MAKALAH KESEHATAN MASYARAKAT

BENTUK PENCATATAN DAN PELAPORAN DI PUSKESMAS

DOSEN PEMBIMBING :
Sri Anggraeni, SKM., M.Kes.
DISUSUN OLEH :
Allisya Rafaela Cantika
Anisya Silvita Febryanti
Dhea Nur Fadillah
Jesy Agleysia
Julian Hadi Steffany
Kisatul Ulya Kasanah

PRODI D3 KEBIDANAN BOJONEGORO

POLITEKNIK KESEHATAN KEMENTERIAN KESEHATAN SURABAYA
TAHUN AKADEMIK 2020/2021
 KATA PENGANTAR

Puji syukur kami panjatkan kehadirat Tuhan Yang Maha Esa sehingga makalah kami yang
berjudul “Bentuk Pencatatan Dan Pelaporan Di Puskesmas” dapat terselesaikan dengan baik.
Terima kasih kepada Ibu Sri Anggraeni, SKM., M.Kes. yang telah memberikan tugas kepada
kami sehingga dapat menyusun dan meyelesaikan makalah ini dengan baik.

Kami menyadari masih banyak kekurangan dan kesalahan dalam penyusunan makalah ini.
Oleh sebab itu, kami mengharapkan kritik dan saran dari pembaca untuk menjadi acuan bagi
kami untuk lebih baik lagi.

Semoga makalah ini dapat menambah wawasan para pembaca dan dapat bermanfaat untuk
perkembangan dan peningkatan ilmu pengetahuan.

Penyusun

2
 DAFTAR ISI

KATA PENGANTAR 2

DAFTAR ISI 3

BAB I PENDAHULUAN

A. Latar Belakang 4
B. Rumusan Masalah 4
C. Tujuan Pembahasan 4

BAB II PEMBAHASAN

A. Pencatatan 5
B. Pelaporan 12

BAB III PENUTUP

A. Simpulan 15
B. Saran 15

DAFTAR PUSTAKA 16

3
 BAB I
PENDAHULUAN
A. Latar Belakang
Visi misi pembangunan kesehatan menuju Indonesia schat 2010 adalah. dengan
meningkatkan kesehatan individu, keluarga, masyarakat serta lingkungannya. Sedangkan
tujuan pembangunan kesehatan menuju Indonesia sehat 2010 adalah meningkatkan
kesadaran, kemauan, dan kemampuan hidup sehat bagi setiap orang agar terwujud derajat
kesehatan masyarakat yang optimal melalui terciptanya masyarakat Bangsa, dan Negara
Indonesia yang ditandai oleh penduduknya hidup dalam lingkungan, dan perilaku yang
sehat, memiliki kemampuan untuk meningkatkan pelayanan yang bermutu secara adil, dan
merata serta memiliki derajat kesehatan yang optimal diseluruh wilayah Republik Indonesia.
(Depkes RI, 1999).

Berbagai upaya dilakukan dinas kesehatan dan puskesmas yang merupakan bagian dari
sistem kesehatan nasional dengan melibatkan peran serta kader dan masyarakat untuk
menangani masalah gizi yang pada hakikatnya adalah masalah kesehatan masyarakat namun
penanggulangan tidak dapat dilakukan lewat pendekatan medis dan pelayanan kesehatan
saja. Penyebab timbulnya masalah gizi adalah multifaktor, oleh karena itu pendekatan
penanggulangannya harus melibatkan berbagai sektor yang terkait (Supariasa. 2002).

Sistem pencatatan dan pelaporan di Puskesmas merupakan salah satu kegiatan di

Puskesmas yang selama ini dirasakan membebani petugas puskesmas oleh karena berbagai
alasan, oleh karena itu dilaksanakan suatu studi deskriptif untuk mengkaji pelaksanaan
sistem pencatatan dan pelaporan dipuskesmas agar dapat diberikan gambaran nyata keadaan
tersebut dan diharapkan dapat dimanfaatkan untuk perbaikan.

B. Rumusan Masalah
1. Bagaimana Bentuk Pencatatan Dan Pelaporan Di Puskesmas ?

C. Tujuan Pembahasan
1. Untuk memahami Bentuk Pencatatan Dan Pelaporan Di Puskesmas.

4
 . BAB II
PEMBAHASAN

A. Pencatatan
Pencatatan adalah kegiatan atau proses pendokumentasian suatu aktivitas dalam
bentuk tulisan diatas kertas, file komputer, dan lain sebagainya dengan ilustrasi tulisan,
Srafik, gambar, dan suara. Pencatatan kesehatan masyarakat berarti melakukan
pendokumentasian terhadap semua proses kegiatan pelayanan kesehatan masyarakat yang
dilakukan baik di dalam puskesmas, puskesmas pembantu, puskesmas keliling, posyandu,
maupun bidan desa. Pencatatan ini sangat berguna sebagai aspek legal pelayanan kesehatan.
Agar pencatatan tersebut sistematis maka disusunlah formulir standar yang telah ditetapkan
dalam sistem pencatatan dan pelaporan terpadu atau disingkat dengan 5P2TP.
Sistem Pencatatan Pelaporan Terpadu Puskesmas (SP2TP) adalah kegiatan pencatatan
dan pelaporan data umum, sarana, tenaga dan upaya pelayanan kesehatan di Puskesmas.
Sistem adalah satu kesatuan yang terdiri dari komponen yang saling berkaitan, berintegrasi,
dan mempunyai tujuan tertentu. Terpadu adalah merupakan gabungan berbagai macam
kegiatan upaya pelayanan kesehatan puskesmas sehingga dapat dihindarkan adanya
pencatatan maupun pelaporan lain (overlopping), yang akan memperberat beban kerja
petugas puskesmas. Pelaksanaan SP2TP menganut konsep wilayah kerja Puskesmas, oleh
karena itu mencakup semua kegiatan yang dilakukan oleh Puskesmas: bidan di desa,
Puskesmas Pembantu, Puskesmas Keliling berdasarkan Surat Keputusan MenteriKesehatan
Rl No 63/Menkes/SK/lll1981.
Sistem Pencatatan secara umum terbagi dalam 2 (dua) bagian, yaitu Sistem Pencatatan
Tradisional dan Sistem Pencatatan Non-Tradisional.
Sistem Pencatatan Tradisional adalah system pencatatan yang memiliki catatan
masing-masing dari setiap profesi atau petugas kesehatan, dimana dalam sistem ini masing
masing disiplin ilmu (Dokter, Bidan, Perawat, Epidemiolog. Ahli Gizi dsb) mempunyai
catatan sendiri sendiri secara terpisah. Keuntungan system ini adalah pencatatan dapat
dilakukan secara lebih sederhana. Kelemahan system ini adalah data tentang kesehatan yang
terkumpul kurang menyeluruh, koordinasi antar petugaskesehatan tidak ada dan upaya
pelayanan kesehatan secara menyeluruh dan tuntas sulit dilakukan.

5
 Sistem Pencatatan Non-Tradisional adalah Pencatatan yang berorientasi pada Masalah
(Problem Oriented Record /POR). Keuntungan system ini adalah kerjasama antar tim
kesehatan lebih baik dan menunjang mutu pelayanan kesehatan secara menyeluruh. Setiap
petugas kesehatan dituntut untuk membuat pencatatan tentang data kesehatan sebaik
mungkin.
Berdasarkan pengertian-pengertian tersebut, maka dapat pula disimpulkan bahwa
pencatatan dan pelaporan merupakan :
1. Suatu kegiatan mencatat dengan berbagai alat/media tentang data kesehatan yang
diperlukan sehingga terwujud tulisan yang bias dibaca dan dipahami isinya.
2. Salah satu kegiatan administrasi kesehatan yang harus dikerjakan dan
dipertanggungjawabkan oleh petugas kesehatan.
3. Kumpulan Informasi kegiatan upaya pelayanan kesehatan yang berfungsi sebagai
alat/sarana komunikasi yang penting antar petugas kesehatan.
Puskesmas merupakan ujung tombak sumber data kesehatan khususnya bagi dinas
kesehatan kota dan Sitem Pencatatan dan Pelaporan Terpadu Puskesmas juga merupakan
fondasi dari data kesehatan. Sehingga diharapkan terciptanya sebuah informasi yang akurat,
representatif dan reliable yang dapat dijadikan pedoman dalam penyusunan perencanaan
kesehatan. Setiap program akan menghasilkan data. Data yang dihasilkan perlu dicatat,
dianalisis dan dibuat laporan. Data yang disajikan adalah informasi tentang pelaksanaan
progam dan perkembangan masalah kesehatan masyarakat. Informasi yang ada perlu
dibahas, dikoordinasikan, diintegrasikan agar menjadi pengetahuan bagi semua staf
puskesmas. Sistem Pencatatan dan Pelaporan Puskesmas mencakup 3 hal:
a. pencatatan, pelaporan, dan pengolahan;
b. analisis; dan
c. pemanfaatan.
Pencatatan hasil kegiatan oleh pelaksana dicatat dalam buku-buku register yang
berlaku untuk masing-masing program. Data tersebut kemudian direkapitulasikan ke dalam
format laporan SP3 yang sudah dibukukan. Koordinator SP3 di puskesmas menerima
laporan-laporan dalam format buku tadi dalam 2 rangkap, yaitu satu untuk arsip dan yang
lainnya untuk dikirim ke koordinator SP3 di Dinas Kesehatan Kabupaten. Koordinator SP3

6
di Dinas Kesehatan Kabupaten meneruskan ke masing-masing pengelola program di Dinas
Kesehatan Kabupaten. Dari Dinas Kesehatan Kabupaten, setelah diolah dan dianalisis
dikirim ke koordinator SP3 di Dinas Kesehatan Provinsi dan seterusnya dilanjutkan proses
untuk pemanfaatannya. Frekuensi pelaporan sebagai berikut: (1) bulanan; (2) tribulan; (3)
tahunan. Laporan bulanan mencakup data kesakitan, gizi, KIA, imunisasi, KB, dan
penggunaan obat obat. Laporan tribulanan meliputi kegiatan puskesmas antara lain
kunjungan puskesmas, rawat tinggal, kegiatan rujukan puskesmas pelayanan medik
kesehatan gigi. Laporan tahunan terdiri dari data dasar yang meliputi fasilitas pendidikan,
kesehatan lingkungan, peran serta masyarakat dan lingkungan kedinasan, data ketenagaan
puskesmas dan puskesmas pembantu. Pengambilan keputusan di tingkat kabupaten dan
kecamatan memerlukan data yang dilaporkan dalam SP3 yang bernilai, yaitu data atau
informasi harus lengkap dan data tersebut harus diterima tepat waktu oleh Dinas Kesehatan
Kabupaten, sehingga dapat dianalisis dan diinformasikan (Santoso, 2008).
Untuk pengembangan efektifitas Sistem Informasi Manajemen Puskesmas, standar
mutu (Input. Proses, Lingkungan dan Output) perlu dikaji dan dirumuskan kembali, masing
masing komponen terutama proses pencatatan dan pelaporannya perlu ditingkatkan.

Manfaat pencatatan, meliputi:

1. Memberi informasi tentang keadaan masalah atau kegiatan.
2. Sebagai bukti dari suatu kegiatan/peristiwa.
3. Bahan proses belajar dan bahan penelitian.
4. Sebagai pertanggungjawaban.
5. Bahan pembuatan laporan.
6. Perencanaan, pelaksanaan, dan evaluasi.
7. Bukti hukum.
8. Alat komunikasi dalam penyampaian pesan serta meningkatkan kegiatan peristiwa
khusus.

Jenis data yang dikumpulkan dan dicatat, meliputi:

1. Demografi (kependudukan) di wilayah kerja puskesmas.
2. Ketenagaan di puskesmas.

7
 3. Sarana yang dimiliki puskesmas.
4. Kegiatan pokok puskesmas.
5. Laporan SP2TP mempergunakan sistem tahun kalender.

Komponen SP2TP Sistem Pencatatan

Pencatatan dapat dilakukan di dalam dan di luar gedung. Di dalam gedung loket
memegang peranan penting bagi seorang klien yang berkunjung pertama kali atau yang
melakukan kunjungan ulang dan mendapatkan karu tanda pengenal. Kemudian klien
disalurkan pada unit pelayanan yang akan dituju. Apabila pelayanan dilakukan di luar
gedung, klien dicatat dalam register sesuai dengan pelayanan yang diterima.

Unit Pelayanan Tindaklanjut

8
Mekanisme pelaksanaan:
1. Sistem sentralisasi: di mana penyimpanan, penyaluran, pengolahan catatan dihimpun
melalui satu loket. Namun apabila kunjungannya banyak, dapat digunakan lebih satu
loket, tetapi pengumpulan dan pengolahan tetap terpusat.
2. Sistem desentralisasi: penyaluran, pengumpulan dan pengolahan catatan tidak
dipusatkan, oleh karena ada bagian unit pelayanan yang melakukannya, tetapi
pemberian nomor keluarga tetap mengacu pada pencatatan di Puskesmas

Formulir: Family Folder (berkas keluarga) adalah himpunan kartu individu suatu keluarga
yang memperoleh pelayanan kesehatan di puskesmas.
1. Kegunaan: untuk mengikuti keadaan kesehatan dari suatu keluarga.
2. Untuk mengetahuigambaran penyakit disatu keluarga.
3. Untuk keperluan "file sistem".
4. Untuk mengetahui banyaknya kepala keluarga di wilayah kerja Puskesmas yang
sudah memanfaatkan pelayanan puskesmas.
Kartu Tanda Pengenal Keluarga (KTPK) adalah alat untuk memudahkan pencatatan
pencarian file keluarga yang telah mempunyai family folder pada saat meminta pelayanan
ulang Puskesmas. KTPK diberikan 1 kali saja bagi pengunjung, oleh karena itu harus
dibawa setiap kali berkunjung dan tidak boleh hilang.

9
a. Kartu Rawat Jalan adalah alat pencatatan informasi pasien yang berkunjung ke
Puskesmas dan untuk mempelajari riwayat perkembangan kesehatan pasien.
b. Kartu lndeks Penyakit merupakan alat bantu untuk mencatat identitas klien, riwayat
dan perkembangan penyakit. Kartu indeks penyakit diperuntukkan khusus penderita
penyakit TBC paru dan kusta.
c. Kartu Anak merupakan alat bantu untuk mencatat identitas, status kesehatan,
pelayanan preventif, promotif, kuratif, dan rehabilitatif yang diberikan kepada balita
dan pra sekolah.
d. KMS Balita, Anak Usia Sekolah merupakan alat bantu untuk mencatat identitas,
pelayanan dan pertumbuhan yang diperoleh balita dan anak sekolah.
e. KMS lbu Hanrll merupakan alat bantu untuk mengetahui identitas, mencatat
perkembangan kesehatan ibu hamil, pelayanan kesehatan ibu hamil dan pelayanan
kesehatan yang diterima ibu hamil.
f. KMS Usia Laniut merupakan alat untuk mencatat kesehatan usia lanjut secara
pribadi baik fisik maupun psikososial, digunakan untuk memantau kesehatan, deteksi
dini penyakit dan evaluasi kemajuan kesehatan usila.

10
g. Register adalah formulir untuk merekap dan mengkompilasi data kegiatan di dalam dan
di luar gedung Puskesmas, yang telah dicatat di kartu dan buku atau catatan kegiatan.
Jenis yang ada:
1. Register rawat jalan/rawat inap
2. Register kunjungan puskesmas
3. Register KIA
4. Register kohort ibu
5. Register kohort bayi anak
6. Register penimbangan balita
7. Register pemeriksaan anak sekolah
8. Register KB
9. Register obat obatan
10. Register Perkesmas
11. Register gizi
12. Register laboratorium

11
 13. Register PKM
14. Register kegiatan kesling
15. Register PSM
16. Register UKS

B. Pelaporan
Pelaporan adalah catatan yang memberikan informasi tentang kegiatan tertentu dan
hasilnya disampaikan ke pihak yang berwenang atau berkaitan terhadap kegiatan tersebut.
Sesuai dengan Keputusan Direktur Jendral Pembinaan kesehatan Masyarakat No.
590/BM/DJ/lnfo/V/96 pelaporan puskesmas menggunakan tahun kalender yaitu bulan
januari-Desember dalam tahun yang sama. Formulir pelaporan dikembangkan sesuai dengan
kebutuhan dan kemampuan atau beban kerja di puskesmas. Setiap mengakhiri kegiatan
harus ada pembuatan laporan.
Berbeda dengan catatan, laporan harus disampaikan ke orang atau pihak lain dan
proses laporan dilakukan secara tertulis. Manfaat pelaporan antara lain: perta nggungjawa ba
n otentik tentang pelaksanaan kegiatan, memberi informasi terdokumentasi, bahan bukti
kegiatan (bukti hukum), bahan pelayanan, bahan penyusunan rencana dan evaluasi, serta
bahan untuk penelitian. Laporan yang lengkap terdiri atas unsur: pendahuluan (latar
belakang, tujuan, ruang lingkup); isi laporan (perencanaan kegiatan, pelaksanaan kegiatan,
hasil kegiatan secara nvata, masalah dan hambatan, saran untuk tindak lanjut); dan jika
diperlukan, dilengkapi rekomendasi.
Jenis laporan dibagi menjadi dua, yaitu laporan insidensial dan laporan berkala.
Laporan insidensial adalah laporan kejadian luar biasa atau darurat yang memerlukan
pelayanan dan bantuan cepat. Sementara laporan berkala, misalnya laporan harian,
mingguan, bulanan, triwulan, kuartalan, dan tahunan.
Mekanisme Pelaporan dan a lur pelaporan, meliputi:
1. Pengelolaan di Puskesmas
a. Laporan dari Pustu, BDD (Bidan di desa), Puskesmas keliling, Posyandu
disampaikan ke pengelola SP2TP Puskesmas
b. Pengelola menyusun dan mengkompilasi data yang bersumber dari : sensus
harian dan Register

12
 c. Hasil kompilasi/olahan dimasukkan ke formulir laporan untuk dikirim ke
Dinas Kesehatan Kabupaten/Kota
d. Hasil olahan diAnalisis dan disajikan untuk mengambil keputusan (pada
lokakarya mini)
2. Pengelolaan di Dinas Kabupaten/Kota
Laporan dari puskesmas diterima oleh pengelola SP2TP Dinas untuk
dikompilasi/diolah dan didistribusikan ke penanggung jawab program.
Frekuensi dan jenis pelaporan, meliputi:
1) Laporan bulanan, meliputi:
a. Data Kesakitan (LB1)
b. Data Kematian (LB 2)
c. Gizi, KlA, lmmunisasi, Pen8amatan Penyakit Menular (LB3)
d. Data Obat-obatan (LB4)
2) Laporan triwulan data kegiatan puskesmas, meliputi:
a. Kunjunga n Puskesmas
b. Perkesmas
c. Pelayanan Medik Dasar Gigi-mulut
d. Kesling
e. Laboratorium
f. PKM
g. PSM
h. Rujukan
3) Laporan Tahunan, meliputi:
a. Umum dan fasilitas
b. Sarana
c. Tenaga
4) Laporan kejadian luar biasa {KLB)
Wabah/KLB: adalah peristiwa timbulnya penyakit yang mempunyai jumlah 2
kali lipat dari biasanya, atau penyakit yang sebelumnya tidak ada atau yang
ditetapkan oleh Pemerintah berdasarkan UU Wabah.

13
a. Formulir W1: dilaporkan dalam 24 jam, digunakan untuk melaporkan
kejadian luar biasa atau wabah. Satu helai formulir hanya dapat
digunakan untuk melapor satu jenis tersangka penyakit, melaporkan
dengan cara yang tercepat: kurir, telpon, radio, dan lainnya. Laporan
W1 masih memberikan gambaran KLB/wabah secara kasar, oleh karena
itu harus segera drikuti dengan:
- Laporan penyelidikan sementara (pE)
- Rencana penanggulangan
b. Formulir W2: dilaporkan secara mingguan, yaitu laporan dari penyakit
yang berpotensi menimbulkan KLB atau wabah yang perlu dilaporkan
secara rutin yaitu: Kolera, Diare, pes, DHF (DBD), Rabies, Difteri,
polio, pertusis, Campak dan penyakit yang sedang menjadi wabah
(SARS)

14
 BAB III
PENUTUP
A. Kesimpulan
Sistem Pencatatan Pelaporan Terpadu Puskesmas (SP2TP) adalah kegiatan pencatatan dan
pelaporan data umum, sarana, tenaga dan upaya pelayanan kesehatan di Puskesmas. Sistem
adalah satu kesatuan yang terdiri dari komponen yang saling berkaitan, berintegrasi, dan
mempunyai tujuan tertentu.

B. Saran
Jika dalam penulisan makalah ini terdapat kekurangn dan kesalahan, kami mohon maaf.
Untuk itu kami mengharapkan kritik dan saran yang sifatnya membangun agar kami dapat
membuat makalah yang lebih baik dikemudian hari.

15
 DAFTAR PUSTAKA

Puji Heni w, Mc irahan, Indriyani Anis, Yumei Ns. Dasar-dasar ilmu kesehatan masyarakat
dalam kebidanan. Jogyakarta: Titramaya 2009
Mubarak Iqbal wahid, Ilmu kesehatan masyarakat. Jakarta: Salemba Medika 2012
Syafrudin, 2009, Ilmu Kesehatan Masyarakat Untuk Bidan, Trans Info Media, Jakarta
Yulifah Rita, Johan Tri, Yuswanto Agus Asuhan kebidanan komunitas. Jakarta; Salemba
Merdeka, 2012
http://repository.uinsu.ac.id/932/7/bab6%20Pencatatan%20%26%20Pelapora.pdf

16