LAPORAN OBSERVASI MANAJEMEN PERKANTORAN DI

SEKOLAH SMP NUSANTARA PLUS

Tugas ini dibuat dan diajukan untuk memenuhi tugas ujian akhir semester pada mata
kuliah Manajemen Perkantoran
Dosen Pengampu : Zahrotul Munawwaroh, M.Pd

Disusun oleh :

Ahmad Saiful Rohman (11200182000038)

Amara Fillah Attaqi (11200182000041)
Muhammad Adira Izzatinnas (11200182000051)
Sri Adilah Wardiani (11200182000058)
Muhammad Alfi Khairi (11200182000061)
Annisa Nirwana (11200182000067)

PROGRAM STUDI MANAJEMEN PENDIDIKAN

FAKULTAS ILMU TARBIYAH DAN KEGURUAN
UNIVERSITAS ISLAM NEGERI SYARIF HIDAYATULLAH
JAKARTA
2022

i
 KATA PENGANTAR

Puji syukur penyusun panjatkan kehadirat Allah SWT yang telah memberikan rahmat sert
a hidayah-Nya sehingga penyusun dapat menyelesaikan resume ini. Shalawat serta salam sem
oga selalu tercurahkan kepada Nabi Muhammad SAW. Laporan resume buku yang berjudul
“Manajemen Perkantoran Di Sekolah Nusantara Plus” ini dibuat untuk memenuhi Ujian Akhi
r Semester pada mata kuliah Manajemen Perkantoran Semester 5 Kelas B Program Manajem
en Pendidikan. Penyusun juga mengucapkan terima kasih kepada semua pihak yang telah me
mbantu dan terlibat dalam pembuatan makalah ini, yaitu :
1. Zahrotul Munawwaroh,M.Pd selaku dosen pengampu mata kuliah Manajemen Perkan
toran yang telah membimbing penyusun sehingga laporan observasi ini dapat diselesai
kan.
2. Para penulis dan penerbit dan referensi yang penyusun kutip sehingga penulisan lapor
an resume ini dapat terselesaikan.
3. Rekan-rekan kelas 5B Manajemen Pendidikan yang telah membantu kelancaran penye
lesaian makalah ini.

Sekian ucapan terima kasih yang dapat penyusun sampaikan. Penyusun juga berharap adanya
kritik dan saran yang bersifat membangun karena makalah ini masih jauh dari kata sempurna.
Dengan demikian penyusun bisa lebih baik lagi dalam menyusun makalah.

Ciputat, 2 Desember 2022

Penulis

ii
 DAFTAR ISI

LAPORAN OBSERVASI MANAJEMEN PERKANTORAN DI SEKOLAH SMP NUS

ANTARA PLUS........................................................................................................................i
KATA PENGANTAR..............................................................................................................ii
DAFTAR ISI...........................................................................................................................iii
BAB I.........................................................................................................................................1
PENDAHULUAN.....................................................................................................................1
A. Latar Belakang..............................................................................................................1
B. Rumusan Masalah.........................................................................................................3
C. Tujuan Penulisan..........................................................................................................3
D. Tempat dan Waktu Penelitian.....................................................................................3
E. Teknik Pengumpulan dan Pengelolaan Data.............................................................3
F. Sistematis Penulisan......................................................................................................4
BAB II.......................................................................................................................................5
Kajian Teori..............................................................................................................................5
A. Administrasi Sarana dan Prasarana.............................................................................5
1. Perencanaan Pengadaan Sarana dan Prasarana...................................................5
2. Pengadaan Sarana dan Prasarana...........................................................................6
3. Inventarisasi Sarana dan Prasarana.......................................................................7
4. Penyaluran Sarana dan prasarana..........................................................................8
5. Pemeliharaan Sarana dan Prasarana......................................................................9
6. Penghapusan Sarana dan Prasarana.....................................................................10
7. Laporan Sarana dan Prasarana.............................................................................11
A. Administrasi Sumber Daya Manusia........................................................................11
1. Perencanaan Sumber Daya Manusia....................................................................11
2. Pengembangan Pegawai..........................................................................................12
3. Penilaian Pegawai....................................................................................................13
4. Proses Seleksi dan Rekrutmen Pegawai................................................................14
B. Arsip.............................................................................................................................16
1. Pengelolaan Arsip....................................................................................................16
2. Jenis-jenis Arsip......................................................................................................17
3. Sistem Pengelolaan Arsip.......................................................................................18
4. Fasilitas Pengelolaan Arsip.....................................................................................20
C. Tata Persuratan...........................................................................................................22
1. Pengelolaan Surat Masuk.......................................................................................22

iii
 2. Pengelolaan Surat Keluar.......................................................................................24
BAB III....................................................................................................................................26
METODOLOGI PENELITIAN...........................................................................................26
A. Tempat dan Waktu Penelitian...................................................................................26
1. Tempat Penilitian....................................................................................................26
2. Waktu Penelitian.....................................................................................................26
B. Pendekatan dan Metode Penelitian...........................................................................26
C. Teknik Pengumpulan Data........................................................................................27
D. Teknik Pengolahan Data............................................................................................28
BAB IV....................................................................................................................................31
HASIL DAN PEMBAHASAN..............................................................................................31
A. Deskripsi Data.............................................................................................................31
1. Identitas SMP Nusantara Plus...................................................................................31
2. Visi dan Misi Sekolah.................................................................................................31
a. Visi :..........................................................................................................................31
b. Misi...........................................................................................................................31
B. Pembahasan.................................................................................................................31
1. Proses perencanaan pengadaan sarana dan prasarana.......................................31
2. Administrasi Kepegawaian.....................................................................................32
3. Bentuk Arsip............................................................................................................33
4. Tata Persuratan.......................................................................................................34
5. Evaluasi Kinerja Sumber Daya Manusia..............................................................34
BAB IV....................................................................................................................................35
PENUTUP...............................................................................................................................35
a. Kesimpulan..................................................................................................................35
b. Saran............................................................................................................................36
DAFTAR PUSTAKA.............................................................................................................37
LAMPIRAN............................................................................................................................39
Lampiran 1..........................................................................................................................39
Lampiran 2..........................................................................................................................40
Lampiran 3..........................................................................................................................47
Lampiran 4..........................................................................................................................48
Lampiran 5..........................................................................................................................49

iv
 BAB I

PENDAHULUAN

A. Latar Belakang
Manajemen administrasi perkantoran adalah salah satu kegiatan pengolahan
data yang disertai dengan informasi yang dikerjakan secara teratur, sistematis dan
kontinyu dengan mengikuti berbagai kegiatan organisasi agar tujuan organisasi yang
bersangkutan bisa tercapai dengan baik.
Manajemen perkantoran adalah upaya pengarahan pada aktivitas atau kegiatan
ketatausahaan dari suatu kantor secara menyeluruh agar bisa mencapai tujuan
seefisien mungkin dan harus diadakan penataan agar pekerjaan ini bisa dilakukan
dengan baik. Upaya penataan ataupun pengelolaan ata suatu pekerjaan di kantor ini
disebut dengan manajemen perkantoran1.
Perkembangan zaman membuat lembaga pendidikan mempunyai banyak
tuntutan tugas dan tanggung jawab. Yang pertama dan yang utama dari para pimpinan
adalah menciptakan lembaga pendidikan yang semakin efektif, dalam arti menjadi
semakin bermanfaat bagi sekolah itu sendiri dan bagi penggunanya.
Penerapan teori yang didapat dalam dunia pendidikan dapat berjalan sesuai de
ngan fungsi, sehingga etika penerapanya tidak ada kesenjangan. Pada ranah manajeme
n tata aturan pendidikan meliputi: Administrasi Personal Sekolah. Administrasi Kurik
ulum, Administrasi Sarana dan Prasarana, Administrasi Kesiswaan, dan Administrasi
Peran serta Masyarakat. Pada tahap tata kerja kelembagaannya dapat berjalan dengan
baik, sehingga mekanisme dan aturan yang dipakai sesuai dengan tupoksinya2.

Selain itu, dewasa ini manajemen perkantoran atau administrasi perkantoran s

udah diajaran dalam dunia pendidikan. Perusahaan dalam dunia pendidikan adalah se
kolah, manajernya adalah kepala sekolah dan karyawannya adalah tenaga pendidik da
n kependidikan. Oleh karena itu, ketika persaingan semakin ketat, pandangan yang me
nyederhanakan masalah administrasi tidak bisa lagi dianut. Bagian administrasi di per
kantoran memegang peranan yang sama penting dengan bagian lainnya. Mereka harus

1
Hendayat, Soetopo dkk, pengantar operasiaonal administrasi pendidikan (Surabaya : usaha nasional 1982),
2
Daryanto, administrasi pendidikan (Jakarta : Rineka Cipta, 2008)

1
 dibekali dengan skill dan kemampuan yang cukup. Selain itu mereka harus pula mem
punyai pandangan yang positif terhadap pekerjaan dan selalu berusaha untuk meningk
atkan kinerjanya menjadi terus lebih baik.

Pada makalah ini akan diulas mengenai tata aturan pendidikan dan tata aturan
perkantoran (tata usaha) yang sangat berpengaruh terhadap kesuksesan pendidikan di l
apangan..
B. Rumusan Masalah
Berdasarkan pembatasan masalah diatas, maka masalah yang akan dikaji dala
m laporan ini dirumuskan sebagai berikut:
1. Bagaimana pelaksanaan administrasi sarana dan prasarana di SMP Nusantara
Plus ?
2. Bagaimana pelaksanaan administrasi kepegawaian di SMP Nusantara Plus?
3. Bagaimana pengelolaan kearsipan di SMP Nusantara Plus?
4. Bagaimana pengelolaan tata persuratan di SMP Nusantara Plus?
C. Batasan Masalah
Berdasarkan latar belakang yang telah diuraikan diatas, maka penyusun telah
membatasi masalah yang akan dibahas dalam laporan ini, diantaranya meliputi:
1. Pelaksanaan administrasi sarana dan prasarana di SMP Nusantara Plus.
2. Pelaksanaan administrasi kepegawaian di SMP Nusantara Plus.
3. Pengelolaan kearsipan di SMP Nusantara Plus.
4. Pengelolaan tata persuratan di SMP Nusantara Plus.
D. Tujuan Penulisan
Berdasarkan rumusan masalah yang telah di kemukakan, maka tujuan penelitia
n ini adalah:
1. Agar mengetahui bagaimana proses pelaksanaan administrasi sarana dan prasara
na di SMP Nusantara Plus.
2. Untuk mengidentifikasi bagaimana proses pelaksanaan administrasi kepegawaian
di SMP Nusantara Plus.
3. Untuk mengidentifikasi bagaimana pengelolaan kearsipan di SMP Nusantara
Plus.
4. Untuk mengidentifikasi bagaimana pengelolaan tata persuratan di SMP
Nusantara Plus.

2
E. Manfaat Penulisan
Dengan adanya penelitian ini. Diharapkan berguna untuk:
1. Bagi penulis, sebagai persyaratan untuk memenuhi tugas Ujian Akhir Semester p
ada jurusan Manajemen Pendidikan semester 5 di Universitas Islam Negeri Syarif
Hidayatullah Jakarta. Selain itu, juga sebagai pengembangan wawasan keilmuan pe
nulis dalam mengetahui tentang bagaimana Manajemen Perkantoran pada suatu le
mbaga pendidikan.
2. Bagi pembaca, dapat membantu dalam mempelajari implementasi ilmu Manajem
en Perkantoran pada suatu lemabaga pendidikan
F. Sistematis Penulisan
Makalah ini disusun dengan sitematika sebagai berikut :
BAB I : Pendahuluan yang didalam terdapat Latar Belakang, Rumusan
Masalah,Tujuan Penulisan, Tempat dan Waktu penelitian, Teknik
Pengumpulan Data Sistematika Penulisan.
BAB II : Kajian Teori Manajemen Perkantoran
BAB III : Metodologi Penelitian
BAB IV : Hasil dan Pembahasan
BAB V : Penutup yang mencakup kesimpulan dan saran

3
 BAB II
Kajian Teori

A. Administrasi Sarana dan Prasarana

1. Perencanaan Pengadaan Sarana dan Prasarana
Perencanaan merupakan fungsi pertama yang dilakukan dalam proses
manajemen. Dengan adanya rencana yang baik dan cermat maka segala aktivitas akan
terarah dan terorganisasi sehingga bisa mencapai tujuan yang diharapkan. Kebutuhan
dalam sarana dan prasarana perlu direncanakan secara cermat dan teliti berkaitan
dengan kebutuhan yang diperlukan dan kebutuhan yang dapat menunjang.
Perencanaan sarana dan prasarana merupakan proses perancangan upaya pembelian,
penyewaan, peminjaman, penukaran, daur ulang, rehabilitas, distribusi atau
pembuatan peralatan dan perlengkapan yang sesuai dengan kebutuhan kantor.3
Perencanaan merupakan faktor yang harus diperhatikan karena perencanaan
dibuat untuk menciptakan hasil yang efektif dan efesien. Perencanaan dalam
pengadaan sarana dan prasarana harus diteliti dari hal – hal yang penting,mendesak
dan tidak penting agar disaring untuk efesiensi biaya.Perencanaan yang baik akan
berdampak pada pemakaian sarana dan prasarana yang sesuai dengan kebutuhan
dalam proses pembelajaran.
Perencanaan mulai dari prasarana seperti tanah, gedung dan ruang kantor.
Sarana seperti perabot, kelengkapan kantor dan kelengkapan ruang kantor lain.
Persyaratan yang harus dipenuhi dalam melakukan perencanaan sarana dan prasarana
yaitu dapat terciptanya dan terpenuhinya pencapaian tujuan kantor. Misalnya,
persyaratan pendirian gedung kantor boleh dekat dengan jalan besar. Dalam
penyusunan perencanaan dapat ditempuh beberapa cara yang dapat digunakan sebagai
berikut :
Analisis Kebutuhan.
a. Kegiatan untuk mendapatkan informasi mengenai jenis, jumlah dan kualitas
sarana dan prasarana kantor yang dibutuhkan oleh kantor dengan
mempertimbangkan perkembangan kebutuhan kantor, penggantian barang-
barang yang rusak, hilang, dihapuskan dan keperluan persediaan barang.
b. Mengumpulkan data dan informasi mengenai sarana dan prasarana yang ada.
3
Barnawi dan M. Arifin, Manajemen Sarana dan Prasarana Sekolah. (Yogyakarta: Ar-Ruzz Media, 2012) Hal.
51.

4
 c. Penyusunan rencana kebutuhan sarana dan prasarana kantor.4
Perencanaan sarana dan prasarana yang dibutuhkan dapat diketahui dengan
melakukan survey kepada jajaran kepemimpinan sekolah,guru,dan siswa untuk
menyusun hal-hal yang dibutuhkan dalam proses pembelajaran.Hal tersebut bertujuan
untuk menimalisir pembengkakan biaya pendidikan sehingga dapat dialihkan pada
kebutuhan lain.
Langkah-langkah perencanaan pengadaan sarana dan prasarana di kantor sebagai
berikut :
a. Menampung semua usulan pengadaan perlengkapan kantor yang diajukan oleh
setiap unit kerja dan menginventarisasi kekurangan perlengkapan kantor.
b. Menyusun rencana kebutuhan perlengkapan kantor untuk periode tertentu.
c. Memadukan rencana kebutuhan yang telah disusun dengan perlengkapan yang
tersedia.
d. Memadukan rencana kebutuhan dengan dana atau anggaran.
e. Menetapkan rencana pengadaan akhir.5
Perencanaan pengadaan sarana dan prasarana dapat dirancang dari usulan dari
setiap unit kerja untuk kebutuhan dala periode tahunan agar dana yang diberikan
dapat dimaksimalkan. Rencana pengadaan tersebut disusun sesuai dengan kebutuhan
pendidik dan kependidikan dalam proses belajar mengajar untuk mencapai tujuan
pendidikan.
2. Pengadaan Sarana dan Prasarana
Pengadaan adalah serangkaian kegiatan yang menyediakan berbagai jenis
sarana dan prasarana kantor yang sesuai dengan kebutuhan untuk mencapai tujuan
kantor. Pengadaan sarana dan prasarana merupakan kelanjutan dari perencanaan yang
disusun oleh kantor.6
Pengadaan prasarana dan sarana pendidikan dapat dilaksanakan dengan cara:
pembelian, buatan sendiri, penerimaan hibah atau bantuan, penyewaan, peminjaman,
dan pendaurulangan.
Pengadaan prasarana dan sarana pendidikan di suatu lembaga pendidikan atau
sekolah dapat dilakukan dengan dana rutin, dana dari masyarakat atau dana bantuan
dari pemerintah daerah atau anggota masyarakat lainnya.

4
Sutjipto, Basori Mukti, Administrasi Pendidikan. (Jakarta: Depdikbud, 1993)
5
Mutohar, Prim Masrokan, Manajemen Mutu Sekolah. (Yogyakarta: Ar-Ruzz Media,2013) Hal. 80.
6
Ibid.,hal 60

5
 Dalam pengadaan ini harus dilakukan dengan rencana yang telah disusun yang
memperhatikan skala prioritas yang dibutuhkan oleh kantor dalam menunjang
keberhasilan proses kegiatan perkantoran. Pengadaan sarana dan prasarana yang
dilakukan oleh kantor sebagai berikut :
a. Pengadaan Tanah
Pengadaaan tanah dilaksanakan dengan cara membeli, menerima hibah,
menrima hak pakai atau menukar.
b. Pengadaan Bangunan
Pengadaan bangunan bisa dilakukan dengan membangun bangunan baru,
membeli bangunan, menyewa bangunan, menerima hibah bangunan dan lain-
lain.
c. Pengadaan Transportasi
Pengadaan tranportasi seperti motor kantor dan mobil kantor bisa dilakukan
dengan cara membeli, menerima bantuan dan lain-lain.Pengadaan Peralatan
Pengadaan peralatan harus memperhatikan aspek kualitas, kuantitas, hukum
dan prosedur yang berlaku dalam pengadaan sarana dan prasarana tersebut.
d. Pengadaan Perabotan
Pengadaan perabotan seperti alat-alat kantor dan alat tulis kantor bisa
dilakukan dengan cara membeli, menerima bantuan dan lain-lain.7
Rencana yang telah disusun maka dilakukan pengadaan sarana dan prasarana
berupa tanah,perabotan,peralatan mengajar,bangunan untuk proses pendidikan
terlaksana disekolah.Pengadaan sarana dan prasarana seharusnya sama halnya dengan
perencanaan
3. Inventarisasi Sarana dan Prasarana
Inventarisasi merupakan kegiatan mencatat dan menyususn daftar sarana
dan prasarana yang ada secara teratur menurut ketentuan yang berlaku dalam
suatu daftar inventaris barang yang berfungsi sebagai data yang diperlukan dalam
perencanaan, pengadaan, penyaluran, pemeliharaan, penghapusan, pengendalian
dan pengawasan sarana dan prasarana. Tujuan inventarisasi sarana dan prasarana
yaitu :
a. Agar terciptanya ketertiban administrasi barang.
b. Dapat penghematan keuangan.
c. Dapat mempermudah pemeliharaan dan pengawasan barang.
7
Saidah, Nur, 2020, Proses Administrasi Sarana dan Prasarana. Hal. 2.

6
 d. Dapat menyediakan data informasi untuk melakukan perencanaan.
Manfaat inventarisasi sarana dan prasarana yaitu :
a. Menyiapkan dan menyediakan bahan laporan pertanggungjawaban atas
penguasaan dan pengelolaan aset negara maupun organisasi.
b. Mencatat dan menghimpun data aset yamh akan dikuasai oleh unit
organisasi maupun departemen.
c. Menyiapkan dan menyediakan bahan acuan untuk pengawasan aset
organisasi atau Negara.
d. Menyediakan informasi mengenai aset organisasi atau Negara yang
dikuasai oleh departemen sebagai bahan untuk perencanaan kebutuhan,
pengadaan dan pengelolaan perlengkapan departemen.
e. Menyediakan informasi tentang aset yang dikuasai departemen untuk
menunjang perencanaan dan pelaksanaan tugas departemen.8
Sarana dan prasarana yang didapatkan maka dilakukan penyimpanan
sarana dan prasarana agar peralatan dapat dipakai dalam jangka waktu yang lama.
Sarana dan prasarana dilabeli dengan coding agar sarana dan prasarana dapat
diketahui karena tersusun dan aman.Sarana dan prasarana yang dimiliki sekolah
dapat terdata sehingga memudahkan petugas dalam menyusun dan mengetahui
sarana dan prasarana yang kondisi bagus dan rusak.
4. Penyaluran Sarana dan prasarana
Penyaluran merupakan kegiatan yang menyangkut pemindahan barang dan
tanggung jawab dari pemegang yang satu kepada pemegang yang lain. Kegiatan
penyaluran sarana dan prasarana dibedakan menjadi 3 bagian yaitu :
a) Penyusun Alokasi
Untuk menghindari pemborosan dalam pembagian atau pendistribusian
barang sehingga merata dan seimbang dengan kebutuhan pemakainya
masing-masing maka perlu disusun alokasi kuantitas dan frekuensi
pendistribusiannya, sehingga sungguh-sungguh dapat menunjang kegiatan
instruksional
b) Pengiriman Barang
Pengiriman barang dari pusat-pusat penyalur barang perlu
memperhatikan beberapa hal yaitu cara pengiriman, pengemasan,
pemuatan, pengangkutan dan pembongkaran.
8
Fadhila, Annisa, 2020, Proses Admnistrasi Sarana dan Prasarana. Hal. 2-3

7
 c) Penyerahan Barang
Dalam penyerahan barang hendaklah tidak dilupakan untuk mengisi
daftar penyerahan barang, surat pengantar, faktur, tanda terima peyerahan
barang, biaya pengiriman dan sebagainya.9
Sarana dan prasarana merupakan bagian terpenting dalam pendidikan
untuk menunjang kualitas pembelajaran di sekolah.Pemimpin berwenang dalam
mengatur dan menyalurkan sarana dan prasarana ke sekolah sehingga adanya
ketersedian tempat untuk barang dan peralatan tersebut.Sarana dan prasarana
harus distribusikan dengan baik ke tangan sekolah sehingga dapat didata dengan
baik peralatan yang dimiliki.

5. Pemeliharaan Sarana dan Prasarana

Pemeliharaan adalah kegiatan untuk melaksanakan pengurusan dan
pengaturan agar semua sarana dan prasarana selalu dalam keadaan baik dan siap
untuk digunakan yang mencapai tujuan kantor.10
Pemeliharaan sarana dan prasarana kantor dapat dilakukan dengan berbagai cara
antara lain :
1) Pemeliharaan berdasarkan waktu
a. Pemeliharaan sehari-hari
Pemeliharaan sarana dan prasarana secara sehari-hari biasanya
dilakukan karyawan yang menggunakan barang dan bertanggung jawab
atas barang tersebut seperti pemeliharaan ruang kerja kantor, mesin tik,
komputer dan mobil. Pemeliharaan sarana dan prasarana tersebut harus
dilakukan setiap hari agar kebersihannya tetap terjaga dan menghindari
kerusakan yang lebih besar.

b. Pemeliharaan berkala
Pemeliharaan secara berkala dilakukan menurut jangka waktu
tertentu misalnya seminggu sekali, dua minggu sekali, sebulan sekali
maupun dua bulan sekali. Pemeliharaan secara berkala dapat dilakukan

9
Ibid., Hal. 3
10
Mutohar, Prim Masrokan, Op.cit., Hal. 74.

8
 untuk berbagai jenis sarana dan prasarana serta biasanya dilakukan oleh
petugas yang khusus menangani pemeliharaan sarana dan prasarana.
2) Pemeliharaan berdasarkan jenis barang
a. Pemeliharaan barang bergerak
Pemeliharaan barang bergerak dapat dilakukan setiap hari
maupun secara berkala. Misalnya mobil, komputer, dan mesin kantor.
b. Pemeliharaan barang tidak bergerak
Pemeliharaan barang tidak bergerak dapat dilakukan setiap hari
maupun secara berkala untuk mengetahui sampai sejauh mana kualitas
barang tersebut masih dapat digunakan. Misalnya membersihkan debu-
debu yang menempel pada barang tersebut agar dilakukan
pemeliharaan setiap hari dapat terjaga kebersihannya dan mencegah
kerusakan.
Sarana dan prasarana yang dimiliki sekolah harus diperhatikan dan dirawat
agar dapat dipakai dalam jangka waktu yang lama. Pemeliharaan sarana dan
prasarana dapat dilakukan harian,mingguan dan bulanan agar peralatan dapat
diketahui kondisinya.Pemeliharaan sarana dan prasarana harus dilakukan dengan
baik untuk mengurangi pemakaian biaya pada hal yang tidak perlu.
6. Penghapusan Sarana dan Prasarana
Penghapusan merupakan peniadaan atau pemusnahan barang yang tidak
terpakai. Penghapusan dapat dilakukan dengan cara melelang barang yang masih
layak pakai tapi tidak digunakan. Penghapusan dapat dilakukan dengan memusnahkan
barang pada barang-barang yang tidak layak digunakan. Barang difilter antara barang
layak dengan barang yang tidak layak sehingga memudahkan dalam penggunaannya.
Adapun barang – barang perlu diperhatikan seperti :
a. Kualitas barang yang jauh dari kondisi normal
b. Biaya yang besar jika ingin mengkruntruksi barang tersebut
c. Memiliki barang yang lebih berkualitas
7. Laporan Sarana dan Prasarana
Laporan sarana dan prasarana merupakan sebuah kegiatan untuk menyusun
barang dan peralatan baik persedian,mutasi dan kondisi dari sarana dan prasarana
dalam jangka waktu yang ditentukan.Fungsi laporan sarana dan prasarana sangat
penting bagi sekolah untuk mengetahui aktifitas barang yang digunakan.Beberapa
fungsi laporan sarana dan prasarana.

9
 d. Sebagai pertanggungjawaban
e. Sebagai monitoring sarana dan prasarana
f. Mengetahui persediaan
Laporan sarana dan prasarana sangat penting bagi sekolah untuk mengetahui
aktifitas barang dan peralatan yang dipakai dalam proses pembelajaran.Sekolah dapat
mengetahui kondisi dan peminjam barang sehingga diketahui pertanggungjawab
ketika barang dalam kondisi rusak ketika dipakai. Laporan juga memudahkan sekolah
dalam melaporkan hasil penggunaan barang dalam laporan tahunan sekolah.

A. Administrasi Sumber Daya Manusia

1. Perencanaan Sumber Daya Manusia
Milkovich (2011:5) perencanaan tenaga kerja adalah proses peramalan,
pengembangan, pengimplementasian, dan pengontrolan yang menjamin perusahaan
mempunyai kesesuaian jumlah pegawai, penempatan pegawai secara benar, waktu
yang tepat yang sangat bermanfaat secara ekonomis.11
Pada prinsipnya pegawai mempunyai pengertian yang bermacam-macam, hal
ini dapat dilihat dari pendapat para ahli, diantaranya; Wursanto (1991:16)
didefinisikan sebagai berikut :
“Pegawai adalah setiap orang yang menyum-bangkan jasanya kepada
suatu badan usaha, baik kepada badan usaha swasta maupun kepada badan
usaha pemerintah”12
Kegiatan perencanaan sumber daya manusia dapat diakumulasi dalam tiga aspek
yakni sebagai berikut.
a. Meramalkan secara sistematis tuntutan kebutuhan karyawan dan persediaan
karyawan di masa yang akan datang;
b. Mengembangkan rencana pengembangan karyawan yang menunjang strategi
organisasi yang ada melalui pengisian lowongan kerja secara proaktif;
c. Mengidentifikasikan kebutuhan karyawan jangka pendek dan jangka
panjang.13

11
Benjamin Bukit, Pengembangan Sumber Daya Manusia Teori, Dimensi Pengukuran, dan Implementasi Dala
m Organisasi, (Yogyakarta: Zahir Publishing,2017) hlm 109
12
Baharuddin. (2017). Ektivitas Pelayanan Administrasi Kepegawaian Terhadap Tenaga Pendidik Pada Dinas
Pendidikan Kabupaten Sinjai, Vol. 8 No. 1, hlm 73
13
Benjamin Bukit, Pengembangan Sumber Daya Manusia Teori, Dimensi Pengukuran, dan Implementasi
Dalam Organisasi. (Yogyakarta: Zahir Publishing,2017) hlm 110

10
 Sumber daya manusia sangat dibutuhkan pada setiap faktor dalam pendidikan.
Sumber daya manusia yang berkualitas akan membantu untuk meningkatkan mutu
pendidikan di sekolah. Guru sebagai pendidik dan karyawan administrasi sebagai
kependidikan harus diperhatikan kebutuhannya.Maka dibutuhkan perencanaan
sumber daya yang baik agar kualitas dan potensi sumber daya manusia di sekolah
dapat berkem bang.
2. Pengembangan Pegawai
Menurut Rivai dan Sagala (2011), pengembangan SDM jangka panjang
sebagai pembeda dari kegiatan pelatihan untuk pekerjaan tertentu telah menjadi
perhatian dari pengembangan SDM. Dengan melalui kegiatan pengembangan
pegawai yang ada, pengembangan SDM berusaha mengurangi ketergantungan
organisasi terhadap pengangkatan pegawai baru. Apabila organisasi dikembangkan
secara tepat sehingga lowongan formasi melalui perencanaan SDM, dapat diisi secara
internal. Promosi dan transfer juga memperlihatkan kepada
Pegawai bahwa mereka mempunyai karier, tidak sekedar kerja.
Pengembangan SDM menjadi keharusan yang akan dilakukan organisasi agar SDM
dapat terampil dan berkomitmen yang tinggi untuk mengembangkan organisasi di
masa depan.14
Pengembangan pegawai merupakan faktor yang harus diperhatikan oleh
organisasi untuk dapat mengembangkan bakat dan potensi karyawan sehingga
loyalitas terhadap pekerjaan. Pelatihan menjadi salah satu metode untuk
mengembangan potensi karyawan hingga mengalami peningkatan dalam pengetahuan
dan keahliaan.
Pelatihan juga memberikan berbagai peluang kepada pegawai untuk belajar
dan berkembang sehingga menciptakan lingkungan pekerjaan yang positif, yang
mendukung strategi bisnis dengan menarik pegawai berbakat, serta memotivasi dan
mempertahankan pegawai yang ada pada saat ini. Sebenarnya, banyak organisasi lain
yakin bahwa investasi pada pelatihan dapat membantu mereka dalam mencapai
keunggulan bersaing. Hal ini disebabkan karena pelatihan dapat:
a. Meningkatkan pengetahuan para pegawai tentang para pesaing dan budaya asing
yang sangat penting untuk keberhasilan organisasi baik di pasar regional maupun
pasar internasional.

14
Lijan Poltak. MaNajemen Sumber Daya Manusia. (Jakarta: PT.Bumi Aksara,2016) Hlm 126 - 209

11
 b. Membantu memastikan bahwa para pegawai memiliki keterampilan dasar untuk
bekerja dengan teknologi yang baru.
c. Membantu para pegawai dalam memahami cara bekerja secara efektif didalam tim
sehingga memberikan kontribusi terhadap produk dan kualitas pelayanan.
d. Memastikan bahwa budaya organisasi yang menekankan pada inovasi, kreativitas,
dan pembelajaran.
e. Menjamin keamanan pekerjaan dengan menyediakan cara - cara yang baru bagi
para pegawai untuk memberikan kontribusi pada organisasi ketika pekerjaan dan
kepentingannya berubah.
f. Mempersiapkan para pegawai untuk menerima dan bekerja lebih efektif satu sama
lain, terutama dengan kaum minoritas dan wanita.15
3. Penilaian Pegawai
Kegiatan ini dilakukan setelah calon atau pelamar dipekerjakan dalam
kegiatan organisasi. Organisasi menentukan bagaimana sebaiknya bekerja dan
kemudian memberi penghargaan atas kinerja yang dicapainya. Sebaliknya organisasi
juga harus menganalisis jika terjadi kinerja negatif dimana pekerja tidak dapat
mencapai standar kinerja yang ditetapkan. Dalam penilaian kinerja ini dilakukan dua
kegiatan utama, yaitu:
1. Penilaian dan pengevaluasian perilaku pekerja.
2. Analisis dan pemberian motivasi perilaku pekerja.
Kegiatan penilaian kinerja ini dinilai sangat sulit baik bagi penilai maupun yang
dinilai. Kegiatan ini rawan dengan munculnya konflik.16
Kegiatan untuk menilai kinerja pegawai sangat dibutuhkan untuk mengetahui
kondisi kinerja pegawai. Kinerja pegawai dapat diketahui melalui beberapa
pengawasan dan ujian sehingga faktor pendukung dan kelemahan pegawai dapat
diperhatikan. Maka pemimpin dapat memutuskan tindakan terhadap pegawai tersebut
untuk melakukan pelatihan dan pengembangan melalui pendidikan dan program
pelatihan sehingga dapat meningkatkan produktivitas pegawai.
Pegawai juga dapat dinilai dengan memberikan reward untuk meningkatkan
semangat dan loyalitas terhadap organisasi serta memberikan punishment untuk
pengingat pada pegawai tersebut.

15
Ibid., hlm 168
16
Priyono. Manajemen Sumber Daya Manusia. (Sidoarjo: Zifatama Publishing,2010) Hlm 7

12
 4. Proses Seleksi dan Rekrutmen Pegawai
Rekrutmen menurut Mathis dan Jakson (2001) adalah suatu proses yang
dilakukan untuk menghasilkan tenaga pekerja yang berkualifikasi pada bidangnya
yang akan dipekerjakan di suatu perusahaan atau lembaga. Pandangan ini sejalan
dengan Irawan dkk. (1997) bahwa rekrutmen adalah suatu proses untuk mendapatkan
tenaga yang berkualitas guna bekerja pada lembaga atau instansi.17
Rekrutmen yang diselenggarakan pada suatu lembaga pendidikan pada
umumnya memiliki tujuan yang sama sebagaimana lembaga maupun lembaga
lainnya. Rekrutmen merupakan suatu kegiatan yang dilakukan guna memenuhi
kebutuhan tenaga kependidikan pada suatu lembaga pendidikan yang ditinjau
berdaasarkan jumlah maupun kualitasnya. Proses dari penarikan dan seleksi calon
tenaga kependidikan secara umum.
a. Media internet
Kemajuan teknologi sekarang semakin memudahkan para penggunanya dalam
mencari informasi. Demikian pula pihak lembaga/ penyedia lowongan juga
memanfatkan kemudahan ini dengan mengiklankan atau mepromosikan profil
mereka sebagai daya tarik para remaja melek komputer/IT, misalnya saja
melalui second Life, YouTube, MySpace dan Vivo, meningkatkan profil mereka
ke pasar remaja merek komputer. Pada saat yang sama situs ini menyediakan
akses tambahan informasi tentang pelamar melalui posting pribadi mereka yang
dimuat pada situs resmi dari pihak lembaga atau organisasi.
b. Dari mulut ke mulut
Informasi yang disebarkan dari mulut ke mulut ini sering juga digunakan para
pembuka lowongan dimaksudkan agar informasi dapat menyebar langsug ke
masyarakat lebih luas. Proses ini juga bisa digunakan melalui media internet
misalnya saja,pihak organisasi atau lembaga memposting testimoni- testimoni
tentang keunggulan dari lembaga tersebut.
c. Pilihan/proses seleksi
Berbagai macam cara/alat yang dapat digunakan dalamproses selesksi yang paling
umum digunakan, yaitu :
a) Wawancara
b) Tes kemampuan kognitif

17
Amirul Mukminin,dkk. Manajemen Sumber Daya Manusia Dalam Pendidikan. (Yogyakarta: UNY
Press,2019) hlm 156

13
 c) Tes kepribadian
d) Sample kerja
e) Tes integritas18
Tahapan- tahapan rekrutmen yang dilakukan secara tradisional sebagai berikut.
a. Tahapan Pertama
Memperjelas posisi yang harus diisi melalui perekrutan. Terdapat
pandangan yang berfilosofi bahwa perekrutan perlu dilakukan secara terus-
menerus, untuk mendapatkan SDM yang berkualifikasi maksimal, tanpa
mempertimbangkan adanya kekosongan posisi tertentu. Selain itu, terdapat
pula pandangan bahwa perekrutan harus dilakukan dengan sangat selektif dan
hanya diperlukan untuk mengisi posisi lowongan yang kosong
b. Tahapan Kedua
Review dan memperbaharui uraian pekerjaan dan spesifikasi untuk posisi
tersebut. Kesuksesan dalam proses dalam deskripsi pekerjaan akan
mempermudah pelamar untuk memahami pekerjaan. Spesifikasi pekerjaan
menggambarkan kualifikasi yang dibutuhkan.
c. Tahapan Ketiga
Mengidentifikasi kemungkinan sumber pelamar yang memenuhi syarat.
Pelamar dapat berasal dari dalam (internal) atau luar organisasi (external).
Sumbersumber lamaran tersebut, tentu perlu dipertimbangkan sesuai dengan
kebutuhan dan tujuan organisasi.
d. Tahap Keempat
Pilih cara komunikasi yang paling efektif, agar menarik pelamar yang
memenuhi syarat. Praktisi SDM perlu melakukan komunikasi yang akrab
dengan sumbersumber pelamar kerja, antara lain bisa dilakukan dalam bursa
kerja, kunjungan ke kampus, open house recruitment, presentasi kepada
kelompok- kelompok sasaran, pegawai yang magang, dan program kerja sama
antara lembaga pendidikan dan organisasi.19
Peningkatan kinerja organisasi untuk mencapai tujuan maka diperlukan sumber
daya manusia yang berbakat.Organisasi seperti sekolah tentu harus merekrut pendidik dan
kependidikan yang berkualitas agar proses pendidikan memiliki mutu yang berkualitas
sehingga menghasilkan lulusan yang terbaik. Pendidik dan kependidikan merupakan

18
Ibid., hlm 159 - 160
19
Lijan Poltak. MaNajemen Sumber Daya Manusia. (Jakarta: PT.Bumi Aksara,2016) Hlm 126 - 127

14
 faktor utama dalam proses pembelajaran maka dibutuhkan tenaga yang berkualitas untuk
hasil yang maksimal.
B. Arsip
1. Pengelolaan Arsip
Sedarmayanti mengemukakan bahwasanya kearsipan merupakan kegiatan
mengatur dan menyimpan arsip dalam suatu tatanan yang sistematis dan logis,
menyimpan serta merawat arsip untuk digunakan secara aman dan ekonomis.20
Menurut Sugiarto & Wahyono (2005), pengelolaan arsip memiliki
beberapa tahapan yakni pengorganisasian arsip;sistem penyimpanan arsip;
penilaian pengelolaan arsip; peralatan & pelengkapan arsip; pemeliharaan,
perawatan & pengamanan arsip; dan penyusutan arsip.
a. Pengorganisasian Arsip
Memiliki arti sebagai pihak yang memiliki wewenang dalam
melakukan pengarsipan. Pengorganisasian arsip dalam kantor ada
tiga jenis yakni sentralisasi, desentralisasi dan kombinasi.
Sentralisasi berarti pengelolaan semua arsip diserahkan pada unit
khusus yang dijadikan sebagai sentral arsip. Desentraslisasi berarti
arsip dikelola di masing-masing unit kerja. Sedangkan Kombinasi
sentralisasi dan desentralisasi berarti pengelolaan arsip aktif
dilakukan secara desentralisasi dan arsip inaktif secara sentralisasi.
b. Penilaian Pengelolaan Arsip
Penilaian disini maksudnya apakah pengelolaan arsip dalam suatu
periode(jangka waktu tertentu) harus dipertahankan atau dilakukan
perubahan untuk pembenahan. Cara untuk melihat apakah sistem
penyimpanan yang digunakan sudah baik atau belum yaitu dengan
mmenghitung angka cermat arsip. Angka cermat arsip adalah angka
perbandingan antara jumlah arsip yang tidak ditemukan pada waktu
diperlukan dengan jumlah arsip yang ditemukan.
c. Peralatan dan Perlengkapan Arsip
Peralatan disini bisa berupa peralatan penyimpanan tegak,
menyamping, elektrik, alat untuk word processing, alat untuk media
komputer, dan alat penyimpanan visible. Sedangkan untuk
perlengkapan arsip diantaranya penyekat, map (folder), petunjuk
20
Sedarmayanti, Dasar-dasar Pengetahuan tentang Manajemen Perkantoran, (Bandung: CV Mandar Maju, 200
3) hlm. 55

15
 (guide), kata tangkap (judul yang terdapat pada tonjolan) dan alat bantu
kearsipan bisa berupa label atau stiker.
d. Penyusutan Arsip
Pengurangan jumlah arsip untuk mengurangi tumpukan arsip
dikantor merupakan bagian dari penyusutan arsip.Pemindahan
dokumen sifatnya internal yaitu dari unit pengolah ke unit kearsipan
dilingkungan perusahaan. Sedangkan penyerahan merupakan tindakan
eksternal, yaitu dari perusahaan kepada Arsip Nasional. Dokumen
perusahaan yang wajib diserahkan kepada Arsip Nasional adalah
dokumen perusahaan yang memiliki nilai. historis yang penggunaannya
berkaitan dengan kegiatan pemerintahan.21
Arsip merupakan bagian terpenting dalam proses pendidikan karena
urusan administrasi baik internal maupun dengan eksternal agar terjadi koordinasi
yang baik demi kualitas mutu pendidikan. Maka pengelolaan arsip sangat
dibutuhkan bagi sekolah dengan memperhatikan kondisi dan kualitas arsip dengan
penyimpanan yang baik.
2. Jenis-jenis Arsip
Jenis-jenis arsip menurut fungsinya :
a. Arsip Dinamis
Arsip yang dipergunakan secara langsung dalam perencanaan, atau
dipergunakan secara langsung dalam penyelenggaraan administrasi. Jenis
ini terbagi lagi menjadi dua yaitu:
1. Arsip Aktif, yang dipergunakan secara terus menerus dalam
kegiatan kantor.
2. Arsip inaktif, yang sudah sangat jarang digunakan.
b. Arsip Statis
Arsip yang sudah tidak lagi dipergunakan secara langsung untuk
perencanaan maupun penyelenggaraan kegiatan administrasi.
Arsip terbagi dua dalam digunakan seperti arsip dinamis dan arsip
statis. Arsip digunakan secara langsung dan disimpan dalam jangka waktu
untuk diperlukan sewaktu-waktu.

21
Sri Ardianiani,Bambang Suratman. 2021. Pengelolaan Arsip DalamMendukung Pelayanan Informasi Pada
Bagian Tata Usaha di Dinas Sosial Kabupaten Ponorogo. Jurnal Pendidikan Administrasi
Perkantoran(JPAP)Volume 9, Nomor 2, Hlm 342 - 343

16
 3. Sistem Pengelolaan Arsip
Dalam keberlangsungan organisasi, informasi memegang peranan penting
karena informasi merupakan dasar bagi pimpinan organisasi dalam pengambilan
keputusan terkait penentuan kebijaksanaan. Maka dari itu, tiap-tiap berkas yang
memuat informasi yang bernilai guna harus mendapatkan pengelolaan yang lebih
baik. Penataan arsip perlu dilakukan guna memudahkan penyimpanan dan
penemuan kembali arsip ketika diperlukan dengan cepat dan tepat, sehingga perlu
diberlakukkannya penentuan metode penyimpaan atau sistem penataan arsip yang
sesuai kebutuhan (Filling System).22
Saat ini ada 5 macam sistem penataan arsip yang banyak digunakan yaitu:
a. Sistem Abjad
Salah satu sistem penataan berkas yang pengkodeannya berdasarkan
peraturan mengindeks. Perihal dari surat maupun organisasi pengirim
dapat disusun berdasarkan abjad, yaitu subyek termasuk ke dalam urutan A
sampai Z. Dalam penyusunannya, pemberian nama dapat dibagi menjadi 4
golongan, yaitu:
a) Nama orang,
b) Nama perusahaan swasta,
c) Nama instansi pemerintah,
d) Nama organisasi sosial.
Untuk menyusun nama-nama tersebut maka ada kesatuan bahasa serta
harus berpedoman pada peraturan mengindeks yang telah ditentukan dan
dijadikam pedoman.
b. Sistem Masalah
Sistem penataan arsip ini berdasarkan pada kegiatan yang berkenaan
dengan masalah yang berhubungan dengan perusahaan yang akan
menggunakan sistem ini. Dalam melaksanakan sistem penataan ini, harus
terlebih dahulu ditentukan masalah-masalah yang terjadi secara umum atau
menjadi permasalahan dalam surat, untuk nantinya dibuatkan daftar indeks.
Nantinya, masalah akan dikumpulkan menjadi satu subyek atau masalah
pokok.
c. Sistem Nomor

22
Sedarmayantu, Dasar-dasar Pengetahuan tentang Manajemen Perkantoran, (Bandung: CV Mandar Maju, 20
09) hlm 195

17
 Salah satu sistem penataan arsip yang berdasarkan kelompok permasalahan
yang diberi nomor tertentu, untuk dibutakan daftar klasifikasi arsipnya.
d. Sistem Tanggal/ Urutan Waktu
Sistem penataan arsip ini berdasarkan pada urutan tanggal, bulan dan
tahun, yang umumnya diperhatikan dari datangnya surat. Surat atas berkas
yang paling akhir ditempatkan dibagian akhir pula. Nantinya, surat-surat
tersebutu akan dikelompokkan berdasarkan bulan-bulan setiap tahunnya.
e. Sistem Regional/Wilayah
Sistem penataan arsip yang terkahir ini berdasarkan pada daerah wilayah
tertentu, sesuai dengan pembagiannya. Guna melaksanakan sistem ini, dapat
mengggunakan nama daerha wilayah untuk pokok permasalahan. Pokok
permasalahan tersebut nantinya dapat dikembangkan menjadi masalah-
masalah ynag dalam hal ini terdiri dari daerah yang berada dalam wilayah
tersebut. Selanjutnya, dapat dikebangkan dengan nama-nama dari para
nasabah yang ada di masing-masing wilayah tersebut.23
Arsip harus disusun dengan rapi agar memudahkan dalam mencari ketika
akan digunakan.Arsip harus memiliki pencatatan sistem abjad dalam
penyusunanannya pada nama orang atau instansi,adanya masalah yang
berhubungan dengan organisasi,penomoran dan urutan waktu yang jelas sehingga
memudahkan kapan arsip tersebut dibukukan.Arsip yang baik akan memudahkan
pengguna dalam menggunakannya sehingga efesiensi waktu.
4. Fasilitas Pengelolaan Arsip
Terdapat berbagai jenis peralatan yang digunakan dalam kegiatan penataan
arsip, diantaranya yakni:
a. Sampul Arsip (Folder)
Merupakan tempat atau wadah arsip. Folder ini dapat diperoleh dalam
berbagai macam model dan bahan. Jumlah dan jenis dokumen yang ada dalam
file, serta cara pemuatan di dalamnya hendaknya dijadikan pedoman dalam
menentukan pilihan.24
b. Sekat (Guide)
Sekat ini merupakan petunjuk atau pemisah antara kelompok masalah
dengan masalah lainnya yang telah disesuaikan dengan pengelompokkan

23
Ibid., hal 199
24
Teguh Wahyono dan Agus Sugiarto, Manajemen Kearsipan Modern, (Jogja: Cava Media, 2015), hlm. 69

18
 masalah pada klasifkasi arsip. Umumnya dibuat dari karton tebal, agar dapat
tegak berdiri. Pada bagian sekat terdapat bagian yang menonjol yang disebut
“Tab”. Tab ini gunanya untuk menempatkan atau mencantumkan masalah
dank ode klasifikasi dari pokok masalah sampai ke sub-sub masalah.
Peletakan tab ini bermacam-macam, sesuai tingkat kelompok masalahnya.
a) Sekat pertama dengan tab pada ujung paling kiri digunakan untuk
menyekat kelompok primer (pokok masalah),
b) Sekat kedua dengan tab pada kedudukan lebih ke kanan digunakan
untuk menyekat antara kelompok sekunder (sub masalah),
c) Sekat ketiga untuk menyekat antara kelompok tersier (sub-sub
masalah).
c. Lemari Arsip (Filling Cabinet)
Lemari ini merupakan tempat untuk menyimpan arsip yang disusun
secara vertical dengan menggunakan lembar guide dan map gantung.25
Berikut sarana dan prasarana arsip menurut Machmoed Effendhie, yaitu
a) Ruangan
Menggunakan ruangan yang cukup luas, menggunakan bahan
bangunan yang tidak mudah rusak, berada di daerah yang aman,
temperature suhu dan kelembapan disesuaikan dengan kebutuhan
penyimpanan
b) Lemari Arsip
3. Penyimpanan secara vertikal :
a) Lateral Filing Cabinet
Lemari arsip yang berpintu dan mempunyai papan alas untuk
menyimpan arsip
b) Rotary Filing Cabinet
Tempat penyimpanan arsip yang digerakkan secara berputar
sehingga dalam penempatan dan penemuan kembali tidak banyak
menghabiskan tenaga
c) Mobile File Mechanic
Lemari arsip dengan penggerak mekanik dan indeks system
yang memudahkan dalam penyimpanan, pencarian, dan

25
Sedarmayantu, Dasar-dasar Pengetahuan tentang Manajemen Perkantoran, (Bandung: CV Mandar Maju, 20
09) hlm 192

19
 penghematan ruangan karena terletak di atas semacam rel yang
memudahkan gerakan ke depan dan ke belakang, sehingga dapat
dibuat gang di antara 2 rak untuk tempat berdiri petugas yang
sedang mencari informasi.
d) Drawer Filing Cabinet
Lemari arsip yang berlaci-laci, yang dapat ditarik keluar-
masuk.Terdiri dari 2-5 laci setiap laci memuat sekitar 20-40 guide,
40-50 folder yang dapat memuat minimal 75 lembar surat.
e) Vertikal Plan File
Lemari untuk menyimpan file gambar teknik ukuran A1-A0.
Ukuran lemari sekitar 1.80 x 20 x 0.6 meter dapat menampung
bagan. peta sekitar 1000 lembar).
f) Card Cabinet
Lemari untuk menyimpan berbagai ukuran kartu.
g) Rak
Lemari terbuka tanpa pintu untuk menyimpan arsip inaktif.
Sebelum arsip inaktif tersebut dimasukan terlebih dahulu
dimasukan ke dalam box kardus yang berlubang sebagai ventilasi.
4. Penyimpanan secara horizontal :
a) Guide
Sekat petunjuk yang terbuat dari kertas tebal / karton dengan
ukuran tertentu yang memuat kode pada tabnya
b) Folder
Map berupa lipatan karton / plastik yang dipergunakan untuk
menyimpan warkat seperti : Brief ordner ( map besar dari karton
tebal, di dalamnya terdapat penjepit arsip yang terbuat dari logam
dan dapat menampung warkat dalam jumlah banyak dan biasanya
disusun secara vertical di atas rak / di dalam lateral filing cabinet).
Kemudian ada Snelhecter ( map yang terbuat dari kertas tebal /
plastik yang di dalamnya terdapat alat penjepit arsip yang terbuat
dari logam). Dan terakhir Hanging map ( map gantung) map tanpa
jepitan yang digantung pada gawang laci filing cabinet.
c) Rak Sortir

20
 Rak yang berguna untuk memisah-misahkan surat/warkat yang
diterima, diproses, dikirimkan / disimpan ke dalam folder masing-
masing.
d) Kartu Indeks
Kartu yang berukuran 15 x 10 cm yang didalalmnya memuat
data tentang warkat yang akan disimpan.26
Kegiatan penyimpanan arsip harus memperhatikan fasilitas yang
digunakan dalam menjaga keutuhannya. Diperlukan adanya pengeahuan dalam
menyimpan arsip agar tetap terjaga dan terhidar dari kerusakan pada arsip.Maka
ditujuk penanggungjawab dalam kearsipan dengan memiliki pengetahuan dalam
keperluan terhadap fasilitas seperti lemari,rak,kartu indeks dan sebagainya untuk
menjaga kualitas arsip.
C. Tata Persuratan
1. Pengelolaan Surat Masuk
Menurut Wursanto (2004), dalam pengelolaan surat masuk perlu
ditetapkan terlebih dahulu bagaimana organisasi pengelolaan surat masuk, dan
bagaimana proses pengelolaan surat masuk. Organisasi pengelolaan surat masuk
adalah unit-unit yang terlibat dalam proses pengelolaan surat masuk, yang terdiri
dari unit penerima, unit penyortir, unit pencatat, unit pengarah, unit pengolah, dan
unit penata arsip.
Berikutnya ada Prosedur pengelolaan surat masuk meliputi:
1. Penerimaan surat meliputi:
a) Surat yang diterima dari pos atau caraka diperiksa kebenaran alamatnya;
b) Surat yang salah alamat segera dikembalikan kepada pengirim;
mengelompokkan surat terbuka dan surat tertutup (pribadi/ rahasia);
c) Membuka surat terbuka dan memeriksa kelengkapan lampirannya;
d) Membubuhi stempel tanggal dan waktu surat diterima dibalik surat atau
pada sampul surat untuk surat tertutup.
2. Mencatat naskah dinas kegiatan sebagai berikut:
a) Membaca naskah dinas atau menentukan naskah dinas penting atau
naskah dinas biasa;
b) Menentukan kode klasifikasi dan indeks pada naskah dinas penting yang
akan dicatat pada kartu kendali rangkap tiga;

26
Machmoed Effendhie, Panduan Ringkasan Tata Kelola Arsip, (Arsip UGM, 2011), hlm. 29

21
 c) Mencatat atau mencantumkan kode klasifikasi surat dan unit pengolahnya
pada daftar pengendali sesuai dengan nomor urut yang tersedia;
d) Mengisi lembar pengantar rangkap 2 (putih dan merah) untuk surat biasa
dan rahasia;
e) Mengisi lembar disposisi rangkap 2 (putih dan merah). Pendisposisian,
pengisian lembar disposisi rangkap 2 diteruskan kepada sekretaris dan
kepala badan.
3. Mendistribusikan dengan kegiatan:
a) Menerima naskah dinas penting beserta kartu kendali rangkap 3, lembar
disposisi rangkap 2 serta selengkapnya;
b) Menyampaikan naskah dinas penting beserta kartu kendali rangkap 2
(kuning dan merah) kepada unit pengolah;
c) Menerima kembali kartu kendali warna kuning setelah dibubuhi paraf oleh
unit pengolah/ tata usaha pengolah, untuk disimpan sebagai pengganti
arsip dan ekspedisi pengendali.
4. Pengolahan surat, pengolahan surat dilakukan dengan cara:
a) Disposisi dan arahan surat dicatat dalam buku agenda sesuai dengan
nomor surat yang bersangkutan;
b) Jika arahan surat untuk lebih dari satu, maka surat tersebut di copy
sebanyak yang bersangkutan;
c) Surat disampaikan kepada yang bersangkutan sesuai dengan arahan surat;
d) Unit pengolah menerima surat, kemudian meneliti kelengkapan surat
dengan apa yang tertulis dalam buku ekspedisi surat keluar dan
membubuhkan paraf pada buku ekspedisi surat keluar;
e) Unit pengolah melaksanakan pengolahan surat berdasarkan isi disposisi.
5. Menyimpan kartu kendali, lembar pengantar dan lembar disposisi dengan
kegiatan:
a) Menyusun kartu kendali warna putih pada kotak kartu kendali berdasarkan
kelompok instansi pengirim dan ditata lagi menurut kronologis (tanggal,
bulan, tahun);
b) Menyusun kartu kendali warna kuning yang telah diparaf di unit pengolah
pada kotak kartu kendali berdasarkan kode klasifikasi arsip dan
berdasarkan masalah;

22
 c) Menyusun lembar disposisi merah pada tickler file berdasarkan batas
waktu peneyelesaian naskah.
2. Pengelolaan Surat Keluar
Pada unit pengolah meliputi: pengelompokkan, surat-surat yangakan
dikirim keluar dikelompokkan berdasarkan jenisnya yaitu surapenting, surat biasa,
dan surat tertutup; pencatatan, surat-surat dicatat pada sarana pencatatan sesuai
dengan jenis suratnya sebagaimana mencatat surat masuk; penyampaian:
a) Surat penting: surat dan tindasan, kartu kendali putih, kartu kendali kuning
disampaikan kepada unit kearsipan, kartu kendali merah ditinggal pada
tata usaha pengolah yang digunakan sebagai alat pengendali dan pengganti
arsip, menerima dan menyimpan tindasan surat keluar setelah distempel
tanggal dan jam pengiriman oleh unit kearsipan.
b) Surat biasa: surat dan tindasan beserta 2 lembar pengantar disampaikan
kepada unit kearsipan, menerima lembar pengantar pertama yang telah
diparaf oleh unit kearsipan, menerima tindasan surat keluar setelah
distempel tanggal dan jam pengiriman oleh unit kearsipan.
Pada unit kearsipan meliputi:
a) Penerimaan, menerima dan memeriksa surat-surat keluar tindasan beserta
kelengkapannya dari tata usaha pengolah; mengembalikan tindasan surat
keluar setelah distempel tanggal dan jam pengiriman serta lembar
pengantar pertama kepada tata usaha unit pengolah;menyimpan kartu
kendali putih dan kuning serta lembar pengantar kedua;
b) Pengiriman, surat asli setelah dilengkapi dengan nomor, stempel,cap dinas
dan dimasukkan dalam sampul, dikirimkan ke alamat tujuan surat yang
dicatat pada surat pengantar sebanyak-banyaknya rangkap dua; surat-surat
yang akan dikirim dikelompokkan berdasarkan prioritas pengiriman (kilat
khusus, kilat, segera atau biasa) dan cara penyampaiannya dengan melalui
pos.27
Pengelolaan surat masuk dan surat keluar serta pengiriman suart harus
diketahui kapan waktu pengirimannya dan bagian- bagian surat agar dapat
disusun sesuai dengan kebutuhan surat.

27
Agustina Permata Yomi & Elva Rahmah, Pengelolaan Surat Masuk Dan Surat Keluar Di Badan Perpustakaa
n Dan Kearsipan, provinsi Sumatra Barat, Jurnal Informasi Perpustakaan Dan Kearsipan, Vol. 4, No 1, 2015, h
al. 84-86.

23
 BAB III

METODOLOGI PENELITIAN

A. Tempat dan Waktu Penelitian

1. Tempat Penilitian
Tempat penelitian adalah tempat yang menjadi objek peneiti atau hasil obs
ervasi manajemen perkantoran untuk memperoleh informasi yang berhubungan de
ngan masalah perkantoran yang diambil oleh peneliti. Tempat penelitian yang me
njadi objek ialah berlokasi SMP Nusantara Plus, yang berada di jl. Tarumanegara
dalam No.1 Pisangan, Ciputat Timur - Tangerang Selatan, kode pos 1541. Alasan
pemilihan lokasi tersebut ilaha dilatar belakangi oleh mudahnya akss transportasi
menuju lokasi dengan pertimbangan waktu dan biaya, serta memiliki kriteria seba
gai sekoah yang akreditasi A (Swasta), yang menjadi fokus peneliti.
2. Waktu Penelitian
Waktu penelitian dilaksanakan pada bulan Oktober 2022 sampai dengan b
ulan November. Penelitian ini dilaksanakan dengan menyesuaikan waktu yang dib
erikan oleh pihak sekolah. Observasi pertama pada tempat penelitian yaitu SMP N
usantara Plus dilaksanakan pada tanggal 28 oktober 2022.
B. Pendekatan dan Metode Penelitian
Penelitian ini menggunakan pendekatan kualitatif, yakni peneliti berupaya unt
uk menggali suatu fakta, lalu memberikan penjelasan terkait sebagai realita yang dite
mukan, dengam mengamati langsung peristiwa- peristiwa dilapangan yang berhubung
an dengan pelaksanaan Manajemen Perkantoran Sekolah oleh SMP Nusantara Plus. P
endekatan kualitatif menurut Ajat Rukajat ialah bertujuan untuk memperoleh pengerti
an dan pemahaman. tentang suatu peristiwa atau perilaku manusia dalam suatu organi
sasi atau institusi.28
Pendekatan kualitatif merupakan prosedur penelitian yang menghasilkan data
deskriptif berupa kata-kata tertulis maupun lisan dari orang-orang dan perilaku yang d
iamati. Creswell dalam Ajat Rukajat, menjelaskan bahwa di dalam penelitian kualitati
f, pengetahuan dibangun melalui interprestasi terhadap multi perspefektif yang beraga
m dari segenap partisipan yang terlibat di dalam penelitian.29

28
Ajat Rukajat, Pendekatan Penelitian Kualitatif, (Sleman: Deepublish, 2018), h.1.
29
Ibid., h. 5.

24
 Adapun metode yang dipakai dalam penelitian ini ialah metode deskriptif kual
itatif, yaitu peneliti memanfaatkan data kualitatif yang dijabarkan secara deskriptif. M
etode penelitian deskriptif kualitatif ialah metode yang digunakan untuk mendeskripsi
kan dan menggambarkan fenomena-fenomena yang ada, baik bersifat ilmiah maupun
rekayasa manusia, yang lebih memperhatikan mengenai karakteristik, kualitas keterka
itan antar kegiatan.30 Tujuan peneliti menggunakan metode penelitian deskriptif kualit
aif ini ialah untuk menghasilkan deskripsi atau gambaran secara sistematis, akurat, da
n lengkap terhadap fenomena yang diselidiki.

C. Teknik Pengumpulan Data

Untuk mendapatkan data yang diperlukan oleh peneliti, maka diperlukan beberapa
teknik dalam pengumpulan data. Teknik pengumpulan data yang digunakan pada pen
elitian ini ialah sebagai berikut :
1. Observasi
Observasi adalah pengamatan dan pencatatan secara sistematis terhadap gejala
atau fenomena yang diselidiki. Suharsimi Arikunto mengemukakan bahwa observ
asi atau disebut juga dengan pengamatan meliputi kegiatan pemusatan perhatian te
rhadap suatu objek dengan menggunakan segala indera.31 Pada teknik ini peneliti d
atang dan mengamati suasana sekolah, sarana dan prasarana sekolah, keadaan fisik
sekolah, ketata arsipan serta acivitas yang dilakukan oleh seluruh anggota sekolah.
2. Wawancara
Wawancara merupakan suatu cara pengumpulan data yang digunakan untuk m
emperoleh informasi secara langsung dari sumbernya. Dalam penelitian ini, wawa
ncara digunakan sebagai teknik pengumpulan data yang memperoleh informasi le
bih banyak. Untuk menjamin kelengkapan dan kebenaran data yang diperoleh mel
alui teknik ini, maka peneliti merekam dan mencatat informasi tersebut. Proses pel
aksanaan wawancara terhadap informan berlangsung dengan fleksibel, namun teta
p mengacu pada instrumen atau pedoman wawancara yang telah ditentukan oleh p
eneliti. Adapun sumber informasi untuk mendapatkan data wawancara ialah melal
ui Kepala Sekolah, dengan menanyai beberapa pertanyaan terkait Manajemen Per
kantoran Sekolah SMP Nusantara Plus.
Tabel 1.1
Data Informasi Wawancara
30
Nana Syaodih Sukmadinata, Metode Penelitian Pendidikan, (Bandung: PT. Remaja Rosdakarya, 2017), h. 73.
31
Suharsimi Arikunto, Prosedur Penelitian: Suatu Pendekatan Praktek, (Jakarta: Rineka Cipta, 2002), h.158.

25
 No Nama Jabatan
.
1. Gazalba, MM.Pd Kepala Sekolah

3. Dokumentasi
Dokumen merupakan catatan peristiwa yang sudah berlalu.Dokumen bisa berb
entuk tulisan, gambar, atau karya-karya monumental dari seseorang. Studi dokum
en merupakan pelengkap dari penggunaan metode observasi dan wawancara dala
m penelitian kualitatif.32 Dokumentasi dalam penelitian ini ialah data yang diperol
eh seperti profil sekolah, aktifitas serta simbol-simbol islami yang ada di sekolah,
serta foto-foto penghargaan yang telah diraih oleh SMP Nusantara Plus.
D. Teknik Pengolahan Data
Dalam pengolahan data yang sifatnya kualitatif dalam penelitian ini, peneliti
menggunakan teknik analisa Miles-Huberman. Menurut Miles-Huberman bahwa anali
sis data penelitian kualitatif terdiri dari 4 tahapan yaitu, pengumpulan data, reduksi da
ta, penyajian data, penarikan kesimpulan, dan melakukan verifikasi.33

Gambar 2.1
Langkah-langkah Teknis Analisis data Huberman & Miles

1. Pengumpulan Data
Peneliti melakukan pengumpulan data tentang Manajemen Perkantoran oleh SMP
Nusantara Plus dengan melakukan observasi awal, yakni mencari tahu sekolah tersebu

32
Sugiyono, Metode Penelitian Kuantitatif Kualitatif dan R&D, (Bandung: Alfabeta, 2013),
h. 240.
33
Saban Echar, Metode Penelitian Manajemen dan Bisnis, (Bogor: Gralia Indonesia, 2017), h.
333

26
 t. Setelah mendapatkan berbagai informasi peneliti memutuskan melanjutkan penelitia
n dilokasi tersebut. Data dikumpulkan diawali dengan melakukan pengamatan di loka
si penelitian SMP Nusantara Plus, serta memberikan surat izin penelitian, dan selanjut
nya dilakukan wawancara kepada informan tentang pelaksanaan Manajemen Perkanto
ran sekolah di SMP Nusantara Plus. Peneliti juga mengambil data berupa rekaman, da
n dokumentasi yang dapat mendukung data - data penelitian yang digunakan sebagai
data tambahan.
2. Reduksi Data
Reduksi data adalah cara yang dilakukan untuk merangkum, memilih data - data p
okok, memfokuskan pada hal - hal yang penting dan membuang hal-hal yang tidak pe
nting sehingga data yang didapat jelas.34 Dalam penilitian ini, penelitian membuat ben
tuk uraian terhadap rekaman wawancara dan mengumpulkan semua data - data. Setela
h data terkumpul, peneliti berupaya untuk memfokuskan data, yang selanjutnya dilaku
kan penyederhanaan, abstraksi, dan tranformasi. Dimana abstraksi ialah deskripsi dan
penjelasan ringkas, mengacu pada karakeristik kegiatan. Lalu, hasil abstraksi selanjut
nya ditransformasi dalam arti ditafsirkan dan diberikan makna.
3. Penyajian Data
Penyajian data merupakan sekumpulan informasi tersusun yang memberikan kem
ungkinan adanya penarikan kesimpulan dan pengambilan tindakan. Penyajian data dal
am penelitian kualitatif dapat juga dilakukan dengan membuat tabel, grafik, chart, dan
sejenisnya. Penyajian data pada penelitian ini bertujuan untuk menggambarkan inform
asi sehingga memudahkan pemahaman dari fakta yang ada dilapangan.
4. Penarikan Kesimpulan dan Verification
Berdasarkan hasil analisis data, melalui langkah reduksi data dan display data, lan
gkah terakhir ialah melakukan kesimpulan data dan melakukan verification terhadap k
esimpulan yang telah dibuat. Kesimpulan dalam hal ini ialah usaha untuk mencari, me
nguji, mengecek kembali untuk memahami makna, dapat juga berupa deskripsi hasil o
bjek yang sebelumnya masih samar-samar sehingga setelah diteliti menjadi jelas, dapa
t berupa hubungan interaktif, hipotesis atau teori. Lalu, pada langka verification yaitu
upaya untuk membuktikan kembali benar atau tidaknya kesimpulan yang dibuat, atau
membuktikan kembali kesesuian kesimpulan dengan kenyataan.

34
Sugiyono, Op.Cit., h. 247.

27
28
 BAB IV

HASIL DAN PEMBAHASAN

A. Deskripsi Data
1. Identitas SMP Nusantara Plus
SMP Nusantara Plus merupakan sekolah Swasta yang berada di daerah, jl.
Tarumanegara dalam No.1 Pisangan, Ciputat Timur - Tangerang Selatan. SMP Nu
santara Plus ini sudah berakreditas A. SMP ini didirkan pada tahun 2006, hingga k
ini berhasil membina peserta didik dan menghasilkan lulusan yang berkualitas seh
ingga diharapkan dapat menghasilkan lulusan yang santun dalam berbahasa, rama
h dalam bergaul dan maju dalam IPTEK dan berakhlaq mulia.

2. Visi dan Misi Sekolah

Adapun Visi, Misi dari SMP Nusantara Plus :
a. Visi :
Menjadikan lulusan yang santun dalam berbahasa, ramah dalam bergaul, maju
dalam IPTEK dan berakhlak mulia.
b. Misi
1) Mengintegrasikan ilmu exact dan ilmu agama yang bermoral dan religius.
2) Melaksanakan pendidikan dan pengajaran yang bersifat teoritis dan praktis
dalam penerapan dan implementasi kurikulum tahun 2013.
3) Mengedepankan pendidikan agama dalam menjadikan lulusan yang berakh
lak mulia.
4) Mendidik lulusan yang bermutu dan dapat di pertanggungjawabkan guna k
epentingan universal.
5) Setiap peserta didik dibekali sikap mental dan mampu bersaing memasuki
dunia pendidikan yang unggul dalam.
6) Melakukan pembinaan kemandirian dan team work melalui berbagai aktivi
tas belajar intra maupun ekstrakurikuler.

B. Pembahasan
1. Sarana dan prasarana SMP Nusantara Plus
Kegiatan administrasi sarana dan prasarana sekolah merupakan hal yang sangat
penting disetiap sekolah. Hal ini dikarenakan sarana prasarana disekolah memiliki pengaruh

29
terhadap kualitas dalam kegiatan belajar mengajar, sarana dan prasarana juga berpengaruh
terhadap kelulusan peserta didik nya dalam meningkatkan citra baik disekolah tersebut.
Pelaksanaan administrasi sarana dan prasarana di SMP Nusantara Plus yang sudah cukup
baik. Proses administrasi sarana prasarana disekolah ini dilakukan dengan beberapa tahapan,
diantaranya :

a. Perencanaan pengadaan sarana dan prasaran

proses pengadaan sarana dan prasarana di SMP Nusantara Plus ini dalam Pengadaan
dilakukan rutin setiap tahun ajaran hal ini sejalan dengan pernyataan Bapak Edi selaku wakil
kepala sekolah dalam wawancara yang peneliti lakukan.
“Perencanaan pengadaan sarana prasarana ini biasanya di awali dengan rapat
terlebih dahulu dari pimpinan SMP,apa yang perlu diadakan,untuk mendata barang-barang
atau sarana yang dibutuhkan pada awal tahun ajaran. Untuk perencanaan pengadaan itu
sekolah daftar itu di laporkan Kembali di rapat, sehingga setelah di kuatkan daftar sarana
prasarana maka itu menjadikan sebuah data sekolah yang akan di ajukan oleh kepala
sekolah kepada Yayasan. Sarana prasarana yang setiap tahun di lakukan ya seperti
pembelajaran,buku pelajaran,media seperti infokus dan sebaginya. Yang awalnya berkaitan
dengan penunjang ajaran. Terkait dengan Sarana prasarana kelas dan pembanguan itu udah
terkait dengan ranahnya Yayasan, Tapi kalo di ruang kelas ada kursi atau bangku yang
rusak itu semuanya di data, nanti akan di ajukan ke Yayasan melalui bagian sarana
prasarana.dari pengajuan itu berdasarkan hasil rapat kepemimpinan di SMP Nusantara
baru nanti di penuhi. Di tahun ajaran itu di lihat cotoh sofwer apa media pembelajaran apa
yang perlu di siapkan, dari itulah di bentuk panitia yang akan di sahkan oleh kepala sekolah,
dari situ nanti baru jadi data sekolah yang akan di kirimkan kepada Yayasan.Misalkan di
pertengahan waktu ada yang rusak,biasanya ada pengajuan nasional yang menurut itu
sifatnya urgen, minsalkan ada yang rusak di tengah-tengah pembelajaran, atau pengajaran
belum ada gantinya,itu kita langsung pengajuan melalui guru yang bersangkutan atau wakil
yang bersangkutan mengajukan kepada kepala sekolah,lalu meminta tanda tangan kepala
sekolah utuk digantikan. Setelah kejadian itu maka di berikan catatan-catatan
kecil,tujuannya untuk memperlancar pemenuhan sarana prasarana yang dibutuhkan”

b. Pengadaan saran dan prasarana

Kegiatan pengadaan sarana dan prasarana diSMP Nusantara Plus :

30
 “dilakukan dari tahap pengajuan lalu di chek Kembali dari keberadaannya,kemudian
croschek dari Yayasan,bahwa barang yang dibutuhkan,baru nanti akan di setujui apa yang
di minta, itu biasanya barang yang sudah menjadi bahan ajar tahunan itu dari Yayasan yang
meminta, contohnya sepertinya Yayasan menanyakan kepada kepala sekolah, Apa yang
dibutuhkan barang untuk tahun ajaran baru ini, dari pihak pimpinan itu terutama dari .SMP
, dari situ membuat list daftar sarana yang di butuhkan”

c. Inventaris sarana prasarana

Proses inventaris sarana prasarana di SMP Nusantara Plus :
“Dilakukan dengan pengkodean,ada kode verivikasi yang digunakan oleh SMP,
karena di sekolah nusantara ini memiliki 4 unit maka dengan cara penulisan inventaris ini
dengan melakukan kode barang, tahun pembelian (Tahun Ajaran)”

d. Pemeliharaan sarana dan prasarana

Pemeliharaan sarana dan prasarana di SMP Nusantara Plus dilakukan dengan :
“Terkait dengan prasarana lunak disini ada menthenen, menthenen ini adalah orang
yang biasanya yang ditugaskan untuk merawat parasarana di sekolah Nusantra
ini.contohnya dengan pengaupdetan sofwer,kalo perangkat, perangkat itu yang kasar itu
ditugasakan kepada pegawai OB di sekolah ,tugas OB ini juga di tanggung jawabkan
sebagai yang memiliki tanggung jawab di setiap ruangan atau juga ada tangung jawab
Bersama ,selain itu juga ada tahap proses yaitu proses komunikasi,contohnya minslakan ada
OB yang ingin meminjam barang itu juga harus komunikasi terlebih dahulu seblu
menggunakan barang yang ingin di pakai.Untuk komunikasi ini bisa di lakukan secara
langsung atau juga bisa melalui telephone atau juga via chat”.

e. Pengahapusan sarana prasarana

Penghapusan sarana prasarana di SMP Nusantara:
”jika pengahupusan sarana prasarana di sekolah nusantara ini belum terlihat.Tapi
disini kita biasanya melihat barang nya terlebih dahulu, seperti barang itu layak atau tidak
layak dipakai. Minslakan Ketika barang itu sudah tidak dapat di fungsikan itu langsung kita
lokalisir oleh petugas pendataan dan ditaro di Gudang.Jika barang yang sudah tidak di
pakai khusunya untuk SMP itu kita taro di Gudang SMP ,kalo barang itu dari Yayasan itu
kita laporkan kepada Yayasan.”

31
 f. Evaluasi sarana dan prasarana
Evaluasi sarana dan prasarana disekolah SMP Nusantara Plus dilakukan dengan cara :
“mengevaluasi sarana prasarana ini ada laporan dari orang yang di tugaskan dari
pihak Yayasan ,atau juga dari unit pimpinan yang mendata. Contohnya itu Jika barang di
sekolah masih berguna atau tidak berguna maka di situ di buat data ulang Kembali.
Evaluasi ini kita adakan di awal tahun ini berkaitan dengan angggaran sekolah karena
anggaran sekolah ini di keluarkan biasanya di awal tahun ajaran.”

g. Evaluasi sarana dan prasarana

Evaluasi sarana dan prasarana disekolah SMP Nusantara Plus dilakukan dengan cara :
“mengevaluasi sarana prasarana ini ada laporan dari orang yang di tugaskan dari p
ihak Yayasan ,atau juga dari unit pimpinan yang mendata. Contohnya itu Jika barang di sek
olah masih berguna atau tidak berguna maka di situ di buat data ulang Kembali. Evaluasi in
i kita adakan di awal tahun ini berkaitan dengan angggaran sekolah karena anggaran sekola
h ini di keluarkan biasanya di awal tahun ajaran.”

2. Administrasi kepegawaian SMP Nusantara Plus

Kegiatan administrasi kepegawaian merupakan salah satu kegiatan yang penting yang harus d
ilakukan oleh organisasi guna mencapai tujuan yang akan dicapai oleh organisasi selain itu da
pat melakukan pemantauan terhadap anggotanya, dalam pelaksanaan administrasi kepegawai
an disekolah menengah pertama dinilai cukup baik.pelaksanaa administrasi kepegawaian yan
g dilaksanakan di sekolah ini. 
A. pengadaan  pegawai
SMP Nusantara dapat dikatakan melakukan pengadaan yang sudah cukup baik dan dilakukan
dengancara :                                                                                                                              
“Seleksi sekolah Nusantara ini kita lakukan dengan kekosongan SDM Atau Tenaga p
endidik. Dan kekosongan ini disebabkan dengan adanya pendidik yang pindah kesekolah lai
n, atau juga ada yang mengikut tugas dengan suaminya dan juga ada yang diterima sebagai
P3K maka dari kekosongan itu kita buat lowongan pekerjaan, dan lowongan pekerjaan itu ki
ta sesuaikan dengan yang dibutuhkan oleh sekolah, Dan sudah pasti harus berkualifikasi S1,
suka untuk mengajar anak - anak dan siap untuk di tugaskan sesuai dengan yang di  butuhka
n di sekolah nusantara ini. Seleksi ini kita lakuakan dengan sebagai berikut :
1. Membuat surat lamaran yang di tunjukan kepada sekolah
2. Melengkapi kurikulum di sekolah

32
3. Administrasi yang menggambarkan dirinya secara utuh.
contohnya ; Izasah, sertifikat, atau keahlian-ahlian lainya. Setelah mereka melakukan itu se
muanya, selanjutanya kita lakukan interview terkait dengan hasil dari adminstrasi atau berk
as - berkas yang telah kita baca, untuk memastikan benar atau tidak. setelah kita crosscheck,
lalu di terima atau tidak di terimanya berdasarkan hasil rapat pimpinan, karena bisa jadi ya
ng daftar itu bukan hanya satu, tapi dari beberapa orang, jadi kita lihat dari verifikasi yang
paing mendekati yang dibutuhkan disekolah Nusantra ini.
Untuk interview ini dilakukan oleh kepala sekolah SMP terlebih dahulu karena kepal
a SMP ini yang lebih mengatahui kebutuhan SDM ini. dengan mendelegasikan wakil kurikul
um, kesiswaan,atau yang dipercaya oleh kepala sekolah.Setelah proses Interview itu fiks,lalu
ada beberapa yang dilaporkan kepada Yayasan, dengan melaporkan ke Yayasan itu sudah p
asti keterima dengan memberikan informasi - informasi terkait dengan hak dan kewajiban pe
ndidik selama mengajar di SMP nusantara”.

a. perencanaan pegawai 
dalam melaksanakan administrasi kepegawaian disekolah SMP Nusantara Plus sudah cukup b
aik dan bentuk administrasi kepegawaian dilaksanakan oleh sekolah ini dilkukan dengan pros
es : 
“Di yayasan ini ada system kontrak, awal tahun 2 itu masih percobaan setelah 2 tahu
n berjalan baru untuk memperpanjang kontrak Kembali,dan itu juga terkait dengan perjanjia
n Yayasan hal terkait kedinasan, gugus, dinas, atau luar yang menunjang karir itu by komuni
kasi dengan perjanian-perjanjian yang sudah disetujui bersama pihak pendidik itu.
Terkait itu juga memiliki planning di awal untuk guru dengan mengadakan workshop
atau raker pembelajaran mengenai bagaimana buat perangkat pembelajaran yang baik itu d
engan mengundang bebrapa yang di anggap kompoten mulai dari pengawas,kedinas atau ju
ga dari guru,kepala sekolah yang di anggap mempuni untuk menyampaikan ,sehingga komun
ikatif,dan efektif agar guru tersebut bisa melaksanakan tugas dan fungsinya. Setelah percoba
an 2 tahun itu kita melakukan tanya ulang di buatkan kontrak terbaru dan SK itu berlaku unt
uk 2 tahun.”

b. pengorganisasian pegawai
Dalam hal ini sekolah SMP Nusantara Plus telah melaksanakan pengorganisasian pegawai de
ngan cukup baik dan berikut pemaparan dari pa Edi :

33
 “Yang structural itu kepala sekolah dipilih oleh Yayasan, dari berbagai kualifikasi m
asa akadamik, dedikasi, tingkat profesionalisme dan manajerialnya yang ditentukan oleh Yay
asan dengan mengikuti proses. Setelah kepala sekolah terpilih maka kepala sekolah memilih
untuk siapa yang akan membantu untuk menjadi wakil kepala sekolah, wakil kesiswaan, waki
l kurikulum, serta Pembina-pembinanya, dari Pembina-pembina ini di awal dari pimpinan ke
pala sekolah ditemani oleh wakilnya untuk menentukan siapa yang akan menjadi wali kelas s
etiap awal kelas pertahun itu.itu dilihat mulai dari mengkondisikan kelas, mendata siswa,me
ngisi rapot dan pembagian rapot, dan kemudian itu dibuatkan SK pembagian tugas dari kepa
la sekolah, mulai dari awal tahun sampai akhir tahun bahwa mereka bekerja berdasarkan de
ngan SK. Surat keputusan kepala sekolah. Setelah itu nanti baru kita buat penentuan kepaniti
an kurikulum di awal dengan tes penyegaran, Tes PTS, PAS Ganjil, PTS Genap, PAS, itu nan
ti disusun siapa yang pantas untuk di posisi kepanitian .
Dan setiap tahun ini panitia pasti berbeda tidak ada yang tetap, bahkan kita selalu a
da evalusi setelah ada pembentukan kepanitian itu biasanya ada evaluasi pembentukan,itu di
awali dengan perencanaan,Perencanaan itu apa saja? PTS atau PAT kita buat rapat untuk
menyusun, pembuatan, pelaksanaan, timelinenya, setelah itu kita evaluasi, setelah evalusi ba
ru kemudian kita pembubaran panitia”

c. Pemberdayaan pegawai
Dalam perkembangan zaman yang kita ketahui sudah cukup canggih dalam diberbagai
bidang kehidupan begitu pun juga dengan SMP Nusantara Plus meningkatkan standar yang
terkait dengan pengetahuan dan kemampuan para pegawainya. Dan seperti yang disampaikan
oleh bapak Edi, beliau mengatakan :

“pendidik itu melengkapi data-data yang bisa disinkronkan ke dapodik sesuai dengan
mata pelajaran yang di ampuh, sehingga saat waktu sudah di kondisi dapodik itu bahkan
pendidik punya simpekabe dari SIMPKB itulah kesempatan secara personal/secara otomatis
si guru akan mengikuti berbagai macam Latihan tentang profesinya, bisa tentang PKB, PKP,
PPG, yang menuju kepada karir guru dan itu juga bisa langsung mewujudkan sertifikasi.
nah biasanya itu juga di awali dengan pengajuan NUPK No. tenaga kependidikan, Ketika si
guru sudah punya no itu, nah untuk mengakses gabung di SIMPKB juga bisa bergabung
dengan SIMPKB itu sebagai jenjang karir pendidik, selain itu tenaga pendidik bisa
mengikutinya.
Tujuan dalam memperberdayaan disekolah ini :

34
 1. untuk meningkatkan kompetensi
2. kinerja guru dengan sesuai tujuan pembelajaran.
karena kompetensi itu kan perlu adanya sistem, nah sistem itunya dari pendataan, data
toko pendidik yang sudah di sinkronkan. data pribadinya dengan data kependidikan nya”

d. Reward and punishment pegawai

Sistem reward dan punishment digunakan untuk mengoptimalkan kinerja karyawan di SMP
Nusantara Plus dalam hal ini dipertegas oleh bapak Edi:
“Rewardnya itu, ketika guru atau tenaga pendidik sudah melaksanakan tugasnya
dengan baik, maka sudah ada yang diterima dari sekolah/Yayasan berupa seleri/instentif.
atau misalkan dari kegiatan-kegiatan yang lain si pendidik bisa dengan tugas tambahan
sebagai wali kelas/wakil/Pembina/panitia itu ada rewardnya dan itu bisa berupa
sertifikasi/sejumlah uang yang disepakati oleh Yayasan dan kepala sekolah.

Selanjutnya punishment yang diberikan SMP Nusantara Plus berupa teguran dari kepala
sekolah jika dari teguran itu masih tidak dihiraukan oleh pegawai maka pihak kepala sekolah
membuat pemutusan kerja.

kalo punishmentnya, biasanya yang tidak bisa melaksanakan tugas, paling tidak,
pertama itu ada teguran dari kepala sekolah untuk meningkatan kinerja sama
kompetensinya, jika peringatan dan teguran itu tidak ditingkatkan maka akhirnya akan ada
pemutusan kerja, dengan memilih si pendidik itu untuk mengajukan resign, karena kalo
memberhentikan dari pihak sekolah, itu kan ada melanggar tenaga kerjaan karna sekolah ini
juga bergabung dengan bpjs tenaga kerjaan, jadi ga ada pemecatan, malah justru kita
menyarankan karna takut rekornya menurun, makanya kita panggil untuk silakan
mengajukan resign”

Dan reward yang diberikan disekolah SMP Nusantara Plus kepada pegawai diadakan setiap
tahun atau tahun ajaran baru yang pertegas oleh bapak edi.

“disetiap tahun, bahkan yang dari Yayasan itu rewardnya itu bagi yang berprestasi
yang lama dan berdekasih tinggi itu diumrohkan dan di berangkat hajikan. kalo reward
berkait dengan kerja tugas guru, ya itu diterima seleri sama V nya yang sesuai.”

35
prestasi yang dimaksud disekolah SMP Nusantara Plus itu pegawai tidak melakukan
kesalahan yang bertentangan yang sudah dibuaat oleh pihak yayasan, jadi para pegawai
salaing support dan mendukung pada kegiatan yang dibuat oleh pihak yayasan

yang berprestasi itu tidak melakukan dengan hal-hal yang bertentangan aturan Yayasan,
mendukung, selalu support di dalam kegiatan unit/Yayasan.

3. Tata Pengarsipan SMP Nusantara Plus

Kegiatan arsip dan pengarsipan merupakan hal yang sangat penting bagi setiap
sekolah. Hal ini dikarenakan arsip ini berperan sebagai penujang bagi kelancaran
kegiatan operasional suatu organisasi. Melalui arsip, berbagai informasi dan data otentik
dapat diperoleh dengan cepat dan mudah ketika dibutuhkan. Dengan data arsip yang
tersimpan dengan baik pun perjalanan suatu organisasi dapat dilihat kembali. Nantinya
data tersebut juga dapat menjadi bahan pertimbangan dalam pengambilan keputusan
pimpinan. Dengan adanya kegiatan pengarsipan, segala pendokumentasian seperti surat-
surat berharga akan tersusun secara rapih dan tersimpan dengan aman. Sehingga ketika
ada yang diperlukan, akan dengan mudah mencarinya.
a. Perencanaan Kearsipan SMP Nusantara Plus
Pada sistem manajemen kearsipan, suatu lembaga harus memiliki perencanaan
dalam pelaksanaanya. Hal ini berkaitan dengan tujuan dan kelancaran dalam pelaksanan
nya sehingga semuanya terstruktur dan terencana. Perencanaan ini dapat dilaksanakan se
suai dengan ketentuan yang telah ditetapkan pada lembaga.Adapun pada SMP Nusantara
Plus terdapat perencanaan pada manajemen kearsipan, hal ini sesuai hasil wawancara de
ngan Bapa Edi selaku staf Kurikulum:
“Ada perencanaan, untuk sistem perencanaan manajemen kearsipan disini m
erupakan kegiatan perencanaan yang ditentukan sesudah adanya kalender dinas, berart
i dilakukan rutin setahun sekali setiap tahun ajaran baru”
Arsip yang dikelola di SMP Nusantara Plus terdiri dari beberapa jenis dimana ke
seluruhannya berkaitan dengan segala hal yang berhubungan dengan keberlangsungan k
egiatan pendidikan yang ada pada sekolah, hal ini sesuai dengan hasil wawancara denga
n Bapak Edi selaku Staff Kurikulum, beliau mengungkapkan tentang jenis arsip apa saja
yang dikelola di SMP Nusantara Plus, dalam wawancara ini dikatakan bahwa:

36
 “ Arsip dinamis yang dikelola di SMP Nusantara Plus meliputi Penyimpanan
yang disebut data dapodik, data - data siswa, guru, sarana dan prasarana biasanya
dicamtukan di data dapodik tersebut. Data bisa diakses oleh masyarakat sekolah
terkhusus wali murid secara online melalui website atau dibuka langsung oleh tata
usaha.”

“sedangkan arsip statis yang dimiliki SMP Nusantara Plus Biasanya dari
lapoan – laporan rapat,meding dan kegaiatan - kegiatan. Biasanya, arsip statis dan
dinamis saling melangkapi karena dibutuhkan karena bersumber dari Dapodik itu
mulai dari jumlah seluruh siswa, sarana prasarana , pembiayaan, penerima atau bukan
penerima Bos yang sudah terpusat, dari jumlah guru yang aktif dan tidak aktif, jumlah
guru dari awal berdiri sampai sekarang itu sudah terdaftar di Dapodik”

Maka dari hasil wawancara diatas, secara teoritik dapat dikatakan perencanaan k
earsipan di SMP Nusantara Plus sudah berjalan cukup baik, dikarenakan sudah ada kegi
atan perencanaan rutin, bagian yang mengelola kearsipan yaitu tata bagian tata usaha, da
n bagian kurikulum, serta kegiatan kearsipan yang berkesinambungan.
Kemudian hal lain yang berkaitan dengan kearsipan yaitu sistem manajemen arsi
p dan kearsipan yang meliputi pencatatan, pengorganisaian, pendistribusian, penyimpan
an, pemeliharaan, pengawasan, pemindahan, dan pemusnahan.
b. Kegiatan Kearsipan dalam Proses Perencanaan Arsip
Adapun dalam pelaksanaan manajemen kearsipan, terdapat beberapa hal yang ha
rus diperhatikan, seperti halnya pada bagian awal dalam siklus manajemen kearsipan yai
tu pada bagian penciptaan arsip, pada kegiatan penciptaan kearsipan Bapak Edi menjelas
kan alur yang dilakukan, yakni:
“Perencanaan arsip direncanakan pada awal tahun pembelajaran dengan
mengambil data dari perencanann arsip pada tahun sebelumnya. Melakukan tarik data
siswa seperti data yang ada di 2022 ditarik data ke 2023”
Setelah mendekripsikan hasil wawancara, maka dapat disimpulkan bahwa secara
teoritis sistem proses perencanaan arsip di SMP Nusantara Plus sudah baik, dimana dala
m hal penciptaan sudah terdapat Standar Operasional Prosedur (SOP) yang digunakan.
c. Kegiatan Kearsipan dalam Pendistribusian

37
 Selanjutnya pendistribusian arsip di SMP Nusantara Plus dilakukan den gan d
ua cara, yaitu menggunakan buku ekspedisi untuk mencatat surat masuk/keluar dan so
ft file yang disipan di komputer. Hal tersebut diperkuat oleh staf tata usaha Bapak Edi,
bahwa:
“Penyimpanan arsip melalui komputer berupa data-data softfile
memperingan pekerjaan dan tidak menumpuk kayak sebelumnya serta lebih digital
untuk mempengaruhi reakrediatasi sekolah dan tidak ada tekanan dari asesor.Asesor
dapat menilai pada akreditasi dan sertifikat akreditasi juga langsung melalui
websitenya.Kalau sebelum pandemi masih menggunakan hard file akan tetapi selama
pendemi biasanya hanya dengan softfile kecuali dibutuhkan hardfilenya seperti
sampel – sampel dari RTP,silabus, pembiayaan sarana dan prasarana.”
Pencatatan tersebut sebagai bahan acuan atau pedoman bagi SMP Nusantara
Plus untuk menemukan kembali arsip. Dengan menemukan tanggal surat masuk maup
un surat keluar atau nomor urut surat dari buku agenda, maka surat yang disimpan den
gan sistem kronologis dapat ditemukan.
a. Fasilistas - Fasilitas Pengarsipan
Menurut bapak Edi sebagai Staff Kurikulum mengatakan bahwa :
“Karena menggunakan komputer dengan SDM yang memahami software –
software komputer dengan dilakukan pelatihan- pelatihan pada operator sekolah.
Operator sekolah tergabung dalam gugus se-Tangsel sehingga mengetahui apa saja
yang dikerjakan dan dibutuhkan.”
b. Evaluasi Arsip dan Kearsipan
Dalam kegiatan manajemen setelah pelaksanaan, pasti ada evaluasi. Tujuan da
ri kegiatan evaluasi adalah memotret sampai sejauh mana pelaksanaan pengelolaan ar
sip dan apa saja yang menjadi kekurangannya serta sisi yang mana yang perlu ditingk
atkan. Sehingga dapat menjadi acuan dalam melakukan pembenahan arsip kedepanny
a. Kegiatan evaluasi di SMP Nusantara Plus dilakukan rutin setiap awal tahun
pelajaran dengan terlebih dahulu menentukan topik/agenda dalam kegiatan evaluasi, k
emudian mengumpulkan data yg disampaikan dalam kegiatan evaluasi, serta mengelol
a data yg didapatkan dari pihak ke-3. Hal ini sejalan dengan penjelasan Bapak Edi bah
wa:
“Evaluasi Arsip selalu diadakan setiap awal tahun pelajaran, Arsip yang
tidak lengkap biasanya dari laporan gugus,kepala sekolah yang kemudian ditindak
lanjuti oleh operator sekolah untuk melengkapi kekurangan arsip yang dibutuhkan.

38
 Karena online,maka evaluasi dilakukan melalui gugus yang beranggotakan para
kepala sekolah dengan pengawas sehingga informasi – informasi evaluasi diketahui
oleh kepala sekolah.Kepala sekolah menindaklanjuti dengan melakukan rapat
dengan guru dan staf yang kemudian difollow up oleh operator sekolah.”
Maka dengan adanya kegiatan yang manajemen kearsipan yang sistematis mul
ai dari tahap perencanaan hingga tahap evaluasi maka dapat dikatakan manajemen kea
rsiapn di SMP Nusantara Plus sudah cukup baik dan berjalan sebagimana mestinya
4. Data Administrasi Tata Persuratan SMP Nusantara Plus
Surat adalah alat komunikasi tertulis yang berasal dari satu pihak dan ditujuka
n kepada pihak lain untuk menyampaikan informasi. Misalnya untuk melakukan pena
waran kerja sama antar lembaga, meminjam tempat untuk pendidikan dan pelatihan,
memohon kesediaan menjadi narasumber, dan melakukan kunjungan ke instansi lain.
Dalam melaksanakan pengelolaan surat tentu dimulai dari penerimaan,pencatatan, pen
dristribusian sampai dengan pengarsipan surat - surat yang ada.
a. Pengelolaan surat Masuk dan Surat Keluar
Dalam pengelolaan surat masuk dan keluar yang berlaku di SMP Paramarta U
nggulan ini dilakukan seperti pada umumnya. Sebagaimana yang dijelaskan oleh Bap
ak Edi sebagai berikut:
“di dalam sekolah ini Tata kelola Surat melalui ekspedisi surat masuk dan
surat keluar biasanya di tulis berdasarkan nomor surat dll. Kemudian kalo surat
berbentuk fisik ini di tulis berdsarkan nomor surat dan suraat yg melalui pdf
langsung di simpan melalui Tata Usaha (TU) serta di urutkan.“
Beliau juga menjelaskan :
“Proses pembuatan surat itu diawali dengan KOP Surat,Nomor Surat, Periha
yang tertuju dan hal hal yag dituju serta tanda tangan kepala sekolah itu untuk surat
keluar dan begitu juga surat masuk.Perencanaan Surat itu dari hasil rapat itu di
sebarkan kepada siapa. Misalnya surat tentang PTS atau PAS dan surat itu di buatkan
untuk guru-guru membuat soal kapan di kumpulkan dan untuk penilaiannya.”
Adapun proses pengelolaan surat keluar yang pertama dilakukan di SMP
Nusantara Plus yaitu penyusunan surat. Seperti pernyataan Bapak Agus Gunawan dal
am kegiatan wawancara yaitu:
“Mengenai pengelolaan surat keluar itu dimulai dari penyusunan surat, surat
disusun dan dibuat susuai kebutuhan atau dikehendahi pimpinan. Lalu pengetikan su
rat, apabila surat sudah disetujui dan mendapatkan nomor surat, diserahkan kepada

39
 pengolah dalam pengetikan surat dilakukan dengan menggunakan bantuan Personal
Computer (PC) yang ada. Selanjutnya pencatatan dalam pencatatan surat keluar me
nggunakan dua sistem yaitu secara manual dengan pencatatan buku agenda dalam p
enomoran dan menggunakan komputer. Setelah itu pengiriman surat, bisa dilakukan
melalui email atau secara langsung. Penyimpanan, penyimpanan surat keluar sama s
eperti penyimpanan surat masuk yaitu disimpan dengan cara dikelompokkan berdasa
rkan subjeknya di dalam folder surat di dalam lemari.”
b. Evaluasi Kinerja Guru
Selanjutnya pada tahap evaluasi sumber daya manusia, dimana pada evaluasi i
ni penilaian kinerja yang diperhatikan. Di sekolah SMP Nusantara Plus penilaian kine
rja guru dan tenaga kependidikan.Maksudnya adalah dilihat dari konsistensi guru ters
ebut di satu kelas, misalnya kepala sekolah melihat kelas tujuh kemudian di observasi.
Observasinya berbentuk uraian atau tulisan, kemudian masuk ke pengisian nilai. Nilai
ini diisi tentang pendapat mereka tentang karakter guru ketika mengajar, menguasai te
ori, strategi pembelajaran, sikap, kompetensi yang dimiliki, sosial, pedagogik, profesi
onal, dan lainnya. Hal ini sesuai dengan pernyataan Bapak Edi selaku Staff
Kurikulum SMP Nusantara Plus.
“Evaluasi kinerja guru di sekolah ini di lihat dari pelaksanaan tugas,absensi,
penginputan nilai tugas tambahan, penginputan nilai ke raport kalo guru itu tidak
melaksanakan tugas yang sudah di berikan maka guru itu akan di tegor dan di
evaluasi. Jika itu terlaksana maka akan di berikan reward. Sebelum akhir semester
atau pemberian raport itu diadakan evaluasi guru guru untuk mengetahui
perkembangan peserta didik untuk melaporkan kepada wali murid”
Berdasarkan pernyataan di atas dapat ditarik kesimpulan bahwa SMP
Nusantara Plus melakukan evaluasi kinerja sumber daya manusia menggunakan
pelaksanakan tugas, absensi, penginputan nilai tugas tambahan.
.

40
 BAB IV

PENUTUP
a. Kesimpulan

Dari hasil penelitian yang dilakukan penulis maka dapat diambil kesimpulan sebagai be
rikut :
1. Pelaksanaan Manajemen Perkantoran pada Sekolah sudah dikatakan baik. Dilihat dar
i segi pelaksanaan fungsi-fungsi Manajemen Perkantoran yang merupakan suatu hal ya
ng bersifat mutlak dan harus dilaksanakan dalam suatu perkantoran. Fungsi Manajemen
Perkantoran itu terdiri dari perencanaan, pengorganisasian, pengarahan dan pengawasa
n. Pelaksanaan segala kegiatan perkantoran akan berjalan dengan lancar apabila menera
pkan ataupun menjalankan fungsi-fungsi Manajemen Perkantoran tersebut.
2.  Pekerjaan Perkantoran pada Sekolah SMP Nusantara Plus sudah sesuai dengan prose
dur dan sistem perkantoran. Prosedur perkantoran sudah dilaksanakan oleh berbagai pih
ak dan sistem perkantoran sudah cukup baik dilihat dari pemanfaatan teknologi informa
si seperti komputer, telepon maupun faximile yang akan mempermudah pekerjaan yang
ada pada Departemen ini.
3. Pada Sekolah SMP Nusantara Plus,perencanaan sudah disusun dengan baik dilihat da
ri layanan kantor termasuk lingkungan, telekomunikasi, arsip dan lainnya. Misalnya, m
embuat ruangan untuk bagian arsip tersendiri, lingkungan yang didesain sedemikian ind
ah agar kinerja di dalam sekolah tersebut dapat terlaksana dengan baik. Membuat suatu
kebijakan yang menjamin tercapainya tujuan dan sasaran perubahan dan mendesain sist
em serta prosedur administrasi baru merupakan juga perencanaan yang dibuat pada dep
artemen manajemen.
4. Pengarahan dari rencana dan program kerja yang telah disusun dan ditetapkan sebaga
i penjabaran strategi dasar pada Sekolah ini sudah dijalankan. Prosedur yang ditetapkan
pada Sekolah ini telah dijalankan. Selain dari prosedur kerja, adapun sistem komunikasi
antarunit lain juga terjalin dengan baik. Seperti didalam interaksinya dengan orang – or
ang, baik dalam satu satuan kerja tertentu maupun departemen lain
5. Pengawasan kinerja pegawai pada sekolah SMP Nusantara Plus ini terlaksana denga
n baik karena metode dan prosedur kerja dilaksanakan dengan baik. Hal itu terlihat dari
setiap pekerjaan yang dilakukan oleh staf selalu diawasi dengan cara atasan melihat ke
mbali setiap hasil pekerjaan yang dikerjakan oleh staf nya. Jika staf melakukan kesalah

41
 an pada pekerjaan yang dilakukannya, maka atasan akan memberitahukan hal-hal yang
salah itu kepada staf nya dan akan dievaluasi jika karyawan melanggar aturan yang
sudah di tentukan oleh pihak sekolah.

b. Saran
Menyadari masih banyak sekali kesalahan dalam pembuatan tugas kami pa
da kali ini untuk itu kami mohon maaf jika ada kesalahan dan ketidakbenaran  
dari pembahasan kami serta penulisan kami yang kurang dapat di mengetri, ole
h sebab itu untuk memperbaiki dalam pembuatan tugas kami selanjutnya kami
minta kritik dan saran.

42
 DAFTAR PUSTAKA

Barnawi dan M. Arifin, Manajemen Sarana dan Prasarana Sekolah. (Yogyakarta: A

r-Ruzz Media, 2012).
Sutjipto, Basori Mukti, Administrasi Pendidikan. (Jakarta: Depdikbud, 1993)
Mutohar, Prim Masrokan, Manajemen Mutu Sekolah. (Yogyakarta: Ar-Ruzz Media,2
013).
Saidah, Nur,Proses Administrasi Sarana dan Prasarana.2020
Fadhila, Annisa,Proses Admnistrasi Sarana dan Prasarana, 2020.
Benjamin Bukit, Pengembangan Sumber Daya Manusia Teori, Dimensi Pengukuran,
dan Implementasi Dalam Organisasi, (Yogyakarta: Zahir Publishing,2017).
Baharuddin.Ektivitas Pelayanan Administrasi Kepegawaian Terhadap Tenaga Pendi
dik Pada Dinas Pendidikan Kabupaten Sinjai, Vol. 8 No. 1,2017.
Benjamin Bukit, Pengembangan Sumber Daya Manusia Teori, Dimensi Pengukuran,
dan Implementasi Dalam Organisasi. (Yogyakarta: Zahir Publishing,2017).
Lijan Poltak. Manajemen Sumber Daya Manusia. (Jakarta: PT.Bumi Aksara,2016).
Priyono. Manajemen Sumber Daya Manusia. (Sidoarjo: Zifatama Publishing,2010).
Amirul Mukminin,dkk. Manajemen Sumber Daya Manusia Dalam Pendidikan. (Yog
yakarta: UNY Press,2019).
Sedarmayanti, Dasar-dasar Pengetahuan tentang Manajemen Perkantoran, (Bandung:
CV Mandar Maju, 2003).
Sri Ardianiani,Bambang Suratman. Pengelolaan Arsip DalamMendukung Pelayanan
Informasi Pada Bagian Tata Usaha di Dinas Sosial Kabupaten Ponorogo. Jurnal Pendidikan
Administrasi Perkantoran(JPAP)Volume 9, Nomor 2,2021.
Sedarmayantu, Dasar-dasar Pengetahuan tentang Manajemen Perkantoran, (Bandun
g: CV Mandar Maju, 2009).
Teguh Wahyono dan Agus Sugiarto, Manajemen Kearsipan Modern, (Jogja: Cava Me
dia, 2015).
Machmoed Effendhie, Panduan Ringkasan Tata Kelola Arsip, (Arsip UGM, 2011).
Agustina Permata Yomi & Elva Rahmah, Pengelolaan Surat Masuk Dan Surat Kelua
r Di Badan Perpustakaan Dan Kearsipan, provinsi Sumatra Barat, Jurnal Informasi Perpust
akaan Dan Kearsipan, Vol. 4, No 1, 2015..
Ajat Rukajat, Pendekatan Penelitian Kualitatif, (Sleman: Deepublish, 2018).
Nana Syaodih Sukmadinata, Metode Penelitian Pendidikan, (Bandung: PT. Remaja R
osdakarya, 2017).
Suharsimi Arikunto, Prosedur Penelitian: Suatu Pendekatan Praktek, (Jakarta: Rinek
a Cipta, 2002).
Sugiyono, Metode Penelitian Kuantitatif Kualitatif dan R&D, (Bandung: Alfabeta, 20
13).
Saban Echar, Metode Penelitian Manajemen dan Bisnis, (Bogor: Gralia Indonesia, 2017).
Hendayat, Soetopo dkk, pengantar operasiaonal administrasi pendidikan (Surabaya :
usaha nasional 1982),
Daryanto, administrasi pendidikan (Jakarta : Rineka Cipta, 2008)

43
44
 LAMPIRAN
Lampiran 1

Surat hasil observasi

45
Lampiran 2
Transkip Wawancara Kepala Madrasah SMP Nusantara Plus
Identitas Kepala Sekolah SMP
Nama : Gazalba, MM
Jenis Kelamin : Laki – Laki
NIP :-

Peneliti Bagaimana proses perencanaan pengadaan

sarana dan prasarana ?
narasumber Proses perencanaan itu bersumber dari anggaran
terlebih dahaulu yang terdiri dari 2 sumber :
1. Masyarakat (SPP,Uang Pangkal)
2. Pemerintah (Dana BOSS itu yang
dikelola untuk meningkatkan sarana dan
prasarana

Peneliti Bagaimana proses pengadaan sarana dan

prasarana ?
Narasumber Pengadaan sarana dan prasaran itu,menurut
UUD ada 2
1. Dana BOSS, itu semacam pengadaan
barang yang bekerja sama oleh
pemerintah yang bertujuan agar jangan
sampai terjadi kecurangan di daam
pengadaan barang. Jika sumber Dana
BOSS harus sesuai dengan SIPLAH
yang berlaku.
2. Dana Masyarakat, yaitu seperti SPP dan
Uang Pangkal sedangkan sumber ini
kita membeli sendiri tanpa
menggunakan SIPLAH
Mengapa sekolah ini mengikuti SIPLAH sudah
terbayarkan pajaknya jadi semua transaksi yang
menggunakan SIPLAH bentuknya aman
sedangkan dana masyarakat itu sendiri bisa
digunakan dalam keadaan mendadak karena

46
 tidak mengikuti SIPLAH
Peneliti Barang sarana dan prasarana itu ada yang di
hibahkan atau bagaimana ?
Narasumber Ada yang dihibahkan dan dana BOSS itu
sebenarnya itu dihibahkan, jadi misalnya kita
beli barang tapi berbeda denga sekolah negeri,
jika sekolah negeri membeli barang namun
barang itu disebut hibah karena milik
pemerintah, sedangkan swasta bentuknya hibah
karena sudah menjadi milik sekolah itu sendiri,
contohnya seperti sekolah mendapatkan bantuan
5 unit computer itu berarti itu hibah kalo proses
invetaris sarana dan prasarana sudah ada
aturannya jadi setiap barang yang dimiliki oleh
sekolah itu harus memiliki data( seperti contoh
lampiran) jadi setiap barang yang dibeli harus
memiliki sumber untuk mengikuti prosedur dari
akreditasi yang sumber data tersebut jelas.
Untuk Menyusun dara tersebut berbentuk apa ?
Narasumber Berbentuk buku dengan nama daftar barang,
sehingga ditanya buktinya kita memberikan
buku tersebut selanjutnya kita memiliki buku
kearsipan inventaris barang. )berikut
lampiran),jika tidak ada buku tersebut maka
akreditasi akan menurun karena tidak memiliki
bukti yang valid.
Jadi ada ada Namanya RAPBS (Rencana
Anggaran Pembelanjaan Sekolah) didalam itu
ada dana untuk sarana dan prasarana,dana
BOSS itu ada namanya Aplikasi Rencana
Kegiatan dan Anggaran Sekolah. Kalau tahun
ini sekolah membuat terlebih dahulu anggaran
kegunaan uang untuk apa dalam satu tahun lalu
dikumpulkan ke dinas daerah, dari daerah ke
provinsi lalu dari provinsi ke pemerintah pusat
kemudian di acc lalu dana BOSS turun. Karena
ada 2 sumber maka tidak akan keteteran soal

47
 dana. Singkatnya jumlah siswa mempengaruhi
jumlah dana BOSS tersebut.
Peneliti Disekolah ini apakah ada jumlah maksimal atau
minimal dari penerimaan siswa?
Narasumber Disekolah ini ada, dan disekolah lain pun ada
perbedaan itu di swasta memiliki beberapa kelas
untuk menyanggupi jumlah siswa, sedangkan
sekolah negeri sudah memasuki MPLS itu
berhent dalam penerimaan siswa.
Peneliti Bagaimana proses penghapusan pengadaan
sarana dan prasarana?
Narasumber Jadi pengurangan barang itu tergantung
kebutuhan sekolah ini, karena segala sesuatu
yang menggunakan anggaran dana BOSS tidak
hanya barang berbentuk foto dan tidak boleh
lebih maupun kurang.
Peneliti Bagaimana proses evaluasi sarana dan
prasarana?
Narasumber Proses evaluasi sarana prasarana, terdapat
bagian sarana prasarana rumah tangga bagian
itulah yang mengecek atau menerima masukan
dari guru,siswa atau warga sekolah lainnya.
Kemudian pihak terkait melaporkan pada bagian
Yayasan lalu bendahara Yayasan mengeluarkan
dana untuk perbaikan, karena hal – hal semacam
itu harus dilaporkan dalam bentuk fisik. Yang
terpentng pada tahap ini semua barang harus
memiliki bukti foto atau kwitansi.
Peneliti Bagaimana jika ada keperluan mendadak
apakah masuk dalam anggaran tahun ini atau
tahun depan?
Narasumber Karena kita memiliki 2 sumber yang pertama itu
dana BOSS dan dana masyarakat, kalau misal
dana itu tidak tertulis di anggaran dana BOSS
karena harus mengacu pada ARKAS yag sudah
dibuat maka, pihak sekolah menggunakan dana

48
 masyarakat.
Peneliti Upaya apa saja yang dilakukan dalam
pengadaan (proses seleksi recrutmen pegawai)?
Narasumber Setiap Yayasan memiliki aturan yang berbeda,
semisal disekolah tersebut kekurangan guru
sehingga kepala sekolah melapor kepada asisten
Yayasan untuk dilakukan seleksi melalui data
guru yang pernah melamar sesuai kriteria yang
dibutuhkan sekolah, kemudian data guru
tersebut dihubungi untuk melakukan wawancara
karena ini berhubungan dengan data guru dan
honor guru kalau dibeberapa sekolah ada juga
yang langsung diseleksi oleh kepala sekolah.
Peneliti Bagaimana proses perencaan pegawai (guru dan
tenaga kependidikan)?
Narasumber Disekolah dan diperusahaan sama lebih tepatnya
seorang pendidik atau kependidikan lebih
mengacu kepada kalender Pendidikan. Jadi
tidak sembarangan meliburkan atau
memasukkan warga sekolah karena mangacu
kepada UUD yang berlaku.
Peneliti Bagaimana proses penorganisasian pegawai dan
tenaga kependidikan?
Narasumber Memiliki struktur organisasi sekolah, mengikuti
UUD dan guru wajib S1, Mengajar sesuai
dengan bidangnya atau gelarnya. Jika menjadi
wali kelas sudah lama mengabdi, paham yang
harus dilakukan wali kelas seperti melayni
peserta didik dan wali murid karena tidak bisa
dipungkiri pengalaman itu mempengruhi cara
melaksanakan tugas yang diberikan. Membuat
acuan mengikuti standar khusus untuk tempat
yang ditempat.
Peneliti Upaya apa saja yang dilakukan dalam
memperdayaan pegawai (guru dan ketenaga
Pendidikan)

49
Narasumber Ada 2 program yaitu yang pertama dinas
Pendidikan mengadakan BK dan sebagainya,
yang kedua melalui MGMP, Yayasan sekolah
atau Lembaga. Mengundang pembicara dari luar
yang mempunyai terkait bidang yang di
diklatkan, disamping untuk menambah wawasan
guru juga jika sewaktu – waktu ada perubahan
guru tidak kaget dalam perubahan tersebut.
Didalam SMP Nusantara Plus terdapat 2 konsep
Pendidikan yaitu : konsep Pendidikan sekolah
umum dan Pendidikan pesantren atau agama.
Peneliti Apa saja reward dan punishment bagi guru dan
tenaga kependidikan?
Narasumber Reward yang diberikan disekolah ini yaitu
diberangkatkan umroh bagi umroh yang berhasil
menjalankan tugasnya dengan baik sesuai
dengan jobdesknya, dan ada perhatian khusus
untuk guru – guru yang beprestasi dan berlaku
untuk semua guru sedangkan punishment yang
diberikan disekolah ini yaitu seperti diobrolin
terlebih dahulu apa inti dari permasalahannya
kemudian guru tersebut membuat pernyataan
sendiri agar tidak mengulangi kesalahannya.
Peneliti Apa saja bentuk arsip dinamis yang ada
disekolah ini?
Narasumber Jadi semua itu harus diarsipkan, karena untuk
akreditasi sekolah lalu berpengaruh pada
laporan dana BOSS maka dari itu barang –
barang harus diarsipkan semua termasuk barang
– barang yang sudah rusak, kemudian barang
tersebut disimpan di Gudang jika sewaktu –
waktu ditanyakan jadi barang tersebut masih
ada, lalu jika ada yang menanyakan bukti
barang itu rusak maka sekolah ini mempunyai
bukti yang valid
Peneliti Apa saja bentuk arsip statis yang ada disekolah

50
 ini
Narasumber Disekolah ini terdapat arsip statis seperti buku
induk siswa yang mencatat indentitas seluruh
siswa secara terperincie meliputi data siswa,
orang tua, alamat siswa, pekerjaan dan
penghasilan orang tua dan lain sebagainya.
Peneliti Bagaimana proses perencanaan arsip?
Narasumber Karena peraturan sudah ada dari pemerintah
Pendidikan sudah mengeluarkan aturan dari
pengarsipan seperti beli barang ditandai begitu
seterusnya, maka dari itu sekolah memiliki buku
pengarsipan sendiri untuk barang masuk, barang
sudah tidak dipakai tidak hanya bentuk buku
sekolah ini juga memiliki softfile.
Peneliti Bagaimana system penyimpanan arsip?
Narasumber Pihak sekolah memiliki buku pengarsipan
maupun softfile yang memiliki berbagai arsip
Peneliti Apasaja fasilitas dalam pengelolaan kearsipan?
Narasumber Buku, softfile, lemari untuk menaruh buku arsip
Peneliti Bagaimana bentuk evaluasi dalam pengelolaan
arsip?
Narasumber Setiap tahunnya pihak sekolah, selalu
menginput data barang masuk maupun barang
yang sudah tidak dipakai, kemudian barang
barang yang sudah tidak dipakai disisihkan agar
tidak memenuhi ruangan.
Bagaimana tata Kelola (penerimaan surat
penyotiran surat, pencatatan surat, pengarahan
dan penyimpanan) surat masuk?
Narasumber Pihak sekolah memiliki buku ekspedisi wajib
untuk pelaporan surat masuk dengan jelas, jadi
setiap pembuatan surat juga membutuhkan
nomor surat itu wajib bagi setiap sekolah,
nomor surat itu biasanya ditulis oleh Tata
Usaha.
Peneliti Bagaimana tata Kelola (penyusunan,

51
 pengetikan, penyampulan, pembubuhan alamat,
pencatatan surat, pengiriman dan penyimpanan)
surat keluar?
Narasumber Pihak sekolah memiliki buku ekspedisi wajib
untuk pelaporan surat keluar dengan jelas.
Karena semua surat masuk dan keluar harus
tercatat dengan jelas didalam buku tersebut.
Peneliti Bagaimana bentuk Evaluasi Kinerja Sumber
Daya Manusia (siswa, guru, tenaga
kependidikan)?
Narasumber Jadi pada prinsipnya kepala sekolah membuat
aturan yang harus diikuti oleh semua guru jika
ada yang melanggar nanti dipanggil, dinasehati
dan diberi peringatan untuk tidak mengulangi
dan evaluasi itu sendiri dengan mendengarkan
masukan dari orang tua wali murid dan
ketentuan yang dimiliki sekolah.

52
Lampiran 3
Dokumentasi Penelitian

Dokumentasi Wawancara dengan Kepala Sekolah

53
Lampiran 4
Dokumentasi Sarana Pengarsipan

54
Lampiran 5
Dokumentasi Brosur, Kalender pendidikan, struktur organisasi sekolah

55
56