E.

Prosedur pemenang dokumen

Setelah kalian memahami jenisdokumen diatas maka dalam rangka menunjukan

pelayanan terhadap kolega dan pelanggan yang memuaskan dibutuhkan kecepatan dan
dan diciptakan ketetapan dalam penanganan dokumen oleh petugas atau pegawai dalam
suatu organisasi. Semakin cepat dokumen ditangani maka akan semakin baik pula
layana yang akan diberikan.semakin tepat dokumen yang digunakan dalam layanan
organisasi, maka akan sebaik baik pula data/informasi yang akandikelolah dan
organisasi.

Setiap organisasi memiliki standar kerja yang berbeda terhadap penanganan dokumen
yang dibutuhkan. Hal ini terjadi oleh karena fungsi dokumen dan jenis layanan yang
diberikan berbeda. Namun demikian standar penaganan dokumen kantor secara umum
memiliki persamaan prosedur dalam penanganan.

Prosedur penanganan dokumen yang berupa surat maual dapat kita lihat pada proses
surat masuk dan proses surat keluar demikian juga pada urat elektronik atau emil. Hal
ini akan diipelajari bapa ba berikutnya secara detil. Penanganan dokumen secara umum
tentunya juga mengacu pada proses dokumen tersebut diciptakan sampai pada dokumen
tersebut digunakan dan diolah menjadi sebuah informasi yang tersalurkan dan tersimpan
baik.

Jenis dokumen tersebut menurut sumbernya adalah dokumen internal atau dokumen
yang digunakan dan dicitakan oleh instansi/organisasi yang bersangkutan dalam proses
layanan, contohnya buku tabungan, form pengajuan kridit, formulir penarikan dan
tabungan untuk layanan perbanka. Agar pada akhirnya petugas perbankan dapat
memberi informasi sebagai laporan harian mengenai jumlah penambung, jumlah
nasabah dan total tabungan pada hari itu, maka fromulir yang digunakan pada hari itu
akan menjai dokumen yang digunakan utuk mengolah data informasi/laporan.

Prinsip kerja dengan menggunakan bantuan dokumen tentunya anak diperhatikan tata
cara pengisian dokumen, kejelasan pengisian, ketepatan pengisian, dan tingkat validitas
dokumen. Sebuah fromulir akan menjadi sebuah dokumen apabila gelah memiliki
persyaratan tersebut. Oleh karena itu pentingnya sebuah dokumen bagi
perusahaan/organisasi akan berpengaruah terhadap pelayanan yang diberikan. Sebagai
syarat bahwa sebuah fromulir dinyatakan sah dan valid dalam penggunaannya, maka
petugas juga akan memberikan paraf atau release mark atau recheck mark terhadap
dokumen yang telah divlidasi oleh pelanggan/kolega.

Mengingat banyak jenis dokumen yang kita kenal maka prosedur penangan dokumen
unuk layanan bisnis secara umum sebagai berikut
 Menciptakan Menggandaka Menggunakan
Dalam
Pelayanan
penadistribusi Mengolah

Informasi penyimpanan

Standar kerja dalam proses menciptakan dokumen perlu diperhatikan hal-hal sebagai
berikut:
1. Jenis data/informasi yang dibutuhkan prganisasi.
2. Prinsip eflsiensi dan efektifitas form yang digunakan.
3. Sistem yang akan digunakan dalam pelayanan.
4. Kuantitas penggunaan dokumen.
5. Layout form / dokumen yang dibuat.
6. Mencetak form/dokuen sebagai master untuk digandakan.
7. Legalitas dari pihak terkait sebelum digandakan

Standar kerja dalam proses penggandaan dokumen perlu diperhatikan halsebagai

berikut.
1. Jumlah penggunaan form / dokumen.
2. Sistem penggandaan dokumen yang digunakan.
3. Penepatan form atau dokumensetelah digandakan.
4. Pengelolaan penggadaan.

Standar kerja dalam proses penggunaan form/dokumen antara lain.

1. Ketepatan dalam pengisian formulir (tatacara pengisian).
2. Kejelasan data.
3. Proses kerja jika terjadi kesalahan data atau kerusakan dokumen berupa perlu
tidaknya penggatian dokumen atau cukup dengan memberi tanda koreksi
pembetulan.
4. Prosedur penyimpanan dokumen aktif sebelum diproses meliputi tempat
penyimpanan, sistem penyimpanan dan kalsifikasi dokumen sesuai pokok
masalahnya.

Standar kerja dalam proses pengolahan dokumen meliputi.

1. Menghitung jumlah dokumen.
2. Melakukan cek kebenaran dan tingkat keabsahan dokumen
3. Mengklasifikasikan dokumen menurut jenisnya.
4. Mengurutkan dokumen sesuai urutan kronogis.
5. Mengelolahnya kedalam sebuah informasi.
Informasi yang disusun dapat berupa laporan pertanggungjawab petugas kepad
atasannya, pengumuman, bahan untukmengambil keputusan atau kebajikan oleh
pimpinan dan lainya dalam organisasi baik itu manual atau elektronik.

Setelah proses pengolahan data menjadi sebuah informasi, maka akan langsung
didistribusikan kepada pihak yang terkait. Standar kerja pada tahap pendistribusian
informasi terdiridari.
1. Jumlah yang akan diberi informasi.
2. Bentuk/sistem informasi
3. Waktu penyampaian informasi
4. Media/alat yang digunakan
5. Validita informasi yang ditandai dengan tanda tangap pimpinan atau petugas
terkait.

Proses penangan dokumen elektronik atau dokumen berbasis digital pada prinsipnya
sama dengan dokumen manual. Perbedaan yang jelas terlihat dari proses penciptakan
adalah dokumen tidak dalam bentuk cetak atau manual, pembuatan desian
form/dokumen disesuaikan dengan sistem online/aplikasi yang digunakan.

Pengertian sistem elekronik tersebut sesuai undang-undang pasal 1 ayat 5 adalah

serangakaian perangkat dan prosedur elektronik yang berfungsi mepersiapkan,
mengumpulkan, mengolah, menganalisasi, menyimpan, menampilkan, mengumumkan,
mengirikan, dan/atau menyebarka informasi elektronik

Dalam proses penggandaan dokumen dapat dilakukan secara otomatis sesuia

sistem/aplikasi online akan secara otomatis yang dapat dilakukan oleh pelanggan/kolega
dan diproses secara langsung melalui sistemic sampai pada penyimpanan datanya.
Contohnya aplikas yang digunakan dalam layanan publik seperti BBJS, sistem layanan
pajak, kepegawaian PNS, mobil bangking, sicepat, PT pos, layanan trasportasi septi
grap, gojek atau layanan lain yang menggunakan sistem layanan online.

Sekarang ini berbaigai sistem/aplikasi yang dapat diakses secara gratis maupun
berbayaruntuk memenuhi kebutuhan manusia sehari-hari atau organisasi secara
langsung dalam pemberian layanan pelanggan sudah banyak tersedia. Dalam
perkembangan di era sociaty 5.0 ini masyarakat dituntun dapat memenuhi kebutuhannya
secara mandiri dengan bantuan teknologi sekarang ini.