1. Tingkatan manajer dalam organisasi akan membagi manajer menjadi tiga golongan yang
berbeda :
1) Lower Manager (First Line) : Who are responsible for the work of operating
employees only and do not supervise other managers; they are the first level
managers in the organizational hierarchy. Manajer yang tingkatannya paling rendah
dalam suatu organisasi yang memimpin dan mengawasi tenaga-tenaga operasional,
mereka adalah manajemen lini pertama (first line or first level). Para manajer ini biasa
disebut dengan ; Kepala Atau Pimpinan (Leader), Mandor (Foreman), dan Penyelia
(Supervisors).
2) Middle Manajer : Managers in the midrange of organizational hierarchy; they are
responsible for the other managers and sometimes for some operating
employees; they also report to more senior managers. Manajemen menengah
dapat meliputi beberapa tingkatan dalam suatu organisasi, yang membawahi dan
mengarahkan kegiatan-kegiatan para manajer lainnya atau juga karyawan lainnya.
Manajer menengah biasa disebut ; Manajer Departemen, Kepala Pengawas
(Superintendents) dan sebagainya.
3) Manajer Puncak (Top Manajer) : Managers responsible for the overall
management of the organization; they establish operating policies and guide the
organization’s interaction with its environment. Klasifikasi manajer tertinggi ini terdiri
dari sekelompok kecil eksekutif, yang bertanggung jawab atas keseluruhan manajemen
organisasi. Manajer puncak biasa disebut ; Direktur, Presiden, Kepala Divisi, Wakil
Presiden Senior, dan sebagainya.
Fungsi dasar dari ilmu manajemen yaitu sebagai elemen yang harus ada dalam kegiatan
manajemen sebagai acuan dari seseorang yang bertugas sebagai pengelola, atau manajer.
Manajer inilah yang bertugas untuk memastikan bahwa tujuan dapat tercapai, dengan membuat
perencanaan, koordinasi, dan pengendalian.
Dalam ilmu manajemen, ada 5 fungsi yang saling mempengaruhi satu sama lain. Fungsi
tersebut, antara lain perencanaan, pengorganisasian, penempatan atau staffing, pengarahan,
dan pengawasan. Tanpa adanya salah satu dari fungsi ini bukan tidak mungkin kegiatan
manajemen akan berakhir tak sesuai rencana atau tujuan.
1. Perencanaan adalah hal pertama yang wajib dilakukan seorang manajer. Dengan adanya
perencanaan, manajer mengevaluasi segala tindakan, baik yang sudah dilakukan maupun
yang belum. Tanpa adanya perencanaan yang matang, tujuan dari kegiatan manajemen
tidak akan tercapai.
2. Setelah itu, jalankan fungsi pengorganisasian. Tujuannya untuk mempermudah proses
pengawasan yang dilakukan manajer.
3. Fungsi penempatan, manajer bertugas untuk menempatkan sumber daya yang tersedia
sesuai dengan kebutuhan. Dengan begitu, proses pencapaian tujuan dapat dilakukan
dengan lebih efektif dan efisien.
4. Fungsi pengarahan sebagai upaya agar perencanaan yang telah dibuat dapat berjalan
dengan lancar. Jadi pengarahan perlu dilakukan agar segala sesuatu yang dilakukan dapat
berjalan sesuai arahan atau rencana.
5. Terakhir fungsi pengawasan. Tujuannya agar kegiatan manajemen dapat berlangsung
sesuai rencana. Jika tidak berjalan baik, dapat dilangsungkan proses evaluasi. Jadi, tujuan
manajemen pun dapat tercapai dengan lebih efektif dan efisien.
Semua fungsi lainnya tergantung pada fungsi ini, dimana fungsi lain tidak akan berhasil
tanpa perencanaan dan pembuatan keputusan yang tepat, cermat dan kontinu. Sebaliknya
perencanaan yang baik sangat tergantung pelaksanaan efektifitas fungsi-fungsi lain.
4) Pengarahan (leading) adalah membuat atau mendapatkan para karyawan melakukan apa
yang diinginkan, dan harus mereka lakukan. Fungsi ini melibatkan kualitas, gaya, dan
kekuasaan pemimpin serta kegiatan-kegiatan kepemimpinan seperti ; komunikasi, motivasi,
dan disiplin. Fungsi leading, sering disebut ; directing, motivating, actuating, dan lain
sebagainya. Kegiatan pengarahan langsung menyangkut orang-orang dalam organisasi.
5) Pengawasan (controlling) adalah penemuan dan penerapan cara dan peralatan untuk
menjamin bahwa rencana telah dilaksanakan sesuai dengan yang telah ditetapkan.
Pengawasan positif adalah; mencoba untuk mengetahui apakah tujuan organisasi dicapai
dengan efisien dan efektif, sedangkan pengawasan negatif adalah; mencoba untuk
menjamin bahwa kegiatan yang tidak diinginkan atau dibutuhkan tidak terjadi atau terulang
kembali.
Fungsi pengawasan pada dasarnya mencakup unsur-unsur ;
(1) penetapan standar pelaksanaan
(2) penentuan ukuran-ukuran pelaksanaan
(3) pengukuran pelaksanaan nyata dan membandingkannya dengan standar yang
ditetapkan
(4) pengambilan tindakan koreksi yang diperlukan bila pelaksanaan menyimpang dari
standar.
Semua fungsi-fungsi manajemen harus dilaksanakan oleh manajer kapan saja dan dimana
saja kelompok-kelompok diorganisasi, walaupun ada perbedaan tekanan untuk tipe
organisasi, jabatan fungsional, dan tingkatan manajemen yang berbeda.
Pada dasarnya kegiatan yang dilaksanakan oleh para manajer dapat diklasifikasikan dalam
beberapa kelompok :
1) pribadi
2) teknis
3) administratif
4) interaksional.
Tabel % hari kerja yang dipergunakan manajer pada berbagai macam tugas :
Fungsi % dari hari kerja
-------------- ----------------------
1) pengawasan 28,4
2) perencanaan 19,5
3) pengkordinasian 15,0
4) penilaian 12,7
5) penyelidikan 12,6
6) perundingan 6,0
7) penyusunan kepegawaian 4,1
8) perwakilan 1,8
X.Ketrampilan-Ketrampilan Manajerial
Ketrampilan-ketrampilan manajerial yang dibutuhkan untuk menjadi manajer yang efektif,
berdasarkan pendapat Robert Katz dalam bukunya, Skills of an Effective Administrator,
adalah :
1) Ketrampilan konseptual (conceptual skills). Kemampuan mental untuk
mengkoordinasikan dan mengintegrasikan seluruh kepentingan dan kegiatan organisasi.
2) Ketrampilan kemanusiaan (human skills). Kemampuan untuk bekerja dengan
memahami dan memotivasi orang lain, baik secara individu atau kelompok.
3) Ketrampilan administratif (administratif skills). Ketrampilan yang berkaitan dengan
perencanaan, pengorganisasian, penyusunan kepegawaian dan pengawasan.
4) Ketrampilan teknik (technical skills). Kemampuan untuk menggunakan peralatan-
peralatan, prosedor-prosedur, atau teknik-teknik dari suatu bidang tertentu, seperti;
akuntansi, produksi, penjualan, permesinan dan sebagainya.
Ketrampilan mana yang relatif lebih penting diantara tersebut di atas, hal ini tergantung
pada ;
1) tipe organisasi,
2) tingkatan manajerial
3) fungsi yang sedang dilaksanakan.
DAFTAR PUSTAKA :
1. Stoner, Freeman & Gilbert JR, “ Management”,Prenhallindo,1995
2. Koontz, O’Donnell & Weihrich, “Management”, Erlangga Jakarta, 1991
3. T. Hani Handoko, “Manajemen”, BPFE-Yogyakarta, Cetakan ke empatbelas, Maret
1999.