PANGKALAN UTAMA TNI AL VII

RUMKITAL SAMUEL J. MOEDA KUPANG

PANDUAN PENDAFTARAN PASIEN RAWAT JALAN DAN

PENERIMAAN PASIEN
RAWAT INAP RUMAH SAKIT SAMUEL J MOEDA
KUPANG
 BAB I
DEFINISI

Dalam Panduan Pendaftaran Pasien Rawat Jalan dan Penerimaan Pasien Rawat Inap
ini yang dimaksud dengan:

A. Pendaftaran pasien rawat jalan adalah suatu bentuk penerimaan pasien yang akan
mendapatkan pelayanan kesehatan di Instalasi Rawat Jalan rumah sakit terdiri dari
:
1. Pasien Baru yaitu pasien yang baru pertama kali berkunjung untuk
mendapatkan pelayanan kesehatan dan belum terdaftar serta belum
mempunyai nomor dokumen rekam medis
2. Pasien Lama yaitu pasien yang sudah pernah mendapatkan pelayanan
kesehatan dan atau mempunyai nomor rekam medis
B. Pendaftaran pasien di UGD adalah suatu bentuk kegiatan penerimaan pasien yang
berkunjung untuk mendapatkan pelayanan kesehatan di rumah sakit melalui Unit
Gawat Darurat (UGD). Pada kasus gawat darurat pasien datang langsung ke ruang
gawat darurat, sementara jika ada yang pengantar, jika tidak maka petugas
pendaftaran yang mendaftar dengan mendatangi/wawancara jika mungkin (pasien
sadar) atau dengan identitas yang ada pada pasien
C. Pendafataran pasien rawat inap adalah Pelayanan penerimaan pasien untuk
dirawat inap, setelah ada Surat Pengantar Rawat Inap dari pihak yang berwenang
D. Tempat dan Waktu Pendaftaran
1. Loket Pendaftaran polilklinik adalah tempat pendaftaran pasien yang berkunjung
ke poliklinik baik sebagai pasien dengan kasus lama maupun kasus baru, pasien
kunjungan lama maupun kunjungan baru, dengan rujukan maupun tanpa rujukan
serta pasien dengan biaya sendiri (umum) maupun dengan jaminan kesehatan
(BPJS, KIS, ASKES, JAMKESMAS). Waktu pelayanan di loket pendaftaran
poliklinik buka mulai jam 08.00 sampai dengan 17.00 wita.
2. Loket pendaftaran UGD adalah tempat pendaftaran bagi pasien emergensi yang
berkunjung di Unit Gawat Darurat atau pasien non emergensi yang berkunjung
pada saat pelayanan Instalasi Rawat Jalan tutup/diluar jam kerja/pada hari libur.
Pada loket pendaftaran UGD juga melayani pendaftaran pasien Rawat Inap dari
UGD maupun dari poliklinik. Waktu pelayanan di loket pendaftaran UGD adalah
24 jam
E. Ketentuan dan Pembiayaan Pendaftaran
1. Pasien Poliklinik
a. Biaya Sendiri (umum)
1) Pasien dengan biaya sendiri saat pendafataran di loket poliklinik dengan
rujukan atau tanpa rujukan cukup membawa kartu identitas diri serta
mengisi formulir pendafataran
2) Selama perawatan di poliklinik, pasien umum bersedia menyelesaikan
kewajiban keuangan
b. Pasien Jaminan Kesehatan Nasional (JKN)
1) Pasien dengan JKN (BPJS/KIS/ASKES/JAMKESMAS) harus membawa
surat rujukan dari FKTP/ Puskesmas/Dokter keluarga dan fotocopy kartu
 JKN dan fotocopy kartu identitas seperti (KTP/KK/SIM) masing-masing
sebanyak 1 (satu) lembar
2) Bila ketentuan persyaratan pasien yang menggunakan Kartu JKN tidak
memenuhi ketentuan diatas maka pasien dinyatakan pembiayaannya
menggunakan biaya sendiri
c. Pasien dengan hubungan kerjasama antar instansi terkait
Pasien yang bekerjasama dengan Rumah Sakit Samuel J Moeda Kupang
(INHEALTH, ADMEDIKA,TELKOM) harus membawa rujukan dari Dokter
keluarga dan fotocopy kartu peserta dan fotocopy kartu identitas seperti
(KTP/KK/SIM) masing-masing sebanyak 1 (satu) lembar.
2. Pasien UGD
a. Biaya Sendiri (umum)
1) Pasien dengan biaya sendiri saat pendafataran di loket UGD dengan surat
pengantar atau surat pengantar dokter cukup membawa kartu identitas
diri serta mengisi formulir pendafataran
2) Selama perawatan di UGD, pasien umum bersedia menyelesaikan
kewajiban keuangan
b. Pasien Jaminan Kesehatan Nasional (JKN)
1) Pasien dengan JKN (BPJS/KIS/ASKES/JAMKESMAS) dengan kasus
emergensi tidak harus membawa surat rujukan dari FKTP/
Puskesmas/Dokter keluarga cukup membawa kartu JKN dan kartu
identitas (KTP/KK/SIM).
2) Pasien dengan JKN (BPJS/KIS/ASKES/JAMKESMAS) dengan kasus non
emergensi yang datang ke UGD pada jam kerja poliklinik diarahkan untuk
melakukan pemeriksaan di poliklinik dan harus membawa surat rujukan
dari FKTP/Puskesmas/Dokter keluarga dan kartu JKN dan kartu identitas
(KTP/KK/SIM).
3) Bila ketentuan persyaratan pasien yang menggunakan Kartu JKN tidak
memenuhi ketentuan diatas maka pasien dinyatakan pembiayaannya
menggunakan biaya sendiri
c. Pasien dengan hubungan kerjasama antar instansi terkait
Pasien yang bekerjasama dengan Rumah Sakit Samuel J Moeda Kupang
(PJB dan SAG) dengan kasus emergensi dan non emergensi yang datang ke
UGD tidak harus membawa surat surat rujukan dari Dokter keluarga cukup
membawa kartu peserta (Kartu Anggota Perusahaan) dan kartu identitas
(KTP/KK/SIM).
 BAB II
RUANG LINGKUP

Ruang Lingkup Pendaftaran pasien rawat jalan dan penerimaan pasien rawat inap antara
lain:
A. Pendaftaran pasien ( UGD dan Poliklinik)
B. Penerimaan pasien rawat inap
C. Proses perpindahan pasien gawat darurat ke rawat inap
D. Proses menahan pasien untuk keperluan observasi
E. Pengelolaan pasien jika tidak tersedia tempat tidur pada unit yang dituju
 BAB III
TATA LAKSANA

A. Pendaftaran Pasien di UGD

1. Pasien baru
a. Petugas menyiapkan formulir dan berkas rekam medis rawat darurat
b. Menerima pasien/keluarga dengan memberi salam
c. Petugas mewawancarai pasien/keluarga untuk mengisi identitas pasien pada
rekam medis pasien serta meminta kartu Jaminan Kesehatan Nasional (JKN)
dan kartu identitas diri (KTP/KK/SIM) serta memastikan pasien baru pertama
kali datang ke Rumah Sakit Samuel J Moeda Kupang.
d. Berkas rekam medis yang sudah diisi dicek kelengkapan dan kebenarannya
sesuai dengan kartu identitas dan kartu JKN pasien kemudian disesuaikan
dengan hasil wawancara
e. Data pasien dimasukan dalam buku register pasien masuk untuk diberikan
nomor rekam medis dan pasien diberikan kartu berobat dan penjelasan kepada
pasien/keluarga untuk selalu membawa kartu berobat tersebut jika suatu saat
melakukan pemeriksaan kembali di Rumah Sakit Samuel J Moeda Kupang.
f. Untuk langkah c, d dan e dapat dilakukan dengan keluarga atau yang
bertanggung jawab dan pasien tetap dilakukan pemeriksaan oleh tim medis
atau paramedis
g. Keluarga/pengantar pasien dipersilakan menunggu di ruang tunggu, sementara
pasien dalam pelayanan di UGD
h. Berkas rekam medis diserahkan ke dokter atau perawat yang menangani
pasien tersebut oleh petugas admission centre
2. Pasien lama
a. Petugas menyiapkan formulir dan berkas rekam medis rawat darurat
b. Menerima pasien/keluarga dengan memberi salam
c. Petugas mewawancarai pasien/keluarga untuk mengisi identitas pasien pada
rekam medis pasien serta meminta kartu Jaminan Kesehatan Nasional (JKN)
dan kartu identitas diri (KTP/KK/SIM) dan memastikan pasien sudah pernah
berobat di Rumah Sakit Samuel J Moeda Kupang dengan meminta kartu
berobat yang sudah diberikan pada
kunjungan sebelumnya.
e. Untuk langkah c dan d dapat dilakukan dengan keluarga atau yang
bertanggung jawab dan pasien tetap dilakukan pemeriksaan oleh tim medis
atau paramedis
f. Keluarga/pengantar pasien dipersilakan menunggu di ruang tunggu, sementara
pasien dalam pelayanan di UGD
Berkas rekam medis diserahkan ke dokter atau perawat yang menangani
pasien tersebut oleh petugas admission centre.
B. Pendaftaran Pasien Poliklinik
1. Pasien baru
a. Pasien datang dan petugas memberikan salam kepada pasien dan
mengarahkan pasien untuk menyimpan berkas (fc kartu identitas diri, kartu JKN,
surat rujukan/kartu kontrol) kemudian petugas mengarahkan pasien untuk duduk
ditempat yang sudah disediakan sambil menunggu dipanggil oleh petugas
b. Petugas memanggil pasien, melakukan skrining pasien dan wawancara singkat
untuk mengetahui tujuan poliklinik pasien akan berobat dan memastikan pasien
tersebut pertama kali berobat ke Rumah Sakit Samuel J Moeda Kupang.
c. Setelah persyaratan pasien sudah lengkap, petugas mengisi indentitas pasien
pada status pasien kemudian petugas memberikan lembaran general concent
atau persetujuan umum kepada pasien atau keluarga pasien untuk membaca,
memahami dan mengisi informasi persetujuan untuk perawatan dan pengobatan
di Rumah Sakit Samuel J Moeda Kupang
d. Petugas membuatkan Kartu Berobat Pasien (berisi Nomor Rekam Medis dan
Nama Pasien yang dicatat pada buku register pasien masuk) dan memberikan
penjelasan kepada pasien untuk membawa Kartu tersebut apabila sewaktu-
waktu datang berobat kembali ke Rumah Sakit Samuel J Moeda Kupang
e. Petugas menyiapkan berkas rekam medis baru dan dilengkapi dengan berkas
yang dibawa pasien untuk diserahkan ke poliklinik yang dituju
f. Petugas mempersilahkan pasien menuju poliklinik yang dituju untuk dilakukan
pemeriksaan oleh dokter.
2. Pasien lama
a. Pasien datang menyimpan berkas pada tempat yang disediakan di loket
pendaftaran
b. Petugas memanggil pasien dan melakukan skrining pasien juga wawancara
singkat untuk mengetahui tujuan poliklinik pasien akan berobat dan memastikan
pasien tersebut sudah pernah berobat ke Rumah Sakit Samuel J Moeda
Kupang
c. Petugas meminta kartu berobat dan kartu identitas bagi pasien dengan biaya
sendiri sedangkan untuk pasien yang memiliki kartu JKN, petugas meminta kartu
berobat, surat rujukan dari puskesmas atau dokter keluarga, fotocopy kartu JKN
dan fotocopy kartu identitas (KTP/KK/SIM) masing-masing 1 (satu) lembar
d. Petugas mengambil berkas rekam medis dari ruang penyimpanan berkas rekam
medis kemudian dilengkapi dengan berkas yang dibawa pasien untuk
diserahkan ke poliklinik yang dituju
e. Petugas mempersilahkan pasien untuk menuju poliklinik yang dituju untuk
dilakukan pemeriksaan oleh dokter.
C. Penerimaan Pasien Rawat Inap
1. Pasien dengan biaya sendiri (Umum)
a. Dokter UGD atau Poliklinik memberikan surat pengantar rawat inap
b. Petugas administrasi menyiapkan berkas rekam medis rawat inap dan
menyerahkan kepada dokter dan perawat untuk dilengkapi
c. Petugas administrasi mempersilahkan pasien/keluarga untuk menandatangani
form persetujuan rawat inap.
d. Petugas administrasi menjelaskan kepada pasien/keluarga pasien tentang
ruangan yang akan ditempati pasien serta fasilitas yang ada dalam ruangan
tersebut dan perkiraan biaya yang akan dibayar oleh pasien/keluarga
berdasarkan tingkatannya
e. Petugas administrasi mempersilahkan pasien/keluaraga pasien untuk memilih
ruangan sesuai dengan penjelasan pada butir d.
f. Petugas administrasi menyiapkan surat bersedia membayar kemudian
memberikan kepada pasien/keluarga pasien atau orang yang bertanggung
jawab untuk membaca dan memahami isi dari surat tersebut kemudian
menuliskan identitas dan menandatangani surat tersebut
g. Petugas administrasi menghubungi bagian instalasi rawat inap untuk
menanyakan ruangan sesuai permintaan pasien/keluarga pasien
h. Petugas administrasi memberikan berkas rekam medis yang sudah lengkap
kepada perawat untuk diantar ke ruang rawat inap
i. Perawat UGD atau Perawat Poliklinik mengantar pasien ke ruang rawat inap
menggunakan kursi roda atau brankar sesuai kondisi penyakit pasien.
j. Perawat UGD atau Perawat Poliklinik melakukan serah terima pasien kepada
perawat rawat inap dan didokumentasikan pada form serah terima pasien
k. Perawat rawat inap mengantar pasien ke ruangan yang sudah disiapkan sesuai
butir e.
l. Perawat rawat inap melakukan orientasi pada pasien/keluarga pasien mengenai
ruangan, fasilitas, hak dan kewajiban pasien dan memberi kesempatan bertanya
jika belum jelas.
m. Perawat rawat inap mempersilahkan pasien untuk beristirahat sampai ada
tindakan sesuai jadwal dan menyampaikan kepada keluarga untuk menghubungi
perawat di ruang perawat jika membutuhkan bantuan.
2. Pasien dengan kartu JKN
a. Dokter UGD atau Poliklinik memberikan surat pengantar rawat inap
b. Petugas administrasi menyiapkan berkas rekam medis rawat inap dan
menyerahkan kepada dokter dan perawat untuk dilengkapi.
c. Petugas administrasi mempersilahkan pasien/keluarga untuk menandatangani
form persetujuan rawat inap
d. Petugas administrasi menjelaskan kepada pasien/keluarga pasien tentang
ruangan yang akan ditempati pasien serta fasilitas yang ada dalam ruangan
tersebut sesuai dengan tingkatan kartu JKN yang dimiliki oleh pasien
e. Petugas administrasi menghubungi bagian instalasi rawat inap untuk
menanyakan ruangan sesuai dengan tingkatan kartu JKN yang dimiliki pasien
f. Petugas administrasi memberikan berkas rekam medis yang sudah lengkap
kepada perawat untuk diantar ke ruang rawat inap
g. Perawat UGD atau Perawat Poliklinik mengantar pasien ke ruang rawat inap
menggunakan kursi roda atau brankar sesuai kondisi penyakit pasien
 h. Perawat UGD atau Perawat Poliklinik melakukan serah terima pasien kepada
perawat rawat inap dan didokumentasikan pada form serah terima pasien
i. Perawat rawat inap mengantar pasien ke ruangan yang sudah disiapkan sesuai
butir d
j. Perawat rawat inap melakukan orientasi pada pasien/keluarga pasien mengenai
ruangan, fasilitas, hak dan kewajiban pasien dan memberi kesempatan bertanya
jika belum jelas
k. Perawat rawat inap mempersilahkan pasien untuk beristirahat sampai ada
tindakan sesuai jadwal dan menyampaikan kepada keluarga untuk menghubungi
perawat di ruang perawat jika membutuhkan bantuan.

D. Proses perpindahan pasien gawat darurat ke rawat inap

1. Pasien gawat darurat yang sudah mendapatkan pelayanan gawat darurat dalam
kondisi stabil untuk dipindahkan
2. Dokter menginstruksikan untuk memindahkan pasien ke rawat inap Perawat
menginformasikan kepada pasien tentang rencana perpindahan pasien ke ruangan
(alasan perpindahan, meminta ruang/kelas perawatan yang diinginkan, dan
pembiayaan)
3. Perawat/dokter melengkapi rencana perawatan dan mengisi format tranfer pasien
4. Menginformasikan kepada petugas administrasi bahwa pasien akan dipindahkan ke
ruang rawat inap
5. Petugas administrasi :
a. Merekap dan merinci administrasi pembayaran pasien
b. Mengkomunikasikan ke keluarga pasien untuk mengurus administrasi
c. Memberitahukan perawat bahwa administrasi sudah diurus
d. Meregistrasi ke buku besar
6. Perawat memindahkan pasien ke ruang rawat inap setelah kondisi stabil dan
ruangan yang dituju sudah siap

E. Proses menahan pasien untuk keperluan obsevasi

1. Pasien yang dilakukan penahanan untuk keperluan observasi (2-3 jam) adalah :
a. Pasien yang belum memungkinkan dilakukan pemindahan/transfer
b. Pasien dengan tanda – tanda vital yang belum stabil
2. Pasien/Keluarga pasien diberikan informasi alasan penahanan untuk observasi
3. Catatan hasil observasi dan assesmen didokumentasikan dalam rekam medis yang
meliputi:
a. Anamnesa
b. Data obyektif : GCS, Vital Sign, Pemeriksaan fisik, pemeriksaan penunjang.
c. Diagnosa
d. Tindakan pengobatan
4. Catatan Observasi dirangkum dalam formulir perpindahan/transfer pasien.
5. Bila pasien telah stabil bisa dipindahkan ke ruangan/unit intensif.
6. Bila kondisi dan kebutuhan pasien tidak memenuhi sumber daya rumah sakit maka
pasien dirujuk ke rumah sakit yang lebih memadai.
F. Pengelolaan pasien jika tidak tersedia tempat tidur pada unit yang dituju
1. Penerimaan pasien rawat inap atau rawat jalan melalui proses skrining untuk
mencocokkan kebutuhan pasien sesuai dengan misi dan sumber daya rumah sakit.
2. Skrining dilakukan saat kontak pertama dengan pasien dilakukan di UGD ataupun
di poliklnik
3. Semua pasien yang ada indikasi rawat inap oleh dokter yang memeriksa di instalasi
rawat jalan dan UGD harus mengetahui kapasitas tempat tidur yang masih tersedia
di instalasi rawat inap.
4. Bila diketahui instalasi rawat inap penuh maka dokter melakukan observasi di
ruang UGD dan petugas administrasi mencari ruangan di bangsal lain dengan
meminta persetujuan dari DPJP. Jika semua ruangan penuh diseluruh rumah sakit
maka pasien diobservasi selama 6 – 8 jam di UGD menunggu jika ada pasien yang
pulang. Jika setelah 6 – 8 jam tidak ada tersedia tempat tidur maka pasien/keluarga
diberikan pilihan yaitu pasien di rawat inap di selasar/lorong ruang rawat inap
Rumah Sakit Samuel J Moeda Kupang dengan pelayanan medis yang sama
dengan pasien lain hingga ada pasien rawat inap yang pulang. Untuk tempat transit
sementara (boarding area) pasien di Rumah Sakit Samuel J Moeda Kupang saat
ini adalah selasar atau lorong di ruang rawat inap sehingga pasien tetap mendapat
pelayanan medis yang sama dengan pasien lainnya, kedepannya ruangan
boarding area sudah di rencanakan dalam pembangunan UGD yang baru.
 BAB IV
DOKUMENTASI

Dalam pelaksanaan pendaftaran pasien rawat jalan dan penerimaan rawat inap di
dokumentasikan dalam Buku Register Pasien sebagai sumber data dalam pelaporan
kepada Kepala Rumah Sakit Angkatan Laut Samuel J Moeda Kupang.

Mengetahui
Karumkital Samuel J. Moeda

dr.Erfprinci C Wohon.Sp.An
Letkol Laut (K/W) NRP 14686/P