USULAN LAYANAN VENDOR INFORMATION

WEBSITE SEBAGAI PENINGKATAN LAYANAN

MITRA BISNIS
PT INDONESIA ASAHAN ALUMINIUM (PERSERO)

Diajukan sebagai salah satu syarat untuk menyelesaikan Program Magang

Mahasiswa Bersertifikat di PT Indonesia Asahan Aluminium (Persero)

Disusun oleh :
Fadlan Akbar Mubarak
1604106010046
SPV/IPM

PT INDONESIA ASAHAN ALUMINIUM (Persero)

TAHUN 2021
 DAFTAR ISI

DAFTAR ISI ........................................................................................................... ii

DAFTAR TABEL .................................................................................................. iii
DAFTAR GAMBAR ............................................................................................. iv
ABSTRAK .............................................................................................................. v
BAB POKOK .......................................................................................................... 1
A. Latar Belakang dan Permasalahan............................................................ 1
B. Hipotesa dan Kerangka Berpikir .............................................................. 2
C. Data dan Fakta Pendukung ....................................................................... 3
D. Pembahasan .............................................................................................. 5
1. Website .................................................................................................. 5
1.1 HMTL (Hypertext Markup Language) ................................................. 6
1.2 CSS (Cascading Style Sheet) ................................................................ 6
1.3 JavaScript .............................................................................................. 6
E. Implementasi Website............................................................................... 6
1. Tampilan halaman website................................................................... 6
2. Menu Pilih Topik Pertanyaan Seputar Pengadaan ................................ 6
3. Menu Berita Pengadaan ........................................................................ 7
4. Menu User Guide e-Procurement Inalum ............................................. 8
5. Menu Contact Us .................................................................................. 9
6. Menu lapor pengadaan ........................................................................ 10
7. Menu Live Chat Pengadaan Adm Inalum........................................... 10
I. Identifikasi SWOT ..................................................................................... 12
F. Cost and Benefit Analysis ...................................................................... 12
G. Kesimpulan dan Saran Tindak Lanjut .................................................... 12
1. Kesimpulan ......................................................................................... 12
2. Saran ................................................................................................... 13
DAFTAR PUSTAKA ........................................................................................... 14

ii
 DAFTAR TABEL

Tabel 1. Jenis pertanyaan seputar pengadaan ......................................................... 4

iii
 DAFTAR GAMBAR

Gambar 1. Kerangka Berpikir ............................................................................... 3

Gambar 2. Jenis Pertanyaan yang sering diajukan ................................................ 3
Gambar 3. Website Customer Care Tokopedia..................................................... 5
Gambar 4. Contoh Layanan pada Website Company ........................................... 5
Gambar 5. Halaman Website ................................................................................ 6
Gambar 6. Menu Pilih Topik Pertanyaan Seputar Pengadaan .............................. 7
Gambar 7. Tampilan Pilih Topik Pertanyaan Seputar Pengadaan ........................ 7
Gambar 8. Menu Berita Pengadaan ...................................................................... 7
Gambar 9. Tampilan Menu Berita Pengadaan ...................................................... 8
Gambar 10. Menu User Guide e-Procurement Inalum ........................................... 8
Gambar 11. Tampilan Menu User Guide e-Procurement Inalum ........................... 9
Gambar 12. Menu Contact Us ................................................................................. 9
Gambar 13. Menu Lapor Pengadaan ..................................................................... 10
Gambar 14. Menu Live Chat ................................................................................. 11
Gambar 15. Tampilan Menu Live Chat................................................................. 11
Gambar 16. Identifikasi SWOT ............................................................................ 12

iv
 ABSTRAK

Seiring dengan perkembangan teknologi yang semakin pesat, arah perkembangan

bisnis telah bertransformasi menjadi era digital. Perkembangan bisnis pada era
digital saat ini menjadi sebuah tantangan bagi PT Indonesia Asahan Aluminium
(Persero) untuk dapat memberikan kinerja yang maksimal pada kegiatan pengadaan
barang dan jasa. Peningkatan pelayanan informasi kepada mitra bisnis PT Indonesia
Asahan Aluminium (Persero) menjadi salah satu upaya untuk meningkatkan
kualitas kinerja serta kepuasan penyedia pada kegiatan pengadaan barang dan jasa.
Penyampaian informasi dan respon yang cepat merupakan salah satu upaya
pendekatan komunikasi antara pihak penyedia (vendor) dan pihak administrasi
pengadaan pada seksi Smelter Procurement Plan & Vendor. Hasil yang diperoleh
terhadap upaya tersebut adalah peningkatan terhadap kepuasan pihak penyedia
(vendor) dan timbulnya kesan positif terhadap perusahaan. Namun, upaya
penerapan Vendor Information Website sebagai layanan penyedia informasi serta
komunikasi kepada pihak penyedia (vendor) masih belum diterapkan secara baik
dan langsung.

Kata Kunci : Pelayanan Informasi, Kepuasan Penyedia, Vendor Information

Website

v
 ABSTRACT

Along with the rapid technology development, the direction of business

development has transformed into a digital era. Nowadays, business development
has a big challenge in digital era. PT Indonesia Asahan Aluminum (Persero) have
to provide maximum performance in goods and services procurement activities.
Providing information and fast responses is one of the communication approaches
between the business partners (vendor) and Inalum Procurement Administration
section. The results increase business partners' satisfactions and the positive
impression of the company. However, Vendor Information Website as an
information service and communication with business partners (vendor) hasn't been
used properly and directly.

Keywords : Information Services, suppliers’ satisfaction, Vendor Information

Website

vi
 BAB POKOK

A. Latar Belakang dan Permasalahan

Rantai pasok merupakan jaringan fisik yang melibatkan kegiatan pemasokan
bahan baku, proses produksi, serta distribusi produk akhir antar perusahaan (Munir,
Shakeel, Jajja, Ali, & Farooq, 2020). Kegiatan rantai pasok melibatkan aspek
internal dan eksternal perusahaan (Janvier-James, 2011). Salah satu perusahaan
manufaktur yang bergerak dibidang industri peleburan aluminium adalah PT
Indonesia Asahana Aluminium (Persero) dengan produk yang dihasilkan berupa
aluminium ingot, billet dan alloy. Dalam memenuhi kebutuhan perusahaan setiap
hari diperlukan adanya aktivitas bisnis berupa kegiatan pengadaan barang dan jasa
antara pihak perusahaan dengan pihak penyedia (vendor). Seiring perkembangan
teknologi yang semakin pesat, arah perkembangan bisnis telah bertransformasi
menjadi era digital. Perkembangan bisnis pada era digital saat ini, menjadi
tantangan bagi PT Indonesia Asahan Aluminium (Persero) untuk dapat memberikan
kinerja yang maksimal pada kegiatan pengadaan barang dan jasa.
Peningkatan pelayanan kepada mitra bisnis PT Indonesia Asahan
Aluminium (Persero) menjadi salah satu upaya bagi Departemen IPM (Inalum
Procurement) dalam meningkatkan kualitas kinerja pada kegiatan pengadaan
barang dan jasa. Seksi Smelter Procurement Plan & Vendor (SPV) merupakan
salah satu seksi dibawah Departemen IPM yang memiliki tugas dalam manajemen
pengelolaan informasi, administrasi, procurement plan and ERP Data Process,
Vendor Management System dan Customs Management pada kegiatan pengadaan
barang dan jasa. Berdasarkan data tahun 2021 yang bersumber pada Departemen
IPM, jumlah penyedia PT Indonesia Asahana Aluminium (Persero) yang sudah
terdaftar pada SAP sebanyak 1466 vendor dan penyedia yang telah mendaftar pada
Vendor Management System (VMS) sebanyak 883 vendor pada kategori penyedia
baru dan penyedia lama. Data survey kepuasan penyedia barang tahun 2020
menampilkan bahwa, terdapat 4,40% total unsatisfaction penyedia barang dan total
2,62% unsati sfaction penyedia jasa. Pekerjaan yang terlalu banyak menyebabkan
lambatnya pelayanan administrasi pengadaan dalam memberikan informasi
terhadap setiap keluhan penyedia. Berdasarkan data dari form list question vendor
pada seksi Smelter Procurement Plan & Vendor (SPV), frekuensi pertanyaan
terbanyak selama Januari sampai Februari 2021 yang telah masuk pada email
pengadaan dengan subject SRM sebanyak 55 dan pada subject VMS sebanyak 23
dengan frekuensi rata-rata balasan pihak pengadaan selama 1-2 hari jam kerja.
Perlunya peningkatan layanan informasi agar dapat mempercepat respon terhadap
pihak penyedia (vendor) dengan perusahaan.
Perlu dilakukan pendekatan komunikasi antara pihak penyedia (vendor) dan
pihak administrasi pengadaan agar dapat merespon setiap pertanyaan kepada pihak
penyedia dengan cepat sehingga dampak yang ditimbulkan yaitu meningkatnya
kepuasan penyedia (vendor). Dalam meningkatkan kepuasan pelayanan penyedia,
penulis melakukan improvement dengan mengambil topik “Usulan Layanan
Vendor Information Website sebagai Peningkatan Layanan Mitra Bisnis PT
Indonesia Asahan Aluminium (Persero)”.
1
 Penulis mencoba membuat website layanan informasi vendor dengan basic
front-end menggunakan bahasa pemrograman html, css dan javascript yang
diharapkan dapat berdampak pada peningkatan layanan informasi dari pengadaan
kepada pihak penyedia (vendor).
Berdasarkan latar belakang tersebut maka dapat disimpulkan rumusan
masalah dalam improvement ini adalah sebagai berikut:
1. Bagaimana merancang vendor information website sebagai penyedia
pelayanan informasi?
2. Bagaimana merancang fitur layanan live chat sebagai media interaksi antara
pihak pengadaan dan penyedia (vendor)?
3. Bagaimana penerapan layanan informasi seputar pengadaan pada vendor
information website?

B. Hipotesa dan Kerangka Berpikir

Pada rumusan masalah yang telah di uraikan maka dapat di tarik hipotesa
pada Usulan Layanan Vendor Information Website sebagai Peningkatan Layanan
Mitra Bisnis PT Indonesia Asahan Aluminium (Persero).
H1 : Penerapan vendor information website dapat meningkatkan layanan sajian
informasi seputar pertanyaan dan jawaban tentang pengadaaan beserta
layanan interaksi secara langsung dengan penyedia (vendor)?
H0 : Penerapan vendor information website tidak dapat meningkatkan layanan
sajian informasi seputar pertanyaan dan jawaban tentang pengadaaan
beserta layanan interaksi secara langsung dengan penyedia (vendor)?

Berikut kerangka berpikir dalam pembuatan vendor information website

pada Gambar 1.

2
 Mulai

Isu respon pengadaan

yang lama

Rumusan masalah

Hipotesis

Merancang Website

HTML CSS Javascript

Merancang fitur
Merancang fitur
layanan interaksi
layanan informasi
langsung

- FAQ
- Info pengadaan - Lapor Pengadaan
- Guide e- - Live Chat WA
Procurement

Vendor Information Website

Hasil dan Pembahasan

Apakah Tidak
Hipotesis
Sesuai?
Ya

Simpulan dan Saran

Selesai

Gambar 1. Kerangka Berpikir

C. Data dan Fakta Pendukung

Adapun data dan fakta pendukung yang penulis dapatkan sebagai referensi
untuk usulan layanan vendor information website yaitu sebagai berikut.
Berikut dilampirkan pada Gambar 2 data dan fakta pendukung seputar topik
pertanyaan yang sering ditanyakan selama bulan Januari-Februari.

Gambar 2. Jenis Pertanyaan yang sering diajukan

3
 Berdasarkan Pie Chart diatas, terdapat 4 topik pertanyaan umum yang sering
ditayakan berupa topik SRM sebanyak 55 pertanyaan, topik VMS sebanyak 23
pertanyaan, topik jaminan pengadaan dan presentasi masing-masing sebanyak 1
pertanyaan. Adapun jenis pertanyaan yang ditanyakan dapat dilihat pada Tabel 1.

Tabel 1. Jenis pertanyaan seputar pengadaan

Jenis Pertanyaan Frekuensi Pertanyaan
Informasi Akun SRM 6
Informasi Akun VMS 1
Kelengkapan Data pada VMS 8
No Contact PIC terkait SRM 1
Pemberitahuan Dokumen Pengadaan & Keuangan 1
Penambahan field pada Data administrasi VMS 1
Pengembalian Jaminan Penawaran 2
Permohonan Rekanan Inalum 9
Perubahan data 8
Perubahan Data & Reset Password 1
Reset Password SRM 37
Reset Password VMS 1
Site Visit & Presentasi 1
Tidak ada pilihan Bank pada VMS (BCA Cemara Asri –
1
Medan)
Tidak ada pilihan Bank pada VMS (BNP Paribas) 1
Tidak bisa login ke E-Proc 3
Grand Total 82

Berdasarkan Tabel 1 Sebanyak 82 pertanyaan yang sering ditanyakan oleh

penyedia (vendor) pada periode bulan Januari sampai Februari, dimana respon
balasan rata rata pihak pengadaan untuk menjawab pertanyaan dan keluhan vendor
dengan jangka waktu 1-2 hari.
Belum adanya layanan vendor secara langsung, membuat penulis
merancang sebuah konsep usulan pembuatan website layanan informasi vendor.
Salah satu referensi layanan informasi berbentuk website dapat dilihat pada Gambar
3, sebuah customer care platform toko online yang menyajikan informasi
berdasarkan topik pertanyaan yang sering di tanyakan beserta jawabannya.
Tampilan layanan informasi berbentuk website company dapat dilihat pada Gambar
4, dimana terdapat informasi layanan perusahaan dan akses komunikasi secara
langsung menggunakan fitur live chat. Dalam usulan pembuatan website ini
diharapkan dapat membantu vendor menemukan informasi dan pertanyaan seputar
pengadaan serta dapat berinteraksi kepada pengadaan secara langsung.

4
 Gambar 3. Website Customer Care Tokopedia
Sumber : https://www.tokopedia.com/help

Gambar 4. Contoh Layanan pada Website Company

Sumber : https://www.spil.co.id/services/

D. Pembahasan
Berikut pembahasan terkait improvement Usulan Layanan Vendor
Information Website sebagai Peningkatan Layanan Mitra Bisnis PT Indonesia
Asahan Aluminium (Persero).
1. Website
Website atau situs dapat diartikan sebagai kumpulan halaman yang
menampilkan informasi data teks, data gambar diam atau gerak, data animasi, suara,
video dan atau gabungan dari semuanya. Sifat website yang statis maupun dinamis
membentuk satu rangkaian bangunan dimana masing- masing dihubungkan dengan
jaringan-jaringan halaman (Harminingtyas Rudika, 2014). Dalam membangun
sebuah halaman web sebagai layanan penyedia informasi menggunakan tiga bahasa
pemrograman antara lain HTML, CSS dan Java Scripts.

5
1.1 HMTL (Hypertext Markup Language)
HTML merupakan singkatan dari Hypertext Markup Language yang
merupakan Bahasa pemrograman standar yang digunakan dalam membuat sebuah
halaman web agar dapat mengelola serangkaian data dan informasi sehingga suatu
dokumen dapat diakses dan ditampilkan di internet melalui layanan web.
1.2 CSS (Cascading Style Sheet)
Cascading Style Sheet digunakan untuk mengatur tampilan elemen yang
tertulis dalam HTML. CSS berfungsi untuk dapat meningkatkan tampilan visual
dari situs.
1.3 JavaScript
JavaScript merupakan Bahasa pemrograman yang digunakan untuk
membuat tampilan website menjadi lebih interkatif dan dinamis dengan tambahan
animasi pergerakan website sehingga website terlihat menjadi lebih hidup.

E. Implementasi Website
1. Tampilan halaman website
Tampilan halaman website dapat dilihat pada Gambar 5, dimana terdapat
beberapa menu utama yang bisa diakses seperti menu lapor pengadaan, live chat,
contact info, topik pertanyaan seputan pengadaan, berita seputar pengadaan dan
user guide e-procurement Inalum.

Gambar 5. Halaman Website

2. Menu Pilih Topik Pertanyaan Seputar Pengadaan

Penyedia dapat memilih topik umum seputar pengadaan yang ditunjukkan
pada Gambar 6, dimana pada setiap topiknya berisi tentang pertanyaan yang paling
sering ditanyakan (FAQ) berkaitan tentang topik yang dipilih.

6
 Gambar 6. Menu Pilih Topik Pertanyaan Seputar Pengadaan

Tampilan yang muncul setelah penyedia memilih topik yang berkaitan

disajikan pada Gambar 7.

Gambar 7. Tampilan Pilih Topik Pertanyaan Seputar Pengadaan

3. Menu Berita Pengadaan

Menu ini berisi informasi tentang berita atau acara yang akan dilaksanakan
pada departemen pengadaan yang di tampilkan pada Gambar 8.

Gambar 8. Menu Berita Pengadaan

7
Menu berita pengadaan setelah penyedia memilih berita pengadaan di tampilkan
pada Gambar 9.

Gambar 9. Tampilan Menu Berita Pengadaan

4. Menu User Guide e-Procurement Inalum

Menu ini berisikan tetang demo serta tutorial bagaimana cara penggunaan
sistem e-Procurement Inalum yang berupa SAP-SRM dan Vendor Management
System (VMS) yang ditampilkan pada Gambar 10.

Gambar 10. Menu User Guide e-Procurement Inalum

Setelah penyedia memilih menu User Guide e-Procurement Inalum,

Tampilan Video pada Gambar 11 terhubung langsung dengan akun sosial media
youtube procurement Inalum.

8
 Gambar 11. Tampilan Menu User Guide e-Procurement Inalum

5. Menu Contact Us
Menu ini terdapat informasi terkait kontak pengadaan dan lokasi perusahaan
yang disajikan pada Gambar 12.

Gambar 12. Menu Contact Us

9
6. Menu lapor pengadaan
Ketika penyedia memilih atau meng-klik menu lapor pengadaan pada
Gambar 13, secara langsung akan ke direct menuju email pengadaan dengan subject
“Lapor Pengadaan”.

Gambar 13. Menu Lapor Pengadaan

7. Menu Live Chat Pengadaan Adm Inalum

Terdapat sebuah ikon Whatsapp di pojok kanan bawah website pada Gambar
14, ketika penyedia memilih ikon tersebut maka akan langsung di arahkan kepada
halaman baru. Pada menu ini penyedia dapat berinteraksi langsung dengan admin
pengadaan, sehingga keluhan atau pertanyaan penyedia dapat langsung di respon
oleh Admin pengadaan.
Pada menu Live Chat, penyedia terlebih dahulu mengisi Company Name,
Email Address, subject, phone number, Url Link Website, Massage agar dapat ter-
direct langsung kepada admin pengadaan. Diharapkan penyedia dapat mengisi form
yang bertanda highlight, Jika penyedia tidak mengisi form yang bertanda highlight
maka penyedia tidak dapat mengirim pesan dan berinteraksi secara langsung
dengan admin pengadaan.

10
 Gambar 14. Menu Live Chat

Setelah mengisi form, penyedia otomatis diarah kan menuju admin

pengadaan Inalum melalui Whatsapp dan dapat berinteraksi secara langsung yang
di tampilkan pada Gambar 15.

Gambar 15. Tampilan Menu Live Chat

11
I. Identifikasi SWOT
Dalam mengembangkan pelayanan lebih baik lagi pada penerapan usulan
layanan vendor information website, perlu adanya identifikasi dari faktor kekuatan,
kelemahan, peluang dan ancaman saat membangun sistem informasi website yang
disajikan pada Gambar 16.

Gambar 16. Identifikasi SWOT

F. Cost and Benefit Analysis

Benefit yang diperoleh pada Usulan Layanan Vendor Information Website
berupa peningkatan layanan sistem informasi kepada vendor dan peningkatan
respon administrasi pengadaan kepada setiap keluhan atau pertanyaan vendor.
Peningkatan kinerja pada Seksi SPV juga akan semakin optimal. Dampak yang
ditimbulkan dari luar yaitu terjalinnya relasi yang baik kepada pihak penyedia
sehingga menimbulkan respon yang bagus terhadap perusahaan. Benefit yang
diperoleh juga berupa peningkatan kepuasan pelanggan yang menjadi salah satu
ruang lingkup dari seksi SPV.

G. Kesimpulan dan Saran Tindak Lanjut

1. Kesimpulan
Vendor Information Website dirancang dengan tujuan untuk meningkatkan
layanan informasi serta mempercepat respon pengadaan terhadap keluhan serta
pertanyaan vendor. Sistem website yang dirancang berbasis front-end, dengan
bahasa pemrograman yang digunakan yaitu HTML, CSS dan JavaScript. Terdapat
beberapa fitur layanan yang tersedia pada website Pengadaan Adm Inalum seperti
info pengadaan, User Guide e-Procurement, topik pertanyaan yang sering
ditanyakan seputar pengadaan, layanan lapor pengadaan yang langsung terhubung
dengan email pengadaan dan layanan live chat. Diharapkan dengan adanya usulan
Vendor Information Website dapat meningkatkan terhadap kepuasan penyedia.

12
2. Saran
Adapun saran tindak lanjut terhadap improvement ini yaitu agar Vendor
Information Website dapat menjadi referensi sebagai salah satu media peningkatan
layanan informasi kepada pihak penyedia dan dapat di integrasikan dengan sistem
VMS.

13
 DAFTAR PUSTAKA

Janvier-James, A. M. (2011). A New Introduction to Supply Chains and Supply

Chain Management: Definitions and Theories Perspective. International
Business Research, 5(1), 194–207. https://doi.org/10.5539/ibr.v5n1p194
Munir, M., Shakeel, M., Jajja, S., Ali, K., & Farooq, S. (2020). International
Journal of Production Economics Supply chain risk management and
operational performance : The enabling role of supply chain integration.
International Journal of Production Economics, 227(March 2019), 107667.
https://doi.org/10.1016/j.ijpe.2020.107667
Tarsani. (2017). Peran Customer Service Dalam Meningkatkan Kepuasan
Pelanggan Melalui Pendekatan Komunikasi Antar Pribadi (Studi Kasus pada
Customer Service GraPARI Telkomsel Gandaria) Tarsani. Bricolage, 2(1),
46–55.
Janvier-James, A. M. (2011). A New Introduction to Supply Chains and Supply
Chain Management: Definitions and Theories Perspective. International
Business Research, 5(1), 194–207. https://doi.org/10.5539/ibr.v5n1p194
Munir, M., Shakeel, M., Jajja, S., Ali, K., & Farooq, S. (2020). International
Journal of Production Economics Supply chain risk management and
operational performance : The enabling role of supply chain integration.
International Journal of Production Economics, 227(March 2019), 107667.
https://doi.org/10.1016/j.ijpe.2020.107667
Tarsani. (2017). Peran Customer Service Dalam Meningkatkan Kepuasan
Pelanggan Melalui Pendekatan Komunikasi Antar Pribadi (Studi Kasus pada
Customer Service GraPARI Telkomsel Gandaria) Tarsani. Bricolage, 2(1),
46–55.

14
 Lampiran

Data Survey Kepuasan Pemasok (Jasa)

Data Survey Kepuasan Pemasok (Barang)

15