KELENGKAPAN DOKUMEN AUDIT KEARSIPAN INTERNAL

YG DIBUTUHKAN SEBAGAI BUKTI

UNTUK UNIT PENGOLAH (BIDANG/BAGIAN)

DINAS :.....

No JENIS DOKUMEN / ARSIP KETERANGAN

I PENCIPTAAN ARSIP
A PEMBUATAN
1 Contoh Surat Keluar yg dikirimkan potocopy
(pakai kop, ada nomor, ada paraf, ada ttd kadis, ada
tembusan, ada lampiran dan ada stempel)

2 Contoh Surat Tugas potocopy

(pakai kop, ada nomor, ada paraf, ada ttd kadis, ada
dan ada stempel)

3 Contoh Nota dinas potocopy

(ada nomor, ada paraf, ada tanda tangan)

4 Buku Agenda Surat keluar Poto buku Agenda Surat

Keluar dan Poto Isi agenda
Surat Keluar

5 Buku Expedisi Pengiriman Surat Keluar Poto buku expedisi

pengiriman Surat Keluar
dan Poto Isi buku ekspedisi

B PENERIMAAN ARSIP
1 Contoh Surat Masuk dari Luar Instansi potocopy Surat masuk dan
surat balasan
(ada lembar disposisi dan ada surat balasannya)

2 Buku Agenda Surat Masuk Poto buku Agenda Surat

Masuk dan Poto Isi agenda
Surat Masuk

II PENGGUNAAN ARSIP
1 Daftar arsip aktif copy daftar arsip aktif

2 Sarana Peminjaman arsip copy buku peminjaman

atau blanko peminjaman
arsip

III PEMELIHARAAN ARSIP

1 Berkas arsip aktif yang disimpan poto berkas

2 Daftar Arsip Aktif copy daftar arsip aktif

3 Apakah berkas aktif dipisahkan sesuai klasifikasi atau jenis poto berkas sesuai jenis
arsip
 4 Penyimpanan arsip poto arsip yg disimpan di
lemari atau di filling kabinet

5 Alih Media Arsip (arsip dilakukan scanner dan disimpan poto screenshot
dalam komputer atau perangkat lainnya)

6 Apakah ada penyimpanan arsip vital (misalnya Mou, potocopy daftar arsip vital
Sertifikat, Surat Kendaraan, kumpulan nomor ijazah dll)

7 Apakah menyimpan arsip terjaga

(misalnya Arsip kependudukan, peta wilayah, Kontrak Karya)

IV PENYUSUTAN ARSIP
1 Pemindahan arsip ke Sekretariat (UK 2) Copy surat penyerahan
atau pemindahan

2 Bukti Berita Acara Pemindahan / Penyerahan

V SUMBERDAYA MANUSIA KEARSIPAN

1 Apakah ada Arsiparis copy SK Arsiparis

2 Apakah Ada Pengelola Arsip yg ditunjuk copy surat Tugas atau SK

VI SARANA DAN PRASARANA

1 Apakah ada folder pada penyimpanan arsip aktif Poto bukti

2 Apakah ada Sekat / Guide pada penyimpanan arsip aktif Poto bukti

3 Apakah ada Label pada penyimpanan arsip aktif Poto bukti

4 Out Indikator atau Tunjuk silang penyimpanan arsip Poto bukti

5 Apakah ada Filling Kabinet atau Lemari Arsip Poto bukti