TAKLIMAT PENGARAH PENDIDIKAN

BAGI
MENINGKATKAN PRESTASI DAN KUALITI KERJA

TAJUK: LANGKAH DALAM PERANCANGAN YANG BERKESAN

Kebiasaan setiap organisasi akan merangka Petunjuk Prestasi Utama (Key

Performance Indicator) bagi menunjukkan hala tuju organisasi. Selalunya, KPI ini ditetapkan
berdasarkan analisis data dan maklumat yang ada dalam organisasi. Berdasarkan KPI
tersebut, ditentukan pelan tindakan (plan of action) yang akan dilaksanakan. Tindakan yang
dilakukan adalah amat baik tetapi kadang kala KPI tersebut tidak dicapai juga. Oleh itu,
perubahan strategi dan taktikal dilakukan dan hasilnya tetap sama. Lantaran itu, KPI bersama-
sama dengan pelan strategik dan pelan taktikal yang ada ditinggalkan sebagai satu dokumen
perancangan dan digunakan untuk dikemukakan apabila diminta oleh pihak tertentu.

Kegagalan perancangan sebenarnya berpunca daripada kurang pengetahuan dan

kemahiran dalam merancang, di samping kurang dari aspek pemikiran strategik dan
pemikiran analitikal. Apatah lagi, perancangan yang dilaksanakan hanya mengikut template
yang telah diberikan dan hanya perlu diisikan sahaja dengan maklumat yang difikirkan secara
sewenang-wenangnya. Lebih malang lagi, perancangan itu bersifat copy and paste. Keadaan
ini sudah tentu menjadikan perancangan itu bukan sebuah perancangan yang memberikan
makna dan natijah untuk organisasi.

Perancangan mempunyai langkah-langkah dan struktur yang bersifat strategik.

Perancangan bermula dengan langkah pertama, iaitu pemikiran strategik (strategic thinking)
sehingga langkah kelima, iaitu penilaian strategik (strategic evaluation). Dalam artikel ini
akan dibincangkan langkah pertama sehingga langkah ketiga, iaitu pemikiran strategik
(strategic thinking), analisis strategik (strategic analysis), formula strategik (strategik
formulation) sahaja. Sementara langkah keempat, iaitu pelaksanaan strategik (strategic
implementation) dan langkah kelima, iaitu penilaian strategik (strategic evalution) tidak
dibincangkan kerana dua langkah ini agak mudah untuk difahami dan dilaksanakan apabila
tiga langkah pertama tersebut dapat dilaksanakan dengan sempurna dan betul.

Langkah pertama dalam perancangan, iaitu langkah pemikiran strategik (strategic

thinking). Dalam langkah ini, kemahiran berfikir amat diperlukan bagi melihat isu dan masalah
serta peluang yang ada dalam perspektif yang besar dan mendalam. Oleh itu, dalam langkah
pertama ini, semua data dan maklumat yang telah dikumpulkan dianalisis secara teliti. Di sini,
ketua organisasi perlu membina kumpulan pemikir bagi menganalisis data tersebut. Mereka
pula hendaklah mempunyai pemikiran analitikal. Analisis yang dilakukan akan memberikan
dapatan tentang isu, masalah dan peluang yang ada dalam organisasi secara gambaran awal
atau generalisasi (overview) bagi mengenal pasti isu strategik organisasi. Isu strategik
(strategic issues) adalah cabaran kritikal yang memberikan kesan besar bagi sesebuah
organisasi sama ada dari aspek dasar, polisi, visi dan misi, kewangan, proses gerak kerja dan
pengurusan. Isu strategik ini merupakan matlamat utama yang mesti berupaya diatasi bagi
memastikan isu-isu kecil lain dapat ditangani.

Misalnya situasi di sekolah, semua data berkaitan kualiti kepimpinan, pedagogi guru,
latar belakang pengalaman dan usia guru, prestasi murid, sosio ekonomi ibu bapa,
infrastruktur sekolah, latar belakang masyarakat dan PIBG dan sebagainya dikumpul. Data ini
dianalisis bagi mengenal pasti isu, masalah dan peluang yang ada di sekolah tersebut secara
generalisasi yang akan memahamkan warga sekolah akan isu strategik mereka. Demikian
juga sekira di Pejabat Pendidikan Daerah, data berkaitan latar belakang pendidikan, usia dan
pengalaman pegawai, data prestasi pencapaian pendidikan daerah, latar belakang PIBG
sekolah di daerah dan sebagainya dikumpul dan dianalisis. Analisis akan memberikan isu,
masalah dan peluang bagi Pejabat Pendidikan Daerah. Bagaimanapun, pada langkah
pertama ini adalah hanya usaha mendapat gambaran awal (overview) berkaitan isu, masalah
dan peluang dalam organisasi. Pun begitu, pada langkah ini, isu strategik Pejabat Pendidikan
Daerah dapat dikenal pasti yang menjadi matlamat utama untuk diatasi segera.
1
 Isu, masalah dan peluang tersebut bersama-sama isu strategik (strategic issues)
hendaklah dibincang dan dikupas secara terperinci, iaitu membincangkan rasional dan
kepentingan isu strategik (strategic issues) tersebut ditangani. Setelah difahami akan
pentingnya isu strategik itu (strategic issues) ditangani lalu isu, masalah dan peluang
bersama-sama isu strategik tersebut dibawa kepada langkah kedua, iaitu langkah analisis
strategik (strategik analysis). Langkah analisis strategik (strategic analysis) ini telah
membawa organisasi ke tahap perancangan strategik (strategic planning).

Dalam langkah analisis strategik (strategic analysis) ini, pengumpulan dapatan

analisis dikumpulkan, dicerakinkan, dikategorikan dan dianalisis secara lebih terperinci.
Usaha ini adalah untuk mengenal pasti dan memahami serta memberikan justifikasi terhadap
semua isu, masalah dan peluang dengan jitu. Dalam hal ini, tahap analisis strategik (strategic
analysis), usaha perancangan memerlukan penggunaan alat pengurusan perancangan
seperti Analisis SWOT, Analisis Sebab dan Akibat (Rajah Ishikawa), Analisis Akar (Root
Analysis), Analisis Tiga Kaki (Three Feet Analysis), Analisis 4W+1H dan sebagainya. Di sini
dikemukakan contoh analisis strategik berdasarkan Rajah Ishikawa, iaitu:

Rajah Ishikawa – Analisis Sebab dan Akibat

Murid PUNCA Guru KESAN

Kurang motivasi Kurang kemahiran

Masalah kesihatan
bekerja
Tiada pengalaman
Isu Strategik:
Kecemerlangan
rendah tahap pendidikan Murid Rendah
nelayan
pendapatan rendah

kerja kampung tertutup

PIBG Masyarakat

Berdasarkan rajah di atas, dikenal pasti isu strategik (strategic issues) secara lebih
tuntas akan sebab dan akibatnya. Isu strategik (strategic issues), iaitu kecemerlangan murid
rendah disebabkan oleh faktor-faktor yang terbahagi kepada faktor guru, murid, PIBG dan
masyarakat. Berdasarkan maklumat daripada analisis ini, usaha menentukan pelan tindakan
(plan of action) yang sesuai perlu diambil atau dilaksanakan. Di sini, perancangan memasuki
langkah ketiga atau Formula Strategik (Strategic Formulation), iaitu tahap perancangan
strategik (strategic planning) yang lebih terperinci lagi.

Dalam menentukan pelan tindakan (plan of action) ini, usaha memerlukan penggunaan
alat pengurusan perancangan seperti 4W+1H, Analisis SWOT, 7S McKinsey, Analisis
PESTEL dan sebagainya. Jelas bahawa apabila langkah kedua, iaitu analisis strategik
(strategic analysis) dan langkah ketiga, iaitu formula strategik (strategic formulation),
perancangan semakin sistematik dan bersifat saintifik kerana amat perlu tahap ini
menggunakan alat pengurusan perancangan. Alat pengurusan perancangan adalah alat yang
boleh digunakan melalui analisis yang kritis bagi sesuatu isu dan masalah. Malah, alat
pengurusan dapat memberikan idea dan pemikiran secara jelas dan boleh dijadikan kerangka
dalam membawa keputusan yang betul.

2
 Di sini, ditunjukkan kaedah bagi menentukan inisiatif bagi Pelan Tindakan (Plan of
Action) berdasarkan Kriteria 7S McKinsey, iaitu:

Rangka 7S McKinsey
ASPEK TINDAKAN
Struktur (Structure) a. mengadakan kelas tambahan sebelah malam dan Sabtu
b. kelas bermula seawal jam 7:00 pagi
Sistem (System) a. melaksanakan “peer teaching”.
b. program mentor-mentee antara guru dan ibu bapa
Gaya (Style) a. guru sebagai ibu angkat kepada murid
b. kerja secara secara sepasukan (problem soving group)
Pegawai (Staffs) a. diadakan kursus dan bengkel
b. pelaksanaan PLC di sekolah
Kemahiran (Skills) a. perkongsian dengan jurulatih utama.
b. perkongsian dengan guru cemerlang
c. bimbingan berfokus dengan SISC+
d. pembudayaan kajian tindakan
a. hadiah kecemerlangan kepada murid dan ibu bapa
Strategi (Strategy) murid
b. motivasi kepada ibu bapa dan murid’
c. motivasi kepada guru
d. jalinan kerjasama dengan agensi lain.
Nilai Sepunya (Shared a. mewar-warkan isu strategik kepada guru, murid, ibu
Values) bapa dan masyarakat dan pemimpin setempat.

Berdasarkan aspek tindakan 7S McKinsey tersebut, beberapa inisiatif bagi tindakan

telah dapat dikenal pasti. Bagaimanapun, inisiatif bagi tindakan tidak boleh dilaksanakan lagi.
Hal ini kerana tindakan yang tepat hendaklah dipilih atau ditentukan. Justeru, inisiatif yang
telah dikumpulkan itu perlu melalui proses timbang tara antara kesegeraan dan
keberkesanan. Ini dapat dilihat menerusi contoh dengan penggunaan alat timbang tara
tindakan, iaitu:

Tinggi Keberkesanan

war-war isu strategik PLC hadiah kecemerlangan

motivasi kepada guru, murid dan ibu bapa kepada murid dan ibu bapa
bapa
Jalinan kerjasama kelas tambahan malam dan Sabtu

bimbingan SISC+
Segera Tidak segera

peer teaching pembudayaan kajian tindakan

mentor-mentee guru-ibu bapa

Rendah Keberkesanan

Rajah timbang tara tindakan di atas menunjukkan bahawa inisiatif yang menjadi
fundamental untuk dilaksanakan berdasarkan tahap keberkesanan dan kesegeraan seperti
mewar-warkan isu strategik kepada murid, guru dan ibu bapa, motivasi kepada guru, murid
dan ibu bapa, pembudayaan PLC, jalinan kerjasama dan bimbingan SISC+. Sementara,
3
inisiaitif lain, terutama inisiatif yang mempunyai tahap keberkesanan tetapi berada pada tahap
ketidaksegeraan bolehlah dikemudiankan dan demikian dengan tindakan pada inisiatif yang
lain tersebut.

Berdasarkan senarai inisiatif yang mempunyai tahap keberkesanan dan kesegeraan

yang tinggi, ia disusun menjadi pelan tindakan (plan of action) organisasi. Pelan Tindakan
(plan of action) dan isu strategik (strategic issues) tersebut amat penting dikomunikasi sama
ada pada pihak guru-guru, murid-murid, ibu bapa, pemimpin setempat, masyarakat dan
agensi yang berada dalam jalinan kerjasama. Ini menjadi nilai sepunya (shared values) yang
membantu organisasi menggerakkan pelan tindakan (plan of action), iaitu semua pihak
memahami dan mungkin membawa kepada sokongan kewangan dan kepakaran. Nilai
sepunya (shared values) ini kadang kala ditinggalkan dan akhirnya pelan tindakan (plan of
action) yang baik itu tidak mendapat sokongan dan mungkin membawa kepada konflik.

Senarai inisiatif yang menjadi pelan tindakan berdasarkan 7’s McKinsey menunjukkan
dengan jelas aspek yang menjadi sasaran tindakan bagi mengatasi isu strategik (issues
strategic). Misalnya, tindakan untuk war-war isu sepunya adalah dari aspek nilai sepunya
(shared values), motivasi kepada guru, murid dan ibu bapa dan jalinan kerjasama
dengan agensi lain adalah tindakan pada aspek strategi (strategy). Sementara itu,
bimbingan SISC+ merupakan tindakan pada aspek kemahiran (skills) dan PLC pula adalah
tindakan dari aspek pegawai (staffs). Dengan demikian, organisasi lebih jelas aspek yang
menjadi fokus dalam pelan tindakan yang diambil.

Wallahu’alam.

DR. MOHD AZAM BIN AHMAD

PENGARAH PENDIDIKAN
JABATAN PENDIDIKAN NEGERI MELAKA
22 OGOS 2021
_________________________________________________________________________________
“Pendidikan Berkualiti, Insan Terdidik, Negara Sejahtera” #jpnmelakajenamakerajaanno1