TUGAS MATAKULIAH

UNIVERSITAS TERBUKA
SEMESTER 2021.2

Nama : Syamsul Amir

Nim : 041506476
Fakultas : Ekonomi
Program Studi : Manajemen S1
Kode/Nama MK : EKMA 4476/Audit SDM
Tugas : 2

PT OGAH RUGI
PT Ogah Rugi merupakan perusahaan yang bergerak di bidang produksi yang berpusat pada
produk perhiasan berbahan dasar mutiara dan emas. Perusahaan ini didirikan dengan tujuan
untuk membudidayakan mutiara dan emas. Perusahaan menginvestasikan anggarannya untuk
menerapkan teknologi maju dalam memproduksi perhiasan sebesar Rp 2 Triliun (investasi
peranti keras) dan Rp 650 Milyar (Investasi penati lunak yang termasuk sistem informasi)

Hasil laporan audit manajemen ini dilakukan untuk menurunkan tingkat kegagalan produksi
yang disebabkan oleh kurang terampilnya karyawan dalam mengoperasikan mesin baru, dan
meningkatkan keterampilan karyawan dalam mengoperasikan mesin baru melalui program
pelatihan karyawan PT Ogah Rugi. Hasil audit ini hanya mencakup bidang SDM saja yang
tujuannya untuk menilai keekonomisan, efisiensi dan efektivitas atas keterampilan karyawan
dalam mengoperasikan mesin baru. Tujuan dilakukannya program pelatihan karyawan yaitu
untuk meningkatkan keterampilan dalam melaksanakan tugas dan tanggung jawabnya.

Selain itu, dalam program pelatihan kayawan tersebut memiliki kelemahan dalam melakukan
pelaksanaannya yaitu: rencana pelatihan karyawan tidak dilakukan secara periodik; biaya
program pelatihan karyawan kurang memadai dapat dilihat hanya dianggarkan  sebesar 0.25%
selama satu tahun dari laba bersih setelah pajak tahun sebelumnya; Tidak adanya catatan atau
dokumen yang dapat dipertanggungjawabkan atas penilaian hasil pelatihan yang telah
dilakukan. Hal ini dilakukan untuk melakukan evaluasi atas peningkatan kualitas produk yang
dihasilkan oleh karyawan; dan waktu pelatihan yang diberikan sangat singkat.

Selain itu, kondisi perusahaan mengalami penurunan produk gagal yang kurang signifikan.
Pada tahun 2019 menunjukkan sebesar 19% dan pada tahun 2020 menunjukkan sebesar 22%.
Ini artinya hanya mengalami penurunan kegagalan produk sebesar 3% selama satu tahun.

Berdasarkan informasi yang diberikan oleh perusahaan, total biaya kegagalan produk sebesar
Rp 925 Juta. buruknya kualitas produk yang dihasilkan menyebabkan banyak pelanggan yang
melakukan pengembalian produk sebesar 8% dari total penjualan.

Selain itu, hasil laporan audit juga menyebutkan penyebab dari lemahnya program pelatihan ini
diantaranya karena perusahaan :

- anggaran pengelolaan pelatihan karyawan, hanya menganggarkan sebesar 0,25% ;

- ketidaktuntasan program pengelolaan pelatihan karyawan hingga tahap akhir yang mengarah
pada ketidaksempurnaan keterampilan dan kemahiran karyawan dalam mengoperasikan mesin
baru, akibatnya karyawan tidak mahir dan terampil untuk mengoperasikan mesin di lapangan
sesuai standar manual pelatihan yang di berikan;

- Dalam pelatihan terdapat waktu jeda yang cukup lama untuk mengidentifikasikan topik
 pelatihan yang dibutuhkan karena tidak disusun secara periodik; buruknya pencantuman
pendokumentasian di dalam hasil penelitian karyawan, sehingga tidak adanya informasi
sebagai umpan balik dalam peningkatan kualitas produk yang dihasilkan atas pelatihan
keterampilan karyawan;

- Banyak kegagalan produk dan pemborosan dalam proses produksi sehingga volume atau
output produksi menjadi lebih kecil yang mengarah pada kenaikan harga pokok produksi
tanpa peningkatan kualitas terhadap produk yang dihasilkan;

- Adanya benchmarking (patokan) atas persentase kegagalan produk selama proses produksi
pada industri yang sama yang lebih berhasil.

Hasil audit PT Ogah Rugi diatas, menemukan beberapa kelemahan yang harus menjadi
perhatian manajemen perusahaan di masa yang akan datang. Kelemahan ini diantaranya adalah
kelemahan yang terjadi atas ketidaktuntasannya program pelatihan karyawan atas
pengoperasian mesin baru karena kurang memadainya anggaran yang diberikan dan kelemahan
atas kurangnya evaluasi program pelatihan karyawan untuk meningkatkan kualitas produk yang
dihasilkan.

No Tugas Tutorial
Dari paparan hasil audit PT Ogah Rugi diatas, Saudara diminta untuk :

Memberikan beberapa rekomendasi dari hasil audit tersebut untuk langkah perbaikan yang
bisa diambil manajemen guna memperbaiki kelemahan tersebut

Jawaban
Dari paparan audit diatas masalah yang timbul akibat kurang terampilnya karyawan
membawa dampak yang signifikan terhadap hasil produksi dan keuntungan perusahaan.
Sehingga focus rekomendasi yang bisa saya berikan yaitu memperbaiki kualitas
ketrampilan karyawan dengan membenahi system pelatihan.
Pertama Pelatihan ketrampilan karyawan dari hasil audit diatas masih kurang matang atau
setengah-setengah. Biaya yang dikeluarkan juga masih kurang memadai sehingga
perusahaan diharapkan dapat meningkatkan anggaran untuk pelatihan karyawan. Para
manajer perusahaan PT Ogah Rugi harus kembali menilai potensial Cost dari Program
Pelatingan ketrampilan karyawan.
Kedua setelah masalah anggaran diperbaiki maka manajer SDM harus kembali focus
terhadap tujuan pelatihan serta menilai manfaat pelatihan tsb. Apa tujuan dari diadakannya
pelatihan tsb harus jelas agar saat pelaksanaan pelatihan tidak melenceng dari perencanaan
awal. Seperti diketahui dari paparan diatas tujuan dari pelatihan yaitu meningkatkan
ketrampilan karyawan dalam mengoperasikan mesin produksi sehingga dapat
menghasilkan produk yang berkualitas dan menurunkan angka produk gagal.
Ketiga Saat tujuan telah ditetapkan manajer harus membuat rancangan pelatihan yang
mencakup kurikulum, lama waktu pelatihan, output pelatihan, serta dokumentasi dan
laporan pelatihan untuk bahan evaluasi.
Keempat melakukan uji ketrampilan kepada karyawan setelah pelatihan agar diketahui
keberhasilan pelatihan tsb. Uji ketrampilan ini penting untuk mengukur sejauh mana
proses pelatihan mempengaruhi peningkatan ketrampilan karyawan. Selanjutnya
kaaryawan yang sudah dinilai terampil dalam mengoperasikan produk maka akan
ditempatkan untuk mengoperasikan mesin produksi, sedangkan yang masih belum matang
ketrampilannya akan diberikan evaluasi dan bimbingan lanjutan.
Kelima, selain pengembangan ketrampilan karyawan dengan pelatihan. Manajer SDM
juga bisa mengevaluasi kembali system reward karyawan ketika mereka dapat mencapai
target produksi yang baik. Hal ini akan meningkatkan motivasi kerja karyawan sehingga
mempengaruhi kinerja karyawan.
keenam, setelah memperbaiki system pelatihan selnajutnya yaitu membuat dan
menerapkan SOP dalam produksi untuk meminimalisir adanya produk gagal. Selanjutnya
manajer juga dapat menetapkan target produksi dan ambang batas produk gagal. Hal ini
diharapkan dapat mengurangi volume produk gagal agar biaya produksi tidak
membengkak dan menaikkan harga jual. Sebab bila harga jual naik tanpa diimbangi
dengan kenaikan kualitas maka akan membahayakan bisnis perusahaan tsb di kemudian
hari.

Sumber: Buku BMP EKMA4476 Audit SDM