Anda di halaman 1dari 8

Jurdimas (Jurnal Pengabdian Kepada Masyarakat) Royal

Vol. 2 No. 2, Juli 2019, hlm. 107 – 114 ISSN 2614-7912 (Print)
DOI: https://doi.org/10.33330/jurdimas.v2i2.369 ISSN 2622-3813 (Online)
Available online at https://jurnal.stmikroyal.ac.id/index.php/jurdimas

PELATIHAN PENGOLAHAN DATA ADMINISTRASI PERKANTORAN


MENGGUNAKAN APLIKASI MICROSOFT EXCEL PADA BALAI DESA
PINANGGRIPAN KECAMATAN AIR BATU KABUPATEN ASAHAN

Rizaldi
Sistem Informasi, STMIK Royal Kisaran
email: rizaldipiliang.rp@gmail.com

Abstract: Office administration data processing training using the Microsoft Excel application
on the Pinanggripan Village Hall device, Air Batu District, Asahan Regency is an activity that
provides knowledge and how to use tools, tables, formulas, etc. in Microsoft Excel applications
in detail and in depth on device of Pinanggripan Village Hall. The method of training carried
out is by practicing directly on a laptop and raising common cases that are usually done by
administrative staff at offices. The output of this training activity is that participants can design
reports using tables, presenting office information using diagrams, processing data effectively
and efficiently.

Keywords: Data Processing, Microsoft Excel, Pinanggripan Village

Abstrak: Pelatihan pengolahan data administrasi perkantoran menggunakan aplikasi Microsoft


Excel pada perangkat Balai Desa Pinanggripan, Kecamatan Air Batu, Kabupaten Asahan
merupakan kegiatan yang memberikan pengetahuan serta cara menggunakan tools, tabel,
rumus-rumus, dan lain-lainnya pada aplikasi Microsoft Excel secara detail dan mendalam pada
perangkat Balai Desa Pinanggripan. Metode pelatihan yang dilakukan adalah dengan praktek
langsung pada laptop dan mengangkat kasus-kasus umum yang biasa di kerjakan oleh staf
administrasi pada perkantoran. Output dari kegiatan pelatihan ini adalah peserta dapat
merancang laporan dengan menggunakan tabel-tabel, penyajian informasi perkantoran
menggunakan diagram, memproses data-data dengan efektif dan efesien.

Kata kunci: Pengolahan Data, Microsoft Excel, Desa Pinanggripan

PENDAHULUAN pung tiwul merupakan produk andalan


yang menjadi salah satu sumber mata
Desa Pinanggripan berlokasi di pencarian masyarakat Desa Pinang-
Kecamatan Air Batu Kabupaten Asahan gripan, Kecamatan Air Batu.
Sumatera Utara. Pada desa ini terdapat satu Masyarakat pada desa ini
produk unggulan yang sudah sangat terkenal dikenal dengan masyarakat akur, kare-
di wilayah sumatera utara, yaitu Tepung na tidak pernah terjadi hal-hal yang
Tiwul. Tepung ini biasanya digunakan untuk buruk yang mengakibatkan per-
pembuatan kue dan roti. Tepung tiwul juga pecahan diantara mereka. Meskipun
biasanya digunakan untuk bahan pelengkap ada perbedaan-perbedaan dalam ling-
pembuatan nasi tiwul. Sampai saat ini te- kungan hidup mereka, kehidupan ber-

107
Jurdimas (Jurnal Pengabdian Kepada Masyarakat) Royal
Vol. 2 No. 2, Juli 2019, hlm. 107 – 114 ISSN 2614-7912 (Print)
DOI: https://doi.org/10.33330/jurdimas.v2i2.369 ISSN 2622-3813 (Online)
Available online at https://jurnal.stmikroyal.ac.id/index.php/jurdimas

masyarakat mereka tetap berjalan dengan cara manual, sehingga pengolahan da-
baik dan tidak ada masalah, karena ta tersebut tidak efektif dan efesien.
masyarakat Desa Pinanggripan dikenal san- Untuk itu, diperlukan pengetahuan
gat toleran terhadap perbedaan. tentang otomatisasi dalam memproses
Masyarakat pada desa ini di domi- data-data tersebut menggunakan ap-
nasi oleh suku melayu yang juga dikenal likasi Microsoft Excel.
dengan sifat ramah dan bersahabat. Hal ini Tim pengabdian kepada
terbukti ketika tamu berkunjung ke desa ter- masyarakat sudah melakukan komu-
sebut, dilayani dengan sepenuh hati dan nikasi dengan pihak Balai Desa
dengan wajah yang jernih. Selama ini tidak Pinanggripan untuk melakukan
ada masalah yang sangat berat yang dihada- kegiatan abdimas pada desa tersebut.
pi oleh masyarakat Desa Pinanggripan, han- Dalam komunikasi tersebut, kepala
ya saja pada Balai Desa Pinanggripan desa berharap agar Tim kegiatan
Kepala Desa kesulitan dalam mengolah data pengabdian kepada masyarakat dapat
administrasi perkantoran. Dengan minimnya memberikan pelatihan secara maksi-
pengetahuan penggunaan teknologi informa- mal terhadap perangkat-perangkat
si, Balai Desa Pinanggripan kesulitan Balai Desa Pinangriban termasuk
memproses data dengan cepat sehingga pe- kepala desa tentang penggunaan ap-
layanan terhadap masyarakat tidak likasi Microsoft Excel dalam men-
maksimal. golah data perkantoran. Dalam
Balai Desa Pinanggripan merupakan kegiatan ini kepala desa menyediakan
kantor desa yang menangani permasalahan- tempat selama kegiatan dilangsungkan
permasalahan kepemerintahan Desa Pinang- dan fasilitas-fasilas penunjang yang
gripan. Salah satu bentuk kegiatan yang dil- mereka punya untuk mendukung
akukan Balai Desa Pinanggripan adalah me- kegiatan ini berjalan dengan baik dan
layani masyarakat setempat dalam mengurus lancar.
segala sesuatu yang berhubungan identitas
dan status masyarakat pada desa tersebut.
Misalnya, urusan Kartu Tanda Penduduk METODE
(KTP), Kartu Keluarga (KK), dan lain se-
bagainya. Selain berkegiatan melayani kebu- Tahapan atau langkah-langkah
tuhan-kebutuhan masyarakat, Balai Desa yang ditempuh untuk kelancaran dan
Pinanggripan juga melakukan pengolahan tercapainya tujuan kegiatan pengabdi-
data-data lainnya yang masuk ke kantor un- an kepada masyarakat ini adalah:
tuk dijadikan laporan pertanggungjawaban 1. Mempersiapkan materi yang akan
pada tingkat kecamatan. diberikan, baik modul, slide
Selama ini penggunaan aplikasi Mi- presentasi, dan alat peraga
crosoft Excel dalam mengolah data admin- lainnya.
istrasi kantor pada Balai Desa Pinaggripan 2. Memastikan tempat dan fasilitas
belum maksimal. Misalnya, perancangan pendukung seperti in focus, pro-
tabel yang digunakan masih berantakan, jector, dan lain-lain sudah standby
proses perhitungan baik cara membagi, pada saat kegiatan akan dilang-
mengali, menambah, mengurang, akumulasi sungkan.
data berbentuk angka masih dengan cara 3. Sebelum kegiatan dilakukan pe-
manual dan memutuskan sesuatu dari serta yang mengikuti kegiatan ini
berbagai kondisi juga masih diproses dengan

108
Jurdimas (Jurnal Pengabdian Kepada Masyarakat) Royal
Vol. 2 No. 2, Juli 2019, hlm. 107 – 114 ISSN 2614-7912 (Print)
DOI: https://doi.org/10.33330/jurdimas.v2i2.369 ISSN 2622-3813 (Online)
Available online at https://jurnal.stmikroyal.ac.id/index.php/jurdimas

harus sudah memiliki komputer atau awai perkantoran dalam membuat


laptop sebagai alat praktek. laporan pekerjaan dengan
4. Menjelaskan teori tentang materi ap- menggunakan Microsoft Excel. For-
likasi Microsoft Excel 2010. mula atau rumus Microsoft Excel ada-
5. Praktek langsung pada komputer atau lah keunggulan tersendiri untuk ap-
laptop dalam mengimplementasikan likasi ini, dengan kemampuannya da-
fungsi dan rumus-rumus (formulasi) ap- lam mengolah data melalui perhi-
likasi Microsoft Excel 2010. tungan matematis yang sangat be-
6. Membahas kasus yang berkaitan dengan ragam fungsinya.
pengolahan data administrasi perkantor- Workspace merupakan area
an. kerja pada corel draw. Di dalam area
7. Diskusi dan tanya jawab. kerja ini terdapat Toolbox, Title Bar,
Dalam kegiatan ini kepala desa menye- Menu Bar, Drawing Window, Proper-
diakan tempat selama kegiatan dilang- ty Bar, Docker, Ruler, Document
sungkan dan fasilitas-fasilitas penunjang Navigator, Drawing Page, Status Bar,
yang mereka punya untuk mendukung dan Color Pallete yang dapat
kegiatan ini berjalan dengan baik dan lancar. digunakan untuk mendukung kerja
Setelah kegiatan pengabdian kepada designer. Masing-masing fitur tersebut
masyarakat ini dilakukan, maka langkah se- dapat di atur sesuai dengan kebutuhan
lanjutnya adalah Tim pengabdian kepada dan keinginan desainer dalam
masyarakat melakukan monitoring selama 3 mendesain.
sampai 4 kali pada Balai Desa Pinanggripan,
untuk memastikan perangkat desa sudah 2. Kelebihan Microsoft Excel
benar-benar mengaplikasikan aplikasi Mi- a. Mempunyai kemampuan menam-
crosoft Excel 2010 secara maksimal atau pung data yang cukup besar dengan
masih belum. Jika belum maka Tim akan 1 juta baris dan 16.000 kolom da-
membantu mengingatkan kembali. Tinjauan lam 1 sheet.
ini dilakukan setiap satu kali dalam sem- b. Microsoft Excel mempunyai format
inggu pasca kegiatan yang paling populer dan fleksibel,
jadi sebagian besar software data
entry ada fasilitas konversi ke for-
PEMBAHASAN mat excel atau format lain yang bisa
dibaca excel. Atau jika dibutuhkan
1. Pengertian Microsoft Excel kita bisa konversi balik dari excel
Microsoft Excel adalah Program ap- ke software statistik lainnya.
likasi pada Microsoft Office yang digunakan c. Microsoft Excel mempunyai pro-
dalam pengolahan angka (Aritmatika). Mi- gram penggunaan rumus yang san-
crosoft Excel sangat membantu pegawai gat lengkap sehingga mempermu-
perkantoran dalam menyelesaikan permasa- dah pengolahan angka untuk
lahan yang mudah sampai dengan yang ru- menghasilkan dokumen yang lebih
mit dalam bidang administratif perkantoran canggih.
khususnya.
Microsoft Excel memang dikenal 3. Kekurangan Microsoft Excel
dengan penggunaan rumus-rumus atau for- a. Software pengolah angka ini berba-
mula dalam lembar kerjanya. Penggunaan yar atau tidak gratis.
rumus yang efektif akan memudahkan peg-

109
Jurdimas (Jurnal Pengabdian Kepada Masyarakat) Royal
Vol. 2 No. 2, Juli 2019, hlm. 107 – 114 ISSN 2614-7912 (Print)
DOI: https://doi.org/10.33330/jurdimas.v2i2.369 ISSN 2622-3813 (Online)
Available online at https://jurnal.stmikroyal.ac.id/index.php/jurdimas

b. Aplikasi ini memerlukan banyak memory a) Font: digunakan untuk men-


(RAM) dan proccessor yang besar gubah jenis huruf dari data
(CPU). yang terseleksi.
c. Untuk membuat kolom baru yang berisi b) Font Size: perintah ini
pengkategorian dari sebuah ko- digunakan untuk mengatur
lom/jawaban pertanyaan, atau membuat ukuran huruf atau karakter
filter responden; kita harus membuat ru- dari data terpilih.
mus excel baik rumus matematika, logika c) Increase Font: Perintah ini
maupun text. Banyak orang yang tidak digunakan untuk mem-
suka dengan hal ini karena di SPSS perbesar ukuran huruf secara
misalnya, kita dengan mudah untuk bertahap.
melakukan filter atau pengkategorian ja- d) Decrease Font: digunakan
waban baru. untuk memperkecil ukuran
huruf secara bertahap
4. Fungsi Menu dan Icon Aplikasi Mi- e) Bold: Icon ini berguna untuk
crosoft Excel menebalkan huruf atau karak-
a. HOME ter.
1) Group Clipboard f) Italic: Digunakan untuk
Secara umum, icon-icon yang terdapat di memiringkan data terpilih.
Group Clipoard digunakan untuk me- g) Underline: Perintah ini
nangani segala hal yang berkaitan dengan digunakan untuk memberi
masalah tempel-menempel objek dan tanda garis bawah pada setiap
teks, terdiri dari menu Paste, Cut, Copy, data terpilih.
dan Format Painter. Fungsi Icon Group h) Border: Icon Border
Clipboard: digunakan untuk mengatur
a) Paste: merupakan menu icon yang garis tepi dari sel terpilih.
digunakan untuk menempelkan ob- i) Fill Color: digunakan untuk
jek atau teks yang telah di-cut atau mengatur warna shading data
di-copy. dalam sel terpilih.
b) Cut: digunakan untuk memin- j) Font Color: Digunakan untuk
dahkan data atau objek terpilih ke mengatur warna huruf.
daerah lain dengan bantuan 3) Group Alignment
perintah Paste. Icon perintah di group Alignment
c) Copy: digunakan untuk menyalin digunakan untuk mengatur format
data tertentu yang diakhiri dengan paragraf data sel. Fungsi icon pada
perintah Paste. group Alignment:
d) Format Painter: Perintah berkarak- a) Top Align: Digunakan untuk
ter “kuas cat” ini digunakan untuk menjadikan data sel menepi
meniru suatu pemformatan ke bagian atas sel.
kemudian menerapkannya ke dalam b) Middle Align: Digunakan un-
data terpilih lain. tuk menjadikan teks berada di
2) Group Font tengah-atas sel.
Menu icon di group Font digunakan un- c) Bottom Align: Digunakan un-
tuk pemformatan seputar huruf atau tuk menjadikan teks menepi
karakter data dan sel. Fungsi icon pada ke bagian bawah sel.
Group Font:

110
Jurdimas (Jurnal Pengabdian Kepada Masyarakat) Royal
Vol. 2 No. 2, Juli 2019, hlm. 107 – 114 ISSN 2614-7912 (Print)
DOI: https://doi.org/10.33330/jurdimas.v2i2.369 ISSN 2622-3813 (Online)
Available online at https://jurnal.stmikroyal.ac.id/index.php/jurdimas

d) Orientations: Digunakan untuk suatu data. Fungsi Pivot table :


mengatur arah dan posisi data da- Digunakan untuk menyisipkan
lam sel. lembar karja baru yang berisi
e) Align Text Left: Digunakan untuk ringkasan dari kolom dan baris
menjadikan teks rata kiri. dari lembar kerja aktif.
f) Center: Digunakan untuk menjadi-
kan teks rata tengah. 2) Groups Illustrations
g) Align Text Right: Digunakan untuk a) Picture: Digunakan untuk me-
menjadikan teks rata kanan. nyisipkan objek gambar ke da-
h) Decrease Indent: Digunakan untuk lam lembar kerja aktif.
menarik batas kiri teks ke sebelah b) Clip Art: Digunakan untuk me-
kiri. nyisipkan gambar sederhana
i) Increase Indent: Digunakan untuk yang lebih mirip dengan gambar
menarik batas kiri teks ke sebelah vektor yang digunakan sebagai
kanan. ilustrasi ke dalam suatu lembar
j) Wrap Text: Digunakan untuk kerja.
mengatur distribusi teks. c) Shapes: Menyisipkan objek ge-
k) Merge & Center: Digunakan untuk ometris, seperti segi tiga, segi
menggabung beberapa sel terpilih empat, dan lain-lain, ke dalam
dan meletakkan teks di dalamnya di lembar kerja yang sedang diak-
bagian tengah sel. tifkan.
b. INSERT d) Smart Art: Digunakan untuk
1) Group Tables menyisipkan objek dengan sis-
a) Table: daftar yang berisi ikhtisar tem yang lebih mengarah pada
sejumlah data-data informasi yang bi- sistem hierarkis, dimana bentuk
asanya berupa kata-kata maupun yang tersedia di menu ini ke-
bilangan yang tersusun dengan garis banyakan sudah memiliki bentuk
pembatas. dan telah memiliki bagian di
Fungsi table: Digunakan untuk me- bawahnya atau di sebelahnya.
nyisipkan tabulasi dari data terpilih e) Screen Shot: Digunakan untuk
sehingga data tersebut menjadi lebih menyisipkan objek gambar
mudah untuk di sortir atau di saring dengan terlebih dahulu me-
dengan menggunakan kriteria tertentu. nangkap area tertentu di layar
b) Pivot Table: tabel khusus yang me- monitor.
rangkum informasi dari kolom-kolom
tertentu dari sebuah sumber data. c. PAGE LAYOUT
Privot Table juga dapat di mengerti 1) Group Themes
sebagai salah satu fasilitas didalam a) Themes: diigunakan untuk mem-
Excel, dimana ia berupa table inter- ilih tema halaman yang meliputi
aktif yang sangat cepat dalam warna halaman berikut warna
menganalisa, mengkombinasikan dan hurufnya. Mengubah tampilan
membandingkan sejumlah data baik agar lebih terlihat bagus.
sedikit maupun banyak. Dalam Pivot- b) Colors: digunakan untuk
Table, kita dapat memilih suatu baris mengatur warna tema hala-
atau kolom yang hendak dijadikan ref- man.
erensi dalam melihat jumlah total dari

111
Jurdimas (Jurnal Pengabdian Kepada Masyarakat) Royal
Vol. 2 No. 2, Juli 2019, hlm. 107 – 114 ISSN 2614-7912 (Print)
DOI: https://doi.org/10.33330/jurdimas.v2i2.369 ISSN 2622-3813 (Online)
Available online at https://jurnal.stmikroyal.ac.id/index.php/jurdimas

c) Font: digunakan untuk merubah berapa sell yang sama, maka kita
font tampilan. dapat menentukan ada berapa
d) Effects: digunakan untuk meru- banyak sell yang sama terse-
bah/memberi effects tampilan. but. Contoh
2) Group Page Setup =countif(B15:B20,criteria sma
a) Margins: berfungsi untuk memberi yg dicari)
lebar batas kertas. d. Sumif, digunakan untuk menghi-
b) Orientation: berfungsi untuk men- tung jumlah data dengan criteria
gubah posisi kertas, portrait tertentu dan kemudian data yang
(berdiri) ataupun landscape (tidur). sama tersebut ditotalkan,
c) Size: berfungsi untuk merubah uku- caranya cukup dengan me-
ran kertas untuk menggubah ukuran masukkan rangenya, criteria yg
kertas. sma, kemudian masukkan range
d) Print Area: berfungsi untuk menen- yg akan dijumlahkan. contoh;
tukan luas area yang akan diprint =SUMIF(F17:F22,2,F17:F22)
dalam satu halaman. e. sum, yaitu rumus yang
e) Breaks: berfungsi untuk memutus- digunakan untuk menjumlahkan
kan halaman/mengosongkan hala- total dari beberapa range, con-
man bawah, sehingga berada pada tohnya saja =SUM(A1:A5)
halaman berikutnya. f. min, yaitu rumus yang
3) Group Scale To Fit digunakan untuk mengetahui
a) Width: berfungsi untuk menentukan variable angka yang paling kecil,
skala lembar kerja pada hasil printout caranya dengan menggabungkan
(berdasarkan lebarnya). beberapa range dari yang ingin
b) Height: berfungsi untuk menentukan diketahui jumlah yang paling
skala lembar kerja pada hasil printout kecilnya, contoh =min(A2:A17)
(berdasarkan tingginya). g. Max, merupakan kebalikan dari
min, caranya pun juga sama con-
5. Rumus-Rumus dan Penggunaan Pada toh; =max(A5:A15)
Microsoft Excel h. Right, yaitu penggunaan untuk
a. Penggunaan rumus pada excel yang mengambil beberapa karakter
paling mudah yaitu operasi penjumla- dari sebelah kanan, caranya
han dan pengurangan, caranya cukup dengan memasukkan text atau
gampang yaitu menambahkan sell satu juga sell yang dipilih. con-
dengan lainnya, contohnya (=A1+A2) tohnya; =right(B15,3)
b. Count, merupakan rumus untuk i. Mid, yaitu penggunaan untuk
menghitung banyak angka(hanya ang- mengambil beberapa karakter
ka) dalam sebuah range. Contoh dari tengah, cukup memasukkan
=count(A2,A5) teks/sellnya kemudian masukkan
c. Counta, dugunakan untuk menghitung start num/dimulai dari karakter
banyak data (dpt berupa angka atau berapa dan terakhir masukkan isi
huruf) dalam sebuah range dan berapa karakter ingin diisi, con-
caranyapun masih sama dengan count. toh; =mid(A5,2,5)
countif, dugunakan untuk menghitung j. Left, ini adala kebalikan dari
banyak data dengan criteria tertentu, right, yaitu mengambil karakter
misalnya dalam sebuah range ada be-

112
Jurdimas (Jurnal Pengabdian Kepada Masyarakat) Royal
Vol. 2 No. 2, Juli 2019, hlm. 107 – 114 ISSN 2614-7912 (Print)
DOI: https://doi.org/10.33330/jurdimas.v2i2.369 ISSN 2622-3813 (Online)
Available online at https://jurnal.stmikroyal.ac.id/index.php/jurdimas

dari sebelah kiri, contoh =left(A1,3)


k. Hlookup, merupakan rumus untuk
mengambil rumus dari table secara
horizontal. Caranya kita harus menen-
tukan range table yang akan jadikan
pedoman, dan kemudian tekan f4 di
range tersebut guna untuk mengunci
range tersebut agar nantinya ketika di-
copy rumusnya tidak error. Yang ha-
rus dilakukan yaitu, mengisi lookup Gambar 2. Pembukaan Oleh Kepala
value,table array,rowindeksnum,dan Desa
range lookupnya
l. Vlookup, merupakan kebalikan dari
hlookup, dengan mengambil rumus
secara vertical. Dan caranya pun juga
masih sama dengan Hlookup
m. IF, merupakan penggunaan rumus
yang menurut saya agak sulit karena
Gambar 3. Penyampaian Materi Oleh
rumusnya adalah yang paling panjang
Nasumber
dan juga menggunakan logika, caranya
kita harus menentukan terlebih dahulu
apa saja yang ingin dibuatkan
logikanya. Kemudian isi logical test,
value is true, da kemudian value is
false.

6. Operator Matematika Yang Sering


Digunakan (Rumus Dasar)
Gambar 4. Proses Praktikum

Gambar 1. Rumus Dasar Matematika Pada


Ms. Excel
Gambar 5. Foto Bersama Peserta
Dibawah ini merupakan dokumentasi
Kegiatan PKM
kegiatan pelatihan pengolahan data admin-
istrasi perkantoran Menggunakan Aplikasi
Microsoft Excel 2010 Pada Balai Desa
Pinanggripan Kecamatan Air Batu Kabupat-
en Asahan Sumatera Utara.
SIMPULAN kegiatan (dosen dan mahasiswa STMIK
Royal Kisaran) tepat pada sasaran. Materi
Kegiatan pengabdian kepada kegiatan yang diberikan kepada peserta
masyarakat yang dilakukan oleh Tim dapat digunakan dan dimanfaatkan untuk

113
Jurdimas (Jurnal Pengabdian Kepada Masyarakat) Royal
Vol. 2 No. 2, Juli 2019, hlm. 107 – 114 ISSN 2614-7912 (Print)
DOI: https://doi.org/10.33330/jurdimas.v2i2.369 ISSN 2622-3813 (Online)
Available online at https://jurnal.stmikroyal.ac.id/index.php/jurdimas

pengolahan data administrasi perkantoran Anonim.2012.http://id.wikipedia.org/wiki


pada balai desa Pinanggripan Kecamatan /Microsoft_Excel. Diakses tanggal:
Air Batu Kabupaten Asahan Sumatera 29 Juni 2018
Utara. Farhan Aziz Lubis.2014. http:/ /pange-
ranar-
ar-
DAFTAR PUSTAKA ti.blogspot.com/2014/11/pengertian
-microsoft-excel-lengkap.html. Di-
Anonim. 2012.http://office.microsoft.com akses tanggal: 29 Juni 2018
/en-us/excel/. Diakses tanggal: 29
Juni 2018.

114

Anda mungkin juga menyukai