BAB I

MENGENAL MICROSOFT EXCEL 2016

1.1. Mengenal Workbook Microsoft Excel 2016

Definisi Workbook - Workbook yaitu buku kerja di ms excel. Pada tiap file excel terdapat
workbook. Extensi file excel xlsb, xlam, juga xls disebut juga dengan buku kerja atau
workbook. Workbook merupakan area untuk kita melakukan berbagai aktifitas pokok di
excel. Worksheet atau lembar kerja adalah bagian lebih kecil dari Workbook.
Workbook diasumsikan juga sebagai file excel yang berisi kumpulan dari satu worksheet
ataupun lebih. Kemudian apakah yang dimaksud worksheet atau lembar kerja excel?

1.2. Mengenal Elemen Workseet

Worksheet yaitu beberapa lembar kolom berisi tentang informasi yang diperlukan dan
digunakan untuk penyusunan laporan keuangan serta dicatat menggunakan proses yang
sistematis disebut lembar kerja.

Worksheet merupakan perangkat yang dapat digunakan untuk mempermudah pelaporan

akuntansi. Worksheet adalah lembar multi-kolom atau spreadsheet komputer di mana
akuntan memasukan data secara singkat sebagai informasi yang diperlukan untuk jurnal
kesesuaian dan laporan keuangan.

Kata worksheet terdapat dalam Excel adalah kumpulan beberapa sel yang diatur dalam
banyak kolom dan baris. Fungsi worksheet yaitu sebagai tempat bekerja seseorang
mengentri data. Setiap worksheet terdapat 16384 kolom dan 1048576 baris yang berguna
menjadi tabel untuk mengatur data sebagai informasi. Pada umumnya, worksheet terdiri
dari beberapa lembaran kerja dengan konten terkait dan hanya 1 lembar kerja saja yang on
atau aktif dalam waktu yang sama.

1|Memanfaatkan Microsoft Excel untuk Menganalisis Data

a. Karakteristik Pada Worksheet

Karakteristik atau bagian-bagian dari worksheet terdiri dari :

 Cells (Sel)
Pada setiap worksheet memiliki beberapa sel dan sel tersebut dapat diberi nilai juga
bermacan jenis pemformatan. Dan Properti dalam sel dapat difungsikan untuk
menghapus,manipulasi, juga menyisipkan lembar kerja.
 Columns and Rows (Kolom dan Baris)
API lembar kerja membantu kita dalam manipulasi,menyisipkan, serta menghapus baris
dan kolom. Untuk ukuran (baris dan kolom) dapat kita sesuaikan dengan kebutuhan.
 Names (Named Ranges)
Kelas pada worksheetmengekspos properti Names dari tipe NameCollection yang
memungkinkan Anda membuat, memperbarui, dan mengelola names.
 UsedCellRange dan GetUsedCellRange()
Pada lembar kerja tidak mungkin menggunakan kapasitas penuh lembar kerja. Biasanya,
lembar kerja hanya menggunakan sebagian sel yang tersedia. Karena itu, dalam sejumlah
skenario Anda mungkin ingin mengetahui bagian mana dari lembar kerja yang berisi data
Anda dan mengabaikan sel lainnya.
Properti UsedCellRange dari kelas Worksheet mengembalikan rentang sel yang dimulai
dari sel A1 dan menampung semua sel yang berisi data atau pemformatan. Menggunakan
metode GetUsedCellRange() Anda dapat meneruskan dan objek IEnumerableuntuk
mendapatkanrentang sel yang digunakan, hanya menyimpan sel dengandefinisi properti
tertentu. Contoh 1 menunjukkan cara mendapatkan rentang sel yang digunakan dengan
nilai.
 Kumpulan Hyperlink
Setiap lembar kerja dapat berisi banyak hyperlink ke halaman web, sel tertentu dalam
buku kerja atau alamat email.
 Find and Replace (Temukan dan Ganti)
Memungkinkan kita untuk mengganti teks juga juga angka dalam konten lembar kerja.
 Protection (Perlindungan)
Memungkinkan kit akita untuk melakukan pembatasan pengguna yang dapat mengubah
konten juga struktur lembar kerja. Saat lembar kerja diproteksi, pengguna hanya dapat
mengedit konten sel yang secara eksplisit ditandai sebagai tidak terkunci. Selain itu, Anda
dapat memilih opsi apa yang akan tersedia bagi pengguna saat perlindungan diaktifkan.
2|Memanfaatkan Microsoft Excel untuk Menganalisis Data
b. Jenis-Jenis Worksheet

1. Worksheet Umum

Worksheet umum biasanya terdiri dari empat hingga enam pasang kolom. Umumnya, lima
pasangan kolom atau sepuluh kolom lembar kerja dapat melayani tujuan bisnis umum.
Data yang harus dicantumkan yaitu :

 Neraca saldo
 Pengaturan
 Neracasaldo disesuaikan
 Laporan labarugi
 Neraca_keuangan

2. Worksheet Rinci

Worksheet rinci dibuat untuk memuat informasi yang lebih rinci daripada lembar kerja
umum. Terkadang diperlukan lembar tambahan yang berisi kolom tertutup untuk
menjelaskan item tertentu. Hal-hal harus disiapkan yaitu :

 Piutang & daftar hutang_dagang

 Daftar_pengeluaran produksi
 Daftar_premi asuransi
 Dll

3. Worksheet Audit

Worksheet audit digunakan untuk menyiapkan laporan keuangan dan daftar untuk
berbagai keperluan bisnis. Lembar kerja audit disiapkan dengan mempertimbangkan audit
berbagai item yang termasuk dalam lembar kerja.

Worksheet audit adalah bantuan untuk mengaudit pekerjaan urusan bisnis. Lembar kerja
adalah teknik akuntansi di mana informasi akuntansi terintegrasi untuk penyesuaian dan
klasifikasi. Tujuan utama dari lembar kerja adalah untuk memverifikasi keakuratan
informasi akuntansi sebelum penyusunan laporan keuangan.

3|Memanfaatkan Microsoft Excel untuk Menganalisis Data

Untuk menyiapkan worksheet audit (akuntansi) seseorang harus mengikuti beberapa
langkah untuk memverifikasi keakuratan informasi akuntansi sebelum penyusunan
laporan keuangan. Kolom lembar kerja digambar terutama sesuai kebutuhan. Jumlah
kolom lembar kerja tergantung pada permintaan organisasi tertentu.

Terdapat 8 langkah untuk penyusunan worksheet audit dan dijelaskan di bawah ini;

1. Nama organisasi bisnis dan tanggal persiapan

Di awal lembar kerja, nama organisasi untuk mana lembar kerja itu dibuat harus ditulis
dengan huruf tebal dan juga disebutkan tanggal pembuatannya.

2. Membuat kolom dan menyebutkan kepala kolom

Judul kolom gambar harus disebutkan di sini. Misalnya nomor urut di kolom pertama,
judul rekening di kolom kedua dan selanjutnya kolom pasangan.

3. Neraca saldo yang tidak disesuaikan

Setelah kolom nomor seri dan judul akun, pada neraca saldo yang belum disesuaikan,
saldo akun buku besar kolom pasangan diposting langsung untuk memeriksa kesesuaian
neraca saldo. Neraca percobaan ini disebut neraca percobaan pra-penutupan karena
disusun dengan saldo buku besar sebelum menyimpan akun item penyesuaian. Saldo debit
dan juga kredit dari akun_buku besar masing-masing ditulis dalam kolom_debit dan
kredit_dari neraca_saldo.

4. Kolom penyesuaian

Pada akhir periode akuntansi, pos-pos atau transaksi-transaksi yang belum diperhitungkan
dicatat pada kolom debet dan kredit pada kolom penyesuaian. Pada saat melakukan
penyesuaian, jika tidak terdapat pos dalam neraca percobaan untuk pendebetan dan
pengkreditan, pos-pos penyesuaian ini harus ditulis di bawah neraca percobaan di bawah
judul yang sesuai pada kolom debet dan kredit penyesuaian.

Untuk mengidentifikasi item penyesuaian nomor kode terpisah untuk setiap item
diberikan dalam kolom debit dan kredit. Setelah itu kolom debet dan kredit penyesuaian
dijumlahkan untuk memastikan kesepakatan mereka.

4|Memanfaatkan Microsoft Excel untuk Menganalisis Data

5. Penyesuaian kolom neraca saldo

Menulis penyesuaian yang diperlukan dalam kolom penyesuaian, saldo setiap akun yang
berkaitan dengan penyesuaian dipastikan dan setelah itu semua saldo akun buku besar
termasuk saldo bukubesar yang disesuaikan dicatat dalam kolomkredit dan debit dari
neraca saldo yang disesuaikan. Jumlah saldo yang tertera pada neraca saldo yang belum
disesuaikan harus disesuaikan sesuai aturan dan ini ditulis dalam kolom_neraca saldo
yang disesuaikan. Total kredit dan debit dipastikan untuk dapat membuktikan keakuratan
aritmatika akun buku besar.

6. Kolom laporan laba rugi

Semua pengeluaran serta pemasukan berkala neraca saldo yang telah disesuaikan masing-
masing dicatat pada kolom debit dan kredit pada laporan laba_rugi. Selisih antara total
biaya dan total pendapatan dalam laporan laba rugi disebut laba rugi. Laporan laba rugi
dipindahkan ke neraca jika laporan laba ditahan tidak disiapkan.

7. Laporan laba ditahan

Pada perusahaan dengan saham gabungan, kolom laba ditahan disimpan di lembar kerja
sebelum kolom neraca. Berikut laba rugi tahun sebelumnya, rugi jika ada dan
penghasilan, rugi laba rugi lembar kerja ditulis di kolom kredit uang dan pembagian item
mengenai pembagian laba seperti, dividen yang dibayarkan, dividen yang diusulkan,
pajak penghasilan yang dibayarkan, penciptaan dana adalah ditunjukkan pada kolom uang
debet laporan laba ditahan. Selisih antara jumlah kolom debet dan kolom kredit
dipindahkan ke kolom neraca pada lembar kerja.

8. Neraca

Segala aset (kekayaan) dan kewajiban neraca_saldo yang disesuaikan termasuk saldo
laporan laba_rugi, laporan_laba ditahan ditulis dalam kolom debet dan kredit dari neraca
worksheet yaitu aset ditulis dalam kolom uang debet dan kewajiban. Kemudian, ekuitas
pemilik ditulis dalam kolom kolom kredit uang. Jumlah kolom debit dan kredit neraca
harus sama. Jumlah kolom lembar kerja dan judul kolom tergantung pada sifat dan
permintaan bisnis.

5|Memanfaatkan Microsoft Excel untuk Menganalisis Data

1.3. Menambah Worksheet dan Workbook Baru
Membuat workbook baru:
1. Klik menu File dan akan muncul ampilan Backstage ini.

2. Klik New, dan pilih Blank workbook.

3. akan muncul sebuah buku kerja baru

Membuka atau menampilkan workbook yang ada:

1. Pada tampilan Backstage, klik Open.

6|Memanfaatkan Microsoft Excel untuk Menganalisis Data

2. Pilih Komputer, dan klik Browse, bisa juga menggunakan One Drive dalam menampilkan file
yang disimpan pada One Drive kita.

3. Ketika muncul kotak dialog Open, cari dan pilih buku kerja Anda pada kotak dialog , kemudian
pilih Open.

Ketika buku lembar kerja baru sudah dibuka, kita bisa mencari melalui Recent_Workbook
daripada melakukan pencarian_filenya.

7|Memanfaatkan Microsoft Excel untuk Menganalisis Data

1.4. Pengaturan Region

Untuk penulisan berbagai macam fungsi dan rumus serta tampilan format angka, mata
uang, dan juga tanggal pada Ms excel sangat dipengaruhi oleh pengaturan regional.
Setting standar regional menggunakan English dengan versi UK atauoun US. Dan ini
perlu diatur sesuai dengan keperluan kita.
Cara setting regionkomputer ke dalam bahasa Indonesia :

1. Buka menu Control Panel, dan pilih setting => Control Panel

2. Pilih Region hingga menampilkan kotak dialog Region.

3. Pada gambar diatas menampilkan setting komputer standard adalah English (United
States). Kita akan merubah format sesuai dengan yang kita butuhkan, contoh : kita akan
merubahnya kedalam Bahasa_Indonesia, pilih drop_down pada Format dan klik
Indonesian (Indonesia).

8|Memanfaatkan Microsoft Excel untuk Menganalisis Data

 Kemudian pilih “Ok”.

Ada beberapa perbedaan pada pengaturan regional Bahasa Indonesia dan English.
Perhatikan tabel berikut ini:

1. Tanda sebagai pemisah ribu an. English (US) menggunakan tanda_koma (,) misal: 2,500,
jika Bahasa_Indonesia menggunakan titik (.) misal: 2.500
2. Tanda pemisah sebagai angka desimal. English US menggunakan (.) misal: 0.78, jika
Bahasa Indonesia menggunakan koma (,) 0,78
3. Tampilan nama hari dan bulan. English US menggunakan Bahasa Inggris dan Bahasa
Indonesia menggunakan Bahasa Indonesia
4. Format tanggal standar. English US menggunakan ‘Bulan/Tanggal/Tahun’, jika
menggunakan Bahasa_Indonesia formatnya ‘Tanggal/Bulan/Tahun’
5. Pada symbol mata uang Dollar ($) digunakan English US, dan (Rp) Rupiah pada Bahasa
Indonesia
6. Memisahkan argument. Tanda koma (,) digunakan sebagai pemisah pada setting English
US dan titik koma (;) pada Bahasa Indonesia

9|Memanfaatkan Microsoft Excel untuk Menganalisis Data

1.5. Memahami Input Data dalam Microsoft Ecxel 2016

Input atau entri data adalah proses awal masuknya informasi dari luar perangkat
komputer kedalam komputer dan menjadi sebuah informasi digital.

Input data atu entri data dapat dilakukan dengan beberapa cara :
 Entri data pada lebih dari satu sel secara bersamaan
- Masukkan tanggal yang sama pada sel yang sudah dipilih
- Ketikkan data dan tekan Ctrl + Enter pada sel aktif

 Melakukan Input Data Pada Beberapa sheet

Ketika kita membuka lembar kerja lebih dari satu secara bersamaan, kita bisa mengedit
atau memasukkan data baru pada lebar kerja aktif tersebut.

 Input Data Menggunakan Drop Down List

Cara Input data ini dipisahn oleh titik koma atau tanda koma. Metode ini dikenal
“comma-sparated_value”. Berikut ini Langkah untuk membuatnya :
- Blok sel yang akan dijadikan drop down list.

- Buka menu Data_Validation pada tab Data grup Data Tools kemudian pilih
Data Validation. Bisa juga menggunakan : ALT + A + V + V

10 | M e m a n f a a t k a n M i c r o s o f t E x c e l u n t u k M e n g a n a l i s i s D a t a
 - lakukan langkah-langkah berikut pada bagian box Data Validation Setting:
1. Pilih List padadrop down Allow
2. Ketikkan daftar data pada Source. Berikut ini contoh nama-nama Daerah.
Jangan lupa gunakan tanda titik koma atau koma sebagai pemisah masing-

masing daerah. .
3. Pada Ignore_blank silahkan di centang, jika Anda mengizinkan sel drop
down kosong.
4. In-cell dropdown pastikan untuk dicentang, karena listnya berbentuk drop
down dapat terbentuk dari sini.
- terakhir “OK”, dan drop down list siap untuk dipergunakan.

11 | M e m a n f a a t k a n M i c r o s o f t E x c e l u n t u k M e n g a n a l i s i s D a t a
 Contoh dari Drop Down List Excel

- Menginputkan Data Secara Otomatis kedalam Range Sel

 misal urutan seperti a, b, c, d, e,..., ketik a dan b di dua sel pertama. Untuk a,
c, e,..., ketikkan a dan c

o Tarik tanda pengisi

o Klik Opsi Isi Otomatis jika diperlukan, kemudian pilih opsi yang dimau

1.6. Entri Data Dengan Flash Fill

Dengan flash Fill pengolahan dan pengisian data dapat dilakukan dengan cepat dan
efesien. Fitur ini mendukung Anda melakukan secara otomatis dalam entri data dengan
sekali pengisian.

Klik File = > Opsi.

- Pilih Advance pada sebelah kiri panel
- Klik kotak Automatically Flash Fill
- Kemudian pilih “OK”
- Tutup dan buka Kembali file excel

12 | M e m a n f a a t k a n M i c r o s o f t E x c e l u n t u k M e n g a n a l i s i s D a t a
1.7. 1nput Data Menggunakan Fasilitas Deret

 Membuat Deret Data Numberik

Langkah atau cara membuat deret angka di excel dalam bentuk baris adalah:
1. Klik cell, tulis angka 1.
2. Pilih menu home.
3. Pilih menu fill pada group menu editing.
4. Pilih menu series.
5. Pada Pilihan menu sries in pilih row.
6. Pada isian step value isi angka 1 dan pada isian stop value isi sesuai kebutuhan
7. Klik OK

 Deret Data Teks

Kita dapat membuat deret data teks dan caranya sama seperti membuat deret data nomerik

13 | M e m a n f a a t k a n M i c r o s o f t E x c e l u n t u k M e n g a n a l i s i s D a t a
 Deret Data Nama-nama Hari dan Bulan

Dengan Fill Series memungkinkan kita mebuat nama-nama hari dan bulan secara
otomatis. Perhatikan gambar dibawah !

 Deret Data Dengan Tombol FIl

Cara menggunakan auto fill adalah sebagai berikut :

- Menggunakan tools Fill
- Pilih menu Home pada group editing
- Cari menu Fill
- Secara otomatis data akan terisi

14 | M e m a n f a a t k a n M i c r o s o f t E x c e l u n t u k M e n g a n a l i s i s D a t a
 Catatan :
Apabila teks didepan kemudian diikuti angka, maka penulisan antara angka dan teks
bisa diberi jarak spasi atau tanpa jarak spasi. Dan jika angka ditulis didepan dan
kemudian di ikuti teks, maka penulisan teks dan angka harus diberi jarak spasi.

15 | M e m a n f a a t k a n M i c r o s o f t E x c e l u n t u k M e n g a n a l i s i s D a t a