KAJIAN PENJILIDAN SURAT KABAR LAMA/LANGKA DPAD

DIY

OLEH : RATIH WIJAYANINGSIH, S.SOS., MM

PUSTAKAWAN AHLI MUDA
 1. Pendahuluan

Informasi direkam karena berbagai alasan seperti untuk kepentingan pribadi, alasan
sosial, alasan ekonomis, alasan hukum, dan ada yang beralasan untuk pengembangan ilmu
pengetahuan (Sulistyo-Basuki, 2008: 4-5). Bisa dikatakan informasi apa pun dan dalam
bentuk yang beragam masih bermanfaat sesuai alasan kebutuhan yang diinginkan. Informasi
yang dimaksud menurut Yusuf (1995: 11-12): “Pada kegiatan tulis menulis, informasi
tersedia berupa pencatatan, perekaman kegiatan di masa saat ini maupun masa lampau yang
dibuat dalam bentuk informasi yang diinginkan. Informasi direkam ke dalam suatu dokumen
seperti buku, majalah, surat kabar, film, disket, mikrofis, laporan hasil penelitian, prosiding,
microfilm, dan media perekam lainnya yang saat ini sudah sangat maju perkembangannya.
Dalam dunia perpustakaan dikenal istilah terbitan berkala.”(Yusuf, 1995: 11-12)
Dalam periodisasi masa sebelum kertas, masa kertas dan masa pasca kertas
penentuan jenis bahan yang digunakan untuk menulis sangat penting agar informasi tercatat
dengan baik. Setiap informasi tercetak mempunyai peran penting sesuai dengan jenis
informasi yang tercetak dan penanganan dalam pelestariannya pun beragam, menurut Yusuf
(1995: 11-12), agar informasi dan pengetahuan yang ada dapat terus dimanfaatkan oleh
generasi di masa yang akan datang maka catatan-catatan dan nilai informasi yang
terkandung di dalamnya perlu dilestarikan.
Saat ini surat kabar merupakan sumber informasi penting yang bersifat aktual. Pada
umumnya jenis terbitan seperti surat kabar yang penggunaannya bersifat publik akan
digunakan oleh setiap individu hanya sebagai bahan bacaan sehari-hari. Hal tersebut
menyebabkan penggunaanya tidak efisien dan juga berdampak pada bentuk fisik surat kabar
tersebut. Oleh karena itu, setiap penggunaan surat kabar di tempat umum seperti yang
terdapat di perpustakaan umum akan lebih cepat menyebabkan kerusakan. Hal ini
dipengaruhi oleh kebiasaan pengguna yang membaca surat kabar dengan cara membaca
secara tidak sebagaimana mestinya pada beberapa berita yang tersedia dan melipat-lipat
ukuran surat kabar ketika membaca surat kabar tersebut.
Kebiasaan sebagian pembaca surat kabar terkadang membuang surat kabar setelah
selesai dibaca, sebab informasi yang ingin diketahui sudah didapatkan. Apabila kita
memahami sebuah informasi maka hal tersebut tidak akan dilakukan. Sebagai seorang
pengumpul Informasi maka sudah menjadi tanggung jawab pustakawan untuk mampu
mengelola sebuah informasi berisikan sejarah menjadi bernilai guna tinggi bagi pemustaka
dimasa yang akan datang.
Dinas Perpustakaan dan Arsip Daerah 1
 Bahan yang digunakan surat kabar biasanya dibuat dari bahan kertas murah yang
mudah robek, mudah rusak. Adapun surat kabar yang disediakan pada pusat sumber
informasi maupun perpustakaan sering digunakan pengguna menjadi bahan rujukan yang
dicari-cari, misalnya seseorang ingin memberikan tanggapan terhadap suatu artikel yang
dimuat pada surat kabar. Maka surat kabar pada edisi tertentu dibutuhkan dan dicari-cari.
Pengelolaan surat kabar biasanya dikumpulkan dan dijilid menjadi satu bendel untuk
masing-masing penerbitan, dijilid sesuai bulan terbit dan diurutkan berdasarkan kala
terbitnya mulai dari tanggal. Sebenarnya usaha penjilidan ini pun juga membawa dampak
negatif, kemungkinan rusaknya jilidan semakin besar karena bentuknya yang besar dan
bobotnya yang berat dan apabila dipindahkan mengalami kesulitan. Sementara manfaat
penjilidan surat kabar dimaksudkan agar surat kabar tersebut terkumpul dalam urutan yang
lebih mudah untuk dibaca atau dicari.
Terdapat faktor-faktor yang dapat menimbulkan kerusakan Surat kabar/ koran, faktor
tersebut digolongkan menjadi dua kelompok yaitu faktor internal dan eksternal.
Dalam pelestarian Surat kabar/ koran faktor internal dipengaruhi sejak surat kabar
tersebut diciptakan, adapun faktor eksternal dipengaruhi dari pengelolaan dan kebijakan
perawatan terbitan serial.
Hal ini dijelaskan oleh Sugiarto (2005: 84), “Faktor-faktor penyebab kerusakan dapat
dibedakan menjadi dua, yaitu faktor intern dan faktor ekstern. Pertama, faktor intern ialah
penyebab kerusakan yang berasal dari benda /surat kabar sendiri, misalnya kualitas kertas,
pengaruh tinta, pengaruh lem perekat dan lain-lain. Kedua, faktor ekstern ialah penyebab
kerusakan yang berasal dari luar benda, yakni lingkungan fisik, organisme perusak, dan
kelalaian manusia.” (Sugiarto. 2005: 84)
Selain itu, faktor eksternal yaitu manusia yang sering menggunakan surat kabar juga
mempengaruhi tingkat keawetan surat kabar tersebut. Semakin sering digunakan dan dibuka
oleh para pengguna yang ingin membaca dan melihat langsung sumber-sumber informasi
yang dimuat dalam surat kabar mengakibatkan kertas robek dan hancur.
Dinas Perpustakaan dan Arsip Daerah DIY melakukan upaya pelestarian koleksi
baik pada bentuk fisik surat kabar maupun pada nilai informasi yang terkandung di
dalamnya. Banyaknya jumlah koleksi surat kabar yang disimpan menyebabkan DPAD
DIY ber kewajiban untuk melestarikan koleksi agar tetap bisa didayagunakan.
Permasalahan timbul, bagaimana cara merawat dan melestarikannya agar dapat
terus dimanfaatkan. Berbagai upaya telah dilakukan dan terus diusahakan agar surat kabar
koleksi DPAD DIY terhindar dari kerusakan, di antaranya adalah dengan penyiapan ruang
Dinas Perpustakaan dan Arsip Daerah 2
 tempat penyimpanan, perawatan secara berkala serta dengan usaha alih bentuk/media dan
Penjilidan Surat kabar.
Dinas Perpustakaan dan Arsip Daerah DIY sebagai salah satu pusat informasi yang
menyediakan informasi bagi masyarakat umum. Koleksi surat kabar yang dimiliki dapat
diakses oleh masyarakat yang ingin membutuhkan informasi, berupaya meningkatkan
kualitas penyimpanan dan pelayanan kepada masyarakat pengguna dengan melakukan alih
bentuk atau dikenal juga dengan digitalisasi. Saat ini, sedang dan terus dilakukan
digitalisasi terhadap koleksi surat kabar dan majalah yang dimiliki. Sebagai pusat informasi
yang mendiseminasi informasi koleksi surat kabar yang dimiliki, masyarakat dapat
memanfaatkan sumber-sumber informasi koleksi baik dalam bentuk cetaknya maupun
mengakses sumber melalui layanan e-paper (koleksi surat kabar digital).
Koleksi-koleksi lama milik Dinas Perpustakaan dan Arsip Daerah DIY dimulai
tahun 1945 yakni surat kabar Kedaulatan Rakyat, banyak mengalami kerusakan seperti:
kertas robek, lapuk, maupun jilidan surat kabar rusak, cover lepas dan kertas menguning.
Kerusakan yang ada kemungkinan dipengaruhi oleh faktor usia, bahan kertas yang
digunakan, juga faktor alam seperti bencana. Perawatan yang benar harus mengikuti standar
pelestarian, diproses dan diperlakukan dengan baik sesuai dengan tujuan pelestarian.
Dari uraian di atas, menarik untuk dibuat kajian lebih jauh tentang pelestarian
koleksi surat kabar, di mana surat kabar merupakan koleksi yang diterbitkan setiap hari dan
berisikan informasi ter current saat terbit.
Berdasarkan observasi yang dilakukan oleh penulis, terdapat masalah yang terjadi di
DPAD DIY, antara lain
1. Tentang kebijakan penjilidan yang ada terkait Surat kabar sebagai dasar atau pedoman
dalam proses pelestarian yang dilakukan terhadap koleksi yang dimiliki.
2. Proses atau kegiatan pelestarian terhadap koleksi surat kabar yang dilakukan DPAD
DIY
3. Kendala-kendala yang ditemui dalam proses pelestarian koleksi Surat kabar / koran.
4. Tumpukan surat kabar yang belum terdokumentasi secara baik/terjilid
5. Apabila belum dapat terjilid perlu dibuatkan portepel//kotak pelindung surat kabar
Rumusan masalah pada kajian ini dirumuskan berdasarkan uraian pada latar belakang
masalah, maka rumusan masalah kajian yang dilakukan penulis yaitu “Bagaimana kegiatan
pelestarian/penjilidan surat kabar lama dilakukan DPAD DIY, agar koleksi terhindar dari
ancaman kerusakan lebih lanjut.

Dinas Perpustakaan dan Arsip Daerah 3

 TUJUAN
Tujuan dari kajian yang dilakukan penulis yaitu
1. Untuk mengetahui kegiatan pelestarian surat kabar lama koleksi DPAD DIY dalam upaya
untuk menghindarai kerusakan lebih lanjut.
2. Kemudahan akses Informasi layanan sekunder
3. Sebagai Data base kegiatan Penjilidan Surat Kabar, terutama hasil Karya Cetak karya
rekam, sebagai amanah Undang-undang.

METODE PENELITIAN
Metode penelitian pada dasarnya merupakan cara ilmiah mendapatkan data dengan tujuan dan
kegunaan tertentu. Menurut Sugiyono (2009: 2), “Berdasarkan hal tersebut terdapat empat
kata kunci yang perlu diperhatikan yaitu cara ilmiah, data, tujuan dan kegunaan.
Cara ilmiah berarti kegiatan kajian didasarkan pada ciri - ciri keilmuan yaitu rasional, empiris,
dan sistematis.
Rasional berarti kegiatan kajian itu dilakukan dengan cara-cara yang masuk akal sehingga
terjangkau oleh penalaran manusia.
Empiris berarti cara yang dilakukan itu dapat diamati oleh indera manusia, sehingga orang
lain dapat mengamati dan mengetahui cara yang digunakan.
Sistematis artinya proses yang digunakan dalam penelitian itu menggunakan langkah -
langkah tertentu yang bersifat logis.”
Desain kajian adalah gambaran sebuah kerangka kerja yang mendasari
pengumpulan dan analisis data (Bryman dalam Pendit, 2003: 164). Desain kajian yang
dilakukan menggunakan kualitatif, sebab data dan analisis bersifat kualitatif. Bogdan dan
Taylor (dalam Moleong, 2013: 4) menjelaskan metode kualitatif digunakan sebagai
prosedur penelitian yang menghasilkan data deskriptif kalimat tertulis atau lisan dari orang-
orang dan perilaku yang dapat diamati.
Metode kualitatif digunakan untuk kepentingan yang berbeda bila dibandingkan
dengan metode kuantitatif.
Kajian ini menggunakan desain kualitatif karena dalam hal ini akan menghasilkan
data berupa kalimat yang didapatkan dari hasil pengumpulan data observasi, wawancara,
dan dokumentasi mengenai tindakan-tindakan Pelestarian Surat Kabar Lama/langka.
Penelitian kualitatif merupakan metode untuk mengeksplorasi dan memahami
makna yang oleh sejumlah individu atau sekelompok orang dianggap berasal dari masalah
sosial atau kemanusiaan (Creswell, 2015: 4).
Dinas Perpustakaan dan Arsip Daerah 4
 Proses kajian secara kualitatif melibatkan upaya penting, seperti mengajukan
pertanyaan- pertanyaan dan prosedur-prosedur, mengumpulkan data yang spesifik dari para
partisipan, menganalisis data secara induktif dari tema-tema yang khusus ke tema-tema
yang umum serta menafsirkan makna data.
Berdasarkan penjelasan di atas, dapat disimpulkan bahwa secara metode kualitatif
lebih menekankan pada pemaknaan mengenai sebuah masalah berdasarkan ide, persepsi,
pendapat dan kepercayaan terhadap sekelompok individu yang terlibat dalam kelompok
sosial pada objek yang sedang diteliti.
Dalam prosesnya kajian ini dilakukan dengan teknik pengajuan pertanyaan dan
prosedur pengumpulan data dari para partisipan serta menganalisis data dengan cara
pandang yang bergaya induktif atau berjalan dari pola tema khusus ke tema yang umum.
Pada kajian sederhana ini, metode yang digunakan adalah desain deskriptif
interpretatif karena penulis berusaha untuk menggali pandangan-pandangan dari partisipan
agar dapat memahami dan mencermati kegiatan pelestarian dengan penjilidan surat kabar
terhadap Surat kabar lama/langka di DPAD DIY.
Menurut Richie (2003: 3) pendekatan interpretatif fokus pada memahami makna
orang dan fenomena yang berkaitan dengan tindakan, keputusan, kepercayaan, nilai dan lain-
lain dalam dunia sosial mereka. Pendekatan ini bertujuan untuk memahami dan melaporkan
pandangan dan budaya dari orang-orang yang terlibat pada objek yang sedang dipelajari.
Pada sebuah kajian, tentunya data merupakan hal yang sangat penting karena data
inilah yang akan diolah agar dapat menghasilkan informasi sesuai dengan maksud tujuan
kajian. Data ini diperoleh dari berbagai sumber data. Menurut Mukhtar (2013: 100) sumber
data yang digunakan dalam penelitian dikenal dengan data primer dan sekunder.
Berdasarkan sumber datanya, maka jenis data kualitatif dapat dibagi menjadi data
primer dan data sekunder. Data primer adalah data yang dihimpun langsung dari hasil
observasi terhadap situasi sosial dan atau diperoleh dari tangan pertama atau subjek
(informan) melalui proses wawancara. Bungin (2009: 122) menjelaskan bahwa, data primer
adalah data yang langsung diperoleh dari sumber data pertama di lokasi objek kajian. Jadi,
data primer merupakan data yang diperoleh secara langsung dari lokasi penelitian yang
umumnya berupa hasil observasi dan wawancara. Pada kajian ini, data primer yang
digunakan diperoleh dari hasil observasi dan hasil wawancara yang dilakukan oleh penulis
dengan informan.
Penulis juga melakukan observasi langsung pada lokasi penelitian secara mendalam
agar mendapatkan informasi yang diperlukan untuk mendukung penelitian.
Dinas Perpustakaan dan Arsip Daerah 5
 Data sekunder dikenal juga sebagai data pendukung atau pelengkap data utama yang
dapat digunakan oleh peneliti. Sumber sekunder ini mencakup dokumen atau rekaman lain
yang memberikan bukti mengenai atau tentang sesuatu yang telah terjadi, misalnya notulen
rapat, sinopsis diskusi, debat, laporan surat kabar, biografi, dan sejarah yang ditulis oleh
sejarawan lain (Sulistyo-Basuki, 2006: 103). Jenis data sekunder dapat berupa gambar-
gambar, dokumentasi, grafik, manuskrip, tulisan-tulisan tangan dan berbagai dokumentasi
lainnya. Data sekunder yang digunakan pada kajian ini adalah dokumen-dokumen dari
berbagai sumber informasi mengenai kegiatan pelestarian surat kabar seperti dari peraturan
perundangan-undangan, dan makalah-makalah hasil seminar. Dokumentasi dalam bentuk
foto juga digunakan sebagai data untuk melengkapi informasi- informasi yang ditemukan
pada lokasi kajian.
Subjek kajian ini adalah para pengelola perpustakaan di jogja Library Center dan
Fungsional Umum/Tertentu Pelestarian Bahan Pustaka yang berjumlah 3 orang yaitu
Fungsional Umum berjumlah 2 orang yang bertugas mendata dan mengidentifikasi surat
kabar lama/langka dan 2 Fungsional Pustakawan Sedangkan objek penelitian ini adalah
upaya pelestarian koran lama yang dilakukan di Dinas Perpustakaan dan Arsip Daerah DIY
Khusunya di Jogja Library Center.
Jenis wawancara yang digunakan penulis dalam penelitian ini yaitu wawancara
mendalam yang pelaksanaanya lebih bebas bila dibandingkan dengan wawancara
terstruktur. Lebih lanjut menurut Mack (2005: 2) “In-depth interviews are optimal for
collecting data or individuals, personal histories, perspective, and experience, particularly
when sensitive topics are being.”
Wawancara mendalam digunakan dalam penelitian ini untuk menggali upaya
pelestarian koran lama dari kerusakan lebih lanjut. Penulis menggunakan beberapa
pertanyaan yang bersifat semi terstruktur untuk diajukan dan ditanyakan kepada informan.
Penulis dalam kajian ini menggunakan model analisis data dari Miles and Huberman
untuk menganalisis data hasil penelitian. Pandangan analisis data menurut Miles and
Huberman (1992: 16-21) terdiri dari tiga alur kegiatan yang terjadi secara bersamaan yaitu:
reduksi data penyajian data, penarikan kesimpulan.

Dinas Perpustakaan dan Arsip Daerah 6

 Hasil dan Pembahasan
3.1 Surat Kabar lama
Surat kabar menyajikan informasi dalam bentuk berita dengan cara mewartakan atau
mengabarkan suatu berita. Salah satu koran yang perlu dilakukan pelestarian guna
mencegah kerusakan dan memperbaiki kerusakannya adalah surat kabar langka. Surat
Kabar langka merupakan koran yang sudah tua dari segi usia namun masih memiliki
nilai guna infromasi.
Dalam Kamus Besar Bahasa Indonesia (2008: 801) kata lama memiliki arti yaitu (1)
panjangnya waktu; (2) kuno; dan (3) tua (tidak baru). Dari pengertian tersebut maka
surat kabar langka yang akan dikaji dalam penelitian ini merupakan surat kabar yang
telah terbit dari tahun 1945 terutama surat kabar kedaulatan rakyat hingga sekarang
lebih diutamakan hasil serah simpan karya cetak dan karya rekam yang diserahkan
penerbit, dengan pertimbangan bahwa surat kabar tersebut sudah dinilai informasinya
sangat penting dan mengandung unsur kesejarahan, dan dicari pemustaka peneliti.
Selain itu, kebijakan dari DPAD DIY juga mengutamakan pelestarian surat kabar
yang terbit antara rentan waktu dari tahun 1945 hingga tahun 1980. Hal tersebut
dilakukan dengan alasan informasi yang ada terdapat informasi yang mengandung unsur
sejarah.
Saat ini berdasarkan pengamatan dan identifikasi yang dilakukan kemungkinan yang
terjadi adalah koran tersebut mengalami kerusakan baik kerusakan jilidan nya, belum
terjilid, kerusakan cover dan bahkan kondisi kertas sudah rapuh. Berdasarkan uraian di
atas, maka koran lama memiliki nilai yang sangat berharga untuk kebutuhan informasi
masyarakat khususnya pemustaka DPAD DIY.

3.2 Keadaan Surat Kabar Langka

Lokasi Penyimpanan surat kabar langka di Jogja Library Center Jl. Malioboro 175
Yogyakarta di daerah pusat kota Yogyakarta. Jogja Library Center berdiri tahun 1949
sampai sekarang. Pihak DPAD dalam penyusunannya dikelompokkan berdasarkan nama
surat kabar dan tahun, untuk surat kabar yang ada sudah terbendel dan ada yang
dimasukkan dalam portofolio, tetapi belum terjilid, penyusunannya tertumpuk. Secara
ilmu preservasi seharusnya penyimpanan surat kabar yang sudah terbendel seperti buku
dijajarkan/terselving dengan baik, akan tetapi dikarenakan kondisi tempat dan rak yang
ada sampai saat ini penyimpanan surat kabar masih tertumpuk,
Apabila terselving dengan baik dan terjilid dengan rapi hal ini mempermudah temu
Dinas Perpustakaan dan Arsip Daerah 7
 kembali. Penjilidan dilakukan untuk menjaga isi informasi dari surat kabar agar tidak
tersebar.
Penjilidan ini wajar dilakukan karena struktur informasi koran yang unik. Struktur
koran yang dimaksud yaitu mempenjelas informasi dari berbagai berita utama (headline
news) yang dijelaskan pada beberapa halaman setelahnya, artinya informasinya tidak
utuh pada satu halaman. Selain disimpan dalam bentuk fisik, DPAD DIY telah memulai
kegiatan digitalisasi sejak tahun 2006. Digitalisasi dilakukan pada koleksi Kedaulatan
Rakyat proses digitalisasi sampai dengan saat ini masih mengalami banyak kendala
antara lain, kondisi fisik surat kabar yang sudah rapuh, sehingga membutuhkan kehati-
hatian dalam melakukan digitalisasi dan faktor pengusulan anggaran. Disamping jumlah
surat kabar yang terlalu banyak sehingga proses digitalisasi sempat terhenti atau
mengalami kevakuman.
Saat ini proses alih media dimulai kembali untuk digitalisasi surat kabar dan buku
langka akan tetapi dalam pelaksanaannya digitalisasi surat kabar terkendala pada
beberapa sarana dan prasarana antara lain kondisi scanner yang sudah mengalami
keterbatasan dalam proses pelaksanaan pengambilan gambar, apabila terlalu panas akan
offer head, kondisi komputer terbatas dan SDM yang minim akan tetapi berkat semangat
yang tinggi proses tetap dilaksanakan dan sampai saat ini hasil alih media surat kabar dan
buku sudah terdapat bentuk pdf. Untuk proses digitalisasi dibuat bentuk mentah jpg dan
output akhirnya Pdf. Untk sementara masih dalam proses di hardisk external pelestarian
bahan pustaka.Adapun fisik surat kabar yang masih tertumpuk perlu dilakukan
penjilidan, agar terdokumentasi dengan baik.

3.3 Ancaman Kerusakan lebih Lanjut terhadap Surat kabar Koleksi JLC DPAD DIY
Jogja Library Center terletak di Jalan Malioboro 175 Yogyakarta kondisi gedung yang sudah
tua atau termasuk ke dalam gedung cagar budaya, sehingga banyak hal yang sebenarnya
perlu dilakukan pembenahan atau renovasi gedung cagar budaya. Kondisi gedung yang
berbahan kayu menyebabkan ancaman tersendiri dengan koleksinya, yakni dari serangan
rayap, book worm, jamur dll.
Disamping kondisi surat kabar yang saat ini sudah rapuh perlu upaya penyelamatan dengan
melakukan tindakan preventif dan kuratif.

Dinas Perpustakaan dan Arsip Daerah 8

 Gambar 1. Peta Lokasi jalan Malioboro 175 Yogyakarta

3.4 Kebijakan Pelestarian Surat Kabar lama/langka

Surat Kabar berisi informasi dari berbagai kegiatan yang terjadi dari masa lampau hingga
terkini, terkandung banyak informasi penting dan unik dalam peristiwa yang terjadi di
berbagai daerah secara nasional dan internasional. Surat kabar dapat dijadikan sebagai pusat
rekaman bahkan nilai informasi yang pada koran, nilai informasi yang tersedia dapat dijadikan
sebagai bahan riset dari sebuah penelitian, selain itu surat kabar juga dapat dijadikan sebagai
pertimbangan dan untuk menentukan kebijakan kedepannya.
Mengingat pentingnya keberadaan surat kabar, maka perlu adanya kebijakan untuk upaya
penyelamatan guna meminimalisir kerusakan dari berbagai faktor khususnya faktor biota dan
abiota, yang dapat menjadikan surat kabar tidak dapat dimanfaatkan / diberdayakan dalam
jangka waktu yang lama.
Penulis bertanya kepada informan terkait dengan kebijakan pelestarian surat kabar yang
ada, ternyata penanganan surat kabar sampai saat ini belum maksimal dilakukan, apabila
terkelola dengan baik maka surat kabar akan lebih berdaya guna dimasa yang akan datang
Sampai saat ini kebijakan pelaksanaan pelestarian surat kabar lama sebatas baru
diwujudkan dengan penyimpanan di lokasi Jogja Library center, dimana dalam gedung ini
dimaksudkan upaya melestarikan surat kabar yang dimiliki akan terdokumentasikan dengan
baik.
Adapun untuk tugas pokok yaitu mengelola dan merawat surat kabar yang telah ada
belum maksimal sehingga perlu dilakukan pembenahan . Adapun langkah yang harus
dilakukan antara lain dengan penjilidan surat kabar yang ada terutama yang memiliki nilai
informasi kesejarahan, dan melakukan perawatan secara berkala terkait dengan koleksi yang
Dinas Perpustakaan dan Arsip Daerah 9
 ada disamping itu juga perlunya pembenahan atau perbaikan cover suta kabar yang sampai
saat ini masih banyak yang perlu di perbaiki cover surat kabar yang terbendel.
Hal ini sesuai dengan yang disampaikan oleh Lasswell dan Kaplan (dalam Abidin, 2012:
6) yang menjelaskan bahwa kebijakan merupakan sarana yang digunakan untuk
mencapai tujuan suatu organisasi/kelompok.

2.4.1 Bahan Perbaikan Cover Surat kabar antara lain :

a. Karton Kappa ketebalan 2,5 mm ukuran menyesuaikan panjang x lebar x ketebalan
surat kabar
b. Kertas linen warna biru tua sebagai pelapis cover luar full block
c. Kertas BC /concord putih untuk lapisan cover dalam
d. Jilid (Blok Lem, Tex judul font Arial di bagian dean cover danpunggung cover)
e. Kertas tebal pelapis punggung surat kabar
f. Lem
g. Penggaris
h. Jarum
i. Benang
j. Tisu jepang

2.4.2. Bahan Penjilidan surat kabar hasil serah simpan Karya Cetak Karya Rekam
a. Karton Kappa ketebalan 2,5 mm ukuran menyesuaikan panjang x lebar x ketebalan
surat kabar
b. Kertas linen warna biru tua sebagai pelapis cover luar full block
c. Kertas BC /concord putih untuk lapisan cover dalam
d. Jilid (Blok Lem, Tex judul font Arial di bagian dean cover danpunggung cover)
e. Kertas tebal pelapis punggung surat kabar
f. Lem
g. Penggaris
h. Jarum
i. Benang

3.5 Sumber Daya Manusia

Pelaksanaan kegiatan pelestarian surat kabar memerlukan Sumber Daya Manusia (SDM)
yang mengetahui teknik atau tata cara untuk melaksanakan kegiatan pelestarian surat kabar
sebagai upaya pengamanan baik fisik maupun nilai informasi yang terdapat pada surat kabar

Dinas Perpustakaan dan Arsip Daerah 10

 agar tetap utuh dan dapat digunakan dalam jangka waktu yang lama. Sumber Daya Manusia
berperan aktif dan penting keberadaannya sebagai pelaksana kegiatan preservasi. Dengan
terbatasnya SDM pelestarian bahan pustaka berlatar belakang pendidikan perpustakaan
ataupun pelatihan tentang preservasi, sehingga perlu bekerjasama dengan pihak terkait.
Saat ini latar belakang SDM Pelestarian bahan pustaka tidak berlatar belakang preservasi
akan tetapi memiliki pelatihan preservasi/magang preservasi .
Analisis yang dapat di jelaskan adalah bahwa Seksi Pelestarian BP tidak memiliki
Sumber Daya Manusia yang kompeten di bidang pengelolaan pelestarian surat kabar atau
biasa disebut dengan konservator. Pegawai hanya berbekal pengetahuan praktek dan
bimbingan teknis yang pernah didapat dari Perpustakaan Nasional RI terkait preservasi buku.
Sehingga SDM yang ada seyogyanya mendapatkan pelatihan khusus agar proses pelaksanaan
pekerjaan berjalan dengan sebaik-baiknya.

3.6 Faktor Perusak Surat Kabar

Berdasarkan hasil pengamatan dapat diketahui bahwa faktor penyebab kerusakan surat
kabar di DPAD DIY antara lain book worm dan book lice, kecoa, tikus, Rayap, jamur dan
debu. Dikarenakan lokasi JLC berada di pemukiman padat sehingga masih dijumpai kotoran
tikus di bawah rak penyimpanan koleksi. Untuk perawatan dilakukan pembersihan lokasi,
akan tetapi saat dilakukan pengamatan di bawah penyimpanan surat kabar terdapat plastik
dan kotoran tikus yg terlewat saat pembersihan, menaburkan kapur barus, akar wangi yang
diletakkan di sudut rak penyimpanan surat kabar lama.
Kemudian untuk debu, dibersihkan dengan menggunakan vacum cleaner dan
slaber/kemoceng. Setiap fisik surat kabar lama dibersihkan agar tidak ada debu yang
menempel di fisiknya. Setelah fisik surat kabar dibersihkan dari debu, selanjutnya lantai
disapu menggunakan sapu lantai secara rutin setiap hari.
Faktor serangga penyerang yang lainnya antara lain Rayap, dimana dikarenakan sebagian
besar bangunan berunsur kayu, dan lokasi pernah terjadi kebocoran, maka rayap sebagai
serangga perusak kayu dan kertas menjadi salah satunya, dikarenakan perpustakaan sebagian
materinya berunsur kertas.
Faktor perusak surat kabar berikutnya adalah aktivitas pengguna. Pengguna seringkali
tidak hati-hati ketika memanfaatkan/membaca surat kabar lama. Banyak pengguna
membuka fisik surat kabar dengan terburu-buru sehingga fisik menjadi robek. Padahal fisik
surat kabar koran lama yang sudah rapuh harus diperlakukan dengan sangat hati-hati.
Mengingat usia yang berusia puluhan tahun, berdampak pada kekuatan fisik surat kabar.
Analisis dari hasil pengamatan dan wawancara terdapat beberapa faktor yang
Dinas Perpustakaan dan Arsip Daerah 11
 mengakibatkan kerusakan pada fisik surat kabar. Faktor-faktor perusak meliputi hewan,
debu, dan pengguna. Adapun kerusakan yang disebabkan oleh hewan disebabkan oleh book
worm, book lice, kecoa, Rayap dan tikus yang merusak fisik surat kabar. Kemudian untuk
debu, dikarenakan lokasi berada di pusat kota dan bangunan lama yang sudah tua, Sedangkan
faktor pengguna disebabkan oleh ulah pengguna yang tidak mematuhi peraturan yang telah
ditetapkan pihak DPAD DIY. Antisipasi yang dilakukan oleh pihak DPAD DIY untuk
mengatasi faktor hewan adalah dengan memberi kapur barus, akar wangi, silica gel, kayu
cedar dan silica gel untuk mengetahui tingkat kelembaban penyimpanan surat kabar, faktor
debu dengan cara membersihkan dengan vacum cleaner, slaber /kemoceng dan faktor
pengguna dengan memberikan himbauan penggunaan surat kabar dengan baik dan benar dan
apabila surat kabar sudah teralih media lebih diarahkan pada hasil alih media surat kabar dan
fisik tetap disimpan dengan baik. Beberapa antisipasi di atas diharapkan berdampak positif
bagi kelestarian dan keutuhan fisik surat kabar di DPAD DIY.

3.7 Fasilitas Penunjang Kegiatan Pelestarian Surat Kabar

Kegiatan preservasi atau perawatan perlu ditunjang oleh berbagai macam fasilitas dalam
pelaksanaanya, dengan adanya fasilitas yang baik maka dapat mendukung berjalannya proses
preservasi khususnya surat kabar sehingga berjalan dengan jauh lebih baik. Kualitas
preservasi di dalam tempat penyimpanan akan sangat tergantung pada lingkungan tempat
penyimpanan dan semua aspek pendukungnya. Agar fisik surat kabar tahan lama dan tidak
cepat rusak berbagai faktor perusak maka tempat penyimpanan harus merupakan tempat
dengan kondisi yang ideal bagi arsip tersebut.
Fasilitas diperlukan juga dengan kualitas yang baik untuk kegiatan preservasi, seperti
gedung atau ruang penyimpanan surat kabar, pengatur suhu ruangan, almari/ rak tempat untuk
meletakan surat kabar.
Selain itu AC di lokasi JLC tidak berfungsi dengan baik dan tidak ada pengecekan secara
berkala,. Rak penyimpanan surat kabar kurang reperesentatif untuk penyimpanan surat kabar,
sehingga perlu direcanakana almari penyimpanan surat kabar dengan benar disesuaikan
dengan fisik bendelan surat kabar berbentuk persegi panjang dengan tinggi sekitar satu meter
untuk tiap sisinya.

Dinas Perpustakaan dan Arsip Daerah 12

Gambar 5. Contoh Rak penyimpanan surat kabar seharusnya seperti ini, posisi surat kabar tertata
seperti buku

Bukan seperti

Gambar 6 Peletakan surat kabar selama ini di JLC, posisi tertumpuk

Dinas Perpustakaan dan Arsip Daerah 13

 Tahun 2022 ini salah satu upaya penyelamatan yang dilakukan terkait surat kabar langka
yakni:

1. Perawatan surat kabar dengan penjilidan surat kabar langka dan hasil Serah Simpan
Karya Cetak dan karya rekam sejumlah 400 bendel

2. Perbaikan cover surat kabar langka sejumlah 360 bendel

3. Perawatan bahan pustaka koleksi Jogjasiana dan Surat Kabar Hasil KCKR

4. Fumigasi Bahan Pustaka

5. Digitalisasi suratkabar/terbitan berseri

Gambar 6. Kegiatan Alih media surat kabar menggunakan kamera DSLR

Berdasarkan hasil wawancara dapat diketahui bahwa pengambilan gambar untuk surat
kabar menggunakan kamera dengan aplikasi EOS UTILITY sedangkan editing dengan ACDSee
Pro 8 digunakan untuk memotong bagian halaman surat kabar, sehingga menjadi artikel - artikel
dan hasil kegiatan reprografi disimpan pada penyimpanan hardisk external sebesar 4 terabyte.
Kegiatan pelestarian surat kabar di DPAD DIY terdapat dua jenis yaitu pelestarian fisik
dan informasi.

Dinas Perpustakaan dan Arsip Daerah 14

Gambar 7 Proses Editing surat Kabar

Berdasarkan hasil wawancara dapat diketahui bahwa pelestarian informasi surat kabar
dilakukan melalui sistem otomasi surat kabar. Informasi surat kabar dapat dijabarkan kedalam
unsur 5W1H, yaitu unsur gambar, judul, penulis, klasifikasi, what, who, where, why dan how.
Unsur ini dimaksudkan agar mempermudah temu balik informasi surat kabar.
Untuk menghindari kebakaran yang dapat mengancam keselamatan fisik surat kabar,
DPAD DIY Unit JLC sudah menyediakan Alat Pemadam Api Ringan (APAR) yang berguna
untuk memadamkan api apabila terjadi kebakaran terjadi kebakaran.
Berdasarkan hasil pengamatan penulis, fasilitas penunjang kegiatan pelestarian surat
kabar di JLC DPAD DIY meliputi Air Conditioner perlu pemeliharan secara berkala, komputer
perlu peningkatan kapasitas penyimpanannya atau perlu disediakan server khusus penyimpanan
hasil alih media surat kabar, kamera dengan spesifikasi terbaru untuk pengambilan gambar surat
kabar.

Dinas Perpustakaan dan Arsip Daerah 15

Gambar 8. APAR pada Jogja Library Center

3.8 Kegiatan Pelestarian Surat Kabar dari kerusakan lebih lanjut baik yang diakibatkan
faktor biota maupun abiota
Kegiatan pelestarian merupakan tindakan untuk menjaga surat kabar dari faktor kerusakan
ataupun bencana. Kegiatan pelestarian yang ada di DPAD DIY menjadi dua jenis yaitu
pelestarian fisik dan pelestarian informasi. Pelestarian fisik merupakan upaya pemeliharaan dan
perawatan dalam rangka menjamin keselamatan baik fisik yang terdapat pada surat kabar.
Sedangkan pelestarian informasi merupakan upaya penyelamatan nilai informasi dari ancaman
kerusakan lebih lanjut maupun bencana.
Informasi koran merupakan informasi unik yang tiada duanya karena koran memuat
informasi yang hanya terjadi pada masa saat suatu kejadian berlangsung, “Karena koran itu
informasi ter current dan unik dimana memuat segala informasi yang terjadi saat suatu kejadian
berlangsung , yang mungkin tidak dimuat dalam buku”. Mengingat pentingnya informasi surat
kabar maka perlu dilakukan kegiatan pelestarian guna menjaga keutuhan fisik ataupun nilai
informasi yang terkandung di dalam surat kabar tersebut.

Dinas Perpustakaan dan Arsip Daerah 16

 DPAD DIY untuk tahun 2022 melakukan perawatan surat kabar langka, penjilidan surat
kabar hasil KCKR, Perbaikan Cover Surat kabar langka/lama, Alih media Surat kabar
langka/lama.
Proses penjilidan surat kabar hasil KCKR dengan cara di jahit dan di beri sampul /cover tebal
disesuaikan dengan yang sudah ada.
Sedangkan perbaikan cover surat kabar bekerjasama dengan pihak ketiga, dimana proses
pelaksanaan menggunakan e pengadaan.
Aspek pengaturan ruangan yang terdapat di DPAD DIY perlu dilakukan pengecekan
secara berkala terkait dengan AC yang kurang berfungsi dengan baik.Suhu penyimpanan di
sesuaikan dikisaran 20-24º C. Penerangan cahaya yang cukup, keberadaan ventilasi yang hanya
ada di satu sisi menyebabkan sirkulasi udara tidak berjalan kurang baik dikarenakan jendela
malah tertutup rapat sehingga sirkulasi udara bebas kurang maksimal.
Aspek penggunaan bahan-bahan pencegah kerusakan surat kabar yang telah dilakukan
oleh pihak Dinas Perpustakaan dan Arsip Daerah DIY yakni dengan meletakkan Akar wangi,
kapur barus di setiap sudut bawah rak. Penggunaan kapur barus bertujuan untuk mencegah
adanya hewan serangga yang mengancam kondisi fisik surat kabar.
Adapun untuk aspek penyimpanan surat kabar di DPAD DIY perlu pengkajian ulang agar
surat kabar tersimpan sesuai standar. Penyimpanan hendaknya dilakukan dengan memberikan
jarak antara rak dan jilidan /bendelan surat kabar yang bertujuan untuk akses dan menjaga
kelembaban fisik surat kabar. Rak surat kabar satu dengan disampingnya memiliki jarak untuk
akses mengambil surat kabar yang diinginkan pengguna.
Penataan tiap jilidan surat kabar diatur jaraknya agar tidak ditumpuk akan tetapi dijajar
dengan rapi sehingga memudahkan untuk mengambil fisik surat kabar. Penataan fisik surat kabar
dilakukan berdasarkan tahun tertua terlebih dahulu di paling ujung rak dengan menampilkan
bulan dan tahun surat kabar di punggung jilid surat kabar.
Kemudian untuk aspek larangan/peraturan, pihak DPAD DIY aturan tertulis terkait tata
tertib pengunjung DPAD belum terpampang jelas. Pemberian peraturan tersebut bertujuan agar
para pengunjung mengetahui tata tertib dan batasan- batasan yang diperbolehkan. Meskipun
dalam pelaksanaannya, masih banyak pengunjung yang masih melanggar peraturan yang telah
dibuat.
Terakhir dari aspek kebersihan, DPAD DIY menjaga aspek kebersihan, akan tetapi
terkadang proses controlling masih diperlukan, dikarenakan masih terdapat kurang bersihnya di
bawah rak penyimpanan yang dijumpai kotoran tikus ataupun plastik limbah makanan. Hal
Dinas Perpustakaan dan Arsip Daerah 17
tersebut terlihat yang melakukan pembersihan ruangan JLC. Setiap pagi ada petugas yang
menyapu dan mengepel lantai JLC. Pelaksanaan Pembersihan agar lebih teliti terutama di bawah
rak penyimpanan surat kabar. Untuk pembersihan digunakan vacum cleaner, slaber/kemoceng
dimaksudkan untuk membersihkan debu yang menempel di fisik surat kabar.

3.9 Hambatan Kegiatan Pelestarian surat kabar lama

Dalam pelaksanaan pelestarian surat kabar/ koran lama di Dinas Perpustakaan dan Arsip Daerah
DIY tentu menemui beberapa kendala yang dialami. Pada umumnya kendala dalam pelaksanaan
pelestarian meliputi anggaran dan keterbatasan sumber daya manusia yang dimiliki.
Kendala dana dikarenakan karena proses perencanaan penganggaran melalui RPJPM, dilakukan
dua tahun atau setahun sebelumnya. Proses perencanaan mellaui mekanisme desk terkait
anggaran yang diusulkan. Kemudian untuk kendala sumber daya manusia dikarenakan karena
seksi pelestarian hanya memiliki 2 SDM Fungsional umum dan 1 fungsional Pustakawan dan 1
sub Koordinator Jabatan Fungsional Pelestarian Bahan Pustaka dibantu tenaga outsourching.
Gedung perpustakaan JLC apabila hujan sering mengalami kebocoran, meskipun sudah
ada renovasi hal ini terus menerus berlangsung, sehingga menyebabkan kelembaban sangat
tinggi, dibuktikan dengan semakin cepat mengerasnya silica gel.

Dinas Perpustakaan dan Arsip Daerah 18

4. REKOMENDASI

Berdasarkan hasil pengamatan yang telah dilakukan penulis bahwa, upaya penyelamatan surat
kabar lama hendaknya dilakukan secara berkesinambungan oleh DPAD DIY .
Upaya Penyelamatan dengan penjilidan surat kabar khusus Hasil Serah Simpan Karya Cetak dan
Karya Rekam perlu ditindaklanjuti dengan harapan agar amanah undang-undang KCKR dapat
terdokumentasi dengan baik.
Selain itu Sumber Daya Manusia yang tidak memiliki latar belakang ilmu preservasi perlu
dilakukan refreshing ilmu terkait preservasi dan konservasi, sehingga pelaksanaan pelestarian
surat kabar lebih maksimal.
Kegiatan pelestarian surat kabar di Dinas Perpustakaan dan Arsip Daerah DIY masih sederhana,
yaitu dilakukan dengan cara membersihkan debu yang ada dalam ruangan dan fisik serta
membersihkan dan Fumigasi.
Fasilitas yang digunakan penataan surat kabar kurang memadai, seperti ruang penyimpanan
yang kurang luas untuk menyimpan surat kabar dilihat dari kondisi surat kabar yang
tertumpuk, seharusnya terjajar dengan baik, rentannya bangunan lama perlu pembenahan /
direnovasi secara baik, dan pendingin ruangan yang perlu perawatan dan pemeliharaan secara
berkala. Faktor penghambat pelestarian surat kabar di DPAD DIY meliputi tidak adanya
Sumber Daya Manusia (SDM) yang berlatar belakang pendidikan preservasi sehingga kurang
ahli dalam menjalankan pengelolaan khususnya pelestarian surat kabar, minimnya anggaran
untuk pelaksanaan pelestarian, serta fasilitas pelestarian kurang lengkap. Adanya kekurang
pahaman terkait anggaran preservasi yang terlalu tinggi sehingga menjadi kendala saat
perencanaan anggaran, terkadang ada persepsi pemborosan uang negara, tanpa melihat arti
penting sebuah informasi bersejarah.
Demikian Kajian ini dibuat sebagaimana mestinya sebagai pertanggungjawaban laporan.

Pustakawan

Ratih Wijayaningsih, S.Sos., MM

NIP. 196604241991032006

Dinas Perpustakaan dan Arsip Daerah 19