Diskusi 8 – Pengantar Ilmu Komunikasi

Teman-teman peserta tuton, sebagai bahan diskusi, saat berlangsungnya pemilu media
massa banyak menyiarkan berita tentang kampanye pemilu yang dilakukan masing-
masing partai peserta pemilu. Menurut teman-teman, kira-kira metode penelitian apa
yang bisa dilakukan dengan data yang disampaikan oleh media massa tersebut?
apakah penelitian survey atau analisa isi?, Silahkan berdiskusi dan gunakan argument
yang tepat dalam berdiskusi

Jawab:

Kampanye Pemilihan merupakan upaya sistematis untuk mempengaruhi atau memberi

efek dari komunikasi politik yang dilakukan terhadap khalayak, terutama calon pemilih. Tujuan
dari kampanye adalah agar calon pemilih memberikan dukungan atau suaranya kepada partai
politik atau kandidat yang sedang berkompetisi dalam suatu pemilihan umum. Pemilihan yang
dimaksud adalah pemilihan anggota parlemen, pemilihan presiden dan wakil presiden, pemilihan
di tingkat daerah baik untuk eksekutif maupun legislatif (Pawito, 2009). Dalam konteks
kampanye, kegiatan memilih media kampanye merupakan hal yang cukup strategis karena
termasuk dalam manajemen perencanaan kampanye. Memilih media kampanye tidak sekedar
menentukan jenis media yang digunakan untuk berkampanye semata, namun juga ketepatan
dalam menjalin dan mengintegrasikan berbagai unsur, yakni media (forum, wahana, model
kampanye), pesan kampanye (informasi, janji, citra, slogan, tema atau isu), subyek penyampai
pesan dan pemahaman yang memadai tentang khalayak yang dituju.

Jenis media untuk kampanye yang tersedia di antaranya adalah jenis media cetak dan
elektronik. Untuk kategori media massa, jenis media cetak dapat berupa surat kabar, majalah,
leaflet dan brosur, sementara media elektronik berupa radio, televisi, film. Untuk media baru yang
bersifat interaktif misalnya adalah telepon selular dan internet (Pawito, 2009). Media massa
menjadi bagian yang tak luput digunakan oleh para kandidat sebagai media untuk melakukan
komunikasi politik. Koran, radio, televisi hingga internet merupakan alternatif media kampanye
yang dapat dipilih.

Metode-metode yang umumnya digunakan dalam penelitian komunikasi politik adalah: Pooling,
Quick Count, Analisis isi (content analysis), Field Research, Framing, Survey, Discourse, Focus
Group Discussion dan lain-lain. Merujuk pada studi kasus yang di jelaskan dalam pertanyaan di
atas, maka metode penelitian yang akan digunakan adalah metode analisis isi. nalisis isi  atau
content analysis merupakan metode penelitian yang membahas secara mendalam isi suatu
informasi tertulis atau tercetak dalam media massa. Analisis isi biasanya digunakan pada
penelitian kualitatif. Pelopor analisis isi adalah Harold D. Lasswell, yang memelopori teknik
symbol coding, yaitu mencatat lambang atau pesan secara sistematis, kemudian diberi
interpretasi. Analisis isi dapat digunakan untuk menganalisis semua bentuk komunikasi, baik
surat kabar, berita radio, iklan televisi maupun semua bahan-bahan dokumentasi yang lain.
Hampir semua disiplin ilmu sosial dapat menggunakan analisis isi sebagai teknik/metode
penelitian.

Analisis isi adalah salah satu jenis metode penelitian yang bersifat objektif, sistematis, dan
kuantitatif serta berkait dengan isi manifest komunikasi. Dalam analisis isi, yang dibedah adalah
pesannya. Studi analisis isi ini menekankan pada bahasa dan menghendaki adanya netralitas.
Akan tetapi, sedikit kelemahan dari analisis isi ini adalah sangat berpengaruh pada subjektivitas
peneliti.

Hal yang membuat metode analisis isi ini patut menjadi pilihan karena sangat efisien dari segi
biaya, dan peneliti dapat menggunakan satu media massa sudah dinilai representatif asal media
massa tersebut bisa menyampaikan isinya secara komprehensif. Di sisi lain, analisis isi tidak
perlu menggunakan responden sehingga dapat menghemat biaya dan waktu, narasumber
terkadang diperlukan untuk memperkuat pendapat semata. Panduan analisis isi ini adalah pada
Coding Sheets.

Data yang dapat dipakai dalam analisis isi beraneka ragam asalkan terdapat data tertulis tetapi
yang utama media massa. Di dalam Ilmu Administrasi Publik, sumber data dapat dipergunakan
dengan menguji isi PerUndang-undangan atau suatu kebijakan tertentu. Bagaimana
keberpihakan UU tersebut kepada pemerintah atau kepada masyarakat, dan sebagainya.

Sumber Belajar:

Prajarto, Nunung. 2021. Modul Pengatar Ilmu Komunikasi. Tangerang Selatan: Penerbit
Universitas Terbuka.

Pawito. 2009. Komunikasi Politik: Media Massa Dan Kampanye Pemilihan. Yogyakarta:
Jalasutra.

Nimmo, Dan. 2005. Komunikasi Politik: Komunikator, Pesan dan Media. Bandung: Rosdakarya.

Diskusi 8-Literasi Informasi

Saudara Mahasiswa,

Ledakan informasi pada era revolusi industri 4.0 membuat perubahan terhadap media
penyimpanan informasi. Laju pertumbuhan informasi sangat cepat, sehingga tidak dapat
dibendung. Apa pendapat saudara terkait kondisi ini terhadap peran literasi informasi?

Jawab:

Peran literasi informasi terhadap ledakan informasi pada era revolusi industri 4.0:

1. Memberi pemahaman dan keterampilan untuk menyadari kapan suatu informasi diperlukan.
Sebagaimana selalu dijelaskan bahwa dewasa ini terjadi kelimpahan sumber-sumber
informasi. Informasi selalu dipublikasi dimana-mana dan dapat dengan mudah diakses.
Kesempatan ini dapat dimanfaatkan oleh setiap orang untuk membuat dirinya selalu
mendapatkan informasi yang paling baru dan sesuai dengan kebutuhannya.

Orang yang sedang mempelajari suatu subyek tertentu hendaknya mengenal sumber-
sumber informasi yang mempublikasikan dan membahas tentang subyek tersebut sehingga
ia dapat selalu meningkatkan pengetahuan dan wawasannya dari materi-materi yang ada.
Orang tersebut juga diharapkan selalu mencari cara agar ia juga selalu mendapatkan
informasi-informasi terbaru tentang subyek yang dipelajari tersebut sehingga
pengetahuannya senantiasa terbaharui atau tidak mengalami ketinggalan informasi.

2. Pemahaman dan keterampilan untuk menemukan informasi. Dewasa ini, mencari informasi
tidak sesulit dulu. Orang dapat mencari informasi di perpustakaan yang berada dalam
lingkungannya, misalnya perpustakaan sekolah tempat ia bersekolah atau perpustakaan
perguruan tinggi tempatnya belajar. Perpustakaan sekolah atau perguruan tinggi lain juga
sudah sangat terbuka bagi pelajar atau mahasiswa dari luar. Selain perpustakaan sekolah
dan perpustakaan perguruan tinggi, tersedia juga perpustakaan lain seperti perpustakaan
umum dan perpustakaan khusus. Pada umumnya perpustakaan sekarang ini sudah dikelola
dengan baik.

3. Mengevaluasi informasi. Tidak semua informasi yang ada diinternet disediakan oleh pihak-
pihak yang bertanggungjawab. Banyak juga orang yang sekedar mengambil informasi dari
tempat lain kemudian disalin kembali dalam suatu halaman web tertentu. Pencari informasi
perlu cermat dan teliti dalam mempelajari sebuah informasi dan dapat menilai apakah
sebuah informasi layak dipelajari, harus diabaikan, boleh dibaca untuk sekedar dijadikan
pembanding atau layak untuk dikutip dan dijadikan bahan referensi.
4. Keempat, Menggunakan informasi yang diperoleh dengan efektif dan mengkomunisikannya
dengan etis.

Yang dimaksudkan dengan kemampuan literasi informasi tidak hanya kemampuan untuk
memahami, menemukan dan evaluasi informasi tetapi juga sampai pada memanfaatkan
informasi yang diperoleh baik untuk membuat produk informasi baru maupun memecahkan
suatu persoalan tertentu. Dalam tahap penggunaan informasi ini diperlukan kemampuan
presentasi atau komunikasi. Kemampuan komunikasi misalnya tentang pengetahuan
menyusun karya tulis dengan mengikuti kaidah-kaidah yang berlaku. Hal ini menyangkut
sistematika penulisan, cara membuat kutipan dan cara menyusun bibliografi. Pengetahuan
membuat karya tulis ini penting untuk menghindari tuduhan adanya plagiat dan merupakan
bentuk penghargaan terhadap karya intelektual pihak lain. Termasuk dalam kemampuan
komunikasi ini adalah ketrampilan memanfaatkan program aplikasi presentasi. Selain
kemampuan untuk menyajikan atau mempresentasikan produk informasi secara efektif, juga
diperlukan kepekaan pada nilai-nilai etika dalam menyampaikan informasi. Banyak pihak di
negara-negara maju seperti para pakar dalam bidang ilmu informasi dan asosiasi-asosiasi
dalam bidang kepustakawanan telah memahami dan mendorong upaya pengembangan
literasi informasi, karena kemampuan ini dipercaya sebagai kemampuan dasar yang
diperlukan setiap individu untuk dapat mengembangkan diri dalam situasi kehidupan modern
yang ditandai dengan perubahan-perubahan yang begitu cepat.

Generasi muda sekarang perlu meningkatkan kemampuan literasi informasinya. Apabila

program pengembangan literasi informasi tersedia di lembaga pendidikan tempatnya belajar,
baik berupa program pendidikan pemakai yang diselenggarakan oleh perpustakaan ataupun
yang sudah terintegrasi dengan proses belajar mengajar dalam kelas, dianjurkan untuk
mengikuti program tersebut. Bagi masyarakat yang tidak memiliki kesempatan seperti di atas,
dapat melakukannya secara mandiri. Kemampuan literasi informasi sangat bermanfaat
sebagai bekal penggemblengan diri menuju generasi emas Indonesia abad 21.

Sumber Belajar:

Septiantono Tri. 2021. Literasi Informasi. Tanggerang Selatan: Penerbit Universitas Terbuka.

Supriyatno, Helmi. 2019. Peran Literasi Informasi di Era Industri 4.0. Diakses melalui:
https://www.harianbhirawa.co.id pada 03 Desember 2022.

Diskusi 8 – Manajemen Pemerintahan

Dalam melakukan diskusi mahasiswa tidak diperkenankan copy paste, menyunting atau
foto bahasan dari uraian modul yang kemudian diposting dalam halaman tersebut untuk
merespon diskusi.  Jika menyunting teori kemukakan sumbernya. Tutor minta agar yang
diposting adalah rumusan sendiri merujuk kepada materi yang didiskusikan.

Substansi yang harus Anda diskusikan menyangkut hal di bawah ini.

Mengapa Masih Tertinggal

Diskusikan berbagai aspek filosofi negara maju mana saja yang sesuai dan dapat
diterapkan di Indonesia dan tidak berseberangan dengan kemajemukan lokal dan spirit
manajemen negara Indonesia!

Kemukakan pemikiran Anda untuk dapat mengejar berbagai ketertinggalan dalam

pembangunan di Indonesia dewasa ini!

Jawab:

Aspek atau karakter yang dapat Indonesia terapkan dari negara maju yaitu penggunaan teknologi
dan kerja sama internasional.Indonesia dapat menyaring perkembangan dari negara maju.
Negara maju adalah negara yang telah mampu mencapai tujuan pembangunannya, sedangkan
negara berkembang adalah negara yang tingkat kesejahteraan penduduknya masih moderen
atau berada dinegara berkembang, predikat negara maju dan berkembang diberikan kepada
unsur unsur tertentu suatu negara tingkat ekonomi, kemajuan teknologi, keamanan dan faktor
lainnya dapat membuat suatu negara menjadi tempat yang ideal bagi orang untuk hidup.

Berbagai aspek filosofi negara maju yang sesuai dan dapat diterapkan di Indonesia dan tidak
berseberangan dengan kemajemukan lokal dan semangat manajemen negara Indonesia
contohnya adalah negara Jepang. Aspek negara Jepang yang dapat diterapkan di Indonesia
adalah:

1. Sistem bonus dan kemudahan kerja. Dalam bidang ekonomi ada dua hal yang menonjol
dalam perusahaan besar Jepang yaitu setiapperusahaan besar di Jepang memberikan
bonus kepada karyawan sekali dalam enam bulan dan perusahaan Jepang mengenal
system karyawan sementara terutama bagi karyawan wanita. Di Indonesia bisa
menerapkan sistem ini agar karyawan mampu bekerja dengan maksimal dengan
harapan ketika sudah bekerja secara maksimal dia akan menerima bonus.
 2. Jalan karier yang tidak berdasarkan pada spesialisasi. Perkembangan karier seseorang
tidak diperoleh melalui kecakapan atas keahlian dalam satu bidang tugas tetapi dilalui
dengan jalan yang berliku dalam perusahaan tempat dia bekerja. Di Indonesia bisa
menerapkan system ini agar seorang karyawan bisa lebih mengetahui lebih jauh tentang
perusahaan dan job deskripsi yang dia jabati. Ketika seseorang sudah terbiasa dengan
job tersebut maka dia akan profesiaonal dalam bekerja karena sudah paham apa yang
harus ia lakukan.

3. Mekanisme pengawasan. Pengawasan diserahkan kepada individu-individu yang terlibat

dalam bekerja sama secara keseluruhan. Di Indonesia bisa menerapkan system ini untuk
meningkatkan produktivitas karena semua pihak merasa memiliki atau berkepentingan
dengan perusahaan terutama kesungguhan setiap orang dalam usaha meningkatkan
produktivitas karena semua pihak merasa memiliki atau berkepentingan dengan
perusahaan.

4. Tanggung jawab dalam manajemen. Pucuk pimpinan perusahaan tidak akan berfikir
bahwa tanggung jawab terletak di pundaknya seorang karena dia merasa bahwa
tindakan yang diambil adalah berdasarkan usulan yang disampaikan oleh para
bawahannya.

Selain itu, empat aspek utama yang harus dicapai untuk bisa berkembang menjadi negara yang
lebih maju, antara lain:

1. Pemberantasan Korupsi Pada Berbagai Lembaga.

2. Tenaga Kerja Berpendidikan.
3. Infrastruktur Memadai dan Telekomunikasi Canggih.
4. Kekuatan Militer, Keamanan, Hukum dan Ketertiban.

Sumber Belajar:

Mirrian Sjofyan Arid, dkk. 2021. Modul Manajemen Pemerintahan. Penerbit Universitas Terbuka;
Tangerang Selatan.

Diskusi 8 – Manual Kearsipan

Hello mahasiswa UT,

Selamat bergabung Forum Diskusi 8 Matakuliah ASIP4205 Manual Kearsipan. 

Sebelum berdiskusi, silakan Anda lebih dulu membaca Modul 8 dan 9 dalam BMP
Manual Kearsipan.

Penilaian arsip dalam rangka pemusnahan merupakan tindakan menganalisis apakah

arsip yang menurut JRA dinyatakan musnah benar-benar sudah boleh dimusnahkan.
Sedangkan pemusnahan adalah pembunuhan suatu arsip dengan cara menghancur
leburkan secara total sampai sampai tidak dikenali lagi baikbentuk fisiknya maupun
informasinya. Tetapi mengapa ketika instansi akan memusnahkan arsipnya harus dilaku
kan penilaian lagi ? Bukankah sudah dinyatakan dengan jelas dan tegas dalam JRA me
ngenai nasib akhir arsip ? Kalau demikian apa fungsi dari JRA?

(Saya sangat menghargai mahasiswa yang menyampaikan

tanggapan/jawaban/opini/sanggahan/komentar/masukan terkait topik diskusi dengan
menghindari copy-paste, plagiarisme dan mohon menggunakan bahasa yang baik dan
santun. Silahkan cantumkan contoh dan sumber bacaan/referensi yang anda gunakan
untuk mendapat nilai lebih)

SELAMAT BERDISKUSI 

Jawab:

Jadwal retensi arsip (JRA) merupakan suatu daftar yang memuat jenis arsip dengan penentuan
batas usia atau retensi baik ketika masih aktif ataupun inaktif dengan penentuan nasib musnah
atau permanen. Dengan demikian, ketika penentuan tersebut sudah dilakukan penilaian, serta
tindakan apa yang harus dilakukan setelah jatuh waktu. Bila suatu instansi telah memiliki JRA ini
maka secara mudah dapat dilakukan penyusutan arsip.

JRA memiliki beberapa unsur , antara lain masalah pokok yang utama terkandung dalam JRA
yang secara umum dapat dikeleompokan menjadi masalah:

1. Masalah substantif adalah arsip yang terkandung dari kegiatan organisasi yang bersifat
tuas pokok. Tugas ini lah yang membedakan antara organisasi satu dengan lainnya.
2. Fungsi fasilitatif adalah fungsi organisasi yang bersifat penunjang (housekeeping
records) adalah kegiatan organisasi yang bersifat penunjang dan semua organisasi
memiliki jenis arsip ini, misalnya kegiatan kepegawaian, keuangan, perlengkapan.
Sedangkan fungsi retensi arsip sebagai berikut:
 1. Untuk mengidentifikasikan arsip yang permanen dan untuk mengetahui waktu yang tepat
untuk memindahkan arsip inaktif ke pusat arsip atau arsip statis ke Lembaga kearsipan.
Dengan begitu arsip bernilai guna sekunder (statis) dapat diselamatkan sebabai memori
kolektif bangsa.
2. Untuk mengidentifikasikan arsip yang mempunyai sifat simpan sementara dan untuk
mengetahui waktu yang tepat untuk memusnahkan arsip. Dalam rangka ini dapat juga
diperoleh jaminan kepastian hukum (arsip sebagai alat bukti yang sah).
3. Memberikan keterangan arsip yang langsung dapat dipindahkan dan yang musnah.
Memberikan otorisasi atau hak bagi organisasi untuk memusnahkan arsipnya.
4. Efesiensi dalam pengolahan arsip (ruang, peralatan, SDM dan biaya) kerena penyusutan
dilakukan secara berkala.
5. Efektifitas dalam pendayagunaan arsip (retrival of archives) karena arsip yang disimpan
adalah benar – benar dibutuhkan sehingga memudahkan penemuan kembali.
Contoh implementasi
mengapa ketika instansi akan memusnahkan arsipnya harus dilakukan penilaian, meskipun
sudah dinyatakan dengan jelas dan tegas dalam JRA mengenai nasib akhir arsip.

Dilansir dari laman resmi Disukcapil Kab. Purworejo, Dalam rangka pelaksanaan tahapan
kegiatan pemusnahan arsip, Panitia Penilai dan Pemusnah Arsip Disdukcapil Kabupaten
Purworejo Tahun 2020 melaksanakan penilaian dan pencermatan terhadap arsip yang diusulkan
musnah. Dalam penilaian tersebut, di samping mencermati Jadwal Retensi Arsip dan nasib akhir
arsip dilakukan pula verifikasi fisik arsip sebagai upaya meyakinkan arsip yang tidak lagi bernilai
guna dan bernasib akhir musnah serta meyakinkan bahwa dimungkinkan terdapat arsip yang
masih memiliki nilai guna sekunder atau memiliki nilai guna sejarah sehingga berpotensi usul
serah ke Lembaga Kearsipan Daerah.
Hasil dari penilaian dan verifikasi fisik arsip oleh Panitia Penilai dan Pemusnah Arsip disepakati
dan dirumuskan menjadi Surat Pertimbangan Panitia Penilai Arsip Dinas Kependudukan dan
Pencatatan Sipil Kabupaten Purworejo Tahun 2020 yang digunakan sebagai dasar permintaan
Persetujuan Bupati tentang Pemusnahan Arsip di Lingkungan Dinas Kependudukan dan
Pencatatan Sipil Kabupaten Purworejo Tahun 2020.

Sumber Belajar:

Sumrahyadi, dkk. 2021. Modul Manual Kearsipan. Penerbit Universitas Terbuka; Tangerang
Selatan.

Dinduk Capil Kab Purworejo. 2020. Pentingnya Penilaian Dan Verifikasi Fisik Arsip Yang Akan
Dimusnahkan
Diakses melalui https://disdukcapil.purworejokab.go.id/ pada 03 Desember 2022

Diskusi 8 – Dasar-Dasar Informasi

Topik dalam diskusi 8 kali ini mengacu pada pemahaman tentang Dampak Sosial
Teknologi Informasi. Diskusi diharapkan berjalan dengan dua arah karena seperti yang
kita ketahui bahwa metode yang mampu untuk menambah daya serap pengetahuan
dalam program ini adalah melalui Teach Others (90%) dan Discussion Group (50%).

Pengantar diskusi:

Masyarakat Informasi adalah masyarakat yang bergantung pada jejaring informasi dan
komunikasi elektronik, serta mengalokasikan sebagian besar sumber dayanya bagi
aktivitas-aktivitas informasi dan komunikasi (Melody, 1990) dalam McQuail, 1992)

Masyarakat Informasi (McQuail, 2004) adalah masyarakat berbasis data digital.

Janji masyarakat informasi adalah membebaskan umat manusia dari kesengsaraan

melalui peningkatan kesejahteraan dan demokratisasi yang dicapai berkat pemanfaatan
Teknologi Informasi (TI)

Masyarakat informasi adalah masyarakat terdidik yang sangat dipengaruhi oleh

perkembangan pengetahuan dan informasi, terutama yang dikomunikasikan lewat
beragamnya media terutama media elektronik (Ati, dkk, 2013)

Karakteristik utama yang digunakan untuk mendefinisikan masyarakat informasi

menurut Webster antara lain:
1. Technological/Karakter teknologi
2. Economic/Karakter ekonomi
3. Occupational/karakter penghasilan
4. Spatial/karakter kewilayahan
5. Cultural/karakter budaya
Pemantik diskusi:

 Jelaskan apa yang Anda ketahui tentang knowledge management dan

knowledge sharing?

Pertanyaan di atas hanya sebagai pemantik diskusi. Jadi, selain menjawab pertanyaan
tersebut Anda harus memberikan tanggapan/pertanyaan lain terkait bahasan minggu ini
untuk kita diskusikan bersama.

Selamat berdiskusi.

Jawab:

Knowledge management merupakan bidang interdisipliner dari berbagai bidang seperti ekonomi,
manajemen, filsafat, kebijakan umum, ilmu informasi, sistem informasi, teknik, sosiologi, dan
berbagai bidang lainnya. Dengan pendekatan dari berbagai bidang, kita akan menemukan
berbagai definisi knowledge management dari mesin pencarian (search engine). Berikut dua
pengertian knowledge management yang pragmatis dan klasik.

“Knowledge Management is understand, focus on, and manage systematic, explicit, and
deliberate knowledge building, renewal, and application-that is, manage effective knowledge
processes”, (Wiig, 1997; Desouza & Paquette: 2011)

“Knowledge management is getting the right information in front of the right people at the right
time”, (Petrash, 1996; Desouza & Paquette: 2011)

Dari dua pengertian di atas dapat disimpulkan bahwa knowledge management adalah tentang
bagaimana sebuah organisasi berjalan secara efektif dengan mengaplikasikan aset
pengetahuan. Semua jenis orgaisasi harus mengelola pengetahuan jika ingin mencapai
tujuannya.

          Dalkir (2011) menggambarkan proses knowledge management sebagai sebuah proses
yang terintegrasi dan berulang. Dalkir (2011) menggambarkannya dalam sebuah sikluse bagaia
berikut:

Terdapat tiga komponen yaitu: penangkapan dan/atau pencipataan pengetahuan, diseminasi dan
berbagi pengetahuan, serta akuisisi dan aplikasi pengetahuan. Di antara komponen ini terdapat
proses yang berlangsung. Dari penangkapan dan/atau pencipataan pengetahuan ke diseminasi
dan berbagi pengetahuan, terjadi proses penilaian. Jadi tidak semua pengetahuan yang
ditanngkap maupun diciptakan dapat disebar dan dibagi ke semua orang. Pada komponen
diseminasi dan berbagi pengetahuan ke akuisisi dan aplikasi pengetahuan, terjadi proses
kontekstualisasi. Tidak semua pengetahuan dapat diakusisi maupun diaplikasikan. Hal ini
tergantung dengan konteks dan kebutuhannya. Pada komponen akuisisi dan aplikasi
pengetahuan ke penangkapan dan/atau pencipataan pengetahuan terjadi proses pembaruan.

Terdapat empat komponen yang dibutuhkan untuk mengelola pengetahuan. Pertama adalah
pengetahuan. Knowledge management tidak ada tanpa adanya pengetahuan. Dalam mengelola
pengetahuan, dibutuhkan pengetahuan untuk memilih pengetahuan yang bernilai untuk dikelola.
Komponen kedua adalah orang. Komponen ini sama pentingnya dengan pengetahuan, karena
pengetahuan bersumber dari orang baik secara langsung maupun tidak langsung. Komponen
ketig adalah proses. Proses adalah artifak mekanis dan logis yang mengarahkan bagaiamana
sebuah organisasi dapat berjalan. Komponen yang terakhir adalah teknologi. Teknologi tidak
akan membuat organisasi berbagi pengetahuan, tetapi jika orang ingin berbagai pengetahuan,
teknologi dapat meningkatkan capaian dan cakupannya.

Elemen Utama dalam Knowledge Management

Setidaknya terdapat empat elemen yang sangat penting di dalam knowledge management.
Keempat elemen tersebut adalah sebagai berikut:

1. Elemen yang paling utama adalah mempunyai sifat diskrit, yang mana tidak mempunyai
arti bila tidak diproses, termasuk di dalamnya jenis data, seperti kata, angka, kode, tabel,
sampai basis data tertentu.
2. Elemen yang kedua adalah data yang sudah diproses, dengan menghubungkan satu
elemen dengan elemen yang lainnya, sehingga akan mempunyai arti. Informasi tersebut
bisa berupa konsep, gagasan, ide, kalimat, ataupun cerita yang sangat sederhana.
3. Elemen yang ketiga adalah serangkaian informasi yang terorganisir terkait suatu bidang
khusus yang lebih mudah untuk dimengerti. Pengetahuan ini mencakup kerangka kerja
yang konseptual, fakta, cerita kompleks, teori, dan aksioma.
4. Elemen yang terakhir adalah hasil terapan dari pengetahuan yang mampu dijadikan
dasar dalam mengambil keputusan, seperti paradigma, buku, tradisi, sistem, filosofi,
prinsip, dan kebenaran.

Aspek yang paling utama yang menjadi subjek di dalam knowledge management adalah
pengetahuan atau knowledge itu sendiri. Umumnya, ada dua jenis pengetahuan yang harus
Anda ketahui, yaitu:
1. Tacit (know-how)
Jenis pengetahuan ini masih berbentuk pemikiran yang terdapat di dalam otak manusia. Tacit
termasuk bagian yang sangat sulit untuk dipahami, dikomunikasikan dan diartikan dalam bentuk
yang lain yang lebih terstruktur. Hal tersebut dikarenakan tacit yang diambil dari sumbernya, yaitu
intuisi, pengalaman pribadi, dan juga konteks yang cenderung tidak pasti.
2. Explicit (know-what)
Kebalikan dari tacit, explicit adalah suatu wujud pengetahuan yang lebih mudah untuk dimengerti,
dikomunikasikan dan juga diartikan dalam wujud lain yang lebih terstruktur. Pengetahuan jenis ini
juga mudah dijelaskan dalam media tertentu, sehingga bisa dikelola dengan sistem manajemen
pengetahuan.

Sedangkan, Knowledge Sharing Salah satu konsep yang mendukung proses manajemen
pengetahuan adalah proses berbagi pengetahuan (knowledge sharing). Proses berbagi informasi
ini melihat bahwa organisasi mempunyai kecenderungan untuk melakukan akses serta berbagai
akses pengetahuan dan informasi dengan organisasi lain. Kemudian, melibatkan penggunaan
maksimal konteks transfer pengetahuan dan informasi (information and knowledge transfer).

Berdasarkan pemahaman atas lingkungan dalam dan luar sebuah organisasi, menurut
Cummings (2003: 1) terdapat lima dimensi utama yang dapat memengaruhi keberhasilan
implementasi dari proses knowledge-sharing. Pertama adalah hubungan antara sumber dan
penerima informasi; kedua bentuk dan lokasi dari pengetahuan tersebut dalam organisasi; ketiga
paradigma pembelajaran dari penerima pengetahuan; keempat kapabilitas dari pihak yang
menjadi sumber proses knowledge-sharing; dan kelima adalah lingkungan yang lebih luas tempat
terjadi proses berbagi pengetahuan.

Lima konteks utama yang mendukung proses knowledge-sharing yaitu.

1. Source Context
2. Relational Context
3. Recipient Context
4. Knowledge Context
5. Recipent.

Berkaitan dengan bentuk pengentahuan dalam knowledge sharing, Noerracham (2004) secara
spesifik memberikan pemahaman mengenai peran teknologi dalam konsep berbagai
pengetahuan. Dalam konteks tersebut, menurut Noerracham (2004), sebuah produk dari sharing
pengetahuan yang baik memiliki empat elemen sebagai berikut :
1. Elemen pertama dan yang paling mendasar melibatkan sebuah repositori dokumen.
2. Elemen kedua melibatkan perhatian pada kebutuhan terhadap komunitas pengguna
pengetahuan (community of practice-CoP).
3. Elemen yang ketiga adalah navigasi.
4. Elemen keempat adalah flow (Aliran).

Terkait dengan elemen pertukaran penegtahuan dalam organisasi, Levin et al. (2002) dalam
penelitiannya untuk IBM institusi for Knowledge-Based Organization membrikan beberapa factor
Potensial yang memengaruhi proses knowledge sharing.
1. Demographic similarity.
2. Organizational similarity.
3. Social similarity.
4. Knowledge source.

Sumber Belajar:

Sri Ati, dkk. 2021. Modul Dasar-Dasar Informasi. Tangerang Selatan: Penerbit
Universitas Terbuka.

Dalkir, Kimiz. 2011. Knowledge Management in Theory and Practice, Burlington, MA,
Elsevier Butterworth-Heinemann

Desouza, K. C., & Paquette, S. (2011). Knowledge Management An Introduction. New

York: Neal-Schuman Publisher,Inc.

Kurniawati, Susanti. 2013. Model Penerapan Knowledge Management pada BUMN

Penyelenggaraan Bisnis Jasa Telekomunikasi. Jurnal Manajemen Bisnis.

Diskusi 8 – Sejarah Kearsipan

Pada sesi kedelapan ini anda diminta untuk mendiskusikan bagaimana pengelolaan
arsip dengan sistem kearsipan pola baru, atau yang dikenal dengan sistem kartu
kendali. Diskusikan apa ciri-ciri pengeolaan arsip dengan sistem pola baru

Selamat berdiskusi
Untuk menghadapi ujian akhir semester, saya ingatkan kepada anda semua agar
menyiapkan ujian dengan serius dengan membaca ulang semua bahan ajar yang sudah
anda miliki. Jika ada yang belum memiliki bahan ajar atau buku materi pokok, atau
modul, silahkan membuka bahan ajar digital atau membuka ruang baca virtual pada
perpustakaan digital UT.

Jawab:
Sistem Kearsipan Pola Baru/Sistem Kartu Kendali, suatu sistem kearsipan yang merupakan satu
kesatuan, di dalamnya meliputi; pengurusan surat, kode klasifikasi, indeks, tunjuk silang,
penataan berkas, penemuan kembali arsip, dan penyusutan arsip. Hal yang baru pada sistem
kartu kendali dibandingkan dengan sistem-sistem terdahulu adalah:

1. Adanya perbedaan perlakuan terhadap surat penting dan tidak penting.

2. Pemberkasan harus didasarkan pada filing plan.
3. Adanya subsistem penyusutan arsip.

Sarana-sarana dalam sistem kearsipan pola baru antara lain meliputi; kartu kendali, lembar
pengantar, lembar disposisi, dan pola klasifikasi. Yang perlu digarisbawahi dari deskripsi singkat
tentang sistem-sistem kearsipan di atas adalah bahwa sesuai dengan kondisi zaman dan
kebutuhan pada masanya sistem-sistem tersebut diimplementasikan dan dikembangkan.

Dari aspek konsep kearsipan kekinian, dapat dianalisis bahwa beberapa komponen dalam
sistem-sistem di atas belum mampu mendukung seluruh sub sistem dalam manajemen
kearsipan, misalnya beberapa sistem tidak memfasilitasi penyusutan dan lain-lain. Namun
dinamika yang ada pada sistem-sistem tersebut menuntut pengembangan dan penyempurnaan.

Idealnya dari berbagai sistem yang pernah dikembangkan tersebut bisa dilahirkan sebuah sistem
yang mampu memenuhi konsekuensi manajemen kearsipan yang baik, barangkali hal tersebut
yang sebenarnya diharapkan dari munculnya Sistem Kearsipan Pola Baru pada awal 1970-an.

Ciri-ciri pengelolaan arsip dengan sistem pola baru, antara lain:

1. Sarana pencatatan surat masuk dan surat keluar yang termasuk surat penting dilakukan
dalam surat kendali, sedangkan untuk surat biasa dan surat rahasia dicatat dalam lembar
pengantar surat biasa atau rahasia. Untuk surat masuk dibuat 4 rangkap, dengan warna
putih, hijau, kuning, merah, sesuai dengan keinginan. Untuk surat keluar, kartu kendali
dibuat 3 rangkap, dengan warna putih, kuning, dan merah.
2. Pengurusan surat masuk melalui kartu kendali meliputi kegiatan penerimaan,
pengarahan, pencatatan, pengendalian, dan penyimpanan.
3. Pengurusan surat keluar melalui sistem kartu kendali meliputi kegiatan yang dilaksanaka
oleh tata usaha pengolah dan unit kearsipan.
4. Pengurusan surat dengan sistem kendali harus dilengkapi pula dengan daftar pengendali
surat masuk dan keluar. Daftar pengendali surat masuk atau keluar adalah daftar yang
dipergunakan untuk menginventarisasi naskah dinas masuk dan dinas keluar, yang
sudah dicatat dalam kartu kendali sekaligus sebagai alat kontrol.
5. Pengurusan surat biasa atau rahasia menggunakan lembar pengantar. Lembar
pengantar adalah formulir yang dipergunakan sebagai alat penyampaian untuk naskah
dinas biasa dan naskah dinas rahasia atau tertutup.
6. Penataan berkas dilaksanakan berdasarkan masalah (subjek) surat dengan
menggunakan pola klasifikasi untuk mempermudah pemberkasan secara kronologis,
logis, dan konsisten.
 7. Kerangka penataan berkas meliputi:
1) Sekat pertama (guide i) diberi judul primer, yaitu pokok masalah.
2) Sekat kedua (guide 2) diberi judul sekunder, yaitu submasalah.
3) Sekat ketiga (guide 3) diberi judul tertier, yaitu submasalah.
4) Folder, yaitu tempat surat atau arsip

Sumber Belajar:
Agus Santoso, dkk. 2021. Modul Sejarah Kearsipan. Penerbit Universitas Terbuka:
Tangerang Selatan.
Operator Pustaka. 2017. Sistem Kearsipan di Idonesia. Diakses melalui:
https://pustakaarsip.kamparkab.go.id Pada 03 Desember 2022