A.

Pengertian Pencatatan Dan Pelaporan

1. Pengertian Pencatatan
Pencatatan adalah kegiatan atau proses pendokumentasian suatu aktivitas dalam
bentuk tulisan. Pencatatan dilakukan diatas kertas,disket, pita nama dan pita film.
Bentuk catatan dapat berupa tulisan, grafik, gambar dan suara.
Sistem Pencatatan secara umum terbagi dalam 2 (dua) bagian, yaitu Sistem
PencatatanTradisional dan Sistem Pencatatan Non-Tradisional.
a. Sistem Pencatatan Tradisional adalah sistem pencatatan yang memiliki catatan
masing-masing dari setiap profesi atau petugas kesehatan, dimana dalam sistem
ini masing-masing disiplin ilmu (Dokter, Bidan, Perawat, Epidemiolog, Ahli
Gizi dsb) mempunyai catatan sendiri-sendiri secara terpisah. Keuntungan sistem
ini adalah pencatatan dapat dilakukan secara lebih sederhana. Kelemahan
system ini adalah data tentang kesehatan yang terkumpul kurang menyeluruh,
koordinasi antar petugas kesehatan tidak ada dan upaya pelayanan kesehatan
secara menyeluruh dan tuntas sulit dilakukan.
b. Sistem Pencatatan Non-Tradisional adalah pencatatan yang berorientasi pada
masalah (Problem Oriented Record /POR). Keuntungan sistem ini adalah
kerjasama antar tim kesehatan lebih baik dan menunjang mutu pelayanan
kesehatan secara menyeluruh. Setiap petugas kesehatan dituntut untuk membuat
pencatatan tentang data kesehatan sebaik mungkin.
2. Pengertian Pelaporan
Sedangkan setiap kegiatan yang dilakukan diakhiri dengan pembuatan laporan.
Laporan adalah catatan yang memberikan informasi tentang kegiatan tertentu dan
hasilnya yang disampaikan ke pihak yang berwenang atau berkaitan dengan kegiatan
tersebut.
Pelaporan merupakan cara komunikasi petugas kesehatan yang dapat dilakukan baik
secara tertulis maupun lisan tentang hasil dari suatu kegiatan atau intervensi yang
telah dilaksanakan.
3. Pengertian Pencatatan dan Pelaporan
Pencatatan dan pelaporan adalah indikator keberhasilan suatu kegiatan. Tanpa ada
pencatatan dan pelaporan, kegiatan atau program apapun yang dilaksanakan tidak
akan terlihat wujudnya. Output dari pencatatan dan pelaporan ini adalah sebuah data
dan informasi yang berharga dan bernilai bila menggunakan metode yang tepat dan
benar. Jadi, data dan informasi merupakan sebuah unsur terpenting dalam sebuah
organisasi, karena data dan informasilah yang berbicara tentang keberhasilan atau
perkembangan organisasi tersebut.
Berdasarkan pengertian-pengertian tersebut, maka dapat pula disimpulkan bahwa
pencatatan dan pelaporan merupakan :
a. Suatu kegiatan mencatat dengan berbagai alat/media tentang data kesehatan
yang diperlukan sehingga terwujud tulisan yang bias dibaca dan dipahami
isinya.
 b. Salah satu kegiatan administrasi kesehatan yang harus dikerjakan dan
dipertanggungjawabkan oleh petugas kesehatan.
c. Kumpulan Informasi kegiatan upaya pelayanan kesehatan yang berfungsi
sebagai alat/sarana komunikasi yang penting antar petugas kesehatan.
Pencatatan dan Pelaporan menurut Potter dan Perry adalah :
a. Komunikasi
Sebagai alat komunikasi yang efektif antar petugas kesehatan sehingga
kesinambungan informasi dan upaya pelayanan kesehatan dapat tercapai.
b. Pendidikan
Sebagai informasi tentang gambaran penyakit atau masalah kesehatan dan
pemecahannya
c. Pengalokasian Dana
Dapat digunakan untuk merencanakan tindakan dankegiatan yang tepat dengan
dana yang tersedia.
d. Evaluasi
Sebagai dasar ntuk melakukan evaluasi terhadap hasil intervensi yang diberikan.
e. Dokumen yang Sah
Sebagai bukti nyata dan legal yang dapat digunakan bila didapatkan adanya
penyimpangan serta bila diperlukan untuk keperluan pengadilan.
f. Jaminan Mutu
Dapat memberikan jaminan kepada masyarakat terhadap mutu layanan
kesehatan yang diberikan.
g. Penelitian
Merupakan sumber data yang sangat bemanfaat untuk kepentingan penelitian
atau riset.
h. Analisis
Merupakan dasar analisis masalah kesehatan pada individu, keluarga maupun
masyarakat.
i. Feed Back
Dapat digunakan sebagai umpan balik dalam rangka meningkatkan pelayanan
kesehatan kepada masyarakat.

B. Tujuan Pencatatan Dan Pelaporan

1. Tujuan Pencatatan dan Pelaporan
a. Tujuan Umum
Sistem Pencatatan dan Pelaporan Terpadu Puskesmas (SP2TP) bertujuan agar
semua hasil kegiatan puskesmas (di dalam dan di luar gedung) dapat dicatat
serta dilaporkan ke jenjang selanjutnya sesuai dengan kebutuhan secara benar,
berkala, dan teratur, guna menunjang pengelolaan upaya kesehatan
masyarakat. Pengelolaan SP2TP di kabupaten berau masih terkendala dengan
rendahnya kelengkapan dan ketepatan waktu penyampaian laporan SP2TP ke
Dinas Kesehatan.
 b. Tujuan Khusus
1) Tercatatnya semua data hasil kegiatan puskesmas sesuai kebutuhan secara
benar, berkelanjutan, dan teratur.
2) Terlaporkannya data ke jenjang administrasi berikutnya sesuai kebutuhan
dengan menggunakan format yang telah ditetapkan secara benar,
berkelanjutan, dan teratur.

C. Ruang Lingkup Pencatatan dan Pelaporan

Ruang lingkup pencatatan dan pelaporan, meliputi jenis data yang dikumpulkan, dicatat,
dan dilaporkan puskesmas. Jenis data tersebut mencakup :
1. Umum dan demografi
Data umum meliputi peta wilayah dan wilayahnya, jumlah desa, dusun/RW, jumlah
posyandu dan sasaran program
Contoh :
Data Wilayah
Puskesmas ........ kecamatan ............... tahun ...........
Penduduk Sekolah Jumlah Murid SD Dukun Kader Fasilitas Kes.
Desa TOMA
L P Total UKS Non UKS Kelas I – IV Kelas V - VI Terlatih ≠ Terlatih Terlatih Aktif BPS BKIA
A

Data Umum dan Sasaran Program

Puskesmas ........ kecamatan ............... tahun ...........
Jumlah Sasaran
Desa Jumlah Dusun / RW Jumlah Posyandu
PUS Bumil Bulin Buteki Bayi Balita
A

2. Sarana fisik
Data Sarana Lingkungan Fisik
Puskesmas ........ kecamatan ............... tahun ...........
Air Bersih
Sumur Sumur Sarana
Des Jamban
Sumur Penampungan Penampungan Pompa Pompa Sumur Saring Pembuangan
a Perpipaan Keluarga
Artesis Air Hujan Mata AirI Tangan Tangan Gali Pasir Sampah
Dangkal Dalam
A

3. Ketenagaan
 Data Tenaga Sasaran
Puskesmas ........ kecamatan ............... tahun ...........
Tenaga Puskesmas
Desa Peraat Bidan Tenaga Lain
Pustu Non Pustu Pustu Non Pustu Pustu Non Pustu
A

4. Kegiatan pokok yang dilakukan di dalam dan di luar gedung

D. Pelaksanaan dari Pencatatan dan Pelaporan

1. Pelaksanaan Pencatatan
Semua kegiatan pokok baik didalam maupun diluar gedung puskesmas, puskesmas
pembantu, dan bidan di desa harus dicatat. Untuk memudahkan dapat menggunakan
formulir standar yang telah ditetapkan dalam SP2TP. Jenis formulir standar yang
digunakan dalam pencatatan adalah sebagai berikut :
c. Rekam Kesehatan Keluarga (RKK)
Rekam Kesehatan Keluarga atau yang disebut family folder adalah himpunan
kartu-kartu individu suatu keluarga yang memperoleh pelayanan kesehatan di
puskesmas. Kegunaan dari RKK adalah untuk mengikuti keadaan kesehatan dan
gambaran penyakit di suatu keluarga.
Pengguna RKK diutamakan pada anggota keluarga yang mengidap salah satu
penyakit atau kondisi, misalnya penderita TBC paru, kusta, keluarga resiko
tinggi yaitu ibu hamil resiko tinggi, neonatus resiko tinggi (BBLR), balita
kurang energi kronis (KEK).
Dalam pelaksanaannya keluarga yang menggunakan RKK diberi alat bantu
kartu tanda pengenal keluarga (KTPK) untuk memudahkan pencarian berkas
pada saat melakukan kunjungan ulang.
d. Kartu Rawat Jalan
Kartu rawat jalan atau lebih dikenal dengan kartu rekam medik pasien
merupakan alat untuk mencatat identitas dan status pasien rawat jalan yang
berkunjung ke puskesmas.
e. Kartu Indeks Penyakit
Kartu indeks penyakit merupakan alat bantu untuk mencatat identitas pasien,
riwayat, dan perkembangan penyakit. Kartu indeks penyakit diperuntukan
khusus penderita penyakit TBC paru dan kusta.
f. Kartu Ibu
Kartu ibu merupakan alat bantu untuk mengetahui identitas, status kesehatan,
dan riwayat kehamilan sampai kelahiran.
g. Kartu Anak
Kartu anak adalah alat bantu untuk mencatat identitas, status kesehatan,
pelayanan preventif-promotif-kuratif-rehabilitatif yang diberikan kepada balita
dan anak prasekolah.
 h. KMS Balita, Anak Sekolah
Merupakan alat bantu untuk mencatat identitas, pelayanan, dan pertumbuhan
yang telah diperoleh balita dan anak sekolah.
i. KMS Ibu Hamil
Merupakan alat untuk mengetahui identitas dan mencatat perkembangan
kesehatan ibu hamil dan pelayanan kesehatan yang diterima ibu hamil.
j. KMS Usia Lanjut
KMS usia lanjut merupakan alat untuk mencatat kesehatan usia lanjut secara
pribadi baik fisik maupun psikososial, dan digunakan untuk memantau
kesehatan, deteksin dini penyakit, dan evaluasi kemajuan kesehatan usia lanjut.
k. Register
Register merupakn formulir untuk mencatat atau merekap data kegiatan didalam
dan di luar gedung puskesmas, yang telah dicatat di kartu dan catatan lainnya.
Ada beberapa jenis register sebagai berikut :
1) Nomor indeks pengunjung puskesmas
2) Rawat jalan
3) Register kunjungan
4) Register rawat inap
5) Register KIA dan KB
6) Register kohort ibu dan balita
7) Register deteksi dini tumbuh kembang dan gizi
8) Register penimbangan batita
9) Register imunisasi
10) Register gizi
11) Register kapsul beryodium
12) Register anak sekolah
13) Sensus harian: kunjungan, kegiatan KIA, imunisasi, dan penyakit.

2. Pengelolaan Pelaporan
Sesuai dengan Keputusan Direktur Jendral Pembinaan Kesehatan masyarakat
No.590/BM/DJ/Info/Info/96, pelaporan puskesmas menggunakan tahun kalender
yaitu dari bulan Januari sampai dengan Desember dalam tahun yang sama. Formuler
pelaporan dikembangkan sesuai dengan kebutuhan dan kemampuan/beban kerja di
puskesmas.
Formulir Laporan dari Puskesmas ke Dati II
a. Laporan Bulanan
1) Data Kesakitan (LB 1)
2) Data obat-obatan (LB 2)
3) Data kegiatan gizi, KIA/KB, dan imunisasi termasuk pengamatan penyakit
menular (LB 3)
b. Laporan Sentinel
Berikut adalah bentuk laporan sentinel.
i. Laporan bulan sentinel (LB 1S)
 Laporan yang memuat data penderita Penyakit Yang Dapat Dicegah
Dengan Imunisasi (PD31), penyakit Infeksi Saluran Pernafasan Akut
(ISPA). Dan diare, menurut umur dan status imunisasi. Puskesmas yang
memuat LB 1S adalah puskesmas yang ditunjuk yaitu satu puskesmas dari
setiap DATI II dengan periode laporan bulan serta dilaporkan ke dinas
kesehatan DATI II, Dinas kesehatan DATI I dan pusat (Ditjen PPM dan
PLP).
ii. Laporan bulanan sentinel (LB 2S)
Dalam laporan ini memuat data KIA, gizi, tetanus neonatorum, dan
penyakit akibat kerja. Laporan bulanan sentinel hanya diperuntukkan bagi
puskesmas rawat inap. Laporan ini dilaporkan ke Dinas Kesehatan DATI I.
c. Laporan Tahunan
Laporan tahunan meliputi :
1) Data dasar puskesmas (LT-1)
2) Data kepegawaian (LT-2)
3) Data peralatan (LT-3)

E. Kegiatan pencatatan dan pelaporan kesehatan masyarakat

1. Mentabulasi data upaya kesehatan yang di lakukan
2. Mengkomplikasi data dari puskesmas, menyusun kartu indeks penyakit, menyusun
sensus harian,dan mengola data kesakitan
3. Menyajikan dalam bentuk narasi, tabel, grafik sesui kebutuhan
4. Melakukan berbagai perhitungandengan menggunakan data denominotor
5. Melakukan analisa untuk kebutuhan pemantauan, intervensi, serta perencanaan di
masamendatang
6. Membuat peta wilayah puskesmas termasuk sarana kesehatan.

F. Manfaat Dari Pencatatan Dan Pelaporan

1. Manfaat pencatatan dan pelaporan antara lain:
 Memudahkan dalam mengelola informasi kegiatan di tingkat pusat, provinsi, dan
kabupaten/kota
 Memudahkan dalam memperoleh data untuk perencanaan dalam rangka
pengembangan tenaga kesehatan
 Memudahkan dalam melakukan pembinaan tenaga kesehatan
 Memudahkan dalam melakukan evaluasi hasil

2. Manfaat pencatatan
 Memberikan informasi tentang keadaan masalah / kegiatan
 Sebagai bahan bukti dari suatu kegiatan / peristiwa
 Bahan proses belajar dan bahan penelitian
 Sebagai pertanggung jawaban
 Bahan pembuatan laporan
 Perencanaan, pelaksanaan dan evaluasi
 Bukti hukum
 Alat komunikasi dalam pnyampaian pesan serta menggigatkan kegiatan peristiwa
khusus

Daftar Pustaka
Effendy, Nasrul. 1998. Dasar-dasar Keperawatan Kesehatan Masyarakat. Jakarta : EGC

Entjang, Indan. 1979. Ilmu Kesehatan Masyarakat, Bandung : Penerbit Alumni

Dainur. 1995. Materi-materi Pokok Ilmu Kesehatan Masyarakat. Jakarta : Widya Medika

Iqbal wahid, Mubarak. 2012. Ilmu Kesehatan Masyarakat Konsep Dan Aplikasi Dalam
Kebidanan. Jakarta: Salemba Medika

Notoatmodjo, Prof. Dr. Soekidjo. 2011. Kesehatan Masyarakat Ilmu dan Seni. Edisi
Revisi 2011, Juli. Jakarta : Rineka Cipta

Notoatmodjo, Prof. Dr. Soekidjo. 2008. Ilmu Kesehatan Masyarakat Prinsip-Prinsip

Dasar. Jakarta : Salemba Medika

Notoatmodjo, Prof. Dr. Soekidjo. 2003. Prinsip-Prinsip Dasar Ilmu Kesehatan

Masyarakat. Cet. ke-2. Jakarta : Rineka Cipta

Puji Heni W, Mc Irahan, Indriyani Anis, Yumei Ns. 2009. Dasar-Dasar Ilmu Kesehatan
Masyarakat Dalam Kebidanan. Yogyakarta: Fitramaya

Sutomo, A.H. & Machfoedz, I., Suriani & Rosmadewi, 2010. Wabah Kebidanan.
Fitramaya. Yogyakarta.

Syaffrudin, dkk. 2009. Ilmu Kesehatan Masyarakat. Jakarta : Trans Info Media

Yulifah Rita, Johan Tri, Yuswanto Agus. 2012. Asuhan kebidanan komunitas. Jakarta:
Salemba Medika.