mengatasi risiko dan peluang. Ketika terkadang kami tidak menuliskan
merencanakan sistem manajemen mutu, dalam bentuk dokumen tertulis”.
PPEI mempertimbangkan masalah (isu) Sesuai persyaratan klausul 6.2
internal dan eksternal yang relevan tentang sasaran mutu maka PPEI beserta

37
 Sri Rahayu / Jurnal Administrasi Negara, V27-01 (2021) / 27-48

bidang/bagian menetapkan sasaran mutu dokumen ekspor seperti pengisian Surat

yang relevan dengan fungsi masing- Keterangan Asal secara elektronik (e-ska),
masing. Sasaran mutu tersebut selalu dokumen Pemberitahuan Ekspor Barang
dipantau pencapaiannya dan diperbaharui (PEB) dan aplikasi inatrade. Internet yang
sesuai kebutuhan. Sasaran mutu PPEI tahun tidak lancar mengurangi kepuasan
2019 adalah mempertahankan tingkat pelanggan dan cenderung menuai komplain
kepuasan pelanggan sebesar 90 %. dari peserta pelatihan.
Berdasarkan hasil audit internal pada Klausul 7.1.5 menetapkan bahwa
Desember 2019, sasaran mutu PPEI dan organisasi harus memantau dan mengukur
sasaran mutu setiap bidang/bagian sudah sumber daya. PPEI menggunakan formulir
tercapai sesuai target. verifikasi ruang kelas untuk memastikan
Klausul 7. Dukungan kesiapan sarana dalam mendukung
Klausul 7.1 tentang sumber daya, pelatihan.
PPEI menetapkan dan menyediakan Selanjutnya klausul 7.2 menetapkan
sumber daya yang diperlukan untuk persyaratan kompetensi SDM. PPEI
menerapkan dan memelihara Sistem menetapkan persyaratan kompetensi bagi
Manajemen Mutu. Sumber daya yang personil yang melaksanakan pekerjaan
langsung diperlukan dalam proses belajar yang dapat berpengaruh pada kinerja dan
mengajar yaitu kurikulum dan silabus, keefektifan sistem manajemen mutu. Hal
jadwal, makalah, fasilitator, peserta, panitia ini dilakukan dengan mempersyaratkan
pelatihan dan fasilitas belajar mengajar kompetensi fasilitator, course leader,
(ruang kelas dan perlengkapannya, ruang sekretaris dan juru bayar berdasarkan
simulasi ekspor impor dan ruang internet). pendidikan, pelatihan, dan pengalaman.
Klausul 7.1.3 tentang infrastruktur,
PPEI juga dilengkapi asrama penginapan Selanjutnya karyawan yang
terutama bagi peserta pelatihan yang ditunjuk harus memiliki kompetensi yang
berasal dari luar daerah. Fasilitas internet memadai atas tugas dan tanggungjawabnya
juga menjadi perhatian karena beberapa dan meningkatkan kemampuan dan
pelatihan menggunakan internet seperti keahlian melalui pelatihan, workshop dan
Pelatihan Akses Survey Pasar Ekspor seminar. Pelatihan Pemahaman dan
Melalui Internet, Pelatihan Bisnis Online Awareness ISO 9001: 2015 diberikan
Ekspor Impor dan beberapa materi kepada personil Sekretariat ISO yang

38
 Sri Rahayu / Jurnal Administrasi Negara, V27-01 (2021) / 27-48

mengelola sistem manajemen mutu di pemutahiran dokumen tersebut.

PPEI. Pembekalan Pelatihan Lead Auditor Selanjutnya mekanisme pengendalian
ISO 9001: 2015 diberikan kepada para informasi terdokumentasi dituangkan
auditor internal PPEI. dalam Prosedur Pengendalian Informasi
Klausul 7.4 mempersyaratkan Terdokumentasi.
tentang komunikasi. Kepala PPEI beserta Pada awal penerapan sistem
jajarannya melakukan komunikasi baik manajemen mutu, wewenang pengendalian
internal maupun eksternal. Komunikasi informasi terdokumentasi dikelola oleh
internal dilakukan melalui rapat, disposisi, Sekretariat ISO PPEI. Dalam rangka
surat, telepon, email, dan sebagainya. melibatkan bidang/bagian dalam penerapan
Sedangkan komunikasi eksternal dilakukan sistem manajemen mutu dimana
melalui komunikasi saat pembukaan dan diharapkan setiap bidang/bagian “peduli”
penutupan pelatihan, rapat pembahasan dengan dokumen masing-masing maka
kurikulum / silabus dan makalah standar, sejak tahun 2018 pengendalian dokumen
temu alumni, pertemuan fasilitator, diserahkan kepada setiap bidang/bagian.
kuesioner evaluasi pelatihan, kuesioner Namun dalam pelaksanaannya, langkah ini
evaluasi fasilitator, surat-menyurat, leaflet, dinilai tidak efektif karena dokumen
iklan, talkshow, website, kunjungan ke menjadi kurang terkendali. Hal ini
perusahaan, pameran, sosialisasi pelatihan disebabkan oleh kurangnya pemahaman
dan sebagainya. personil di setiap bidang/bagian terhadap
Dalam klausul 7.5 Standar ISO pengendalian informasi terdokumentasi.
9001 : 2015 dikenal istilah “informasi Untuk mengatasi hal tersebut, Sekretariat
terdokumentasi” yang tidak terdapat pada ISO merencanakan sosialisasi tentang
versi sebelumnya dimana menggantikan menanamkan kepedulian terhadap sistem
istilah dokumen dan rekaman. Informasi manajemen mutu dan pengelolaan
terdokumentasi PPEI tertuang dalam informasi terdokumentasi.
Dokumentasi Sistem Manajemen Mutu ISO Pemeliharaan sistem dan
9001: 2015. Setiap informasi dokumentasi ISO di PPEI dilakukan sendiri
terdokumentasi terkendali diberi kode oleh pegawai tanpa melibatkan jasa
identifikasi (misal judul, tanggal, penulis, konsultan. Faktor keterbatasan waktu
atau nomor referensi) sehingga karena rutinitas pekerjaan menyebabkan
memudahkan dalam mengenali pemutahiran dokumen terkadang terlewat,

39
 Sri Rahayu / Jurnal Administrasi Negara, V27-01 (2021) / 27-48

tidak dilakukan. Saat ini sistem pengadaan sarana pelatihan seperti

pendokumentasian sudah diupayakan lebih catering, mesin fotocopy, kebersihan
praktis dan sederhana seperti penggunaan gedung dan lain-lain. Contohnya bagi
google form untuk mengisi evaluasi penyedia eksternal fotocopy, PPEI
pelatihan dan penggunaan aplikasi zipgrade menetapkan kriteria kualitas penggandaan
untuk menghitung nilai evaluasi pelatihan. makalah, jika hasil pekerjaan penyedia
Klausul 8. Operasi eksternal tidak sesuai kriteria maka akan
Klausul 8.1 tentang perencanaan diberikan surat feedback untuk peningkatan
dan pengendalian proses. PPEI sebagai atau perbaikan selanjutnya.
penyedia jasa pelatihan memenuhi Klausul 8.2 tentang persyaratan
persyaratan klausul 8.1 ini dengan cara produk dan jasa. PPEI menetapkan
menentukan persyaratan pelatihan yang persyaratan belajar mengajar meliputi
tertuang di dalam leaflet atau brosur standar kurikulum dan silabus, makalah
pelatihan. Kriteria proses dan standar, persyaratan fasilitator, panitia dan
keberterimaan jasa pelatihan juga ruang kelas. Materi pelatihan terutama yang
ditetapkan yang tertuang di dalam proses terkait kebijakan ekspor impor harus
bisnis PPEI dan proses bisnis memenuhi persyaratan peraturan dan
bidang/bagian. Sumber daya pelatihan perundang-undangan dan update kebijakan
ditentukan sesuai persyaratan pelatihan terkini.
yang tertuang di dalam persyaratan ruang Klausul 8.2.1 tentang komunikasi
kelas, persyaratan fasilitator dan panitia, pelanggan. PPEI mengupayakan
penggunaan kurikulum dan makalah komunikasi kepada pelanggan melalui
standar. Selanjutnya untuk memastikan media : penyediaan informasi pelatihan
bahwa kendali proses diterapkan sesuai berupa leaflet serta umpan balik pelanggan
dengan kriteria yang ditetapkan maka diperoleh dari kuesioner evaluasi pelatihan
digunakan formulir pertchart pelatihan dan evaluasi fasilitator.
atau action plan yang merupakan panduan Klausul 8.3 tentang desain dan
bagi panitia dalam penyelenggaraan pengembangan produk dan jasa. Sebagai
pelatihan. penerapan klausul 8.3, PPEI melakukan
Proses yang dikerjakan oleh pihak proses desain dan pengembangan
ketiga (penyedia eksternal) dikendalikan. kurikulum silabus yang sesuai untuk
Hal ini terkait dengan pengendalian memastikan kualitas pelaksanaan

40
 Sri Rahayu / Jurnal Administrasi Negara, V27-01 (2021) / 27-48

pelatihan. Kurikulum disusun berdasarkan kualifikasi personil yang diperlukan. PPEI

sesuai kebutuhan peserta pelatihan dan mengendalikan dan memantau kinerja
senantiasa diperbaharui sesuai kondisi penyedia eksternal termasuk kegiatan juga
terkini (update). melakukan verifikasi atau validasi.
Klausul 8.4 tentang pengendalian Klausul 8.5.5 tentang kegiatan
proses, produk dan jasa yang disediakan pasca penyerahan. PPEI memberikan
eksternal. Untuk pekerjaan yang tidak dapat fasilitas konsultasi kegiatan ekspor bagi
ditangani secara mandiri, PPEI melibatkan alumni pelatihan. Konsultasi dilaksanakan
jasa penyedia eksternal. Pada ISO 9001 melalui email, whatsapp atau tatap muka
versi sebelumnya, kita mengenal sebagai langsung dengan widyaiswara di ruang
istilah “pemasok”. PPEI menetapkan konsultasi. Informasi fasilitas konsultasi
kriteria penyedia eksternal sesuai alumni biasa disampaikan sebelum
persyaratan. Sebelum pelaksanaan penutupan kegiatan belajar mengajar di
pekerjaan oleh penyedia eksternal, PPEI kelas. Hal ini penting karena saat
menyampaikan terlebih dahulu persyaratan melakukan kegiatan ekspor di lapangan,
proses, produk atau jasa yang harus alumni pelatihan sering menemui kendala
dipenuhi dan senantiasa menilai bagaimana mulai dari mencari pembeli (buyer),
kemampuan penyedia eksternal dalam persiapan barang hingga pengiriman barang
melaksanakan pekerjaan tersebut. ekspor (shipment).
Informasi terdokumentasi (catatan dan Klausul 9. Evaluasi Kinerja
rekaman) kegiatan ini disimpan sebagai Klausul 9.1 tentang pemantauan,
bahan untuk memantau dan mengevaluasi pengukuran, analisis dan evaluasi. Analisis
kinerja penyedia eksternal. evaluasi diklat dilakukan berdasarkan hasil
Klausul 8.4.3 tentang informasi kuesioner evaluasi fasilitator dan kuesioner
untuk penyedia eksternal. Disamping evaluasi pelatihan. Rangkuman analisa
informasi persyaratan proses, produk dan digunakan sebagai bahan rapat evaluasi.
jasa yang disampaikan di awal proses Tindak lanjut hasil evaluasi dilakukan oleh
pekerjaan, umpan balik (feedback) juga masing-masing bidang dan bagian terkait.
diberikan kepada penyedia eksternal guna PPEI melaksanakan audit internal
perbaikan pekerjaan selanjutnya. Bagi sebanyak 2 (dua) kali dalam setahun. Dari
fasilitator yang direkrut dari luar instansi, kegiatan tersebut akan diperoleh informasi
PPEI menentukan kompetensi dan mengenai kesesuaian antara persyaratan

41
 Sri Rahayu / Jurnal Administrasi Negara, V27-01 (2021) / 27-48
Sistem Manajemen Mutu ISO 9001: 2015
dengan penerapannya dan sejauh mana
efektifitas pelaksanaannya di PPEI.
Selanjutnya PPEI
melaksanakan agenda rutin yaitu kegiatan
tinjauan manajemen 1 (satu) tahun sekali.
Input tinjauan manajemen terdiri dari
perubahan isu internal dan eksternal,
kepuasan pelanggan dan umpan balik,
pencapaian sasaran mutu, hasil audit
internal, kinerja penyedia eksternal, hasil
audit, kecukupan sumber daya dan peluang
peningkatan. Sementara output tinjauan
manajemen berupa keputusan
kebijakan pimpinan puncak
peluang peningkatan, keperluan perubahan
apapun terhadap sistem manajemen mutu
dan kebutuhan sumber daya.
Kondisi pandemi Covid-19 yang
berlangsung mulai awal tahun 2020 hingga
saat ini berdampak pada menurunnya
kinerja banyak sektor di
termasuk kegiatan pemeliharaan sistem
manajemen mutu di PPEI.
dinyatakan oleh Wakil Manajemen dalam
wawancara berikut :
“Terkait evaluasi kinerja secara
keseluruhan, kondisi pandemi Covid-
19 berdampak pada kinerja organisasi
PPEI secara umum, banyak jadwal
pelatihan yang tertunda bahkan di-
refocusing untuk penanganan Covid 19
ini. Secara khusus pemeliharaan sistem
manajemen mutu di PPEI juga
dipengaruhi kondisi kerja yang lebih
banyak Work From Home (WFH)
daripada Work From Office (WFO)
sehingga kesempatan untuk bertemu
dan berkoordinasi antar pegawai sangat
terbatas. Sejak kami menerapkan
juga
Sistem Manajemen Mutu ISO 9001
tahun 2004, baru terjadi di tahun 2020
ini bahwa kegiatan rutin sistem
manajemen mutu ISO tertunda seperti
audit internal, tinjauan manajemen dan
surveilan tertunda hingga dilaksanakan
di akhir tahun. Kami berkomitmen tetap
berusaha untuk menyelesaikannya
kegiatan tersebut sebelum akhir tahun
2020 ini. Menurut saya, penelitian
tentang “Evaluasi Penerapan Sistem
Manajemen Mutu 9001 di PPEI” jika
dilaksanakan pada masa pandemi
kurang dapat menggambarkan kondisi
sebenarnya sebagaimana telah
atau
dilakukan bertahun-tahun oleh PPEI
meliputi terutama terkait dengan tertundanya
beberapa kegiatan tersebut di atas.
Sejauh ini sistem masih tetap berjalan
namun dampak dari pandemi
mengakibatkan beberapa kegiatan
sistem manajemen mutu belum dapat
dilaksanakan sesuai jadwal”.
Klausul 10. Peningkatan
Upaya peningkatan senantiasa
Indonesia,
dilakukan PPEI sebagai lembaga diklat
yang telah menerapkan sistem manajemen
Hal ini
mutu ISO 9001: 2015.
PPEI rutin menyelenggarakan rapat
evaluasi pelatihan yang membahas umpan
balik pelanggan (berdasarkan hasil
pengisian kuesioner oleh peserta) dan
kendala yang terjadi dalam pelaksanaan
pelatihan. Keluhan atau komplain
pelanggan ditindaklanjuti oleh bidang
terkait.
42
 Sri Rahayu / Jurnal Administrasi Negara, V27-01 (2021) / 27-48

Evaluasi penerapan sistem Tabel 3. Analisis Klausul Terhadap

Pemenuhan Persyaratan SMM 9001: 2015
manajemen mutu ISO 9001:2015 dilakukan Penilaian
Skor Kesesuaia
melalui audit internal (yang dilakukan oleh Persyaratan
Sko
Maksima n
r
auditor internal) maupun audit l Penerapa
n (%)
eksternal/surveilan (yang dilakukan oleh Klausul 4.
Konteks 19 20 95,00
auditor dari lembaga sertifikasi). PPEI Organisasi
Klausul 5.
mempunyai program 2 (dua) kali audit Kepemimpina 26 30 86,67
n
internal dalam setahun dan 1 (satu) kali
Klausul 6.
12 15 80,00
surveilan. Temuan dan saran dari kegiatan Perencanaan
Klausul 7.
46 60 76,67
audit internal dan surveilan selalu Dukungan
Klausul 8.
ditindaklanjuti sebagai bagian dari 86 120 71,67
Operasi
Klausul 9.
peningkatan keberlanjutan.
Evaluasi 26 35 74,28
Selanjutnya PPEI melaksanakan kinerja
Klausul 10.
8 10 80,00
rapat tinjauan manajemen setahun sekali. Peningkatan
Sumber : Data Primer diolah
Keluaran (output) dari kegiatan tinjauan
manajemen yang merupakan kebijakan
pimpinan puncak juga dipandang sebagai
PEMBAHASAN
peluang untuk peningkatan kualitas
Dari Tabel 3 Analisis Klausul
organisasi.
Terhadap Pemenuhan Peryaratan SMM
Pengukuran Analisis Klausul
9001: 2015 di atas, dapat dilihat bahwa
Banyak manfaat yang telah
klausul 4 (konteks organisasi) dengan 4 sub
diperoleh PPEI setelah menerapkan Sistem
klausul memiliki skor maksimal 20. Hasil
Manajemen Mutu ISO 9001 : 2015 tetapi
penilaian kesesuaian penerapan adalah
pihak manajemen belum mengevaluasi
sebesar 95,00% merupakan skor tertinggi
klausul yang paling besar diterapkan dan
dalam penerapan di PPEI diantara klausul-
klausul apa yang paling kecil diterapkan,
klausul lainnya. Nilai skor tersebut
hal ini dianggap perlu agar kedepannya
menunjukkan bahwa penerapan klausul 4
PPEI dapat lebih fokus pada peningkatan
di PPEI sudah sesuai dengan persyaratan
penerapan klausul yang paling kecil
standar sistem manajemen mutu,
memberikan pengaruh terhadap kinerja
terpelihara dan berjalan dengan baik. Hal
PPEI.
ini dapat dilihat dari bagaimana PPEI
secara konsisten memelihara sistem

43
 Sri Rahayu / Jurnal Administrasi Negara, V27-01 (2021) / 27-48
manajemen mutu dan prosesnya sejak
diperolehnya sertifikat sistem manajemen
mutu sejak tahun 2004.
Klausul 5, Kepemimpinan (terdapat
6 sub klausul) memiliki skor maksimal 30.
Hasil penilaian kesesuaian penerapan
adalah sebesar 86,67% artinya bahwa
penerapan klausul 5 di PPEI sudah sesuai
dengan persyaratan standar sistem
manajemen mutu. Pergantian pimpinan
dalam birokrasi merupakan suatu hal yang
wajar. Setiap pergantian pimpinan baru di
PPEI selalu memberikan komitmen dan
dukungan terhadap implementasi sistem
manajemen mutu. Peran pimpinan puncak
sangat strategis dalam keberlangsungan
jalannya sistem yang dibangun. Hal ini
selaras dengan penelitian yang dilakukan
oleh Deny Suryana dkk (2019) bahwa
komitmen pemimpin organisasi harus kuat
dalam peningkatan penerapannya sistem
manajemen mutu melalui pengawasan dan
kontrol serta sosialisasi pada semua SDM
perusahaan. Peran pimpinan puncak PPEI
didukung oleh wakil manajemen yang
merupakan perpanjangan tangan pimpinan
dalam implementasi sistem manajemen
mutu. Wakil manajemen sangat peduli akan
terpeliharanya sistem terbukti bahwa beliau
langsung memimpin kegiatan implementasi
sistem manajemen mutu dibantu oleh
Sekretariat ISO tanpa menggunakan jasa
44
konsultan. Selanjutnya Deny Suryana dkk
(2019) menyatakan bahwa peran dan
komitmen wakil manajemen (Management
Representatif) sangat penting dalam
implementasi sistem tersebut untuk
memahami kondisi perusahaan.
Klausul 6, Perencanaan (terdapat 3
sub klausul) memiliki skor maksimal 15.
Hasil penilaian kesesuaian penerapan
adalah sebesar 80,00% artinya bahwa
sistem manajemen mutu ada, dokumentasi
ada dan terorganisir dengan baik namun
penerapan klausul 6 tidak dilakukan secara
penuh di perusahaan/ organisasi.
PPEI belum menerapkan klausul
6.1.2 dengan baik dimana organisasi belum
merencanakan tindakan untuk mengatasi
risiko dan peluang termasuk mengevaluasi
keefektifan tindakan tersebut. Klausul ini
erat kaitannya dengan klausul 4 tentang
pemahaman konteks organisasi yang
merupakan klausul baru dalam Standar ISO
9001 versi 2015 sehingga PPEI masih
berproses memaknai persyaratan klausul ini
dan terus memperbaharui dokumen
identifikasi peluang dan risiko sesuai
masukan auditor eksternal. Menurut BSN
(2018) pemikiran berbasis risiko membantu
organisasi untuk menentukan faktor yang
dapat menyebabkan proses dan sistem
manajemen mutunya menyimpang dari
hasil yang direncanakan, menempatkan
 Sri Rahayu / Jurnal Administrasi Negara, V27-01 (2021) / 27-48

pengendalian pencegahan untuk PPEI harus bisa lebih fokus dalam

mengurangi dampak negatif dan penerapan klausul 8 yaitu operasi karena
memaksimalkan penggunaan peluang yang paling rendah dalam penerapannya diantara
timbul. klausul-klausul lain. Setiap tahun target
Klausul 7, Dukungan (terdapat 12 PPEI dan bidang/bagian termasuk sasaran
sub klausul) memiliki skor maksimal 60. mutu telah ditetapkan. Hal yang biasa
Hasil penilaian kesesuaian penerapan dilakukan adalah mengukur pencapaian
adalah sebesar 76,67% artinya bahwa output secara berkala sehingga diharapkan
sistem manajemen mutu ada, dokumentasi dapat tercapai target di akhir tahun. Namun
ada dan terorganisir dengan baik namun berdasarkan masukan dari auditor eksternal
penerapan klausul 7 tidak dilakukan secara pada kegiatan surveilan tahun 2019, selain
penuh di perusahaan/ organisasi. Hal yang pencapaian target tahunan, perlu ditetapkan
dapat diamati antara lain faktor juga ukuran keberterimaan setiap proses.
keterbatasan waktu karena rutinitas Misalnya pemberian uang muka pelatihan
pekerjaan menyebabkan pemutahiran oleh bendahara kepada panitia paling
informasi terdokumentasi terkadang lambat 3 (tiga) hari sebelum pelaksanaan
terlewat, tidak dilakukan. Sekretariat dan pelatihan. Penyampaian laporan akhir
Tim ISO PPEI agar melakukan perubahan pelatihan oleh panitia maksimal 5 (lima)
sehingga dapat memperbaiki penerapan hari setelah pelaksanaan pelatihan. Hal ini
informasi terdokumentasi di lapangan dimaksudkan agar organisasi dapat
untuk bisa memperbaiki dan meningkatkan menerapkan kendali atas proses-proses
efektifitas organisasi dalam menjalankan sesuai keberterimaan yang ditetapkan
prosesnya. termasuk mengevaluasi bahwa proses-
Klausul 8. Operasi (terdapat 24 sub proses telah dilakukan sesuai rencana.
klausul) memiliki skor maksimal 120. Hasil BSN (2018) menyatakan siklus PDCA
penilaian kesesuaian penerapan adalah membantu organisasi untuk memastikan
sebesar 71,67% artinya bahwa sistem bahwa proses dikelola dengan sumber daya
manajemen mutu ada, dokumentasi ada dan yang memadai, dan peluang untuk
terorganisir dengan baik namun penerapan peningkatan agar ditentukan dan
klausul 8 tidak dilakukan secara penuh di dilaksanakan.
perusahaan/ organisasi. Klausul 9. Evaluasi kinerja
(terdapat 7 sub klausul) memiliki skor

45
 Sri Rahayu / Jurnal Administrasi Negara, V27-01 (2021) / 27-48

maksimal 35. Hasil penilaian kesesuaian tindak lanjut hasil audit yang harus
penerapan adalah sebesar 74,28% artinya dilakukan perbaikan telah diverifikasi.
bahwa sistem manajemen mutu ada, Standar ISO 9001 : 2015 tidak hanya
dokumentasi ada dan terorganisir dengan mengedepankan perbaikan namun
baik namun penerapan klausul 9 tidak menekankan efektifitas dari tindakan
dilakukan secara penuh di perusahaan/ perbaikan yang diambil. Pada saat
organisasi. verifikasi perbaikan audit internal perlu
Berdasarkan surveilan oleh diberikan catatan apakah tindakan
lembaga sertifikasi sistem mutu tahun perbaikan sudah berjalan efektif artinya
2019, tim auditor eksternal menyampaikan ketidaksesuaian yang terjadi tidak terulang
bahwa belum cukup bukti ditetapkan lagi.
perencanaan pemantauan, pengukuran, Salah satu upaya peningkatan yang
analisis dan evaluasi kinerja yang dilakukan adalah kegiatan audit internal
meliputi kinerja apa yang diperlukan untuk dimana temuan dan saran ditujukan untuk
dipantau dan diukur; metode yang akan perbaikan. Dalam artikel ISO (2016)
digunakan; kapan akan dilakukan; dan disebutkan bahwa audit adalah aktivitas
bagaimana mengevalusi kinerja dan utama untuk mengevaluasi kesesuaian
efektifitas sistem manajemen mutu. dengan persyaratan standar sistem
Temuan ketidaksesuaian ini segera manajemen. Audit merupakan proses
ditindaklanjuti dan menjadi perbaikan yang sistematis, independen, dan
dalam evaluasi kinerja bidang/bagian dan terdokumentasi bertujuan memperoleh
organisasi. bukti dan mengevaluasinya secara
Klausul 10. Peningkatan (terdapat 2 obyektif guna menentukan sejauh mana
sub klausul) memiliki skor maksimal 10. persyaratan standar dipenuhi. Audit
Hasil penilaian kesesuaian penerapan digunakan untuk menentukan sejauh mana
adalah sebesar 80,00% artinya bahwa komitmen sistem manajemen mutu
sistem manajemen mutu ada, dokumentasi tersebut dijalankan. Temuan audit
ada dan terorganisir dengan baik namun digunakan untuk menilai keefektifan
penerapan klausul 10 tidak dilakukan sistem manajemen dan untuk
secara penuh di perusahaan/ organisasi. mengidentifikasi peluang perbaikan.
Tim auditor eksternal memberikan saran Faktor pendukung keberhasilan
dalam kegiatan surveilan tahun 2019 bahwa implementasi sistem manajemen mutu di

46
 Sri Rahayu / Jurnal Administrasi Negara, V27-01 (2021) / 27-48

PPEI adalah komitmen manajemen klausul yang paling rendah adalah klausul 8
puncak PPEI dan seluruh jajarannya, tentang operasi. PPEI disarankan untuk
sarana dan prasarana yang memadai dan memperbaiki penerapan Sistem
ketersediaan dana. Manajemen Mutu ISO 9001: 2015 pada
Faktor penghambat keberhasilan klausul 6, 7, 8, 9, dan 10. Untuk penelitian
implementasi sistem manajemen mutu di selanjutnya, disarankan untuk melakukan
PPEI adalah ketidakpahaman personil evaluasi penerapan Sistem Manajemen
tentang ISO, kesulitan mengubah Mutu 9001: 2015 di PPEI tidak pada masa
budaya/kebiasaan personil, keterbatasan pendemi agar dapat menggambarkan
waktu dan keterbatasan SDM yang kinerja organisasi yang sebenarnya.
menangani dokumentasi sistem manajemen
mutu. REFERENSI

Badan Standardisasi Nasional (2015),

KESIMPULAN
Sistem Manajemen Mutu (SNI 19-
Pengukuran analisis klausul 9001-2015), Jakarta.
terhadap pemenuhan persyaratan Sistem Badan Standardisasi Nasional (2018), SNI
ISO 9001: 2015 Sistem Manajemen
Manajemen Mutu 9001: 2015, untuk
Mutu – Pengenalan, Jakarta, Hal.
klausul 4 dan 5 adalah 95,00% dan 86,67%. 1dan 7.
Hal ini menunjukkan bahwa penerapan Balai Besar Pendidikan dan Pelatihan
Ekspor Indonesia (2018), DOK
klausul 4 dan 5 di PPEI sudah sesuai 06/SMM/2018, Jakarta.
dengan persyaratan standar sistem Hakim dan Gunarto (2018), Analisis
manajemen mutu. Sementara pengukuran Dokumentasi Sistem Manajemen
Mutu di Sekolah Tinggi Ilmu
analisis klausul terhadap pemenuhan Kesehatan Indonesia Maju, Jurnal
persyaratan Sistem Manajemen Mutu 9001: Ilmu Kesehatan Masyarakat, 7(4),
190-200.
2015, untuk klausul 6, 7, 8, 9 dan 10
Handayani, Denny (2018), Evaluasi
adalah 70% - 80%. Hal ini menunjukkan Penerapan ISO 9001: 2015 pada PT.
bahwa sistem manajemen mutu ada, Pulau Sambu Group (PSG) Sungai
Guntung Kabupaten Indra Gili Hilir
dokumentasi ada dan terorganisir dengan Riau, Jurnal Manajemen Bisnis, 8
baik namun penerapan klausul 6, 7, 8, 9 dan (2), 95-106.
10 tidak dilakukan secara penuh di Hardani, Auliya Nur Hikmatul, Andriani
Helmina, Fardani Roushandy Asri,
perusahaan/ organisasi. Ustiawaty Jumari, Utami Evi Fatmi,
PPEI harus bisa lebih fokus dalam Sukmana Dhika Juliana dan
Istiqomah Ria Rahmatul (2020),
pelaksanaan proses atau operasi karena Metode Penelitian Kualitatif &

47
 Sri Rahayu / Jurnal Administrasi Negara, V27-01 (2021) / 27-48

Kuantitatif, Yogyakarta: C.V Pustaka Ilmu, Manajemen Mutu ISO 9001:2008 di

Hal. 72-73. SMA Batik 1 Surakarta, JUPE UNS,
1 (2), 1-12
Komala Dewi Odjar Ratna, Sunarya,
Tunus Metrawinda, Zakiyah, www.bsn.go.id (2015), Transisi ISO/IEC
Panggabean Aderina Uli, Efyandono 17021-1:2015, ISO 9001:2015 dan
Donny Purnomo Januardhi, ISO 14001:2015, LS Harus Bersiap
Melianawati Anna, Premati Esti dan Diri, berita BSN, 30 September
Rahardjo Sugeng (2014), Pengantar 2015. (www.bsn.go.id, diakses 2
Standardisasi, Badan Standardisasi September 2020).
Nasional (BSN), edisi kedua, Jakarta, www.iso.org (2016), ISO 9001:2015 for
81 Small Enterprises - What to do,
Siahaan Evi, Rosiawan. M dan Deliansyah Technical Committee ISO/ TC 176,
Riza (2017), Persyaratan Sistem Geneva: International Organization
Manajemen Mutu Berbasis SNI ISO for Standardization, p. 11,
9001:2015, Jakarta: Badan (www.iso.org, diakses 18 Agustus
Standardisasi Nasional, 24. 2020).

Sugiyono (2012), Metode Penelitian www.iso.org (2019), Reaping the Benefits

Kuantitatif, Kualitatif dan R & D, of ISO 9001, Geneva: International
Bandung: Alfabeta. Organization for Standardization, p.
2, (www.iso.org, diakses 26
Suryana Deny, Utami Ardhaningtyas Riza September 2020).
dan Bangsawan Hadid Tunas (2019),
Penerapan SMM 9001: 2015 dalam www.iso.org (2015), Prinsiples of Quality
Mendukung Pemasaran (Studi Pabrik Management System, Geneva:
Baja Tulangan Beton dengan Proses International Organization for
Re-Rolling atau Hasil Canai Panas Standardization, p. 1-14
Ulang), Jurnal Teknologi Proses dan (www.iso.org, diakses 26 September
Inovasi Industri, 4 (1), 29-36 2020).

Susilawati, Sukirman dan Sumaryati Sri

(2013), Implementasi Sistem

48