STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR (SOP)

PENERIMAAN TAMU VIP DENGAN JANJI

2022

BADAN PENGAWAS PEMILIHAN UMUM

JL. MH. THAMRIN No. 14 JAKARTA PUSAT
 Nomor SOP 38/HM.03/SJ/09/2022
Tanggal Pembuatan 23 September 2022
Tanggal Revisi
Tanggal Efektif 28 September 2022
Disahkan Oleh
BADAN PENGAWAS PEMILIHAN UMUM Sekretaris Jenderal

SEKRETARIAT JENDERAL Dr. Gunawan Suswantoro

196606301993031001
BADAN PENGAWAS PEMILIHAN UMUM
Biro SDM dan Umum
Nama SOP SOP Penerimaan Tamu VIP Dengan
Janji

Dasar Hukum Kualifikasi Pelaksana

1 Undang-Undang Nomor 9 Tahun 2010 Tentang 1 Memahami Peraturan tentang Keprotokolan;

Keprotokolan;
2 Memahami Peraturan tentang Pengamanan Swakarsa;
2 Keputusan Presiden Republik Indonesia Nomor
63 Tahun 2004 Tentang Pengamanan Obyek 3 Memahami Peraturan tentang Pemberian Bantuan
Vital; Pengamanan Pada Objek Vital Nasional dan Objek Tertentu;

3 Peraturan Kepolisian Negara Republik Indonesia 4 Mampu berkerja sama dalam tim;
Nomor 4 Tahun 2020 Tentang Pengamanan
Swakarsa; 5 Mampu berkoordinasi dengan pihak luar;

4 Peraturan Kepolisian Negara Republik Indonesia 6 Memiliki kemampuan komunikasi yang baik.
Nomor 7 Tahun 2019 Tentang Perubahan Kedua
Atas Peraturan Kepala Kepolisian Negara
Republik Indonesia nomor 13 tahun 2017
Tentang Pemberian Bantuan Pengamanan Pada
Objek Vital Nasional dan Objek Tertentu;

5 Peraturan Menteri Pendayagunaan Aparatur

Negara Nomor 35 Tahun 2012 Tentang
Pedoman Penyusunan Standar Operasional
Prosedur Administrasi Pemerintahan;

6 Peraturan Bawaslu Republik Indonesia Nomor 1

tahun 2021 Tentang Organisasi dan Tata Kerja
Sekretariat Jenderal Badan Pengawas Pemilihan
Umum, Sekretariat Badan Pengawas Pemilhan
Umum Provinsi, Sekretariat Badan Pengawas
Pemilihan Umum Kabupaten/Kota, dan
Sekretariat Panitia Pengawas Pemilihan Umum
Kecamatan;

7 Peraturan Bawaslu Republik Indonesia Nomor 2

tahun 2022 Tentang Tata Cara Penyusunan
Standar Operasional Prosedur Administrasi
Pemerintahan.
Keterkaitan Peralatan/Perlengkapan
1. Radio komunikasi;
SOP Penyelenggaraan Pengamanan Kantor
2. Sarung tangan;
2. Sarung tangan; 3. Metal Detector,Garret, X-Ray, Security Door, Scanner Amano;
3. Buku mutasi; 4. Gun Laser;
4. Pena; 5. CCTV;
5. Formulir pelaksanaan patroli pengamanan; 6. Handsanitizer dan Tissu
6. Scanner amano; 7. Form tamu dan Buku Tamu;
7. Senter; 8. ATK;
8. CCTV; 9. Kartu Tanda Pengunjung;
9. Security door, dan 10. Laptop; dan
10. X-ray. 11. Printer.
Peringatan Pencatatan dan Pendataan
Jika SOP ini tidak dijalankan, maka pengawasan 1. Data Tamu;
kantor akan terganggu dan potensi adanya 2. Buku Tamu.
kerawanan untuk orang/barang/aset/kegiatan dan
informasi.

Dokumen ini telah ditandatangani secara elektronik yang diterbitkan oleh Balai Sertifikasi Elektronik (BSrE), BSSN

Powered by TCPDF (www.tcpdf.org)

 SOP PENERIMAAN TAMU VIP DENGAN JANJI

Pelaksana Mutu Baku

Kabag
Kepala Biro
No Kegiatan Kasubbag Layanan Deputi Sekretaris Keterangan
Sespri Protokol SDM dan Kelengkapan Waktu Output
Protokol Pengadaan Administrasi Jenderal
Umum
dan Umum
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13
1 Menginformasikan rencana kedatangan tamu VIP 1. Radio 15 menit Tersampaikannya
komunikasi informasi perihal
2. Handphone kedatangan tamu VIP

2 Menyampaikan rencana kedatangan tamu VIP 1. Radio 15 menit Tersampaikannya

komunikasi informasi kepada
2. Handphone atasan perihal
kedatangan tamu VIP
3 A. Melakukan koordinasi dengan bagian TU terkait. 1. Radio 60 menit Tersedianya fasilitas
komunikasi untuk penerimaan
B. Menyusun rencana penerimaan tamu VIP bersama staf
2. Handphone tamu VIP dan
protokol
3. Laptop tersampaikannya
C. Melaporkan hasil koordinasi dan rencana penerimaan 4. Printer informasi kepada
tamu VIP 5. Kertas HVS atasan perihal
kedatangan tamu VIP

4 Memberikan arahan untuk menyiapkan fasilitasi 1. Radio 30 menit Tersampaikannya

kedatangan tamu VIP komunikasi arakan kebijakan untuk
2. Handphone fasilitasi tamu VIP

5 Memberikan arahan ntuk menyiapkan fasilitasi 1. Radio 30 menit Tersampaikannya

kedatangan tamu VIP komunikasi arakan kebijakan untuk
2. Handphone fasilitasi tamu VIP

6 A. Melakukan koordinasi dengan pendamping tamu VIP 1. Radio 120 menit A. Pelayanan prima A. Area persiapan penerimaan tamu:
untuk menyampaikan rencana penerimaan kunjungan; komunikasi terhadap tamu; 1. Area parkir VIP
B. Menyampaikan rencana penerimaan tamu VIP kepada 2. Handphone B. Tersampaikan-nya 2. Ruang Tamu
petugas pengamanan; 3. X-Ray arahan kebijakan untuk 3. dan hal - hal lain yang dibutuhkan.
C. Menyiapkan fasilitasi kedatangan tamu VIP; 4. Sarung fasilitasi serta B.Pendampingan tamu VIP dilakukan
D. Menyambut kedatangan tamu VIP; tangan pelayanan prima sampai dengan selesai kunjungan
E. Melarang tamu VIP atau pendamping tamu VIP terhadap tamu VIP;
membawa senjata tajam/senjata api ke dalam gedung C. Keamanan untuk
Bawaslu; Pimpinan/pegawai di
kantor Bawaslu;
F. Memberikan pelayanan keprotokolan selama tamu VIP
berada di gedung Bawaslu;
6 1. Radio 120 menit A. Area persiapan penerimaan tamu:
komunikasi 1. Area parkir VIP
2. Handphone 2. Ruang Tamu
3. X-Ray 3. dan hal - hal lain yang dibutuhkan.
4. Sarung B.Pendampingan tamu VIP dilakukan
Pelaksana tangan Mutu Baku sampai dengan selesai kunjungan
Kabag
Kepala Biro
No Kegiatan Kasubbag Layanan Deputi Sekretaris Keterangan
Sespri Protokol SDM dan Kelengkapan Waktu Output
Protokol Pengadaan Administrasi Jenderal
Umum
dan Umum
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13
G. Menghubungi sespri pejabat/pimpinan perihal D. Tersampaikan- nya
kedatangan tamu VIP. informasi perihal
kedatangan tamu VIP

7 Melakukan konfirmasi kepada pejabat/pimpinan terkait 1. Radio 15 menit Konfirmasi dari

komunikasi pimpinan/pejabat
2. Handphone

8 A. Mengantarkan tamu VIP menuju lobby jika sudah 1. Radio 30 menit Pelayanan prima
selesai melakukan kunjungan; komunikasi terhadap tamu dan
B. Melaporkan pelaksanaan penerimaan tamu VIP. 2. Handphone Tersampaikannya
3. Rekap form laporan penerimaan
tamu tamu VIP

9 Melaporkan kegiatan penerimaan tamu VIP bulanan 1. Radio 60 menit Tersampaikannya

komunikasi laporan serta
2. Handphone terhimpunnya data
tamu /pengunjung ke
kantor Bawaslu RI
10 Melaporkan kegiatan penerimaan tamu VIP bulanan 1. Radio 60 menit Tersampaikannya
komunikasi laporan serta
2. Handphone terhimpunnya data
tamu /pengunjung ke
kantor Bawaslu RI
11 Melaporkan kegiatan penerimaan tamu VIP bulanan 1. Radio 60 menit Tersampaikannya
komunikasi laporan serta
2. Handphone terhimpunnya data
tamu /pengunjung ke
kantor Bawaslu RI

12 Melaporkan kegiatan penerimaan tamu VIP bulanan 1. Radio 60 menit Tersampaikannya

komunikasi laporan serta
2. Handphone terhimpunnya data
tamu /pengunjung ke
kantor Bawaslu RI

13 Menerima laporan dan memberikan arahan kebijakan 1. Laporan 60 menit Tersampaikannya

penerimaan tamu VIP. 2.Dokumentasi arahan kebijakan
penerimaan tamu VIP