LAPORAN AKSI PERUBAHAN

(LAP)

Optimalisasi Pengelolaan Dana Kerjasama Melalui Pemanfaatan Sistem

Informasi Manajemen Dana Kerjasama (SIMADA) dan Panduan Pengelolaan
Dana Kerjasama pada Universitas Negeri Yogyakarta

Oleh :

Rr. Eny Kuswandari , ST, M.Pd

No. Daftar Hadir : 22

i
ii
 KATA PENGANTAR
Alhamdulillah, segala puji hanya untuk Allah SWT atas lindungan, rahmat dan
hidayah-Nya sehingga penulis dapat menyelesaikan Laporan Aksi Perubahan yang
berjudul “Optimalisasi Pengelolaan Dana Kerjasama melalui Pemanfaatan Sistem
Informasi Manajemen Dana Kerjasama (SIMADA) dan Panduan Pengelolaan
Dana Kerjasama pada Universitas Negeri Yogyakarta) ” dengan baik dan sesuai
dengan waktu yang telah ditentukan.
Laporan ini disusun untuk memenuhi salah satu rangkaian pelaksanaan kegiatan
Pendidikan dan Pelatihan Kepemimpinan Tingkat III yang diselenggarakan oleh
PUSDIKLAT Kemdikbud tanggal 15 Agustus – 20 November 2020.
Laporan ini terwujud atas bantuan dari berbagai pihak baik secara langsung
maupun tidak langsung. Oleh karena itu penulis ingin mengucapkan terimakasih yang
sebesar-besarnya kepada yang terhormat Ibu Kokom Komala, M.Pd. selaku Coach,
Bapak Sunarto, S.Sos., M.Si. selaku Penguji dan Bapak Drs. Sukirdjo, M.Pd selaku
Mentor, ucapan terimakasih juga kepada yang terhormat:
1. Bapak Kepala Pusat Pendidikan dan Pelatihan Pegawai Kementrian Pendidikan
dan Kebudayaan beserta jajaran, Widayaiswara dan Satgas.
2. Bapak Rektor Universitas Negeri Yogyakarta beserta jajaran.
3. Bapak Wakil Rektor Bidang Umum dan Keuangan atas izin, kesempatan, bantuan
serta kerjasamanya yang baik sehingga Aksi Perubahan ini dapat berjalan dengan
lancar.
4. Tim Efektif Aksi Perubahan Bagian Keuangan & Akuntansi UNY.
5. Suami, Ibu, Bapak dan seluruh keluargaku tercinta yang senantiasa memberikan
kasih sayang, dukungan, motivasi dan doa sehingga penulis dapat menyelesaikan
Proyek Perubahan dengan lancar.
6. Pihak-pihak lain yang telah membantu penyelesaian laporanini yang tidak dapat
dituliskan satu persatu.

Penulis mengucapkan banyak terimakasih, semoga Allah SWT selalu

melimpahkan karunia, hidayah dan ilmu yang bermanfaat bagi kita semua. Penulis
berharap semoga Aksi Perubahan ini bermanfaat bagi penulis dan Instansi Aamiin.

Yogyakarta, 20 November 2020

Rr. Eny Kuswandari, ST, M.Pd

iii
 DAFTAR ISI
Hal
HALAMAN JUDUL ............................................................ i
SURAT PERSETUJUAN LPP ............................................................. ii
KATA PENGANTAR ............................................................. iii
DAFTAR ISI ............................................................. iv
DAFTAR TABEL ............................................................. v
DAFTAR GAMBAR ............................................................. vi
DAFTAR LAMPIRAN ............................................................. vii
HALAMAN JUDUL ............................................................. viii
A. PENDAHULUAN 1
1. Latar belakang ............................................................. 3
2. Tujuan ........................................................... 13
........................................................... 13
a. Tujuan Jangka Pendek

b. Tujuan Jangka Menengah ........................................................... 13

c. Tujuan Jangka Panjang ........................................................... 14

B. Deskripsi Proses Kepemimpinan ...............................................................................14.

14

B.1 Membangun Integritas dan Akuntabilitas ................................................................................

14
Kinerja Organisasi
.............................................................. 18
B.2 Pengelolaan Budaya Pelayanan
.............................................................. 19
B.3 Pengelolaan Tim

B.4 Membangun Jejaring dan Kolaborasi

............................................................ 24
a. Pengaruh kepentingan masing-masing
stakeholder

C. Deskripsi Hasil Kepemimpinan. ......................................................................................

29
C.1 Membangun Integritas dan Akuntabilitas
................................................................................ 30
Kinerja Organisasi
1. Rencana Tahapan Kegiatan Aksi
................................................................................ 30
Perubahan Beserta capaian
(Milestone)
C.2 Manfaat Aksi Perubahan
................................................................................
D. Keberlanjutan Aksi Perubahan ..........................................................................................
15
E. Penutup :kesimpulan & Rekomendasi ......................................................................................
50

iv
 DAFTAR LAMPIRAN Halaman

Lampiran 1 Kesepakatan project Perubahan …….…………………….. 51

Lampiran 2 Rencana Aksi perubahan (Project Charter) …………….... 52

Lampiran 3 Rancangan Proyek Perubahan ……………………………... 70

Lampiran 4 Bukti Fisik Tahapan(milestone) Proyek Perubahan ……. 108

v
A. PENDAHULUAN
1.1 Latar Belakang
Rencana Strategis Universitas Negeri Yogyakarta (Renstra UNY) 2015-2019 disusun dengan
mengacu pada Rencana Pengembangan Jangka Panjang Universitas Negeri Yogyakarta
(RPJP-UNY) 2015- 2025 menuju World Class University (WCU). World Class University
yang dimaksud ialah Universitas Kependidikan Kelas Dunia (UKKD). Berdasarkan RPJP-
UNY dinyatakan bahwa pada tahun 2025, UNY telah mampu mencapai peningkatan
kolaborasi, daya saing kompetitif, serta daya saing komparatif pada tingkat lokal, nasional,
regional, dan internasional dalam bidang pendidikan, kebudayaan, penelitian, serta
pengabdian pada masyarakat dengan tetap berjati diri lokal dan nasional Indonesia.

Universitas Negeri Yogyakarta (UNY) sebagai Perguruan Tinggi bereputasi di

Indonesia saat ini memiliki hubungan baik dengan berbagai pihak sehingga mendapat
kepercayaan bekerjasama untuk kepentingan bersama maupun bagi kepentingan masyarakat
dan negara. – UNY sebagai Perguruan Tinggi Negeri yang memiliki visi “Menjadi
universitas kependidikan unggul, kreatif, dan inovatif berlskan ketakwaan,
kemandirian, dan kecendekiaan pada tahun 2025”, UNY unggul dalam pengabdian
kepada masyarakat melalui pengembangan pendidikan dan penelitian”.

Menteri Pendidikan dan Kebudayaan Nadiem Makarim menyinggung konsep Revolusi

Industri 4.0 yang dikaitkan dengan dunia Pendidikan di Indonesia saat menjadi pembicara di kuliah
umum acara Musyawarah Nasional ke-5 Ikatan Alumni Universitas Islam Indonesia pada Kamis
(16/12/2019). Nadiem Makarim membeberkan adanya keterkaitan penting antara Revolusi Industri
4.0 dengan Pendidikan Indonesia yang akan menuju persaingan secara global. Masa depan Indonesia
sangat dipengaruhi oleh dunia pendidikan. Sektor pendidikan suatu negara memberikan cerminan
masa depan bangsa. Dalam praktiknya, Indonesia dituntut ikut menghadapi perubahan masa depan
di dunia dari berbagaisektor. Perubahan tersebut menurut Mendikbud terlihat dari 4 hal: (1)
Perubahan sisi organisasi; (2) Konsep kepemilikan; (3) Konsep bekerja; dan (4) Konsep budaya,
semuanya punya perubahan dramatis. Zaman digitalisasi membentuk adanya konsep khusus dalam
memandang dunia yang kita tinggali. Saatini, kita tidak hanya hidup dalam satu dunia seperti 20
tahun yang lalu. Ada 2 dunia kini beriringan bersama kita, dunia itu mengalami perubahan dinamis
dan tak bisa diprediksi. Yakni dunia nyata dan dunia digital.

1
 Revolusi industri 4.0 akan membawa dampak yang luar biasa di berbagai aspek
kehidupan. Inovasi yang dihasilkan untuk membuat kehidupan lebih nyaman menjadi tidak
terbatas, tetapi tantangan yang harus dipecahkan juga sangat kompleks. Pekerjaan yang
semula dilakukan secara manual dengan mengandalkan tenaga manusia semata sudah
digantikan oleh mesin dan teknologi informasi. Era revolusi industri 4.0 ditandai dengan
munculnya banyak sekali inovasi yang tidak terlihat, tidak terduga, tidak disadari oleh
organisasi mapan sehingga mengganggu jalannya aktivitas tatanan sistem lama atau bahkan
menghancurkan sistem lama tersebut. Inovasi tersebut disertai dengan akselerasi yang begitu
cepat. Oleh karena itu inovasi dan akselerasi merupakan kata kunci untuk hidup di era
tersebut.
Revolusi industri dan dan era disrupsi diikuti pula dengan perubahan karakteristik
generasi masa depan. Generasi saat ini dapat dibagi menjadi dua yaitu generasi milenial dan
postmilenial. Pendapat lain mengungkapkan saat ini dunia sedang bergerak menuju generasi
Z dan Alpha. Karakteristik generasi tersebut sangat jauh berbeda dengan generasi
sebelumnya. Hal ini memerlukan pendekatan yang berbeda dalam penyiapan generasi masa
depan. Untuk menghadapi tantangan jaman yang semakin maju ini, salah satu program
prioritas UNY bidang akademik di tahun 2018 adalah peningkatan layanan IT terpadu (cyber
campus) dimana pemantapan sistem layanan administrasi akademik berbasis teknologi
informasi menjadi salah satu yang diprioritaskan.

Kemajuan dan perkembangan Universitas dipengaruhi oleh ragam, dan kualitas

kegiatan yang melibatkan pihak eksternal melalui suatu bentuk kerjasama. Berbagai
keuntungan dapat dimanfaatkan dari hasil kegiatan kerjasama antara lain perolehan dana,
peningkatan kapasitas staf, pengembangan sarana dan prasarana, dll. Kegiatan kerjasama
yang selama ini telah dilaksanakan oleh UNY dengan para mitra, dinilai telah banyak
membawa manfaat bagi kedua belah pihak, bagi masyarakat dan pihak lainnya. Pedoman
pelaksanaan Kerjasama UNY dengan pihak lainnya, disusun untuk dijadikan acuan
perencanaan dan pelaksanaan kegiatan sesuai dengan lingkup fungsi, tugas dan peran
Universitas. Melalui pedoman ini juga dimaksudkan agar pelaksanaan kerjasama dapat
dilakukan dengan tepat sasaran, berjalan dengan baik sesuai “time frame” dan bermanfaat
secara optimal, berkualitas serta profesional.

Pengertian kerja sama dibatasi pada pengertian kerja sama kelembagaan pemerintahan
dalam konteks kerja sama daerah. Banyak pengertian kerja sama dalam konteks kerja sama
daerah yang dikemukakan oleh para ahli. Menurut pendapat Flo Frank dan Anne Smith

2
(2000) menyatakan bahwa kerjasama dapat didefinisikan sebagai, “suatu hubungan dua pihak
atau lebih yang mempunyai tujuan bersama, yang berjanji untuk melakukan sesuatu bersama-
sama.” Kerjasama adalah tentang orang-orang yang bekerja bersama-sama dalam suatu
hubungan yang menguntungkan, selalu mengerjakan sesuatu hal bersama-sama yang
mungkin tidak dapat dicapai sendirian.

Dari kedua pengertian tersebut dapat disimpulkan bahwa kerja sama daerah adalah,
“suatu tindakan, kegiatan atau usaha dilakukan bersama-sama oleh dua atau lebih daerah
dalam rangka mencapai tujuan bersama untuk penyediaan suatu pelayanan atau memecahkan
masalah bersama”.

Selanjutnya beberapa prinsip atau pedoman dalam melakukan kerja sama antar
pemerintah daerah yaitu:

1. Transparansi. Pemerintahan Daerah yang telah bersepakat untuk melakukan kerjasama

harus transparan dalam memberikan berbagai data dan informasi yang dibutuhkan dalam
rangka kerjasama tersebut, tanpa ditutup-tutup.
2. Akuntabilitas. Pemerintah Daerah yang telah bersepakat untuk melakukan kerjasama
harus bersedia untuk mempertanggungjawabkan, menyajikan, melaporkan, dan
mengungkapkan segala aktipitas dan kegiatan yang terkait dengan kegiatan kerjasama,
termasuk atau kepada para pengguna pelayanan publik.
3. Partisipatif. Dalam lingkup kerjasama antar Pemerintah Daerah, prinsip partisipasi harus
digunakan dalam bentuk konsultasi, dialog, dan negosiasi dalam menentukan tujuan yang
harus dicapai, cara mencapainya dan mengukur kinerjanya, termasuk cara membagi
kompensasi dan risiko.
4. Efisiensi. Dalam melaksanakan kerjasama antar Pemerintah Daerah ini harus
dipertimbangkan nilai efisiensi yaitu bagaimana menekan biaya untuk memperoleh suatu
hasil tertentu, atau bagaimana menggunakan biaya yang sama tetapi dapat mencapai hasil
yang lebih tinggi.
5. Efektivitas. Dalam melaksanakan kerjasama antar Pemerintah Daerah ini harus
dipertimbangkan nilai Efektivitas yaitu selalu mengukur keberhasilan dengan
membandingkan target atau tujuan yang telah ditetapkan dalam kerjasama dengan hasil
yang nyata diperoleh.

3
6. Konsensus. Dalam melaksanakan kerjasama tersebut harus dicari titik temu agar masing-
masing pihak yang terlibat dalam kerjasama tersebut dapat menyetujui suatu keputusan.
Atau dengan kata lain, keputusan yang sepihak tidak dapat diterima dalam kerjasama
tersebut.
7. Saling menguntungkan dan memajukan. Dalam kerjasama antar Pemerintah Daerah harus
dipegang teguh prinsip saling menguntungkan dan saling menghargai. Prinsip ini harus
menjadi pegangan dalam setiap keputusan dan mekanisme kerjasama.

Selain enam prinsip umum di atas, beberapa prinsip khusus yang dapat digunakan sebagai
acuan dalam kerja sama antar Pemerintah Daerah yaitu:

1. Kerjasama tersebut harus dibangun untuk kepentingan umum dan kepentingan yang lebih
luas
2. Keterikatan yang dijalin dalam kerjasama tersebut harus didasarkan atas saling
membutuhkan
3. Keberadaan kerjasama tersebut harus saling memperkuat pihak-pihak yang terlibat
4. Harus ada keterikatan masing-masing pihak terhadap perjanjian yang telah disepakati
5. Harus tertib dalam pelaksanaan kerjasama sebagaimana telah diputuskan
6. Kerjasama tidak boleh bersifat politis dan bernuansa KKN
7. Kerjasama harus dibangun diatas rasa saling percaya, saling menghargai, saling
memahami dan manfaat yang dapat diambil kedua belah pihak.

Menurut Lembaga Administrasi Negara RI (2004) kerja sama terdiri atas beberapa
bentuk, yaitu:

1. Consortia: yaitu pengaturan kerjasama dalam sharing sumberdaya, karena lebih mahal
bila ditanggung sendiri-sendiri; misalnya pendirian perpustakaan dimana sumberdaya
seperti buku-buku, dan pelayanan lainnya, dapat digunakan bersama-sama oleh
mahasiswa, pelajar dan masyarakat publik, dari pada masing-masing pihak mendirikan
sendiri karena lebih mahal.
2. Joint Purchasing: yaitu pengaturan kerjasama dalam melakukan pembelian barang agar
dapat menekan biaya karena skala pembelian lebih besar.
3. Equipment Sharing: yaitu pengaturan kerjasama dalam sharing peralatan yang mahal,
atau yang tidak setiap hari digunakan.

4
4. Cooperative Construction: yaitu pengaturan kerjasama dalam mendirikan bangunan,
seperti pusat rekreasi, gedung perpustakaan, lokasi parkir, gedung pertunjukan, dsb.
5. Joint Services: yaitu pengaturan kerjasama dalam memberikan pelayanan publik, seperti
pusat pelayanan satu atap yang dimiliki bersama, dimana setiap pihak mengirim
aparatnya untuk bekerja dalam pusat pelayanan tersebut.
6. Contract Services: yaitu pengaturan kerjasama dimana pihak yang satu mengontrak pihak
yang lain untuk memberikan pelayanan tertentu, misalnya pelayanan air minum,
persampahan, dsb. Jenis pengaturan ini lebih mudah dibuat dan dihentikan, atau ditransfer
ke pihak yang lain
7. Pengaturan lainnya: pengaturan kerjasama lain dapat dilakukan selama dapat menekan
biaya, misalnya membuat pusat pendidikan dan pelatihan (DIKLAT), fasilitas
pergudangan, dsb.

Selain konsep tersebut, kerja sama daerah juga diatur dalam Undang-undang No. 23 Tahun
2014 Tentang Pemerintahan Daerah Pasal 363 ayat 1 menyatakan bahwa dalam rangka
meningkatkan kesejahteraan rakyat, Daerah dapat mengadakan kerja sama yang didasarkan
pada pertimbangan efisiensi dan efektivitas pelayanan publik serta saling menguntungkan.

Selanjutnya UU tersebut ditindaklanjuti dengan Peraturan Pemerintah Nomor 28 Tahun 2018

Tentang Kerja Sama Daerah. Di dalam PP tersebut diatur bahwa kerja sama daerah adalah
usaha bersama antara daerah dan daerah lain, antara daerah dengan pihak ketiga, dan/atau
antara daerah dan lembaga dengan daerah di luar negeri yang didasarkan pada pertimbangan
efektifitas dan efisiensi pelayanan publik serta saling menguntungkan.

Berdasarkan pemahaman tersebut diatas dapat disimpulkan bahwa menyusun konsep kerja
sama bermakna merencanakan kerja sama, maka penting untuk mempersiapkan konsep kerja
sama yang akan dilaksanakan dengan lembaga atau pihak lain. Penyusunan konsep kerja
sama disini dapat dimaknai sebagai persiapan administratif untuk menelaah hal-hal atau
obyek-obyek yang dapat dikerjasamakan. Baik hal-hal yang bersifat teknis administratif
maupun taktis operasional, termasuk di dalamnya berkenaan dengan sumber daya yang
dikerjasamakan menyangkut personil, alat perlengkapan atau sarana dan prasarana, dan
sumber pembiayaan. Setelah hal-hal yang akan dikerjasamakan selesai ditelaah, maka perlu
menyusun dan merumuskan konsep kerja sama termasuk menyiapkan naskah dinas perjanjian
kerja sama para pihak.

5
 Maksud kerjasama di UNY adalah kesepakatan bersama antara UNY dengan pihak lain
baik yang berada di dalam negeri maupun di luar negeri, untuk melaksanakan kegiatan bagi
kepentingan bersama dan menguntungkan kedua belah pihak. Kerjasama bertujuan untuk
meraih: a) Peningkatan kualitas dan kinerja Akademik UNY; b) Pengembangan jejaring
kemitraan antara UNY, Alumni, Pemangku kepentingan (stakeholders) dan pihak lainnya; c)
Peningkatan Kesejahteraan Tenaga Pendidik dan Tenaga Kependidikan; d) Peningkatan
Perolehan Dana BLU (Badan Layanan Umum) maupun PNBP (Penerimaan Negara Bukan
Pajak). Prinsip dasar kerjasama meliputi: a) Mengutamakan asas pembangunan nasional; b)
Profesionalitas; c) Menghargai kesetaraan mutu dan saling menghormati; d) Menghasilkan
peningkatan mutu pendidikan/ penelitian/ pengabdian kepada masyarakat; e) Musyawarah
dalam Pengambilan Keputusan; f) Saling Menguntungkan; g) Keberlanjutan; h)
Mempertimbangkan keragaman kultur nasional dan/atau internasional.

Mitra Kerjasama Pihak lain sebagai mitra kerjasama UNY dapat meliputi: a) Lembaga
Pendidikan Negeri/Swasta di dalam negeri maupun di luar negeri; b) Kementerian/Lembaga
Negara; c) Pemerintah Daerah Propinsi/Kabupaten/Kota; d) Perusahaan
Swasta/Koperasi/Badan Hukum Milik Negara; e) Yayasan/Lembaga Sosial /Lembaga
donor/Organisasi Profesi/Organisasi non; Pemerintah baik berskala nasional maupun
internasional; f) Pemerintah/Perwakilan Pemerintah Negara Asing; g) Badan Usaha
Internasional; h) Perkumpulan/Perorangan/Alumni.

Bidang dan Bentuk Kegiatan Kerjasama di UNY meliputi Bidang Pendidikan, Bidang
penelitian, Bidang Pengabdian Pada Masyarakat dan Bidang Lainnya. Untuk Bidang
Pendidikan Bentuk Kegiatan kerjasama dalam Bidang Pendidikan antara UNY dan mitra
dapat meliputi: a) Pengembangan kurikulum dan metode pembelajaran; b) Penyelenggaraan
Kuliah bersama antara UNY dan Lembaga Pedoman Perencanaan dan Pengelolaan
Kerjasama UNY 2017 3 Pendidikan Tinggi mitra; c) Penyelenggaraan Program Studi
kembaran; d) Penyelenggaraan Program Studi berkolaborasi (aliansi); e) Perolehan Gelar g;
f) Perolehan Gelar bersama; g) Penyelenggaraan Kelas Khusus; h) Penyelenggaraan
pendidikan Jarak Jauh/sistim daring; i) Perolehan dan Pengalihan (Transfer) Angka Kredit
dan/atau Nilai; j) Pertukaran/pemagangan Dosen dan/atau Mahasiswa; k) Penugasan Dosen
Senior pada Lembaga Pendidikan Tinggi yang membutuhkan; l) Penugasan Dosen/Profesor
Tamu; m) Penilaian Penjaminan Mutu Pendidikan; n) Penyelenggaraan pendidikan non-
gelar/pelatihan/training untuk peningkatan kapasitas dalam bidang tertentu dan/atau program

6
sertifikasi, bagi mitra yang membutuhkan; o) Pemberian bea siswa atau sejenisnya dari suatu
lembaga sosial/dunia usaha atau perorangan; p) Layanan keahlian praktis oleh dosen tamu
yang berasal dari dunia usaha; q) Kegiatan lain yang masih tergolong bidang pendidikan dan
terkait dengan fungsi, tugas dan kapasitas UNY.

Bentuk Kegiatan kerjasama dalam Bidang Penelitian dengan mitra dapat meliputi: a)
Penyelenggaraan program penelitian bersama antara UNY dengan pihak lainnya, baik berupa
jenis penelitian dasar, penelitian pengembangan, penelitian terapan, penelitian evaluative
maupun jenis penelitian lainnya; b) Pertukaran teknisi/laboran; c) Perolehan HKI/Paten/Hak
Cipta karya intelektual bersama; d) Pengelolaan jasa royalti terhadap suatu Hak atas
Kekayaan Intelektual (HKI); e) Penyelenggaraan konferensi/seminar/lokakarya /kegiatan
sejenis secara bersama; f) Pemanfaatan sumber daya untuk kebutuhan penelitian; g)
Penerbitan jurnal ilmiah bersama secara berkala dan/atau bentuk publikasi Pedoman
Perencanaan dan Pengelolaan Kerjasama UNY 2017 4 ilmiah lainnya; h) Penyelenggaraan
kegiatan tertentu yang menggunakan metodologi penelitian, antara UNY dengan pihak
lainnya, seperti jasa perencanaan/ desain/ supervisi/ studi pembangunan/ pengembangan/
kajian lingkungan hidup, dan kegiatan lain sejenis; i) Kegiatan lain yang masih tergolong
bidang penelitian dan terkait dengan fungsi, tugas dan kapasitas UNY.

Kegiatan kerjasama dalam Bidang Pengabdian Kepada Masyarakat dengan mitra dapat
meliputi: a) Pelaksanaan kegiatan penerapan hasil penelitian dalam suatu bentuk tertentu
untuk kemaslahatan masyarakat; b) Pelaksanaan kegiatan pendampingan pemerintah desa
usaha mikro, kecil dan menengah; c) Pelaksanaan kegiatan pengobatan dan/atau peningkatan
layanan kesehatan masyarakat; d) Pelaksanaan kegiatan pembangunan lingkungan
pemukiman/pertanian/ perikanan/lingkungan budidaya lainnya; e) Pelaksanaan pendidikan
singkat/training/pelatihan bagi lembaga pendidikan dasar dan/atau menengah; f) Sosialisasi
program-program pembangunan pada masyarakat; g) Kegiatan stimulasi untuk pembangunan
daerah dalam berbagai sector; h) Kegiatan lain yang masih tergolong bidang pengabdian
kepada masyarakat dan terkait dengan fungsi, tugas dan kapasitas UNY.

Bentuk kegiatan kerjasama dalam Bidang Terkait Lainnya, dapat meliputi: a) Kegiatan
tertentu yang terkait dengan peningkatan promosi dan publikasi UNY; b) Pemagangan tenaga
kependidikan; c) Pengelolaan suatu Unit Bisnis atau Unit Usaha yang menguntungkan dan
Pedoman Perencanaan dan Pengelolaan Kerjasama UNY 2017 5 bermanfaat bagi UNY; d)

7
Optimalisasi pemanfaatan aset sumber daya UNY dengan bentuk sewa-menyewa atau wujud
kegiatan kerjasama lainnya;
Untuk Pengelolaan dana kerjasama UNY Selama ini salah satunya Pada Tahun 2019
sesuai dengan Keputusan Menteri Riset, Teknologi, dan Pendidikan Tinggi Nomor
119/M/KPT/2019 tentang Pejabat Pengelola Keuangan Uji Kompetensi Mahasiswa
Pendidikan Profesi Guru dan Bidang Kesehatan.Universitas Negeri Yogyakarta (UNY)
sebagai Kuasa Pengguna Anggaran pengelolaan keuangan UP UKMPPG . Pada Tahun 2020
sesuai Kepurusan Tim Pelaksana Lembaga Tes Masuk Perguruan Tinggi (LTMPT) Nomor
1/Kep.LTMPT/2020 tentang anggota Tim Pelaksana Lembaga Tes Masuk Perguruan Tinggi,
UNY ditunjuk sebagai Pengelola Keuangan LTMPT.

Selanjutnya, berdasarkan Keputusan Menristekdikti No. 396/M/KPT/2018 LTMPT

memiliki tugas antara lain: menyusun dan menetapkan Prosedur Operasional Baku (POB)
LTMPT, serta melaksanakan administrasi dan pengelolaan keuangan sesuai dengan ketentuan
peraturan perundang-undangan.
Pengelolaan keuangan dana kerjasama UKMPPG dan LTMPT SBMPTN harus
memperhatikan prinsip-prinsip pengelolaan keuangan negara yaitu akuntabilitas, efektif,
efisien dengan memperhatikan kepatuhan terhadap regulasi, kepatutan dan kepantasan. Oleh
karena itu, dalam rangka memberikan pedoman dalam pengelolaan keuangan, perlu didukung
sistem dan Panduan.
Pola Pengelolaan Keuangan dana kerjasama merupakan pengelolaan keuangan yang
memberikan fleksibilitas berupa keleluasaan untuk menetapkan praktik-praktik bisnis yang
sehat untuk meningkatkan pelayanan kepada masyarakat dalam rangka memajukan
kesejahteraan umum dan mencerdaskan kehidupan bangsa. Pengelolaan keuangan dana
kerjasama Tahun 2020 menggunakaan peraturan dan kebijakan pemerintah yang berlaku,
baik dalam teknis pelaksanaan anggaran, tata cara pengajuan pembayaran, tata cara
pelaporan, tata cara perhitungan pajak, tata cara pengadaan barang dan jasa, dan tata cara
surat pertanggungjawaban keuangan. Alokasi anggaran SBMPTN dan UTBK Tahun 2020
ditetapkan dalam Daftar Isian Pelaksanaan Anggaran (DIPA) BLU Universitas Negeri
Yogyakarta (UNY) Tahun 2020.
Semua penerimaan biaya UTBK tahun 2020 menjadi alokasi Penerimaan Negara
Bukan Pajak (PNBP) Universitas Negeri Yogyakarta selaku Pengelola Keuangan LTMPT.
Dana yang bersumber dari PNBP dan subsidi dari Rupiah Murni (RM) digunakan untuk
membiayai operasional kegiatan LTMPT, UTBK-SBMPTN, dan SNMPTN. Di antara

8
kegiatan tersebut dilaksanakan dengan mekanisme penugasan khusus pada PTN yang telah
ditunjuk oleh LTMPT.

Pengembangan Sistem dan Implementasi UTBK Perhitungan alokasi dana kegiatan

dengan penugasan khusus tersebut di atas berdasarkan kebutuhan penyelenggaraan kegiatan
dalam bentuk Rencana Anggaran Belanja (RAB) yang diusulkan oleh masing-masing PTN
yang ditugasi. Sedangkan kegiatan yang dilaksanakan dengan penugasan pada panitia lokal
(PTN anggota LTMPT) adalah sebagai berikut: 1)Sosialisasi dan Promosi tentang
Pelaksanaan UTBK–SBMPTN ;2) Seleksi Akademik dan Portofolio dan 3) Operasional Pusat
UTBK–SBMPTN. Panitia Lokal (PTN sebagai anggota LTMPT) bertugas menyampaikan
Laporan Keuangan terdiri dari:

a. Laporan Realisasi Belanja

b. Rekapitulasi Rincian Belanja
c. Surat Pernyataan Tanggungjawab Belanja (SPTB)
d. Buku Kas Umum (BKU)
e. Rekapitulasi Belanja Inventaris Barang Milik Negara
f. Surat Penyataan Tanggung Jawaban Mutlak (SPTJM)
g. Lembar kedua bukti potong pajak dan penyetorannya
h. Lembar kedua bukti setor sisa dana penugasan
i. Lembar Kedua Bukti-bukti Pengeluaran Belanja

9
 Gambar 1. Alur Dana Kerjasama

Untuk mendukung pertanggungjawaban Dana kerjasama Saat ini UNY sudah mulai
dikembangkan yaitu Aplikasi SIMADA yaitu Sistem Informasi Manajemen Dana
Kerjasama.

SIMADA adalah sistem untuk menjembatani komunikasi antara LPTK sebagai

pelaksana kegiatan dengan UNY saat bertugas sebagai Pengelola Keuangan Nasional.
Sistem ini bisa diakses melalui alamat https://simada.uny.ac.id , pada tahun 2019 sudah
mulai dipersiapkan untuk Program UKM PPG dan dan pada Tahun 2020 akan di aplikasikan
untuk kegiatan LTMPT.

10
 Gambar 2. Tampilan halaman awal SIMADA

2 TUJUAN

Tujuan yang ingin dicapai dari aksi perubahan ini dibagi dalam 3 (tiga) tahapan
tujuan, yaitu: tujuan jangka pendek, tujuan jangka menengah dan tujuan jangka panjang,
dengan rincian sebaga berikut:

a. Tujuan Jangka Pendek

Output dan outcome yang ingin diwujudkan dalam perubahan
OUTPUT OUTCOME
1. Program Aplikasi Dana kerjasama Adanya digitalisasi Laporan Keuangan
2. Pedoman penggunaan aplikasi (user dana kerjasama dapat menyajikan
manual) program aplikasi SIMADA. laporan Keuangan dan Dokumen
3. Panduan Pengelolaan dana kerjasama Pendukung secara tranparan, efektif,
4. Draft Grand Design Sistem Keuangan efisien dan akuntabel

11
b. Tujuan Jangka Menengah
Output dan outcome yang ingin diwujudkan dalam perubahan
OUTPUT OUTCOME
1. Monitoring dan Evaluasi dalam Adanya digitalisasi Laporan
mengimplementasikan Program Keuangan dana kerjasama dapat
Aplikasi Dana kerjasama menyajikan laporan Keuangan
2. Optimalisasi Sistem Keuangan dan Dokumen Pendukung
kegiatan LTMPT dengan 222
kontrak penugasan untuk 74 PTN
secara tranparan, efektif, efisien
dan akuntabel

c. Tujuan Jangka Panjang

Sistem Informasi keuangan termasuk SIMADA diintegrasikan ke Sistem Keuangan

dengan Layanan One Click All purposes (OCAP).

B. Deskripsi Proses Kepemimpinan

B.1 Membangun Integritas dan Akuntabilitas Kinerja Organisasi

Integritas dapat didefinisikan sebagai kesesuaian antara hati, ucapan, dan tindakan.
Dengan memiliki integritas yang kokoh maka diharapkan akan memiliki kemampuan untuk
senantiasa memegang teguh prinsip-prinsip moral dan menolak untuk mengubahnya
walaupun kondisi dan situasi yang dihadapi sangat sulit, serta banyak tantangan yang
berupaya untuk melemahkan prinsip-prinsip moral dan etika yang dipegang teguh. Aksi
perubahan ini diarahkan agar seorang pemimpin memiliki integritas dan akuntabilitas melalui
pentahapan kerja dimana setiap langkah dan tahapan kegiatan dituntut untuk menyajikan
bukti-bukti yang valid melalui proses kepemimpinan. Karena proses kepemimpinan ini akan
membuat suatu inovasi yang mampu memperbaiki kinerja dan tata kelola organisasi maka
terdapat serangkaian proses melalui sejumlah tahapan. Dalam setiap tahapan kegiatan
seorang pemimpin dituntut untuk menciptakan langkah-langkah strategis dalam
melaksanakan kegiatan-kegiatan pokok dengan harapan apa yang akan dikerjakan bersama
tim dapat membawa perubahan ke arah yang lebih baik dengan menerapkan prinsip-prinsip
kepemimpinan. Terdapat beberapa hal dan jenis kegiatan dalam melaksanakan aksi
perubahan dengan menerapkan prinsip-prinsip kepemimpinan antara lain sebagai berikut:

12
a. Aksi perubahan dilakukan untuk perbaikan kinerja, dalam melaksanakan pekerjaan
tentu selalu terdapat hambatan yang disebabkan oleh faktor-faktor perlaksanaan
pekerjaan yang masih kurang ideal, misalnya pemanfaatan teknologi Informasi. Maka
dari itu perlu adanya sebuah aksi perubahan dalam rangka memperbaiki kinerja.

b. Upaya untuk melaksanakan aksi perubahan sampai tuntas, aksi perubahan ini dilakukan
sampai tuntas dalam rangka mengetahui efektivitas dari sebuah aksi, benarkah memiliki
kontribusi yang dapat memberikan manfaat, seberapa baik pengaruhnya terhadap
capaian kinerja. Maka dari itu pentahapannya harus diikuti sampai tuntas.

c. Pelibatan tim kerja sesuai peranannya, untuk mendukung keberhasilan aksi perubahan
ini dibentuklah tim kerja dengan mendapatkan peran masing-masing. Dengan
menjalankan peran masing-masing secara disiplin disertai kepemimpinan dalam
menggerakkan tim maka keberhasilan dalam menjalankan aksi perubahan dapat dicapai
dengan baik.

d. Komunikasi dengan mentor dan coach, mentor yang merupakan pengarah dan sekaligus
pendukung serta penentu kebijakan dalam menjalankan aksi perubahan menjadi tempat
untuk berkonsultasi, sedangkan coach selaku pembimbing merupakan pusat konsultasi
teknis dalam menjalankan aksi perubahan mulai dari rancangan aksi perubahan hingga
pelaporan aksi perubahan. Dalam Aksi perubahan ini leader diharapkan dapat
mengimplementasikan prinsip prinsip kepemimpinan dalam rangka membangun
kemampuan mengaktualisasikan kepemimpinan pelayanan dalam pelaksanaan sehingga
memperoleh hasil sebagaimana yang diharapkan.Akuntabilitas adalah Suatu ukuran
yang menunjukkan seberapa besar tingkat kesesuaian penyelenggaraan penyusunan
kebijakan publik dengan peraturan hukum dan perundang-undangan yang berlaku untuk
organisasi yang bersangkutan, alasan atau penilaian. Akuntabilitas sektor publik sangat
terkait dengan kinerja sektor publik yang tidak hanya kepatuhan terhadap peraturan
perundang-undangan, tetapi juga pada bagaimana mencapai outcomes dengan efisien
dan efektif. Akuntabilitas adalah Perwujudan kewajiban suatu instansi Pemerintah
untuk mempertanggung jawabkan keberhasilan/ kegagalan pelaksanaan misi organisasi
dalam mencapai tujuan-tujuan dan sasaran yang telah ditetapkan melalui alat
pertanggung jawaban secara periodik, dalam Akuntabilitas publik memiliki tiga
fungsi utama (Bovens, 2007), yaitu;

13
  Pertama, untuk menyediakan kontrol demokratis (peran demokrasi);

 Kedua, untuk mencegah korupsi dan penyalahgunaan kekuasaan (peran

konstitusional);

 Ketiga, untuk meningkatkan efisiensi dan efektivitas (peran belajar).

Gambar 3. Komponen Penilaian Evaluasi Akuntabilitas existing UNY

Sejak UNY ditetapkan sebagai satuan kerja Pemerintah yang menerapkan pola pengelolaan
keuangan Badan Layanan Umum berdasar Keputusan Menteri Keuangan Nomor
130/KMK.05/2009 tertanggal 21 April 2009, maka Status Manajemen UNY sejak saat itu
menjadi PTN- BLU. Dalam kurun waktu tahun 2016 – 2019 status PTNBLU mengalami
perkembangan penguatan manajemen, sehingga direncanakan pada tahun 2019 status
manajemen UNY berubah menjadi PTN-Badan Hukum (PTN-BH).
Penilaian laporan keuangan oleh kantor akuntan publik telah berdasarkan str auditing
yang ditetapkan Institut Akuntan Publik Indonesia dan Standar Pemeriksaan Keuangan
Negara yang diterbitkan Badan Pemeriksa Keuangan. Capaian indikator kinerja Opini
penilaian laporan keuangan oleh auditor publik sejak tahun 2016 hingga tahun 2019 telah
mencapai target yaitu memperoleh opini Wajar Tanpa Pengecualian (WTP) atau realisasi
fisiknya sebesar 100%. Selain dapat mempertahankan Status WTP sejak tahun 2016, realisasi
capaian opini WTP juga telah memenuhi capaian dari Renstra UNY 2015-2019. Hal-hal yang
mendukung tercapainya opini WTP terhadap Laporan Keuangan

14
 Tabel 2. Capaian kinerja keuangan UNY

Terwujudnya tata kelola yang baik serta kualitas layanan dan dukungan yang tinggi pada
semua unit dengan enam indikator, secara umum target yang ditetapkan dari tahun 2016
sampai dengan akhir tahun 2019 dapat tercapai. Namun dengan adanya Pandemi Covid-19
mengalami penurunan yang cukup signifikan terutama pada indikator (1) persentase PNBP
BLU dalam membiayai biaya operasional, (2) jumlah nominal realisasi PNBP BLU, dan (3)
jumlah pendapatan dari income generating activity. Penilaian predikat akuntabilitas UNY
meliputi aspek Perencanaan Kinerja, Pengukuran Kinerja, Pelaporan Kinerja, Evaluasi
Kinerja, dan Capaian Kinerja. Sejak tahun 2017 target penilaian telah tercapai dan pada tahun
2019, UNY menargetkan peringkat akuntabilitas A. Dari berbagai aspek yang dinilai pada
tahun 2019, yang merupakan penilaian untuk tahun 2019, UNY memperoleh peringkat AA,
dengan bobot 97,49. Hal ini menunjukkan bahwa target peringkat akuntabilitas UNY telah
tercapai.

Grafik 1. Peringkat AA UNY

15
Dalam menerapkan Prinsip-prinsip integritas dan akuntabilitas dalam aksi perubahan adalah
sebagai berikut:
1. Komitmen (pimpinan dan staf) dalam pengelolaan pelaksanaan misi secara akuntabel.

2. Adanya sistem yang dapat menjamin penggunaan sumber daya secara konsisten
dengan peraturan perundang-undangan yang berlaku.

3. Ingin membangun sebuah budaya kerja yang baik (menghindari praktek KKN)

4. Dapat menunjukkan tingkat pencapaian tujuan dan sasaran yang telah ditetapkan.

5. Berorientasi pada pencapaian visi, serta hasil dan manfaat yang diperoleh.

6. Harus jujur, objektif, transparan dan inovatif sebagai katalisator perubahan

manajemen instansi pemerintah dalam bentuk pemutakhiran metode dan teknik
pengukuran kinerja dan penyusunan laporan akuntabilitas.

7. Menghasilkan outcomes yang efektif dan efisien.

B.2 Pengelolaan Budaya Pelayanan

Pengembangan sistem informasi dan budaya kerja berbasis teknologi informasi untuk
mendukung manajemen dan operasional Perguruan Tinggi telah dicanangkan UNY sejak
lama, pada tahun 2018 dimantapkan dengan diterbitkannya Peraturan Rektor Universitas
Negeri Yogyakarta Nomor 15Tahun 2018 tentang Layanan Sistem Informasi dan Electronic
Services(E-Services) Universitas Negeri Yogyakarta. Pengelolaan budaya kerja dan
pemanfaatan informasi ilmu teknologi khususnya di Bagian Keuangan UNY telah di
upayakan antara lain telah melaksanakan semua tahapan modernisasi pengelolaan keuangan
BLU yaitu: (1) BLU UNY telah mempunyai website yang representatif dan up to date; (2)
BLU UNY telah mempunyai layanan terdigitalisasi; (3) Keuangan UNY telah terhubung
dengan perbankan; (4) Penggunaan BIOS; (5) tersedia webservice untuk transfer data dari
BLU UNY ke Kementerian Keuangan; (6) Implementasi OA dalam layanan
persuratan.Dukungan manajemen dan operasional menjadi hal yang penting dalam
pelaksanaan tugas dan fungsi UNY disamping juga dukungan dari anggaran, baik yang
bersumberkan dari Rupiah Murni, dan PNBP BLU UNY. Dukungan operasional berupa
pendanaan untuk gaji dan tunjangan pegawai, daya dan jasa, operasional dan pemeliharaan
gedung dan bangunan, sedangkan dari PNBP lebih difokuskan kepada pendanaan-pendanaan

16
 Pelaksanaan Tri Dharma Perguruan Tinggi. Dukungan manajemen dan operasional
dilaksanakan dan berlangsung terus menerus dalam 12 bulan, sesuai dengan pelaksanaan
tugas pokok dan fungsi Universitas.

B.3 Pengelolaan TIM

1. TIM EFEKTIF DAN STRUKTUR ORGANISASI PELAKSANA
a. Struktur Organisasi Pelaksana
Deskripsi : Penjelasan peran masing-masing dalam penyelenggaraan proyek
perubahan.
Sponsor :
1. Bertindak selaku pimpinan tertinggi di Fakultas, sebagai atasan langsung Mentor;
2. Memberi arahan dan dukungan dalam proses pelaksanaan proyek perubahan dalam
Laboratorium Kepemimpinan.

Mentor
1. Bertindak sebagai pembimbing dan pengawas project leader berdasar sikap
profesionalisme;
2. Memberikan dukungan penuh kepada project leader dalam mempersiapkan
Rancangan Proyek Perubahan yang akan dilakukan;
3. Memberikan dukungan kepada Project Leader dalam merumuskan atau
mengidentifikasi persoalan dalam mengimplementasikan Proyek Perubahan;
4. Memberikan dukungan kepada Project Leader dalam mendayagunakan seluruh
potensi sumber daya yang diperlukan dalam melakukan implementasi proyek
perubahan;
5. Memberikan bimbingan kepada Project Leader dalam mengatasi kendala yang
muncul selama proses implementasi berlangsung.
6. Berperan sebagai inspirator bagi Project Leader.

17
 SPONSOR
Wakil Rektor II
Prof. Drs. Edi Purwanto, M.Pd

COACH MENTOR
WIDYAISWARA Kepala Biro UPK UNY
Kokom Komala, M.Pd. Drs. Sukirjo, M.Pd

PROJECT LEADER
Kabag Keuangan & Akuntansi
Eny Kuswandari, ST, M.Pd

KELOMPOK KELOMPOK KELOMPOK KELOMPOK

KERJA KERJA II KERJA III KERJA IV
I

Gambar 3 . Struktur Organisasi Aksi Perubahan

Coach
1. Bertindak sebagai pembimbing Project Leader dalam Diklat Kepemimpinan;
2. Melakukan diskusi dan memberikan masukan dalam menyusun Rancangan
Percobaan;
3. Melakukan monitoring dan menyelesaikan isu yang berpotensi menghambat
jalannya penyelesaian proyek;
4. Melakukan komunikasi dengan mentor terkait kegiatan peserta selama tahap
Laboratorium Kepemimpinan;
5. Memantau perkembangan kegiatan proyek perubahan.

Project Leader
18
1. Memimpin proyek perubahan;
2. Berdiskusi dengan mentor untuk menentukan proyek perubahan;
3. Melakukan koordinasi dengan stakeholder terkait (internal dan eksternal) dalam
pelaksanaan proyek perubahan;
4. Menentukan keseluruhan tahapan dalam milestone dengan mendayagunakan
seluruh sumber daya yang dimiliki;
5. Secara aktif melakukan diskusi dengan bertanya atau melaporkan perkembangan
implementasi proyek perubahan kepaa coach;
6. Menggerakkan seluruh elemen stakeholder terkait (internal dan eksternal) dalam
mendukung keseluruhan tahapan implementasi perubahan;
7. Mengevaluasi perkembangan pelaksanaan proyek perubahan;
8. Menyusun laporan proyek perubahan secara lengkap mulai dari proses penyusunan
sampai dengan hasil atau capaian dan implementasi proyek perubahan;
9. Memastikan proyek perubahan selesai tepat waktu.

Kelompok Kerja I
1. Menyiapkan dan mengumpulkan bahan yang diperlukan untuk rangkaian kegiatan
mewujudkan pemanfaatan Sistem Informasi SIMADA
2. Merumuskan konsep rancangan aplikasi dan pengembangan aplikasi
3. Pembuatan fitur-fitur tambahan dan perbaikan design tampilan
4. Progress Report Program Fitur Aplikasi yang dibuat;
5. Menyiapkan dan mengarsip dokumen kegiatan;
6. Melaporkan hasil kegiatan kepada Project Leader.

Kelompok Kerja II
1. Menyiapkan dan mengumpulkan bahan yang diperlukan untuk rangkaian kegiatan;
2. Melaksanakan penyusunan Panduan Pengelolaan;
3. Mensosialisasikan penyusunan Panduan Pengelolaan;
4. Menyiapkan dan mengarsip dokumen kegiatan;
5. Melaporkan hasil kegiatan kepada Project Leader

Kelompok Kerja III

1. Menyiapkan dan mengumpulkan bahan yang diperlukan untuk rangkaian kegiatan
pemanfaatan Sistem Informasi SIMADA;
19
 2. Melaksanakan kegiatan implementasi Sistem Informasi SIMADA;
3. Menyiapkan dan mengarsip dokumen kegiatan;
4. Melaporkan hasil kegiatan kepada Project Leader

Kelompok Kerja IV
1. Menyiapkan dan mengumpulkan bahan yang diperlukan untuk rangkaian kegiatan
pengelolaan dana kerjasama;
2. Mendokumentasikan seluruh dokumen kelengkapan keuangan;
3. Melaksanakan kegiatan surat menyurat dan administrasi;
4. Menyiapkan dan melaksanakan kegiatan umum dan perlengkapan;
5. Menyiapkan dan mengarsip dokumen kegiatan;
6. Melaporkan hasil kegiatan kepada Project Leader.

b. Tim Kerja

Pengarah : Wakil Rektor II

Penanggungjawab : Kepala Biro UPK
Project Leader : Eny Kuswandari , ST, M.Pd

Kelompok Kerja I
Ketua : Dr. Priyanto, M.Kom /Kepala UPT TIK
Sekertaris : Dr. Restu Widiatmono, S.Si.,M.Si./Sekertaris
UPT TIK
Anggota : 1. Soesapto Joeni H, ST
2. Lanang Prasaja, S.Kom
3. Martin Mulatningsih, S.Pd
4. Basuki Rahmat, S.Kom

Kelompok Kerja II

20
 Ketua : Sugiyanto,SE, M.Sc
Sekertaris : Antun Widakdo
Anggota : 1. Arga Budi Prastyo, S.E.
2. Sutan Nur Meyliana Ekawati, S.E.
3. Ratnawati, A.Md
4. Sholeh Hafidz, SE

Kelompok Kerja III

Ketua : Siti Asfan, S.E., M.Acc.
Sekertaris : Ristina Rahmawati, S.E., M.Sc.
Anggota :
1. Ika Nurahmi Harvitaningsih, A.Md.
2. Beni Indrawan, S.E.
3. Subiyarti
4. Rohadi, SE
5. Abidin, SE

Kelompok Kerja IV
Ketua : Marsudi Waliyono, SE

Sekertaris : Yana
Anggota : Maryanto, S.E.
Wawan Setiawan S.
Heri Purwanto, S.Pd
Sujarwi, SE

1) Masa berlakunya Tim Kerja

Tim Kerja berlaku mulai dikeluarkannya SK sampai selesainya Aksi perubahan.

2) Etika dan Mekanisme Tim Kerja

a. Mengutamakan musyawarah untuk mufakat

21
 b. Hubungan kerjasama yang baik antar tim
c. Koordinasi dan komunikasi yang baik
d. Menjaga komitmen
e. Saling membantu dalam menyelesaikan masalah
f. Bersemangat tinggi dan ikhlas dalam bekerja untuk mencapai kesuksesan
proyek perubahan

3) Alat Monitoring dan Evaluasi yang digunakan untuk memantau kegiatan

a. Melakukan rapat koordinasi berkala untuk memantau program yang dijalankan
b. Memonitor secara langsung jalannya proyek perubahan
c. Mencatat hal-hal yang penting
d. Melaporkan hasil kegiatan kepada project leader

4) Format laporan yang digunakan

a. Membuat buku agenda sebagai sarana laporan kegiatan proyek perubahan
b. Menyusun form laporan yang diisi oleh tim kerja
c. Membuat laporan hasil kegiatan yang dilaporkan kepada project leader

B.4 Membangun Jejaring dan Kolaborasi

1. Pengaruh dan Kepentingan Masing-masing Stakeholder
Stakeholder atau pemangku kepentingan dapat diartikan sebagai segenap pihak yang
terkait dengan isu dan permasalahan yang sedang diangkat. Pihak terkait (stakeholder) yang
mempunyai kepentingan dalam proyek perubahan ini adalah Stakeholder Internal dan
Eksternal.Stakeholder Internal (Biro Umum, Perencanaan dan Keuangan)
1) Rektor
2) Wakil Rektor II
3) Kepala Biro UPK
4) SPI
5) Kepala UPT TIK
6) Kepala Subbagian PNBP
7) Kepala Subbagian Non PNBP
8) Kepal Subbagian Akuntansi & Pelaporan
9) Bendahara Penerimaan
22
 10) Bendahara Pengeluaran
11) Staf Subbagian PNBP
12) Staf Subbagian Non PNBP
13) Staf Subbagian Akutansi dn Pelaporan
14) Programmer
15) Admin Aplikasi

Stakeholder Eksternal
1) Rektor PTN
2) Wakil Rektor I, II
3) Kepala Biro AKI, UPK
4) PPK PTN/LPTK
5) SPI
6) Pengelola Keuangan PTN/LPTK
7) Auditor
Kedudukan stakeholder tersebut dapat dilihat lebih jelas dalam gambar quadran
sebagai berikut :

23
 Influence
+ +
+
- LATENS PROMOTERS +
(High influence,
(High Influence,
High Interest)
Low Interest) 1. Kepala Biro UPK
1. Rektor 2. Kepala Subbagian
2. Wakil PNBP
Rektor I, II 3. Kepala Subbagian
Non PNBP
4. Kepala Subbagian
Akuntansi dan
pelaporan
5. Bendahara
Penerimaan
6. Bendahara
Pengeluaran
7. Bendahara
Pengeluaran
Pembantu
8. Staf Subbagian
PNBP
9. Staf Subbagian Non
PNBP
10. Staf Subbagian
- Interest
Akuntansi dan +
APATHETICS pelaporan
DEFENDERS
11. Programmer
(Low Influence, Low (Low Influence,
Interest)
High Interest)

1. TIm Panitia 1. PPK PTN/LPTK

kerjasama
Nasional
2. Bendahara/pengelol
2. Auditor a Keuangan
PTN/LPTK
kerjasama

- Gambar4. Mobilitas stake holder

- -
- +

24
7.e. Strategi Mobilisasi Stakeholder
Upaya-upaya yang dilakukan untuk memobilisasi stakeholder dapat dilihat pada gambar
berikut :

+- Influence ++
+
PROMOTERS
LATENS (High influence, High
(High Influence, Low Interest)
Interest)
1. Melakukan konsultasi dan
1. Menjalin koordinasi dengan atasan
komunikasi dan 2. Melakukan koordinasi
dengan melibatkan pada
meyakinkan manfaat proyek perubahan
proyek perubahan, 3. Melakukn komunikasi
tetapi tidak intensif agar mereka
berlebihan memahami dan menerima
dengan sepenuh hati
2. Komunikasi dengan untuk mendukung
memberikan berhasilnya proyek
informasi yang perubahan ini
meyakinkan akan 4. Meyakinkan stakeholder
bahwa broyek perubahan
manfaat proyek ini merupakan
perubahan bagi kepentingan bersama
kepentingan yang
lebih besar, sehingga
mereka akan Interest
+
mendukung proyek
perubahan
APATHETICS DEFENDERS
- (Low Influence, Low Interest) (Low Influence, High
Interest)
Menunjukkan hasil kerja
sebaik-baiknya agar Memberikan informasi yang
diketahui bahwa proyek meyakinkan bahwa proyek
perubahan berdampak baik perubahan tidak menimbulkan
masalah dan bermanfaat
Komunikasi dengan memberikan
informasi yang jelas sehingga
akan membantu dengan
kemampuannya untuk
mendukung proyek perubahan

-- -+
- mobilitas stkeholder
Gambar 5. Strategi

Faktor kunci
- - keberhasilan Faktor-faktor kunci pendukung keberhasilan dalam aksi

25
 perubahan setelah dilakukan pemetaaan sumber daya adalah sebagai berikut :

a. Komitmen dari unsur pimpinan dalam mendukung aksi perubahan untuk peningkatan
kinerja organisasi.

b. Tersedianya sarana dan prasarana yang dibutuhkan untuk mendukung aksi perubahan

c. Komitmen dan konsisitensi dari tim kerja aksi perubahan dalam melaksanakan kegiatan
yang sudah direncanakan.

d. Stakeholder internal yang memberikan dukungan dan komitmen yang tinggi dalam
pelaksananaan aksi perubahan

e. Komunikasi efektif yang terus terjalin antara lain dengan stakeholder, Mentor, Couch,
tim pelaksana aksi, project leader perubahan dan seluruh pegawai Bagian Keuangan dan
Akuntansi. Aksi Perubahan yang dilaksanakan adalah salah satu bentuk gerakan
perubahan dalam mendukung laporan Keuangan transparan, efektif, efisien dan
akuntabel. Program perubahan ini difasilitasi dengan pengembangan Aplikasi
Manajemen Dana Kerjasana yang akan memudahkan seluruh stakeholder khususnya
dalam pengelolaan dana kerjasama.

Kendala meliputi kendala Internal dan Eksternal, untuk Kendala yang bersifat internal
dalam pelaksanaan aksi perubahan ini antara lain:

1. Banyaknya tugas kantor lainnya yang harus dikerjakan oleh Tim Efektif sehingga
tidak hanya fokus mengerjakan aksi perubahan apalagi di Akhir tahun anggaran dan
pemeriksaan BPK;

2. Pelaksanaan aksi perubahan yang dilaksankan dimasa pandemi Covid-19 ssehingga

sebagian Tim Efektif melaksanakan WFH;

3. Belum semua stakeholder internal memahami detilnya pada awal aksi perubahan
dilaksanakan;

4. Waktu pelaksanaan aksi perubahan yang singkat dengan target perubahan

peningkatan kinerja organisasi yang optimal;

5. Pengadministrasian dokumen dan tahapan pelaksanaan aksi perubahan memerlukan

koordinasi yang intensif.

Sedangkan beberapa kendala eksternal yang harus dihadapi pada pelaksanaan aksi
perubahan ini antara lain pelaksanaan aksi perubahan disaat pandemi Covid-19, sehingga

26
 sebagian PTN berada di daerah PSBB dan banyak pegawai melaksanakan WFH.

Strategi Mengatasi Masalah Dalam menghadapi masalah internal dan eksternal,

dilakukan hal-hal sebagai berikut:

a. Untuk menghadapi permasalahan kesibukan anggota Tim Efektif dengan pekerjaan

lain, diperlukan komunikasi yang intensif dengan seluruh anggota Tim Efektif serta
saling membantu dalam menyelesaikan tanggungjawab masing masing anggota tim,
sehingga seluruh proses pekerjaan dalam aksi perubahan tetap dapat diselesaikan
sesuai dengan jadwal yang sudah dibuat;

b. Keterbatasan anggaran yang tersedia untuk membiayai aksi perubahan disiasati

dengan cara efisiensi biaya serta memprioritaskan komponen kegiatan penting yang
harus dibuat/dilaksanakan, sehingga aksi perubahan ini tetap dapat berjalan dan
dapat mencapai tujuannya sebagaimana yang diharapkan;

c. Dukungan oleh seluruh stakeholder internal didapatkan melalui pola komunikasi

yang tepat sesuai dengan karakter dan kebutuhan masing masing stakeholder;

d. Untuk mensiasati keterbatasan waktu pelaksanaan aksi perubahan, dapat diatasi

dengan membangun komitmen seluruh stakeholder internal yang berperan dalam
pelaksanaan aksi perubahan serta berdisiplin dengan target waktu penyelesaian etiap
tahapan yang sudah direncanakan.

C. DESKRIPSI HASIL KEPEMIMPINAN

C.1 Capaian dalam Perbaikan Kinerja Organisasi

1. Rencana Tahapan Kegiatan Aksi Perubahan beserta capaian antara ( milestone)

Berikut adalah tahapan dalam Aksi Perubahan pada Tabel 6.

27
 Tabel 5. Rencana dan Realisasi Kegiatan

NO KEGIATAN PENANGGUNG OUTPUT JADWAL KET.

JAWAB RENCANA REALISASI RENCANA REALISASI LAMP.
1 Sponsor (S), draft Analisis draft Analisis 28 Agustus 23 Agustus 28 Agustus 2020
Konsultasi dengan Mentor (M), masalah di Bag masalah di 2020 2020
Mentor tentang Project keuangan Bag keuangan
jadwal kegiatan aksi Leader
perubahan
(PL)

2 Pembentukan Tim S, M, PL Surat Tugas Surat Tugas Kegiatan terealisir

Efektif: 100%
Data dukung ada pada
Lampiran 1
a. Rapat internal Project Leader
Disepakatinya Disepakatinya 17 Agustus 28 Agustus Undangan, bahan
dan eksternal (PL) pembentukan tim pembentukan tim 2020 2020 rapat, notulen
dengan kerja kerja
stakeholder
terkait
b. Menyusun surat PL, Pokja Draft surat tugas Draft surat tugas 17 Agustus 28 Agustus Draft Surat tugas
Tugas IV 2020 2020
c. Mengesahkan Pokja IV Surat Tugas Surat Tugas yang 17 Agustus 28 Agustus
SK Tim Efektif, daftar t
dan telah 2020 2020 terima
mendistribusikan dittangani
Surat Tugas Wakil rektor
Bidang
Umum dan
keuangan

28
 dapat
terdistribusi

2 Identifikasi Mentor,PL, tersusunnya daftar Hasil 28 Agustus 28 Agustus

Kebutuhan pokja 1 hasil identifikasi 2020 2020
identifikasi
kebutuhan

3 Pengembangan PL, Pokja I p Kegiatan terealisir 100

Penambahan %
Fitur Aplikasi Data dukung ada pada
Lampiran 2
a. Koordinasi PL, Pokja I Disepakatinya Disepakatinya 17 Oktober 17 Oktober Foto, undangan
dengan Puskom rencana rencana 2020 2020 daftar hadir
pembuatan pembuatan
program program dan
rencana
workshop
b. Workshop PL, Pokja Draft rancangan Draft rancangan 18 Oktober 18 Oktober Foto,, Undangan,
Penyusunan II program program 2020 2020 Hasil Kerja
Rencana Program
Aplikasi
c. Pengembangan Pokja II Program Apliaksi Tersedianya 18 – 30 18 – 26 Dikerjakan oleh
program Aplikasi Oktober 2020 Oktober 2020 programmer
d. Progres report M, PL, Presentasi hasil Programmer 8N 26 28 Oktober Foto, undangan, daftar
program Aplikasi Pokja II mempresentasikan 2020 hadir
progress report

4 PL, Pokja III

Uji Coba Program Kegiatan terealisir 100%
. Aplkasi Data dukung ada pada
Lampiran 3
a. Penyiapan Pokja II Adanya laman
Ko Adanya laman 26 Oktober 26 Oktober foto
upload dokumen upload dokumen 2020 2020

29
 b. Uji coba Pokja II Uji coba denganUji coba dengan simulasi 26 Oktober 2020 26 Oktober 2020 hasil screen shot dan 26 Oktober 2020 26 Oktober 2020
mengentry di program Aplikasi
dokumen LPJ
c. Evaluasi M, PL, Melihat hasil Melihat hasil 30 Oktober 30 OktoberNot Hasil Screen shot
Pokja II ujicoba dan ujicoba dan 2020 2020
me menganalisis
kendala
/nganalisis
kendala
d. Penyempurnaan Pokja I Program yang sudahProgram yang sudah 2 November – 2 November Sur
– laman Sistem
dibuat menjadi dibuat menjadi Jangka Jangka Informasi SIMADA
sempurna sempurna dan dapat menengah menengah bisa diakses
diakses dari luar

5 Penyusunan PL, Pokja II Realisasi kegiatan

Panduan melebihi 100% karena
Pengelolaan dana ada beberapa kegaitan
kerjasama tambahan
Data dukung ada pada
Lampiran 4
a. Koordinasi PL, Pokja Disepakatinya Disepakatinya 18 september 18 Foto,
september
dengan Tim II Penyusunan Penyusunan 2020 2020
Pedoman Pedoman
disesuaikan disesuaikan
dengan SBM dengan SBM
dan SBML dan SBML
dan regulasi
di masa
pandemi

b. Penyusunan Pokja I, draft Panduan draft panduan 18 18 september draft panduan

Panduan Pokja september – – 9 Oktober
Pengelolaan Dan IV 16 Oktober 2020
kerjasama 2020

30
 c. Verifikasi Pokja I hasil Verifikasi 20 Oktober Foto
Panduan 2020
Pengelolaan dana
kerjasama

6 /pelatihan PL, Pokja Kegiatan teralisir 100%

Bendahara III Data dukung ada pada
Pengelola Lampiran 5
Dana
kerjasama
a. Permohonan Ke PL,Pokja IV D Pendaftaran sertifikasi 23 September surat tugas pelatihan
KPPN untuk bendahara di 2020
pendaftaran e- bit.ly/DaftarPesertaD
learning iklatBNT
Bendahara
sertifikasi BNT
b. Pelatihan e- PL,Pokja IV D 9 Okt ‘18 28 September – sertifikat kelulusan
learning 2 Oktober 2020
Bendahara
sertifikasi BNT

6 Penyusunan User PL, Pokja I, Kegiatan terealisir

. Manual Aplikasi Pokja IV 100%
SIMADA Data dukung ada pada
Lampiran 6
a. Koordinasi PL, Pokja Disepakatinya Disepakatinya 3 3 september 2020
3 September Foto, Video
dengan Tim II, IV Penyusunan Penyusunan 2020
user manuak user manual

b. Penyusunan Pokja II draft Panduan draft panduan 18 18 september draft panduan

user manual Pokja september – – 9 Oktober

31
 Aplikasi IV 16 Oktober 2020
2020
c. Verifikasi Pokja II hasil Verifikasi 20 Oktober Foto
usr manual 2020
Aplikasi

7 Pemanfaatan PL, Pokja IV Kegiatan teralisir lebih

. program dari 100%
Aplikasi Data dukung ada pada
Lampiran 7
a. Sosialisai/Bimbin PL, Stake 20 Oktober – 16 sosialisai danbimtek
gan Teknis holder November 2020 di berikaan secara
Pengelola tatap muka swaktu
keuangan PTN pengelola PTN
LTMPT menyerahkan Laporan
LPJ LTMPT saat di
UNY
b. Pemanfaatan Pokja III Program Aplikasi
P Program Aplikasi 9-16 9-16 November Print screen daftar
program diterapkan di diterapkan di November 2020 surat yang sudah
Program penugasan Program penugasan 2020 masuk ke akun salah
LTMPT ke UNY LTMPT bbrp PTN satu pegawai

8 a. Penyusunan Mentor, PL, Laporan Akhir Aksi 12 – 18

Laporan Pokja Perubahan November
I,II,III,IV 2020

I JANGKA
I MENENGA
H
TARGET : 21
Peningkatan Desember
layanan 2020 – 21

32
 Pengelolaan Desember
dan 2021
kerjasama
1 Grand design Sistem SaIntegrasi Su
. Aplikasi Keuangan SIMADA ke dalam
UNY sistem Aplikasi
keuangan UNY
3 Koordinasi Terlaksananya
. dengan koordinasi dengan
stakeholder stakeholder terkait
terkait untuk
pemanfaatan
Sistem
Informasi
6 Monitoring dan Terlaksananya
. Evaluasi kegiatan monev

I JANGKA
I PANJANG
I
TARGET : > Desember
Integrasi semua 2022
laporan dana
kerjasama ke
Aplikasi
Sistem
Pengelolaan
Dana
kerjasama
dalam Istem
Aplikasi
Keuangan
UNY
1 Layanan One

33
. click All
Purposes (
OCAP)
3 Monitoring dan Terlaksananya kegiatan
. Evaluasi monev

34
Uraian capaian dari masing-masing tahapan
A. Jangka Pendek
1) Konsultasi dengan Mentor tentang jadwal kegiatan aksi perubahan
Kegiatan ini dimulai dengan menganalisi masalah masalah di keuangan yang harus segera
diseleseikan terkait belum optimalnya pengelolaan dana kerjasama di Universitas Negeri Yogyakarta ,
yang tahun 2020 UNY sebagai Pengelola Keuangan LTMPT, apalagi di masa pandemi Covid 19 ini

Gamba
Gambar 6. Konsultasi dengan Mentor tentang jadwal kegiatan aksi perubahan

2)Tahapan 1 Pembentukan Tim efektif

Dengan melibatkan Sponsor, Mentor dan project Leader dengan ouput surat tugas
dengan tahapan kegiatan:
a. Rapat internal dengan stake holder , dengan tujuan menyepakati pembentukan tim efektif
yang di selenggarakan tanggal 28 Agustus 2020 bertempat di UNY Hotel bersamaan dengan
kegiatan Workshop Verifikasi Dokumen Keuangan LTMPT

35
 Gamba 7. . Project leader bersama Mentor

Gambar 8.Kegiatan Rapat Pembentukan Tim

Gambar 9. Tim Efektif untuk menjalin keakraban dengan makan bersama

36
b. Penyusunan Surat Tugas, Pokja bertugas membuat draft surat tugas dengan susunan yang
sudah diberi tugas.
c. Mengesahkan dan mendistribusikan surat tugas, Pokja IV menditribusikan ke tim efektif.

Gambar 10. Surat Tugas tim efektif

Gambar. Surat Tugas Tim efektif Optimalisasi Pengelolaan Dana Kerjasama melalui
pemanfaatan Sistem Informasi Manajemen Dana Kerjasama ( SIMADA) dan panduan
pengelolaan

3) Identifikasi Kebutuhan
Dalam tahapan ini Project leader dengan Tim efektif mendiskusikan dan
mengidentifikasi kebutuhan dari keuangan dari perencanaan, penerimaan dan pelaporan
pada tanggal 28 Agustus 2020, dengan menghasilkan daftar kebutuhan tidak hanya untuk
Sistem Informasi SIMADA tetapi juga Sistem Informasi yang berada di keuangan.

4) Pengembangan Penambahan Fitur Aplikasi

a. Dalam Pengembangan fitur sistem informasi diawali dengan rapat koordinasi
dengan UPT TIK yakni membahas Proses Bisnis keuangan di UNY dari mulai

37
 penerimaan, pengeluaran dan pelaporannya dilanjutkan kegiatan Workshop penyusunan
rencana Sistem Informasi dan pengembangan program

Gambar 11. Workshop penyusunan rencana Sistem Informasi & Pengembangan Program

Gambar 11. Progress Report Program Aplikasi

5) Ujicoba Program Aplikasi
a. Dalam Tahapan ini dilakukan :
a. Penyiapan Ujicoba , ada laman untuk upload dokumen laporan keuangan dana
kerjasama
b. Ujicoba, ujicoba pertama di laksanakan oleh pokja IV, terkait dana LTMPT
yang kontrak SOSPRO

38
 Gambar 12. Ujicoba di UNY
Ujicoba di salah satu PTN

Gambar 13. Surat dukungan dari salah satu Stakeholder Universitas Negeri Jakarta

1) Penyusunan Panduan Pengelolaan dana Kerjasama

Dalam Penyusunan ini dilakukan Rapat koordinasi dengan tim dengan Pokja 2 dengan
disepakati rambu rambu dan regulasi regulasi keuangan yang dilaksanakan 18 September
2020 kemudian dilaksanakan penyusunan buku panduan pengelolaan dana kerjasama
dengan jangka waktu 18 september s.d 9 oktober 2020

39
Dengan hasil sebagai berikut :

b
Gambar 14. Buku Panduan Pengelolaan
2) Bimbingan Teknis/Pelatihan sertifikasi BNT bagi bendahara Dana Kerjasama

Gambar15 . Surat Tugas mengikuti Pelatihan BNT bendahara

40
 Gambar.16 Hasil Ujian Sertifikasi BNT Bendahara

3) Penyusunan user manual Aplikasi SIMADA

Dalam Tahapan ini meliputi beberapa sub kegiatan yaitu
Diawali dengan Koordinasi dengan tim pokja 1 dengan mendiskusikan bagaimana agar
membantu pengguna dari login dan memanfaatkan SIMADA, kemudian dilanjutkan
enyusunan user manual Aplikasi SIMAD dan verifikasi user user manual.

Gambar. 17. Foto User manual

4) Pemanfaatan Program Aplikasi

41
a. Sosialisasi Dalam tahapan ini melakukan sosialisai dengan pengelola keuangan LTMPT

Gambar 18. Stake holder dari PTN saat penyerahan Laporan keuangan hardcopy LPJ

dengan PTN, sosialisasi ini secara tatap muka, saat pengelola keuangan menyerahkan
laporan keuangan secara hard copy, di masa pandemi ini karena kondisi tidak
memungkinkan hanya diterima di Hall rektorat. Karena ada keluarga UNY yang
positif hanya bisa menerima tamu di luar dan dengan membawa hasil rapid. Dari sini
bisa melihat manfaat dari Aplikasi SIMADA ini bagi stakeholder luar daerah di masa
Pandemi ini

b. Implementasi Aplikasi SIMADA

SIMADA adalah sistem untuk menjembatani komunikasi antara LPTK sebagai

pelaksana kegiatan dengan UNY saat bertugas sebagai Pengelola Keuangan Nasional. Sistem
ini bisa diakses melalui alamat https://simada.uny.ac.id
Fitur yang tersedia dalam sistem ini antara lain :

42
  Unduh dokumen kontrak kerjasama
 Lihat data tagihan
 Input laporan setoran dana
 Input realisasi penggunaan anggaran
 Input data setoran sisa dana
 Unggah dokumen laporan keuangan (SPTB)
 Unggah dokumen laporan kegiatan
 Berkirim pesan dengan administrator

Sistem ini dibuat guna memenuhi kebutuhan teknis pelaksanaan anggaran dana
kerjasama di Universitas Negeri Yogyakarta dengan mengacu pada PMK Nomor
78/PMK.02/2019 tentang standar Biaya Masukan Tahun Anggaran 2020, PMK Nomor
190/PMK.05/2012 tentang Tata Cara Pembayaran Dalam Rangka Pelaksanaan Anggaran
Pendapatan dan Belanja Negara dan PMK Nomor 178/PMK.05/2018 tentang perubahan atas
PMK Nomor 190/PMK.05/2012.

A. Login

Gambar 19. Tampilan halaman awal SIMADA

SIMADA bisa diakses melalui alamat https://simada.uny.ac.id , cukup menuliskan

simada.uny.ac.id pada browser . Sampai saat ini SIMADA dirancang untuk dibuka
melalui komputer/laptop. Oleh karena itu sangat disarankan untuk tidak membukanya
melalui smartphone.
Untuk mendapatkan akses ke SIMADA, bisa menghubungi petugas dari UNY
secara langsung pada saat ada kegiatan sosialisasi atau melalui grup WhatsApp setiap

43
kegiatan yang diselenggarakan.

Gambar 20. Tampilan halaman Dashboard

44
B. Melengkapi Profile dan Mengganti Password
Jika belum melakukan pergantian password. Pada dashboard akan menampilkan
informasi yang akan menyarankan untuk mengganti password, yang sekaligus bisa
digunakan untuk melengkapi data profil LPTK .

Gambar 21. Tampilan informasi jika belum mengganti Password.

juga bisa melengkapi profil atau mengganti password melalui menu yang ada di
pojok kanan atas. Menu yang sama yang akan gunakan saat ingin keluar (logout) dari
sistem.

Gambar 22.Tampilan pilihan menu Profile.

45
Gambar 23. Tampilan halaman Profile

46
Data yang harus dilengkapi pada sistem ini yaitu:
A. Penanggung Jawab / Koordinator, untuk keperluan data kontrak
 Nama
 Jabatan
 Telepon
 Email
B. Rekening, untuk keperluan transfer dana
 Nomor Rekening
 Nama Rekening
 Nama Bank
C. NPWP, untuk keperluan pelaporan pajak

Setiap kali mengubah data profil, juga bisa mengubah password yang gunakan
untuk login ke sistem. bisa membiarkan form isian password tetap kosong jika tidak
ingin menggantinya.

C. Melihat Tagihan dan Melaporkan Setoran

Gambar 25. Tampilan halaman Tagihan & Setoran

Untuk kegiatan di mana terdapat setoran dana dari LPTK untuk penyelenggaraan
kegiatan, maka LPTK bisa melaporkan penyetoran dana melalui menu “Tagihan &

47
 Setoran”.
Bagian pertama halaman tersebut menampilkan rekapitulasi tagihan dan setoran
untuk LPTK berupa :
 Total Tagihan
 Total Setoran
 Sisa tagihan yang merupakan perhitungan dari total tagihan dikurangi total
setoran.

Gambar 25 . Contoh tampilan rekapitulasi tagihan dan setoran

Bagian selanjutnya menampilkan daftar seluruh tagihan yang ada untuk kegiatan
saat itu. Daftar tagihan ini akan dimasukkan oleh administrator. Selanjutnya bisa
melakukan penyetoran berdasarkan tagihan yang ada.

Gambar 26 Contoh tampilan Daftar Tagihan

Bagian terakhir menampilkan daftar setoran yang sudah dilakukan LPTK. Daftar
setoran ini diinput oleh LPTK.

Gambar 27. Contoh tampilan Daftar Setoran

48
 Untuk menginput data setoran dana dilakukan dengan klik tombol di pojok
kanan atas. Selanjutnya akan ditampilkan halaman input data setoran.
Data yang diisikan yaitu:
Field Keterangan
Tanggal Diisi dengan tanggal penyetoran, untuk memudahkan pengelola
keuangan melakukan pengecekan data dengan rekening.
Nomor Diisi dengan nomor rekening tujuan, bagian nomor rekening
sebenarnya maupun nomor Virtual Account (VA)
Nominal Diisi dengan nominal yang disetorkan.
Keterangan Diisi dengan keterangan tentang transfer yang sesuai.
File Bukti Diisi dengan foto t bukti setoran, bisa berupa file foto atau PDF.

Gambar 28. Tampilan form isian Setoran Dana

49
 Gambar 29.. Tampilan daftar setoran setelah penambahan data baru.

D. Melengkapi Data Kontrak

Gambar 30. Tampilan daftar kontrak

Pada halaman Dashboard atau halaman kontrak akan ditampilkan daftar kontrak
yang sudah ada. Perbedaanya adalah bahwa pada halaman Dashboard hanya akan
menampilkan kontrak yang masih aktif. Sedangkan pada halaman Kontrak akan bisa
melihat seluruh kontrak yang pernah ada.
Tugas LPTK adalah untuk melengkapi data kontrak yang tersedia. Data yang harus
dilengkapi adalah :
 Realisasi penggunaan dana
 Penyetoran sisa dana (jika ada)
 Laporan keuangan (SPTB)
 Laporan kegiatan

50
Klik pada salah satu data kontrak. Untuk melihat detail kontrak dan/atau melengkapi
datanya.

Gambar 31.Contoh tampilan detail kontrak

51
 a. Realisasi penggunaan dana

Gambar 14. Form isian realisasi penggunaan dana

b. Penyetoran sisa dana (jika ada)

Jika ada sisa dana, dan telah dilakukan penyetoran kembali ke rekening UNY, bisa
melaporkannya ke dalam sistem melalui menu penyetoran sisa dana yang tersedia pada
halaman kontrak.

Gambar 32. Bagian Bukti Setor Pengembalian Sisa Dana

52
Klik pada tombol untuk menampilkan form isian Bukti Setor Pengembalian Sisa Dana.

Gambar 33. Form isian bukti setor pengembalian dana

E. Berkirim pesan

Jika mengalami masalah atau perlu berkonsultasi, bisa menghubungi Administrator melalui
menu “Pesan”.

53
 Gambar 34. Tampilan menu Pesan

hanya perlu mengetikkan pesan pada form isian yang tersedia. Kemudian klik tombol
untuk megirimkan pesan.

5) Hasil Implentasi

Project leader setelah berkomunikasi dengan beberapa stakeholder yaitu dari ISBI
tanah Papua dan Universitas Negeri Jakarta dan sudah memasukkan ke SIMADA adalah
kegiatan konrak penugasan Sosial dan Promosi dengan tampilan sebagai berikut :

54
Gambar. 35 Screen shot LPJ Keg SOSPRO Universitas Negeri Yogyakarta

Gambar 36. Screen shot LPJ Keg SOSPRO Universitas Negeri Jakarta

55
5) Penyusunan Laporan Laporan Aksi Perubahan
Dalam penyusunan laporan bertepatan dengan agenda akhir tahun bagian keuangan yang
sangat padat dalam peningkatan realisasi anggaran UNY juga mulai tanggal 16 – 29
November 2020 ada pemeriksaan dari Badan Pemeriksa Keuangan ( BPK), Project leader
berusaha semaksimal mungkin menyeleseikan laporan aksi perubahan.

Gambar 37 Draft Laporan Aksi Perubahan

a. Tahapan Jangka Menengah

Tahapan di jangka menengah dengan target Peningkatan layanan Pengelolaan Dana
kerjasama meliputi kegiatan:
1) Workshop Grand design Sistem Informasi Keuangan
2) Kegiatan Integrasi SIMADA ke sistem Aplikasi Keuangan
3) Workshop PTN peserta LTMPT terkait pemanfaatan Aplikasi SIMADA

b. Tahapan Jangka Panjang

Tahapan Jangka panjang adalah semua Sistem Informasi keuangan termasuk
SIMADA diintegrasikan ke Sistem Keuangan dengan Layanan One Click All purposes
(OCAP).

56
3.2 MANFAAT AKSI PERUBAHAN
a. Manfaat Secara Khusus

1. Meningkatnya Kinerja Bagian Keuangan dan Akuntansi dengan adanya Sistem

Informasi Panduan Pengelolaan pelaksanaan pengelolaan jadi jadi lebih lancar
dan mudah

2. Memudahkan dan mempercepat layanan internal , Saat terjadi rotasi dan mutasi,
siapa saja yang bertugas dibagian Keuangan dan Akuntansi dapat melaksanakan
tugasnya secara cepat dan efisien dalam pengelolaan dan laporan keuangan
sudah terdokumentasi secara digital

3. Memudahkan pimpinan dalam rangka pemantauan kegiatan

4. Efisiensi terhadap penggunaan kertas (paperless)

5. Memudahkan sistem pelaporan dan dokumentasi

6. Penguatan Akuntabilitas

7. Pengelolaan sistem secara mandiri dan kebutuhan peralatan dan biaya yang
minimal dan mudah di akses di mana saja.

8. Peningkatan kualitas dan kinerja Bagian Keuangan dan Akuntansi

b. Manfaat untuk Stakeholder

1. Penunjang di Masa pandemi Covid 19, ada beberapa daerah yang menerapkan
PSBB dan WFH sehingga tidak memungkinkan untuk menyerahkan laporan
Keuangan secara tatap muka

2. Efisien dalam Perjalanan DInas Panitia Lokal (PTN sebagai anggota

pelaksana) dalam menyampaikan kelengkapan dokumen Keuangan dan
Laporan Keuangan dapat mengirim melalui Sistem Informasi tanpa perlu
melakukan perjalanan dinas ke UNY.

3. Untuk keperluan kelengkapan dokumen keuangan PTN tanpa harus

menunggu lama dan sewaktu waktu dapat mengirimkan atau membutuhkan
dapat diakses secara cepat dan efisien

4. Untuk Pimpinan dan auditor dapat melihat memantau laporan keuangan

57
 D. KEBERLANJUTAN AKSI PERUBAHAN

Tindaklanjut kegiatan jangka pendek dengan menetapkan target jangka menengah dan
jangka panjang. Pada pelaksanaan aksi perubahan kinerja Bagian Keuangan dan Akuntansi
Biro UPK UNY melalui Optimalisasi Pengelolaan Dana Kerjasama Melalui Pemanfaatan
Sistem Informasi SIMADA dan Panduan Pengelolaan pada Universitas Negeri Yogyakarta,
semua tahapan jangka pendek sudah dapat dilaksanakan dengan baik. Untuk pengembangan
berikutnya merupakan target jangka menengah dan jangka panjang yaitu:

a. Tujuan Jangka Menengah

Output dan outcome yang ingin diwujudkan dalam perubahan
OUTPUT OUTCOME
1. Monitoring dan Evaluasi dalam Adanya digitalisasi Laporan Keuangan dana
mengimplementasikan Program kerjasama dapat menyajikan laporan
Aplikasi Dana kerjasama Keuangan dan Dokumen Pendukung
2. Grand Design Sistem Keuangan kegiatan LTMPT dengan 222 kontrak
penugasan untuk 74 PTN secara tranparan,
efektif, efisien dan akuntabel

Tujuan jangka menengah yaitu Peningkatan layanan Sistem Informasi Dana Kerjasama
Implementasi terwujudnya

b. Tujuan Jangka Panjang

Tujuan Jangka Panjang

OUTPUT OUTCOME
1. Monitoring dan Evaluasi dalam Adanya digitalisasi Laporan
mengimplementasikan Program Keuangan dana kerjasama di
Aplikasi Dana kerjasama Tahun integrasikan ke Sistem Aplikasi
2021-2022 keuangan .
2. layanan One click All Purposes
(OCAP) ; Adanya Panduan Pengelolaan
agar pengelolaan Anggaran
transparan, efektif, efisien dan
akuntabel.

58
E. PENUTUP
E.1 Kesimpulan
Kesimpulan dari proyek perubahan ini yaitu:
a. Tim Efektif mampu bekerja dengan baik dan optimal;
b. Pencapaian target jangka pendek yang telah ditetapkan diperlukan strategi
komunikasi khusus yang melibatkan mentor, coach tim efektif dan project leader
baik secara langsung maupun tidak langsung melalui berbagai sarana komunikasi.
Sedangkan untuk target jangka menengah dan target jangka panjang selanjutnya
yang direncanakan dalam aksi perubahan ini akan dilaksanakan secara konsisten
dengan pengembangan dan penyempurnaan pengelolaan dana kerjasama
sehingga tujuan dari perbaikan layanan bagian keuangan dan akuntansi untuk
mendukung proses peningkatan kinerja dapat tercapai.
c. Beberapa aplikasi keuangan sudah terwujud tapi masih parsial belum dimasukkan
ke dalam satu rumah Sistem Aplikasi Keuangan, untuk di tahap menengah dan
panjang perlu diintegrasikan ke dalam satu Sistem Keuangan.
d. Implementasi Aplikasi SIMADA sudah berjalan baik dan lancar, perlu di uji
dari segi IT untuk memperhitungkan kapasitas database dan storage nya;
e. Proyek perubahan ini bermanfaat bagi seluruh Pengelola keuangan dana
kerjasama baik internal dan eksternal.

E.2 REKOMENDASI
Rekomendasi :
a. Perlu selalu mengingat kembali komitmen tim efektif , khususnya dalam hal
monitoring, evaluasi, untuk pengelolaan dana kerjasama
b. Penyiapan anggaran sesuai kebutuhan pengembangan/penyempurnaan Sistem
informasi Manajemen Dana Kerjasama
c. Perlunya Uji dari segi IT terkait support keamanan database dan storage
penyimpanan

59
 DAFTAR PUSTAKA

Tim. 2020. Laporan Dies Natalis Universitas Negeri Yogyakarta. Yogyakarta : Universitas
Negeri Yogyakarta.

Tim. 2020.Tonggak Pencapaian Menuju Universitas Kelas Dunia 2025. Yogyakarta :

Universitas Negeri Yogyakarta.

Fauziyah, Ana. 2018. “5 Kebijakan Pendidikan Tinggi untuk Hadapi Era Digital”
http://www.digination.id/read/01785/5-kebijakan-pendidikan-tinggi-untuk-hadapi-era-
digital

Tim. 2017. Rencana Strategis Universitas Negeri Yogyakarta 2015 – 2019 Versi Final
Desember 2017. Yogyakarta : Universitas Negeri Yogyakarta

____. 2017. Peraturan Menteri Riset, Teknologi, dan Pendidikan Tinggi Nomor 35 Tahun
2017 Tentang Statuta Universitas Negeri Yogyakarta. Jakarta : Menristekdikti.

____. 2017. Rencana Strategis Fakultas Ilmu Sosial Universitas Negeri Yogyakarta 2015 –
2019 Revisi Mei 2017. Yogyakarta : Fakultas Ilmu Sosial Universitas Negeri
Yogyakarta.

____. 2017. Peraturan Menteri Riset, Teknologi, dan Pendidikan Tinggi Nomor 62 Tahun
2017 tentang Tata Kelola Teknologi Informasi dan Komunikasi di Lingkungan
Kementerian Riset, Teknologi, dan Pendidikan Tinggi. Jakarta : Kemenristekdikti.

Setiabudi. 2015. Bahan Ajar Diklat Kepemimpinan Tingkat III Agenda Diagnostic Reading
“Diagnostic Reading”. Jakarta : Lembaga Administrasi Negara.

____. 2011. Peraturan Menteri Pendidikan Nasional RI Nomor 23 Tahun 2011. Tentang
Organisasi dan Tata Kerja Universitas Negeri Yogyakarta . Jakarta : Kemendiknas RI

Indrayani, Etin. 2011. Pengelolaan Sistem Informasi Akademik Perguruan Tinggi Berbasis
Teknologi Informasi dan Komunikasi (TIK). Jurnal Penelitian Pendidikan Vol. 12 No.
1, April 2011.

60
LAMPIRAN

61