Prinsip Korespondensi Kedinasan

Korespondensi yang merupakan arsip resmi harus diregistrasi ke dalam sistem pengelolaan
arsip yang sah. Metadata untuk arsip itu harus dikaptur, seperti, tanggal arsip, judul atau hal
surat, tanggal dokumen diterima atau dikirim, penulis atau pengirim surat, alamat tujuan,
format,ketentuan keamanan, lokasi penyimpanan, dan tindakan yang diperlukan.

Ketentuan Umum Korespondensi Kedinasan

Penyusunan surat, nota dinas, dan bahan-bahan arsip lainnya untuk mencapai tujuan
penciptaan dokumen yang mudah dibaca dan mudah dipahami antara lain:
a. menggunakan kata yang sederhana dan jelas;
b. ringkas dan hanya memberitahukan informasi yang perlu diketahui;
c. menjelaskan tujuan dokumen lebih awal dan jelas;
d. menulis kalimat dan paragraf pendek dalam banyak hal;
e. menjaga agar dokumen tetap pendek, umumnya nota dinas ditulis dua sampai empat
halaman dan surat ditulis satu sampai dua halaman, dan seterusnya.

Ketentuan Lain Korespondensi Kedinasan

a. Tanggap terhadap materi korespondensi. Baca surat masuk dengan baik. Pastikan
jawabannya membahas poin utama dalam surat masuk. Penerima harus merasa bahwa
penulis surat memahami, menanggapinya dengan serius, dan menanggapi keprihatinan
mereka.
b. Pastikan surat dinas tetap singkat (dalam satu atau dua halaman), dan menggunakan
bahasa sederhana. Jika informasi tambahan diperlukan, lampirkan tambahan informasi
tersebut.
c. Menuliskan ucapan terima kasih untuk surat masuk yang ditulis tentang masalah tertentu
di awal surat.
d. Jelaskan saat Anda merespons surat yang ditujukan untuk pejabat yang lain. Misalnya,
jika pejabat atasan Anda meminta Anda menanggapi surat yang ditujukan kepadanya,
tulislah bahwa pejabat atasan Anda diminta untuk menanggapi surat yang masuk.
e. Menggunakan format alamat dan salam yang baik dan benar, dan seterusnya.

Pengelolaan arsip yakni suatu tindakan mendokumentasikan aktivitas dengan menciptakan,

mengumpulkan atau menerima arsip, menjamin ketersediaan, dapat dipahami dan digunakan
selama diperlukan, “International Records Management Trust “(IRMT).

Manfaat pengelolaan arsip

1. Pengelolaan risiko bisnis.
2. Kontinuitas dalam kejadian bencana.
3. Pelindungan hak dan kewajiban organisasi dan perseorangan.
4. Pelindungan dan dukungan dalam litigasi.

1
5. Sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan.
6. Peningkatan kemampuan untuk menunjukkan tanggung jawab korporat, termasuk
mencapai keberlanjutan tujuan.
7. Pengurangan biaya melalui efisiensi bisnis yang lebih besar.
8. Pelindungan kekayaan intelektual.
9. Aktivitas penelitian dan pengembangan berbasis-bukti.
10. pembentukan identitas bisnis, personal, dan budaya.
11. Pelindungan memori korporat, pribadi, dan kolektif.

Pengkapturan Surat Elektronik

Berdasarkan ISO 15489-1:2016, Records Management adalah
1. Pemberian pengidentifikasi unik (baik yang dihasilkan dan dibaca oleh mesin, atau
dibaca oleh manusia).
2. Pengkapturan atau pembuatan metadata tentang arsip pada jalur pengkapturan.
3. Penciptaan hubungan antara arsip dan arsip, agen, atau bisnis lainnya.

Identifikasi Arsip E-Mail

Surat elektronik atau e-mail adalah bagian penting dari arsip korporat untuk semua
organisasi. Arsip, yang perlu dikelola sesuai peraturan perundang-undangan yang berlaku.
Arsip, yang perlu dikelola sesuai peraturan. Banyak transaksi dan keputusan bisnis umumnya
direkam dalam pesan e-mail, dan penting bahwa e-mail dikelola secara memadai dan dikaptur
sebagai arsip pada tahap yang tepat.

Pembuatan dan Pemberian Alamat E-Mail

Praktik yang baik dalam mengelola e-mail dimulai dengan pembuatan dan pemberian alamat
e-mail.

Tanggung Jawab Pengelolaan Arsip E-Mail

Pengguna perlu mengetahui bagaimana membedakannya dan mengenali siapa tanggung
jawabnya untuk menangkap e-mail yang relevan dalam sistem pencatatan organisasi.

Pengelolaan E-Mail
Tidak semua e-mail berisi informasi bisnis dan oleh karena itu, tidak perlu disimpan.
Beberapa informasi bisnis hanya bernilai guna sedikit atau hanya berguna untuk waktu yang
singkat.

Silakan Anda pelajari sajian power point berikut untuk menguatkan pemahaman Anda
tentang Konsep Dasar Pengelolaan Surat dan Formulir dalam Modul2 yang terdiri atas:
Kegiatan Belajar1, Prinsip Korespondensi Kedinasan.
Kegiatan Belajar 2, Ketentuan Pengelolaan Arsip.
Kegiatan Belajar 3, Pengkapturan Surat Elektronik.

Silakan Anda mengunduh materi 2, yang telah disediakan.