BAB IV

PENULISAN SURAT, LAPORAN DAN MEMO

AKUNTASI

Dosen Pengampu
Dr. Husnita S.E.,M.Si.,CPR

10/18/2021 Komunikasi Bisnis- Dr. Husnita S.E.,M.Si.,CPR

 Gaya Penulisan dalam Komunikasi Bisnis

1. Birokratis. Gaya penulisan yang berdasarkan hirarki / struktur organisasi/Lembaga.

2. Formal. Gaya penulisan yang berdasarkan format resmi internal atau eksternal, mulai
dari penempatan Tanggal, No Surat, Perihal dll,

3. Informal. Gaya penulisan dengan narasi yang lebih ringan,dan kalimat yang tidak
terlalu terstruktur namun tidak mengurangi makna pesan.

Strategi yang dapat diaplikasikan dalam penulisan bisnis

1. Pembukaan Langsung dan Tidak Langsung.

Pola pembukaan langsung menyatakan tujuan utama secara langsung, sehingga sedikit
kemungkinan terjadinya salah tafsir. Pola pembukaan tidak langsung menyatakan ide
utama setelah paragraph pembuka.

10/18/2021 Komunikasi Bisnis- Dr. Husnita S.E.,M.Si.,CPR

2. Menambah Penekanan.
Caranya adalah dengan menampilan gambar/tabel/grafik beserta keterangannya.
Atau dengan kutipan kalimat kalimat yang diberi tanda baca/ bold/ italic/font
color dll.

3. Kalimat Aktif Vs Kalimat Pasif

Dalam Komunikasi bisnis disarankan untuk menggunakan kalimat aktif, namun
adakalanya boleh menggunakan kalimat pasif. Penempatan kalimat pasif jika
penulis ingin menyamarkan subjeknya,
Contoh kata pasif dalam Komunikasi bisnis :
“ Sepuluh barang yang datang terlambat dicatat bulan ini”
Seorang penulis bisnis yang terampil harus bisa menempatkan kalimat aktif
atau pasif yang tepat.

10/18/2021 Komunikasi Bisnis- Dr. Husnita S.E.,M.Si.,CPR

Surat Bisnis

Penulisan surat bisnis adalah bagian yang paling esensial dalam aktivitas
bisnis. Surat Bisnis biasanya dijadikan bukti

Fungsi Surat Bisnis

1. Bukti tertulis sebagai transaksi atau perjanjian dengan konsumen/
pemasok/klain dll.
2. Menimbulkan kesan yang lebih lama dalam benak penerima karena
dapat dibaca berulang-ulang
3. Dapat memperluas area operasi karena surat bisnis dapat dijadikan
referensi kerja
4. Dapat dijadikan sebagai dokumen hukum
5. Dapat dijadikan untuk membangun niat baik (goodwill)

10/18/2021 Komunikasi Bisnis- Dr. Husnita S.E.,M.Si.,CPR

Kriteria penulisan surat bisnis agar lebih efektif
1. Jelas, spesifik, ringkas, dan menunjukan rasa hormat
2. Setiap kata harus berkontribusi untuk mencapai tujuan penulisan surat
3. Setiap paragraph harus focus pada satu ide
4. Bagian – bagian surat harus membentuk pesan lengkap
5. Surat harus bebas dari kesalahan

Bentuk surat bisnis yang umum dilakukan

1. Official letters, surat yang ditulis untuk badan pemerintah / semi pemerintah
2. Demi Official letter : Surat yang ditulis nama langsung yang bersangkutan, bersifat
confidential
3. Internal letter / memo : Digunakan dalam lingkup pemerintah dan perusahaan untuk
kepentingan internal
4. Form letter : Digunakan untuk korespondensi bersifat rutin seperti disposisi.

10/18/2021 Komunikasi Bisnis- Dr. Husnita S.E.,M.Si.,CPR

Contoh Surat Bisnis

10/18/2021 Komunikasi Bisnis- Dr. Husnita S.E.,M.Si.,CPR

Laporan Bisnis

Laporan bisnis menyajikan informasi yang sistematis yang berkaitan dengan suatu
peristiwa / aktivitas bisnis. Bentuk laporan dapat berupa pernyataan tertulis tentang
hasil. Peristiwa, kualitas, kondisi, kemajuan, dll.

Jenis Jenis Laporan Bisnis

1. Laporan Informal
Laporan yang disajikan dari satu orang ke orang lain, biasanya tidak memiliki format
yang baku. Biasanya berisi tentang rekomendasi

2. Laporan Formal
Bertolak belakang dengan laporan informal, Berisi tentang informasi yang
digunakan manajemen untuk mengambil keputusan atau tindakan.

10/18/2021 Komunikasi Bisnis- Dr. Husnita S.E.,M.Si.,CPR

 Scott McLean & Murray Moman, 10 Unsur Laporan Bisnis
No Halaman
1 Cover
2 Title Fly
3 Halaman Judul
4 Tabel Konten
5 Abstraksi
6 Pembukaan
7 Body
8 Kesimpulan
9 Referensi
10 Lampiran
10/18/2021
Unsur
Judul dan Gambar
Hanya Judul
Label, Laporan, Judul Fitur, Pengarang, Afiliasi, Tanggal
Daftar bagian utama dari laporan dan nomor halaman masing-
masing
Abstraksi informasi : topik, pokok, metode, data dan hasil
Abstrak deskriptif : topik, pokok, metode, data dan hasil tanpa
pernyataan kesimpulan atau rekomendasi
Pembukaan topik laporan
Elemen kunci dari body, latar belakang, metodologi, hasil, analisis,
dan rekomendasi
Presentasi temuan secara ringkas
Bibliografi atau kutipan
Bahan-bahan pendukung terkait
Komunikasi Bisnis- Dr. Husnita S.E.,M.Si.,CPR
 Dalam buku Business Communication, Guffey : 2008 disebutkan adanya
perubahan yang besar dalam komunikasi bisnis, khususnya komunikasi internal.
Lebih dari 90% perusahaan di AS dan 70% di negara maju lainnya sudah
menggunakan surel (surat elektronik) atau e-mail.

MEMO
Dipergunakan untuk kepentingan internal seperti informasi, eksekusi atau eskalasi.
Manfaat penulisan Memo dan Surel a/l :
1. Dokumen atau narasi cenderung lebih efektif sehingga mencapai tujuan/sasaran
2. Respon / Komunikasi timbal balik dapat lebih cepat

E-mail dan Memo Surat

Lebih cenderung bersifat Internal Lebih cenderung bersifat eksternal
Narasi yang singkat, padat dan Narasi dengan prolog sesuai
efektif standar surat resmi
Cenderung Informal Cenderung Formal

10/18/2021 Komunikasi Bisnis- Dr. Husnita S.E.,M.Si.,CPR

 Cara Membuat Email Marketing Yang Efektif

E-mail Marketing adalah cara penjualan dengan menggunakan email address calon
pembeli.
Untuk memastikan strategi e-mail marketing berjalan dengan baik adalah
mengetahui banyaknya orang yang membuka email (email open rate) dan berapa
orang yang mengklik link di email tersebut (click through rate).

Strategi meningkatkan email open rates 

1. Pastikan bahwa email list seluruhnya aktif
2. Email list sudah memiliki segmentasi (melalui CRM)
3. Hindari spam filters
4. Perhatikan waktu pengiriman email
5. Buat subject line yang menarik perhatian
6. Tulis isi email seakan-akan hanya mengirimkannya pada satu orang
7. Perhatikan kualitas konten email
8. Jangan lupa dengan mobile user

10/18/2021 Komunikasi Bisnis- Dr. Husnita S.E.,M.Si.,CPR

Menentukan Platform Email Blast :
1. Layanan platform yang dipilih sesuai dengan tujuan perusahaan (berbayar/tidak,
maks blast, etc)
2. Template yang disediakan (default / create new)
3. Customer Support (helpdesk, timing, scope of work, machine or human, etc)
4. Email otomatis
5. Analisis Email Markerting (Co: SNA : Gephi, Netlytic, etc)

Contoh Platform Email Blast

a. MailChimp ( < 2ribu Account : Free , >12ribu Charges)
b. Vertical Response (< 4ribu account: Free, maksimal penerima 300)
c. Benchmark (<14ribu account free, mak penerima 2ribu)
d. Zoho Compaigns (Mak 12ribu account free untuk 2ribu penerima)

10/18/2021 Komunikasi Bisnis- Dr. Husnita S.E.,M.Si.,CPR

E-mail regulations. 
Email regulations berkaitan dengan hak dari pelanggan. Pelanggan harus tahu
digunakan untuk apa informasi yang sudah diberikan.

Ada beberapa aturan yang perlu dicatat dalam dunia email marketing
1. CAN-SPAM Compliance (2003)
Controlling the-Assault of Non-Solicited Pornography and Marketing. 
- Nama dan alamat perusahaan
- Pencantuman link khusus dalam email
- Penggunaan akun email yang benar di kolom pengirim dan balas pesan,
- Penulisan subjek yang berisikan isi email.

2. GDPR Compliance
General Data Protection Regulation. Email regulation ini diprediksi akan membina
hubungan antara perusahaan dan pelanggan menjadi lebih tahan lama.
- Bahasa yang digunakan dalam email tidak boleh bertele-tele.
- Data yang dibagikan dalam email juga harus sesuai bisnis yang sedang digeluti
perusahaan. 
- Data yang digunakan juga harus disimpan dengan benar.
- Perusahaan juga harus menyertakan track record mereka.

10/18/2021 Komunikasi Bisnis- Dr. Husnita S.E.,M.Si.,CPR

Email SPAM
Email spam adalah pesan yang masuk ke kotak email secara tidak diundang. Tidak
tahu siapa pengirimnya, tidak pernah berlangganan newsletter dari alamat email
tersebut.

Motif utama dari email SPAM adalah untuk melakukan promosi. Statistik
menunjukkan bahwa 36% dari seluruh email SPAM yang dikirim berisi iklan.

Faktor menerima e-mail SPAM

1. Alamat email didapat secara acak
spammer bisa menemukan alamat email dengan mencari simbol “@” di alat khusus
pencari email.

2. Terjadi kebocoran data 

Co : Kebocoran data tokopedia. insiden semacam ini berpotensi mengekspos alamat
email pelanggan

3. Alamat ditemukan secara manual

spammer bisa menebak alamat email secara manual. Contohnya, untuk orang
bernama Budi, spammer mencoba “budi@gmail.com” atau “budi@yahoo.com”

10/18/2021 Komunikasi Bisnis- Dr. Husnita S.E.,M.Si.,CPR

4. Alamat email dijual oleh pihak tak bertanggung jawab 
Co : Registrasi yang meminta email address.

5. Spammer berasal dari daftar kontak relasi 

Mungkin ada spammer yang berhasil mendapatkan alamat email relasi, lalu
menemukan alamat email di daftar kontak

Tips email tidak masuk SPAM

1. Email harus masuk whitelist, bukan blacklist

2. Pastikan penerima email mamasukan email perusahaan kedalam daftar
kontak
3. Hindari kata kata yang mengandung unsur SPAM (Co : “Klik di bawah ini,”
mudah terdeteksi oleh Internet Service Provider (ISP).
4. Gunakan email service provider yang terpercaya

10/18/2021 Komunikasi Bisnis- Dr. Husnita S.E.,M.Si.,CPR