SOAL UAS MANAJEMEN PERKANTORAN SEMESTER GAZAL

MATA KULIAH: MANAJEMEN PERKANTORAN

SKS :3
PRODI : MPI
DOSEN : DR. AMILDA, M.A

Perintah : silakan jawab dari pertanyaan di bawah ini, berikan informasi

sebanyak-banyaknya. Bagi yang menjawab disertai/diperkuat dengan sumber
rujukan maka akan menjadi point plus dalam penilaian’

1. Berikan contoh perbuatan yang bisa menimbulkan pemborosan yang

menjadi musuh dari upaya efisiensi dalam kantor
2. Jelaskan factor-faktor yang mempengaruhi seseorang untuk dapat
bekerja dengan efisien,
3. Jika anda diberi tugas oleh dosen untuk menyelesaikan tugas UAS
seperti ini misalnya, lalu bagaimana anda menyelesaikannya dengan
cara mengedepankan prinsip efisiensi Waktu, Biaya, dan Tenaga
4. Berikan ilustrasi kemungkinan gangguaan terhadap sistem yang
digunakan dalam perkantoran modern ?
5. Gambarkan contoh struktur organisasi
6. Sebutkan jenis-jenis pekerjaan perkantoran dan jelaskan (minimal 4)
7. Jelaskan istilah-istilah berikut ini serta berikan contohnya (bisa berupa
narasi atau gambar) : filling cabinet, arsip statis, tata naskah, dokumen,
map, sistem agenda, laporan, dan surat dinas,
NAMA : AHMMAD DANI

NIM : 2120203025

KELAS : MPI A

1. Perbuatan yang bisa menimbulkan pemborosan yang menjadi musuh

dari upaya efisiensi dalam kantor. Efesiensi dalam kantor menekankan
pada hasil yang memuaskan dimana usaha yang kita lakukan harus
mendapatkan hasil yang lebih daripada usaha yang kita lakukan.
1. Gerakan (Motion)
Gerakan apapun yang tidak penting bagi penyelesaian dari suatu
tugas atau aktivitas adalah pemborosan Semua pergerakan
pekerjaan tak perlu adalah suatu bentuk pemborosan. Semua
gerakan harus menambahkan nilai kepada produk/jasa yang
diberikan kepada Pelanggan. Proses pekerjaan yang tidak efektif
dan tata ruang yang buruk sering menciptakan pemborosan berupa
lebih banyak berjalan, menggapai sesuatu, membungkuk atau
jongkok dari yang diperlukan.
Eliminasi pemborosan ini. Standardisasi map, laci, dan lemari
kabinet di seluruh area gunakan kode warna sebanyak mungkin
Menyusun file-file Anda (desktop dan elektronik) sedemikian rupa
sehingga dengan mudah dapat dijadikan sebagai referensi
Mengatur layout area kerja, peralatan kantor di dalam penempatan
yang terpusat, mempertimbangkan membeli peralatan tambahan
untuk mengeliminasi berbagai pengulangan gerakan
2. Cacat dan Pengulangan proses kerja (Defect & Rework)
Menghasilkan produk cacat adalah pemborosan, pengulangan
pekerjaan karena cacat jelas sebagai kegiatan yang tidak bernilai
tambah Memperbaiki sesuatu yang telah dikerjakan adalah
pemborosan. Pemborosan ini juga meliputi produktivitas yang
 hilang sehubungan dengan gangguan dari suatu proses yang
berjalan normal tetapi menghasilkan cacat atau pengulangan
pekerjaan Kehilangan data atau informasi, kesalahan meng-input
data sehingga menghasilkan cacat.
Eliminasi pemborosan ini: Menciptakan prosedur kerja yang
distandarkan dan formulir- formulir standar perkantoran dan
menyediakan instruksi kerja membantu bagaimana pekerjaan
3. Proses tidak perlu / Proses yang berlebihan (Overprocessing)
Pemborosan proses ini sering kali meliputi aktivitas yang berlebih-
lebihan seperti memeriksa pekerjaan orang lain atau proses inspeksi
akibat dari hasil produk/jasa yang cacat, memperoleh berbagai tanda
tangan atau tinjauan ulang yang berlebihan, meng- input data yang
sama berulang kali, menggunakan perangkat keras maupun perangkat
lunak yang sudah usang. Eliminasi pemborosan ini.
Meninjau ulang langkah-langkah bernilai tambah di setiap proses
dan mengefektifkan atau mengeliminasi langkah-langkah kerja
sebisa mungkin Meninjau ulang semua kebutuhan tanda tangan
dan mengeliminasi tanda tangan sebisa mungkin
Sumber : E-Jurnal, cakrawijaya. Pemborosandikantor,2019.
2. Factor-faktor yang mempengaruhi seseorang untuk dapat bekerja
dengan efisien,
a. Kompetensi Individu
Kompetensi individu adalah kemampuan dan keterampilan
melakukan kerja. Kompetensi setiap orang dipengaruhi oleh beberapa
faktor, yaitu kemampuan, pendidikan dan pelatihan, pengalaman kerja,
motivasi dan etos kerja. Kemampuan kerja setiap orang dipengaruhi
oleh kebugaran fisik dan kesehatan karyawan yang bersangkutan,
pendidikan, pelatihan dan pengalaman kerjanya. Kebugaran fisik
 membuat orang mampu dan tahan bekerja keras dan lama. Sebaliknya,
pekerja yang kekurangan gizi akan cepat lemah dan lelah, serta tidak
mampu melakukan pekerjaan yang berat. Demikian juga gangguan
kejiwaan akibat rasa frustasi dan masalah social ekonomi, hal ini
membuat tenaga kerja tidak konsisten serta tidak terkonsentrasi
melakukan pekerjaan.
b. Dukungan Organisasi
Tingginya efisiensi karyawan juga tergantung pada dukungan
organisasi dalam bentuk pengorganisasian, penyediaan sarana dan
prasarana kerja, kondisi kerja serta syarat kerja. Pengorganisasian
dimaksudkan untuk memberikan kejelasan bagi setiap unit kerja dan
setiap orang perlu memiliki dan memahami uraian jabatan dan uraian
tugas yang jelas. Penyediaan sarana dan alat kerja langsung
mempengaruhi penghematan waktu seseorang. Penggunaan peralatan
dan teknologi maju bukan saja dimaksudkan untuk meningkatkan
efisiensi, akan tetapi juga dipandaang untuk memberikan kemudahan
dan kenyamanan kerja. Kondisi kerja mencakup kenyamanan
lingkungn kerja, aspek keselamatan dan kesehatan kerja, sistem
pengupahan, jaminan sosial, serta keamanan dan keharmonisan
hubungan industrial.
c. Dukungan Manajemen
Efisien dan penghematan waktu setiap orang dipengaruhi oleh
kemampuan manajerial para manajemen atau pimpinan, baik dengan
membangun system kerja dan hubungan industrial yang aman dan
harmonis, maupun dengan mengembangkan kompetensi pekerja yang
terlibat dalam aktifitas perusahaan, demikian juga dengan
menumbuhkan motivasi dan memobilisasi seluruh pegawai untuk
bekerja secara optimal dalam rangka pengembangan kompetensi
pekerja, manajemen dapat melakukan antara lain:
 1) Mengidentifikasi dan mengoptimalkan pemanfaatan kekuatan,
keunggulan,dan potensi yang dimiliki oleh setiap pekerja.
2) Mendukung pekerja untuk terus belajar meningkatkan wawasan dan
pengetahuannya.
3) Membuka kesempatan yang seluas-luasnya kepada pekerja untuk
belajar, baik secara pribadi maupun melalui pendidikan dan pelatihan
yang dirancang dan diprogramkan.
4) Membantu setiap orang menghadapi kesulitan dalam melakukan
tugas.
Menurut Gani (2009:20), faktor yang mempengaruhi efisiensi
(menghemat waktu) adalah:
a. Profesionalisme diukur dari pendidikan, pelatihan teknis, masa
kerja (pengalaman), dan tersedianya peralatan kerja untuk
mempercepat pelayanan.
b. Disipin diukur dari waktu jam kerja, ketaatan terhadap aturan,
jadwal pekerjaan dan melaksanakan pekerjaan.
c. Motivasi kerja diukur dari kesejahteraan, penghargaan,
lingkungan kerja, dan ruangan kerja.
Sumber : E-Jurnal Sultanist, Syaifuddin.
3. Ketika diberi tugas oleh dosen untuk menyelesaikan tugas UAS seperti
ini misalnya, lalu bagaimana anda menyelesaikannya dengan cara
mengedepankan prinsip efisiensi Waktu, Biaya, dan Tenaga. Saya
akan melaksanakan sesuai perencanaan yang biasa nya saya lakukan
setiap harinya, Tentu di dukung dengan waktu pengerjaanya tugas UAS
tsb.
Pada tugas UAS Manajemen Perkantoran ini saya menyelesaikanya
dengan 1 waktu pengerjaan dan selesai pada mengerjakananya saat
di hari kosong atau tidak adanya perkuliahan
 agar jawaban yang saya berikan baik dan tepat. Mengingat minggu ini
adalah beberapa UAS semua mata kuliah lain yang dikerjakan baik
secara offline maupun online, Maka pada mata kuliah ini saya
mengerjakan di hari tidak adanya kegiatan perkuliahan mengingat
waktu yang diberikan berjarak 1 minggu dari pemberian UAS dari
dosen pada mata kuliah ini, Yang memberikan kelonggaran agar
pengerjaan nya tepat waktu dan teratur.

4. Ilustrasi kemungkinan gangguaan terhadap sistem yang digunakan

dalam perkantoran modern.
1. Kerusakan salah satu alat sebagai salah satu komponen atau
kesalahan yang terjadi pada salah satu subsistem akan mengganggu
system secara keseluruhan.
2. Kesalahan memilih fale induk dalam memasukkan data akan
menyulitkan penemuannya kembali apabila diperlukan.
3. Berbagai firus computer dengan pengaruh negatifnya biasa
mengacaukan banyak kegiatan dalam mengelolah informasi.
5. Contoh struktur organisasi.
6. Jenis-jenis pekerjaan perkantoran dan Jelaskan.
1. Menghimpun Merupakan kegiatan-kegiatan mencari dan
mengusahakan segala keterangan yang tadinya belum ada atau
berserakan dimana-mana sehingga map untuk cape gunakan bila
mania diperlukan
2. Mencatat Merupakan kegiatan membubuhkan dengan berbagai
peralatan tulis keterangan- keterangan yang diperlukan sehingga
berupa tulisan yang dapat dibaca, dilan, dan disampan
3. Mengolah Merupakan macam-macam kegiatan dengan
mengerjakan keterangan-keterangan dengan maksud
menyenkannya dalam bentuk yang lebih berguna
4. Menggandakan Merupakan kegiatan memperbanyak dengan berbagai
cara dan alat sebanyak jumlah yang diperlukan
5. Mengirim Merupakan kegiatan menyampaikan dengan berbagai cara
dan alat dari satu pahak kepada pihak lainny
6. Menyimpan Merupakan kegiatan menaruh dengan berbagai cara dan
alat ditempat tertentu yang aman
Menurut William Leffing well dan Edwin Robinson, pekerjaan
perkantoran dapat diperinci dalam kegiatan-kegiatan sebagai
berikut.
1. Menerima pesanan-peranan mengantarkan dan
mengirimkannya dengan kapel
2. Membuat rekening
3. Surat-menyurat, menchikte, mengetik
4. Menyimpan wariat
5. Menyampaikan hutang dan mengumpulkan perhitungan yang belum
terselesaikan.
6. Mengurus, membagi, dan mengirimkan surat pos
7. Pekerjaan memperbanyak warkat dan membubuhkan alamat.
7. Istilah-istilah berikut ini serta berikan contohnya (bisa berupa narasi atau
gambar) : filling cabinet, arsip statis, tata naskah, dokumen, map, sistem
agenda, laporan, dan surat dinas,
1. Filling Cabinet

Merupakan tempat untuk menyimpan

arsip yang disusun secara vertikal dengan menggunakan lembar guide
dan map gantung (Hang Map).Merupakan jenis sarana pengarsipan
yang sering digunakan karena daya tampung yang cukup besar,
walaupun bersifat statis.
2. Arsip Statis adalah arsip yang tidak digunakan lagi secara langsung
untuk menunjang kegiatan sehari-hari.
3. Tata Naskah adalah penerapan prinsip-prinsip dari teknik manajemen
kearsipan pada surat-menyurat serta mengatur sikap dan tata laku
serta menjadi pedoman dalam komunikasi.
4. Dokumen

Adalah sejumlah kertas yang isinya memiliki

nilai kesejarahan yang disimpan menjadi satu.