Determining requirements and selecting is development projects

Determining requirements adalah inti dari analisis sistem. Penentuan kebutuhan informasi (IRD)

sering dan meyakinkan disajikan sebagai fase paling kritis dari pengembangan sistem informasi (IS),

dan banyak kegagalan SI telah dikaitkan dengan kebutuhan informasi yang tidak lengkap dan tidak

akurat.  Analis sistem harus mengumpulkan informasi tentang sistem saat ini dan bagaimana

pengguna ingin meningkatkan kinerja mereka dengan sistem informasi baru. Memahami kebutuhan

pengguna secara akurat akan membantu tim pengembang sistem memberikan sistem yang tepat

kepada pengguna akhir dalam waktu terbatas dan anggaran terbatas. Ada banyak metode untuk

mengumpulkan informasi. Artikel ini akan membahas beberapa yang mendasar dan diadopsi secara

luas di antaranya :

1. Wawancara adalah salah satu cara utama untuk mengumpulkan informasi tentang sistem

informasi. Seorang analis sistem yang baik harus pandai mewawancarai dan tidak ada proyek yang

dapat dilakukan tanpa wawancara. Ada banyak cara untuk mengatur wawancara yang efektif dan

tidak ada yang lebih unggul dari yang lain. Namun, analis pengalaman biasanya menerima beberapa

praktik terbaik berikut untuk wawancara yang efektif:

 Dengarkan baik-baik dan catat selama wawancara (rekaman jika memungkinkan)

 Tinjau catatan dalam waktu 48 jam setelah wawancara

 Bersikaplah netral

 Carilah pandangan yang beragam

2. Kuesioner memiliki keuntungan mengumpulkan informasi dari banyak orang dalam waktu

yang relatif singkat dan kurang bias dalam interpretasi hasil mereka. Memilih responden kuesioner

yang tepat dan merancang kuesioner yang efektif merupakan isu penting dalam metode

pengumpulan informasi ini. Orang biasanya hanya menggunakan sebagian fungsi dari suatu sistem,

sehingga mereka selalu hanya mengenal sebagian dari fungsi atau proses sistem. Dalam

kebanyakan situasi, satu salinan kuesioner jelas tidak dapat memuat semua pengguna. Untuk

melakukan survei yang efektif, analis harus mengelompokkan pengguna dengan benar dan

merancang kuesioner yang berbeda untuk kelompok yang berbeda. Selain itu, kemampuan untuk

membangun kuesioner yang baik adalah keterampilan yang meningkat dengan latihan dan

pengalaman. Saat merancang kuesioner, analis setidaknya harus memperhatikan isu-isu berikut:
  Ambiguitas pertanyaan.

 Konsistensi jawaban responden.

 Pertanyaan macam apa yang harus diterapkan, terbuka atau menutup-berakhir?

 Berapa panjang kuesioner yang tepat?

3.  mengamati pengguna secara langsung . Orang tidak selalu menjadi informan yang sangat

dapat diandalkan, bahkan ketika mereka mencoba untuk dapat dipercaya dan mengatakan apa yang

mereka anggap benar. Orang sering tidak memiliki apresiasi yang sepenuhnya akurat tentang apa

yang mereka lakukan atau bagaimana mereka melakukannya. Ini terutama benar tentang peristiwa

yang jarang terjadi, masalah dari masa lalu, atau masalah yang sangat diminati orang. Karena orang

tidak selalu dapat dipercaya untuk menafsirkan dan melaporkan tindakan mereka sendiri dengan

andal, analis dapat melengkapi dan menguatkan apa yang dikatakan orang dengan mengamati apa

yang mereka lakukan atau dengan memperoleh ukuran yang relatif objektif tentang bagaimana orang

berperilaku dalam situasi kerja. Namun, pengamatan dapat menyebabkan orang mengubah perilaku

operasi normal mereka. Ini akan membuat informasi yang dikumpulkan menjadi bias. 

4. menganalisis prosedur dan dokumen lainnya . Dengan memeriksa sistem yang ada dan

dokumentasi organisasi, analis sistem dapat mengetahui detail tentang sistem saat ini dan organisasi

yang didukung sistem ini. Dalam dokumen, analis dapat menemukan informasi, seperti masalah

dengan sistem yang ada, peluang untuk memenuhi kebutuhan baru jika hanya informasi atau

pemrosesan informasi tertentu yang tersedia, arah organisasi yang dapat memengaruhi persyaratan

sistem informasi, dan alasan mengapa sistem saat ini dirancang apa adanya.

Namun, ketika menganalisis dokumentasi resmi tersebut, analis harus memperhatikan perbedaan

antara sistem yang dijelaskan pada dokumentasi resmi dan sistem praktis di dunia nyata. Karena

alasan ketidakcukupan prosedur formal, kebiasaan dan preferensi kerja individu, resistensi terhadap

kontrol, dan faktor lainnya, perbedaan antara apa yang disebut sistem formal dan sistem informal ada

secara universal.
6.  Prototyping . Prototyping adalah sarana untuk mengeksplorasi ide-ide sebelum berinvestasi di
dalamnya. Sebagian besar pengembang sistem percaya bahwa manfaat dari data kegunaan awal
setidaknya sepuluh kali lebih besar daripada manfaat dari data kegunaan akhir .Prototyping
memungkinkan analis sistem dengan cepat menunjukkan kepada pengguna persyaratan dasar ke
dalam versi kerja dari sistem informasi yang diinginkan. Setelah melihat dan menguji prototipe,
pengguna biasanya menyesuaikan persyaratan yang ada dengan yang baru. Tujuan penggunaan
prototyping untuk mendukung penentuan kebutuhan adalah untuk mengembangkan spesifikasi
konkrit untuk sistem ultimit, bukan untuk membangun sistem ultimit dari prototyping. Prototyping
paling berguna untuk penentuan kebutuhan ketika kebutuhan pengguna tidak jelas atau dipahami
dengan baik, satu atau beberapa pengguna dan pemangku kepentingan lain yang terlibat dengan
sistem, kemungkinan desain yang kompleks dan memerlukan bentuk konkret untuk sepenuhnya
mengevaluasi, masalah komunikasi telah ada di masa lalu antara pengguna dan analis, dan Alat dan
data sudah tersedia untuk membangun sistem kerja dengan cepat.

Selecting IS Development Projects

Pemilihan proyek merupakan kegiatan terakhir dalam tahap identifikasi dan pemilihan proyek. Proyek
jangka pendek dan jangka panjang yang paling mungkin untuk mencapai tujuan bisnis
dipertimbangkan. Karena kondisi bisnis berubah dari waktu ke waktu, kepentingan relatif dari setiap
proyek dapat berubah secara substansial. Dengan demikian, identifikasi dan pemilihan proyek
merupakan kegiatan yang penting dan berkelanjutan. Faktor-faktor yang meliputi:

 Kebutuhan organisasi yang dirasakan

 Sistem yang ada dan proyek yang sedang berjalan
 Ketersediaan sumberdaya
 Kriteria evaluasi
 Kondisi bisnis saat ini
 Perspektif para pengambil keputusan