STANDART OPERASIONAL PROSEDUR ( SOP ) TIM PEMBELIAN :

1. SOP PENERIMAAN SUPPLIER BARU

a. Meperjelas terlebih dahulu status barang supplier terkait Supplier konsinyasi
dan non konsinyasi
b. Memperjelas mengenai barang retur ( potongan tagihan atau Tukar Guling )
dan metode pembayaran
c. Menegaskan TOP barang, kriteria Pajak PKP dan Non PKP
d. Negosiasi harga dan discount
e. Membuat kontrak kerjasama yang diberi materai 6000 berdasarkan form yang
telah ditetapkan admin

2. SOP LISTINGAN BARANG BARU

a. Barang harus terdaftar di BPOM dan Mencantumkan label halal pada
kemasan ( untuk barang Food )
b. Memperjelas masa penarikan barang terkait dengan barang rusak
penanganan, rusak penerimaan dan ataupun mendekati kadaluarsa
c. Memperjelas Minimal order barang
d. Supplier mengisi form listingan barang, yaitu :
 Kolom Nama barang, kuantitas, barcode, harga beli, nama supplier,
minimal order dan discount ( jika ada ) wajib di isi oleh supplier
 Kolom Min Max Pembelian di isi oleh kepala Pembelian, sedangkan
Min Max Store di isi oleh Supervisor Store
 Listingan diangap sah apabila telah di tandatangan oleh kepala
pembelian, supervisor store dan supplier.

3. SOP PENERBITAN PO ( PURCHASING PORDER ) PARETO DAN NON

PARETO
A. SOP Pembukaan Barang divisi FOOD, NON FOOD dan Non
Standart/Home Industry Non Konsinyasi :
1) PO dibuka berdasarkan jadwal kunjungan sales yang telah disepakati
sebelumnya oleh Supplier dan Pembelian
2) Jumlah orderan pada suatu item tidak boleh melebihi batas maskimum
PO
 3) Batas maksimum tersebut boleh di lakukan atas persetujuan Kepala
Pembelian
4) Harga di PO merupakan harga yang telah disepakati oleh Supplier dan
Pembelian
5) Pembelian wajib mengetahui barang-barang PKP dan Non PKP serta
barang-barang yang pajaknya Include atau Exclude
6) PO di anggap sah apabila ada tanda tangan penerbit PO, Kepala
Pembelian dan Supplier
7) Pada setiap faktur, supplier wajib mencantunkan nama lengkap PT.
BANGUN SEJAHTERA BERSAMA
8) Apabila saat pengiriman barang ada barang yang harganya tidak
sesuai dengan PO yang telah terbit, maka :
 Supplier wajib melampirkan list harga terbaru yang di lampirkan
pada faktur
 Jika tidak melampirkan list harga, barang tersebut boleh di tolak
gudang
 Jika harga di Faktur Supplier lebih rendah daripada harga PO di
hitung setelah PPN, maka gudang boleh menerima barang tersebut
 Tidak diperkenankan membuka PO setelah faktur datang, artinya
terbit PO terlebih dahulu, kemudian faktur, kecuali ada perjanjian
sebelumnya yang telah disetujui Spv Pembelian

B. SOP Pembukaan Barang divisi FRESH :

I. SOP Buah, Ikan dan Sayuran
1) Divisi Fresh melakukan Pemesanan, bersamaan dengan Nego ( harga
& Qty), untuk selanjutnya di bukakan PO
2) Race input barang berdasarkan PO, dengan catatan :
a) Barang yang di beli per koli ( dus, kantong, keranjang ), maka
perlakuanya adalah :
 Pada setiap faktur, supplier wajib mencantunkan nama lengkap PT.
BANGUN SEJAHTERA BERSAMA
 Pada setiap faktur supplier wajib mencantumkan harga Total
 Barang yang akan diterima di sortir terlebih dahulu
  Hasil akhir akan mempengaruhi Harga Beli/Modal. Karena Faktor
pembaginya adalah Total Nilai pada faktur dengan total Qty yang
diterima.
 Secara umum harga beli/modal akan selalu berubah-ubah
 Barang boleh terima atau tidak berdasarkan persetujuan team
Store berdasarkan Qty Sortir
b) Barang yang dibeli per-Pcs ( pcs, pack, kg, ikat, ekor ), maka
perlakuanya adalah :
 Pada setiap faktur, supplier wajib mencantunkan nama lengkap PT.
BANGUN SEJAHTERA BERSAMA
 Pada setiap faktur supplier wajib mencantumkan harga Total dan
harga beli peritem
 Barang yang akan diterima di sortir terlebih dahulu
 Nilai Total suatu item barang akan berubah berdasarkan Qty terima
di kalikan harga beli.
Artinya tidak diperbolehkan total harga di bagi dengan Qty terima,
karena akan mengakibatkan semakin tingginya harga beli/modal
c) Barang yang jemput pembelian/store dengan barang yang di antar
supplier
 Jika Barang di jemput Pembelian/Store, maka perlakuan barang
adalah :
 Barang ditimbang dan sortir
 Jika ada barang yang tidak layak Jual ( mati, layu, rusak ),
maka barang tersebut menjadi tanggungan si Penjemput.
Pada faktur akan di lakukan coret Qty terima dan Total
Harga, sedangkan harga beli peritem ( pcs, pack, kg, ikat,
ekor ) tidak boleh di rubah
 Jika Barang di antar supplier, maka perlakuanya barang adalah :
 Barang ditimbang dan sortir
 Jika ada barang yang tidak layak Jual ( mati, layu, rusak ),
maka barang tersebut menjadi tanggungan Supplier, Pada
faktur akan di lakukan coret Qty terima dan Total Harga,
sedangkan harga beli peritem ( pcs, pack, kg, ikat, ekor )
tidak boleh di rubah
 II. SOP Produk Pabrikan ( Manisan, Jelly, Ice Cream, Nuget, Yogurt dan
Fresh Milk )
1. Untuk Produk Fresh pabrikan, maka perlakuan barang ( PO, Harga, disc
dan Penerimaan ) sama dengan barang di divisi FOOD dan NON FOOD
C. SOP Pembukaan PO divisi Non Standart/Home Industry Tipe
Konsinyasi :

I. SOP Barang Konsinyasi Murni

1) Kjhdsklhfas
2)
II. SOP Barang Konsinyasi Gantung BON
III.

4. SOP PENONAKTIFAN BARANG

a. Memastikan barang tersebut sudah tidak produksi dengan berdasarkan info
dari supplier
b. Memastikan stok barang sama dengan NOL
c. Jika stok barang masih ada, pada master data akan dilakukan pengajuan
penonaktifan barang tersebut dari analisis back order
d. Jika stok barang masih ada, akan di lakukan nego untuk retur
e. Jika tidak bisa di retur maka barang tersebut akan di jual discount hingga
barang dinyatakan NOL
f. Jika barang tersebut mencapai masa kadaluarsa, maka store wajib
melakukan pengajuan pemusnahan barang

5. SOP PENERBITAN SO ( SALES ORDER ), PENGAMBILAN DO ( DELIVERY

ORDER GUDANG ) DAN PENARIKAN INVOICE/FAKTUR PENJUALAN
a. Penerbitan SO
 Dasar penerbitan SO adalah permintaan kerinci yang telah di terima
via Email
 Harga dan discount pada SO berdasarkan Harga beli ke supplier
 SO di katakan sah apabila ada tanda tangan Penerbit SO dan Kepala
Pembelian
  Berkas SO tersebut dikirim ke gudang untuk dipersiapkan fisik
barangnya
b. Pengambilan Berkas DO
 Barang dipacking berdasarkan SO dari pembelian
 Jika sudah selesai dalam packing, maka gudang wajib menerbitkan
DO untuk di serahkan ke pembelian
c. Penarikan Invoice/Faktur Penjualan
 Dasar penarikan Invoice/Faktur Penjualan wajib berdasarkan data
yang tertera pada DO, baik item maupun kuantitinya
 Harga dan Discount yang tertera pada Invoice/Faktur Penjualan wajib
sama dengan Harga beli ke supplier
 Berkas invoice wajib di kopi kedalam 4 rangkap, 3 rangkap di kirim ke
kerinci beserta yang asli, 1 rangkap kopian di arsip pembelian bagian
penarikan invoice/Faktur Penjualan
6. SOP INFO TAGIHAN, NILAI RETUR DAN PENDINGAN TAGIHAN
7. SOP INFO NILAI RETUR DAN ITEM RETUR
8. SOP KONTROL STOK PARETO NON PARETO
9. PENANGANA STOK KOSONG SUPPLIER
10. SURVEI HARGA