LOCATION/VENUE:

Meeting Room JNE BSD

24 Juni 2022

Minutes Of Meeting

NO. 002/MOM-TGR(Billing)/VI/2022
- Esti Yuliana Staff Billing
MINUTES BY
- Puja Handayani Staff Billing
OBJECTIVE/ Monthly meeting team Billing, Cashless, National Acount,
AGENDA Collector
Stephen Lie Koord Billing
Team Billing
Team Cashless
ATTENDANCES Team National Acount
Team Collector

DATE/TIME Jum’at, 24 Juni 2022, Jam 09:00 WIB s.d. 18.00 WIB

NO. POINT DETAILS PIC

1. Koord Billing  PEMBUKAAN MEETING Stephen

 Point – point pembahasan Meeting Stephen

 Value team
 Permasalahan yang sering muncul
 Inventory case
 Switch job
 System penagihan yang baru & system invoice yang baru
 Review pekerjaan selama 3 bulan kedepan
 Visi misi tim di semester 2 periode 2022

 Value team
 receivable & billing
 Setiap orang dalam tim ini harus memiliki rasa
bahwa, piutang perusahaan adalah penting bagi
kemajuan perusahaan. Baik dalam pembuatan
tagihan nya ,serta dalam penagihan nilai piutang
nya.

TANGERANG BRANCH
 LOCATION/VENUE:
Meeting Room JNE BSD
24 Juni 2022

Minutes Of Meeting

 SETIAP INDIVIDU DALAM TIM HARUS Stephen

BISA BERKOMUNIKASI YANG BAIK DAN
JUGA PAHAM MEKANISME PENAGIHAN.
SERTA DALAM VALUE TIM JENIS INI
HARUS ADANYA KERJA SAMA TIM YANG
BAIK DARI SISI SALES SAMPAI DENGAN
OPERASIONAL. YANG TERUTAMA
DALAM HAL INI ADALAH TIDAK
PANTANG MENYERAH DALAM
PENAGIHAN DAN HARUS BANYAK IDE-
IDE YANG BRILIAN DALAM PENAGIHAN.

 trust & honest (percaya & jujur)

 Kepercayaan seluruh tim kepada, anggota tim
yang di berikan tanggung jawab atas pekerjaan
tersebut harus di laksanakan semaksimal
mungkin. Dalam hal ini kepercayaan bisa di
berikan dan di pertahankan oleh setiap individu
dalam tim
 Kejujuran yang di berikan atas kepercayaan tim
kepada anggota tim menjadi modal utama dalam
bekerja dalam tim binacacol. Dan ini sanggat fatal
bila sudah tidak ada nya kejujuran, yang
berdampak pada kepercayaan.

 self confident (percaya diri)

 Setiap individu dalam tim, harus memiliki
kepercayaan diri yang cukup dalam menjalankan
tugas. Kepercayaan diri harus di imbangi oleh
pengetahuan yang dalam baik dari sisi perusahaan dan
juga pengetahuan di luar kantor. Dalam kepercayaan
diri pun harus di control dengan baik dan juga bijak
menggunakan nya. Belajar dengan baik dan berusaha
menjadi yang terbaik akan menghasilkan
kepercayaan diri yang maksimal.

 Permasalahan yang sering muncul

 E-faktur pajak customer sering di tolak karena adanya

TANGERANG BRANCH
 LOCATION/VENUE:
Meeting Room JNE BSD
24 Juni 2022

Minutes Of Meeting

pembeda dalam pencetakan dari tim pajak, yang

menyebabkan banyak nya revisi faktur pajak.

Jawaban :
- Bila ada permintaan perubahaan NPWP dari customer ,
wajib di beritahukan kepada tim sales dan billing JNE
yang di infokan via email kepada tim terkait.
- Bila sudah tercetak faktur pajak nya dan mengalami
perbedaan faktur, wajid di infokan maksimal H+5 dari
tanggal invoice terkirim
- Di adakan meeting internal Billing dengan tim Pajak

Stephen

 Penanggan system orion yang sering down saat Bagus

melakukan QC connote.
Jawaban :
- Bila orion down, itu adalah down nya system pusat, dan
ini berlaku secara nasional
- Proses QC akan di ganti dengan menggunakan, system
“PRE-INVOCING” dan tidak menggunakan system “QC Stephen
DEBITUR” yang dimana system lama ini sangat lama
dan memakan waktu.
- Akan dilakukan uji coba dalam system baru ini, untuk
melihat kelemahaan dan kelebihan dari system baru ini.
Dan akan di report ke Stephen , dengan deadline di
tanggal 15 Juli 2022. Report akan di sampaikan kepada
Bpk. Zulfikar juga.

 Kendala di penagihan, customer harus mengikuti SOP

pembayaran.
Contoh: invoice sudah jatuh tempo, tapi berkas
payment masih perlu di approval dari MGT customer.
Jawaban :
- Follow up , just informasi saja kepada customer masalah
imvoice sebelum tanggal jatuh tempo, agar customer care
dan cepat dalam permintaan approval MGT customer dan
TANGERANG BRANCH
 LOCATION/VENUE:
Meeting Room JNE BSD
24 Juni 2022

Minutes Of Meeting

payment bisa di lakukan tepat pada tanggal jatuh tempo

Pipit

Stephen
 Customer yang perlu penanggan khusus, seperti Akbar
BAST dan lain-lain nya, menghambat payment dan
juga pengantaraan invoice.
Jawaban: Niko
- Sebelum tanggal pengantaraan invoice , khusus customer-
customer khusus ini. Tidak di perbolehkan pengantaran
dahulu sebelum semua nya lengkap dan siap sempurna
saat pengiriman invoice, agar tidak adanya alas an dalam Stephen
payment customer.

 Claim / koreksi destinasi dan berat menjadi kan

selisih dalam invoice antara billing dengan
customer.yang menyebabkan delay nya payment,
hingga kurang nya dalam pembayaran invoice.
Jawaban:
- Proses claim customer, tidak bisa di hubungkan dengan Ruli
masalah payment invoice yang jatuh tempo payment nya.
(pasal 10; ayat 7)
- Bila terjadi selisih nilai invoice/AWB wajib di infokan ke
tim billing via email, dengan batas waktu H+5 dari
tanggal invoice di terima oleh customer sesuai dengan
POD OR. ( PKS Pasal 7; ayat 2-3). Bila sudah lewat Stephen
tanggal tersebut sudah tidak bisa di revisi dan jatuh tempo
payment sesuai dengan PKS.

 Lembar Invoice yang ada nilai nya, di masukan ke

TANGERANG BRANCH
 LOCATION/VENUE:
Meeting Room JNE BSD
24 Juni 2022

Minutes Of Meeting

dalam amplop invoice.

Jawaban:
- Akan dilakukan perubahaan kepada all customer dan all
invoice, yaitu semua invoice akan di masukan ke dalam
amplop dan di setiap amplop yang tidak memiliki jendela, Ruli
harus di tuliskan manual di depan amplop.
- IR amplop besar dengan jendela (JNE)

 Saat terjadi nya kenaikan penjualan dari customer,

customer menjadi susah bayar. Stephen
Contoh : PT SOS grup , penagihaan menjadi sulit
dengan alas an PKS , dan menahaan payment. Karena
adanya kenaikan omzet.
Jawaban :
- Bila terjadi case seperti ini , dilakukan nya follow up
secara terus menerus dan segera kabarkan tim support
back office untuk membantu handle case ini. Bila sudah
sanggat susah kirim kan surat “ PERJANJIAN Ruli
PEMBAYARAN” dan “SURAT TEGURAN”.

 Lemot dan delay nya computer untuk menunjang

proses cashless
Jawaban : Stephen
- Sudah di gantikan dengan computer lama Stephen, dan
sudah clear masalah lemot dan delay nya.

 Banyak customer yang salah transfer dan juga salam

nominal payment nya.
Contoh :PT Assof selalu melakukan payment invoice
JNE TGR, kepada JNE CGK.
Jawaban :
- Bila terjadi kelebihan di lihat nominal ots nya , bila masih
ada nilai outstanding, dilakukan offset pada jumlah
hutang. Bila memang sudah clear nilai OTSnya.
Customer di infokan dan customer request pengembalian
uang kelebihan, request dilakukan secara email kepada
tim billing.

TANGERANG BRANCH
 LOCATION/VENUE:
Meeting Room JNE BSD
24 Juni 2022

Minutes Of Meeting

- Perlu adakan meeting dengan PT assrof dan sales bahas

case ini.

 Omzet unbill periode 2021 MP,harus di detailkan dan

harus di tanyakan kepada pusat apakah awb tersebut
bisa di bayarkan atau bagaimana.
Jawaban :
- Lakukan detail unbill dan di reportkan secara detail. Ruli
Segera tanyakan kepada Jakarta untuk segera di bayarkan.
Report ini deadline 20 juli 2022.
- Rekon invoice dengan customer khusus dan juga
pembuatan invoice dengan customer khusus, pembuatan Puja, Akbar,
nya di serahkan kepada puja. Niko, All tim
- Niko focus pada penanggan N.A (national account) saja collector
dan juga penagihan ke pusat serta payment kepada daerah
(upi)

Prasetyo
 Outstanding inovasi daya periode 2021 dan 2022
yang dimana masih ada, dan hak daerah masih belum
bisa di bayarkan,karena invoice tersebut belum di
bayarkan.
Jawaban :
- Perlunya kunjungan ke office inovasi daya Bersama sales
dan juga penagihan secar full dari tim billing. Stephen

 Banyak nya resi NA yang salah akun, case yang

sering terjadi adalah resi yang masuk kepada akun
“BCA FINANCE”
Jawaban :
- adakan meeting internal antara billing & sales & CCC &
outbond & pick up.
Nur anggreni
 AWB CCNC bagaimana cara penangaan nya dan bila
cancel sistem apakah masih bisa di tagihkan.
Jawaban :
- Adakan studi banding kepada Billing CGK untuk Stephen

TANGERANG BRANCH
 LOCATION/VENUE:
Meeting Room JNE BSD
24 Juni 2022

Minutes Of Meeting

menanyakan hal perihal CCNC, semua pertanyaan billing

yang perlu di tanyakan ke CGK di rangkum dan di bawa
saat studi banding ke CGK.

 Saat QC ada nilai asuransi yang nominal nya Rp 1.

Apakah ini di hapus saja asuransi nya atau tidak.
Jawaban : Akbar
- Nilai asuransi jangan di hapus dan nilai nya wajib di
tanyakan kepada setiap customer nya, tetapi bila memang
customer itu rutin salah, maka di hapuskan saja dan tidak
berpengaruh terhadap CS dan payment assuransi kepada
CGK (RIA)
 Banyaknya perubahaan nominal ongkir pada invoice
akibat perubahaan dari operasional Stephen
Jawaban :
- Bila terjadi selisih nilai invoice/AWB wajib di infokan ke
tim billing via email, dengan batas waktu H+5 dari
tanggal invoice di terima oleh customer sesuai dengan
POD OR. ( PKS Pasal 7; ayat 2-3). Bila sudah lewat
tanggal tersebut sudah tidak bisa di revisi dan jatuh tempo
payment sesuai dengan PKS.
- Adakan meeting dengan Sales, OTB, CCC

 Customer sirclo masih ada DN , yang dimana ini

terbentuk karena adanya service OKE di sirclo, tetapi Niko
dalam cs3 tidak ada nya OKE dan itu menjadi REG.
ini menjadikan DN invoice nya.
Jawaban :
- Perlu adakan meeting dengan sirclo dan sales. Stephen
- Rekap semua DN yang pernah kita keluarkan untuk case
sirclo ini.

 Bagaimana cara penanggan bila customer , finance

nya berada di daerah Jakarta. Niko, upi, puja
Jawaban :
- Adakan kunjungan sekali ke Jakarta untuk ketemu
finance nya dan lakukan Tindakan seperti mencari kontak
pic finance nya dan juga rules dari invoice JNE.

TANGERANG BRANCH
 LOCATION/VENUE:
Meeting Room JNE BSD
24 Juni 2022

Minutes Of Meeting

 Inventory case
 Setiap SDM yang ada di Billing , wajib
mengumpulan 2-3 masalah yang sering muncul
dalam pekerjaan untuk di jadikan manual book
dalam penanggan masalah bila terjadi ber ulang-
ulang. Deadline atas project ini adalah Qonita
1 Juli 2022

 Switch job
 Pembagian case kolektor dan pemetaan wilayah
yang baru. Stephen
akbar belajar retail
(1 juli 2022, akbar sudah memegang transaksi E-
payment)
 Retail terbagi dua pic
 Cara penagihan dan create invoice yang Qonita
baru
 Penggantaran invoice kepada customer harus siap semua
invoicenya, dan saat terjadi penggantaran harus sesuai Stephen
dengan tanggal dan lokasi yang sudah di tetapkan secara
Bersama oleh tim kolektor
 Akan ada nya notif jatuh tempo via blast chat WA
 Target periode semester 2 2022
 Outstanding di akhir tahun lebih baik dari tahun 2021 Esti
 Bukti potong bisa di lengkapi dengan maksimal 2022
 Tim lebih baik dan kerja sama yang baik
 PENUTUP & TERIMAKASIH Stephen

Esti

TANGERANG BRANCH
 LOCATION/VENUE:
Meeting Room JNE BSD
24 Juni 2022

Minutes Of Meeting

Stephen , pipit

Puja

Stephen

Puja

Stephen

Renaldi

Stephen

TANGERANG BRANCH
 LOCATION/VENUE:
Meeting Room JNE BSD
24 Juni 2022

Minutes Of Meeting

Stephen

Stephen, niko,
akbar, all tim
collector

Stephen

Stephen

TANGERANG BRANCH
 LOCATION/VENUE:
Meeting Room JNE BSD
24 Juni 2022

Minutes Of Meeting

Stephen

APPROVAL MoM
CREATE BY : PERSETUJUAN :

(STEPHEN LIE) (ZULFIKAR)

KOORD. BILLING Spv. FINANCE &

ACCOUNTING
NO NAMA POSISI PARAF
1

TANGERANG BRANCH
 LOCATION/VENUE:
Meeting Room JNE BSD
24 Juni 2022

Minutes Of Meeting

10

11

TANGERANG BRANCH