Vol. 2 No. 2, Juli 2019, hlm. 107 – 114 ISSN 2614-7912 (Print)
DOI: https://doi.org/10.33330/jurdimas.v2i2.369 ISSN 2622-3813 (Online)
Available online at https://jurnal.stmikroyal.ac.id/index.php/jurdimas
Rizaldi
Sistem Informasi, STMIK Royal Kisaran
email: rizaldipiliang.rp@gmail.com
Abstract: Office administration data processing training using the Microsoft Excel application
on the Pinanggripan Village Hall device, Air Batu District, Asahan Regency is an activity that
provides knowledge and how to use tools, tables, formulas, etc. in Microsoft Excel applications
in detail and in depth on device of Pinanggripan Village Hall. The method of training carried
out is by practicing directly on a laptop and raising common cases that are usually done by
administrative staff at offices. The output of this training activity is that participants can design
reports using tables, presenting office information using diagrams, processing data effectively
and efficiently.
107
Jurdimas (Jurnal Pengabdian Kepada Masyarakat) Royal
Vol. 2 No. 2, Juli 2019, hlm. 107 – 114 ISSN 2614-7912 (Print)
DOI: https://doi.org/10.33330/jurdimas.v2i2.369 ISSN 2622-3813 (Online)
Available online at https://jurnal.stmikroyal.ac.id/index.php/jurdimas
masyarakat mereka tetap berjalan dengan cara manual, sehingga pengolahan da-
baik dan tidak ada masalah, karena ta tersebut tidak efektif dan efesien.
masyarakat Desa Pinanggripan dikenal san- Untuk itu, diperlukan pengetahuan
gat toleran terhadap perbedaan. tentang otomatisasi dalam memproses
Masyarakat pada desa ini di domi- data-data tersebut menggunakan ap-
nasi oleh suku melayu yang juga dikenal likasi Microsoft Excel.
dengan sifat ramah dan bersahabat. Hal ini Tim pengabdian kepada
terbukti ketika tamu berkunjung ke desa ter- masyarakat sudah melakukan komu-
sebut, dilayani dengan sepenuh hati dan nikasi dengan pihak Balai Desa
dengan wajah yang jernih. Selama ini tidak Pinanggripan untuk melakukan
ada masalah yang sangat berat yang dihada- kegiatan abdimas pada desa tersebut.
pi oleh masyarakat Desa Pinanggripan, han- Dalam komunikasi tersebut, kepala
ya saja pada Balai Desa Pinanggripan desa berharap agar Tim kegiatan
Kepala Desa kesulitan dalam mengolah data pengabdian kepada masyarakat dapat
administrasi perkantoran. Dengan minimnya memberikan pelatihan secara maksi-
pengetahuan penggunaan teknologi informa- mal terhadap perangkat-perangkat
si, Balai Desa Pinanggripan kesulitan Balai Desa Pinangriban termasuk
memproses data dengan cepat sehingga pe- kepala desa tentang penggunaan ap-
layanan terhadap masyarakat tidak likasi Microsoft Excel dalam men-
maksimal. golah data perkantoran. Dalam
Balai Desa Pinanggripan merupakan kegiatan ini kepala desa menyediakan
kantor desa yang menangani permasalahan- tempat selama kegiatan dilangsungkan
permasalahan kepemerintahan Desa Pinang- dan fasilitas-fasilas penunjang yang
gripan. Salah satu bentuk kegiatan yang dil- mereka punya untuk mendukung
akukan Balai Desa Pinanggripan adalah me- kegiatan ini berjalan dengan baik dan
layani masyarakat setempat dalam mengurus lancar.
segala sesuatu yang berhubungan identitas
dan status masyarakat pada desa tersebut.
Misalnya, urusan Kartu Tanda Penduduk METODE
(KTP), Kartu Keluarga (KK), dan lain se-
bagainya. Selain berkegiatan melayani kebu- Tahapan atau langkah-langkah
tuhan-kebutuhan masyarakat, Balai Desa yang ditempuh untuk kelancaran dan
Pinanggripan juga melakukan pengolahan tercapainya tujuan kegiatan pengabdi-
data-data lainnya yang masuk ke kantor un- an kepada masyarakat ini adalah:
tuk dijadikan laporan pertanggungjawaban 1. Mempersiapkan materi yang akan
pada tingkat kecamatan. diberikan, baik modul, slide
Selama ini penggunaan aplikasi Mi- presentasi, dan alat peraga
crosoft Excel dalam mengolah data admin- lainnya.
istrasi kantor pada Balai Desa Pinaggripan 2. Memastikan tempat dan fasilitas
belum maksimal. Misalnya, perancangan pendukung seperti in focus, pro-
tabel yang digunakan masih berantakan, jector, dan lain-lain sudah standby
proses perhitungan baik cara membagi, pada saat kegiatan akan dilang-
mengali, menambah, mengurang, akumulasi sungkan.
data berbentuk angka masih dengan cara 3. Sebelum kegiatan dilakukan pe-
manual dan memutuskan sesuatu dari serta yang mengikuti kegiatan ini
berbagai kondisi juga masih diproses dengan
108
Jurdimas (Jurnal Pengabdian Kepada Masyarakat) Royal
Vol. 2 No. 2, Juli 2019, hlm. 107 – 114 ISSN 2614-7912 (Print)
DOI: https://doi.org/10.33330/jurdimas.v2i2.369 ISSN 2622-3813 (Online)
Available online at https://jurnal.stmikroyal.ac.id/index.php/jurdimas
109
Jurdimas (Jurnal Pengabdian Kepada Masyarakat) Royal
Vol. 2 No. 2, Juli 2019, hlm. 107 – 114 ISSN 2614-7912 (Print)
DOI: https://doi.org/10.33330/jurdimas.v2i2.369 ISSN 2622-3813 (Online)
Available online at https://jurnal.stmikroyal.ac.id/index.php/jurdimas
110
Jurdimas (Jurnal Pengabdian Kepada Masyarakat) Royal
Vol. 2 No. 2, Juli 2019, hlm. 107 – 114 ISSN 2614-7912 (Print)
DOI: https://doi.org/10.33330/jurdimas.v2i2.369 ISSN 2622-3813 (Online)
Available online at https://jurnal.stmikroyal.ac.id/index.php/jurdimas
111
Jurdimas (Jurnal Pengabdian Kepada Masyarakat) Royal
Vol. 2 No. 2, Juli 2019, hlm. 107 – 114 ISSN 2614-7912 (Print)
DOI: https://doi.org/10.33330/jurdimas.v2i2.369 ISSN 2622-3813 (Online)
Available online at https://jurnal.stmikroyal.ac.id/index.php/jurdimas
c) Font: digunakan untuk merubah berapa sell yang sama, maka kita
font tampilan. dapat menentukan ada berapa
d) Effects: digunakan untuk meru- banyak sell yang sama terse-
bah/memberi effects tampilan. but. Contoh
2) Group Page Setup =countif(B15:B20,criteria sma
a) Margins: berfungsi untuk memberi yg dicari)
lebar batas kertas. d. Sumif, digunakan untuk menghi-
b) Orientation: berfungsi untuk men- tung jumlah data dengan criteria
gubah posisi kertas, portrait tertentu dan kemudian data yang
(berdiri) ataupun landscape (tidur). sama tersebut ditotalkan,
c) Size: berfungsi untuk merubah uku- caranya cukup dengan me-
ran kertas untuk menggubah ukuran masukkan rangenya, criteria yg
kertas. sma, kemudian masukkan range
d) Print Area: berfungsi untuk menen- yg akan dijumlahkan. contoh;
tukan luas area yang akan diprint =SUMIF(F17:F22,2,F17:F22)
dalam satu halaman. e. sum, yaitu rumus yang
e) Breaks: berfungsi untuk memutus- digunakan untuk menjumlahkan
kan halaman/mengosongkan hala- total dari beberapa range, con-
man bawah, sehingga berada pada tohnya saja =SUM(A1:A5)
halaman berikutnya. f. min, yaitu rumus yang
3) Group Scale To Fit digunakan untuk mengetahui
a) Width: berfungsi untuk menentukan variable angka yang paling kecil,
skala lembar kerja pada hasil printout caranya dengan menggabungkan
(berdasarkan lebarnya). beberapa range dari yang ingin
b) Height: berfungsi untuk menentukan diketahui jumlah yang paling
skala lembar kerja pada hasil printout kecilnya, contoh =min(A2:A17)
(berdasarkan tingginya). g. Max, merupakan kebalikan dari
min, caranya pun juga sama con-
5. Rumus-Rumus dan Penggunaan Pada toh; =max(A5:A15)
Microsoft Excel h. Right, yaitu penggunaan untuk
a. Penggunaan rumus pada excel yang mengambil beberapa karakter
paling mudah yaitu operasi penjumla- dari sebelah kanan, caranya
han dan pengurangan, caranya cukup dengan memasukkan text atau
gampang yaitu menambahkan sell satu juga sell yang dipilih. con-
dengan lainnya, contohnya (=A1+A2) tohnya; =right(B15,3)
b. Count, merupakan rumus untuk i. Mid, yaitu penggunaan untuk
menghitung banyak angka(hanya ang- mengambil beberapa karakter
ka) dalam sebuah range. Contoh dari tengah, cukup memasukkan
=count(A2,A5) teks/sellnya kemudian masukkan
c. Counta, dugunakan untuk menghitung start num/dimulai dari karakter
banyak data (dpt berupa angka atau berapa dan terakhir masukkan isi
huruf) dalam sebuah range dan berapa karakter ingin diisi, con-
caranyapun masih sama dengan count. toh; =mid(A5,2,5)
countif, dugunakan untuk menghitung j. Left, ini adala kebalikan dari
banyak data dengan criteria tertentu, right, yaitu mengambil karakter
misalnya dalam sebuah range ada be-
112
Jurdimas (Jurnal Pengabdian Kepada Masyarakat) Royal
Vol. 2 No. 2, Juli 2019, hlm. 107 – 114 ISSN 2614-7912 (Print)
DOI: https://doi.org/10.33330/jurdimas.v2i2.369 ISSN 2622-3813 (Online)
Available online at https://jurnal.stmikroyal.ac.id/index.php/jurdimas
113
Jurdimas (Jurnal Pengabdian Kepada Masyarakat) Royal
Vol. 2 No. 2, Juli 2019, hlm. 107 – 114 ISSN 2614-7912 (Print)
DOI: https://doi.org/10.33330/jurdimas.v2i2.369 ISSN 2622-3813 (Online)
Available online at https://jurnal.stmikroyal.ac.id/index.php/jurdimas
114