Laporan Akhir: Untuk Memenuhi Persyaratan Kelulusan Program Diploma III Disusun Oleh

LAPORAN AKHIR
SISTEM PENYIMPANAN ARSIP DINAMIS DI BIDANG

PENGELOLAAN, LAYANAN DAN PEMANFAATAN ARSIP PADA DEPO
ARSIP DAN GALERI ARSIP DAERAH PROVINSI
KALIMANTAN BARAT
Untuk Memenuhi Persyaratan

Kelulusan Program Diploma III
Disusun Oleh :
ASIH PURWASIH
NIM : E0131171038
Program Studi Kearsipan

PROGRAM DIPLOMA III
FAKULTAS ILMU SOSIAL DAN ILMU POLITIK
UNIVERSITAS TANJUNGPURA
PONTIANAK
2022
i
HALAMAN PENGESAHAN
SISTEM PENYIMPANAN ARSIP DINAMIS DI BIDANG
PENGELOLAAN, LAYANAN DAN PEMANFAATAN ARSIP PADA DEPO
ARSIP DAN GALERI ARSIP DAERAH PROVINSI
KALIMANTAN BARAT
Tannggung Jawab Yuridis Pada :
ASIH PURWASIH
NIM : E0131171038
Yang Telah disidangkan
Pada Tanggal
Martinus, S.Sos, M.Si Pembimbing

NIP. 197212272006041002
Antonia Sasap Abao, S.Sos, M.Si Penguji

NIP. 198105102005012017
ii
LEMBAR PERNYATAAN KEASLIAN
Yang bertanda tangan di bawah ini :

Nama Mahasiswa : Asih Purwasih
Nim : E0131171038
Program Studi : Kearsipan
Fakultas : Ilmu Sosial Dan Ilmu Politik Universitas
Tanjungpura Pontianak
Judul : “Sistem Penyimpanan Arsip Dinamis Di Bidang
Pengelolaan, Layanan Dan Pemanfaatan Arsip Pada
Depo Arsip Dan Galeri Arsip Daerah Provinsi
Kalimantan Barat”
Pontianak, 22 September 2021

Penulis
Asih Purwasih
Nim : E0131171038
iii
MOTTO HIDUP
Bertekun Dalam Segala Hal
Karena Siapa Mendapatkan Aku, Mendapatkan Hidup, Dan Tuhan Berkenan
Akan Dia
Amsal 8:35
Orang Yang Beriman Akan Hidup Oleh Iman
Kamu Telah Dibeli Dan Harganya Telah Lunas Dibayar Karena Itu Janganlah
Kamu Menjadi Hamba Manusia
1 Korintus 7:23
iv
KATA PENGANTAR
Puji syukur kami panjatkan kehadirat Tuhan Yang Maha Esa atas limpahan
Rahmat dan KaruniaNYA, sehingga pada kesempatan ini penulis dapat
menyelesaikan laporan akhir ini adapun judul dari laporan akhir ini adalah :
“SISTEM PENYIMPANAN ARSIP DINAMIS DI BIDANG

PENGELOLAAN, LAYANAN DAN PEMANFATAAN ARSIP PADA DEPO
ARSIP DAN GALERI ARSIP PROVINSI KALIMANTAN BARAT
Tujuan Penulisan Laporan Akhir ini dibuat sebagai salah satu syarat kelulusan
Program Diploma III FISIP UNTAN. Sebagai bahan penulisan diambil berdasarkan
hasil PKL, observasi dan beberapa sumber literatur yang mendukung penulisan ini.
Melalui laporan akhir penulis berharap agar kita dapat lebih memahami dan
mengerti tentang Sistem penyimpanan arsip dan lebih memperhatikan bahwa sistem
penyimpanan arsip itu penting.
Tidak lupa pula penulis ucapkan banyak terima kasih kepada pihak-pihak
yang telah banyak membantu atau memberi saran dan semangat serta kepada
pembimbing yang telah mendampingi dengan setia, memberi semangat dalam
menyelesaikan penulisan untuk menyusun laporan akhir ini.
Ucapan terima kasih dan apresiasi juga penulis sampaikan kepada :
1. Bapak Dr. Herlan, M.Si, Selaku Wakil Dekan Bidang Akademik Fakultas
ilmu Sosial dan Ilmu Politik Universitas TanjungPura Pontianak.
2. Bapak Martinus,S. Sos.M,Si, Selaku Dosen Pembimbing dan Ketua
v
Program Studi Kearsipan Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik
Universitas Tanjungpura Pontianak.
3. Ibu Antonia Sasap Abao. S.Sos, M.Si. Selaku Dosen Penguji saya
4. Bapak dan ibu Dosen serta seluruh Staf / Karyawan Fakultas Ilmu Sosial
dan Ilmu Politik
Semoga laporan akhir yang penulis buat ini dapat menjadi referensi bagi adik-
adik dan seluruh mahasiswa/i universitas tanjungpura pontianak. Penulis sangat
menyadari bahwa penulisan laporan akhir ini sangat jauh dari kata sempurna. Oleh
sebab itu, penulis sangat mengharapkan adanya saran serta masukan bahkan kritik
yang membangun dari berbagai pihak. Akhirnya kami berharap semoga laporan ini
dapat memberikan manfaat bagi perkembangan dunia kearsipan.
Penulis
Asih Purwasih
Nim.E0131171038
vi
HALAMAN PERSEMBAHAN
Dengan rasa Syukur dan Ucapan Terima Kasih yang mendalam, dengan telah
diselesaikannya Laporan Akhir ini Penulis Mempersembahkan Kepada :
1. Setiap Pagi saya Berterima Kasih dan mengucap syukur kepada Tuhan
Yesus Karena tanpa pimpinan Tuhan saya tidak akan bisa melalui setiap
Proses yang harus saya lalui, berterima kasih selalu disertai dan diberi
kekuatan dan kesabaran untuk melewati setiap segala hal.
2. Laporan Akhir ini adalah persembahan untuk kedua orangtua terutama
Papa saya dan mama saya. karena kalian berdua, hidup terasa begitu mudah
dan penuh kebahagiaan. Terima Kasih karena selalu menjaga saya dalam
doa-doa kalian.
3. Segala perjuangan saya hingga titik ini saya persembahkan pada kakak-
kakak saya orang yang paling berharga dalam hidup saya.
4. saya ingin mengucapkan Terima Kasih Kepada Teman-Teman saya sudah
membantu dan memberi nasehat serta masukan pada Laporan akhir ini.
Penulis
vii
DAFTAR ISI
Halaman
LEMBARAN JUDUL LAPORAN AKHIR .......................................... i

LEMBARAN PERSETUJUAN PEMBIMBING ................................... i
LEMBAR TIM PENGESAHAN PENGUJI ......................................... ii
LEMBARAN PERNYATAAN KEASLIAN ......................................... iii
LEMBARAN MOTTO .......................................................................... iv
KATA PENGANTAR ............................................................................ v
HALAMAN PERSEMBAHAN ............................................................. vii
DAFTAR ISI .......................................................................................... viii
DAFTAR TABEL .................................................................................. xi
DAFTAR GAMBAR .............................................................................. xii
DAFTAR LAMPIRAN .......................................................................... xiii
BAB I PENDAHULUAN ...................................................................... 1
1.1. Latar Belakang Penulisan .......................................................... 1
1.2. Tujuan Dan Manfaat .................................................................. 3
1.2.1. Tujuan Penulisan Penulisan Laporan Akhir ................... 3
1.2.2. Manfaat Penulisan Laporan Akhir .................................. 4
1.3. Tinjauan Pustaka ....................................................................... 5
1.3.1. Pengertian Sistem ........................................................... 5
1.3.2. Pengertian Arsip ............................................................. 5
1.3.3. Fungsi Sistem Penyimpanan Arsip ................................ 6
1.3.4. Sistem Penyimpanan Arsip ............................................. 7
1.3.5. Pemeliharaan Arsip......................................................... 13
1.3.6. Perlengkapan Arsip ........................................................ 16
1.3.7. Prosedur Penyimpanan Arsip ......................................... 22
1.3.8. Jenis Arsip ...................................................................... 26
1.4. Metode Penulisan ...................................................................... 27
1.4.1. Teknik Dan Alat Pengumpulan Data .............................. 27
1.4.2. Teknik Analisa Data ....................................................... 31
BAB II GAMBARAN UMUM LOKASI PKL ...................................... 33
viii
2.1. Profil Dinas Perpustakaan Dan Kearsipan Provinsi
Kalimantan Barat ........................................................................ 33
2.2. Visi Dan Misi ............................................................................ 34
2.3. Struktur Organisasi .................................................................... 34
2.4. Tugas Pokok Dan Fungsi........................................................... 38
2.4.1. Kepala Dinas................................................................... 39
2.4.2. Sekretariat ....................................................................... 41
2.4.3. Sub Bagian Rencana Kerja Monitoring Dan Evaluasi ... 43
2.4.4. Sub Bagian Aparatur ...................................................... 44
2.4.5. Sub Bagian Keuangan dan Aset ..................................... 46
2.4.6. Bidang Deposit Konservasi Pengembangan Koleksi Dan
Pengolahan Bahan Pustaka ............................................. 47
2.4.6.1. Seksi Deposit ........................................................ 49
2.4.6.2. Seksi Konservasi .................................................. 50
2.4.6.3. Seksi Pengembangan Koleksi Dan Pengolahan Bahan
Perpustakaan ......................................................... 51
2.4.7. Bidang Pengembangan Perpustakaan, Tenaga Perpustakaan
Dan Pembudayaan Kegemaran Membaca ...................... 52
2.4.7.1. Seksi Pembinaan Dan Pengembangan Tenaga
Perpustakaan ......................................................... 55
2.4.8. Bagian Pengembangan Dan Budidaya Favorit Bacaan .. 56
2.4.9. Bidang Pelayanan Perpustakaan ..................................... 57
2.4.9.1. Seksi Layanan Perpustakaan ................................ 59
2.4.9.2. Seksi Otomasi Dan Teknologi Informasi ............. 60
2.4.9.3. Seksi Alih Media ................................................... 61
2.4.10. Bidang Pengawasan, Pembinaan Dan Sistem Informasi
Kearsipan ........................................................................ 62
2.4.10.1. Seksi Pengawasan Kearsipan .............................. 64
2.4.10.2. Seksi Pembinaan Kearsipan ................................ 65
2.4.10.3. Seksi Sistem Informasi ........................................ 67
2.4.11. Bidang Pengelolaan Layanan Dan Pemanfaatan Arsip .. 68
2.4.11.1. Seksi Pengelolaan Arsip Dinamis ....................... 69
2.4.11.2. Seksi Pengelolaan Arsip Statis ............................ 70
2.4.11.3. Seksi Layanan Dan Pemanfaatan Arsip .............. 71
2.5. Sarana Dan Prasarana ................................................................ 72
2.6. Kelompok Jabatan Fungsional Tertentu .................................... 76
2.7. Tata Tertib Layanan Arsip......................................................... 83
BAB III PELAKSANAAN PRAKTEK KERJA LAPANGAN ............ 85
3.1. Deskripsi Pelaksanaan Praktek Kerja Lapangan ....................... 85
ix
3.1.1. Uraian Aktivitas PKL ..................................................... 86
3.2. Analisa Data ............................................................................. 96
3.2.1. Sistem Penyimpanan Arsip Dinamis Di Depo Arsip Dan Galeri
Arsip Daerah Provinsi Kalimantan Barat ....................... 96
3.2.2. Prosedur Sistem Penyimpanan Arsip Dinamis Di Depo
Arsip Dan Galeri Arsip Pontianak .................................. 97
3.2.3. Prosedur Surat Masuk Dan Surat Keluar ........................ 100
3.2.4. Penggunaan Atau Layanan Arsip Di Depo Arsip Dan
Galeri Arsip Kota Pontianak........................................... 101
3.2.5. Peminjaman Arsip .......................................................... 101
3.2.6. Kendala-Kendala Dalam Sistem Penyimpanan Arsip .... 102
BAB IV PENUTUP ................................................................................ 104
4.1. KESIMPULAN.......................................................................... 104
4.2. SARAN-SARAN ....................................................................... 104
DAFTAR PUSTAKA ............................................................................. 106
x
DAFTAR TABEL
Tabel 2.1. Daftar Sarana Dan Prasarana Kantor Depo
Arsip Dan Galeri Arsip Kota Pontianak ..................................... 74
Tabel 2.2. Tingkat Kepangaktan /Golongan ................................................ 77
Tabel 2.3. Tingkat Kualifikasi Pendidikan .................................................. 77
Tabel 2.4. Pegawai Yang Sudah Mengikuti Diklatpim ............................... 78
Tabel 2.5. Jabatan Struktural / Essleon........................................................ 79
Tabel 2.6. Jabatan Fungsional ..................................................................... 80
Tabel 2.7. Kualifikasi Pendidikan ............................................................... 81
Tabel 2.8. Realisasi Anggaran ..................................................................... 82
Tabel 2.9. Waktu Layanan Akses Arsip ...................................................... 84
Tabel 2.10. Uraian Kegiatan PKL ............................................................... 86
xi
DAFTAR GAMBAR
Gambar 1.1. Map Pengganti ................................................................... 17

Gambar 1.2. Lembaran Pinjam Arsip ..................................................... 18
Gambar 1.3. Lembaran Tunjuk Silang ................................................... 19
Gambar 1.4. Kartu Indeks ...................................................................... 19
Gambar 1.5. Filing Cabinet .................................................................... 20
Gambar 1.6. Kardus/Boks ...................................................................... 21
Gambar 1.7. Numerator .......................................................................... 21
Gambar 1.8. Struktur Organisasi ............................................................ 37
xii
DAFTAR LAMPIRAN
LAMPIRAN 1 DOKUMENTASI .......................................................... 107
LAMPIRAN 2 SURAT KETERANGAN PKL ..................................... 109
LAMPIRAN 3 ACUAN PENILAIAN INSTRUKTUR ........................ 110
LAMPIRAN 4 SERTIFIKAT PKL ........................................................ 111
DAFTAR RIWAYAT HIDUP ............................................................... 112
PEDOMAN WAWANCARA ................................................................ 113
xiii
BAB I
PENDAHULUAN
1.1. Latar Belakang Penulisan Laporan Akhir
Dalam pelaksanaan kegiatan kantor yang semakin maju dan
berkembang, maka semakin banyak pula data-data, berkas maupun arsip yang
terkumpul dan disimpan karena masih mempunyai nilai guna. sehingga perlu
penyimpanan secara sistematis sehingga apabila dibutuhkan dapat
diketemukan dengan mudah dan cepat.
Kearsiapan memegang peranan bagi kelancaran jalannya organisasi,
yaitu sebagai sumber informasi, Dan sebagai pusat ingatan bagi organisasi.
Demikian pentingnya arsip, Oleh karena itu perlu dilakukan dengan
prosedur yang baik dan benar dalam sistem penyimpanan arsip, sehingga
arsip tersimpan dengan baik.
Dalam bahasa Yunani arsip berasal dari kata “Archeon” yang memiliki
arti milik sebuah kantor. Asal kata arsip bermula dari banyaknya dokumen
yang diciptakan oleh pemerintahan. Secara sederhana arsip memiliki arti
record, rekam, rekaman, catatan atau berkas yang diciptakan oleh sebuah
organisasi baik organisasi publik maupun privat. Menurut kamus lengkap
bahasa Indonesia, arti arsip adalah dokumen yang disimpan sebagai
referensi, dokumen berupa surat atau akta dan sebagainya yang dikeluarkan
oleh instansi resmi.
(Abdillah & Prasetya).
1
Didalam perkerjaan menyimpan arsip tidak hanya menyimpan saja, tetapi
menyangkut penempatan dan penemuan kembli. Penyimpanan arsip
dikatakan baik apabila pada waktu diperlukan mudah untuk ditemukan,
cepat dan tepat. Mengigat arti pentingnya, pemerintah menaruh perhatian
yang cukup besar terhadap kearsiapan. Hal itu terbukti dengan
dikeluarkannya Undang-undang Nomor 7 tahun 1971 pasal (1) yang
mendefinisikan arsip sebagai berikut:
a. Naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh lembaga-lembaga
negara dan rangka pelaksanaan kegiatan pemerintahan.
b. Naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh badan-badan swasta
dan atau perorangan dalam bentuk corak apapun, baik dalam keadaan
tunggal maupun berkelompok, pelaksanaan kehidupan kebangsaan.
Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Daerah Provinsi Kalimantan Barat,
merupakan Dinas yang bergerak dibidang Pengelolaan, Layanan dan
Pemanfaatan Arsip yang dilakukan di Depo Arsip dan galeri arsip yang
beralamatkan di Jl. Sutan Syahir No.17 Telp (0561) 761845 Pontianak. Depo
arsip dan galeri arsip juga tidak terlepas dari pekerjaan dalam pengelolaan
dan penyimpanan arsip. Dalam proses penyimpanan arsip memilik beberapa
kendala seperti ;
1 Kurangnya fasilitas penyimpanan pada arsip, Sehingga terjadinya
volume penumpukan arsip.
2 Kurangnya tenaga Arsiparis yang menangani dibidang arsip.
2
3 Sistem Penyimpanan arsip di Depo Arsip Dan Galeri Arsip Provinsi
Kalimatan Barat masih Kurang baik Penyimpanannya. hal ini dapat
dilihat dari kesulitan yang dialami oleh petugas arsip pada saat harus
mencari sebuah arsip. adanya arsip yang hilang, pemberian nomor
kode yang berulang dan tidak adanya pengkodean pada arsip
merupakan permasalaha yang harus segera diatasi.
Maka dari itu penulis bertujuan untuk memberikan contoh bagaimana
menggunakan sarana dan prasarana yang ada untuk mendukung sistem
penyimpan arsip yang baik dan benar seperti melakukan penataan terhadap
arsip secara rapi, menggunakan sistem abjad. agar arsip dapat langsung
mudah ditemukan kembali sewaktu-waktu diperlukan sehingga kesalahan
berkas mudah untuk dicek dengan sistem abjad yang berurutan serta petunjuk
penataan berkas sangat sederhana dan mudah untuk dipahami.
Permasalahan itulah yang melatar belakangi judul dari laporan akhir ini
dengan judul Sistem Penyimpanan Arsip Dinamis di Depo Arsip dan galeri
arsip Daerah Provinsi Kalimantan Barat.
1.2. Tujuan Dan Mnfaat
1.2.1. Tujuan Dan Manfaat Penulisan
Praktek kerja lapangan (PKL) Yang dilakukan oleh penulis pada
Depo arsip dan Galeri Arsip Daerah Provinsi Kalimantan Barat
mempunyai beberapa tujuan yang hendak dicapai. Adapun tujuan
tersebut berdasarkan judul Sistem Penyimpanan Arsip. Maka tujuan
yang hendak dicapai adalah sebagai berikut :
3
1. Untuk memenuhi persyaratan kelulusan dengan menulis laporan
penelitian atau laporan Tugas Akhir dengan judul yang telah
ditetapkan oleh penulis.
2. Untuk memperdalam tentang dunia kearsipan khususnya dalam
hal penyimpanan arsip maka dengan hal tersebut tentunya akan
menambah wawasan pengetahuan luas karena dengan tema
sistem penyimpanan arsip, bahwa seseorang yang hendak
menjadi ahli dalam kearsipan harus mempunyai keahlian khusus
di bidang arsip dan dibutuhkan ketelitian terhadap penyimpanan
arsip.
3. Untuk mengetahui bagaimana proses sistem penyimpanan arsip
pada depo arsip dan galeri arsip provinsi kalimatan barat.
1.2.2. Manfaat Penulisan Laporan
Adapun manfaat dari pengamatan pada Depo Arsip dan Galeri
Arsip daerah Provinsi Kalimantan Barat tentang sistem penyimpanan
arsip sebagai berikut :
1. Dapat dijadikan referensi bagaimana cara menyimpan dan
menata arsip yang benar.
2. Dapat menambah wawasan, pengetahun dan pengalaman
tentang cara sistem penyimpanan arsip.
3. Agar tata cara penyimpanan arsip tertata dengan rapi dan
teratur.
4
1.3. Tinjauan Pustaka
Pada bagian ini berisi uraian teoritis yang berhubungan dengan sistem
penyimpanan arsip dan menujukan pada referensi yang berkaitan dengan
judul maupun masalah yang dihadapi.
1.3.1. Pengertian Sistem
Pengertian sistem berasal dari bahasa Latin (systēma) dan bahasa
Yunani (sustēma). Pengertian sistem secara bahasa adalah suatu
kesatuan yang terdiri atas komponen atau elemen yang dihubungkan
bersama untuk memudahkan aliran informasi, materi, atau energi
untuk mencapai suatu tujuan. Pengertian sistem dan contohnya yang
paling sering dijumpai adalah sistem informasi. Menurut para ahli,
pengertian sistem informasi adalah kombinasi antara prosedur kerja,
informasi, orang, dan teknologi informasi yang terorganisir. Contoh
sistem informasi ini mampu menyediakan, menyimpan, dan
memberikan akses informasi, serta perangkat unsur yang secara
teratur saling berkaitan sehingga membentuk suatu totalitas.
1.3.2. Pengertian Arsip
Di Belanda, arsip dikenal dengan istilah archief, di Inggris
dikenal dengan istilah records, di Yunani dikenal dengan istilah arche,
di Prancis dikenal dengan istilah archives, dan di Amerika dikenal
dengan istilah record atau archives. Kata-kata tersebut mengandung arti
yang sama, yaitu catatan tertulis yang disimpan.
5
dalam Undang- Undang Nomor 43 tahun 2009 tentang Kearsipan
disebutkan bahwa Arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam
berbagai bentuk dan media sesuai dengan perkembangan teknologi
informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh lembaga
negara, pemerintahan daerah, lembega pendidikan, perusahaan,
organisasi politik, organisasi kemasyarakatan, dan perseorangan dalam
pelaksanaan kehidupan berbangsa, dan bernegara.
Arsip mempunyai peran yang sangat penting bagi kehidupan
organisasi, mengakibatkan arsip perlu sistem penyimpanan arsip
dengan baik, sehingga apabila ada pihak yang membutuhkan arsip,
maka arsip akan dapat disajikan dengan cepat dan tepat. Pengertian
arsip menurut parah ahli sebagai berikut : 1. Menurut Dick Weisinger
(2011:10), arsip adalah bagian dari semua dokumen yang masuk atau
yang telah dibuat oleh organisasi dan kumpulan dokumen yang berisi
informasi tentang tindakan, keputusan, dan operasi yang telah terjadi
dalam organisasi. 2. Menurut Rick (1992:2), arsip adalah suatu
informasi yang terekam dalam media dan bentuk apapun, yang dibuat
atau diterima oleh organisasi dalam rangka operasional organisasi.
1.3.3. Fungsi Arsip
Sistem penyimpann arsip yang baik perlu dilakukan karena arsip
memiliki banyak fungsi, terutama sebagai sumber informasi. Sebagai
sumber informasi, arsip dapat dimanfaatkan untuk kepentingan sebagai
berikut :
6
1 Menunjang proses perencanaan. Perencanaan merupakan
suatu proses kegiatan untuk memperkirakan kondisi yang
akan datang, yang akan dicapai. Untuk menyusun rencana,
dibutuhkan banyak informasi yang mendukung tercapainya
tujuan.Informasi tersebut dapat diperoleh dari arsip.
2 Mendukung pengawasan. Dalam melakukan pengawasan,
dibutuhkan informasi terekam tentang rencana yang telah
disusun, hal-hal yang telah dilakukan, dan hal-hal yang
belum dilaksanakan. Semuanya direkam dalam bentuk arsip.
3 Mendukung proses pengambilan keputusan. Dalam proses
pengambilan keputusan, pimpinan dalam tingkat manajerial
manapun pasti membutuhkan informasi.Ketersediaan
informasi yang cukup, baik dari segi kualitas maupun
kuantitas, dapat mendukung tercapainya tujuan pengambilan
keputusan.
4 Sebagai alat pembuktiaan. Institusi pengadilan akan
menghasilkan banyak informasi terekam yang dapat
digunakan kembali oleh pengadilan tersebut. Seluruh
informasi ini merupakan arsip yang dapat digunakan dalam
proses pembuktian.
1.3.4. Sistem Penyimpanan Arsip
Sistem penyimpanan arsip adalah sistem yang dipergunakan pada
penyimpanan warkat agar kemudahan kerja penyimpanan dapat
7
diciptakan dan penemuan warkat yang sudah disimpan dapat
dilakuakan dengan cepat bila mana warkat tersebut sewaktu-waktu
diperlukan.
Sistem penyimpanan pada prinsipnya adalah penyimpanan
berdasarkan kata-tangkap (caption) dari warkat yang disimpan baik
berupa huruf maupun angka yang disusun menurut urutan tertentu.
Sistem merupakan suatu proses pengaturan dan penyimpanan,
bahan atau warkat-warkat secara sistematis, sehingga warkat
tersebut dengan cepat dapat dicari atau diketahui tempatnya setiap
kali diperlukan.
Terdapat 4 cara dalam system pengarsipan di Depo Arsip dan Galeri

Arsip Provinsi Kalimatan Barat yaitu:
1 Sistem Abjad
Sistem abjad adalah sistem penyimpanan dokumen yang
berdasarkan susunan abjad dari kata tangkap (nama)
dokumen bersangkutan. Melalui sistem abjad ini, dokumen
disimpan berdasarkan urutan nama orang dan nama badan.
Keuntungan pemakaian sistem penyimpanan abjad adalah:
a. Dokumen yang berasal dari satu nama (nama individu
dan nama badan) yang sama akan berkelompok
menjadi satu.
b. Pemahaman serta kegiatannya mudah dan sederhana.
8
c. Pencarian dokumen dapat dilakukan secara langsung
melalui nama pengirim yang dikirimi surat, tanpa
mempergunakan indeks. Karena itu disebut sebagai
sistem langsung.
d. Surat masuk dan surat-keluar disimpan bersebelahan
dalam satu map.
e. Mudah dikerjakan dan cepat di dalam penemuan.
f. Dapat juga mempunyai file campuran.
Kerugian dari sistem penyimpanan abjad adalah:
a. Surat-surat atau dokumen-dokumen yang ada
hubungan satu sama lain tetapi berbeda nama
pengirimnya akan berbeda letak di dalam
penyimpanan.
b. Harus mempergunakan peraturan mengindeks sehingga
perlu pemahaman tentang peraturan mengindeks.
c. Ejaan huruf sering berubah seperti oe-u, dj-j, ch-kh,
tj-c, sedangkan nama orang ditulis berdasarkan
kemauan ejaan masing-masing.
d. Pencarian dokumen untuk nama orang tidak dapat
dilakukan melalui bagian nama yang lain seperti
nama depan atau panggilan, tetapi harus melalui
belakang (last-name).
2. Sistem Subjek
9
Sistem subjek adalah sistem penyimpanan dokumen
yang berdasarkan kepada isi dari dokumen
bersangkutan. Isi dokumen sering juga disebut perihal,
pokok masalah, permasalahan, pokok surat atau subjek.
Dengan kata lain merupakan suatu sistem penyimpanan
dokumen yang didasarkan pada isi dokumen dan
kepentingan dokumen.
Keuntungan dalam sistem subjek adalah:
a. Dokumen subjek dapat diperluas secara mudah
dengan cara menyisipkan subjek baru ataupun
menambahkan sub-subjek pada subjek utama.
b. Penghematan waktu pencarian dokumen, karena
semua hal yang menyangkut sebuah permasalahan
terdapat dalam satu tempat penyimpanan.
Sedangkan kelemahan dari sistem penyimpanan subjek
adalah:
a. Diperlukan petunjuk silang yang memadai, untuk
menyatukan berbagai subjek dan informasi yang
terkait.
b. Penyimpanan berdasarkan subjek tidak akan efektif
bila istilah yang digunakan tidak dibatasi
10
c. Pengembangan atau perluasan daftar klasifikasi,
memerlukan bantuan analisa arsip yang
berpengalaman.
d. Ada kecendrungan daftar subjek atau daftar
klasifikasi tumbuh tak terkendali.
e. Sering terjadi penggunaan nama seseorang untuk
daftar subjek, sehingga hal itu dapat mempersulit
penemuan arsip.
3. Sistem Nomor
Sistem penyimpanan dokumen yang berdasarkan kode
nomor sebagai pengganti dari nama-orang atau nama
badan disebut sistem-nomor (numeric filling system).
Hampir sama dengan sistem abjad yang penyimpanan
dokumen didasarkan kepada nama, sistem nomor pun
penyimpanan dokumen berdasarkan nama, hanya disini
diganti dengan kode nomor. Keuntungan pemakaian
sistem nomor:
a. Kode nomor dapat disamakan untuk semua unit kerja.
b. Perluasan nomor tidak terbatas.
c. Teliti, karena penggunaan nomor tidak mungkin
adanya nomor ganda.
d. Indeks memuat seluruh nama koresponden.
11
e. Penunjuk silang disusun bersama-sama dengan
indeks.
Kerugian pemakaian sistem nomor:

a. Kearsipan tidak langsung, karena untuk dapat
menemukan dokumen diperlukan alat bantu berupa
indeks nomor.
b. biaya agak tinggi, karena harus menyediakan.
c. Indeks yang disusun alfabetis harus mengikuti
ketentuan peraturan mengindeks.
d. Untuk map campuran diperlukan file tersendiri,
beberap perlengkapan yang dibutuhkan dalam
sistem ini.
4. Sistem Kornologis
Sistem penyimpanan kronologi merupakan sistem
penyimpanan yang didasarkan pada urutan waktu. Waktu
disini dapat dijabarkan sebagai tanggal, bulan, tahun,
dekade, ataupun abad.
Keuntungan sistem kronologi:
a. Cocok untuk klasifikasi menyeluruh dan berkelanjutan.
b. Susunan dan urutan guide sederhana.
c. Mudah dalam pelaksanaannya.
Kerugian sistem kronologi:
12
a. Tidak berguna apabila tanggal,
bulan dan tahun sebuah dokumen
tdak diketahui.
b. Surat masuk dan surat keluar akan terpisah
penyimpanannya.
c. Hanya bermanfaat untuk organisasi yang relatif kecil
dengan jumlah dokumen yang tidak banyak.
1.3.5. Pemeliharaan Dan Perawatan Arsip
Pemeliharaan dan perawatan arsip-arsip merupakan salah satu
elemen penting sebagai pendukung berjalannya peroses kerja pada
sustu istansi atau perusahaan, oleh karena itu sangat penting bagi
perusahaan untuk merawat dan memelihara arsip agar arsip tersebut
bisa dugunakan dalam jangka waktu yang panjang.
1. Pemeliharaan
Pemeliharaan arsip secara fisik dapat dilakukan dengan cara
sebagai berikut :
a. Pengaturan Ruangan.
Ruang penyimpanan arsip harus dijaga agar tetap
kering, terang ( terkena sinar matahari tak langsung ).
Mempunyai ventilasi yang merata dan terhindar dari
kemungkinan serangan api, air, serangga dan lain
sebagainya.
b. Tempat Penyimpanan Arsip.
13
Tempat penyimpanan arsip hendaknya diatur secara
renggang, agar ada udara diantara berkas yang
disimpan. Tingkat kelembaban yang diinginkan perlu
dipenuhi.
c. Penggunaan Bahan-Bahan Pencegah Rusaknya Arsip.
Salah satu caranya adalah meletakan kapur barus
(kamper) ditempat penyimpanan, atau mengadakan
penyemprotan dengan bahan kimia, secara berkala.
d. Larangan-Larangan
Perlu dibuat peraturan yang harus dilaksanakan,
dilarang membawa dan makan ditempat penyimpanan
arsip serta dalam ruang penyimpanan arsip dilarang
merokok karena percikan api dapat menimbulkan
bahaya kebakaran.
e. Kebersihan
Arsip selalu dibersihkan dan dijaga dari noda karat dan
lain-lain. Tujuan Pemeliharaan arsip adalah untuk
menjamin keamanan dari penyimpanan arsip itu
sendiri. Dengan demikian setiap pejabat yang
bertanggungjawab atas pengelolaan arsip harus
melakukan pengawasan arsip sudah tersimpan pada
tempat seharusnya dan agar penanggungjawab arsip
14
dapat mengetahui dan mengawasi arsip telah diproses
menurut prosedur yang seharusnya.
2. Perawatan
Perawtan arsip adalah aktivitas untuk menyimpan dan
melindungi fisik arsip dari kerusakan serta mempertahankan
kondisi arsip agar tetap baik dan mengadakan perbaikan
terhadap arsip yang rusak agar informasinya tetap
terpelihara. Kerusakan yang paling sering terjadi adalah
sobek, terserang jamur, terkena air dan terbakar. Arsip yang
rusak karena sobek dapat diperbaiki dengan cara bagian yang
sobek ditempeli kertas yang sejenis dengan menggunakan
perekat. Apabila kerusakan sangat berat dapat meminta
pertolongan pada ahli di Arsip Nasional.
Beberapa faktor yang terkait dengan perawtan antara lain:
a. Pembersih arsip secara rutin dan berkala.
b. Penghilangan noda dan bercak.
c. Penanganan arsip basah dan lembab.
d. Pemutihan kertas yang sudah berubah warna.
e. Menambal dan menyambung arsip yang sudah
berlubang atau robek.
f. Enkapitulasi yaitu penggunaan pelindung pada
arsip untuk menghindari kerusakan yang bersifat
fisik.
15
g. Laminasi yaitu proses melapis lembaran arsip
dengan dua lembar bahan penguat.
Memang dalam hal pengelolaan arsip membutuhkan biaya
dan waktu yang tdak sedikit, akan tetapi hal ini justru sangat
penting dilakukan karena hanya dengan cara inilah maka
semua arsip yang ada akan terawat dengan baik dan
informasi yang terdapat didalamnya akan lebih panjang masa
penggunaanya, jika di asumsikan dengan biaya pemeliharaan
dan perawatan yang cukup tinggi akan tetapi hasil yang
didapatkan juga sangat bermanfaat dan bahkan akan lebih
tinggi nilai manfaatnya dibandig dengan biaya yang
dikeluarkan.
1.3.6. Perlengkapan Arsip
Peralatan kearsipan adalah alat atau sarana yang digunakan
dalam bidang kearsipan. Peralatan ini pada umumnya tahan lama
(dapat digunakan bertahun-tahun).
Kantor atau perusahan yang sudah jalan selama bertahun-tahun pasti
memiliki dokumen yang penting, bagian pengarsipan biasanya
ditugasi untuk menyimpan dokumen tersebut agar sewaktu-waktu
dibutuhkan bisa langsung diambil.
Ada beberapa perlengkapan arsip seperti :
1. Map Pengganti
16
Map penganti digunakan untuk menyimpan surat-surat
yang dipinjam dalam jumlah banyak misalnya surat-
surat tersebut tadinya sudah dimasukan didalam map.
tapi untuk alasan tertentu dikeluarkan. dan map tadi pun
menjadi tidak efektif lagi untuk menyimpan surat
semula. maka dibutuhkan map pengganti agar surat-
surat itu bisa diarsipkan kembali.
Gambar 1.1
Gambar Map Pengganti
2. Lembar Pinjam Arsip
Lembar pinjam arsip atau out slip digunakan untuk
mencatat peminjaman arsip. jadi, lembar ini bisa
dijadikan bukti peminjaman. selain itu, lembar pinjam
arsip juga bisa berfungsi sebagai pengigat kapan dan
siapa yang berkewajiban mengembalikan arsip. adanya
lembar ini juga bisa mencegah terjadinya kehilangan
arsip karena tidak dikembalikan.
17
Gambar 1.2
Gambar Lembar Pinjam Arsip
3. Kartu Tunjuk Silang
Proses search dan filtering dalam upaya menemukan
arsip tentu akan sulit tanpa petunjuk. dan kartu tunjuk
silang ini berfungsi membantu menemukan arsip yang
diingikan. biasanya kartu ini dibuat dengan ukuran 12.5
cm x 7.5 cm. kartu tunjuk silang dimungkinkan bila arsip
punya lebih dari satu nama atau judul. selain itu kartu
tunjuk silang juga dibuat dengan alasan arsip pada filling
cabinet punya lampiran dokumen lain. biar lebih mudah,
maka kartu tunjuk silang menggunakan sistem alfabetis
dan memakai laci cardex. adapun jika kartu tunjuk
silangnya berjumlah sedikit, maka cukup ditempatkan
pada bagian belakang laci filling cabinet.
18
Gambar 1.3
Gambar Lembar Tunjuk Silang
4. Kartu Indeks
Para pengarsip sebelum mengarsipkan dokumen-
dokumen, biasanya membuat kartu indeks dulu.
terutama kalau jumlah dokumen sebelumnya sudah
banyak. jadi ketika peminjam datang mencari arsiparsi
langsung bisa menunjukan lokasi tempatnya. arsiparis
juga perlu menyimpan kartu indeks di tempat yang aman
karena menyangkut dokumen penting.
Gambar 1.4
Gambar Kartu Indeks
19
5. Filling Cabinet
Laksana lemari, filling cabinet berdiri tegak dan dibuat
dari bahan logam. fungsinya untuk menyimpan arsip
memiliki perusahaan. dari kejauhan, perawakannya
mirip dengan brankas, tapi tidak setebal brangka. ada
yang satu pintu, dua pintu, bahkan tiga pintu. prihal
ukuran tertentu disesuaikan dengan kemungkinan
banyaknya arsip yang hendak disimpan.
Gambar 1.5
Gambar Filling Cabinet
6. Kotak kardus/ boks
Meski seblumnya arsip perusahaan bersifat penting, tapi
sewaktu-waktu bisa saja berubah status jadi inaktif. mau
dibuang, belum waktunya. maka, tidak ada cara lain
selain memasukannya ke dalam kotak kardus. sebelum
dimasukan ke kotak, arsip lebih dahulu disimpan di
20
dalam folder setelah itu, kotak tersebut ditempatkan ke
rak arsip.
Gambar 1.6
Gambar Kardus / Boks
7. Numerator
Alat ini digunakan untuk membuat penomoran pada
lembaran dokumen. untuk mumerator kecil, angkanya
pun kecil, yakini hanya terdiri dari 4-6 digit. sedangkan
numerator besar digit angkanya bisa lebih dari 6. cara
kerja numerator digunakan dengan tangan. angka secara
otomatis terbentuk setelah menekan bagian tangkinya ke
dokumen.
Gambar 1.7
Gambar Numerator
21
1.3.7. Prosedur Penyimpanan Arsip
Prosedur penyimpanan arsip adalah langkah-langkah
perkerjaan yang dilakukan sehubungan dengan akan disimpannya
suatu warkat. ada dua macam penyimpanan yaitu penyimpanan
warkat yang belum selesai proses (file pending) dan penyimpanan
warkat yang sudah di proses (file tetap).
a. Penyimpanan Sementara (File Pending)
File pending atau file tindak lanjut (follow up file) adalah
file yang digunakan untuk penyimpanan sementara
sebelum suatu warkat selesai diproses. file ini terdiri dari
map-map yang diberi label tanggal yang berlaku untuk
tiga bualn. setiap bulan terdiri dari 31 map tanggal, yang
meliputi 31 map bulan-bulan yang sedang berjalan, 31
map bulan berikutnya, dan 31 map bulan berikutnya lagi.
pengertian bulan ditunjukan dengan pengertian
penunjuk (guide) bulan yang jumlahnya 12. warkat yang
dipending sampai waktu tertentu misalnya dapat
dimasukan dalam map di bawah bulan dan tanggal yang
dikehendaki. sesudah selesai diproses barulah warkat
yang dipending itu disimpan pada file penyimpana. file
pending biasanya ditempatkan pada salah satu laci dari
lemari arsip (filing cabinet) yang dipergunakan.
b. Penyimpanan Tetap (File Permanen)
22
Umumnya kantor-kantor kurang memperhatikan
prosedur atau langkah-langkah penyimpanan warkat.
memang pengalaman menunjukan bahwa banyak
dokumen atau warkat yang hilang pada prosedur
permulaan, sedang kalau sudah sampai ke penyimpanan,
kecepatan penemuan dokumen memegang peranan. dan
kecepatan ini banyak tergantung kepada sistem yang
dipergunakan, peralatan dan petugas filing.
Langkah-langkah atau prosedur penyimpanan arsip
dapat dijelaskan sebagai berikut (Amsyah, 2008:5) :
1. Pemeriksaan Arsip
Langkah ini adalah langkah persiapan menyimpan
arsip dengan cara memeriksa setiap lembar arsip
untuk memperoleh kepastian bahwa arsip-arsip
tersebut sudah siap untuk disimpan maka surat
tersebut harus dimintakan dahulu kejelasannya
kepada yang berhak dan kalau terjadi bahwa surat
yang belum ditandai sudah disimpan, maka pada
kasus ini dapat disebut bahwa arsip tersebut
dinyatakan hilang.
2. Mengindeks Arsip
Mengindeks adalah perkerjaan yang menentukan
pada nama atau subjek apa, atau kata tangkap
23
lainnya surat akan disimpan pada sistem abjad kata
tangkapannya adalah nama pengirim yaitu nama
badan pada pada kepala surat untuk jenis surat
masuk dan nama individu untuk jenis surat keluar
dengan demikian surat masuk dan surat keluar
akan disimpan pada satu map dengan kata tangkap
yang sama.
3. Memberi Tanda
Langkah ini lazim juga disebut pengkodean,
dilakukan secara sederhana yaitu dengan memberi
tanda garis atau lingkaran dengan warna yang
mencolok pada kata langkah pekerjaan
mengindeks, dengan adanya tanda ini maka surat
akan disortir dan disimpan, di samping itu bila
suatu saat nanti surat ini dipinjam atau keluar file,
petugas akan mudah menyimpan dan kembali surat
tersebut berdasrkan tanda (kode) penyimpanan
yang sudah ada.
4. Menyortir Arsip
Menyortir arsip adalah mengelompokkan warkat-
warkat untuk persiapan kelangkah terakhir yaitu
penyimpanan. langkah ini diadakan khusus untuk
jumlah volume warkat yang banyak, sehingga
24
untuk memudahkan penyimpanan perlu
dikelompokan terlebih dahulu sesuai dengan
pengelompokan sistem penyimpanan yang
dipergunakan. tanpa pengelompokan petugas
niscaya akan selalu bolak balik dari laci pada
waktu penyimpanan dokumen, di samping berkali-
kali membuka dan menutup laci sangat menyita
energi dan tidak sistematis apabila dikerjakan
dengan berdiri yang sangat melelahkan. untuk
sistem abja, pengelompokan di dalam sortir
dilakuakan menurut abjad untuk sistem numerik
dikelompokan menurut kelompok angak, untuk
sistem geografis dikelompokan menurut nama
tempat, dan untuk sistem subjek surat-surat
dikelompokan menurut kelompok subjek atau
masalah.
5. Menyimpan Arsip
Langkah terakhir adalah penyimpanan, yaitu
menempatkan dokumen atau arsip sesuai dengan
sistem penyimpanan dan peralatan yang
dipergunakan, sistem penyimpanan akan menjadi
efektif dan efisien bilamana didukung oleh
peralatan dan perlengkapan yang memadai dan
25
sesuai ke empat sistem tersebut di atas akan sangat
sesuai bilamana mempergunakan lemari arsip,
sedangkan bila menggunakan order map surat
tersebut harus dilubangi terlebih dahulu dengan
mempergunakan perforator, dan jika akan
menyimpan atau mengambil surat tersebut diikuti
melalu lubang-lubang perforatornya. untuk
memudahkan penemuan kembali surat masuk yang
diterima dan surat balasan dalam bentuk arsip dan
surat keluar maka menggunakan penyimpanan
moderen, surat masuk dan surat keluar dari satu
koresponen disimpan jadi satu dalam map yang
sama dan letaknya berdampingan (Amsyah,
2003:63). berikut tata cara penyimpanan arsip :
1.3.8. Jenis Arsip
Berdasrakn jenis dan kegunaannya, arsip dapat dibedakan
menjadi arsip dinamis dan arsip statis, Arsip dinamis adalah arsip
yang digunakan secara langsung dalam kegiatan penciptaan arsip
dan disimpan selama jangka waktu tertentu sedangkan arsip statis
adalah arsip yang dihasilkan oleh pencipta karena memiliki nilai
guna kesejarahan. Yang termasuk kedalam arsip dinamis yaitu :
1. Arsip Vital, yaitu arsip yang keberadaanya merupakan
persyaratan dasar bagi kelangsungan operasional pencipta
26
arsip, tidak dapat diperbarui, dan tidak tergantikan apabila
rusak atau hilang.
2. Arsip Aktif, yaitu arsip yang ferkuensi penggunaanya tinggi
atau terus-menerus.
3. Arsip Inaktif, yaitu arsip yang frekuensi penggunaanya telah
menurun. Adapun arsip Statis adalah arsip yang dihasilkan
oleh pencipta arsip karena memiliki nilai guna kesejarahan,
telah habis retensinya, dan berketerangan dipermanenkan
yang telah diverifikasi, baik secara langsung maupun tidak
langsung oleh Arsip Nasional Indinesia (ANRI) dan
Lembaga Kearsipan.
1.4. Metode Penulisan
Dalam penulisan tugas akhir ini penulis menggunakan beberapa
teknik dalam pengumpulan data laporan yang faktual dan akurat menurut.
Sugiyono (2012) mengemukakan bahwa metode penelitian merupakan
suatu cara yang digunakan dalam memperoleh dan mengumpulkan data
dari beberapa informasi.
1.4.1. Teknik Dan Alat Pengumpulan Data
a. Teknik pengumpulan data
Menurut Djaman Satori dan Aan Komariah (2011:103)
pengertian teknik pengumpulan data adalah pengumpulan
data dalam penelitian ilmiah adalah persedur sistematis untuk
27
memperoleh data yang diperlukan. adapun teknik atau cara
pengumpulan data yang dilakukan adalah sebagai berikut:
1. Observasi
Observasi yang dilakukan pada penelitian ini yaitu
untuk mendapatkan sumber data. obsevasi menurut
(Sriyanti 2019) merupakan observasi dan penulisaan
secara terncana terhadap unsur-unsur yang terlihat
pada suatu petunjuk dalam objek penelitian.
2. Wawancara
Wawancara merupakan percakapan antara dua
orang atau lebih dan berlangsung antara narasumber
dan pewawancara. Tujuan dari wawancara adalah
untuk mendapatkan informasi yang tepat dari
narasumber yang terpercaya. Wawancara dilakukan
dengan cara penyampaian sejumlah pertanyaan dari
pewawamcara kepada narasumber. Adapun hasil dari
wawancara dengan para arsiparis sebagai berikut :
Wawancara dengan Ibu Widi Astuti Selaku Arsiparis
di Seksi Pengelolaan Arsip Statis.
1 Menurut Ibu Apakah Penataan Arsip
Kepegawaian dan Arsip Statis di Depo Arsip
dan Galeri Arsip Pontianak Sudah Sesuai
Dengan Aturan Yang Berlaku ?
28
Jawaban : Menurut Ibu Widi Astuti, sudah
sesuai dengan aturan yang berlaku, namun
masih ada beberapa aturan yang belom di
gunakan dikarenakan aturan tersebut belom
secara resmi disamapiaknan oleh atasan.
Wawancara dengan ibu Rae Sulaswati selaku Arsiparis
di Pengelolaan Arsip Dinamis.
1 Jenis Arsip apa saja yang dikelola di Depo
Arsip dan Galeri arsip Pontianak ?
Jawaban : Menurut ibu Rae Sulaswati Arsip
yang dikelola di Depo Arsip dan Galeri Arsip
ialah Arsip Inaktif, Karena menurut penjelasan
Ibu Rae Sulaswati di depo hanya dikhusus kan
untuk mengelola arsip inaktif sementara arsip
aktif di kelola di dinas perpustakaan dan
kearsipan pontianak.
2 Bagaimana Pengelolaan Arsip Inaktif di Depo
Arsip dan Galeri Arsip Pontianak ?
Jawaban : Pengelolaan arsip inaktif di depo
arsip Pontianak, melaksanakan kegiatan seperti
pengaturan fisik arsip, pengolahan informasi
arsip dan penyusunan daftar arsip. Sementara
itu di depo arsip dan galeri arsip masih
29
menggunakan sistem pengolahan arsip secara
desentralisai, semua unit kerja atau bidang
mengelola arsipnya masing-masing. karena hal
tersebut semua unit dapat menggunakan sistem
penyimpanan yang sesuai dengan ketentuan
dari unit atau bidang yang bersangkutan.
3 Bagamana sistem penyimpana arsip di Depo
Galeri Arsip Pontianak?
Jawaban : Sistem Penyimpanan arsip biasanya
digunakan oleh arsiparis yang melakukan
indexing atau klasifikasi dokumen atau arsip
berdasarkan nomor atau numerik sebagai
pengganti nama atau badan.
Wawancara Dengan Ibu Emi Maryati Selaku Arsiparis
di Layanan Kearsipan.
1 Menurut Ibu Apakah Penyediaan Fasilitas
Untuk Kepentigan Dalam Kegiatan
Pengelolaan Arsip Sudah Terpenuhi ?
Jawaban : Belom, di karenakan pendanaan yang
adapun terbatas dan fasilitas sarana
prasaranapun masih terbilang kurang sehingga
mengakibatkan tempat dan peralatan yang
tersedia tidak dapat menampung arsip.
30
3. Dukumentasi
Dokumentasi adalah sebuah cara yang dilakukan
untuk menyediakan dokumen-dokumen dengan
menggunakan bukti yang akurat dari pencatatan
sumber-sumber informasi khusus dari karangan atau
tulisan, wasiat, buku, undang-undang dan sebagainya.
b. Alat pengumpulan data
1. Observasi
2. Pedoman wawancara
3. Alat yang digunakan dalam pengumpulan data dokumentasi
adalah handphone, laptop, pulpen dan buku tulis.
1.4.2. Teknik Analisa Data
Analisa data adalah peroses mencari dan menyusun secara
sistematis data yang diperoleh dari hasil wawancara, catatan
lapangan, dan dokumentasi, memilih mana yang penting dan yang
akan dipelajari dan membuat kesimpulan sehingga mudah dipahami
oleh diri sendiri maupun orang lain (Sugiyono 2014). Dalam
penelitian ini penulis menggunakan metode kualitatif yaitu dengan
cara menganalisa data-data yang terkumpul kemudian
diklasifikasikan menurut jenisnya, kemudian dilakukan pengolahan
data dan dianalisa dengan cara menggambarkan permasalahan yang
ada serta menyajikan dalam bentuk laporan akhir. proses analisa data
yang dilakukan penelitian ini mengunakan tiga langkah yaitu :
31
1. Reduksi data ( Data Reduction )
Mereduksi data berarti merangkum, memilih hal-hal
yang pokok, memfokuskan pada hal-hal yang penting,
dicari tema dan polanya.
2. Penyajian Data (Display Data)
Setelah data direduksi kemudian tahap selanjutnya adalah
display data atau penyajian data. penyajian data dalam
penelitian kualitatif dilakukan dalam bentuk uraian singkat,
bagan, hubungan antar kategori, flowchhart dan sejenisnya.
3. Penarikan Kesimpulan (Conclusing Drawing Verivication)
langakah ketiga dalam proses analisa data adalah penarikan
kesimpulan atau verifikasi. kesimpulan awal yang
dikemukakan masih bersifat sementara, dan akan berubah
bila tidak ditemukan bukti-buktiyang kuat yang mendukung
pada tahap pengumpulan data berikutnya.
32
BAB II
GAMBARAN UMUM LOKASI PKL
2.1. Profil Dinas Perpustakaan Dan Kearsipan Provinsi Kalimatan Barat
Dinas perpustakaan dan kearsipan provinsi kalimantan barat adalah
unsur pelaksana pemerintah daerah, dipimpin oleh sesorang kepala dinas
yang berada dibawah dan tanggungjawab kepada gubenur melalui sekretaris
daerah. Dinas perpustakaan dan kearsipan provinsi kalimantan barat
dibentuk berdasarkan pada :
1 Peraturan daerah kalimantan barat nomor 8 tahun 2016 tentang
pembentukan organisasi dan perangkat daerah provinsi kalimantan
barat.
2 Peraturan daerah tersebut ditindaklajuti dengan peraturan gubenur
nomor 113 tahun 2016 tentang kedudukan, susunan organisasi,
tugas dan fungsi serta tata kerja dinas perpustakaan dan kearsipan
provinsi kalimantan barat yang kemudian di perbaharui kembali
dengan peraturan daerah nomor 7 tahun 2018 tentang perubahan
atas peraturan gubenur nomor 113 tahun 2016 tentang kedudukan,
susunan organisasi, tugas dan fungsi serta tata kerja Dinas
Perpustakaan dan Kearsipan Provinsi Kalimantan Barat.
33
2.2. Visi Dan Misi
1. Visi
Terwujudnya Kesejahtraan Masyarakat Kalimantan Barat
Melalui Percepatan Pembangunan Infrastruktur Dan Perbaikan Tata
Kelola Pemerintahan. Terlaksananya penyelamatan dan pelestarian
arsip daerah dan pengikatan kualitas sistem informasi dan layanan
kearsipan.
2. Misi
Mewujudkan tata kelola pemerintahan berkualitas dengan
prinsip-prinsip Good Governance. Terlaksananya pengembangan,
pembinaan dan peningkatan layanan perpustakaan dan terlaksananya
pelestarian karya cetak dan karya rekam koleksi daerah.
meningkatkan pengelolaan arsip, serta mewujudkan masyarakat yang
sehat, cerdas, produktif dan inofatif. Tujuannya untuk penigkatan
kualitas pendidikan, kebudayaan dan literasi.
2.3. Struktur Organisasi
urutan struktur organisasi kantor dinas perpustakaan dan kearsipan provinsi
kalimantan barat :
1 Kepala dinas kantor dinas perpustakaan dan kearsipan provinsi
kalimantan barat :
Yuline Marhaeni, S. Sos, M.Si
NIP : 196307071983032019
34
2 Sekretaris
Idil Fiaty, S.H.
NIP. 196402151995032001
3 Kepala bidang deposit, konservasi, pengembangan koleksi pengolahan
bahan pustaka
Veronika D, S,Pd, M.Pd.
NIP : 1997202181998022006
4 Kepala Bidang pelayanan perpustakaan
Irwan S, S.IP, M.AP
NIP : 197007181990031003
5 Kepala bidang pengelolaan, layanan dan pemanfaatan arsip
Domisius S, S.Sos, MPA.
NIP : 197402162000031003
6 Kepala bidang pengawasan pembinaan dan sistem informasi kearsipan
Fenny R, S .Sos. M.Si.
NIP. 197001251989032001
7 Kepala bidang pengembangan perpustakaan, dan tenaga perpustakaan
dan pembudayaan kegemaran membaca
Erwin Sitorus, S.Sos.
NIP. 196802231993031005
Struktur organisasi dinas perpustakaan dan kearsipan provinsi
kalimantan barat berdasarkan peraturan daerah kalimantan barat nomor 8
tahun 2016 tentang pembentukan organisasi dan perangkat Daerah Provinsi
35
Kalimantan Barat dan peraturan daerah nomor 7 tahun 2018 tentang
perubahan atas Peraturan Gubenur nomor 113 tahun 2016 tentang
kedudukan, susunan organisasi, tugas dan fungsi serta tata kerja dinas
perpustakaan dan kearsipan provinsi kalimantan barat dapat ditunjukan :
36
Gambar 1.8
Struktur Organisasi Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Provinsi Kalimantan Barat
KEPALA DINAS
KELOMPOK JAFUNG SEKRETARIAT
SUB BAGIAN SUB BAGIAN UMUM DAN SUB BAGIAN

RENCANA KERJA APARATUR KEUANGAN
DAN MONEV DAN ASET
BIDANG DEPOSIT, BIDANG BIDANG

BIDANG PENGAWASAN, PEMBINAAN BIDANG PENGELOLAAN,
KONSERVASI, PENGEMBANGAN PELAYANAN
DAN SISTEM INFORMASI KEARSIPAN LAYANAN DAN
PENGEMBANGAN KOLEKSI PERPUSTAKAAN, PERPUSTAKAAN
PEMANFATAAN ARSIP
DAN PENGOLAHAN BAHAN TENAGA
PERPUSTAKAAN
SEKSI SEKSI PENGAWASAN
SEKSI PEMBINAAN SEKSI
PELAYANAN KEARSIPAN
DAN PENGELOLAAN
SEKSI DEPOSIT PERPUSTAKAAN
PENGEMBANGAN ARSIP DINAMIS
SEKSI KONSERVASI PERPUSTAKAAN SEKSI OTOMASI SEKSI PEMBINAAN SEKSI
TEKNOLOGI KEARSIPAN
SEKSI SISTEM PENGELOLAAN
INFORMASI
SEKSI SEKSI PEMBINAAN INFORMASI KEARSIPAN ARSIP STATIS
A
PENGEMBANGAN DAN
KOLEKSI DAN PENGEMBANGAN
PENGOLAHAN TENAGA SEKSI ALIH SEKSI LAYANAN
BAHAN PERPUSTAKAAN MEDIA DAN PEMANFAATAN
PERPUSTAKAAN ARSIP
SEKSI PENGEMBANGAN
DAN PEMBUDAYAAN UPT
KEGEMARAN
MEMBACA
37
2.4. Tugas Pokok Dan Fungsi
4. Pokok
Membantu Gubernur melaksanakan urusan pemerintahan yang
menjadi kewenangan daerah dan tugas perbantuan di bidang
perpustakaan dan kearsipan sesuai ketentuan peraturan perundang-
undangan.
5. Fungsi
a. Perumusan program kerja dibidang perpustakaan dan kearsipan
b. Perumusan kebijakan dibidang deposit, konservasi,
pengembangan koleksi dan, pengolahan bahan perpustakaan,
pengembangan perpustakaan, tenaga perpustakaan,
pembudayaan kegemaran membaca, pengawasan pembinaan dan
sistem informasi kearsipan, pengelolaan, layanan dan
pemanfaatan arsip serta layanan perpustakaan.
c. Pelaksanaan kebijakan dibidang deposit, konservasi,
pengembangan koleksi dan pengolahan bahan perpustakaan,
pembudayaan kegemaran membaca, pengawasaan, pembinaan
dan sistem informasi kearsipan, pengelolaan, layanan dan
d. Koordinasi teknis dan pembinaan dibidang perpustakaan dan
kearsipan
38
e. Penyelenggaraan urusan pemerintah dibidang perpustakaan
dan kearsipan sesuai ketentuan peraturan peraturan perundang-
undangan
f. Pelaksanaan evaluasi dan pelaporan dibidang perpustakaan dan
kearsipan
g. Pelaksanaan administrasi Dinas Perpustakaan dan Kearsipan
h. Pelaksanaan fungsi lain dan tugas pembantuan yang diberikan
oleh Gubernur di bidang perpustakaan dan Kearsipan sesuai
dengan peraturan perundang- undangan.
Nomor 7 Tahun 2018 tentang perubahan atas peraturan Gubenur Nomor 113
Tahun 2016 tentang kedudukan, susunan organisasi, tugas dan fungsi serta tata
kerja Dinas Perpustakaan Dan Kearsipan Provinsi Kalimantan Barat adalah
sebagai berikut :
2.4.1 Kepala Dinas
Kepala Dinas mempunyai tugas memimpin, merumuskan,
mengkoordinasikan, membina, mengarahkan, menyelenggarakan,
mengevaluasi dan pelaporan kegiatan dinas di bidang perpustakaan dan
kearsipan sesuai ketentuan peraturan perundang-undangan. untuk
menyelenggarakan tugas dimaksud. kepala dinas mempunyai fungsi :
1. Penetapan program kerja di bidang perpustakaan dan kearsipan.
2. Perumusan kebijakan di bidang bidang deposit, konservasi,
39
pembudayaan kegemaran membaca, pengawasan, pembinaan dan
3. Pelaksanaan pengkoordinasian kegiatan dibidang deposit,
konservasi, pengembangan koleksi dan pengolahan bahan
perpustakaan, pengembangan perpustakaaan, tenaga
perpustakaan, pembudayaan kegemaran membaca, pengawasan,
pembinaan, dan sistem informasi kearsipan, pengelolaan, layanan
dan pemanfaatan arsip serta layanan perpustakaan.
4. Pembinaan dan mengarahkan kegiatan di bidang deposit
konservasi, pengembangan koleksi dan pengolahan bahan
perpustakaan,pengembangan perpustakaan, tenaga perpustakaa
n, pembudayaan kegemaran membaca, pengawasan, pembinaan
dan sistem informasi kearsipan, pengelolaan, layanan dan
5. Penyelenggaraan kegiatan dibidang deposit, konservasi,
6. Pengawasan terhadap pelaksanaan tugas dan fungsi dilingkungan
dinas.
40
7. Pelaksanaan evaluasi dan pelaporan terhadap penyelenggaraan
kegiatan di bidang deposit, konservasi, pengembangan koleksi
dan pengolahan bahan perpustakaan, pengembangan
perpustakaan, tenaga perpustakaan, pembudayaan kegemaran
membaca, pengawasan, pembinaan dan sistem informasi
kearsipan, pengelolaan, layanan dan pemanfaatan arsip serta
layanan perpustakaan.
8. Pemberian saran dan pertimbangan kepada gubernur berkenaan
dengan perumusan kebijakan dibidang deposit, konservasi,
sistem informasi kearsipan, pengelolaan layanan dan
9. Pelaksanaan fungsi lain dan tugas pembuatan dibidang
perpustakaan dan kearsipan yang diberikan oleh gubernur sesuai
ketentuan peraturan perundang-undangan.
2.4.2 Sekretariat
Sekretariat mempunyai tugas menyiapakan bahan perumusan
kebijakan di bidang rencana kerja, monitoring dan evaluasi, umum
dan administrasi kepegawaian, pengelolaan keuangan dan aset, serta
bertanggung jawab memimpin pelaksanaan seluruh kegiatan
pelayanan dan administrasi di lingkungan Dinas Perpustakaan dan
41
Kearsipan. Untuk melaksanakan tugas sebagaimana dimaksud
tersebut sekretariat mempunyai fungsi :
1. Penyusunan program kerja di lingkungan sekretariat.;
2. Penyiapan bahan dan perumusan kebijakan di bidang
penyusunan rencana kerja, monitoring dan evaluasi, umum
dan aparatur, serta pengelolaan keuangan dan aset;
3. Pengkoordinasian dan fasilitas terhadap penyusunan rencana
kerja, monitoring dan evaluasi, umum dan aparatur, serta
pengelolaan keuangan dan aset;
4. Pemberian dukungan pelayanan administrasi penyusunan
rencana kerja, monitoring dan evaluasi, umum dan aparatur,
serta pengelolaan keuangan dan aset di lingkungan dinas
perpustakaan dan kearsipan;
5. Penyelarasan dan kompilasi penyusunan rencana kerja di
lingkungan dinas perpustakaan dan kearsipan sesuai ketentuan
peraturan perundangundangan;
6. Penyelenggaraan urusan penyelenggaraan urusan dan
pelayanan di bidang penyusunan rencana kerja, monitoring
dan evaluasi, umum dan aparatur, serta pengelolaan keuangan
dan aset di lingkungan dinas sesuai ketentuan peraturan
perundang- undangan;
7. Pengawasan terhadap pelaksanaan tugas dan fungsi
dilingkungan sekretariat;
42
8. Pemberian saran dan pertimbangan kepada kepala dinas
berkenaan dengan tugas dan fungsi di bidang sekretariat;
9. Pelaksanaan monitoring, evaluasi dan pelaporan terhadap
pelaksanaan tugas dan fungsi di lingkungan dinas
perpustakaan dan kearsipan;
10. Pelaksanaan fungsi lain dibidang kesekretariatan yang
diserahkan oleh kepala badan sesuai ketentuan peraturan
perundang-undangan.
2.4.3 Sub Bagian Rencana Kerja, Monitoring Dan Evaluasi
Sub Bagian Rencana Kerja, Monitoring dan Evaluasi mempunyai
tugas mengumpul dan mengolah bahan kebijakan penyusunan rencana
kerja, monitoring dan evaluasi, serta mengendalikan pelaksanaan
kegiatan sesuai dengan tugas dan fungsinya. Untuk melaksanakan tugas
sebagaimana dimaksud diatas, Sub Bagian Rencana Kerja, Monitoring
dan Evaluasi mempunyai fungsi :
1. Penyusunan rencana kegiatan Sub Bagian Rencana Kerja,
Monitoring dan Evaluasi;
2. Pengumpulan, pengolahan bahan dan perumusan kebijakan di
bidang penyusunan rencana kerja, monitoring dan evaluasi di
lingkungan dinas;
3. Pemberian dukungan terhadap pelaksanaan tugas dan
fungsi di lingkungan sekretariat;
43
4. Pelaksanaan koordinasi dan fasilitasi sesuai dengan tugas dan
fungsi di bidang penyusunan rencana kerja, monitoring dan
evaluasi;
5. Pelaksanaan urusan di bidang penyusunan rencana kerja,
monitoring dan evaluasi sesuai dengan ketentuan peraturan
perundang-undangan;
6. Pengendalian dan pengawasan terhadap pelaksanaan tugas
di Sub Bagian Rencana Kerja, Monitoring dan Evaluasi;
7. Memberikan nasihat dan pertimbangan kepada sekretaris
mengenai tugas dan fungsi di bidang penyusunan, pemantauan
dan evaluasi rencana kerja;
8. Pelaksanaan monitoring, evaluasi dan penyusunan laporan
terhadap pelaksanaan tugas dan fungsi di bidang penyusunan
rencana kerja, monitoring dan evaluasi;
9. Pelaksanaan fungsi lain di bidang rencana kerja, monitoring
dan evaluasi yang diserahkan oleh sekretaris.
2.4.4 Sub Bagian Aparatur
Sub Bagian Umum dan Aparatur, mempunyai tugas mengumpul
dan mengolah bahan kebijakan di bidang umum dan aparatur serta
mengendalikan pelaksanaan kegiatan sesuai dengan tugas dan
44
fungsinya. Untuk melaksanakan tugas sebagaimana diatas, Sub
Bagian Umum dan Aparatur mempunyai fungsi :
1. Penyusunan rencana kegiatan Sub Bagian Umum dan
Aparatur;
bidang umum dan aparatur di lingkungan Dinas;
3. Pemberian dukungan terhadap pelaksanaan tugas dan fungsi
di lingkungan sekretariat;
4. Melaksanakan koordinasi dan fasilitasi sesuai dengan tugas
dan fungsi di bidang umum dan aparatur;
5. Pelaksanaan urusan di bidang umum dan perangkat sesuai
dengan peraturan perundang-undangan;
6. Pengendalian dan pengawasan tugas di Sub Bagian Umum
dan Aparatur;
mengenai tugas dan fungsinya di bidang umum dan perangkat;
terhadap pelaksanaan tugas dan fungsi di bidang umum dan
aparatur;
9. Pelaksanaan fungsi lain di bidang umum dan aparatur
yang diserahkan oleh sekretaris.
45
2.4.5 Sub Bagian Keuangan Dan Aset
Sub Bagian Keuangan dan Asset, mempunyai tugas mengumpul
dan mengolah bahan kebijakan di bidang Keuangan dan Aset serta
fungsinya. Untuk melaksanakan tugas sebagaimana diatas, Sub Bagian
Keuangan dan Aset mempunyai fungsi :
1. Penyusunan rencana kegiatan Sub Bagian Keuangan dan Aset;
bidang umum dan aparatur di lingkungan Dinas;
3. Pemberian dukungan terhadap pelaksanaan tugas dan fungsi
di lingkungan sekretariat;
4. Pelaksanaan koordinasi dan fasilitasi sesuai dengan tugas dan
fungsi di bidang Keuangan dan Aset;
5. Pelaksanaan urusan di bidang Keuangan dan Aset sesuai
peraturan perundang-undangan;
6. Pengendalian dan pengawasan tugas di Sub Bagian
Keuangan dan Aset;
sehubungan dengan tugas dan fungsi di bidang Keuangan dan
Aset;
terhadap pelaksanaan tugas dan fungsi di bidang Keuangan dan
Aset;
46
9. Pelaksanaan fungsi lain di bidang Keuangan dan Aset
yang diserahkan oleh sekretaris.
2.4.6 Bidang Deposit konservasi, pengembangan koleksi dan pengolahan
bahan pustaka
Bidang Deposit, Konservasi, Pengembangan Koleksi dan
Pengolahan Badan Perpustakaan dipimpin oleh seorang kepala bidang
yang berada di bawah dan bertanggungjawab kepada Kepala Dinas.
Bidang Deposit, Konservasi, Pengembangan Koleksi dan Pengolahan
Bahan Perpustakaan mempunyai tugas menyiapkan bahan dan
merumuskan kebijakan teknis daerah di bidang deposit, konservasi,
pengembangan koleksi dan pengolahan bahan perpustakaan serta
bertanggungjawab memimpin seluruh kegiatan pelayanan dan
administrasi di bidang deposit, konservasi, pengembangan koleksi dan
pengolahan bahan perpustakaan untuk melaksanakan tugas
sebagaimana dimaksud diatas, bidang deposit, konservasi,
pengabungan koleksi dan pengolahan badan perpustakaan mempunyai
fungsi :
1. Penyusunan program kerja di Bidang deposit,
konservasi, pengembangan koleksi dan pengolahan
bahan perpustakaan;
2. Penyiapan bahan dan perumusan kebijakan teknis di
bidang deposit;
47
3. Penyiapan bahan dan perumusan kebijakan teknis di
bidang konservasi;
4. Penyiapan bahan dan perumusan kebijakan teknis
di bidang, pengembangan koleksi;
5. Koordinasi dan pembinaan teknis kegiatan di bidang
pengolahan bahan pustaka;
6. Pembinaan dan pengawasan terhadap pelaksanaan tugas
dan fungsi di bidang deposit, konservasi, pengembangan
koleksi dan pengolahan bahan perpustakaan sesuai
7. Penyelenggaraan urusan pemerintahan dibidang
deposit, konservasi, pengembangan koleksi dan
pengolahan bahan perpustakaan sesuai peraturan
perundang-undangan;
8. Penyelenggaraan kegiatan pelayanan dan administrasi di
bidang deposit, konservasi, pengembangan koleksi dan
pengolahan bahan perpustakaan sesuai peraturan
perundang-undangan;
9. Pemberian saran dan pertimbangan kepada kepala
Dinas berkenaan dengan fungsi dan tugas dibidang
deposit, konservasi, pengembangan koleksi dan
pengolahan bahan perpustakaan;
48
10. Pelaksanaan evaluasi dan pelaporan terhadap
pelaksanaan tugas di bidang deposit, konservasi,
pengembangan koleksi dan pengolahan bahan
perpustakaan;
11. Pelaksanaan fungsi lain yang diberikan oleh Kepala
Dinas dibidang deposit, konservasi, pengembangan
koleksi dan pengolahan bahan perpustakaan sesuai
ketentuan peraturan perundang-undangan yang berlaku.
2.4.6.1. Seksi Deposit
Seksi deposit mempunyai tugas mengumpul dan mengolah
bahan perumusan kebijakan teknis dibidang deposit serta
fungsinya. Untuk melaksanakan tugas tersebut seksi deposit
mempunyai fungsi :
1. Penyusunan rencana kegiatan di Seksi Deposit;
2. Pengumpulan, pengolahan bahan dan perumusan
kebijakan teknis dibidang deposit;
3. Pelaksanaan koordinasi dan fasilitasi di bidang
deposit;
4. Pelaksanaan urusan pemerintahan di bidang
simpanan sesuai dengan ketentuan peraturan
perundang-undangan;
49
5. Memberikan nasihat dan pertimbangan kepada
Kepala Departemen mengenai tugas dan fungsi di
bidang simpanan;
6. Pelaksanaan pemantauan dan penyusunan laporan
pelaksanaan tugas dan fungsi di bidang simpanan;
7. Pelaksanaan fungsi lain di bidang simpanan yang
diajukan oleh Kepala Departemen.
2.4.6.2. Seksi Konservasi
Seksi konservasi mempunyai tugas mengumpul dan
mengolah bahan perumusan kebijakan teknis dibidang
konservasi serta mengendalikan pelaksanaan kegiatan sesuai
dengan tugas dan fungsinya. Untuk melaksanakan tugas
tersebut seksi konservasi mempunyai fungsi :
1. Penyusunan rencana kegiatan di seksi Konservasi;
kebijakan teknis di bidang konservasi;
3. Pelaksanaan koordinasi dan fasilitasi di bidang
konservasi;
4. Pelaksanaan urusan pemerintahan dibidang
konservasi sesuai dengan ketentuan peraturan
perundang-undangan;
5. Pengendalian dan pengawasan terhadap pelaksanaan
tugss dan fungsi dibidang konservasi;
50
6. Memberikan nasehat dan pertimbangan kepada
Kepala Departemen mengenai tugas dan fungsi
dibidang konservasi;
pelaksanaan tugas dan fungsi dibidang konservasi;
8. Pelaksanaan fungsi lain di bidang konservasi
diajukan oleh Kepala Dinas.
2.4.6.3. Seksi Pengembangan Koleksi Dan Pengolahan Bahan
Perpustakaan
Seksi konservasi mempunyai tugas mengumpul dan
mengolah bahan perumusan kebijakan teknis dibidang
konservasi serta mengendalikan pelaksanaan kegiatan sesuai
tersebut seksi konservasi mempunyai fungsi :
1. Penyusunan rencana kegiatan di seksi pengembangan
koleksi dan pengolahan bahan perpustakaan;
kebijakan teknis di bidang pengembangan koleksi
dan pengolahan bahan perpustakaan;
3. Pelaksanaan koordinasi dan fasilitasi dibidang
perpustakaan;
51
perpustakaan sesuai ketentuan peraturan perundang-
undangan;
terhadap tugas dan fungsi di bidang pengembangan
koleksi dan pengolahan bahan perpustakaan;
6. Memberikan nasihat dan pertimbangan kepada kepala
departemen mengenai tugas dan fungsi dibidang
pustaka;
7. Pelaksanaan monitoring dan penyunsunan laporan
terhadap pelaksanaan tugas dan fungsi dibidang
perpustakaan;
8. Pelaksanaan fungsi lain di bidang pengembangan
koleksi dan pengolahan bahan perpustakaan yang
diserahkan oleh kepala bidang.
2.4.7. Bidang Pengembangan Perpustakaan, Tenaga Perpustakaan
Dan Pembudayaan Kegemaran Membaca
Bidang Pengembangan Perpustakaan, Tenaga Perpustakaan
dan Pembudayaan Kegemaran Membaca mempunyai tugas
menyiapkan bahan dan perumusan kebijakan teknis di bidang
52
pembinaan dan pengembangan Perpustakaan, pembinaan dan
pengembangan tenaga perpustakaan, pengembangan
pembudayaan kegemaran membaca serta bertanggung jawab
memimpin seluruh kegiatan pelayanan dan administrasi di bidang
pengembangan perpustakaan tenaga perpustakaan dan
pembudayaan kegemaran membaca. Untuk melaksanakan tugas
di atas maka bidang Bidang Pengembangan Perpustakaan, tenaga
perpustakaan dan pembudayaan kegemaran membaca
mempunyai fungsi sebagai berikut :
1. Penyusunan program kerja dibidang Pengembangan
Perpustakaan, Energi Perpustakaan dan Budidaya
Favorit Bacaan;
dibidang pembinaan dan pengembangan
perpustakaan;
dibidang pembinaan dan pengembangan tenaga
perpustakaan;
4. Penyiapan bahan dan perumusan kebijakan
teknis dibidang pengembangan dan pembudayaan
kegemaran membaca;
53
5. Koordinasi dibidang pengembangan perpustakaan,
energi perpustakaan dan pengembangan preferensi
membaca;
6. Pembinaan dan supervisi pelaksanaan tugas dan
fungsi dibidang pengembangan perpustakaan, tenaga
perpustakaan dan pembinaan kesukaan membaca
sesuai dengan peraturan perundang-undangan;
pengembangan perpustakaan, tenaga perpustakaan
dan pembinaan kesukaan membaca sesuai dengan
8. Terselenggaranya pelayanan dan kegiatan
administrasi dibidang pengembangan perpustakaan,
tenaga perpustakaan dan pembinaan kesukaan
membaca sesuai dengan peraturan perundang-
undangan;
9. Memberikan nasehat dan pertimbangan kepada ketua
jurusan mengenai fungsi dan tugas dibidang
pengembangan perpustakaan, energi perpustakaan
dan pembinaan kesukaan membaca;
10. Pelaksanaan evaluasi dan pelaporan pelaksanaan
tugas dibidang pengembangan perpustakaan, staf
perpustakaan dan pembinaan kesukaan membaca;
54
Departemen dibidang pengembangan perpustakaan,
tenaga perpustakaan dan pembinaan preferensi
membaca sesuai dengan ketentuan peraturan
perundang-undangan.
2.4.7.1. Seksi Pembinaan Dan Pengembangan Tenaga Perustakaan
Seksi pembinaan dan pengembangan perpustakaan
mempunyai tugas mengumpul dan mengolah bahan kebijakan
teknis di bidang pembinaan dan pengembangan perpustakaan
serta mengendalikan pelaksanaan kegiatan sesuai dengan
tugas dan fungsinya. Untuk melaksanakan tugas tersebut seksi
pembinaan dan pengembangan perpustakaan mempunyai
fungsi :
1. Penyusun rencana kegiatan seksi pembinaan dan
pengembangan tenaga perpustakaan;
2. Pengumpulan, pengolahan dan perumusan bahan
kebijakan teknis di bidang pembinaan dan tenaga
pengembangan perpustakaan;
3. Pelaksanaan koordinasi dan fasilitas di bidang
pembinaan dan tenaga pengembangan perpustakaan;
pembinaan dan tenaga perpustakan sesuai dengan
ketentuan peraturan perundang-undangan;
55
5. Pengendalian dan pengawasan pelaksanaan tugas
dan fungsi dibidang pembinaan dan pengembangan
tenaga perpustakaan;
kepala departemen sehubungan dengan tugas dan
fungsinya dibidang pembinaan dan pengembangan
tenaga perpustakaan;
pelaksanaan tugas dan fungsi dibidang pembinaan
dan pengembangan tenaga perpustakaan;
8. Pelaksanaan fungsi lain dibidang pembinaan dan
pengembangan tenaga perpustakaan disampaikan
oleh kepala departemen.
2.4.8 Bagian Pengembangan Dan Budidaya Favorit Bacaan
Bagian pengembangan dan pembinaan kesukaan membaca
mempunyai tugas mengumpulkan dan mengolah bahan kebijakan
teknis di bidang pengembangan dan pembinaan kesukaan bacaan serta
pengendalian pelaksanaan kegiatan sesuai dengan tugas dan
fungsinya. Untuk melakukan tugas ini, bagian tentang pengembangan
dan pengembangan preferensi membaca memiliki fungsi berikut :
1. Sebuah Persiapan rencana kegiatan untuk
pengembangan dan pengembangan preferensi membaca;
56
kebijakan teknis dibidang pengembangan dan
pembudayaan kegemaran membaca;
pengembangan dan pembinaan kesukaan membaca;
pembinaan dan pembinaan kesukaan membaca sesuai
dengan ketentuan peraturan perundang-undangan;
5. Kontrol dan pengawasan kinerja tugas dan fungsi dalam
pengembangan dan pengembangan preferensi membaca;
6. Memberikan nasihat dan pertimbangan kepada Kepala
Bidang mengenai tugas dan fungsi dibidang pembinaan
dan pembinaan kesukaan membaca;
pelaksanaan tugas dan fungsi dalam pengembangan dan
pembinaan preferensi membaca;
8. Pelaksanaan fungsi lain dibidang pengembangan dan
pembinaan preferensi membaca disampaikan oleh
Kepala Bidang.
2.4.9 Bidang Pelayanan Perpustakaan

Bidang Pelayanan Perpustakaan mempunyai tugas menyiapkan
bahan dan merumuskan kebijakan teknis di bidang layanan
perpustakaan, otomasi dan teknologi informasi, alih media serta
57
bertanggungjawab memimpin seluruh kegiatan pelayanan dan
administrasi dibidang pelayanan perpustakaan. Untuk melaksanakan
tugas sebagaimana di atas, maka bidang Pelayanan Perpustakaan
mempunyai fungsi :
1. Penyusunan perogram kerja di bidang pelayanan
perpustakaan;
2. Menyiapkan bahan dan perumusan kebijakan teknis di
bidang layanan perpustakaan;
3. Penyiapan bahan dan perumusan kebijakan teknis di bidang
bidang otomasi dan teknologi informasi;
4. Penyiapan bahan dan perumusan kebijakan teknis di bidang
alih media;
5. Koordinasi di bidang pelayanan perpustakaan;
6. Pembinaan dan pengawasan pelaksanaan tugas dan fungsi di
bidang pelayanan perpustakaan sesuai dengan peraturan
perundang-undangan;
7. Penyelenggaraan urusan pemerintahan di bidang pelayanan
perpustakaan sesuai dengan peraturan perundang-undangan;
bidang pelayanan perpustakaan sesuai peraturan perundang-
undangan;
58
9. Memberikan nasihat dan pertimbangan kepada Kepala
Daerah mengenai tugas dan fungsi di bidang pelayanan
perpustakaan;
10. Pelaksanaan evaluasi dan pelaporan terhadap pelaksanaan
tugas di bidang pelayanan perpustakaan;
Dinas di bidang pelayanan perpustukaan sesuai ketentuan
peraturan perundang-undangan.
2.4.9.1. Seksi Layanan Perpustakaan
Seksi layanan perpustakaan mempunyai tugas mengumpul
dan mengolah bahan kebijakan teknis di bidang layanan
perpustakaan serta mengendalikan pelaksanaan kegiatan
sesuai dengan tugas dan fungsinya. untuk melaksanakan tugas
sebagaimana dimaksud di atas, seksi layanan perpustakan
mempunyai fungsi :
1. Penyusunan rencana kegiatan seksi layanan
perpustakaan;
kebijakan teknis dibidang layanan perpustakaan;
layanan perpustakaan;
59
pelayanan perpustakaan sesuai dengan ketentuan
tugas dan fungsi di bidang layanan perpustakaan;
departemen mengenai tugas dan fungsi di bidang
pelayanan perpustakaan;
pelaksanaan tugas dan fungsi di bidang pelayanan
perpustakaan;
8. Pelaksanaan fungsi lain di bidang layanan
perpustakaan disampaikan oleh kepala departemen.
2.4.9.2. Seksi Otomasi Dan Teknologi Informasi

Seksi otomasi dan teknologi informasi mempunyai tugas
mengumpul dan mengolah bahan kebijakan teknis di bidang
otomasi dan teknologi informasi serta mengendalikan
pelaksanaan kegiatan sesuai dengan tugas dan fungsinya.
Untuk melaksanakan tugas sebagaimana dimaksud di atas,
Seksi otomasi dan teknologi informasi mempunyai fungsi :
1. Penyusunan rencana kegiatan seksi otomasi dan
teknologi informasi;
60
kebijakan teknis dibidang otomasi dan teknologi
informasi;
otomasi dan teknologi informasi;
otomasi dan teknologi informasi sesuai ketentuan
peraturan perundang- undangan;
tugas dan fungsi di bidang otomasi dan teknologi
informasi;
bidang berkenaan dengan tugas dan fungsi di bidang
7. Pelaksanaan monitoring dan penyusunan laporan
terhadap pelaksanaan tugas dan fungsi di bidang
8. Pelaksanaan fungsi lain di bidang otomasi dan
teknologi informasi yang diserahkan oleh kepala
bidang.
2.4.9.3. Seksi Alih Media

Seksi Alih media mempunyai tugas mengumpul dan
mengolah bahan kebijakan teknis di bidang alih media serta
61
mengendalikan pelaksanaan kegi Untuk melaksanakan tugas
sebagaimana dimaksud di atas, Bagian Media Transfer
mempunyai fungsi sebagai berikut:atan sesuai dengan tugas
dan fungsinya.
1. Penyusunan rencana kegiatan seksi alih media;
kebijakan teknis di bidang otomasi dan alih media;
3. Pelaksanaan koordinasi dan fasilitasi dibidang alih
media;
4. Pelaksanaan urusan pemerintahan dibidang media
transfer sesuai dengan ketentuan peraturan
perundang-undangan;
5. Pengendalian dan pengawasan pelaksanaan tugas dan
fungsi di bidang media transfer;
kepala departemen mengenai tugas dan fungsi di
bidang media transfer.
2.4.10. Bidang Pengawasan, Pembinaan Dan Sistem Informasi
Kearsipan
Bidang pengawasan, pembinaan dan sistem informasi
kearsipan mempunyai tugas menyiapkan bahan dan
perumusan kebijakan teknis dibidang pengawasan,
pembinaan dan sistem informasi kearsipan serta bertanggung
62
jawab memimpin seluruh kegiatan pelayanan dan administrasi
dibidang pengawasan, pembinaan dan sistem informasi
kearsipan. Untuk melaksanakan tugas di atas maka
bidang pengawasan, pembinaan dan sistem informasi kearsipan
mempunyai fungsi sebagai berikut :
1. Penyusunan program kerja dibidang pengawasan,
pembinaan dan sistem informasi kearsipan;
2. Penyiapan bahan dan perumusan kebijakan teknis dibidang
pengawasan kearsipan;
dibidang pembinaan kearsipan;
sistem informasi kearsipan;
5. Koordinasi dibidang pengawasan, pembinaan dan sistem
informasi kearsipan;
6. Pembinaan dan supervisi pelaksanaan tugas dan fungsi
kearsipan sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-
undangan;
7. Penyelenggaraan urusan pemerintahan di bidang
pengawasan, pembinaan dan sistem informasi kearsipan
sesuai peraturan perundang-undangan;
63
8. Penyelenggaraan kegiatan pelayanan dan administrasi
kearsipan sesuai peraturan perundang-undangan;
9. Memberikan nasehat dan pertimbangan kepada Kepala
Departemen mengenai fungsi dan tugas di bidang
pengawasan, pembinaan dan sistem informasi kearsipan;
10. Pelaksanaan evaluasi dan pelaporan terhadap pelaksanaan
tugas dibidang pengawasan, pembinaan dan sistem
Dinas dibidang pengawasan, pembinaan dan sistem
informasi kearsipan sesuai ketentuan peraturan perundang-
undangan.
1.4.10.1. Seksi Pengawasan Kearsipan
Seksi pengawasan kearsipan mempunyai tugas
mengumpul dan mengolah bahan kebijakan teknis dibidang
pengawasan kearsipan serta mengendalikan pelaksanaan
kegiatan sesuai dengan tugas dan fungsinya. Untuk
melaksanakan tugas tersebut seksi pengawasan kearsipan
mempunyai fungsi :
1. Penyusunan rencana kegiatan seksi pengawasan
kearsipan;
64
kebijakan teknis di bidang pengawasan kearsipan;
pengawasan kearsipan sesuai ketentuan peraturan
perundang-undangan;
5. Pengendalian dan pengawasan terhadap
pelaksanaan tugas dan fungsi di bidang pengawasan
kearsipan;
departemen sehubungan dengan tugas dan fungsinya
di bidang pengawasan kearsipan;
8. Pelaksanaan fungsi lain dibidang pengawasan
kearsipan yang diserahkan oleh kepala bidang.
1.4.10.2. Seksi Pembinaan Kearsipan
Seksi pembinaan kearsipan mempunyai tugas mengumpul
dan mengolah bahan kebijakan teknis di bidang pembinaan
kearsipan serta mengendalikan pelaksanaan kegiatan sesuai
65
tersebut seksi pembinaan kearsipan mempunyai fungsi :
1. Penyusunan rencana kegiatan seksi pembinaan
kearsipan;
kebijakan teknis di bidang pembinaan kearsipan;
pembinaan kearsipan;
pengembangan kearsipan sesuai dengan ketentuan
5. Pengendalian dan pengawasan terhadap
pelaksanaan tugas dan fungsi di bidang pembinaan
kearsipan;
kepala departemen sehubungan dengan tugas dan
fungsinya dibidang konstruksi kearsipan;
pembinaan kearsipan;
8. Pelaksanaan fungsi lain dibidang pembangunan
kearsipan disampaikan oleh kepala bidang.
66
1.4.10.3. Seksi Sistem Informasi Kearsipan
Seksi sistem informasi kearsipan mempunyai tugas mengumpul
dan mengolah bahan kebijakan teknis di bidang pembinaan
kearsipan serta mengendalikan pelaksanaan kegiatan sesuai
tersebut seksi sistem informasi kearsipan mempunyai fungsi :
1. Penyusunan rencana kegiatan seksi sistem informasi
kearsipan;
kebijakan teknis di bidang sistem informasi kearsipan;
3. Pelaksanaan koordinasi dan fasilitasi dibidang sistem
4. Pelaksanaan urusan pemerintahan dibidang sistem
informasi kearsipan sesuai ketentuan peraturan
perundang-undangan;
tugas dan fungsi di bidang sistem informasi kearsipan;
bidang berkenaan dengan tugas dan fungsi dibidang
sistem informasi kearsipan;
terhadap pelaksanaan tugas dan fungsi dibidang sistem
67
8. Pelaksanaan fungsi lain dibidang sistem informasi
kearsipan yang diserahkan oleh kepala bidang.
1.4.11. Bidang Pengelolaan Layanan Dan Pemanfaatan Arsip.
Mempunyai tugas menyiapkan bahan dan merumuskan kebijakan
teknis di bidang Pengelolaan arsip dinamis, pengelolaan arsip statis,
Layanan dan Pemanfaatan Arsip serta bertanggungjawab memimpin
seluruh kegiatan pelayanan dan administrasi di bidang pengelolaan,
layanan dan pemanfaatan arsip. Untuk melaksanakan tugas tersebut,
bidang pengelolaan, layanan dan pemanfaatan arsip mempunyai fungsi:
1. Penyusunan program kerja dibidang Pengelolaan, Layanan
dan Pemanfaatan Arsip;
pengelolaan arsip dinamis;
pengelolaan arsip statis;
layanan dan pemanfaatan arsip;
5. Pengkoordinasian dibidang pengelolaan, layanan dan pemanfaatan
arsip;
6. Pembinaan dan pengawasan terhadap pelaksanaan tugas dan fungsi
di bidang pengelolaan, layanan dan pemanfaatan arsip sesuai
68
7. Penyelenggaraan urusan pemerintahan di bidang pengelolaan,
layanan dan pemanfaatan arsip sesuai peraturan perundang-
undangan;
bidang pengelolaan, layanan dan pemanfaatan arsip sesuai
peraturan perundang- undangan;
9. Pemberian saran dan pertimbangan kepada kepala Dinas
berkenaan dengan fungsi dan tugas di bidang pengelolaan, layanan
dan pemanfaatan arsip;
10. Pelaksanaan evaluasi dan pelaporan terhadap pelaksanaan tugas
di bidang pengelolaan, layanan dan pemanfaatan arsip;
11. Pelaksanaan fungsi lain yang diberikan oleh Kepala Dinas di
bidang pengelolaan, layanan dan pemanfaatan arsip sesuai
ketentuan peraturan perundang- undangan.
1.4.11.1. Seksi Pengelolaan Arsip Dinamis

Seksi pengelolaan arsip dinamis mempunyai tugas
mengumpul dan mengolah bahan kebijakan teknis dibidang
pengelolaan arsip dinamis serta mengendalikan pelaksanaan kegiatan
sesuai dengan tugas dan fungsinya. Untuk melaksanakan tugas
tersebut seksi pengelolaan arsip dinamis mempunyai fungsi :
1. Penyususnan rencana kegiatan seksi pengelolaan arsip
dinamis
kebijakan teknis dibidang pengelolaan arsip dinamis.
69
3. Pelaksanaan koordinasi dan fasilitas dibidang pengelolaan
arsip dinamis.
4. Pelaksanaan urusan pemerintahan dibidang pengelolaan
arsip dinamis sesuai ketentuan peraturan perundang-
undangan.
tugas dan fungsi di pengelolaan arsip dinamis.
6. Pelaksanaan monitoring dan penyusunan laporan terhadap
pelaksanaan tugas dan fungsi dibidang pengelolaan arsip
dinamis.
7. Pelaksanaan fungsi lain dibidang pengelolaan arsip
dinamis yang diserahkan oleh kepala bidang.
1.4.11.2.Seksi Pengelolaan Arsip Statis
Seksi Pengelolaan Arsip Statis mempunyai tugas mengumpul
dan mengolah bahan kebijakan teknis di bidang pengelolaan arsip
statis serta mengendalikan pelaksanaan kegiatan sesuai dengan
tugas dan fungsinya. untuk melaksanakan tugas tersebut seksi
pengelolaan arsip statis mempunyai fungsi :
1. Penyusunan rencana kegiatan seksi pengelolaan arsip
dinamis.
2. Pengumpulan. pengolahan dan perumusan bahan
kebijakan teknis dibidang pengelolaan arsip statis
70
3. Pelaksanaan Koordinasi dan fasilitasi dibidang
pengelolaan arsip statis
4. Pelaksanaan urusan pemerintah dibidang pengelolaan
arsip statis
tugas dan fungsi di pengelolaan arsip statis
bidang berkenaan dengan tugas dan fungsi dibidang
pengelolaan arsip statis
terhadap pelaksanaan tugas dan fungsi di bidang
pengelolaan arsip statis.
1.4.11.3.Seksi Layanan Dan Pemanfaatan Arsip
Seksi layanan dan pemanfaatan arsip mempunyai tugas
mengumpul dan mengolah bahan kebijakan teknis di bidang
layanan dan pemanfaatan arsip serta mengendalikan pelaksanaan
kegiatan sesuai dengan tugas dan fungsinya. Untuk melaksanakan
tugas tersebut seksi layanan dan pemanfaatan arsip mempunyai
fungsi :
1. Penyusunan rencana kegiatan seksi layanan dan
pemanfaatan arsip;
kebijakan teknis di bidang layanan dan pemanfaatan arsip;
71
3. Pelaksanaan koordinasi dan fasilitasi dibidang layanan
4. Pelaksanaan urusan pemerintahan dibidang layanan
dan pemanfaatan arsip sesuai ketentuan peraturan
perundang-undangan;
tugas dan fungsi di bidang layanan dan pemanfaatan arsip;
bidang berkenaan dengan tugas dan fungsi di bidang
layanan dan pemanfaatan arsip;
terhadap pelaksanaan tugas dan fungsi dibidang layanan
2.5. Sarana Dan Prasarana
Salah satu sumber daya yang mendukung kelancaran pelaksanaan
tugas adalah tersedianya sarana dan prasarana yang memadai. Sarana dan
prasarana yang tersedia di Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Provinsi
Kalimantan Barat adalah :
1. Gedung kantor utama Dinas Perpustakaan dan Kearsipan
Provinsi Kalimantan Barat yang terletak di Jl. Letna Jendral
Sutoyo No. 6 Pontianak (0561) 762096. dengan kondisi yang
cukup baik dan memiliki letak strategis serta memiliki fasilitas
yang cukup lengkap namun yang diwaktu yang akan datang
72
perlu dilakukan rehap gedung kantor untuk penambahan
beberapa ruangan yang penataan nya secara rapi.
2. Untuk membantu dan menunjang pelaksanaan tugas, Dinas
Perpustakaan dan Kearsipan Provinsi Kalimantan Barat telah
memiliki jaringan komunikasi elektronik dengan pesawat
nomor (0561) 762096 dan nomor faximile (0561) 761845.
3. Memiliki Gedung Kantor Depo Arsip dan Galeri arsip yang
terletak di Jl. Sutan Syahrir No. 17 Pontianak telp. (0561)
761845. Dengan kondisi cukup baik dan memiliki tempat
strategis serta memiliki fasilitas yang cukup baik, namun letak
kantor nya jauh dari tempat gedung utama serta fasilitas yang
ada banyak rusak dantidak bisa digunakan seperti komputer
dan ruangan yang sempit sehingga untuk kedepannya perlu
direhap untuk kantor depo arsip dan galeri arsip agar penataan
pada kondisi kantor dapat terlihat rapi dan dapat memiliki
penyimpanan arsip yang cukup.
4. Selain alat komunikasi tersebut Dinas Perpustakaan dan
Kearsipan Provinsi Kalimantan Barat juga telah memiliki
jaringan internet (Wi-fi) sebagai upaya untuk pengkatan
kinerja dan kemudahan para pegawai.
5. Telah memiliki alat absen berbasis sistem komputer yaitu
absen cap jempol agar memudahkan para pegawai untuk absen
73
kehadiran sehingga tidak perlu lagi untuk absen menggunakan
buku kehadiran pegawai.
6. Serta telah melakukan kewajiban setiap pegawai untuk
menggunakan E-Activity kinerja pegawai dari pemerintah
guna untuk laporan kinerja setiap pegawai yang berstatus
Aparatur Sipil Negara (ASN).
7. Sarana adalah segala sesuatu yang dapat dipakai sebagai alat
dalam mencapai maksud atau tujuan. Sedangkan Prasarana
adalah segala sesuatu yang merupakan penunjang utama
terselenggaranya suatu proses seperti usaha, pembangunan
dan proyek. Untuk lebih memudahkan membedakan
keduanya, sarana lebih ditunjukan untuk benda-benda yang
bergerak seperti komputer dan mesin-mesin, sedangkan
prasarana lebih ditunjukan untuk benda-benda yang tidak
bergerak seperti gedung dan tanah.
Tabel 2.1
DAFTAR SARANA DAN PRASARANA PERKANTORAN DEPO ARSIP
DAN GALERI ARSIP DAERAH PROVINSI KALIMANTAN BARAT
JUMLAH
NAMA BIDANG BARANG
BARANG
Gedung Utama 1
Gedung kantor Depo Arsip 1
Gedung Perpustakaan 1
Meja 40
Kursi Tunggu 3
Kursi Putar 8
Kursi Rapat Kadis 10
Filing Cabinet 6
Roll Opeck 5
74
Rak Arsip 3
Lemari Penyimpanan Arsip Khusus Peta 3
Lemari Kaca Penyimpana Alat-Alat Kimia
4
Untuk Arsip
Lemari Kayu Penyimpanan Buku-Buku
2
Sejarah
Rak Penyimpanan CD Sejarah 2
Boks Penyimpanan Arsip 100
Baju Lep Arsip 4
Lemari Penyimpanan Alat Arsip 2
Komputer 10
Laptop 2
Loudspeker 2
Mouse 21
Printer Line / Printer tonix 16
Televisi 4
Lcd 2
Scanner 1
Telephone 2
Fingerprint 1
Wireless Modem 2
Ac Split 4
Kipas Angin 4
Camera Cctv 2
Cpu (Central Processing Unit) 20
Monitor 10
Microphone 2
Faxsimile 2
Kabel 2
Peralatan Studio Video dan Film 3
Alat Studio 2
Peralatan Studio Visual 3
Gambar Presiden / Wakil Presiden 2
Foto-foto Sejarah Kab/Kota 40
Benner Peta Kab / Kota 6
Foto-Foto Pejabat dari masa ke masa Kab/
60
Kota
Foto-foto Para Pahlawan Kalimantan
10
Barat
Foto-foto / Benner Dokumentasi Kegiatan
5
Arsiparis 2
Benner 6
Buku Agenda Tamu 1
75
Buku Pedoman Arsip 7
Alat Pemadaman / portable 3
Tangga Lipat 1
Gorden Vertical Blind 6
Kapur Barus 10
Sapu Kemoceng / Sapu Khusus Box Arsip 3
Kaca / Cermin 4
Dipenser 3
Jam Dinding 1
Mobil Dinas / Penyuluhan 2
TOTAL 482
Sumber data : Pengurus Barang Kantor Depo Arsip dan Galeri Arsip Derah
Provinsi Kalimantan Barat
2.6. Kelompok Jabatan Fungsional Tertentu
Kelompok Jabatan Fungsional terdiri dari sejumlah Pegawai Negeri Sipil
dalam jenjang jabatan fungsional tertentu berdasarkan bidang keahlian
dan keterampilan tertentu. Dipimpin oleh pejabat fugsional yang berada di
bawah dan bertanggung jawab langsung kepada Kepala Badan melalui
Sekretaris. Jenis jabatan fungsional dan jumlah pemegang jabatan
fungsional akan ditetapkan lebih lanjut dengan Peraturan Gubernur
berdasarkan formasi melalui analisis jabatan. Dilingkungan Dinas
Perpustakaan dan Kearsipan Provinsi Kalimantan Barat, sampai dengan
saat ini ada 5 (lima) jenis jabatan fungsional, yaitu :
1. Pustakawan
2. Arsiparis;
3. Penerjemah;
4. Pranata Komputer
5. Analis Kepagawaian
76
Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Provinsi Kalimantan Barat dalam
melaksanakan tugas pokok dan fungsi didukung oleh 129 orang pegawai
dengan komposisi sebagai berikut :
a. Pegawai Negeri Sipil dengan Jumlah 97 Orang, yang terdiri atas :
Tabel 2.2
Kepangkatan / Golongan Ruang
Kepangkatan / Golongan Ruang

Tahun 2019
Golongan I - Orang
Golongan II 27 Orang
Golongan III 58 Orang
Golongan IV 12 Orang
“Sumber Data : Dari Arsiparis Funsional DPK Provinsi Kalbar
Tabel 2.3
Pendidikan Formal
TINGKAT PENDIDIKAN
TAHUN 2019
No. Jenis Golongan Jumlah PNS
LK PR LK-PR
1 S2 4 4 8
2 S1 18 18 36
3 D3 2 7 9
4 D1 1 - 1
5 SLTA/SMA/SMK 20 20 40
6 SLTP/SMP - - -
7 SD 1 1 2
Jumlah 46 50 96
“Sumber Data : Dari Arsiparis Funsional DPK Provinsi
Kalbar
77
Tabel 2.4
Pegawai Yang Sudah Mengikuti Diklatpim
Pegawai Yang Sudah Mengikuti Diklatpim

Tahun 2019
DIKLATPIM II 1 Orang
DIKLATPIM III 6 Orang
DIKLATPIM IV 16 Orang
Kalbar.
Pelatihan adalah suatu proses mengajarkan keterampilan yang
dibutuhkan pegawai untuk melakukan tugas atau pekerjaan
tertentu. Dengan diberikannya pendidikan dan pelatihan
diharapkan pegawai mampu bekerja lebih efisien dan pegawai
mampu melaksanakan tugas dengan lebih baik, sehingga dapat
terwujud terciptanya tenaga aparatur perencanaan pembangunan
yang handal, sesuai dengan tujuan dan sasaran yang telah
ditetapkan. Salah satu Diklat yang tujuan utamanya agar setiap
pegawai mampu bekerja lebih efisien dan pegawai mampu
melaksanakan tugas dengan lebih baik adalah Pendidikan dan
Latihan Kepemimpinan (Diklat Pim) II, III dan IV. Syarat untuk
peserta Pendidikan dan Latihan Kepemimpinan II untuk ASN yang
telah menduduki Eselon IIIa (Sarjana), Pendidikan dan Pelatihan
III untuk ASN yang telah menduduki Eselon IVa dan perangkat
paling rendah IIIc (Sarjana) dan Pendidikan dan Pelatihan IV untuk
ASN dengan pangkat paling rendah IIIb (Sarjana). Pendidikan dan
78
latihan kepemimpinan atau sering disingkat dengan Diklat Pim
merupakan salah satu jenis Pendidikan dan Pelatihan yang
diperlukan dalam pembentukan kinerja ASN untuk jabatan
struktural Eselon II, III dan IV. Dengan diadakannya Diklat Pim
ini diharapkan aparatur pemerintahan memiliki peningkatan
kemampuan serta keterampilan dalam menjalankan tugas-tugas.
Tabel 2.5
Jabatan Struktural / Esselon
Jabatan Struktural / Esselon

Tahun 2019
Esselon II 1
Esselon III 6
Esselon IV 17
Kalbar.
Setiap jabatan atau esslon pada dinas perpustakaandan
kearsipan provinsi kalimatan barat mempunyai tugas umum. Tugas
umum struktural atau esslon sebagai dimana dimaksudkan pada
ayat 1, meliputi :
1. Memimpin dan mempertanggungjawabkan kegiatan.
2. Merencanakan kegiatan dan anggaran.
3. Menyusun standar teknis dan standar oprisional
prosedur.
4. Mengkoordinasikan kegiatan dengan unit kerja lain.
5. Memberikan masukan dan pertimbangan pada atasan
sesuai lingkup tugasnya.
6. Mendistribusikan tugas kepada pegawai.
79
7. Mengevaluasi dan menganalisa kegiatan sebagai bahan
perencanaan dan pengendalian.
8. Mengawasi dan mengendalikan pelaksanaan tugas dan
kinerja pegawai.
9. Menilai dan mengevaluasi tugas dan kinerja pegawai.
10. Menyusun sistem informasi.
11. Melaporkan kegiatan.
Tabel 2.6
Jabatan Fungsional
Jabatan Fungsional
Tahun 2019
Pustakawan 25
Arsiparis 13
Analisa Kepegawaian 1
Pranata Komputer 1

Kalbar
Kelompok jabatan fungsional mempunyai tugas melaksanakan
sebagian tugas dan fungsi sesuai dengan keahlian dan
keterampilannya.
1. Kelompok dan jabatan fungsional sebagaimana dimaksud
diatas, terdiri dari sejumlah tenaga dalam jenjang jabatan
sesuai dengan keahliannya.
2. Kelompok jabatan fungsional dipimpin oleh seorang tenaga
fungsional senior yang ditujuk dan bertanggung jawab
kepada kepala dinas.
80
3. Jumlah jabatan fungsional sebagamana di maksud diatas,
ditentukan berdasarkan kebutuhan dan beban kerja.
4. Jenis dan jejang jabatan fungsional sebagaimana di maksud
di atas, di atur sesuai dengan peraturan perundang-undangan
yang berlaku.
b. Disamping itu, Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Provinsi
Kalimantan Barat dibantu oleh tenaga perbantuan sebanyak 32
orang. Adapun kualifikasi Pendidikannya adalah sebagai berikut :
Tabel 2.7
Kualifikasi Pendidikan
Kualifikasi Pendidikan
Tahun 2019
SI 7
D3 3
DI 1
SLTA / SMA / SMK 19
SLTP / SMP 2
“Sumber Data : Dari Arsiparis Funsional DPK Provinsi Kalbar
Dari beberapa pengertian kualifikasi di atas istilah kulifikasi
secara garis besar dipahami dalam dua sudut pandang yang
berbeda.
1. Kualifikasi sebagai tingkat pendidikan yang harus di
tempuh oleh seorang untuk memperoleh kewenangan
dan legitimasi dalam menjalankan profesinya.
81
2. Kualifikasi sebagai kemampuan atau kompetensi yang
harus dimiliki atau dikuasai seseorang sehingga dapat
melakukan perkerjaannya secara berkualitas.
c. Realisasi Anggaran Pendapatan Dan Belanja Perangakat Daerah

Tabel 2.8
Realisasi Anggaran
No Anggaran Realisasi %
Belanja Belanja Jenis Belanja Langsung Total
Tidak Realisasi
Pemeliha Barang & Modal Belanja 83,
Langsung raan jasa 27
1 16.770.21 10.971.909. 286.289.8 2.100.242. 606.894.4 13.965.336.
3.268,00 190,00 58,00 821,00 00,00 269,00
“ Sumber Data : SPJ Fungsional DPK Prov. Kalbar”
Beberapa Permasalahan Yang Terkait Dengan Urusan Kearsipan di
Depo Arsip Dan Galeri Arsip Pontianak, diantaranya sebagai berikut :
a. Sarana dan prasarana depo arsip yang tersedia tidak sesuai
dengan standar peraturan yang berlaku;
b. Belum adanya ruang untuk pelaksanaan preservasi arsip;
c. PD sebagian besar belum mau menyerahkan arsip statis
yang dimilikinya dengan berbagai alasan, seperti arsip
tersebut bersifat rahasia, padahal arsip statis yang
retensinya sudah berdasarkan UU No. 43 Tahun 2009
tentang kearsipan harus diserahkan kelembaga kearsipan
untuk dikelola dengan baik dan menjadi tanggungjawab
82
lembaga kearsipan bukan pencipta arsip. Masalah
kerahasiaan juga sudah diatur didalam UU tersebut;
d. Perangkat daerah belum melaksanakan pengelolaan
kearsipan sesuai dengan amanat UU No. 43 Tahun 2009
tentang kearsipan;
e. Kurangnya SDM kearsipan yang berkompeten di lembaga
kearsipan kab/kota.
f. Kurangnya fungsional arsiparis di PD Prov. Kalbar;
g. Roll Opeack sebagai tempat penyimpanan arsip di Dinas
Perpustakaan dan Kearsipan Prov. Kalbar masih menyatu
dengan ruang kerja pegawai;
h. Layanan Kearsipan bersifat informasi, karena kurangnya
SDM dan sarana sehingga belum optimal.
2.7. Tata Tertib Layanan Arsip

1. Badan perpustakaaan, Kearsipan dan Dokumentasi Provinsi
Kalimantan Barat menerapkan azas layanan arsip satu pintu, artinya
setiap permintaan arsip yang ditujukan kepada badan Perpustakaan
Kearsipan dan Dokumentasi Provinsi Kalimantan Barat akan
dilayani oleh bidang Arsip Statis Pada Badan Perpustakaan
Kearsipan dan Dokumentasi Provinsi Kalimantan Barat.
2. Pemberian Layanan arsip dilaksanakan di ruang layanan arsip statis,
Galeri Arsip dan Ruang Audio Visual.
83
3. Setiap Tamu wajib mengisi buku tamu yang telah disediakan dan
mematuhi mekanisme layanan arsip statis.
4. Segala sesuatu yang berkaitan dengan hambatan penyediaan arsip
atau referensi lain oleh karena berbagai alasan akan di
komunikasikan oleh pejabat layanan arsip kepada peminjam arsip.
Tabel 2.9
Waktu Layanan Akses Arsip
Waktu
Layanan Akses Arsip
Senin – Kamis 08.00 – 16.00
Istirahat 12.00 – 13.00
Jum’at 08.30 – 16.30
Istirahat 11.00 – 13.30
Sabtu – Minggu LIBUR / TUTUP
Sumber : Staf kantor Depo Arsip dan Galeri Arsip Daerah Provinsi Kalimantan
Barat
84
BAB III
PELAKSANAAN PRAKTEK KERJA LAPANGAN
3.1. Deskripsi Pelaksanaan Praktek Kerja Lapangan

Dalam kegiatan PKL, penulis ditempatkan pada bidang pengelolaan,
layanan dan pemanfaatan arsip di depo arsip dan galeri arsip yang beralamat
Jl. Sutan syahrir No. 17 telp. (0561) 761845 pontianak. Penulis bertugas
membantu dalam kegiatan kerja yang ada di bidang pengelolaan, layanan
dan pemanfaatan arsip.
Sistem penyimpanan arsip dalam suatu instansi merupakan bagian
penting didalam suatu organisasi atau kedinasan demi menunjang
kelancaran dan terpenuhnya tujuan suatu dinas. Misalnya peranan sistem
penyimpanan arsip adalah dilaksanakan untuk menjamin ketersediaan
arsip dalam penyelenggaraan kegiatan sebagai bahan akuntabilitasi kinerja
dan alat bukti yang sah. Sistem penyimpanan arsip merupakan salah satu
fungsi penting dalam suatu kegiatan. Tujuan dari sistem penyimpanan
arsip yaitu untuk menciptakan efisiensi aktivitas penemuan kembali
informasi secara cepat, tepat, dan akurat dalam rangka menunjang
pengambilan keputusan, pelaksanaan operasional umum serta
mewujudkan suatu manajemen arsip yang efisien dan efektif dalam
organisasi untuk kelancaran pelaksanaan kegiatan dalam rangka mencapai
tujuan dan sasaran organisasi tersebut.
Hari kerja untuk depo arsip dan galeri arsip, terhitung dari hari senin
sampai hari jumat jam kerja di depo arsip dan galeri arsip, terhitung dari
85
hari senin pukul 07.00 Wib sampai pukul 15.30 Wib dan pada hari jumat
pukul 07.00 Wib sampai pukul 16.00 wib.
Aktivitas PKL pertama kali dilakukan pada hari senin tanggal 8 febuari
2021 samapi pada tanggal 8 april 2021.
3.1.1. Uraian Kegiatan PKL
Tabel 2.10
NO HARI/ KEGIATAN
TANGGAL PKL
 Perkenalan dengan para pegawai
 Pengarahan dari pak domisius
kabid pengelolaan, layanan dan

1 Senin, 8 Febuari 2021
pemanfataan arsip
 Memilah arsip yang masih kacau
dan membuat fichis
 Pengarahan dari ibu sri martini
kepala seksi pengelolaan arsip
dinamis
 Menyusun dan membuat kebat

2 Selasa, 9 Febuari 2021
pada arsip yang telah dipilah
serta menyusun arsip
berdasarkan tahun dan membuat
daftar arsip inaktif
 Pengarahan dai arsiparis untuk

3 Rabu 10 Febauri 2021
mengetik daftar arsip TU musnah
86
 Pengarahan cara mengagendakan
surat masuk dan penataanya
 Pengarahan dari arsiparis untuk
melanjutkan pengetikan daftar
arsip TU musnah
4 Kamis 11 Febuari 2021  Serta pengarahan dari arsiparis
memberi kode klasifikasi sesuai
dengan isi surat dan diarahkan
sesuai bidang pengelolaan surat.
mengetik daftar arsip
pemberdayaan arsip musnah
 Serta pengarahan arsiparis cara
5 Senin 15 Febuari 2021 mengagendakan surat sebelum
surat diteruskan ke unit
pengelolaan kita naikkan ke
pimpinan disertai lembaran
disposisi
 Pengarahan arsiparis untuk
6 Selasa 16 Febuari 2021 melanjutkan pengetikan daftar
arsip permanen
87
 Dilanjutkan cara
mengagendakan surat, setelah
surat diteruskan keunit pimpinan
baru bisa diteruskan ke bidang
pengelolaan sesuai arahan /
disposisi pimpinan untuk
ditib=ndak lanjuti
arsip permanen
 Dan dilanjutkan pemgarahan
7 Rabu 17 Febuari 2021 cara mengagendakan surat
masuk dengan cara apabila surat
tersebut hanya untuk diketahui
dapat kita tata langsung / simpan
difiling cabinet
 Pengarahan dari arsiparis
arsip permanen
8 Kamis 18 Febuari 2021  Dan dilanjutkan pengarahan
arsiparis cara menagendakan
surat masuk dengan cara surat
tesebut ditindak lanjuti kita
88
naikan kembali kepimpinan
untuk dikorweksi dan ditanda
tangani
 Pengarahan dari arsiparis
arsip permanen
9 Senin 22 Febuari 2021
 Dan dilanjutkan pengarahan
arsiparis cara mengagendakan
surat masuk
 Pengarahan arsiparis Ibu Rahma
Ria Poerba tentang pedoma
10 Selasa 23 Febuari 2021 praktek surat
 Dan dilanjutkan memilah arsip
dan membuat fhicis
 Pengarah arsiparis untuk
melanjutkan cara pengurusan
surat, surat masuk dan surat

11 Rabu 24 Febuari 2021
keluar
 Pengarahan, cara surat diberi
nomor dan stempel cap dinas
12 Kamis 25 Febuari 2021 membuat nomor pada dokumen
arsip BP2DT
89
 Serta cara penataan surat seperti
surat masuk dan surat keluar
 Pengarahan arsiparis cara
penataan arsip inaktif seperti
13 Jumat 26 Febuari 2021 dengan bahan alat tulis, arsip,
kartu Deskripsi/fhicis, label box,
box arsip dan daftar arsip inaktif
 Pengarahan dari arsiparis pindah
ke bagian ruang statis

14 Senin 1 Maret 2021
memindahkan file ke komputer
dan membuat kebat dan fhicis
arsip
 Pengarahan dari arsiparis tentang

Selasa 2 Maret 2021
15 pedoman penelusuran arsip statis
di lingkungan pencipta arsip
 Pengarahan arsiparis tentang
sumber dan jenis arsip statis
seperti percipta arsip

16 Rabu 3 Maret 2021
 Dilanjutkan dengan membuat
kode klasifikasi berkas yang
sudah di kebat
90
 Pengarahan arsiparis tentang
strategi penelusuran arsip statis
17 Kamis 4 Maret 2021  Serta dilanjutkan membuat kode
klasifikasi berkas yang sudah di
kebat
ketentuan umum dan sasaran

18 Jumat 5 Maret 2021
pada arsip statis, lembaga serta
arsip statis perseorangan
teknik penelusuran seperti arsip
statis lembaga berupa
identifikasi JRA dan daftar arsip

19 Senin 8 Maret 2021
 Dilanjutkan memilah dan
penyusutan pada arsip yang telah
dipilah dan membuat fhicis dan
kode pada arsip
merapikan kebat dan menyusun
arsip berdasarkan urutan tahun

20 Selasa 9 Maret 2021
 Dilanjutkan menata arsip kode
klasifikasi dan dilanjutkan
dengan cara identifikasi arsip
91
laporan penelusuran arsip statis
21 Rabu 10 Maret 2021 sepertis identitas pencipta arsip
dan data arsip statis serta
rekomendasi
penciptaan arsip
22 Senin 15 Maret 2021  Dilanjutkan merapikan arsip
yang telah dipilah dan membuat
kebat, untuk arsip
23 Selasa 16 Maret 2021 menata dan menyusun arsip yang
telah dipilah
melanjutkan menata dan
menyusun arsip yang telah
24 Rabu 17 Maret 2021 dipilah
 Serta membuat kebat dan
memilah arsip dan melakukan
penyusutan pada arsip

25 Kamis 18 Maret 2021
merapikan arsip yang telah
92
dipilah dan membuat kebat untuk
arsip
melanjutkan merapikan arsip
26 Jumat 19 Maret 2021 yang telah dipilah
 Dilanjutkan proses pengeboxkan
pada arsip dpk prov. Kalbar
melanjutkan proses pengeboxkan
27 Senin 22 Maret 2021 arsip DPK Prov. Kalbar
 Dilanjutkan menyusun arsip ke
box berdasarkan urutan tahun
melanjutkan pengetikan arsip
28 Selasa 23 Maret 2021 DPK Prov. Kalbar
 Dilanjutkan dengan merapikan
arsip yang telah dipilah
mengetik daftar arsip inaktif

29 Rabu 24 Maret 2021
DPK Prov. Kalbar yang belum
dipilah

30 Kamis 25 Maret 2021
mengetik daftar arsip inaktif
93
 Dilanjutkan merapikan arsip
yang telah di box
31 Senin 29 Maret 2021 melanjutkan mengetik daftar
arsip inaktif dan merapikan arsip
perbaikan daftar arsip inaktif dan

32 Selasa 30 Maret 2021
memulihkan file yang terkena
virus
merapikan arsip
33 Rabu 31 Maret 2021  Dilanjutkan dengan
memindahkan file arsip inaktif
dpk

34 Kamis 1 April 2021
merapikan arsip inaktif
35 Senis 5 April 2021 pengambilan data ke kantor
perpustakaan dan kearsipan
36 Selasa 6 April 2021 melanjutkan merapikan arsip
yang telah dipilah dan
94
pengenalan terhadap alat
penyimpan arsip
37 Rabu 7 April 2021 memperbaiki daftar arsip inaktif
DPK Prov. Kalbar
melanjutkan perbaikan arsip
inaktif DPK Prov. Kalbar dan
perbaikan pengurutan box arsip
DPK Prov. Kalbar
 Pamitan kepada atasan dan
38 Kamis 8 April 2021 arsiparis serta staf-staf kantor di
dinas
 Dilanjutkan pelepasan
mahasiswa magang oleh atasan
dan para pegawai dinas
 Serta diakiri dengan foto
bersama
Dalam pelaksanaan praktek kerja, penulis tidak melakukannya
sendiri tetapi dibimbing oleh seorang pegawai arsiparis, hal ini dilakukan
agar kegiatan yang penulis lakukan sesuai dan meminimalisir terjadi
kesalahan, sehingga apaun kegiatan yang penulis lakukan selalu diawasi
95
oleh pegawai arsiparis tersebut, dan apabila penulis belum paham tentang
perkerjaannya penulis dapat bertanya langsung kepada pegawai arsiparis
tersebut.
Pemahaman peran dan kegiatan praktek kerja lapangan (PKL)
adalah bagaimana penulis memahami bidang praktek kerjanya dengan
mengetahui secara benar hal-hal yang berhubungan dengan materi praktek
yang dilaksanakan oleh penulis.
3.2. Analisa Data
Proses analisa data dimulai dari awal penelitian bagaimana sistem
penyimpana arsip, tata cara penyimpanan arsip dan penyediaan fasilitas
untuk kepentingan dalam pengelolaan arsip serta penyimpanan
arsip.kemudian dilanjutkan dengan menelaah seluruh data yang diperoleh
dari selama melaksanakan praktek kerja lapangan (PKL) di Depo Arsip
Dan Galeri Arsip Pontianak. Kearsipan merupakan faktor yang paling
penting untuk mencapai tujuan suatu organisasi. Administrasi kearsipan
yang baik akan mempermudah suatu organisasi mencapai tujuannya. Pada
Depo Arsip Dan Galeri Arsip Pontianak pengeloaan arsip diserahkan pada
masing-masing unit (Disentralisasi). Jadi setiap unit kerja mempunyai
kewenngan untuk mengelola, memelihara dan menyimpan arsip.
3.2.1. Sistem Penyimpanan Arsip Dinamis di Depo Arsip dan Galeri

Arsip Daerah Provinsi Kalimantan Barat
Sistem penyimpanan arsip dinamis di Depo Arsip dan Galeri Arsip
Daerah Provinsi Kalimantan Barat. Sistem penyimpanan adalah sistem
yang digunakan pada penyimpanan warkat agar kemudahan kerja
96
penyimpanan dapat diciptakan dan penemuan warkat yang sudah
disimpan dapat dilakukan dengan cepat bilamana warkat tersebut
sewaktu-waktu diperlukan. sistem penyimpanan arsip yang digunakan
adalah sistem penyimpanan yang berdasarkan sistem abjad.
3.2.2. Prosedur Sistem Penyimpanan Arsip Dinamis di Depo Arsip dan
Galeri Arsip Pontianak
Prosedur sistem penyimpanan arsip adalah suatu langkah-langkah
perkerjaan yang dilakukan sehubungan dengan akan disimpanyan suatu
warkat. Prosedur sistem penyimpanan yang digunakan di Depo arsip
dan galeri arsip pontianak mengunakan sistem penyimpanan arsip yaitu
sistem penyimpanan sementara (file pending) dan sistem penyimpanan
tetap (file permanen). prosedur sistem penyimpanan arsip yang perlu
diperhatiankan adalah :
1. Pemeriksaan Arsip
pemeriksaan pada arsip langkah ini adalah persiapan
menyimpan arsip dengan cara memeriksa setiap lembar arsip
untuk memperoleh kepastian bahwa arsip-arsip tersebut sudah
siap untuk disimpan maka surat tersebut sudah siap untuk
disimpan maka surat tersebut harus dimintakan dahulu
kejelasanya kepada yang berhak dan kalau terjadi bahwa surat
yang belum ditandai sudah disimpan, maka pada kasus ini
dapat disebut bahwa arsip tersebut dinyataan hilang.
2. Mengindeks Arsip
97
mengindeks adalah perkerjaan yang menentukan pada nama
subjek apa, atau kata tangkap lainnya surat akan disimpan,
pada sistem abjad kata tangkapanya adalah nama pengirim
yaitu nama badan pada kepala surat untuk jenis surat masuk
dan nama induvidu untuk jenis surat keluar dengan demikian
surat masuk dan surat keluar akan tersimpan pada satu map
dengan kata tangkap yang sama.
3. Memberi Tanda
Pengkodean dilakukan secara sederhana yaitu dengan
memberi tanda garis atau lingkaran dengan warna yang
mencolok pada kata lengkap yang sudah ditentukan pada
langkah mengindeks, dengan adanya tanda ini maka surat akan
disortir dan disimpan, di samping itu bila suatu saat nanti surat
ini dipinjam atau keluar file, petugas akan mudah menyimpan
akan kembali surat tersebut berdasarkan tanda (kode)
penyimpanan yang sudah ada.
4. Menyortir Arsip
Menyotir adalah mengelompokan warkat-warkat untuk
persiapan kelangkah terakhir yaitu penyimpanan. langkah ini
diadakan khusus untuk jumlah volume warkat yang banyak,
sehingga untuk memudahkan penyimpanan perlu
dikelompokan terlebih dahulu sesuai dengan pengelompokan
sistem penyimpanan yang dipergunakan. Untuk sistem abjad
98
pengelompokan di dalam sartir dilakukan menurut abjad dan
untuk sistem subjek surat-surat dikelompokan menurut
kelompok subjek atau maasalah.
5. Menyimpan Arsip
Langakah terakhir adalah penyimpanan, yaitu menempatkan
dokumen atau arsip sesuai dengan sistem penyimpanan dan
peralatan yang dipergunakan, sistem penyimpanan yang
menjadi efektif dan efisien bilamana didukung oleh peralatan
dan perlengkapan yang memadai dan sesuai ke empat sistem
tersebut diatas akan sangat sesuai bilamana mempergunakan
lemari arsip, sedangkan bila menggunakan order map surat
tersebut harus di lubangi terlebih dahulu dengan mengunakan
perforator, dan jika menyimpan atau mengambil surat tersebut
melalui lubang-lubang perforatornya. untuk memudahkan
penemuan kembali surat masuk yang diterima dan surat
balasan dalam bentuk arsip dan surat keluar maka
menggunakan penyimpanan moderen, surat masuk dan surat
keluar dari dan untuk satu koresponen disimpan jadi satu
dalam map yang sama dan letaknya berdampingan.
Adapun faktor-faktor yang dihadapi di Depo Arsip dan Galeri
Arsip Pontianak adalah karena faktor Usia dan Pendidikan. faktor usia
sangat berpengaruh besar dalam pekerjaan seperti yang dialami di depo
arsip dan galeri arsip, akibat dari itu banyak pekerjaan yang terhambat
99
dikarenakan kurangnya ketelitian terhadap sistem penyimpanan arsip
dan penataan arsip sehingga penemuan terhadap arsip membutuhkan
waktu yang lama, serta sering terjadinya mis komunikasi antara
arsiparis dan atasan contohnya dari atasan dalam menyampaikan suatu
informasi atau kebijakan peraturan baru dari pusat tidak disampaikan
secara langsung kepada atasan arsiparis hanya melalui staf yang lain
yang bukan dibidangnya sehingga pegawai arsiparis yang lain menjadi
tidak tau akan kebijakan yang terbaru dalam suatu prosedur sistem
penyimpanan arsip tersebut sehingga terjadi kesalahan dalam sistem
penyimpanan pada arsip.
3.2.3. Prosedur Surat Masuk Dan Surat Keluar
Surat masuk yang telah diterima di kantor Depo Arsip Dan Galeri
Arsip Pontianak langsung diletakan ke dalam ruangan kepala atasan
kantor untuk dibaca terlebih dahulu oleh kepala atasan bertujuan agar
surat yang ada dapat diberikan lembar disposisi arsip, lembar disposisi
arsip adalah lembaran untuk menuliskan disposisi surat baik yang
diberikan oleh atasan ke bawah maupun sebaliknya lalu surat
diserahkan ke pada petugas arsip untuk dibaca setelah surat tersebut
selesai dibaca, surat dicatat dibuku agenda yang telah dicatat oleh
petugas arsip diproses sesuai dengan lembar disposisi yang telah
diberikan oleh kepala atasan kantor, apabila perintahnya dari disposisi
tersebut disimpan maka surat akan disimpan berdasarkan
kelasifikasinya. sedangkan Surat keluar yaitu surat sudah lengkap
100
(bertanggal, bernama, berstempel, dan telah ditandatangani,oleh yang
berwenang) yang dibuat oleh instansi, kantor atau lembaga lain.
prosedur surat keluar yang diterapkan pada pusat arsip Depo Arsip Dan
Galeri Arsip Pontianak, setelah konsep surat yang akan keluar disetujui
kepala atasan kantor lalu surat diberikan nomor sesuai dengan agenda
setelah surat tersebut mendapatkan nomor surat, lalu surat diketik ulang
oleh petugas tata usaha setelah surat diketik, petugas menyerahkan
kembali surat tersebut ke kepala atasan kantor untuk ditandatangani,
setelah itu surat diberi stempel dan setelah itu barulah arsip surat
tersebut disimpan berdasarkan klasifikasinya yang ada.
3.2.4. Penggunaan Atau Layanan Arsip Di Depo Arsip dan Galeri Arsip
Kota Pontianak
Pada Depo Arsip dan Galeri Arsip Kota Pontianak. penggunaan
dan layanan arsip, dilakukan untuk memenuhi kepentingan layanan
publik. Adapun langkah-langkah penemuan kembali atau prosedur
layanan arsip yang dilakukan pada Depo Arsip dan Galeri Arsip kota
pontianak :
1. Permintaan, baik secara lisan maupun tulis
2. Konsultasi kepada Fungsional Arsiparis dibidangnya
3. langsung diambil dan melakukan pencatatan terlebih dahulu.
3.2.5. Peminjaman Arsip
Peminjaman arsip pada Depo Arsip dan Galeri Arsip Kota
Pontianak, dilakukan pencatatan terlebih dahulu dan setiap tamu wajib
101
mengisi buku agenda tamu sebelum konsultasi kepada arsiparis, dan
harus memenuhi prosedur dan syarat yang telah ditetapkan dari kantor
untuk peminjaman dan pengambilan terhadap arsip yang disimpan di
Depo arsip baik arsip Kepegawai ataupun arsip yang lain.
3.2.6. Kendala-Kendala Dalam Sistem Penyimpanan Arsip
Sedangkan kendala-kendala yang dihadapi pada Depo Arsip dan Galeri
Arsip Kota Pontianak. dalam sistem penyimpanan arsip adalah :
1. kurangnya tenaga arsiparis yang khusus dibidang nya
sehingga membuat kinerja tenaga-tenaga kearsipan kurang
optimal dan terjadinya jumlah arsip yang terus bertambah
secara terus-menerus juga termasuk kendala sistem
penyimpanan arsip. Karena kondisi ini bisa mengakibatkan
tempat atau ruangan penyimpanannya tak mampu
menampung arsip.sehingga resiko arsip penting mengalami
kerusakan dan hilang. Oleh sebab itu kendala penyimpanan
arsip ini harus dicegah.
2. kurangnya ketelitian terhadap sistem penyimpanan arsip
sehingga penemuaan terhadap arsip membutuhkan waktu
yang lama. Karena sistem yang kurang maksimal dan terampil
akan menyulitkan seseorang dalam mencari arsip dengan
cepat dan tepat. Sistem penyimpanan arsip adalah rangkaian
tata cara dan langkah-langkah yang harus dilasanakan dalam
102
menyimpan warkat-warkat itu bisa ditemukan kembali lebih
cepat ketika diperlukan lagi.
3. Kurangnya peralatan yang menujang pada bidang kearsipan
dan pendanaan terhadap fasilitas serta kinerja terhadap arsip.
Sehingga terjadinya penumpukan pada arsip dan sistem
penyimpanan arsip menjadi tidak beraturan dan susah untuk
mencari arsip yang diperlukan.
4. kurangnya komunikasi antara arsiparis dan atasan atau tenaga
kerja lain seperti menyampaikan bagaimana menengelola dan
menyimpan arsip dengan cara yang berbeda , sehingga terjadi
kesalah pahaman antara arsiparis dan atasan, dan sistem
penyimpanan arsip menjadi kacau dan tidak beraturan.
103
BAB IV
PENUTUP
4.1. Kesimpulan
Sistem penyimpanan arsip adalah sistem yang dipergunakan pada
penyimpanan warkat agar kemudahan kerja penyimpanan dapat diciptakan
dan penemuan warkat yang sudah disimpan dapat dilakuakan dengan cepat
bila mana warkat tersebut sewaktu-waktu diperlukan. berdasarkan hasil
penelitian pembahasan yang telah diuraikan pada bab sebelumnya dapat
disimpulkan sebagai berikut :
1. Sistem Penyimpanan Arsip masih sangat sederahan dan masih
kurangnya fasilitas untuk penyimpanan terhadap arsip.
2. Kurangnya Sarana dan Prasarana di kantor seperti belum
adanya ruang untuk pelaksanaan preservasi arsip.
3. Sumber daya manusia (SDM), yang masih kurang khususnya
dibidang kearsipan, sehingga mengakibatkan kurangnya
kualitas kinerja dalam sistem penyimpanan pada arsip.
4.2. Saran-Saran
Berdasarkan hasil pembahasan dan kesimpulan, maka penulis
memberikan masukan berupa saran untuk perbaikan yang mungkin dapat
bermanfaat bagi kantor Depo Arsip dan Galeri Arsip Daerah Provinsi
Kaliamantan Barat. Adapun saran yang dapat penulis berikan adalah :
104
1. Perlunya Peningkatan Kualitas SDM dengan cara Mengikut
sertakan Pegawai yang bertugas Mengelola arsip dalam
bimbingan-bimbingan tentang kearsipan.
2. Perlunya penambahan alat penyimpan arsip agar berkas dapat
tersimpan dengan baik dan benar, sehingga tidak terjadi
kerusakan pada arsip
3. Sistem penyimpanan arsip lebih diperhatikan lagi guna
kelancaran kegiatan Administrasi, dan penemuan kembali
terhadap penyimpanan arsip.
105
DAFTAR PUSTAKA
Abdillah & Prasetya. (2017). Pemahaman Pengertian Arsip.
Aan Komariah, Djaman Satori (2011). Metode Penelitian Kualitatif. Bandung.
Alfabeta.
Amsyah. (2003). Manajemen Kearsipan. Grand Media: Pustaka Utama.
Dick Weisinger. (2011). Pengertian Kearsipan & Arsip.
Musliichah. (2016). Jenis-Jenis Arsip.
Rick. (1992). Tentang Penilaian Arsip.
Sriyanti. (2019). Studi Observasi (Observation Research).
Sugiarto. (2005). Jenis Peralatan & Perlengkapan Arsip.
Sugiyono. (2012). Metode Penelitian Kuantitatif, Kualitatif R&D. Bandung:
Alpabeta.
Wursanto. (2001). Sistem Penyimpanan Arsip.
106
LAMPIRAN 1 DOKUMENTASI
Alat Penyimpanan Arsip Dan Penataan Arsip Depo Arsip Dan Galeri
Arsip Kota Pontianak
Kegatan Pemilahan dan Pembuatan Kebat Pada Arsip
107
Kegiatan Pembuatan Daftar Arsip Dan Fhicis Pada Arsip
108
LAMPIRAN 2 SURAT KETERANGAN PRAKTEK KERJA LAPANGAN
LAMPIRAN 3 ACUAN PENILAIAN INSTRUKTUR
109
110
LAMPIRAN 4 SERTIFIKAT PKL
111
DAFTAR RIWAYAT HIDUP
A. Biodata Penulis
Nim : E013117038
Nama : Asih Purwasih
Tempat, Tanggal Lahir : Piawas, 22 Juli 1997
Jenis Kelamin : Perempuan
Agama : Kristen
Alamat Lengkap :Desa Piawas Kec.Belimbing Hulu Kab.
Melawi
B. Riwayat Pendidikan
1. SDN 03 Piawas Lulus Tahun 2012
2. SMPN 01 Belimbing Hulu Lulus Tahun 2014
3. SMKN 01 Belimbing Hulu Lulus Tahun 2017
4. D-III Kearsipan – Fakultas Ilmu Sosial Dan Ilmu Politik Universitas
Tanjungpura Pontianak.
C. Riwayat Pengalaman Organisasi
1. Himadata Fisip Untan Tahun Akademik 2017/2021
2. Imkp Fisip Untan Tahun Akademik 2017/2021
Pontianak, 15 Agustus 2022

Saya Yang Bersangkutan
Asih Purwasih
Nim. E0131171038
112
PEDOMAN WAWANCARA
Pedoman Wawancara Dengan Ibu Rae Sulaswati Selaku Arsiparis Di Seksi
Pengelolaan Arsip Dinamis
1. Bagamana sistem penyimpanan arsip di Depo Arsip Dan Galeri Arsip
Pontianak?
2. Jenis arsip apa saja yang dikelola di Depo Arsip Dan Galeri Arisp Pontianak?
Pedoman Wawancara Dengan Ibu Emi Maryati Selaku Arsiparis Di
Layanan Kearsipan
1. Menurut Ibu apakah penyediaan fasilitas untuk kepentingan dalam kegiatan
pengelolaan arsip sudah terpenuhi?
Pedoman Wawancara Dengan Ibu Widi Selaku Arsiparis Di Seksi
Pengelolaan Arsip Statis
1. Menurut Ibu apakah penataan arsip kepegawaian dan arsip statis di Depo Arsip
Dan Galeri Arsip Pontianak sudah sesuai dengan aturan yang berlaku?
113

Laporan Akhir: Untuk Memenuhi Persyaratan Kelulusan Program Diploma III Disusun Oleh

Diunggah oleh

Informasi Dokumen

Judul Asli

Hak Cipta

Format Tersedia

Bagikan dokumen Ini

Bagikan atau Tanam Dokumen

Opsi Berbagi

Apakah menurut Anda dokumen ini bermanfaat?

Apakah konten ini tidak pantas?

Hak Cipta:

Format Tersedia

Laporan Akhir: Untuk Memenuhi Persyaratan Kelulusan Program Diploma III Disusun Oleh

Diunggah oleh

Hak Cipta:

Format Tersedia

LAPORAN AKHIR

SISTEM PENYIMPANAN ARSIP DINAMIS DI BIDANG

Untuk Memenuhi Persyaratan

Program Studi Kearsipan

Tannggung Jawab Yuridis Pada :

Martinus, S.Sos, M.Si Pembimbing

Antonia Sasap Abao, S.Sos, M.Si Penguji

Yang bertanda tangan di bawah ini :

Pontianak, 22 September 2021

Rahmat dan KaruniaNYA, sehingga pada kesempatan ini penulis dapat

“SISTEM PENYIMPANAN ARSIP DINAMIS DI BIDANG

penyimpanan arsip itu penting.

pembimbing yang telah mendampingi dengan setia, memberi semangat dalam

menyelesaikan penulisan untuk menyusun laporan akhir ini.

Ucapan terima kasih dan apresiasi juga penulis sampaikan kepada :

ilmu Sosial dan Ilmu Politik Universitas TanjungPura Pontianak.

2. Bapak Martinus,S. Sos.M,Si, Selaku Dosen Pembimbing dan Ketua

Universitas Tanjungpura Pontianak.

dan Ilmu Politik

adik dan seluruh mahasiswa/i universitas tanjungpura pontianak. Penulis sangat

dapat memberikan manfaat bagi perkembangan dunia kearsipan.

Pontianak, 22 September 2021

diselesaikannya Laporan Akhir ini Penulis Mempersembahkan Kepada :

kekuatan dan kesabaran untuk melewati setiap segala hal.

2. Laporan Akhir ini adalah persembahan untuk kedua orangtua terutama

kakak saya orang yang paling berharga dalam hidup saya.

4. saya ingin mengucapkan Terima Kasih Kepada Teman-Teman saya sudah

Pontianak, 22 September 2021

LEMBARAN JUDUL LAPORAN AKHIR .......................................... i

Gambar 1.1. Map Pengganti ................................................................... 17

LAMPIRAN 1 DOKUMENTASI .......................................................... 107

LAMPIRAN 2 SURAT KETERANGAN PKL ..................................... 109

LAMPIRAN 3 ACUAN PENILAIAN INSTRUKTUR ........................ 110

LAMPIRAN 4 SERTIFIKAT PKL ........................................................ 111

DAFTAR RIWAYAT HIDUP ............................................................... 112

PEDOMAN WAWANCARA ................................................................ 113

1.1. Latar Belakang Penulisan Laporan Akhir

Dalam pelaksanaan kegiatan kantor yang semakin maju dan

penyimpanan secara sistematis sehingga apabila dibutuhkan dapat

diketemukan dengan mudah dan cepat.

Kearsiapan memegang peranan bagi kelancaran jalannya organisasi,

Demikian pentingnya arsip, Oleh karena itu perlu dilakukan dengan

arsip tersimpan dengan baik.

yang diciptakan oleh pemerintahan. Secara sederhana arsip memiliki arti

organisasi baik organisasi publik maupun privat. Menurut kamus lengkap

bahasa Indonesia, arti arsip adalah dokumen yang disimpan sebagai

oleh instansi resmi.

(Abdillah & Prasetya).

menyangkut penempatan dan penemuan kembli. Penyimpanan arsip

dikatakan baik apabila pada waktu diperlukan mudah untuk ditemukan,

cepat dan tepat. Mengigat arti pentingnya, pemerintah menaruh perhatian

yang cukup besar terhadap kearsiapan. Hal itu terbukti dengan

dikeluarkannya Undang-undang Nomor 7 tahun 1971 pasal (1) yang

mendefinisikan arsip sebagai berikut:

a. Naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh lembaga-lembaga

negara dan rangka pelaksanaan kegiatan pemerintahan.

b. Naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh badan-badan swasta

tunggal maupun berkelompok, pelaksanaan kehidupan kebangsaan.

Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Daerah Provinsi Kalimantan Barat,

merupakan Dinas yang bergerak dibidang Pengelolaan, Layanan dan

dan penyimpanan arsip. Dalam proses penyimpanan arsip memilik beberapa

1 Kurangnya fasilitas penyimpanan pada arsip, Sehingga terjadinya

volume penumpukan arsip.