BADAN KEPEGAWAIAN NEGARA

KANTOR REGIONAL II
Jalan Letnan Jenderal Siswondo Parman No. 6 Waru -Sidoarjo
Telepon (031) 8533341 – 8531038
Laman: www.surabaya.bkn.go.id; Pos-el:kanreg2.surabaya@bkn.go.id

Surabaya,30 Agustus 2022

Nomor : 317/B-MP.01.2/SD/KR.II/2022
Lampiran : -
Perihal : Panduan Layanan Bidang Mutasi dan
Status Kepegawaian

Yth.
1. Kepala BKD/BKPSDM/BKPP/BKPD
2. Kepala/ Pimpinan Instansi Vertikal

di Provinsi Jawa Timur

Berdasarkan Pasal 3 huruf b Peraturan BKN Nomor 31 Tahun 2020 tentang Organisasi
dan Tata Kerja Kantor Regional Badan Kepegawaian Negara, Kantor Regional BKN memiliki
fungsi pemberian pertimbangan/ dan atau penetapan bagi Pegawai Negeri Sipil Instansi Pusat
dan Instansi Daerah di wilayah kerjanya, mengenai :
1. perpindahan antar instansi;
2. kenaikan pangkat; dan
3. penetapan status kepegawaian.
Sehubungan dengan fungsi tersebut dan demi mewujudkan pelayanan kepegawaian yang
mudah, tertib, efektif, dan efisien, Kantor Regional II BKN Surabaya membuat panduan
layanan kepegawaian di Bidang Mutasi dan Status Kepegawaian sebagaimana terlampir
dalam Surat ini.

Panduan layanan kepegawaian ini berisi syarat, kelengkapan dokumen, dan batas
waktu penyampaian kelengkapan dokumen tidak lengkap setelah adanya notifikasi BTL dari
tim verifikator Bidang Mutasi dan Status Kepegawaian, diharapkan dapat menjadi panduan
bagi Instansi Pusat dan Instansi Daerah di wilayah kerja Kantor Regional II BKN Surabaya
sehingga dapat mengurangi potensi kesalahan pengusulan dokumen berulang. Panduan
layanan kepegawaian ini diberlakukan terhitung mulai tanggal 01 September 2022.

Atas perhatian dan kerja sama yang diberikan, kami sampaikan terima kasih.
Kepala Kantor Regional II
Badan Kepegawaian Negara

$
 LAYANAN MUTASI DAN STATUS
KEPEGAWAIAN KANREG II BKN
SURABAYA

Kantor Regional II Badan Kepegawaian Negara

Jalan Jenderal S. Parman Nomor 6, Waru, Kabupaten Sidoarjo
Telephone : (031) 8531038, Fax : (031) 8531038
PERSYARATAN KENAIKAN
PANGKAT
REGULER

1 Telah 4 (empat) tahun dalam pangkat terakhir

2 Salinan sah SK Kenaikan Pangkat terakhir

3 Salinan sah SKP 2 (dua) tahun terakhir

SKP Tahun 2021 terdiri dari dua periode yaitu
Periode Januari- Juni sesuai dengan ketentuan
PP 46 Tahun 2011 dimana unsur penilaian
prestasi kerja minimal 76 (predikat baik) dan
Periode Juli-Desember sesuai dengan
ketentuan PP 30 Tahun 2019 dimana unsur
penilaian prestasi kerja minimal 90 (predikat
baik)

PERSYARATAN KENAIKAN
PANGKAT
FUNGSIONAL

1 Telah 2 (dua) tahun dalam pangkat terakhir

2 Salinan sah SK Kenaikan Pangkat terakhir

3 Telah memenuhi angka kredit terakhir dengan

melampirkan dokumen asli PAK
4 Salinan sah SK Jabatan fungsional tertentu

5 Salinan sah SK Pelantikan Jabatan/ BA

Pengambilan Sumpah Jabatan dan SPMT
(pengangkatan pertama)

6 Salinan sah SKP 2 (dua) tahun terakhir

SKP Tahun 2021 terdiri dari dua periode yaitu
Periode Januari- Juni sesuai dengan ketentuan PP 46
Tahun 2011 dimana unsur penilaian prestasi kerja
minimal 76 (predikat baik) dan Periode Juli-Desember
sesuai dengan ketentuan PP 30 Tahun 2019 dimana
unsur penilaian prestasi kerja minimal 90 (predikat
baik)

Berlaku mulai tanggal 01 September 2022

1
PERSYARATAN KENAIKAN
PANGKAT
STRUKTURAL

1 Telah 4 (empat) tahun dalam pangkat terakhir

atau bagi yang masih 1 (satu) tingkat dibawah
jenjang jabatan bisa diberikan kenaikan
pangkat dengan ketentuan 1 (satu) tahun
pangkat terakhir dan 1 (satu) tahun dalam
Jabatan yang diduduki

2 Salinan sah SK Kenaikan Pangkat terakhir

3 Salinan sah SK Jabatan, SK Pelantikan Jabatan/

BA Pengambilan Sumpah Jabatan dan SPMT
4 Salinan sah SKP 2 (dua) tahun terakhir
SKP Tahun 2021 terdiri dari dua periode yaitu
Periode Januari- Juni sesuai dengan ketentuan
PP 46 Tahun 2011 dimana unsur penilaian
prestasi kerja minimal 76 (predikat baik) dan
Periode Juli-Desember sesuai dengan
ketentuan PP 30 Tahun 2019 dimana unsur
penilaian prestasi kerja minimal 90 (predikat
baik)

Berlaku mulai tanggal 01 September 2022

2
PERSYARATAN KENAIKAN
PANGKAT
PENYESUAIAN IJAZAH

1 Tersedia formasi sesuai dengan jabatannya

2 Diangkat dalam jabatan/diberi tugas yang

memerlukan pengetahuan/ keahlian sesuai
dengan ijazah yang diperoleh, dibentuk dalam
Uraian tugas yang dibuat oleh minimal Pejabat
Eselon II (untuk jabatan fungsional umum)
3 Minimal 1 (satu) tahun dalam pangkat terakhir
Contoh :
a. PNS pangkat/gol. ruang Juru I/c dapat
dipertimbangkan KP PI ke pangkat/gol.ruang
Pengatur Muda II/a
b. PNS pangkat gol. ruang II/a dapat
dipertimbangkan KP PI ke pangkat/gol.ruang
Penata Muda III/a

4 Salinan sah SK Kenaikan Pangkat Terakhir

Salinan sah SKP 1 (satu) terakhir (semua

5
unsur bernilai minimal baik dalam 1 tahun
terakhir)

6 Salian sah Surat Tugas Belajar/ Tugas

Belajar mandiri

7 Salinan sah ijazah dan transkrip terakhir

Salinan sah surat keterangan sudah lulus ujian
8 Penyesuaian Ijazah

PERSYARATAN KENAIKAN
PANGKAT
TUGAS BELAJAR

1 Salinan sah SK Kenaikan Pangkat terakhir

Salinan sah SKP 1 (satu) tahun terakhir
2
SKP Tahun 2021 terdiri dari dua periode yaitu
Periode Januari- Juni sesuai dengan ketentuan
PP 46 Tahun 2011 dimana unsur penilaian
prestasi kerja minimal 76 (predikat baik) dan
Periode Juli-Desember sesuai dengan
ketentuan PP 30 Tahun 2019 dimana unsur
penilaian prestasi kerja minimal 90 (predikat
baik)
3 Salinan sah Surat Tugas Belajar

4 Salinan sah ijazah dan transkrip terakhir

Berlaku mulai tanggal 01 September 2022

3
PERSYARATAN PINDAH
INSTANSI
PEGAWAI NEGERI SIPIL

1 Dokumen asli Analisis Jabatan dan Analisis Beban

Kerja

2 Dokumen asli Surat Permohonan mutasi dari PNS

yang bersangkutan
3 Dokumen asli Surat usul mutasi dari PPK instansi
penerima dengan menyebut jabatan yang akan
diduduki
Dokumen asli Surat persetujuan mutasi dari PPK
4 instansi asal dengan menyebutkan jabatan yang
akan diduduki

5 Dokumen asli surat pernyataan dari instansi asal

bahwa PNS yang bersangkutan tidak sedang
dalam proses atau menjalani hukuman disiplin
dan atau proses peradilan yang diterbitkan oleh
PPK atau pejabat lain yang menangani
kepegawaian paling rendah menduduki JPT
Pratama

6 Salinan sah SK pangkat dan/ atau jabatan

terakhir

7 Salinan sah SKP 2 (dua) tahun terakhir dengan

penilaian kinerja minimal baik

8 Dokumen asli surat pernyataan tidak sedang

menjalani tugas belajar atau ikatan dinas yang
dibuat oleh PPK atau pejabat lain yang menangani
kepegawaian paling rendah menduduki JPT
Pratama
9 Dokumen asli surat keterangan bebas temuan
yang diterbitkan Inspektorat dimana PNS berasal

10 Batas waktu untuk melengkapi berkas tidak

lengkap adalah 6 (enam) Bulan Hari Kalender
sejak notifikasi BTL

PNS YANG MELAKSANAKAN SELEKSI

TERBUKA PADA INSTANSI LAIN
1. Rekomendasi JPT atau PPK asal untuk mengikuti
seleksi terbuka
2. Hasil Seleksi Terbuka yang disampaikan oleh KASN
3. SK Pengangkatan dan SK Pelantikan
4. Permintaan mutasi dari instansi penerima
5. Nota Usul

Berlaku mulai tanggal 01 September 2022

4
 PERSYARATAN
PENINJAUAN MASA KERJA
PEGAWAI NEGERI SIPIL

1 Salinan sah SK CPNS

Salinan sah SK PNS (jika sudah diangkat sebagai

2
PNS)

3 Salinan sah daftar riwayat pekerjaan

Dokumen asli SK Pengangkatan dan
4 Pemberhentian (berupa Parklaring yang
menerangkan waktu pengangkatan,
pemberhentian dan jumlah gaji serta
ditandatangani oleh PPK atau pejabat yang
diberikan kewenangan minimal menduduki Eselon
II)

4 Slip gaji dari instansi lama apabila dalam SK atau

Parklaring tidak menyebutkan jumlah gaji
Salinan sah Ijazah yang digunakan pada saat
5
bekerja di instansi pemerintah/ swasta

7 Bukti lain yang dimiliki oleh PNS/CPNS yang dapat

mendukung peninjauan masa kerja

8 Masa kerja yang diperhitungkan sebelum diangkat

sebagai PNS adalah masa kerja dengan Ijazah
minimum persyaratan Ijazah sesuai dengan
peraturan perundang-undangan yang berlaku
Contoh :
1. Jabatan Fungsional Guru memiliki
persyaratan berijazah paling rendah S-1/D-IV
untuk pengangkatan pertama dalam
Jabatan, sehingga masa kerja sebelum PNS
yang dihitung adalah masa kerja profesi guru
berijazah S-1/D-IV
2. Jabatan Fungsional Dosen minimal S-2
3. Jabatan Fungsional Tenaga Kesehatan
minimal D-3

9 Pengajuan peninjauan masa kerja maksimal 10

(sepuluh) tahun sejak diangkat menjadi PNS

10 Surat Pengantar dari Instansi

11 Batas waktu untuk melengkapi berkas tidak

lengkap adalah 30 (tiga puluh) Hari Kalender
sejak notifikasi BTL

Berlaku mulai tanggal 01 September 2022

5
PERSYARATAN
PENINGKATAN PENDIDIKAN
PEGAWAI NEGERI SIPIL

1 Menduduki pangkat terendah sesuai dengan

pendidikan

2 Salinan sah SK Kenaikan Pangkat terakhir

3 Salinan sah Penilaian Angka Kredit (PAK) yang

menunjukkan bahwa pendidikan telah dinilai bagi
Jabatan Fungsional tertentu

4 Surat Tugas belajar yang ditandatangani oleh JPT

Pratama yang membidangi kepegawaian (PPK
atau Sekretaris Daerah atau Asisten SDM atau
Kepala BKD/BKPSDM/BKPP)

5 Persyaratan akreditasi Perguruan Tinggi :

Setelah berlakunya SE Permenpan RB No. 4
tahun 2013, mendapat persetujuan/ akreditasi
minimal B dari lembaga yang berwenang
Setelah berlakunya SE Permenpan RB No. 28
tahun 2021 :
(1) B atau baik sekali bagi prodi perguruan
tinggi dalam negeri
(2) C atau baik bagi prodi perguruan tinggi
dalam negeri yang memiliki akreditasi B
atau baik sekali atas persetujuan Menteri
diakui oleh Kementerian yang
menyelenggarakan urusan pemerintah di
bidang pendidikan bagi perguruan tinggi luar
negeri

6 Surat Keterangan sebagai pengganti Surat Ijin

Belajar/ Tugas Belajar apabila ijazah diperoleh
sebelum menjadi CPNS

7 Surat Keterangan sebagai pengganti Surat Ijin

Belajar/ Tugas Belajar apabila ijazah diperoleh
sebelum menjadi CPNS

8 Surat pengantar dari instansi

Batas waktu untuk melengkapi berkas tidak

9
lengkap adalah 30 (tiga puluh) Hari Kalender
sejak notifikasi BTL

Berlaku mulai tanggal 01 September 2022

6
PERSYARATAN CUTI DI
LUAR TANGGUNGAN
NEGARA

1 Telah bekerja 5 tahun terus menerus

2 Memiliki alasan yang mendesak dan dituangkan

dalam surat keterangan. Alasan mendesak yang
dimaksud sebagai berikut:
mengikuti atau mendampingi suami/istri
tugas negara/tugas belajar di dalam/luar
negeri
mendampingi suami/istri bekerja di
dalam/luar negeri
menjalani program untuk mendapatkan
keturunan
mendampingi anak yang berkebutuhan
khusus
mendampingi suami/istri/anak yang
memerlukan perawatan khusus dan/atau
mendampingi/merawat orang tua/mertua
yang sakit/uzur

3 Salinan sah SK CPNS dan SK PNS

4 Salinan sah SK Kenaikan Pangkat terakhir

5 Salinan sah SKP 1 (satu) tahun terakhir

Daftar riwayat hidup dan Daftar Riwayat

6
Pekerjaan

Dokumen asli surat persetujuan ijin dari atasan

7
langsung untuk memberikan cuti

8 Nota persetujuan yang telah diisi oleh instansi

9 Surat pengantar dari instansi

10 Batas waktu untuk melengkapi berkas tidak

lengkap adalah 15 (lima belas) Hari Kalender sejak
notifikasi BTL

Berlaku mulai tanggal 01 September 2022

7
PERSYARATAN
PENGAKTIFAN KEMBALI
SEBAGAI PEGAWAI NEGERI SIPIL SETELAH
MENJALANI HUKUMAN PIDANA

1 Salinan sah SK CPNS atau SK PNS atau SK

Kenaikan Pangkat terakhir

2 Salinan Surat Penahanan dari Kepolisian RI

Salinan SK Pemberhentian Sementara sebagai

3
PNS yang ditandatangani oleh PPK

Salinan Petikan Putusan Pengadilan yang

4
berkekuatan hukum tetap (inkracht) dan Berita
Acara Pelaksanaan Putusan Pengadilan

Salinan SK Pemberhentian Sementara sebagai

5
PNS yang ditandatangani oleh PPK

6 Surat keterangan lepas menjalani masa tahanan

dari rumah tahanan negara yang dikeluarkan oleh
Kementerian Hukum dan HAM

7 Surat pengantar dari instansi

8 Batas waktu untuk melengkapi berkas tidak

lengkap adalah 30 (tiga puluh) Hari Kalender
sejak notifikasi BTL

Berlaku mulai tanggal 01 September 2022

8
PETUNJUK PEMBUATAN
KARTU ASN VIRTUAL

1 Telah diangkat sebagai PNS atau PPPK

2 Melakukan login melalui website

https://mysapk.bkn.go.id dan memasukkan NIP
dan password

3 Memilih sub menu Kartu ASN Virtual

4 Memilih update foto diri dengan ketentuan

sebagai berikut :
a. Berbentuk Potrait
b. Resolusi minimal 450x575 pixel
c. Format PNG/ background transparant
d. Ukuran maksimum 2 MB
Pengguna kartu dapat mengunduh dan mencetak
5
Kartu ASN Virtual

PERSYARATAN PENETAPAN
KARTU ISTRI DAN KARTU SUAMI

Laporan perkawinan pertama dan seterusnya 1

Salinan sah akta nikah/perkawinan baik untuk 2

perkawinan pertama, perkawinan kedua dan
seterusnya, maupun perkawinan janda/duda

Salinan sah akta cerai/akta kematian untuk 3

perkawinan janda/duda

Surat pengantar dari instansi 4

Batas waktu untuk melengkapi berkas tidak 5

lengkap adalah 30 (tiga puluh) Hari Kalender
sejak notifikasi BTL

Berlaku mulai tanggal 01 September 2022

9
 @bkn2 surabaya

@bkn2surabaya

www.surabaya.bkn.go.id

Kantor Regional II Badan Kepegawaian Negara

Jalan Jenderal S. Parman Nomor 6, Waru, Kabupaten Sidoarjo
Telephone : (031) 8531038, Fax : (031) 8531038