Pemindahan Lokasi kerja (Relocation) Policy & Procedure (ID 812)

Owner : MONICA HERMAWAN <monica_hermawan@sigma.co.id>

Created : 2016-09-07 12:47:56

CURRENT VERSION:

Version : 2
File : Relocation 2017.pdf (application/pdf)
Status : Released

REVIEWED by

Reviewer = IR. R. ADAM KAMIL KHUSNUN. M

Review date : 2017-09-29 18:42:06

ED
APPROVED by

Approver = BAKHTIAR ROSYIDI

Approve date : 2017-10-02 18:25:20

Document number :
SCC/POL/021/1838/017
Purpose :

LL
Sebagai pedoman dan panduan bagi seluruh pihak yang terkait di dalam lingkungan perusahaan PT Sigma
Cipta Caraka dan seluruh unit serta afiliasi di dalamnya dalam pengelolaan penugasan/pengalihan kota
lokasi kerja karyawan.

)
Scope :

.id
Kebijakan dan prosedur ini berlaku untuk seluruh unit kerja dan perusahaan afiliasi di dalam PT
Sigma Cipta Caraka.

.co
Reference :
RO
ma
Document History
sig5
to@:1
an 1 2

Date : Wed, 07 Sep 2016 12:47:56

Name : Pemindahan Lokasi kerja (Relocation) Policy & Procedure
Version : 1
ifiy -23
NT

Description :
.ar 12
ng 1-

Date : Fri, 22 Sep 2017 15:26:59

Name : Pemindahan Lokasi kerja (Relocation) Policy & Procedure
gu 02

Version : 2
Description :
(a t 2

- Perubahan tarif relokasi permanen

CO

- Penambahan ketentuan terkait relokasi sementara

TOd a
AN de

© 2017 PT Sigma Cipta Caraka. This document is labeled as an Internal Use

document.Access to and use of this document shall refer to Information
Classification Policy.
IY a
IF nlo
ARdow
UN
G
UN
AG
 DAFTAR ISI

ED
DAFTAR ISI............................................................................................................. 1

A. Informasi Umum ............................................................................................. 2

A.1. Latar Belakang dan Tujuan...................................................................... 2
A.2. Definisi ................................................................................................... 2
A.3. Kebijakan ............................................................................................... 2

LL
B. Deskripsi......................................................................................................... 6

)
.id
B.1. Alur Kerja (Workflow) ............................................................................. 6
B.2. Deskripsi ................................................................................................ 7

.co
RO
ma
C. Lampiran ........................................................................................................ 8
C.1. Tarif Dasar Bantuan Perumahan ............................................................. 8
sig5
to@:1
C.2. Indeks Bantuan Perumahan per Kota ...................................................... 8
an 12

C.3. Permanent Relocation Form ................................................................... 9

C.4. Temporary Relocation Form ................................................................. 10
ifiy -23
NT
.ar 12
ng 1-
gu 02
(a t 2
CO
TOd a
AN de
IY a
IF nlo
ARdow
UN
G
UN
AG

Page 1 of 11
A. Informasi Umum

A.1. Latar Belakang dan Tujuan

Pertumbuhan serta perkembangan bisnis telkomsigma Group menuntut adanya
penugasan karyawan ke kota lain di luar lokasi domisili perusahaan atau
penempatan pertama pasca proses rekrutment untuk melaksanakan tugas
operasional maupun penyelesaian proyek.
Sebagai kompensasi serta untuk memberikan kepastian kepada karyawan
maupun perusahaan maka perlu ditetapkan skema relokasi.

ED
A.2. Definisi
 Relokasi adalah pemindahan lokasi kerja karyawan dari satu kota ke kota
lain sesuai kebutuhan perusahaan setelah yang bersangkutan menjalani
masa kerja minimal 3 (tiga) bulan di lokasi kota awal.
 Kota lain adalah lokasi kerja yang berjarak >100 km dari lokasi kerja awal

LL
Karyawan. Identifikasi dan penentuan kriteria tentang kota lain ditetapkan
lebih lanjut oleh perusahaan.

)
.id
 Relokasi sementara adalah penugasan / pemindahan lokasi kerja
karyawan ke kota lain untuk menjalankan tugas yang bersifat proyek

.co
RO
(berbatas waktu) selama minimal 3 bulan berturut-turut dan dapat

ma
diperpanjang selama maksimal 3 bulan. Penentuan perkiraan waktu relokasi
berdasar pada rencana tahapan proyek yang telah disepakati.
sig5
to@:1
 Transportasi rekreatif adalah perjalanan yang diberikan kepada karyawan
an 12

yang sedang menjalani relokasi sementara untuk pulang ke lokasi awal

penugasan sebagai kompensasi psikologis guna menjaga produktivitas kerja.
ifiy -23
NT

 Relokasi permanen adalah penugasan / pemindahan lokasi kerja

.ar 12

karyawan ke kota lain secara permanen (tidak berbatas waktu) atau rentang
waktu lebih dari 6 bulan.
ng 1-

 Tunjangan relokasi adalah sejumlah uang yang diberikan perusahaan

gu 02

sebagai bantuan untuk memenuhi kebutuhan akomodasi karyawan yang

(a t 2

direlokasikan secara sementara maupun permanen.

CO
TOd a

 Bantuan biaya pindah domisili adalah sejumlah uang yang diberikan

sebagai bantuan untuk memenuhi kebutuhan sewa / kontrak tempat tinggal
AN de

yang diberikan kepada karyawan yang direlokasi secara permanen.

IY a

 Bantuan pemindahan barang adalah sejumlah uang yang diberikan

IF nlo

perusahaan sebagai bantuan untuk memindahkan barang / perlengkapan

ARdow

rumah tangga karyawan yang direlokasi permanen.

UN

 Bantuan pindah sekolah adalah sejumlah uang yang diberikan

perusahaan untuk setiap anak karyawan yang membutuhkan pengalihan
lokasi sekolah untuk mengikuti kepindahan orangtuanya pasca keputusan
G

relokasi permanen.
UN

A.3. Kebijakan
AG

1. Pemindahan / penugasan karyawan ke lokasi kerja di kota lain dilakukan

oleh manajemen telkomsigma atas dasar kebutuhan perusahaan dan bukan
atas permintaan individu karyawan.
2. Pertimbangan yang digunakan untuk pemindahan / penugasan karyawan
adalah namun tidak terbatas pada :
 Keahlian spesifik karyawan dan/atau

Page 2 of 11
  Kebutuhan bisnis berbasis proyek atau pemeliharaan dan/atau
 Kebutuhan operasional bisnis dan/atau
 Keputusan strategis perusahaan.
3. Bagi karyawan yang ditugaskan ke kota lain selama maksimal 31 (tiga
puluh satu) hari kalendar atau satu bulan secara terus menerus, berlaku
ketentuan business trip. Setelah melewati jumlah hari tersebut,
diberlakukan peraturan relokasi.
4. Tunjangan yang diberikan kepada karyawan disesuaikan dengan jenis
relokasi karyawan, yaitu:

ED
 Relokasi Sementara
(a) Tunjangan untuk relokasi sementara diberikan sebagai bantuan
biaya pindah lokasi domisili serta uang saku.
(b) Besaran tunjangan relokasi sementara adalah sebagai berikut :
 Grade 9 – 12 : Rp 4.000.000 per bulan

LL
 Grade 1 – 8 : Rp 3.000.000 per bulan
(c) Tunjangan relokasi sementara dibayarkan perusahaan melalui
transfer ke rekening karyawan secara bulanan, bersamaan

)
.id
dengan proses pembayaran gaji bulanan (payroll).

.co
(d) Di luar tunjangan relokasi sementara, Karyawan berhak untuk
RO
mendapatkan penggantian atas biaya-biaya yang dikeluarkan

ma
untuk :
sig5
(i) Transportasi dari lokasi penempatan awal ke lokasi kerja
to@:1

baru PP (at cost).

an 12

(ii) Akomodasi selama 7 (tujuh) hari pertama di lokasi kerja

ifiy -23

baru sebagai sarana untuk mencari tempat tinggal (at cost).

NT

(iii) Uang saku selama 7 (tujuh) hari pertama untuk karyawan

.ar 12

sesuai dengan besaran uang harian sebagaimana ditetapkan

ng 1-

pada kebijakan perjalanan bisnis.

gu 02

(iv) Transportasi rekreatif dari lokasi penempatan baru ke lokasi

(a t 2

penempatan awal PP (at cost), dengan ketentuan dan

CO

batasan sebagai berikut :

TOd a

Lokasi Penugasan Frekwensi Maksimal

AN de

Domestik 2 (dua) bulan sekali

IY a

(Wilayah Jawa dan Madura)

IF nlo

Domestik 1 (satu) bulan sekali

ARdow
UN

(Di luar Jawa dan Madura)

Internasional 1 (satu) bulan sekali
Catatan :
G

a. Penentuan moda transportasi atau batas maksimal bantuan

UN

transportasi rekreatif ditentukan oleh setiap unit kerja / project

owner sesuai perhitungan masing-masing proyek.
AG

b. Biaya transportasi rekreatif dibebankan ke WBS masing-masing

proyek.
(e) Besaran nilai dan prosedur pembayaran untuk item (d) tersebut
di atas mengikuti ketentuan businnes trip yang berlaku.

Page 3 of 11
  Relokasi Permanen
(a) Tunjangan untuk relokasi permanen terdiri dari bantuan biaya
pindah domisili, bantuan pemindahan barang, dan bantuan
pemindahan sekolah anak ke kota lokasi kerja baru.
(b) Karyawan berhak atas tunjangan relokasi permanen yang
besarannya dipengaruhi oleh grade/level posisi Karyawan serta
kota/lokasi tujuan relokasi.
(c) Besaran tarif dasar serta faktor nilai bantuan relokasi permanen
merujuk pada ketentuan Biaya Bantuan Perumahan (BBP) yang

ED
berlaku di TelkomGroup dan disusun dengan mempertimbangkan
tingkat kemahalan konsumsi perumahan nasional.
(d) Bantuan biaya pindah domisili dibayarkan melalui rekening
karyawan di bulan pertama kepindahan sesuai mekanisme yang
berlaku.
(e) Tunjangan relokasi permanen dibayarkan setiap tahun selama 2

LL
(dua) tahun pertama masa relokasi. Setelah periode tersebut,
Karyawan yang bersangkutan diperlakukan sama dengan

)
karyawan lain (tidak mendapatkan tunjangan tempat tinggal).

.id
(f) Biaya-biaya yang dibayar oleh Perusahaan dengan mekanisme

.co
RO
penggantian adalah :

ma
(i) Transportasi ke dan dari bandara/tempat tinggal di lokasi
kerja baru. sig5
to@:1
(ii) Akomodasi selama 7 (tujuh) hari pertama di lokasi kerja
an 12

baru sebagai sarana untuk mencari tempat tinggal.

(iii) Uang saku selama maksimal 7 hari, dengan detail :
ifiy -23
NT

o Uang saku untuk karyawan sesuai dengan besaran

.ar 12

uang harian sebagaimana ditetapkan pada kebijakan

perjalanan bisnis.
ng 1-

o Uang saku untuk pasangan dan anak-anak (maksimal 3

gu 02

anak) masing-masing sebesar 50% dari besaran uang

(a t 2

harian karyawan Yang Bersangkutan.

CO
TOd a

(iv) Bantuan pemindahan barang dari kota asal ke lokasi kerja

baru (at cost) dengan nilai maksimal Rp.5.000.000,-
AN de

(v) Bantuan pindah sekolah anak karyawan ke kota lokasi kerja

IY a

baru, senilai maksimal Rp.5.000.000,- per anak (berlaku

IF nlo

untuk maksimal 3 anak). Bantuan ini diberikan untuk anak

ARdow

hingga tingkat pendidikan Sekolah Menengah Atas atau

UN

sederajat.
(g) Besaran nilai dan prosedur pembayaran untuk item (e).(i) hingga
(d).(iii) tersebut di atas mengikuti ketentuan businnes trip,
G

sementara untuk item (d).(iv) dan (d).(v) mengikuti prosedur

UN

penggantian klaim yang berlaku.

5. Apabila karyawan mengundurkan diri dalam periode tahun pertama
AG

(terhitung sejak tanggal relokasi permanen), tunjangan relokasi yang

diberikan untuk penempatan permanen harus dikembalikan secara
proporsional. Proses pengembalian tunjangan dilakukan dengan memotong
dari sisa gaji serta hak-hak karyawan yang belum dibayarkan .

Page 4 of 11
6. Apabila sebelum habis masa penempatan karyawan dipindahkan lagi secara
permanen ke lokasi lain, maka tunjangan dari sisa bulan yang belum
dijalani akan diperhitungkan dalam pemberian tunjangan penempatan
kedua.
7. Bagi karyawan yang direlokasikan (kembali) secara permanen ke lokasi
penempatan kerja awal, berlaku kebijakan khusus dimana Karyawan yang
bersangkutan tidak berhak mendapatkan tunjangan tempat tinggal namun
tetap berhak atas bantuan pemindahan barang dan pemindahan sekolah
anak.
8. Ketentuan ini berlaku sejak tanggal 1 Mei 2017.

ED
LL
)
.id
.co
RO
ma
sig5
to@:1
an 12
ifiy -23
NT
.ar 12
ng 1-
gu 02
(a t 2
CO
TOd a
AN de
IY a
IF nlo
ARdow
UN
G
UN
AG

Page 5 of 11
B. Deskripsi

ED
B.1. Alur Kerja (Workflow)
Relocation Policy

Accept Submit Relocation

Complete
Employee

LL
Relocation Form & Cash Cash
approval process
Decree (SK) Advance Form to Receive cash Advance
of required forms
Treasury Dept advance Settlement
Relocation form Relocation Decree Process

)
Cash Adv. form

.id
.co
BU Head

RO
Y Lengthen
Propose

ma
START employee relocation END
relocation period?

sig5
to@:1
an 12
Directors
Board of

Sign
Relocation
Decree (SK)

ifiy -23
NT
.ar 12
Treasury Unit

Inform Cash

ng 1-
Accept Relocation Cash
Advance
Form & Cash Advance
Settlement

gu 02
Advance Form Process
Process Closing
Relocation Decree

(a t 2
CO
Relocation
TOd a
Form Process
HR Department

AN de

Preparation relocation Temporary

Permanent Y One time payment Payroll Y
benefit and/or – permanent relocation period
relocation? process
relocation relocation benefit ended ?
IY a

allowance
IF nlo

N
Evaluate Monthly payment –
temporary
ARdow

relocation N
UN

proposal relocation allowance

G
UN

Page 6 of 11
AG
B.2. Deskripsi
1. Surat keputusan relokasi Karyawan yang ditandatangani oleh Direktur
pengelola Human Resources atas usulan dari Direktur terkait
diserahterimakan dari Manajemen kepada karyawan yang bersangkutan.
2. Karyawan melengkapi Relocation Form dan Cash Advance Form serta
memproses persetujuan dari Manager, BU Head, serta HR Head.
3. HR menentukan dan melengkapi/mengisi nilai tunjangan dalam form relokasi
sesuai peraturan yang berlaku. HR Head melakukan verifikasi dan
menandatangani form.

ED
4. Karyawan menyerahkan Relocation Form ke unit Finance dengan dilampiri
salinan Surat Keputusan Relokasi Karyawan.
5. Karyawan mengajukan cash advance dengan melampirkan Relocation Form
dan bagian keuangan memproses cash advance sesuai dengan prosedur
yang berlaku.
6. Karyawan membuat pertanggungjawaban cash advance dan mengajukan

LL
klaim atas pengeluaran biaya dengan melampirkan dokumen pendukung /
kwitansi asli.

)
.id
7. Karyawan yang menjalani relokasi wajib memproses pertanggungjawaban
penggunaan cash advance sesuai ketentuan yang berlaku.

.co
RO
8. Unit pengelola Human Resources memproses pembayaran tunjangan

ma
relokasi – dengan berdasarkan saat pertanggungjawaban cash advance –
untuk dibayarkan bersama dengan penggajian dan mengikuti prosedur
sig5
to@:1
pembayaran gaji setiap bulannya.
an 12

9. Apabila jangka waktu penempatan permanen dipercepat dan dipindahkan ke

lokasi lain atau penempatan diperpanjang, BU Head Karyawan yang
ifiy -23
NT

bersangkutan harus mengajukan kembali Relocation Form.

.ar 12

10. Pengajuan kembali Relocation Form akibat kondisi nomor 10 di atas harus
diterima oleh unit pengelola Human Resources maksimal 30 hari sebelum
ng 1-

tanggal pemberlakuan percepatan / perpanjangan / pengalihan relokasi.

gu 02
(a t 2
CO
TOd a
AN de
IY a
IF nlo
ARdow
UN
G
UN
AG

Page 7 of 11
C. Lampiran

C.1. Tarif Dasar Bantuan Perumahan

Tarif Dasar
Level Grade
(Rp)
Senior Specialist 13 - 14 27.342.000
Specialist 11 – 12 19.748.000
Senior Officer 9 – 10 15.191.000
Officer 7–8 11.391.000

ED
Staff 4–6 9.416.000
Non Staff 1-3 8.201.000

C.2. Indeks Bantuan Perumahan per Kota

LL
Berikut ini adalah indeks nilai bantuan perumahan yang diberikan untuk skema
relokasi permanen

)
Indeks Indeks

.id
Wilayah Wilayah
Daerah Daerah

.co
Kota Medan
RO
87% Kota Semarang 94%

ma
Kota Batam 141% Kota Makassar 107%
Kota Bandung 100% Kota Denpasar
sig5 111%
to@:1
Kabupaten Bandung 90% Kota Tangerang 103%
an 12

Kota Surabaya 110% DKI Jakarta Raya 152%

Kota Yogyakarta 83% Kota Bogor 103%
ifiy -23
NT

Catatan :
.ar 12

a. Daftar indeks pada kota lain yang belum tercantum dalam keputusan ini akan
ng 1-

ditetapkan sesuai kebutuhan oleh unit pengelola Human Resources.

gu 02

b. Dalam hal unit pengelola Human Resources tidak mendapatkan indeks

(a t 2

rujukan untuk daerah yang dituju maka akan diberlakukan indeks untuk
CO

daerah yang terdekat. Misalkan : indeks untuk kabupaten Badung, Bali adalah
TOd a

kota Denpasar.
c. Tunjangan relokasi permanen bagi Karyawan Telkom Secondee yang besaran
AN de

gaji bulanannya sudah mencakup / memperhitungkan komponen Bantuan

IY a

Biaya Perumahan (BBP) akan diperhitungkan berdasar selisih index antara

IF nlo

kedua kota serta dibayarkan sebagai komponen dari gaji bulanan.

ARdow
UN
G
UN
AG

Page 8 of 11
 C.3.

AG
UN
UN
G
ARdow
IF nlo
CO
IY a
AN de
Permanent Relocation Form

TOd a
(a t 2
gu 02
NT
ng 1-
.ar 12
ifiy -23
an 12
RO
to@:1
sig5
ma
LL
.co
.id
)
ED

Page 9 of 11
 C.4.

AG
UN
UN
G
ARdow
IF nlo
CO
IY a
AN de
Temporary Relocation Form

TOd a
(a t 2
gu 02
NT
ng 1-
.ar 12
ifiy -23
an 12
RO
to@:1
sig5
ma
LL
.co
.id
)
ED

Page 10 of 11
 Intentionally left blank

AG
UN
UN
G
ARdow
IF nlo
CO
IY a
AN de
TOd a
(a t 2
gu 02
NT
ng 1-
.ar 12
ifiy -23
an 12
RO
to@:1
sig5
ma
LL
.co
.id
)
ED

Page 11 of 11