PROSEDUR OPERASI Disusun :

STANDAR Nomor : 4.2.4

Edisi : A
PENGENDALIAN Revisi : 0
REKAMAN Status : Dokumen Tingkat II
SMKN 1
GUNUNGGURUH Berlaku sejak : 1 Juni 2022
Halaman : 1 dari 7 Halaman

LEMBAR PENGESAHAN

TANDA
NAMA JABATAN TANGGAL
TANGAN
Wakil Manajemen
Diperiksa Rus Ramli, S.Pd 01 Juni 2022
Mutu
Kepala SMKN 1
Disahkan Ai Sumarni, S.Pd., M.M.Pd 01 Juni 2022
Gunungguruh
 PROSEDUR Disusun Oleh : Rus Ramli
OPERASIONAL
STANDAR Nomor : 4.2.4.
Edisi :B
PENGENDALIAN Revisi :0
REKAMAN Status : Dok. Tingkat II
Berlaku sejak : 01 Juni 2022
Halaman : 2 dari 7 Halaman

STATUS REVISI

No No
Disetujui
Revis Halama Bagian/Sub Bagian yang Direvisi Tanggal
oleh
i n

Pengendali dokumen,

…....................................
 PROSEDUR Disusun Oleh : Rus Ramli
OPERASIONAL
STANDAR Nomor : 4.2.4.
Edisi :B
PENGENDALIAN Revisi :0
REKAMAN Status : Dok. Tingkat II
Berlaku sejak : 01 Juni 2022
Halaman : 3 dari 7 Halaman

DAFTAR ISI

Lembar Pengesahan…..………………………………………………………………………………….. 1

Status Revisi .………………………………………………………………………………………………. 2

Daftar Isi .…………………………………………………………………………………………………… 3

Diagram Alir .…………………………………………………………………………………………………. 4

1. Tujuan ………………………………………………………………………………………………….. 5

2. Ruang Lingkup …………………………………………………………………………………….. 5

3. Referensi .…………………………………………………………………………………………….. 5

4. Definisi ..……………………………………………………………………………………………….. 5

5. Prosedur ..……………………………………………………………………………………………… 5

6. Dokumentasi
Lampiran 1. Format Daftar Induk Rekaman…………………………………………… 7
Lampiran 2. Format Daftar Rekaman di Unit Kerja…………………… …………… 8
Lampiran 3. Format Daftar Peminjaman Rekaman………………………………... 9
Lampiran 4. Daftar Berita Acara Pemusnahan Rekaman........................10
Lampiran5.Daftar Usia Simpan Arsip dan Rekaman............................ 11
 PROSEDUR Disusun Oleh : Rus Ramli
OPERASIONAL
STANDAR Nomor : 4.2.4.
Edisi :B
PENGENDALIAN Revisi :0
REKAMAN Status : Dok. Tingkat II
Berlaku sejak : 01 Juni 2022
Halaman : 4 dari 7 Halaman

DIAGRAM ALIR PROSEDUR PENGENDALIAN REKAMAN

Rekaman

Identifikasi Rekaman

Pengelompokan Rekaman Berdasarkan

Bidang Kegiatan

Penyusunan Daftar Rekaman

Penyimpanan Rekaman

tidak
Melewati
Masa
Simpan

ya

Pemusnahan
Rekaman

Pemusnahan
Rekaman
 PROSEDUR Disusun Oleh : Rus Ramli
OPERASIONAL
STANDAR Nomor : 4.2.4.
Edisi :B
PENGENDALIAN Revisi :0
REKAMAN Status : Dok. Tingkat II
Berlaku sejak : 01 Juni 2022
Halaman : 5 dari 7 Halaman

1. Tujuan
Prosedur ini disusun untuk memandu tata cara pengelolaan rekaman
Sistem Manajemen Mutu SMK Negeri 1 Gunungguruh agar mudah dan
cepat ditelusuri, rapi dalam penyimpanan, dan dimusnahkan setelah masa
simpannya habis.

2. Ruang Lingkup :
Mencakup semua rekaman yang dapat memberikan bukti kesesuaian
aktifitas dan hasilnya memenuhi persyaratan sesuai Sistem Manajemen
Mutu yang diterapkan di SMK Negeri 1 Gunungguruh.

3. Referensi / Acuan :
 Pedoman Mutu SMK Negeri 1 Gunungguruh
 Standar ISO 9001:2015

4. Definisi

Sesuai Pedoman Mutu SMK Negeri 1 Gunungguruh

5. Prosedur

5.1. Rekaman diidentifikasi. Untuk rekaman yang tersimpan dalam

komputer selain diberi identitas juga dapat diberi password jika
diperlukan. Rekaman data siswa, guru dan pegawai harus disimpan
di server yang dapat diakses oleh setiap unit kerja

5.2. Rekaman yang diterima dari pihak luar institusi maupun luar unit
kerja dan rekaman intern dikelompokkan sesuai bidang kegiatan,
misalnya rekaman diklat, rekaman PSB, rekaman evaluasi hasil
belajar dsb. Untuk rekaman yang tersimpan di komputer
dikelompokkan ke dalam folder/file sesuai dengan jenis kegiatan.

5.3. Penyusunan Daftar Rekaman Induk dan Daftar Rekaman. Daftar

Rekaman Induk disusun berdasar pengelompokan rekaman.
Sedangkan Daftar Rekaman merupakan Daftar isi dari masing-
masing pengelompokan rekaman . (contoh Daftar rekaman Induk :
Lampiran 1, Contoh Daftar Rekaman : lampiran 2).

5.4. Rekaman disimpan dalam ordner atau tempat penyimpanan

lainnya sesuai kelompok rekaman. Ordner penyimpanan
rekaman diberi identitas sesuai kelompok rekaman. Untuk
kelompok rekaman yang terdiri dari beberapa kegiatan misalnya
kelompok rekaman diklat , dapat dibagi menjadi beberapa ordner
 PROSEDUR Disusun Oleh : Rus Ramli
OPERASIONAL
STANDAR Nomor : 4.2.4.
Edisi :B
PENGENDALIAN Revisi :0
REKAMAN Status : Dok. Tingkat II
Berlaku sejak : 01 Juni 2022
Halaman : 6 dari 7 Halaman

sesuai jenis diklat dan tangal pelaksanaan. Sedangkan untuk

rekaman lainnya dapat pula disimpan dalam satu ordner yang terdiri
dari beberapa kelompok misalnya rekaman surat masuk, rekaman
surat keluar dan sebaginya.

5.5. Masing-masing ordner diberi daftar rekaman pada sampul bagian

dalam. Masing-masing ordner juga diberi form daftar peminjaman
rekaman . (contoh daftar peminjaman rekaman : lampiran 3) .

5.6. Masa simpan rekaman ditetapkan berdasarkan keputusan Kepala

SMK N 1 Gunungguruh Nomor 421.5/285 c/SMKN.1/2022 tahun
2022. (Lampiran 4)

5.7. Penanggung jawab rekaman yang tertera pada daftar rekaman harus
bertanggung jawab terhadap terpeliharanya rekaman dan
kemudahan ditelusuri selama rekaman dalam masa simpan.

5.8. Sesudah masa simpan rekaman terlampaui, maka penanggung jawab

rekaman beserta pihak yang berwenang , bertanggung jawab untuk
melakukan pemusnahan. Proses pemusnahan rekaman harus
dibuatkan berita acaranya. (Form Pemusnahan Rekaman pada
lampiran No. 5).

5.9. Kendali Penataan penyimpanan

 Seluruh rekaman dikelompokkan sesuai kelompok pekerjaan dan
diberi kode kendali sebagai berikut : R □□ / kode unit kerja /□□
R : Rekaman □□ : Dua digit nomor kelompok □□ : Nomor urut
 Tempat penyimpanan dokumen diberi kode A – Z / a- z / □□
A-Z : Kode almari a-z : Kode rak □□ : dua digit nomor folder

Keterangan Tambahan :
 Form rekaman yang tidak diatur oleh POS Pengendalian Rekaman dapat
dibuat sendiri oleh unit kerja.
 Form rekaman tertentu (Keuangan, Kepegawaian, Administrasi
kantor) yang telah ditetapkan oleh lembaga yang berwenang
merupakan bagian dari form yang diatur oleh POS Pengendalian
Rekaman.
 PROSEDUR Disusun Oleh : Rus Ramli
OPERASIONAL
STANDAR Nomor : 4.2.4.
Edisi :B
PENGENDALIAN Revisi :0
REKAMAN Status : Dok. Tingkat II
Berlaku sejak : 01 Juni 2022
Halaman : 7 dari 7 Halaman

6. Dokumentasi
1. Lampiran 1 – Format Daftar Induk Rekaman
2. Lampiran 2 – Format Daftar Rekaman
3. Lampiran 3 – Format Daftar Peminjaman Rekaman
4. Lampiran 4 – Format Berita Acara pemusnahan rekaman
5. Lampiran 5 – Daftar Usia Simpan Arsip dan Rekaman