Nama : Rijali Isnain Haripa

NPM : 2206013281

Saya bekerja di sebuah perusahaan Pelayaran Kontainer/Carrier Shipping Liner di divisi Marketing and
Commercial sebagai staff Space and Trade Management yang memiliki tugas utama memastikan
seluruh kapal yang dimiliki fully utilized. Dalam menjalankan tugas sehari-hari saya selalu tektokan
dengan sales dan booking team. Posisi saya di tengah-tengah Sales dan Booking Team sebagai
penghubung mereka. Terdapat 2 cases pada pekerjaan saya yang ingin saya coba buat Personal Log
Advocay and Inquirynya.

1. Case 1: Oknum salah satu Sales yang tidak mengerti alur bisnis proses yang ada di perusahaan,
padahal sales tersebut sudah cukup senior. Dia kemudian bertanya kepada saya kenapa salah
satu bookingan shipment dia dicancel, setelah saya cek dan analisis permasalahan yang terjadi
saya mencoba memberi penjelasan dengan menerapkan Protocol Advocay and Inquiry kepada
oknum tersebut yang saya rangkum pada kutipan percakapan dibawah ini.

Subject Isi Percakapan Advocay/Inquiry

Sales Selamat Pagi Pak,
Saya Selamat Pagi Bu, ada yang bisa saya Inquiry
bantu, Bu?
Sales Pak saya mau protes, ini kenapa
bookingan saya di cancel?
Saya Maaf Ibu, sebelumnya boleh saya tau Inquiry
bookingan mana yang Ibu Maksud?
Sales Ini Pak (Memberikan satu No. B/L) di
cancel dan customer saya complaint
Saya Oke, bu saya coba cek dan lihat dulu ya. Advocay and Inquiry
Setelah saya lihat di system ini memang
status nya sudah cancel. Apakah ibu
sudah tanya kepada customer kenapa
mereka complaint?
Saya Belum pak, saya Cuma dapat complaint Advocay
dari mereka kalua bookingan mereka ini di
cancel oleh pelayaran.
Saya Apakah Ibu sudah lihat Booking Detail Inquiry
History dari B/L ini?
Sales Tidak Pak, saya langsung hubungi bapak
Ketika saya di complaint sama mereka
Saya Baik bu, Ibu sebetulnya bisa lihat di Advocay
booking detail history terkait Cancellation
reason nya dan untuk kasus ini mereka di
cancel karena tidak ada space di kapal yg
mereka inginkan. Kita juga sudah
mengirimkan Booking Cancel Notification
nya juga, Bu. Mungkin Ibu bisa recheck
dengan customer tersebut.
Sales Owh gitu ya Pak, baik saya akan coba
recheck dengan mereka. Lalu, kalua saya
mau dapat space bagaimana, Pak?
Saya Untuk guideline penerimaan bookingan Inquiry
itu kita sudah ada bu dan kita tampilkan
 dalam report. Apakah ibu tahu dengan hal
ini?
Sales Saya tidak tahu pak
Saya Jadi, sehari-hari bagaimana Ibu Inquiry
memberikan arahan kepada customer?
Sales Saya hanya suruh mereka booking di
website Pak.
Saya Itu malah tidak efektif bu, dan akan Advocay
mengulang kejadian yang sama. Saran
dari saya ibu mulai coba sering-sering
buka report space situation yang sudah
kita buat, dari sana Ibu bisa mendapatkan
gambaran kapal mana yang masih bisa di
isi dan Ibu bisa advice ke customer setelah
itu. Ini merupakan basic business process
kita, Bu.
Sales Owh gitu ya Pak.
Saya Betul bu, selain itu sebelum ibu Advocay
mengeskalasi complaint dari customer ke
kita, alangkah baiknya Ibu terlebih dahulu
lihat booking detail history di system,
sehingga ibu juga paham akar
permasalahan yang ditanyakan customer
dan kita memiliki pemahaman yang sama
untuk memberikan solusi ke mereka.
Sales Baik, terimakasih banyak Pak advice nya.

2. Case 2: Saat ini situasi ekspor impor tidak seramai beberapa bulan terakhir yang menyebabkan
kapal – kapal tidak selalu penuh. Dalam Weekly Meeting, GM saya bertanya kepada tim apa
yang terjadi dan apa yang dapat kita lakukan kita menanggapi issue ini.

Subject Isi Percakapan Advocay/Inquiry

GM Saat ini kita sedang menghadapi
tantangan karena menurunnya aktivitas
ekspor dan saya ingin membahas hal ini
agar kita bisa mengambil Langkah-
langkah strategis menyikapi hal ini
Saya Apakah hal ini berpengaruh terhadap Inquiry
performance perusahaan, Pak
GM Ya, tentu saja
Saya Apakah ada data yang menunjukan ini Inquiry
berpengaruh terhadap perusahaan, Pak?
GM Ya, dari data terlihat liftingan kita 2 bulan
ini turun dan hanya mencapai angka 86%
dari target
Saya Bagaimana kalau ini mungkin terjadi Advcocay
akibat ada issue lain yang mempengaruhi,
Pak? Seperti servis yang kita tawarkan
kurang?
GM Tidak, service kita bagus, kurangnya kita
terlihat pada kapal yang tidak penuh
Saya Apakah ini sudah ditanyakan dari sudut Inquiry
pandang Sales, Pak?
GM Saya baru akan meeting dengan sales
Saya Menurut saya, kita harus melakukan Advocay
market research untuk hal ini Pak,
mungkin saja memang market yang low
dan berdampak ke semua pelayaran.
GM Saya mencoba hubungi beberapa
competitor dan mereka mengatakan
mengalami hal yang sama
Saya Lalu, apa yang mereka lalukan untuk Inquiry
menyikapi permasalahan yang sama ini?
GM Salah satu strategi yang dilakukan adalah
dengan melakukan omission pada salah
satu kapal mereka sehingga hal itu bisa
mengurangi biaya operasional
Saya Dari hal ini saya memiliki beberapa ide Advocay
yang bisa kita lakukan pak, kita bisa
melalukan strategi yang sama untuk
melakukan omission terhadap kapal kita,
atau kita bisa mengambil lebih banyak
peluang dari customer Ketika competitor
tidak memiliki kapal pada minggu
tertentu.
GM Cukup bagus, kita akan coba bahas lebih
lanjut
Saya Selain itu menurut saya, kita juga bisa Advocay
melakukan meeting dengan tim-tim lain
terutama sales karena mereka yang
kontak langsung dengan customer dan
mungkin mereka memiliki masukan
tentang hal-hal strategis yang dapat kita
terapkan
GM Baik, Terimakasih sarannya