LECTURE NOTES

COMM6457

Business Communication

Week ke – 4

Surat, Memo, E-Mail dan Penulisan

Web

COMM6457 – Business Communication-R1

 LEARNING OUTCOMES

• LO2: Apply effective communication across culture and levels of the organization.
• LO4: Create effective written and spoken business communication using information
and communication technology.

OUTLINE MATERI (Sub-Topic):

4.1. Format Surat dan Memo

4.2. Pesan E-Mail, Penulisan Web dan Teknologi.

COMM6457 – Business Communication-R1

 ISI MATERI
4.1. Format Surat dan Memo

Surat biasanya ditujukan kepada orang-orang di luar organisasi sedangkan memo ditujukan
kepada orang-orang di luar organisasi Anda. Dalam organisasi yang sangat besar, budaya
perusahaan menentukan apakah orang-orang di departemen atau lokasi yang berbeda merasa
bahwa mereka cukup jauh untuk menulis catatan. Surat dan memo tidak harus berbeda
panjang, format, gaya penulisan, atau pola komposisinya, namun, surat dan memo memiliki
format yang berbeda. Pemformatan mengacu pada bagian-bagian dokumen dan bagaimana
mereka diatur pada halaman. Laporan singkat dituliskan dalam format surat atau memo.
Laporan panjang bisa dituliskan dalam format formal. Jika organisasi Anda memiliki format
sendiri untuk surat dan catatan, gunakan itu.

Bagaimana cara membuat surat?

➢ Gunakan format blok dan blok yang dimodifikasi.

Dua format surat yang paling umum yaitu blok, kadang-kadang disebut blok penuh (lihat
Gambar 4.2), dan blok yang dimodifikasi (lihat Gambar 4.3.). Organisasi Anda dapat
membuat perubahan kecil dari diagram dalam margin atau spasi. Gambar 4.1 menunjukkan
perbedaan kedua format surat. Gunakan tingkat formalitas yang sama dalam salam
(salutation), atau salam pembuka (greetings), seperti ketika Anda berbicara dengan seseorang
di telepon.

Sincerely dan cordially dan hormat adalah penutup standar. Saat Anda menulis kepada orang-
orang dalam kelompok khusus atau kepada seseorang yang merupakan teman dan juga
kenalan bisnis, Anda mungkin ingin menggunakan penutupan yang kurang formal.
Tergantung pada kondisinya, penutupan informal berikut ini mungkin dapat diterima: Yours
for a better environment, atau ‘terima kasih”.

Gambar 4.1. Perbedaan antara Format-format Surat.

Sumber: Locker and Kaczmarek

COMM6457 – Business Communication-R1

Dalam tanda baca campuran titik dua muncul setelah salam dan koma di akhir kalimat.
Dalam surat penjualan atau penggalangan dana penggunaan koma setelah salam diperolehkan
untuk membuat surat itu lebih terasa seperti surat pribadi daripada surat bisnis. Sebagian
besar organisasi menggunakan tanda baca campuran. Beerapa organisasi menggunakan tanda
baca terbuka untuk mengetik leih cepat. Dalam tanda baca pembuka hilangkan tanda baca
apa pun setelah salam dan penutup.

Baris subjek menunjukkan isi surat. Baris subjek diperlukan dalam memo; mereka opsional
dalam huruf. Baris subjek (subject lines) yang baik adalah spesifik, singkat, dan sesuai untuk
tujuan dan respons yang diharapkan dari pembaca.

• Untuk menuliskan kabar baik, letakkan di baris subjek.

• Untuk menyampaikan informasi yang netral, rangkumlah dengan ringkas di baris
subjek.
• Untuk menyampaikan informasi negatif, gunakan baris subjek negatif jika pembaca
mungkin tidak membaca pesan atau membutuhkan informasi untuk bertindak, atau
jika negatif adalah kesalahan Anda.
• Ketika Anda memiliki permintaan yang mudah bagi pembaca untuk mengabulkan,
masukkan subjek permintaan atau pertanyaan langsung di baris subjek.
• Ketika Anda harus meyakinkan pembaca yang enggan, gunakan landasan bersama,
manfaat pembaca, atau baris subjek yang diarahkan yang membuat sikap Anda
tentang masalah menjadi jelas.

Baris referensi merujuk pembaca ke nomor yang digunakan pada korespondensi

sebelumnya yang dibalas surat dengan surat yang ini, atau nomor pesanan atau faktur yang
menjadi tujuan dari surat ini. Organisasi yang sangat besar, seperti IRS, menggunakan nomor
pada setiap korespondensi yang mereka kirimkan sehingga memungkinkan untuk dengan
cepat menemukan dokumen sebelumnya yang menjadi referensi surat masuk.

Kedua format baik blok maupun blok yang dimodifikasi dapat menggunakan judul
(headings), daftar, dan bagian lekukan (indented) untuk penekanan. Format masing-masing
memiliki kelebihan. Format blok adalah format yang paling sering digunakan untuk surat
bisnis; format ini dapat diketik dengan cepat karena semuanya berbaris di margin kiri. Format

COMM6457 – Business Communication-R1

blok yang dimodifikasi menciptakan halaman yang menarik secara visual dengan
memindahkan tanggal dan blok tanda tangan ke dalam apa yang seharusnya menjadi ruang
putih kosong.

Gambar 4.2. Format blok pada kepala surat (tanda baca campuran; surat koleksi).
Sumber: Locker dan Kaczmarek (2014).

COMM6457 – Business Communication-R1

 Blok yang dimodifikasi adalah format tradisional; pembaca merasa nyaman dengan
itu. Contoh format dalam Gambar 4.2 dan 4 .3 menunjukkan satu halaman surat pada kop
surat perusahaan. Kop surat adalah alat tulis pracetak dengan nama, logo organisasi, alamat,
dan nomor telepon. Gambar 4.4 menunjukkan cara mengatur format blok yang dimodifikasi
ketika Anda tidak memiliki kop surat. (Juga dapat diterima untuk menggunakan format blok
tanpa kop surat.). Jika surat Anda terdiri dari dua halaman atau lebih, gunakan judul
(headings) pada halaman kedua untuk mengidentifikasinya.

COMM6457 – Business Communication-R1

Figure 4.3. Format blok yang dimodifikasi pada kepala surat (tanda baca campuran; surat
rekomendasi)

Figure 4.4. Format blok yang termodifikasi tanpa kepala surat (tanda baca terbuka; surat
klaim).
Sumber: Locker dan Kaczmarek (2014)

COMM6457 – Business Communication-R1

Gelar kehormatan apa yang harus gunakan?

➢ Gunakan "Ms." (Ibu) kecuali seorang wanita memiliki gelar profesional atau lebih
suka gelar tradisional.
➢ Gunakan “Mr.” (Bapak) kecuali seorang pria memiliki gelar profesional.

Surat memerlukan gelar kehormatan dalam salam kecuali Anda menggunakan nama depan
dengan pembaca Anda. Gunakan nama depan hanya jika Anda menggunakannya untuk
berbicara dengan orang di telepon.

Ketika Anda Tahu Nama Pembaca dan Jenis Kelamin

Ketika Anda tahu nama dan jenis kelamin pembaca Anda, gunakan panggilan santun yang
tidak menunjukkan status perkawinan: Mr. (bapak) untuk pria dan Ms. (Ibu, bukan Nyonya
atau pun Nona) untuk wanita. Namun, ada dua pengecualian:

1. Gunakan gelar profesional jika relevan.

Dr. Kristen Sorenson adalah dokter perusahaan baru kami.
Pendeta Robert Townsley memberikan doa.
2. Jika seorang wanita lebih suka dipanggil sebagai Nyonya atau Nona, gunakan gelar/
sebutan/ sapaan yang lebih dia sukai daripada Nona lebih diutamakan daripada bahasa
yang tidak ada eksistensinya: hubungi pembaca saat dia — atau dia— lebih suka
ditangani).
3. Untuk mengetahui apakah seorang wanita lebih suka gelar/ sebutan/ sapaan
tradisional,
a. Periksa blok tanda tangan dalam korespondensi sebelumnya. Jika seorang wanita
mengetik namanya sebagai (Nona) Elaine Anderson atau (Mrs.) Kay Royster,
gunakan gelar yang ditunjuknya.
b. Perhatikan judul yang digunakan seorang wanita dalam memperkenalkan dirinya
di telepon. Jika dia berkata, "Ini Robin Stine," gunakan Ms. ketika Anda menulis
padanya. Jika dia berkata, "Saya Ny. Stine," gunakan gelar/sebutan/sapaan yang
dia tentukan.

COMM6457 – Business Communication-R1

 c. Periksa direktori perusahaan Anda. Di beberapa organisasi, wanita yang lebih
suka gelar tradisional dapat mendaftarkannya dengan nama mereka.
d. Saat Anda menulis surat pekerjaan atau korespondensi penting lainnya, hubungi
perusahaan dan tanyakan pada resepsionis judul yang disukai pembaca Anda.

Ms. sangat berguna ketika Anda tidak tahu apa status pernikahan wanita. Bahkan
ketika Anda tahu bahwa seorang wanita menikah atau lajang, Anda masih
menggunakan Ms. kecuali Anda tahu bahwa dia lebih suka gelar lain.

Ketika Anda Tahu Nama Pembaca tetapi Bukan Jender.

1. Hubungi perusahaan dan tanyakan pada resepsionis, atau
2. Gunakan nama lengkap pembaca dalam sapaan.

Ketika Anda Tidak Tahu Nama Pembaca atau pun Jenis Kelamin.
Anda memiliki tiga opsi:
1. Gunakan posisi atau jabatan pekerjaan pembaca:
Staf Pinjaman yang Terhormat (Dear Loan Officer)
Pendaftar yang Terhormat (Dear Registrar).
2. Gunakan grup umum yang menjadi tempat pembaca Anda:
Investor yang terhormat (Dear Investor)
Komite Penerimaan yang Terhormat (Dear Admission Committee)
3. Abaikan salam/ sapaan dan gunakan baris subjek di tempatnya:
Subjek: Rekomendasi untuk Ben Wandell

Bagaimana Membuat Memo?

➢ Format memo standar meniru format blok tetapi tidak memiliki salam,
penutup, atau tanda tangan.

Memo tidak memerlukan salam dan penutup. Memo tidak pernah membuat
indentasi paragraf. Baris subjek diperlukan; heading adalah opsional. Setiap pos harus

COMM6457 – Business Communication-R1

mencakup semua informasi hingga pos berikutnya. Jangan pernah menggunakan judul
terpisah untuk paragraf pertama.
Gambar 4.5. menggambarkan format memo standar yang diketik pada selembar
kertas biasa. Perhatikan bahwa huruf pertama dari nama pembaca, nama penulis, dan
frasa subjek berbaris vertikal. Perhatikan juga bahwa memo biasanya diparaf oleh
blok Ke / Dari. Inisialisasi memberi tahu pembaca bahwa Anda telah mengoreksi
memo itu dan mencegah seseorang mengirimkan nama Anda pada memo yang
sebenarnya tidak Anda tulis.

Gambar 4.5. Format Memo (di atas kertas biasa; permintaan langsung)
Sumber: Locker dan Kaczmarek (2014)

COMM6457 – Business Communication-R1

Beberapa organisasi memiliki kop surat khusus untuk memo. Tanggal / Ke / Dari /
Subjek sudah ditulis pada formulir, tanggal, nama penulis dan pembaca, dan
subjek dapat diatur pada margin utama untuk menghemat waktu pengetikan. (Lihat
Gambar 4.6.)

Gambar 4.6. Format Memo (pada kop surat memo; kabar baik)
Sumber: Locker dan Kaczmarek (2014)

Beberapa organisasi mengubah urutan item dalam blok Tanggal / Ke / Dari / Subjek.
Beberapa organisasi meminta karyawan untuk menandatangani memo daripada

COMM6457 – Business Communication-R1

sekadar menginisialisasinya. Tanda tangan berada di bawah baris terakhir memo itu,
mulai di tengah halaman, dan mencegah siapa pun menambahkan

informasi yang tidak sah. Jika memo terdiri dari dua halaman atau lebih, gunakan
judul di bagian atas halaman kedua dan selanjutnya (lihat Gambar 4.7).

Gambar 4.7. Opsi 2 untuk Halaman 2 dari Memo (permintaan langsung)

Sumber: Locker dan Kaczmarek (2014)

COMM6457 – Business Communication-R1

 SIMPULAN
Dalam melakukan kegiatan komunikasi bisnis tidak bisa dilepaskan dari pembuatan
pesan-pesan bisnis, yang meliputi perencanaan, menulis dan merevisi. Perencanaan pesan
bisnis termasuk kegiatan menganalisis masalah yang dihadapi, merumuskan tujuan dan
menganalisis audiens, memikirkan informasi, dan manfaat dari pesan bisnis bagi pihak-pihak
yang terkait, memilih pola pengorganisasian pesan bisnis, dan sebagainya. Setelah berhasil
membuat perencanaan dengan baik dan benar kemudian langkah berikutnya adalah
melanjutkan dalam kegiatan berikutnya yaitu menulis pesan bisnis ke dalam kertas atau layar
komputer. Langkah terakhir adalah melakukan revisi. Siapa pun yang bekerja di suatu kantor
sudah pasti ingin menjadi penulis baik agar bisa membuat pesan-pesan bisnis yang efektif.
Untuk bisa menjadi penulis yang baik, seseorang perlu melakukan latihan berulang-ulang
dengan metode yang berbeda. Terdapat beberapa cara yang dapat dipahami untuk dapat
menjadi penulis yang baik, yaitu: adalah hal yang wajar jika konsep yang pertama itu dapat
direvisi, dan menulislah secara teratur.

Merencanakan, menulis dan merevisi pesan pesan memerlukan waktu yang agak
banyak, dan oleh karena itu harus bisa mengelola waktu dengan sebaik-baiknya agar masih
bisa menyisihkan sisa waktu agar dapat menyelesaikan tugas-tugas lain yang juga tidak kalah
penting.

Perencanaan merupakan suatu langkah awal dalam mengerjakan sesuatu. Dengan

perencanaan yang dilakukan dengan baik diharapkan hasil akhirnya akan baik pula dalam
membuat pesan bisnis. Inilah beberapa tehnik yang dapat dilakukan untuk menemukan ide
untuk memulai menulis atau berbicara: brainstorming atau asah otak, menulislah dengan
bebas, pengelompokan, dan berbicara kepada audiens.

Dalam membuat pesan bisnis revisi dilakukan sebagai upaya untuk melihat konsep
dokumen yang belum sempurna. Pada intinya melakukan revisi ini menyangkut ketiga
kegiatan utama yaitu revising (membuat perubahan dengan tujuan memuaskan tujuan dan
audiens), editing (membuat perbaikan dari segi tata bahasa agar sesuai standar), dan
proofreading (untuk meyakinkan bahwa dokumen betul-betul sudah lengkap tanpa kesalahan
sekecil apa pun termasuk bebas dari kelasahan penulisan/ketikan).

COMM6457 – Business Communication-R1

 Terdapat dua bentuk format surat, yaitu block yang kadang-kadang dikenal dengan
nama full block dan modified block. Sebuah surat akan selalu diakhiri dengan penutup dengan
ketulusan dan keramahan (sincerely dan cordially). Dalam pembuatan surat diperlukan
adanya perihal atau subyek (subject), yaitu mengemukakan tentang pokok surat. Subyek juga
dibutuhkan pada waktu Anda membuat sebuah memo. Terkadang dalam pembuatan surat itu
kita membutuhkan adanya rujukan dari korespondensi atau surat-surat yang pernah kita
kirimkan sebelumnya.

Dalam komunikasi bisnis penciptaan citra yang positif dan profesional itu sangat
penting agar rekan atau lawan bisnis bisa menghargai bisnis Anda. Oleh karena itu dalam ini
Anda dituntut agar dapat membuat dokumen atau surat yang memiliki nilai positif dan
profesional di mata rekan atau lawan bisnis. Agar dapat membuat dokumen kelihatan
profesional perlu diperhatikan hal-hal sebagai berikut: gunakan tampilan yang menarik, edit
dan periksalah untuk menghilangkan kesalahan dan salah tulis (ketikan), gunakan tinta cetak
yang bagus agar dokumen mudah dibaca, dan gunakanlah format yang standar.

COMM6457 – Business Communication-R1

 DAFTAR PUSTAKA

1. Locker, Kitty O, & Kaczmarek, Stephen, K. (2014). Module 4 & 9 Business

Communication, Building Critical Skills, 06. MCGI. New York. ISBN: 978-9-81-
473867-5.

COMM6457 – Business Communication-R1