Anda di halaman 1dari 10

ANALISIS KESIAPAN SERTIFIKASI ISO 9001:2015

PADA PT. WIJARA NAGATSUPAZKI DENGAN


MENGGUNAKAN METODE GAP ANALYSIS

Jonathan Michael Fernando, Bambang Purwanggono *), Purnawan Adi

Program Studi Teknik Industri, Fakultas Teknik, Universitas Diponegoro,


Jl. Prof. Soedarto, SH, Kampus Undip Tembalang, Semarang, Indonesia 50275

Abstrak
Persaingan ekonomi global dan permintaan pasar mewajibkan perusahaan untuk membangun dan mengembangkan
sistem manajemen internal yang sesuai dengan standar internasional. Karena persaingan ekonomi dunia yang semakin
ketat, banyak organisasi mengadopsi dan mengimplementasi program peningkatan kualitas secara efektif. Program
peningkatan kualitas tersebut terdapat dalam Quality Manajement System (QMS), QMS tersebut dikembangkan dalam
sertifikasi standar ISO 9001. ISO 9001 adalahsuatu standar yang berisi persyaratan sistem manajemen mutu yang
diterbitkan oleh International Organization for Standarization (IOS). Perusahaan yang menjadi objek penelitian
adalah PT. Wijara Nagatsupazki, perusahaan ini bergerak dalam bidang manufaktur. Perusahaan ini mengalami
beberapa kerugian berupa penarikan order dari pelanggan, selain itu terjadi pula keluhan dari pelanggan akan produk
yang dihasilkan tidak sesuai dengan standar yang telah disetujui, hal ini merupakan salah satu dampak tidak langsung
dari tidak adanya sertifikasi ISO 9001 di PT. Wijara Nagatsupazki. Penelitian ini bertujuan untuk mengevaluasi
kondisi PT. Wijara Nagatsupazki saat ini dan seberapa besar kesiapan PT. Wijara Nagatsupazki untuk persiapan
sertifikasi ISO 9001:2015 dan memberikan rekomendasi dan menyusun dokumen mutu perusahaan sesuai dengan
persyaratan ISO 9001 2015. Metode yang digunakan pada penelitian ini adalah Gap Analysis. Gap Analysis digunakan
untuk mengevaluasi keadaan PT. Wijara Nagatsupazki dan menilai kesiapan perusahaan untuk persiapan perusahaan
melakukan sertifikasi ISO 9001:2015. Perhitungan pada Gap Analysis menggunakan checklist yang dibuat
berdasarkan persyaratan yang ada pada ISO 9001:2015. Hasil dari perhitungan menggunakan checklist akan
menunjukan seberapa besar kesiapan PT. Wijara Nagatsupazki untuk melakukan sertifikasi ISO 9001:2015.
Kata kunci: industri, quality manajemen system, ISO, gap analysis, ISO 9001:2015

Abstract
Analysis of ISO 9001:2015 Certification Readiness in PT. Wijara Nagatsupazki using Gap Analysis, global economic
competition and market demand, requires companies to establish and develop the internal management system in
accordance with international standards. Due to the world economic competition intensifies, many organizations
adopt and implement effective quality improvement programs. The quality improvement program is contained in the
Quality Management of System (QMS), which are developed in ISO 9001 standard certification. ISO 9001 is a
standard that contains the requirements for quality management systems published by the International Organization
for Standardization (IOS). Companies that become the research object is PT. Wijara Nagatsupazki, the company is
engaged in manufacturing. The company suffered some losses in the form of withdrawal of orders from customers, on
the other hand there were also complaints from customers because the products are not in accordance with the
standards that have been approved, this is one of the indirect impact of the absence of the ISO 9001 certification in
PT. Wijara Nagatsupazki. his study aimed to evaluate the condition of PT. Wijara Nagatsupazki today and how
prepared PT. Wijara Nagatsupazki preparation for ISO 9001: 2015 and providing recommendations and prepare a
document for the quality of the company in accordance with the requirements of ISO 9001 2015. Gap Analysis was
used to evaluate the state of the PT. Wijara Nagatsupazki and assessing the readiness of companies for preparing the
company for ISO 9001:2015 certification. The calculations on the Gap Analysis using the checklist will be made under
the existing requirements of ISO 9001: 2015. The results of calculations using the checklist will show how prepared
PT. Wijara Nagatsupazki to perform a certification ISO 9001: 2015.
Keywords: industry, quality manajemen system, ISO, gap analysis, ISO 9001:2015

*)
Penulis Penanggung Jawab
1
1. Pendahuluan (2015) sudah terdapat lebih dari satu juta perusahaan
Persaingan ekonomi global dan permintaan di dunia yang telah mencapai sertifikasi standar ISO
pasar mewajibkan perusahaan untuk membangun dan 9001. Hal tersebut menunjukan bahwa sertifikasi ISO
mengembangkan sistem manajemen internal yang 9001 memberikan keuntungan pada internal
sesuai dengan standar internasional (Psosmas, 2014). perusahaan, berupa kualitas produk dan performansi
Pengembangan sistem tersebut melibatkan kelompok perusahaan baik (Psosmas, 2014). QMS dimantapkan
yang terkait untuk mengambil keputusan dalam pada standar kualitas internasional ISO 9001:2000,
sebuah perusahaan. Menurut Warren Bennis, yang kemudian disempurnakan menjadi ISO
manajemen diartikan sebagai mengatur pekerjaan 9001:2008 (Psosmas, 2010), dimana tindakan
supaya rapi, atau merapikan sesuatu yang berantakan corrective dan preventive pada ISO 9001:2000
menjadi teratur atau mengatur segala sesuatu menjadi dikembangkan lebih lanjut agar tindakan corrective
lancar. Jadi fokus manajemen adalah pada dan preventive yang dilakukan harus secara efektif
penyelesaian dan penuntasan tugas (Tukiran, 2016). memberikan dampak positif pada proses yang terjadi
Pada era bisnis saat ini, banyak inisiatif – inisiatif baru pada organisasi tersebut (Tukiran, 2016). Jang dan Lin
seperti program peningkatan kualitas secara efektif pada Psosmas (2014) pengimplementasian ISO 9001,
sebagai strategi manajemen, serta dinamika perubahan berdampak positif secara langsung pada kinerja
yang mempengaruhi bisnis untuk terus meningkatkan operasional. Pada perspektif pelanggan,
efektifitas dan tingkat persaingan sebuah organisasi. pengimplementasian ISO 9001 menciptakan sentimen
Semua jenis organisasi, baik skala multinasional dan positif dari pelanggan terhadap industri manufaktur,
nasional secara terus-menerus dihadapkan dengan serta mendorong pelanggan untuk memberikan
kebutuhan untuk mengadopsi berbagai perubahan dukungan jangka panjang, dan meningkatkan
strategi (Haffar dkk, 2016). Karena persaingan kepuasan dan loyalitas dari pelanggan (Psosmas,
ekonomi dunia yang semakin ketat, banyak organisasi 2014). Pada penelitian yang dilakukan oleh Psosmas
telah mengadopsi dan mengimplementasi program (2014) kinerja perusahaan yang telah
peningkatan kualitas secara efektif yang sering disebut mengimplementasikan ISO 9001, jauh lebih baik
sebagai Total Quality Management (TQM) sebagai dibandingkan dengan perusahaan yang belum
strategi manajemen. Hal ini disebabkan karena TQM melakukan implementasi ISO 9001, tingkat kualitas
mampu melengkapi strategi lain yang mendukung dari produk yang dihasilkan yang lebih baik juga
sebuah organisasi untuk mencapai persaingan menunjukan bahwa dengan standar ISO 9001,
pemasaran global yang berkelanjutan (Haffar dkk, perusahaan lebih berorientasi pada proses yang
2016). TQM merupakan pendekatan manajerial secara menyebabkan kualitas dan kinerja operasional dari
menyeluruh yang bertujuan untuk mengintegrasi sebuah perusahaan menjadi lebih baik. Setiap lima
semua fungsi organisasi untuk secara berkelanjutan tahun, IOS sebagai induk organisasi yang bertanggung
memenuhi kebutuhan pelanggan dan meningkatkan jawab terhadap harmonisasi standar yang berlaku di
kualitas sistem untuk meningkatkan keuntungan dan dunia, melakukan review terhadap standar ISO yang
produktifitas sebuah organisasi (Mehralian dkk, telah diterbitkan. Saat ini, ISO 9001 telah masuk pada
2016). revisi yang keempat sampai diterbitkannya standar
Pengaruh TQM mengalami penurunan. Hal internasional ISO 9001:2015, dimana perencanaan
tersebut dibuktikan dengan sebagian besar perusahaan dan pengendalian dari pimpinan organisasi menjadi
di United States telah gagal dalam bagian yang penting dan utama. Jika dibandingkan
mengimplementasikan TQM dan dengan versi sebelumnya, pembaharuan yang terdapat
banyak program TQM telah dihentikan pada standar ISO 9001:2015 yaitu persyaratan
karena berdampak buruk pada keuntungan eksplisit tentang berpikir berbasis resiko atau risk
perusahaan. Hal tersebut menyebabkan ISO semakin based thinking yang akan digunakan untuk
popular, terutama dari peningkatan perdagangan mendukung dan meningkatkan pemahaman dan
internasional pembukaan pasar baru (Zhu, 2010). aplikasi dalam pendekatan proses yang sudah ada pada
Untuk meningkatkan efesiensi, daya saing, dan versi sebelumnya. Hal tersebut terwujud dalam
kepuasan pelanggan semakin banyak perusahaan yang persyaratan untuk pembentukan, pelaksanaan,
mengadopsi Quality Management System (QMS). pemeliharaan, dan peningkatan terus – menerus dari
QMS tersebut banyak dikembangkan dalam sertifikasi sistem manajemen mutu. Dengan menerapkan Risk
standar ISO 9001. Standar ISO 9001 adalah suatu based thinking organisasi dipastikan akan
standar yang berisi persyaratan terkait sistem mendapatkan hasil yang diharapkan dan mencapai
manajemen mutu yang diterbitkan oleh International peningkatan terus – menerus (Tukiran, 2015).
Organization for Standarization (IOS) (Tukiran,
2016). Adapun tujuan dari ISO 9001 adalah membantu PT. Wijara Nagatsupazki merupakan
perusahaan – perusahaan untuk mengimplementasikan perusahaan yang bergerak dalam manufaktur,
dan menjalankan QMS yang efektif dengan perusahaan ini memiliki tiga divisi, yaitu divisi
meningkatkan kemampuan perusahaan untuk injection plastic, divisi tool making, dan divisi
mendesain, memproduksi, dan mengirimkan produk machining. Perusahaan ini telah menerapkan beberapa
dan jasa yang berkualitas. Berdasarkan Fonseca standar yang diperlukan yang diatur dalam ISO
2
9001:2000, tetapi tidak sampai melakukan sertifikasi, menjadi persyaratan secara spesifik pada
hal ini disebabkan oleh kurangnya komitmen dari organisasinya masing – masing..
pemimpin dan kurangnya sumber daya yang
dibutuhkan untuk menyelesaikannya. Tujuan 2.1.2. Sistem Manajemen Mutu ISO 9001:2015
perusahaan menerapkan beberapa standar ISO adalah ISO 9001:2015 merupakan hasil revisi tiap
untuk meningkatkan daya saing perusahaan, dan lima tahun dari ISO 9001:2015. Proses revisi ISO
meningkatkan kualitas dari produk yang dihasilkan, 9001:2008 dimulai oleh ISO/Technical Committee
sehingga kepuasan pelanggan terjaga. Meskipun telah (ISO/TC 176) yang bertujuan untuk menjamin standar
menerapkan beberapa standar ISO, perusahaan tetap internasional ISO 9001:2015 merefleksikan
merasakan kerugian karena tidak sampai tahap perubahan dari lingkungan yang semakin kompleks
sertifikasi, kerugian yang pernah terjadi adalah dan dinamis. ). Perbedaan yang ada antara versi 2008
penarikan order dari pelanggan yang dikarenakan dan 2015 terdapat pada Quality Management
tidak adanya sertifikat ISO pada perusahaan. Selain Principles (QMP) yang terdapat pada tabel di bawah
itu, terjadi keluhan dari pelanggan akan produk yang ini :
dihasilkan tidak sesuai dengan standar yang telah Tabel 1 Perbedaan ISO 9001:2008 dan 9001:2015
disetujui. Hal ini merupakan salah satu dampak tidak
langsung dari tidak adanya sertifikasi ISO, dimana ISO 9001:2008 Proposed ISO 9001:2015
dengan adanya sertifikat ISO, menandakan QMS dari
Fokus Pada Pelanggan Fokus Pada Pelanggan
perusahaan tersebut telah teraudit dan telah dijalankan.
Penelitian ini bertujuan untuk menganalisis kesiapan Kepemimpinan Kepemimpinan
PT. Wijara Nagatsupazki dalam melakukan sertifikasi
standar ISO 9001:2015. Sertifikasi standar ISO Keterlibatan Orang Keterlibatan Orang
9001:2015 perlu dilakukan agar PT. Wijara Pendekatan Proses Pendekatan Proses
Nagatsupazki mendapatkan keunggulan kompetitif
yang berkelanjutan (Psosmas, 2010), menurut Pendekatan Sistem
Zaramdi (2007) dalam Psosmas (2010) keuntungan Managemen Perbaikan
yang didapat dari pengimplementasian standar ISO
9001:2015 adalah peningkatan jaminan kualitas Perbaikan Kontinu Pengambilan Keputusan
produk dan jasa, peningkatan efisiensi biaya, Pendekatan faktual untuk Berdasarkan Bukti
peningkatan produktivitas organisasi, serta
meningkatkan citra perusahaan di publik. Oleh karena pengambilan keputusan Manajemen Hubungan
itu penelitian ini akan menggunakan metode gap Hubungan yang Saling
analysis untuk menganalisa kondisi perusahaan saat
ini dan membandingkannya dengan kondisi yang Menguntungkan antar
seharusnya untuk mengetahui kesiapan PT. Wijara Pemasok
Nagatsupazki dalam melakukan sertifikasi ISO
9001:2015. Hasil yang didapat dari gap analysis  Fokus terhadap pelanggan
berupa perbandingan antara sistem yang sudah ada Memenuhi persyaratan yang diinginkan
dengan sistem yang dibutuhkan sehingga dapat pelanggan dan melebihi expektasi pelanggan
diketahui kekurangan dari sistem yang ada untuk merupakan tujuan utama dari manajemen
dilakukan perbaikan. kualitas.
 Kepemimpinan
2.1. ISO 9001:2015 Pemimpin disemua tingkatan menetapkan
2.1.1. Definisi ISO 9001 kesatuan tujuan, arah dan menciptakan
Standar ISO adalah suatu standar yang berisi kondisi dimana orang terlibat dalam
persyaratan terkait sistem manajemen mutu yang mencapai sasaran mutu organisasim
diterbitkan oleh IOS (International Organization for  Keterlibatan orang
Standarization). Standar ISO 9001 merupakan standar Orang yang berkompetensi, terlibat disemua
persyaratan manajemen dan bukan merupakan standar tingkatan organisasi sangat penting untuk
spesifikasi produk. Sebagai standar persyaratan meningkatkan kemampuan untuk
manajemen, isi dari ISO 9001 merupakan serangkaian melaksanakan tugas.
pasal – pasal persyaratan yang menjamin konsistensi  Pendekatan proses
dari proses manajemen terkait dengan mutu dalam Hasil yang konsisten tercapai lebih efektif
suatu sistem. Pasal – pasal pada ISO 9001 berisi apa dan efisien bila kegiatan dipahami dan
saja yang harus dilakukan bagi organisasi yang hendak dikelola sebagai proses yang saling terkait
mengimplementasikan, dan membangun sistem yang berfungsi sebagai sistem yang saling
manajemen organisasinya masing – masing sehingga berhubungan.
terbangun suatu sistem manajemen yang menjeleskan  Perbaikan
bagaimana cara melakukan rangkaian kegiatan yang Berfokus pada perbaikan yang berkelanjutan.
 Pengambilan keputusan berdasarkan bukti
3
Pengambilan keputusan berdasarkan hasil  Brainstorming, pengumpulan pendapat atas
analisis dan evaluasi dari data dan informasi semua sumber resiko, internal maupun
yang memungkinkan untuk menghasilkan eksternal. Pekerja dari setiap tingkatan harus
hasil yang diinginkan. berpartisipasi pada brainstorming karena hal
 Manajemen hubungan ini memastikan penilaian resiko paling
Untuk sukses yang berkelanjutan, sebuah lengkap dan realistis.
harus organisasi mengelola hubungan yang  Analisis skenario masa depan, hal ini
baik dengan pihak yang berkepentingan, meliputi pembuatan beberapa skenario, best
seperti pemasok. case scenario dan worst case scenario, yang
menjadi bentuk dasar untuk bertindak. Dasar
ISO 9001:2015 terdiri dari sepuluh klausul, yang digunakan untuk membuat skenario
yaitu dua bagian utama dan lampiran.yang terletak adalah data yang didapat dari laporan audit.
pada klausul nol sampai klausul tiga dan bagian  FMEA, (Failure-Mode-and-Effects Analysis)
persyaratan yang ada terdapat pada klausul empat analisis alasan dan efek dari kegagalan,
sampai klausul sepuluh. Klausul ini dirancang sesuai adalah pengembangan lebih lanjut dari
dengan struktur dalam Annex SL, yaitu suatu High analisis diagram alir dan penyesuaian untuk
Level Structure (HSL) yang merupakan acuan dasar proses teknologi. Analisis ini digunakan
yang sama bagi semua struktur sistem manajemen untuk penilaian sistem, produk, dan proses.
yang diterbitkan oleh IOS (Tukiran, 2016). Berikut FMEA menyajikan indikasi potensi
klausul dari ISO 9001:2015 : kegagalan serta analisis kegagalan tersebut,
 Pengantar sehingga, dapat ditarik kesimpulan dan dapat
 Ruang Lingkup digunakan untuk mengambil langkah yang
 Acuan Normatif tepat.
 Istilah dan Definisi  Analysis SWOT, (S-strenght; W-weakness;
 Konteks Organisasi O-oppotunitties; T-threats) memungkinkan
 Kepemimpinan perumusan solusi masalah berdasarkan
 Perencanaan informasi yang telah dikumpulkan. Dengan
 Dukungan melakukan analisa terhadap data yang telah
 Operasional terkumpul dari lapangan, dapat mereduksi
kemungkinan pengambilang keputusan yang
 Evaluasi Kerja
salah, serta menjadi dasar bagi penentuan
 Perbaikan
strategi perusahaan dipasar dan
memungkinkan penarikan kesimpulan
2.1.3 Risk Based Thingking
tentang perkembangan yang sedang berjalan.
Hal yang baru pada ISO 9001:2015 adalah
 Balanced Scorecard (BSC). BSC
persyaratan eksplisit tentang berpikir berbasis resiko
menganalisa hubungan cause and result pada
(risk based thinking) untuk mendukung dan
meningkan pemahaman dan aplikasi dalam sebuah organisasi di empat perspektif :
keuangan, pelanggan, proses bisnis, dan
pendekatan proses yang sudah ada pada versi standar
kemampuan organisasi dalam belajar dan
ISO 9001 sebelumnya(Tukiran, 2016). Manajemen
resiko merupakan proses untuk mengidentifikasi menerapkan.
bahaya yang terdapat pada bisnis serta pemilihan cara
untuk menentukan metode dan teknik yang digunakan 2.1.4. Gap Analysis
untuk melindungi bisnis dari bahaya tersebut. Proses Gap analysis didefinisikan oleh IT
Infrastructure Library (ITIL) sebagai aktivitas yang
dari manajemen resiko tersebut adalah identifikasi
membandingkan dua macam data dan
resiko, pengukuran, pengendalian resiko dan
pemantauan resiko. Empat pendekatan pada resiko mengidentifikasi perbedaanya. Gap analysis biasa
digunakan untuk membandingkan suatu set
dapat dibedakan dalam proses manajemen resiko yaitu
persyaratan. Gap analysis umumnya terstruktur pada
: menghindari resiko (organisasi tidak berinvestasi),
mitigasi resiko (mengurangi resiko dengan cara satu set area, topik atau kategori, sehingga membuat
gap analysis efisien untuk mengetahui sector atau
membatasi tingkat eksposur terhadap resiko),
bidang mana yang perlu diperbaiki. Gap analysis
pembagian resiko (organisasi membagikan resiko
menjadi efektif karena checklist yang dibuat
dengan partner yang berhubungan dengan resiko
terstruktur dan sesuai dengan topiknya. Checklist akan
tersebut), penyerapan resiko (perusahaan memperkuat
mencakup semua persyaratan yang ada dan dibuat
posisinya agar dapat menahan dampak yang terjadi
secara hirarki dalam pengkajiannya, hal ini akan
akibat resiko ini). Terdapat beberapa teknik yang dapat
mencakup pertanyaan umum dan memberikan
dilakukan untuk manajemen resiko pada Small
medium Enterprise (SME) tanpa memunculkan biaya gambaran mengenai topik atau kategori yang akan
dinilai. Pertanyaan – pertanyaan pada checklist dibuat
– biaya tambahan, yaitu :
secara lengkap, detail dan membuat penilaian terhadap
setiap individu persyaratan jika diperlukan. Setiap
4
pertanyaan berhubungan dengan pertanyaan lain untuk dicapai untuk mencapai ISO 9001:2015. Yang
memastikan ketertelusurannya (Picard, dkk, 2016). menjadi perbandingan untuk dinilai adalah dokumen –
Berikut merupakan langkah – langkah dalam dokumen sistem kualitas yang telah dibuat oleh
melakukan gap analysis : perusahaan. Dokumen yang akan digunakan didapat
 Penentuan Score dari hasil wawancara dengan beberapa manajer
Score yang digunakan pada gap analysis dengan menggunakan checklist audit internal ISO
ditunjukan pada tabel 2.3 di bawah ini : 9001:2015 dan pengamatan langsung di PT. Wijara
Nagatsupazki. Hasil yang didapat akan dibobotkan
Tabel 2 Score Gap Analysis skor 1 – 5 dengan persentasinya masing – masing dan
Score Pengertian dibuat range kesiapan perusahaan dalam
1 Jika organisasi atau perusahaan tidak memahami pengimplementasian. Range tersebut didapatkan dari
apa yang diperlukan dan tidak melakukan hal diskusi dengan para ahli. Data yang diperoleh akan
tersebut. digunakan untuk mengevaluasi gap apa saja yang ada
2 Jika organisasi atau perusahaan memahami dalam pengimplementasian ISO 9001:2015. Gap – -
pentingnya aktivitas tersebut namun tidak
gap yang ada akan tentukan prioritas perbaikannya
melakukannya.
berdasarkan persentasi yang paling besar.
3 Jika organisasi atau perusahaan memiliki
dokumen tetapi belum diterapkan atau dilakukan
tapi tidak dicatat. 3.2 Alur Penelitian
4 Jika organisasi atau perusahaan melakukan Alur penelitian merupakan keseluruhan
aktivitas tetapi tidak konsisten. urutan atau langkah – langkah yang disusun secara
5 Jika organisasi atau perusahaan melakukan sistematis yang akan dilakukan dalam penelitian ini.
aktivitas dengan baik (dilakukan secara
konsisten). Mulai
 Penilaian checklist
Penilaian checklist oleh responden
berdasarkan kondisi organisasi saat ini. Studi pendahuluan
Responden yang dipilih adalah responden PT Wijara Nagatsupazki mengalami penarikan order yang
disebabkan tidak adanya sistem manajemen mutu yang telah di
yang memiliki kompetensi cukup. Penilaian sertifikasi oleh ISO 9001:2015 serta terjadi keluhan mengenai
yang dilakukan berdasarkan ketentuan kualitas produk yang dihasilkan oleh PT. Wijara Nagatsupazki
scoring yang dijelaskan pada tabel 2.2 di atas. yang tidak sesuai dengan standard yang disepakati

 Penilaian gap Tujuan Penelitian


Penilaian gap bertujuan untuk melihat  Mengevaluasi kondisi PT. Wijara Nagatsupazki saat ini dan seberapa
seberapa besar gap yang ada pada besar kesiapan PT. Wijara Nagatsupazki untuk persiapan sertifikasi
ISO 9001:2015
perusahaan. Nilai persentase diperoleh  Memberikan rekomendasi dan menyusun dokumen mutu perusahaan
dengan menjumlahkan score per variabel dan sesuai dengan persyaratan ISO 9001:2015
membaginya dengan nilai maksimal pada
variabel tersebut. Semakin kecil gap yang ada Studi Literatur
maka semakin baik. Untuk mengukur  Quality Management System (QMS)
 Standar ISO 9001:2015
kesiapan Nilai persentase yang dihasilkan  Gap Analysis
menunjukan kesiapan perusahaan dalam
pengimplementasian ISO 9001:2015. Tabel
Penentuan Model
2.4 menunjukan range dari nilai gap  Identifikasi variabel penelitian
 Merancang instrumen penelitian (checklist)
Tabel 3 Range Gap Analysis
Pengumpulan Data
Persentase Uraian  Wawancara
75% - Organisasi siap untuk melengkapi QMS  Observasi
100% ISO 9001:2015 dan melakukan sertifikasi.
50% - 74% Organisasi masih harus memperbaiki QMS Penilaian Instrumen Penelitian
untuk persiapan ISO 9001:2015 Melakukan perhitungan pada hasil pengumpulan data untuk mengetahui
kesiapan PT. Wijara Nagatsupazki untuk penerapan ISO 9001:2015
1% - 49% QMS organisasi sangat butuh perbaikan
karena berbeda jauh dari
Sistem Manajemen Kualitas ISO Analisis Kesiapan dan Rekomedasi Perbaikan
9001:2015.
Kesimpulan dan Saran
3. Metodologi Penelitian
3.1 Metode Penelitian Mulai
Metode yang akan digunakan dalam
penelitian ini adalah metode analisis gap. Analisis gap Gambar 1 Alur Penelitian
dilakukan dengan membandingkan keadaan yang
terjadi sekarang dengan keadaan yang seharusnya
5
3.3 Identifikasi Variabel Penelitian adalah hasil dari analisis kesenjangan yang dilakukan
Variabel penelitian yang digunakan dalam pada klausul konteks organisasi.
penelitian ini diambil berdasarkan klausul yang Tabel 6 Rekap Klausul Konteks Organisasi 1
terdapat pada ISO 9001:2015, berikut tabel 3.1 No Poin - poin Nilai
menunjukan variabel penelitian. 1 4.1 Memahami organisasi dan konteksnya 86.67
Tabel 4 Variabel Penelitian 4.2 Menentukan ruang lingkup sistem
2 72.00
No Klausul manajemen mutu
4 Konteks Organisasi 4.3 Sistem manajemen mutu dan proses-
3 64.44
5 Kepemimpinan prosesnya
6 Perencanaan Nilai Kesiapan 74.37
7 Dukungan b. Analisis Hasil Checklist Klausul
8 Operasional Kepemimpinan
9 TInjauan Manajemen Setelah dilakukan analisis kesenjangan untuk
10 Perbaikan
klausul kepemimpinan, diperoleh nilai kesiapan
4. Pengolahan Data sebesar 81.29%. Tabel 5.2 di bawah ini adalah hasil
4.1. Pengumpulan Data analisis kesenjangan yang telah dilakukan pada
Data primer didapatkan dengan observasi ke klausul kepemimpinan.
lapangan. Dalam penelitian ini data primer berupa Tabel 7 Rekap Klausul Kepemimpinan
No Poin – poin Nilai
hasil pengamatan sistem dan checklist audit internal
ISO 9001:2015 yang dibuat untuk mengetahui kondisi 1 5.1 Kepemimpinan dan komitmen 77.43
kesiapan sertifikasi perusahaan. Ada tiga orang yang 2 5.2 Kebijakan 87,78
menjadi responden dalam untuk pengisian checklist 5.3 Peran Organisasi, tanggung jawab dan
3 78.66
audit internal ISO 9001:2015, yaitu Bapak Freddy otoritas
Sinaga sebagai direktur utama, Bapak Simon sebagai Nilai Kesiapan 81.29
manajer marketing, dan Bapak Ramdhani sebagai c. Analisis Hasil Checklist Klausul
general manager, responden dipilih karena terlibat Perencanaan
langsung dengan pembuatan sistem manajemen mutu Analisis kesenjangan dilakukan pada klausul
yang pernah ada dan yang sedang berjalan pada PT. perencanaan di perusahaan, diperoleh nilai kesiapan
Wijara Nagatsupazki. sebesar 80.47%. Tabel 5.3 di bawah ini adalah rekap
dari ketiga point pada klausul perencanaan.
4.2. Pengolahan Data Tabel 8 Rekap Klausul Perencanaan
Pengolahan data pada tahap ini adalah No Poin – poin Nilai
menghitung skor yang sudah didapat pada tabel 4.1. 6.1 Tindakan untuk menangani risiko dan
Hasil perhitungan skor ini berguna untuk menilai 1 74.28
peluang
kesiapan PT. Wijara Nagatsupazki pada masing- 6.2 Sasaran mutu dan perencanaan untuk
masing klausul berdasarkan ISO 9001:2015. Hasil 2 87.14
mencapainya
total skor masing-masing variabel dari hasil checklist 3 6.3 Perencanaan perubahan 80
ditunjukan pada tabel dibawah ini. Nilai Kesiapan 80.47
Tabel 5 Hasil Skor Data Checklist d. Analisis Hasil Checklist Klausul
Klausul Persentase (%) Dukungan
4. Konteks organisasi 74.37 Analisis kesenjangan yang dilakukan pada
klausul dukungan, perusahaan menghasilkan nilai
5. Kepemimpinan 81.29
kesiapan perusahaan pada klausul dukungan sebesar
6. Perencanaan 80.47 73.54%. Nilai tersebut menandakan bahwa untuk
7. Dukungan 73.54 mendapatkan sertifikat, klausul dukungan pada
8. Operasional 73.52 perusahaan harus mendapatkan perbaikan.
9. Evaluasi kinerja 60.25 Tabel 5.4 di bawah ini adalah rekap dari hasil
analisis kesenjangan yang telah dilakukan pada dari
10. Perbaikan 68.02
kelima point pada klausul dukungan.
Rata – Rata Total 73.26 Tabel 9 Rekap Klausul Dukungan
No Poin - poin Nilai
5. Pembahasan 1 7.1 Sumber daya 74.11
5.1. Analisi Hasil 2 7.2 Kompetensi 70
a. Analisis Hasil Checklist Klausul Konteks
3 7.3 Kesadaran 73.35
Organisasi
Setelah dilakukan analisis kesenjangan 4 7.4 Komunikasi 73.33
diperusahaan untuk klausul konteks organisasi, 5 7.5 Informasi terdokumentasi 76.92
diperoleh nilai sebesar 74.37%. Tabel 5.1 dibawah ini Nilai Kesiapan 73.54

6
e. Analisis Hasil Checklist Klausul
Operasional h. Analisis Manajemen Resiko
Analisis kesenjangan yang dilakukan pada Berdasarkan hasil wawancara dengan
klausul operasional menunjukan nilai kesiapan general manager dan beberapa pekerja, ditemukan
perusahaan untuk klausul ini, dan diperolej nilai beberapa resiko yang mungkin dapat terjadi pada PT.
kesiapan sebesar 73.52%. Nilai ini menandakan Wijara Nagatsupazki. Resiko – resiko tersebut adalah,
bahwa perlu adanya perbaikan untuk klausul resiko tertimpa bahan kerja pada proses pengisian
operasional agar PT. Wijara Nagatsupazki siap untuk bahan baku pada mesin CNC yang akan digunakan
melakukan sertifikasi. Tabel 5.5 di bawah ini untuk membuat mould base, resiko pekerja terkena
merupakan hasil dari analisis kesenjangan yang gram pada bagian tubuh tertentu pada saat proses
dilakukan pada klausul operational. Berikut rekap dari mesin turning manual dan milling manual, tangan
keenam point pada klausul operasional. pekerja tertimpa mould yang akan di assembly pada
Tabel 10 Rekap Klausul Operasional proses assembly. Resiko kerja yang pernah terjadi dan
No Poin – poin Nilai berdampak paling tinggi terjadi adalah pada operator
8.1 Perencanaan dan pengendalian mesin milling manual, hal tersebut disebabkan oleh
1 78.52
operasional sisa proses permesinan yang terhempas ke udara saat
2 8.2 Persyaratan untuk produk dan layanan 78.88 proses permesinan berlangsung yang dapat mengenai
8.3 Pengendalian produk dan layanan operator mata operator. Biarpun perusahaan telah
3 64.44
eksternal yang disediakan menetapkan peraturan untuk selalu menggunakan alat
4 8.4 Produksi dan penyediaan layanan 71.51 pelindung diri, namun kesadaran dari para operator
5 8.5 Pelepasan atas produk dan layanan 71.66 untuk menggunakan alat pelindung diri yang telah
6 8.6 Kendali atas output yang tidak sesuai 76.11 disediakan masih rendah.
Nilai Kesiapan 73.52 5.2 Rancangan Dokumen Mutu yang
Diberikan
f. Analisis Hasil Checklist Klausul Evaluasi Rekayasa perbaikan yang diberikan
Kerja pada perusahaan merupakan salah satu
Analisis kesenjangan dilakukan pada klausul bentuk dokumen wajib yang ada pada ISO
evaluasi kerja, perusahaan memiliki nilai kesiapan
sebesar 60.25%. Nilai ini menandakan bahwa perlu
9001:2015 dan berdasarkan persyaratan yang
ada perbaikan pada klausul ini agar perusahaan siap ada pada klausul ISO 9001:2015.
melakukan sertifikasi. Tabel 5. 6 di bawah ini adalah Tabel 13 Rancangan Dokumen Mutu yang
hasil analisis kesenjangan pada tiap poin yang telah Diberikan
dilakukan pada klausul kepemimpinan. Berikut rekap No Rancangan Dokumen Mutu Klausul
dari ketiga poin pada klausul evaluasi kerja. 1 Dokumen Visi & Misi
Tabel 11 Rekap Klausul Evaluasi Kerja 2 Dokumen Kebijakan Mutu 5
3 Dokumen Sasaran Mutu 6
No Poin – poin Nilai
9.1 Pemantauan, pengukuran, analisis dan 4 Dokumen Alur Proses Produksi 8
1 66.67
evaluasi 5 Dokumen Ruang Lingkup Sistem 4
2 9.2 Audit internal 51.83 Manajemen Mutu
3 9.3 Tinjauan Manajemen 62.27 6 Dokumen Manual Mutu
7 Dokumen SOP Audit Internal 9
Nilai Kesiapan 60.25
8 Dokumen SOP Pengendalian Dokumen 7
9 Dokumen SOP Pengendalian Rekaman 7, 8, 9, &
g. Analisis Hasil Checklist Klausul 10
Perbaikan 10 Dokumen SOP Tindakan Perbaikan dan 9 & 10
Analisis kesenjangan yang dilakukan pada Pencegahan
klausul perbaikan menunjukan bahwa perusahaan 11 Dokumen SOP Pengendalian 8 & 10
memiliki nilai kesiapan sebesar 68.02%. Nilai ini Ketidaksesuaian
menandakan bahwa perlu adanya perbaikan agar 12 Dokumen SOP Tinjauan Manajemen 9
perusahaan dapat melakukan sertifikasi. Tabel 5.30 di 13 Dokumen Instruksi Kerja Mesin CNC MV
bawah ini hasil analisis kesenjangan dari setiap poin. 86 A
Berikut rekap dari kedua point pada klausul 14 Dokumen Instruksi Kerja Mesin Bubut
perbaikan. Manual
15 Dokumen Formulir Kerja Audit Internal 8&9
Bagian Keuangan
Tabel 12 Rekap Klausul Perbaikan
16 Dokumen Formulir Kerja Kriteria 8
No Poin – poin Nilai Pemilihan Supplier
1 10.1 Umum 73.33 Rancangan dokumen mutu yang diberikan ini
10.2 Ketidaksesuaian dan tindakan diharapkan dapat membantu PT. Wijara Nagatsupazki
2 64.19
perbaikan dalam melakukan persiapan sertifikasi ISO
Nilai Kesiapan 68.02 9001:2015. Pada rancangan dokumen ini, terdapat
7
dokumen dokumen wajib yang dibutuhkan untuk  Melaksanakan kembali audit internal secara
melakukan sertfikasi ISO 9001:2015, selain itu, periodik dengan mengundang auditor dari
terdapat juga beberapa dokumen yang dapat luar perusahaan.
digunakan untuk klausul yang ada pada ISO  Melaksanakan dan mengontrol perbaikan
9001:2015. Pada klausul Konteks Organisasi (4) dari hasil audit internal.
dokumen Ruang Lingkup Sistem Manajemen Mutu  Melakukan evaluasi pada tinjauan sistem
yang diberikan merupakan ruang lingkup sistem manajemen yang sudah ada, yaitu :
manajemen mutu PT. Wijara Nagatsupazki yang telah 1. Membuat kuisioner atau assessment
diperbaharui. Pada klausul Kepemimpinan (5) kepuasan konsumen secara berkala.
dokumen yang diberikan merupakan dokumen 2. Menetapkan prosedur quality
Kebijakan Mutu PT. Wijara Nagatsupazki yang telah control (checksheet) dari pengadaan
diperbaharui. Pada klausul Perencanaan (6) dokumen raw material sampai dengan barang
yang diberikan merupakan dokumen Sasaran Mutu jadi.
yang telah diperbaharui. Pada klausul Dukungan (7) 3. Melakukan training dan evaluasi
diberikan beberapa dokumen yang dapat digunakan, performansi dari operator,
seperti dokumen SOP Pengendalian Dokumen dan khususnya drafter dari departemen
dokumen SOP Pengendalian Rekaman, dokumen ini engineering secara berkala
akan digunakan untuk perbaikan pada klausul 7. Pada 4. Melakukan perekrutan human
klausul Operasional (8) terdapat lima dokumen yang resources department (HRD) yang
dapat digunakan untuk perbaikan pada klausul ini, bertujuan untuk mendapatkan
yaitu dokumen Alur Proses Produksi, dokumen SOP sumber daya manusia yang lebih
Pengendalian Dokumen, dokumen SOP Pengendalian ideal.
Ketidaksesuaian, dokumen Formulir Kerja Mesin  Melakukan pengarsipan dokumen yang akan
CNC MV 86 A dan dokumen Formulir Kerja Mesin digunakan untuk mengevaluasi hasil tinjauan
Bubut Manual. Pada klausul Tinjauan Manajemen (9) manajemen
ada lima lampiran yang akan digunakan untuk
dilakukan perbaikan pada klausul ini, yaitu dokumen 2. Klausul 10 : Perbaikan, dengan nilai pencapaian
SOP Audit Internal, dokumen SOP Pengendalian sebesar 66.35%
Rekaman, dokumen SOP Tindakan Perbaikan dan Berdasarkan hasil analisis klausul 10, terkait
Pencegahan, dokumen SOP Tinjauan Manajemen, dan perbaikan dalam perusahaan, rekomendasi yang dapat
dokumen Formulir Kerja Audit Internal Bagian diberikan pada PT. Wijara Nagatzupaski adalah
Keuangan. Pada klausul Evaluasi (10) terdapat tiga sebagai berikut :
lampiran yang digunakan untuk memperbaiki klausul  Melakukan konsep PDCA (plan, do, check,
ini, yaitu dokumen SOP Pengendalian Rekaman, action) terhadap hasil audit perusahaan,
dokumen SOP Tindakan Perbaikan dan Pencegahan, untuk meningkatkan kepuasan pelanggan.
dan dokumen SOP Pengendalian Ketidaksesuaian. Konsep PDCA mengacu yang dapat
direkomendasikan pada perusahaan, dengan
5.3 Rekomendasi mengacu pada gambar 2.3 adalah sebagai
Berdasarkan hasil sub-bab 5.1 diketahui berikut :
terdapat beberapa klausul yang memiliki nilai
kesiapan yang rendah untuk sertifikasi ISO 9001:2015 Plan : Perusahaan sebaiknya merencanakan
sehingga diperlukan perbaikan. Berikut ini merupakan pengelolaan keuangan yang lebih baik dan membuat
rekomendasi yang dapat diberikan dari beberapa peramalan untuk pengadaan bahan baku per-periodik.
klausul yang memiliki nilai kesiapan yang rendah Do : Perusahaan melakukan pengadaan bahan baku
yaitu : sesuai hasil peramalan pengadaan. Perusahaan
1. Klausul 9 : Evaluasi Kinerja, dengan nilai mengatur cashflow dari proses pengadaan bahan baku.
pencapaian sebesar 60.32% Check : Perusahaan mengevaluasi resiko
Berdasarkan hasil analisis klausul 9, rekomendasi penumpukan. Perusahaan mengevaluasi cashflow
yang dapat diberikan pada PT. Wijara Nagatzupaski keuangan dalam hal pengadaan bahan baku.
terkait pemantauan, pengukuran, analisis dan evaluasi Perusahaan mengevaluasi peramalan pengadaan
dan tinjauan sistem manajemen perusahaan adalah bahan baku yang ada.
sebagai berikut : Action : Perusahaan melakukan perbaikan dari hasil
 Membuat prosedur kerja dan penilaian kerja evaluasi, dan melakukan peramalan yang lebih baik,
yang telah terstandar bagi semua pekerja. sehingga mendekati dengan keadaan yang sebenarnya.
 Melakukan evaluasi performansi SMM bagi
setiap manajer dalam kurun waktu 1 minggu  Perusahaan melakukan manajemen resiko
sekali untuk mengetahui apakah target sudah berdasarkan dari hasil audit yang telah secara
tercapai. berkala. Berikut tahapan dan contoh
 Membuat dokumen mutu dan dokumen hasil manajemen resiko yang dapat dilakukan
evaluasi kinerja bagi setiap departemen. perusahaan :
8
merupakan nilai terendah dari seluruh klausul
identifikasi resiko : Pada proses pembuatan desain yang ada, sehingga perlu dilakukan perbaikan
cetakan, dapat diidentifikasi adanya resiko, yakni terkait evaluasi kinerja perusahaan. Pada Klausul
desain produk yang sudah masuk dalam lini produksi 10 (Perbaikan) perusahaan memiliki nilai
tidak sesuai dengan permintaan konsumen yang kesiapan sebesar 68.02% nilai ini merupakan
menyebabkan terjadinya rework Produk akibat nilai terendah kedua yang ada dari seluruh
ketidaksesauian desain tersebut dan terbuangnya klausul, maka perbaikan juga perlu dilakukan
waktu dan bahan baku. untuk klausul perbaikan di PT. Wijara
Nagatsupazki.
pengukuran resiko : Melihat dari proses yang ada pada 2. Usulan rekomendasi pebaikan yang diberikan
perusahaan, resiko kesalahan desain memiliki tingkat kepada PT. Wijara Nagatsupazki dalam bentuk
keparahan yang cukup tinggi dan kemungkinan terjadi rancangan dokumen mutu berdasarkan hasil dari
yang cukup tinggi. pengolahan data sebagai berikut :
 Klausul 9
pemantauan resiko : Proses yang ada pada perusahaan 1. Membuat dokumen SOP Audit Internal.
adalah desain yang diberikan oleh konsumen 2. Membuat dokumen SOP Pengendalian
dikerjakan dan langsung diarahkan keproses produksi. Rekaman
3. Membuat dokumen SOP Tindakan
pengendalian resiko : Perusahaan membuat prosedur Perbaikan dan Pencegahan
penerimaan desain produk mulai dari konsumen 4. Membuat dokumen SOP Tinjauan
sampai ke bagian produksi. Manajemen
5. Membuat dokumen Formulir kerja Audit
6. Kesimpulan dan Saran Internal
6.1. Kesimpulan  Klausul 10
Berdasarkan penelitian yang telah dilakukan, 1. Membuat dokumen SOP Pengendalian
maka kesimpulan yang dapat diambil adalah sebagai Rekaman
berikut: 2. Membuat dokumen SOP Tindakan
1. Berdasarkan hasil analisis gap secara Perbaikan dan Pencegahan
menyeluruh, PT. Wijara Nagatsupazki memiliki 3. Membuat dokumen SOP Pengendalian
kesiapan untuk melakukan sertifikasi ISO Ketidaksesuaian
9001:2015 sebesar 73.26%. Dilihat dari kesiapan  Klausul 8
setiap klausul, PT. Wijara Nagatsupazki, 1. Membuat dokumen SOP Alur Proses
memiliki kesiapan sebesar 73.37% pada klausul Produksi
4 (Konteks Organisasi). Nilai tersebut 2. Membuat dokumen SOP Pengendalian
menandakan bahwa perusahaan sudah baik Rekaman
dalam konteks organisasi, namun perlu 3. Membuat dokumen SOP Pengendalian
melakukan perbaikan khususnya dalam hal Ketidaksesuaian
sistem manajemen mutu dan proses – proses 4. Membuat dokumen Formulir kerja Audit
yang ada dalam perusahaan. Pada klausul 5 Internal
(Kepemimpinan) perusahaan memiliki nilai 5. Membuat dokumen Formulir Kerja
kesiapan sebesar 81.29%. Nilai tersebut Kriteria Pemilihan Supplier
menandakan bahwa perusahaan telah baik dan
 Klausul 7
siap untuk melakukan sertifikasi dalam hal
1. Membuat dokumen SOP Pengendalian
kepemimpinan. Pada klausul 6 (Perencanaan)
Dokumen
perusahaan memiliki nilai kesiapan sebesar
2. Membuat dokumen SOP Pengendalian
80.47%. Nilai ini menandakan bahwa
Rekaman
perusahaan telah siap untuk melakukan
 Klausul 4
sertifikasi dalam hal perencanaan. Pada klausul 7
1. Membuat dokumen Ruang Lingkup
(Dukungan) perusahaan memiliki nilai 73.54%.
Sistem Manajemen Mutu
Nilai tersebut menandakan bahwa perusahaan
telah baik dalam hal dukungan namun perlu  Klausul 6
memerlukan perbaikan, khususnya dalam hal 1. Membuat dokumen Sasaran Mutu
kompetensi. Pada klausul 8 (Operasinal)  Klausul 5
perusahaan memiliki nilai kesiapan sebesar 1. Membuat dokumen Kebijakan Mutu.
73.52%. Nilai ini menandakan bahwa
perusahaan telah baik dalam hal operasional,
namun perlu adanya perbaikan khususnya pada
pengendalian produk dan layanan eksternal yang
disediakan. Pada klausul 9 (Evaluasi Kerja)
memiliki nilai kesiapan sebesar 60.25%. Nilai ini
9
6.2. Saran Tukiran, M. (2016). Membangun Sistem Manajemen
Pada penelitian ini beberapa saran yang Mutu Berdasarkan ISO 9001:2015.
diberikan penulis untuk penelitian selanjutnya adalah Yogyakarta: Leutikaprio Nauvaliter.
sebagai berikut : Zhu, Z. (2010). A comparison of quality programmes:
1. Dalam melakukan penelitian terkait dengan Total quality management and ISO 9000.
sertifikasi ISO, diharapkan peneliti selanjutnya Total Quality Management, 10(2), 292-297.
dapat melakukan analisis manajemen resiko.
2. Peneliti selanjutnya diharapkan dapat
melengkapi apa yang dibutuhkan pada ISO
9001:2015 berupa rekaman wajib dan dokumen
non wajib.
3. Penelitian selanjutnya diharapkan dapat
membantu perusahaan untuk membuat tim
penjamin mutu.

DAFTAR PUSTAKA

Haffar, M., Al-Karaghouli, Irani, W.Z., Djebarni, R


dan Gbadamosi, G. (2016). The influence of
individual readiness for change dimensions
on quality management implementation in
algerian manufacturing organisations. Intern.
Journal of Production Economics,
182(2016), 1-11
Heizer, J., dan Render, B. (2005). Operation
Management (7th ed.). New Jersey: Pretince
Hall.
Kazulinas, A. (2012). Problems while implementing
quality management systems for a sustainable
development of organizations. Ekonomika Ir
Vadyba : Aktualijos ir perspektyvos,
28(2012), 90-98.
Manders, B. (2016). ISO 9001 and product innovation:
a literature review and research framework.
Technovation, 48-49(2016), 41-55
Mehralian, G., Nazari, J. A., Zarei, L., dan Rasekh,
H.R. (2016). The effects of corporate social
responsibility on organizational performance
in the Iranian pharmaceutical industry: The
mediating role of TQM. Journal of Cleaner
Production, 135(2016), 689-698.
Picard, M., Renault, A., Barafort, B., dan Cortina, S.
(2016). Measuring readiness for compliance:
A gap analysis tool to complete the TIPA
process assessment framework. Springer
international publishing Switzerland¸
633(2016), 106 – 116.
Psosmas, E. (2010). Critical factors for effective
implementation of ISO 9001 in SME service
companies. Managing Service Quality: An
International Journal, 20(2010), 440 – 457.
Psosmas, E. (2014). Performance measures of ISO
9001 certified and noncertified
manufacturing companies. Benchmarking:
An International Journal, 21(2014), 756-774.
Sugiyono. (2013). Metode Penelitian Pendidikan
(Pendekatan Kuantitatif, Kualitatif, dan
R&D). Bandung: Alfabeta.

10

Anda mungkin juga menyukai