BAB I

PENDAHULUAN

A. DEFENISI
Penerimaan pasien rawat inap (admisi), adalah serangkaian proses penerimaan pasien
untuk mendapatkan pelayanan di unit rawat inap yang disesuaikan dengan kebutuhan
pasien di tempat penerimaan pasien rawat inap.
Proses peneriman pasien rawat inap di RSUD Tengku Sulung selalu mempertimbangkan
pelayanan preventif, kuratif dan rehabilitatif. Proses penerimaan rawat inap (admisi) dapat
berasal dari pelayanan rawat jalan maupun dari pelayanan pasien gawat darurat yang
sudah stabil. Dengan adanya proses admisi di RSUD Tengku Sulung diharapkan pasien
dan keluarga mendapat penjelasan tentang general consent, hak dan kewajiban, privasi
pasien, pembiayaan dan hal-hal lain yang dibutuhkan pasien selama dirawat di rumah
sakit.

B. TUJUAN
1. untuk meningkatkan pemberian informasi kepada pasien dan keluarga,
2. menciptakan tertib administrasi yang teratur,
3. menyediakan berkas rekam medis dan meng klarifikasi data pasien yang akan masuk
rumah sakit.

1
 BAB II
RUANG LINGKUP

Ruang lingkup penerimaan pasien rawat inap (admisi) di RSUD Tengku Sulung dapat
dikatagorikan berdasarkan :
1. Kondisi pasien :
a. Pasien yang yang berasal dari Unit gawat darurat
b. Pasien yang berasal dari poliklinik yang di instruksikan DPJP untuk rawat inap
2. Jenis kunjungan :
a. Pasien baru, yaitu pasien yang baru pertama kali datang berobat ke RSUD Tengku
Sulung Pasien lama, yaitu pasien yang sudah pernah mendapatkan perawatan baik
medis maupun non medis (penunjang) di RSUD Tengku Sulung
3. Pembiayaan :
a. Bayar sendiri atau pasien umum ( Out of Pocket ).
b. Pembayaran dengan jaminan yang meliputi:
a) BPJS (Badan Penyelenggara Jaminan Sosial) adalah pasien yang mendapat bantuan
jaminan kesehatan, baik yang premi mandiri maupun premi ditanggung negara

2
 BAB III

TATA LAKSANA

Proses penerimaan pasien rawat inap (admisi) dilakukan di tempat khusus, yang dilayani oleh
petugas kompeten
Fungsi admisi ini adalah untuk menerima pasien yang memerlukan perawatan lebih lanjut sesuai
prosedur sebagai pasien rawat inap. Petugas Admisi sudah dilatih untuk hal tersebut, sehingga
mereka sudah memiliki pengetahuan yang cukup tentang:
1. Cara berkomunikasi yang efektif.
2. Kapasitas tempat tidur yang tersedia dan terpakai di RSUD Tengku Sulung
3. Pelayanan yang diberikan oleh RSUD Tengku Sulung yang meliputi alur layanan, dokter
yang merawat, penjelasan umum (general consent), tarif dan fasilitas yang ada di RSUD
Tengku Sulung
A. Prosedur Penerimaan Pasien Rawat Inap :
1. Pasien yang datang dari Unit Rawat Jalan :
a. Pasien/keluarganya membawa surat perintah / surat pengantar rawat inap dari DPJP.
b. Petugas Admisi menerima pengantar dari poliklinik yang berisi perintah untuk rawat
inap
c. Petugas Admisi melakukan wawancara kepada pasien atau keluarga pasien mengenai
- minta di rawat di kelas berapa
- sebagai pasien dengan Jaminan atau dengan non Jaminan
d. Petugas Admisi melakukan pemesanan kamar sesuai dengan jenis penyakit, jenis
kelamin serta tanggal lahir pasien untuk menyesuaikan kamar perawatan sesuai kelas
rawat berdasarkan jaminan kesehatan yang di miliki / naik kelas / sesuai permintaan
bila pasien umum
e. Petugas Admisi memberikan informasi tentang hak dan kewajiban pasien beserta
keluarganya selama menjalani proses perawatan di rawat inap RSUD Tengku Sulung.
f. Petugas Admisi memberikan informasi secukupnya tentang perkiraan biaya dan
fasilitas kamar yang diberikan selama menjalani proses perawatan di ruang rawat
inap.
g. Petugas Admisi menyiapkan lembar persetujuan umum dan mengisi form RM (lem-
bar keluar masuk Rumah Sakit) yang berisi data identitas pasien, cara bayar, penang-
gung jawab pembayaran, tanggal dan jam mulai MRS, Ruang perawatan dan kelas
perawatan
h. Keluarga pasien mengisi, membaca, dan memahami kemudian menanda tangani surat
persetujuan umum (general consent)
i. Petugas Admisi menyiapkan form RM (surat pernyataan rawat inap) yang berisi
nomor rekam medis pasien, identitas pembuat pernyataan bersedia atau tidak bersedia
di lakukan perawatan terhadap pasien, penanggung jawab ( pasien / keluarga )

3
 menanda tangani surat pernyataan rawat inap dengan saksi 1 dari petugas RS, saksi ke
2 dari keluarga pasien. Surat pernyataan rawat inap di tanda tangani oleh dokter /
perawat / bidan
j. Petugas Admisi menulis nomor rekam medis dan identitas pasien pada buku register
pendaftaran rawat inap
k. Petugas Admisi mencetak / menulis gelang pasien yang berisikan nama pasien,
tanggal lahir, nomor rekam medis di mana gelang warna biru untuk pasien laki laki
dan gelang warna pink untuk pasien perempuan
l. Petugas Admisi menyerahkan form RM serta gelang pasien kepada pasien/ keluarga
pasien untuk di berikan kepada perawat rawat jalan terkait.
m. Pasien dan keluarga di damping perawat rawat jalan melakukan transfer dengan
membawa berkas rekam medis menuju ruang rawat inap yang telah di sepakati
bersama
n. Jika saat itu ruang rawat inap masih penuh maka prosedur yang dilakukan:
1) Petugas Admisi menelpon petugas rawat jalan terkait memberitahukan bahwa ru-
ang perawatan masih penuh.
2) Petugas Admisi memberikan Informasi kepada keluarga pasien bahwa pelayanan
selanjutnya akan ditunda atau menunggu pasien yang pulang.

2. Pasien yang datang dari Unit Gawat Darurat :

Pasien yang berada di Triage Unit Gawat Darurat dilakukan pemeriksaan dan
observasi ada beberapa kemungkinan tindak lanjut yang diberikan. Semua tindakan yang
dilakukan sepengatahuan dan persetujuan dari keluarga pasien setelah petugas
memberikan informasi tentang kondisi pasien saat itu. Tindak lanjut yang diberikan:
o Pasien boleh langsung pulang mengikuti prosedur pemulangan pasien
o Pasien dirujuk ke rumah sakit lain / transfer mengikuti ketentuan tentang prosedur
merujuk / transfer pasien
o Pasien memerlukan perawatan lebih lanjut mengikuti ketentuan prosedur pendaftaran
pasien rawat inap dan prosedur transfer pasien

Prosedur pendaftaran pasien yang diberikan sebagai berikut:

a. Keluarga pasien dianjurkan oleh petugas di Unit Gawat Darurat ke tempat dimana
pasien dilakukan observasi untuk meminta berkas rekam medis bagi pasien rawat inap
ke Tempat Penerimaan Pasien Rawat Inap (Admisi) dengan menyertakan surat
permintaan rawat inap
b. Petugas Admisi menerima pengantar dari petugas UGD yang berisi perintah rawat
inap
c. Petugas Admis melakukan wawancara secukupnya kepada keluarga pasien mengenai :

4
 o Minta di rawat di kelas berapa
o Sebagai pasien dengan jaminan atau dengan non jaminan
d. Petugas Admisi menelpon ruang perawatan yang sesuai dengan jenis penyakit, jenis
kelamin serta tanggal lahir pasien untuk memesankan kamar perawatan sesuai klas
rawat / naik kelas / sesuai permintaan bila pasien umum
e. Petugas Admisi memberikan informasi tentang hak dan kewajiban pasien beserta
keluarganya selama menjalani proses perawatan di rawat inap RSUD Tengku Sulung
f. Petugas Admisi memberikan informasi secukupnya tentang perkiraan biaya dan
fasilitas kamar yang diberikan selama menjalani proses perawatan di ruang rawat inap
RSUD Tengku Sulung
g. Petugas Admisi menyiapkan lembar persetujuan umum dan menyiapkan RM (lembar
keluar masuk rumah sakit) yang berisi data identitas pasien, cara bayar, tanggal dan
jam mulai MRS, ruang perawatan dan kelas perawatan
h. Keluarga / Penanggung Jawab Pasien, mengisi dan menanda tangani lembar
persetujuan umum
i. Petugas Admisi menyiapkan form surat pernyataan rawat inap yang berisi nomor
rekam medis pasien, identitas pembuat pernyataan bersedia atau tidak bersedia di
lakukakn perawatan terhadap pasien, penanggung jawab ( pasien / keluarga ),
menanda tangani surat pernyataan rawat inap dengan saksi 1 dari Rumah Sakit, saksi
ke 2 dari keluarga pasien dan pernyataan rawat inap di tanda tangani oleh dokter /
perawat / bidan
j. Petugas Admisi menulis nomor rekam medis dan identitas pasien pada buku register
pendaftaran pasien rawat inap.
k. Petugas Admisi menyerahkan form RM serta surat penjaminan kepada keluarga
pasien untuk di berikan kepada perawat UGD Pasien / keluarganya didampingi
perawat IGD yang melakukan transfer dengan membawa berkas rekam medis menuju
ruang rawat inap yang telah disepakati bersama.
l. Jika saat itu ruang rawat inap masih penuh maka prosedur yang dilakukan:
1) Petugas Admisi mempersilahkan pasien dan keluarga untuk menunggu di area
Observasi di UGD paling lama 8 jam.
2) Petugas Admisi mencatat data pasien yang menunggu kamar kosong di
pelayanan rawat inap.
3) Jika selama waktu 8 jam tempat tidur yang telah dipesan masih belum ada
maka :
a) Petugas Tempat Pendaftaran Pasien Rawat Inap (Admisi) menghubungi:
 Petugas di ruang rawat inap untuk mencarikan alternatif kamar kosong
yang tersedia.
 Petugas Unit Gawat Darurat (UGD) :

5
 - Untuk memberikan penjelasan dan informasi tentang adanya
penundaan pelayanan di ruang rawat inap dan mempersilahkan
pasien dan keluarga untuk dirujuk.
- Untuk menghubungi Case manager yang bertugas saat itu guna
memberikan solusi dari masalah yang ada
b) Petugas Unit Gawat Darurat (UGD) memberikan edukasi dan alternatif
pelayanan kepada pasien / keluarga pasien. Alternatif pelayanan yang
diberikan yaitu:
 Melakukan perawatan rawat inap yang tidak sesuai dengan pemesanan
awal.
 Melakukan prosedur alih rawat di rumah sakit lain.

3. Pasien Bayi Baru Lahir :

a. Bayi baru lahir yang berada di kamar bersalin ataupun di kamar operasi karena
dilahirkan secara Sectio Caesaria (SC) maka proses identifikasi pasien dilakukan
oleh bidan
b. Bidan memasangkan gelang identitas sementara satu atau lebih ( pada kasus bayi
kembar ) pada bayi dengan menuliskan nama Ibu, tanggal lahir ibu dan nomor MR ibu
sampai keluarnya nomor MR bayi.
c. Keluarga pasien dianjurkan oleh petugas (bidan) untuk datang ke Tempat Penerimaan
Pasien Rawat Inap (Admisi) untuk melengkapi prosedur pendaftaran sebagai pasien
rawat inap dengan membawa surat pengantar permintaan rawat inap

6
 BAB IV
DOKUMENTASI

Pemberian informasi tentang Penerimaan Pasien Rawat inap sangat penting bagi pasien dan
keluarga agar pasien dan keluarga bisa mengerti tentang macam macam Pelayanan yang ada di
Rumah Sakit dan bisa mengetahui alur layanan dan fasilitas yang tersedia .
Proses pendaftaran pasien rawat inap didokumentasikan dalam bentuk :
1. Surat Perintah / Pengantar Rawat Inap
2. Pernyataan Persetujuan Rawat Inap
3. Surat Persetujuan Umum (general consent)
4. Surat penjaminan
5. Surat Keterangan lainnya
6. SPO Pemberian Informasi di Admisi
7. SPO Transfer Internal

7
 PANDUAN PENDAFTARAN PASIEN RAWAT JALAN

A. Alur Pelayanan Pasien

RSUD Tengku Sulung menerima pasien dari BPJS-JKN, Jaminan Perusahaan atau Asuransi dan
pasien umum. Alur pelayanan pasien untuk berobat disesuaikan dengan jenis pasien yang dilayani,
sebagai berikut:
a. Berdasarkan kegawat daruratannya :
1) Pasien Gawat Darurat, pasien langsung menuju UGD sementara keluarga/pengantar
mendaftarkan pasien ke bagian pendaftaran
2) Pasien Tidak Gawat Darurat :
a) Pada saat jam kerja, pasien terlebih dahulu mendaftarkan diri ke bagian pendaftaran
jika sudah selesai pasien menuju poliklinik/Unit Rawat Jalan yang di tuju
b) Pada saat diluar jam kerja/hari Libur, pasien langsung menuju UGD sementara
keluarga/pengantar mendaftarkan pasien ke bagian pendaftaran

b. Berdasarkan status pasien

1) Pasien BPJS, alur pelayanannya mengikuti ketentuan dari BPJS yaitu:
a) Memfotocopy kartu BPJS yang masih berlaku dengan identitas sesuai KTP /
Identitas lainnya
b) Membawa rujukan yang berasal dari Puskesmas / PPK 1, kecuali untuk pasien gawat
darurat

2) Pasien Umum, dapat langsung mengakses pelayanan di RSUD Tengku Sulung baik lang-
sung datang ke poliklinik/UGD maupun dikirim oleh dokter praktek mandiri
B. Pendaftaran Pasien
1. Pendaftaran Rawat Jalan Pasien Baru
1) Pasien atau keluarga mengambil nomor antrian dan mendapatkan informasi tentang
syarat-syarat administrasi yang harus di penuhi oleh pasien, sesuai dengan kepesertaannya
(Umum, BPJS)
2) Keluarga atau pasien menunggu panggilan dari petugas pendaftaran
3) Petugas mendaftarkan Pasien sesuai nomor pemanggilan
4) Petugas pendaftaran mencek/ meneliti kelengkapan persyaratan:
5) Jika BPJS : petugas mengecek/ meneliti persyaratan yg di bawa yaitu kartu BPJS , Kartu
Identitas, dan Rujukan dari PPK-1
6) Jika umum : membawa kartu identitas dengan prosedur masing dan kartu identitas lalu di
lampirkan dengan form diagnose yang disediakan
7) Jika umum : membawa kartu identitas
8) Petugas mencetak R2K (Ringkasan Riwayat klinik)
9) Kemudian petugas mencetak kartu pasien dan mencetak label
10) Petugas memberikan kartu pasien kepada pasien dan mengedukasi untuk di bawa setiap
berobat

8
 2. Pendaftaran Rawat Jalan Pasien Lama.
1) Pasien atau keluarga mengambil nomor antrian
2) Petugas mendaftarkan Pasien sesuai nomor pemanggilan Petugas pendaftaran mencek/
meneliti kelengkapan persyaratan
3) Jika BPJS : petugas mengecek/ meneliti persyaratan yg di bawa yaitu kartu BPJS , Kartu
Identitas, dan Rujukan dari PPK-1 / Surat Kontrol yang berlaku
4) Jika umum : membawa kartu identitas
5) Apabila sudah lengkap dan sesuai petugas mendaftarkan pasien sesuai dengan kartu
berobat yang di bawa pasien atau kartu identitas pasien
6) Petugas mendata ulang kebenaran data diri pasien jika ada perubahan petugas berhak un-
tuk mengganti dengan data diri terbaru
7) Petugas mendaftarkan pasien sesuai dengan Poliklinik dan Dokter yang dituju
8) Lalu petugas mencetak trecer yang di kirim kebagian rekam medis
9) Kemudian petugas mencetak label yang diperlukan

3. Pendaftaran Rawat Jalan via telpon

a. Petugas Pendaftara menerima telpon dengan baik dan benar.
b. Mengkonfirmasi data pasien.
c. Mendaftar pasien sesuai dengan kebutuhan pasien.
d. Memberikan informasi yang dibutuhkan pasien.
e. Melakukan print out jarak jauh.

4. Langkah-langkah Pendaftaran Rawat Inap

a. Petugas admisi menerima surat perintah masuk rawat yang dibawa pasien, keluarga/pengantar
pasien.
b. Petugas admisi menanyakan kamar rawat yang akan di ambil oleh keluarga pasien sesuai kemam -
puan atau sesuai dengan kebutuhan, jika menggunakan jaminan perusahaan atau asuransi Petugas
admisi mengkonfirmasi hak kelas pasien sesuai prosedur masing-masing jaminan, jika bpjs Petu -
gas admisi mengecek keaktifan kartu beserta meminta persyaratan yang di butuhkan.
c. Petugas admisi menjelaskan daftar biaya kamar perawatan, asuhan keperawatan, biaya visit dok -
ter, tidakan, penunjang medis lain, beserta deposit awal.
d. Petugas admisi mengkonfirmasi ke rawat inap melalui telepon untuk membooking ruangan yang
akan di tuju , dengan menyebutkan:
 ruangan yang di tuju
 nama pasien
 diagnosa pasien
 dokter penanggung jawab pasien
e. Petugas admisi meminta keluarga pasien/ penanggung jawab pasien untuk mengisi Formulir Pem-
berian Informasi dan Persetujuan Umum (general consent) dan mengisi surat pernyataan naik
kelas( jika pasien naik kelas) di tandatangani oleh petugas pendaftaran dan penanggung jawab pasien
f. Petugas admisi menjelaskan hak dan kewajiban pasien serta tata tertib yang berlaku di RSUD Tengku

9
 Sulung
g. Petugas admisi mencetak gelang yang akan di gunakan untuk pasien, biru untuk laki-laki pink untuk
perempuan, kecil untuk anak, besar untuk dewasa, yang berisi
 Nama Pasien
 Tempat Tanggal Lahir
 Nomor Rekam Medis
h. Petugas admisi Menyiapkan 1 berkas dokumen yang dibutuhkan pasien
i. Petugas admisi menulis manual di buku rawat inap yang berisi:
 nomor rekam medis pasien
 nama pasien
 asal SPMR
 dokter yang mengirim
 pasien lama atau baru
 kamar yang di tuju
 dokter penanggung jawab pasien
 nama penjamin
 nama perawat yang menerima booking
 diagnosa atau keterangan (jika di butuhkan)
j. Petugas admisi mengantarkan dokumen pasien ke unit pengirim rawat
a) Pendaftaran pasien di poliklinik
1) Antrian Pasien
Pasien akan dilayani sesuai daftar antrian baik pasien baru maupun pasien lama.
2) Pasien Baru
Pasien yang baru pertama kali datang mendaftar di loket pendaftaran rawat jalan dengan
tahapan sebagai berikut :
a) Pasien umum dikenai biaya pendaftaran/deposit sedangkan pasien BPJS-JKN harus
mengurus S.E.P. ( Surat Egibilitas Peserta) terlebih dahulu
b) Syarat untuk mendapatkankan S.E.P. (Surat Egibilitas Peserta) bagi pasien BPJS-JKN
adalah membawa rujukan dari PPK I dan kartu peserta BPJS-JKN, fotocopy KK dan KTP.
c) pasien di arahkan ke poliklinik, untuk pasien BPJS-JKN pasien diarahkan untuk
menunggu di poliklinik tujuan dan petugas pendaftaran menyimpan berkas bpjs beserta
S.E.P. ( Surat Egibilitas Peserta) di kotak yang telah disediakan di tiap poliklinik yang di
tuju, sedangkan file rekam medis akan diantar oleh petugas rekam medis
3) Pasien Lama
Pasien lama adalah pasien yang sudah pernah berobat di RSUD Tengku Sulung.
Tahap-tahap pendaftaran pasien lama di unit rawat jalan :
a) Pasien umum mendaftar diloket pendaftaran unit rawat jalan, setelah itu pasien menuju
poliklinik yang dituju.
b) Pasien BPJS-JKN membawa rujukan dari PPK I/surat kontrol dari poliklinik sebelumnya
dan mengurus S.E.P. (Surat Egibilitas Peserta)
c) Petugas pendaftran mengantar S.E.P dan berkas asuransi ke meja perawat

10
 d) Petugas bagian Rekam Medis mengantar file Rekam Medis pasien sesuai permintaan
poliklinik
e) Pasien dilayani sesuai daftar antrian

b) Pendaftaran pasien di UGD

UGD melayani pasien selama 24 jam.
Tahap-tahap pendaftaran pasien UGD :
1) Pasien mendaftarkan diri di bagian pendaftaran dengan persyaratan sesuai jenis pasien
(Umum,kerjasama,atau BPJS-JKN),sama dengan pendaftaran di URJ
2) Bila kondisi pasien memerlukan tindakan segera,maka urusan administrasi diwakili oleh
keluarga/pengantarnya, sedangkan pasien dapat langsung dilakukan proses triage
3) Untuk pasien baru, petugas pendaftaran mendaftar pasien sesuai dengan kartu identitas
dan membuat status rekam medis baru. Untuk pasien lama, pasien menunjukkan identitas
pasien atau kartu berobat pasien lalu petugas meregistrasikan pasien sesuai dengan polik-
linik yang dituju dan mencetak trecer ke bagian Rekam Medis

11