LANDASAN PERENCANAAN
Kelompok 5:
Dalam perencanaan formal, tujuan spesifik yang mencakup periode waktu tertentu
ditentukan. Tujuan ini ditulis dan dibagikan dengan anggota organisasi untuk
mengurangi ambiguitas dan menciptakan pemahaman bersama tentang apa yang perlu
dilakukan. Akhirnya, ada rencana khusus untuk mencapai tujuan ini.
Perencanaan sering disebut fungsi manajemen utama karena menetapkan dasar untuk
semua hal lain yang dilakukan manajer saat mereka mengatur, memimpin, dan
mengendalikan. Ini melibatkan dua aspek penting: tujuan dan rencana.
Sasaran (objectives) adalah hasil atau target yang diinginkan. Mereka memandu
keputusan manajemen dan membentuk kriteria yang digunakan untuk mengukur hasil
kerja. Itulah mengapa mereka sering digambarkan sebagai elemen penting dari
perencanaan. Rencana adalah dokumen yang menguraikan bagaimana tujuan akan
dipenuhi. Mereka biasanya mencakup alokasi sumber daya, jadwal, dan tindakan lain
yang diperlukan untuk mencapai tujuan. Saat manajer merencanakan, mereka
mengembangkan tujuan dan rencana.
Jenis-jenis Tujuan
Keberhasilan organisasi tidak ditentukan oleh satu tujuan. Jika manajer hanya
menekankan satu tujuan, tujuan lain yang diperlukan demi meraih keberhasilan jangka
panjang diabaikan. Dalam kenyataannya, semua organisasi mempunyai banyak tujuan.
Sebagian besar tujuan perusahaan dapat digolongkan sebagai tujuan strategis atau
keuangan. Tujuan keuangan berhubungan dengan kinerja keuangan organisasi,
sementara tujuan strategis berhubungan dengan kinerja organisasi lainnya.
1. Tujuan yang dinyatakan (stated goals), yaitu laporan resmi tentang apa yang
dikatakan organisasi dan apa yang diyakini oleh para stakeholders.
Sebagai contoh, visi EnCana, perusahaan Kanada, adalah menjadi perusahaan
minyak dan gas independen yang merupakan tolak ukur kinerja yang tinggi di dunia.
2. Tujuan sebenarnya (real goals), yaitu tujuan yang secara aktual dikejar oleh
organisasi.
Sebagai contoh, sejumlah universitas di A.S. mengatakan bahwa tujuannya adalah
membatasi ukuran kelas, memfasilitasi hubungan mahasiswa-dosen, dan secara
aktif melibatkan mahasiswa dalam proses pembelajaran, tetapi mereka umumnya
mempunyai kelas yang mampu menampung 300+ mahasiswa.
Jenis-jenis Rencana
1. Jangkauan (breadth)
● Rencana strategik (strategic plans) adalah rencana yang diterapkan pada
organisasi secara keseluruhan dan menetapkan tujuan keseluruhan organisasi.
● Rencana operasional (operational plans) adalah rencana yang meliputi area
operasional tertentu organisasi.
Sedangkan rencana yang berada diantara kedua periode waktu itu disebut rencana
menengah.
3. Spesifisitas (specificity)
● Rencana spesifik (specific plans) adalah rencana yang didefinisikan secara
jelas dan tidak memberikan ruang bagi interpretasi.
● Rencana arahan (directional plans) adalah rencana fleksibel yang menentukan
panduan umum.
Secara intuitif, terlihat bahwa rencana spesifik lebih disukai ketimbang rencana
arahan. Namun, jika kepastian begitu tinggi dan manajer harus fleksibel agar dapat
merespons perubahan yang tak terduga, rencana arahan lebih disukai.
4. Frequency of Use
● Rencana Sekali Pakai (single-use plan)
Rencana sekali pakai adalah rencana satu kali yang dirancang khusus untuk
memenuhi kebutuhan situasi yang unik. Misalnya, ketika Walmart ingin
memperluas jumlah tokonya di Cina, eksekutif tingkat atas merumuskan
rencana sekali pakai sebagai panduan
● Rencana Tetap (Standing Plan)
Rencana tetap mencakup kebijakan, aturan, dan prosedur seperti kebijakan
pelecehan seksual yang dikembangkan oleh University of Arizona. Ini
memberikan panduan kepada administrator universitas, fakultas, dan staf saat
mereka membuat rencana perekrutan
Dalam penetapan tujuan tradisional, tujuan ditetapkan oleh manajer puncak kemudian
diturunkan ke bawah dan menjadi sub tujuan bagi setiap area organisasi. Perspektif
tradisional ini mengasumsikan bahwa manajer puncak mengetahui apa yang terbaik
karena mereka melihat “gambaran besarnya.” Dan tujuan ini diteruskan ke bawah
masing-masing tingkat untuk memandu Setiap karyawan ketika bekerja guna mencapai
tujuan yang telah ditentukan.
Pendekatan ini akan melihat tujuan yang telah ditetapkan dari Rektor atau direktur
sekolah bisnis dan mengembangkan tujuan bagi kelompoknya yang dapat berkontribusi
pada pencapaian tujuan tersebut. Atau kita lihat bisnis manufaktur sebagai contoh.
Presiden direktur memberitahu wakil direktur produksi biaya manufaktur yang ia
harapkan untuk tahun depan dan memberitahu wakil Direktur Pemasaran berapa tingkat
penjualannya ia harapkan tercapai tahun depan. Tujuan ini diteruskan ke tingkat
organisasi seterusnya dan ditulis untuk merefleksikan tanggungjawab dari tingkat
tersebut. Lalu diteruskan ke tingkat berikutnya dan seterusnya. Kemudian setelah
beberapa waktu, kinerja dievaluasi untuk menentukan apakah tujuan yang diberikan
telah tercapai. Namun dalam kenyataannya hal itu tidak selalu berlaku seperti itu.
Mengubah tujuan strategis yang luas ke tujuan departemen tim dan individu dapat
menjadi proses yang sulit serta membuat frustasi.
Masalah lainnya dalam penetapan tujuan tradisional adalah ketika manajer Puncak
mendefinisikan tujuan organisasi dalam istilah yang luas seperti mencapai laba yang
layak atau meningkatkan kepemimpinan pasar tujuannya ambigu ini harus dibuat lebih
spesifik lagi untuk diturunkan ke tingkat bawah organisasi. Manajer pada setiap tingkat
mendefinisikan tujuan dan menerapkan interpretasi serta biasanya sendiri pada saat
menetapkan tujuan menjadi lebih spesifik.
KELEMAHAN PENETAPAN TUJUAN TRADISIONAL
Mengembangkan Rencana
Proses pengembangan rencana dipengaruhi tiga faktor kontingensi, yaitu:
1. Rencana tingkat organisasi
Biasanya manajer tingkat bawah melakukan melakukan perencanaan operasional
dan manajer tingkat atas melakukan perencanaan strategis.
2. Tingkat ketidakpastian lingkungan
Manajer harus siap untuk mengubah rencana saat diimplementasikan dalam
kondisi yang tidak memungkinkan.
3. Panjang komitmen masa depan
Rencana harus diperluas untuk memenuhi komitmen yang dibuat ketika rencana
dikembangkan karena merencanakan dalam jangka waktu yang terlalu lama atau
terlalu pendek tidak efisien.
Pendekatan terhadap Perencanaan
Perencanaan yang dilakukan oleh setiap organisasi tentunya berbeda – beda sesuai
dengan apa yang terjadi atau yang dihadapi oleh perusahaan tersebut. Dalam pendekatan
tradisional, biasanya perencanaan itu dilakukan oleh manajer dengan dibantu
departemen perencanaan formal, disini perencanaan yang telah dikembangkan
kemudian diturunkan kepada tingkat – tingkat organisasi dibawahnya. Pendekatan ini
memang membuat perencanaan manajerial lebih mendalam, sistematis dan
terkoordinasi namun perencanaan tersebut terkadang tidak sesuai kapasitas orang –
orang yang ada di bawah manajer tersebut. Perencanaan secara tradisional itu
sebenarnya akan efektif digunakan ketika manajer memahami bahwa rencana yang
dibuat itu sesuai dengan kenyataan dan kapasitas karyawannya bukan hanya sekedar
rencana yang wah.
Perencanaan yang lain adalah rencana yang melibatkan lebih banyak anggota organisasi
dalam proses. Perencanaan disini dilakukan dengan cara setiap anggota organisasi dari
setiap tingkat mengembangkan rencananya sesuai kebutuhan. Perencanaan seperti ini
apabila dilakukan akan membuat setiap anggota organisasi lebih aktif dan mereka
menganggap bahwa perencanaan ini digunakan untuk mengarahkan dan
mengkoordinasikan pekerjaan.
Di markas milik perusahaan Hyundai kita akan melihat terdapat banyak layer – kayar
yang memperlihatkan operasi pembuatan Hyundai diseluruh dunia, manajer dapat
mengawasi dan mendapatkan informasi terhadap semua suku cadang. Hyundai juga
mengawasi perusahaan yang ada di Eropa dan Amerika sehingga apabila ada masalah
Hyundai akan merespon secara cepat.
Dari dua masalah kontemporer di atas juga dapat kita simpulkan bagaimana
perencanaan yang efektif dalam lingkungan yang dinamis dan bagaimana manajer dapat
menggunakan pemindahan lingkungan, khususnya lingkungan intelijen persaingan.
Pertanyaan Diskusi
1. Bisakah sebuah perusahaan bahkan merencanakan situasi seperti ini? Jika ya,
bagaimana? Jika tidak, mengapa tidak?
2. Apakah tujuan akan berguna dalam situasi seperti ini? Jenis tujuan apa yang
mungkin dimiliki perusahaan manufaktur seperti BMW dalam situasi seperti itu?
Bagaimana dengan maskapai global? Bagaimana dengan penanam bunga kecil di
Kenya?
3. Jenis rencana apa yang dapat digunakan perusahaan dalam situasi seperti ini?
Jelaskan mengapa menurut Anda rencana ini penting.
4. Pelajaran apa tentang perencanaan yang dapat dipelajari para manajer dari krisis
ini?
Jawaban :
1. Ya, perusahaan dapat merencanakan situasi seperti ini. Bencana alam tidak dapat
diprediksi dan dapat terjadi kapan saja. Namun, ketika menghadapi situasi seperti
ini, mereka dapat merencanakan pabrik yang spesifik tetapi fleksibel.
2. Tujuan berguna dalam situasi seperti ini seperti BMW yang memiliki real goals
(Tujuan sebenarnya) yaitu mengurangi biaya produksi dengan mengurangi jam
kerja atau menutup produksi karena pengiriman tidak dapat dilakukan akibat
dampak dari letusan Gunung Eyjafjallajokull. Maskapai global dapat memiliki
tujuan dengan menghindari penerbangan melewati daerah bencana. Untuk penanam
bunga di Kenya dapat membuat rencana untuk menjual produk hanya ke sekitar
daerahnya atau dengan transportasi lain.
4. Suatu bencana alam memang hal yang tidak dapat diduga, namun sudah seharusnya
para manajer paham bahwa bencana alam itu dapat terjadi kapan saja tanpa adanya
tanda - tanda. Dalam perencanaan sudah seharusnya manajer memasukan bencana
alam sebagai pertimbangan dalam membuat rencana yang sehingga pada akhirnya
perencanaan yang dihasilkan itu sudah siap apabila bencana alam terjadi dan sudah
menyiapkan rencana cadangan supaya tujuan dapat tercapai.